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- Qué es un Proyecto? - Evaluación de proyectos vs. Dirección de Proyectos - Los proyectos deben soportar el negocio - Cómo finalizan los proyectos? - Los siete errores del porqué los 68% de los proyectos - fracasan - Seis herramientas para gestionar el éxito de proyectos =========================================== La administración de proyectos, mayormente, se hace en forma artesanal, sin utilizar herramientas y técnicas, así como conocimientos y conceptos ya desarrollados. Los PMs en general hacen un gran esfuerzo humano, incluso mucho sacrificio personal, sin embargo, la gran mayoría de los proyectos no finalizan correctamente, y un buen porcentaje, ni siquiera finalizan. Todo por no utilizar los recursos y conocimientos ya disponibles. En este presentación se presentarán los elementos básicos de lo que significa administrar proyectos profesionalmente, en lugar de artesanalmente, orientados, por las mejores prácticas del PMI (Project Management Institute.)
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Administración efectiva de proyectos
MBA Edgar Vásquez, PMP®
Presidente Intesys Consulting
- Instituto Tecnológico de Costa Rica – Ciudad Quesada 25 de Agosto del 2014
Sobre el presentador. • Consultor en administración y rescate de proyectos. • Instructor de programas de certificaciones CAPM® y PMP®
Presenciales y Virtuales
• Profesor de maestría en administración de proyectos. • Miembro del comité ISO internacional que elaboró el
estándar ISO-21500 de Gestión de Proyectos. • Representación de Costa Rica en las asambleas generales
de la ISO en Río de Janeiro 2010 y París 2012. • Perito ante “American Arbitration Association”, USA, en
caso de arbitraje internacional por fracaso de proyecto, con impacto de $18M.
• Fundador en Linkedin del “PMP Grupo de Estudio – Latinoamérica”. (+2,300 miembros)
• Vicepresidente de la Junta Directiva del PMI Costa Rica chapter. (2010-2012)
• Exitoso rescate de proyecto de $25M. • 15 años en cargos regionales y latinoamericanos en Oracle
Corporation, en puestos relacionados con proyectos.
MBA Edgar Vásquez, PMP®
Agenda • Qué es un Proyecto? • Evaluación de proyectos vs. Dirección de Proyectos • Los proyectos deben soportar el negocio • Cómo finalizan los proyectos? • Los siete errores del porqué los 68% de los
proyectos fracasan • Seis herramientas para gestionar el éxito de proyectos
Formulación y Dirección de Proyectos
• Justificación de Negocios
• Plan de Factibilidad
Evaluación del
Proyecto
Dirección del
Proyecto
Los proyectos deben soportar el negocio - DEBEN SOPORTAR LA ESTRATEGIA DE LA EMPRESA -
Sydney Opera House - Australia -
Presupuesto: Inicial: $7M, Final: $107M 10 años de atraso
Primer Error
• Los directores de proyectos inician proyectos sin realmente conocer lo que producirán.
• Acta de Constitución del Proyecto Documento ejecutivo que describe a alto nivel el proyecto, lo inicia, e indica como se medirá su éxito.
Primera herramienta
Acta de Constitución del Proyecto • Propósito del proyecto o justificación • Objetivos medibles y criterios de éxito • Requerimientos de alto nivel • Supuestos y limitaciones • Descripción de alto nivel • Riesgos de alto nivel • Hitos más importantes • Presupuesto “a mano alzada” (+- 50%) • Principales interesados • Director de proyectos asignado y su nivel de autoridad • Nombre del patrocinador (o patrocinadores)
• Plan para la dirección del proyecto Es un documento con gran detalle sobre el alcance, tiempo, costo, recursos humanos, riesgos, comunicación, calidad, y sobre como estos temas serán gestionados durante el proyecto.
Segunda herramienta
Plan para la dirección del proyecto Proceso de creación: 1. Determinar como se planeará 2. Recolectar los requerimientos 3. Crear el enunciado del alcance 4. Determinar el equipo de recursos humanos 5. Crear la EDT y su diccionario 6. Crear la lista de actividades 7. Estimar sus requerimientos, tiempos y costos 8. Determinar la ruta crítica del proyecto 9. Desarrollar el calendario del proyecto 10. Desarrollar el flujo del caja del proyecto y presupuesto final 11. Determinar los estándares de calidad, procesos y métricas 12. Determinar roles y responsabilidades 13. Determinar los requerimientos de comunicación 14. Identificar y planear la respuesta a los riesgos 15. Determinar como se controlará el proyecto 16. Lograr aprobaciones finales 17. Realizar el Kickoff del proyecto
Plan para la dirección del proyecto “ni tanto que queme al santo ni tan poco que no lo alumbre”
• Entendible • Aprobado • Realista • Formal
Ser una verdadera herramienta de gestión del proyecto
Tercer Error
• Los directores de proyectos no descomponen el proyecto en partes más manejables. (más digeribles)
Cuarto Error
• Los directores de proyectos se enfocan en resolver problemas en lugar de prevenirlos.
• Gestión de Riesgos (Registro de Riesgos) Determinar, con premeditación, que puede suceder bien, y que puede suceder mal. Gestionarlos y prepararse para ellos.
Cuarta herramienta
Gestión de Riesgos 1. Determinar qué puede suceder bien y que puede
suceder mal 2. Priorizar los riesgos 3. Gestionar los riesgos prioritarios
a. Eliminar el riesgo antes de que suceda (o incrementar su probabilidad si es riesgo positivo)
b. Disminuir la probabilidad y/o el impacto del riesgo, y sacarlo de los riesgos prioritarios
c. Transferir el riesgo d. Aceptarlo con sus consecuencias
4. Crear un plan de respuesta a los riesgos a. Si sucede: “Contingency plan” b. Si el Plan de Contingencia falla: “Fallback plan”
Sexto Error Mala Gestión de la Comunicación
• Este es el problema #1 en Dirección de Proyectos
Las comunicaciones deben planearse!!
Quinta herramienta Plan de Gestión de Comunicaciones
Qué debe comunicarse
Por qué Entre quiénes
Cómo se comunicará
Responsable Cuándo, Cómo y Qué frecuencia
Quinta herramienta Plan de Gestión de Comunicaciones
PROYECTO
Patrocinador, Gerentes Funcionales, Miembros
del equipo del proyecto
Otros Directores de Proyectos
Otros Proyectos
Otros intesados
Invitación a 5 minutos de
estudio diario sobre las mejores
prácticas del PMI® en
Administración de Proyectos, sin costo, en
Email……………… : [email protected] Linkedin………… : www.linkedin.com/in/evasquez Grupo en Linkedin : PMP Grupo de estudio – Latinoamerica (+2,300) Twitter………….. : @EdgarVasquezR Sitio web……….. : www.intesysconsulting.com Facebook……….. : www.facebook.com/IntesysConsulting Teléfono………… : (506) 2505-5005 Dirección postal. : 89-1260, San José, Costa Rica
Información de contacto
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