CONTENIDO FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÒN

Tomado del libro Administración (proceso Administrativo)

Idalberto Chiavenato, Tercera edición

Preprado por :Mercy Jurado Olivo

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I Concepto de Administración

II Las empresas como organizaciones sociales

III Concepto de organizaciones

IV Características de las empresas

V Recursos de las empresas

VI Niveles organizacionales de las empresas

VII Papel del administrador

VIIIConcepto de Proceso Administrativo

I.CONCEPTO DE ADMINISTRACIÒN

La palabra proviene del latín (ad, dirección hacia, tendencia; minister,

comparativo de inferioridad), a su vez el sufijo ter indica subordinación u

obediencia, es decir, quien cumple una función bajo el mando de otro, quien le

presta un servicio a otro. Significa subordinación y servicio. En su origen, el

término significaba función que se desempeña bajo el mando de otro, servicio

que se presta a otro.

La tarea de la administración consiste en interpretar los objetivos de la empresa

y transformarlos en acción empresarial mediante planeación, organización,

dirección y control de las actividades realizadas en las diversas áreas de la

empresa y niveles de la empresa para conseguir tales objetivos. Por tanto

administración es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar el empleo

de los recursos organizacionales para conseguir determinados objetivos con

eficiencia y eficacia.

II. LAS EMPRESAS COMO ORGANIZACIONES SOCIALES

En la moderna sociedad en que vivimos casi todo el proceso productivo se

realiza dentro de lo que llamaremos organizaciones. Nuestra moderna sociedad

industrializada se caracteriza por estas compuestas por organizaciones. El

hombre moderno pasa la mayor parte de su tiempo en las organizaciones, de

las cuales depende para nacer, vivir, aprender, trabajar, ganarse un salario, etc.

Una de las razones que explica la gran variedad y diversidad de la

organizaciones en el mundo actual es el hecho de que la organización es el más

eficiente medio de satisfacer un gran número de necesidades humanas. Debido

a sus limitaciones físicas, biológicas y psicológicas, el ser humano busca,

mediante la cooperación con sus semejantes conjugar esfuerzos para alcanzar

objetivos que no podría alcanzar con sus propias fuerzas y recursos, quizá

necesitase mucho más tiempo y esfuerzos.

Las organizaciones surgen de esta primera necesidad de cooperación.

Cualquier organización está compuesta de dos o más personas que establecen

relaciones reciprocas para alcanzar objetivos comunes.

Existen tres razones que explican la existencia de las organizaciones:

1. Sociales: Las personas necesita relacionarse con otras personas

para vivir, las personas se organizar a causa de esta necesidad y

tratan de conseguir satisfacciones sociales que solo las

organizaciones pueden brindarles.

2. Materiales: Las personas se organizan para conseguir lo que

jamás lograrían aisladas:

a) Aumento de habilidades

b) Reducción de tiempo

c) Acumulación de conocimientos

3. Efecto sinérgico: Las organizaciones presentan un efecto

multiplicador de las actividades de sus miembros. En

consecuencia, el resultado de la tarea organizacional es mayor

que la simple suma de las tareas individuales.

III.CONCEPTO DE ORGANIZACIONES

Dentro de un enfoque más amplio, las organizaciones son unidades sociales (o

agrupaciones humanas) construidas intencionalmente y reconstruidas para

alcanzar objetivos específicos. Esto significa que las organizaciones se

proponen y construyen con planeación y se elaboran para conseguir

determinados objetivos: Así mismo, se reconstruyen, es decir, se reestructuran y

se replantean a medida que los objetivos se alcanzan o se descubren medios

mejores para alcanzarlos a menor costo y esfuerzo. La organización no es una

unidad inmodificable. Sino un organismo social vivo sujeto a cambios.

Se denominan organizaciones formales aquellas que tienen normas y

reglamentos escritos y estructuras de puestos y jerarquías que rigen las

relaciones entre los individuos u órganos componentes. A través de la

organización formal, se busca eliminar algunas incertidumbres y limitaciones del

componente humano, obtener ventaja de la especialización de actividades,

facilitar el proceso de toma de decisiones y asegurar que los miembros cumplan

y ejecuten tales decisiones.

Existen organizaciones diseñadas especialmente para conseguir ganancias que

les permita autosostenerse con los excedentes de las operaciones financieras y

recuperar el capital invertido.

También existen organizaciones cuyo objetivo primordial no es el lucro. De este

modo las organizaciones se clasifican en organizaciones con ánimo de lucro y

organizaciones sin ánimo de lucro. Las empresas son los ejemplos

característicos de organizaciones con ánimo de lucro. Cualquier definición de

empresas debe considerar el ánimo de lucro.

Empresa es todo propósito humano que busca reunir e integrar recursos

humanos y no humanos (recursos financieros, físicos, tecnológicos,

mercadológicos etc.) para alcanzar los objetivos de autosostenimiento y de lucro

mediante la producción y comercialización de bienes o servicios.

El autosotenimiento es u objetivo obvio, pues, se trata de lograr, la continuidad y

permanencia de las empresas. El lucro representa remuneración de la empresa

en sì y constituye el estímulo básico de asegurar la libre iniciativa de mantener y

consolidar la empresa.

IV. CARACTERÌSTICAS DE LA EMPRESAS

Las empresas producen bienes o servicios, emplean personas, utilizan

tecnologías, requieren recursos y, sobre todo, necesitan administración, Las

empresas se diferencian de las demás organizaciones sociales por las

siguientes características:

o Las empresas están orientadas a obtener ganancias: Aunque el

objetivo final de las empresas sea producir bienes o servicios, su

propósito inmediato es conseguir utilidades.

o Las empresas sumen riesgos: Los riesgos implican tiempo, dinero,

recursos y esfuerzos. Las empresas no trabajan en condiciones de

certeza.

o Las empresas son dirigidas por una filosofía de negocio: Las

empresas atienden las necesidades de la sociedad, por lo tanto

deben aceptar las responsabilidades relacionadas con los

consumidores, los empleados, los accionistas y la sociedad en

conjunto.

o Las empresas se evalúan generalmente desde un punto de vista

contable: Las empresas deben registrar, procesar, resumir,

analizar de manera simplificada sus inversiones y sus ganancias.

Esto lo hace a través de sus informes contables tales como

Balance general, estados de pérdidas y ganancias entre otros.

o Las empresas deben ser reconocidas como negocios por las

demás organizaciones y por las agencias gubernamentales.

o Las empresas constituyen propiedad privada que deben ser

controladas y administradas por sus propietarios, accionista o

administradores profesionales.

V. RECURSOS DE LA EMPRESA

Administrar es conseguir que las tareas se ejecuten de la mejor manera

posible, utilizando los recursos disponibles para alcanzar los objetivos, sin

recursos no se pueden conseguir esos objetivos.

Los recursos son medios que la empresa posee para lograr los objetivos y

realizar las tareas, son bienes o servicios que se consumen cuando se

realiza las actividades empresariales y constituyen las entradas o insumos

necesarios para elaborar el producto final o el servicio prestado por la

empresa, los recursos pueden ser propios o ajenos, es decir pueden ser

propiedad de la empresa que los adquiere y los incorpora utilizándolos en

sus actividades, o pueden ser arrendados o los que se obtienen en

préstamo, alquiler o leasing.

De modo genérico, los recursos empresariales se clasifican en cinco grupos:

Físicos o materiales: Recursos necesarios para ejecutar las

operaciones básicas de la empresa, bien sea para prestar servicios

especializados o producir bienes o productos.

Financieros: Los recursos financieros garantizan el suministro de los

medios para adquirir u obtener los demás recursos necesarios para la

empresa, se refieren al dinero de disponibilidad inmediata o mediata para

enfrentar los compromisos de la empresa.

Humanos: Son las personas que ingresan, permanecen y participan en

la empresa, cualquiera que sea su nivel jerárquico o la tarea que

desempeñen. Constituyen el único recurso vivo y dinámico de las

empresas, deciden qué hacer con los demás recursos inertes y estáticos,

y los manejan. Las personas aportan a la empresa habilidades,

conocimientos, actitudes, comportamiento, percepciones, etc.

Mercadológicos: Medios que la empresa utiliza para localizar, entrar en

contacto e influir en sus clientes o usuarios, comprenden todas las

actividades de investigación, análisis de mercado, la organización de

venta, la publicidad, entre otras, si no existiesen los recursos

mercadológicos de nada servirían los demás recursos de la empresa,

pues, si la empresa fuese desalojada de sus clientes, consumidores o

usuarios, perdería su propia razón de existir.

También se les denomina recursos comerciales o Marketing utilizado por

los autores Estadunidenses.

Administrativos: Son los medios empleados en la planeación,

organización, dirección y control de las actividades empresariales. Incluye

todos los procesos de toma de decisiones y distribución de información

necesaria, además de los esquemas de coordinación e integración

utilizados por la empresa.

Los cinco grupos de recursos empresariales pueden esquematizarse de

la siguiente manera:

CLASIFICACION DE LOS RECURSOS EMPRESARIALES

RECURSOS CONTENIDO PRINCIPAL1 Materiales y planta física ● Edificios y Terrenos

● Maquinas

● Equipos

● Instalaciones

● Materias primas

● Materiales

● Tecnología de la producción2 Financieros ● Capital

● Flujo de dinero

● Crédito

● Gastos financieros

● Ingresos

● Financiación

● Inversiones

3 Humanos ● Directores

● Gerentes

● Jefes

● Supervisores

● Empleados de oficina

● Obreros

● Técnicos

4 Mercadológicos ● Mercado de clientes,

consumidores o usuarios5 Administrativos ● Planeación

● Organización

● Dirección

● Control

VI. NIVELES ORGANIZACIONALES DE LA EMPRESA

En las empresas pueden distinguirse tres partes o niveles jerárquicos: El nivel

Institucional, Nivel intermedio y el nivel operacional.

1. Nivel institucional: Es el nivel ESTRETIGICO; corresponde a lo más

elevado de la empresa y está compuesto de los directores, propietarios o

accionista y los altos ejecutivos. En él se hallan el presidente y los

directores responsables de los asuntos globales de la empresa, incluidos

todos aquellos que proporcionan apoyo directo al personal de la cúpula

(Secretarias, asistentes etc.).

Este nivel, define los objetivos y las estrategias de la empresa y toma las

principales decisiones, enfrenta al ambiente externo que afecta a la

empresa.

El nivel institucional plantea soluciones para los problemas amplios y

complejos de la empresa, establece los objetivos empresariales, verifica y

analiza alternativas estratégicas, toma decisiones globales y elabora la

planeación estratégica y las políticas de la empresa.

2. Nivel intermedio: Se denomina mediador o gerencial y está situado

entre el nivel institucional y el nivel operacional. Se encarga de la

articulación interna de los dos niveles situados en la cima y en la base de

la organización empresarial, respectivamente. Está conformado por

administradores de nivel medio como jefe de secciones, jefe de

departamentos, jefe de Divisiones, auxiliares administrativos, gerentes de

división, gerentes de departamentos.

El nivel intermedio administra el nivel operacional y se encarga de la

toma de decisiones relacionadas con el dimensionamiento y la

distribución de los recursos necesarios para ejecutar las actividades de la

empresa en los niveles departamentales.

Entre sus funciones se encuentran las siguientes:

a Elegir y captar los recursos necesarios para el funcionamiento de la

empresa

b Distribuir y colocar los productos de la empresa en los diversos

segmentos del mercado.

c Adecuar las decisiones del nivel institucional a las operaciones

realizadas en el nivel operacional.

d Resuelve problemas administrativos intermedios e internos

e Establece objetivos departamentales.

f Verifica y analiza alternativas tácticas

g Elabora planes tácticos

h Implementa planes tácticos

i Evalúa los resultados

3. Nivel operacional: también denominado nivel técnico, está colocado en

las áreas inferiores de la empresa y se relaciona con los problemas

asociados a la ejecución cotidiana y eficiente de las tareas y operaciones

de la empresa.

Es el nivel donde se ejecutan las tareas y se realizan las operaciones;

incluye el trabajo básico relacionado directamente con la fabricación de

productos o la prestación de servicios de una empresa.

El nivel operacional está compuesto de las áreas encargadas de

programar y ejecutar las tareas y operaciones básicas de la empresa. En

él se encuentran las maquinas y los equipo, las instalaciones físicas, las

líneas de montaje, las oficinas, los mostradores de atención, etc. cuyo

funcionamiento debe cumplir determinadas rutinas y procedimientos

programados con la regularidad y continuidad que aseguren la utilización

plena de los recursos disponibles y la máxima eficiencia de las

operaciones.

Este nivel resuelve problemas operacionales definidos y limitados,

implementa la operación cotidiana y evalúa los resultados cotidianos.

VII.PAPEL DEL ADMINISTRADOR

La profesión de administrador es muy variada. Si es un supervisor de primera

línea, situado en el nivel operacional de la empresa, requiere estar más

orientado hacia las rutinas y procedimientos que regulan la actividad de los

subordinados que ejecutan tareas o se ocupan de la tecnología utilizada por la

empresa.

Si es un gerente situado en el nivel intermedio, precisa estar más orientado

hacia la elaboración de planes tácticos, la organización de actividades, la

dirección de determinados departamentos y el control de los resultados.

Si es un director situado en el nivel institucional de la empresa, requiere

orientarse hacia las demandas del ambiente externo y de la adecuación de la

empresa en conjunto, para aprovechar las oportunidades que debe entrever y

enfrentar las amenazas y contingencias del ambiente externo.

Para el administrador es fundamental tener conocimiento de cómo se elaboran

todos los instrumentos que se requieren aplicar en la empresa, como por

ejemplo como se construye un presupuesto, un balance general, hacen las

cosas en la empresa, pero mucho más importante saber cómo se aplican estos

instrumentos y en qué circunstancias se aplican, pues, estos instrumentos son

valiosísimos para la empresa pero no son la finalidad de la administración.

VII. PROCESO ADMINISTRATIVO

Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarios para llevar a cabo una

actividad o lograr un objetivo.

Proceso administrativo es el conjunto de fases o etapas sucesivas a través de

las cuales se efectúa la administración, mismas que se interrelacionan y forman

un proceso integral.

Está compuesto por la fase mecánica y la dinámica en donde la:

1 MECANICA comprende a la planeación (trata más o menos de que

cosas se van a realizar en la empresa, se realizan planes, programas,

presupuestos, etc.) y la organización (de cómo se va a realizar y se

cuenta con los organigramas, recursos, funciones...)

2 DINAMICA aquí está la dirección que se encarga de ver que se realicen

las tareas y para ello cuenta con la supervisión, liderazgo, comunicación,

y motivación y por último, encontramos al control que es el encargado de

decir cómo se ha realizado, que se hizo, como se hizo, y compara los

estudios.

PROCESO ADMINISTRATIVO EN DETALLE:

FASE MECANICA:

● Planeación: propósitos, objetivos, estrategias, políticas, programas,

presupuestos, procedimientos.

● Organización: División del trabajo y de la coordinación; jerarquización,

departamentalización, descripción de funciones.

FASE DINAMICA:

● Dirección: Toma de decisiones, integración, motivación, comunicación, y

supervisión

● Control: Establecimiento de estándares, medición, retroalimentación y

corrección.

UNIVERSALIDAD DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

El proceso tiene aplicación universal y los gerentes lo pueden aplicar, no

importando el tipo de empresa de que se trate. Es utilizado donde varias

personas trabajan juntas para el logro de objetivos comunes.

Este proceso lo puede utilizar un gerente de una empresa constructora e

igualmente lo utilizará un gerente de una tienda de departamentos.

Así mismo, este proceso puede ser utilizado en cualquier nivel de la

organización ya sea directivo o simplemente de supervisión.

La naturaleza del proceso administrativo se basa en:

PLANEACIÓN:

● Contribución de los objetivos

● Extensión de la planeación

● Eficacia de los planes

ORGANIZACION

● Objetivos cuantificables

● Claro concepto de actividades o actividades involucradas

● Área clara y concisa de la autoridad o de la decisión

DIRECCIÓN

● Propósito de la empresa

● Factores productivos

● Naturaleza del factor humano

CONTROL

● Establecer estándares

● Medición

● Corrección

● Retroalimentación

VENTAJAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO.

1. Se ofrece un marco de trabajo conceptual.

2. Proporciona fundamentos para el estudio de la

administración promoviendo el entendimiento de lo que es la

administración.

3. Son factibles de las contribuciones de otras escuelas

administrativas ya que puede usarse lo mejor del pensamiento

contemporáneo administrativo.

4. Se obtiene flexibilidad, si bien es aplicable a una variedad

de situaciones, se da al usuario el margen necesario para adaptarlo a un

conjunto particular de situaciones.

5. Se reconoce flexibilidad y arte de la administración y se

fomenta la mejor manera de utilizarlo en una forma práctica.

6. Se proporciona una genuina ayuda a los practicantes de la

administración. El patrón del proceso hace que el gerente analice y

entienda el problema y lo lleve a determinar los objetivos y los medios

para alcanzarlos.

7. Los principios de la administración están derivados,

refinados y aplicados y sirven como directrices necesarias para una útil

investigación administrativa.

8. Se estimula el desarrollo de una filosofía determinada de la

administración, cada una de las fases de sus aplicaciones requiere

servirse de valores, convicciones del gerente y el entendimiento de los

objetivos, recursos en torno del cual opera.

PROCESO ADMINISTRATIVO EN LOS DIVERSOS NIVELES DE LA

EMPRESA

Niveles de

la empresa Planeación Organización Dirección ControlNivel

Institucional

Determinación

de objetivos y

planeación de

la estrategia

Diseño de la

estructura

organizacional

Política,

directrices y

conducción

del personal

Controles

globales y

evaluación del

desempeño

empresarial

Nivel

Intermedio

Planeación

táctica y

asignación de

recursos

Estructura de

órganos y

cargos, rutinas y

procedimientos

Gerencia y

aplicación de

recursos para

establecer la

acción

empresarial y

lograr el

liderazgo

Controles

departamental

es y

evaluación del

desempeño

departamental

Nivel

Operacional

Planes

operacionales

Métodos y

procesos de

trabajo y de

operación

Dirección,

supervisión y

motivación

del personal

Controles

individuales y

evaluación del

desempeño

individual