AE Rio 2011 - Gestao por processo - Marcelo Magalhaes

Gestão Orientada por Processos

Novas Propostas

Palestrante: Prof.: Marcelo Almeida Magalhães

O que é mesmo Gestão

Orientada por Processos?

PADES – Execução (Ensino Superior)

Diretoria de Contabilidade e

Finanças (DICOF)

Diretoria de Planejamento e

Orçamento (DIPLO)

Superintendência de Recursos Humanos

Diretoria de Direitos e Vantagens (DIDEV)

ObservaçõesSuperintendênciasServidor Dirigente MáximoDiretoria de Desenvolvimento de

Recursos Humanos (DIDRH)Chefia Imediata

INÍCIO

1Preencher formulário de

execução PADES

7Assinar formulário

3Receber pedido de

aprovação

9Receber formulário


11Encaminhar formulário para

Dirigente Máximo

2Peder aprovação

para chefia imediata

4Analisar pedido

5Pedido

aprovado?Sim

8Encaminhar formulário

à Superintendência



14Encaminhar formulário à

DIDRH

Não

6Adiar/Cancelar

pedido

Fim


16Registrar no controle


DIDEV



DIDRH

19Analisar dados do

servidor

20Registrar observações

necessárias no formulário

21Assinar


24Analisar observações

realizadas

25Lançar no controle

26Registrar observações

necessárias no formulário


Superintendência de Recursos Humanos


30Autoriza?

29Analisar pedido

32Encaminhar à

DIPLO31

Comunicar servidor e chefia imediata do indeferimento

Não

Sim

Fim


34Incluir Dotação Orçamentária

35Encaminhar

formulário à DIDRH


38Orientar servidor sobre

o procedimento

42Receber cópia do

comprovante de pagamento

39Receber comunicado

40Realizar pagamento

41Enviar cópia do comprovante de pagamento para DIDRH

44Abir pasta para arquivar

solicitação e boletos

37Incluir Dotação

Orçamentária no Access

43Incluir pagamento no Access

45Fazer compilado sobre o que

será executado

46Enviar à DICOF

47Receber

informações sobre pagamento efetuado

pelo servidor

48Reembolsar servidor

49Receber

reembolso

50Enviar certificado de conclusão à DIDRH

51Receber certificado

52Arquivar

53Realizar controle

Fim

Gestão de Processos

Indicadores

Melhorias

Estrutura

TI

Indicadores Etc

Gestão por Processos

Em que contexto se

insere a Gestão por Processos?

Definição Estratégica

Controles AçõesImplementação Estratégica

Velocidade

Simplicidade

Flexibilidade

Foco

Regulação

Planejamento Estratégico é possível?

Ei, pare por aí…

Alinhamento Estratégico

AmbienteAmbiente

Visão Estratégica

Rentabilidade

Satisfaçãodos Clientes

Eficiência

Eficácia

Criatividade

Competitividade

Nível Operacional

Nível Tático

Nível Estratégico

FormulárioConsolidaçãoReuniões Prévias

Reuniões PréviasEventos Gerais

1

23

45


Alinhamento de Objetivos através

de Controles

Profissionalização da Implementação

de Ações Estratégicas

Balanced Scorecard

PMBOK


de Controles



Balanced Scorecard

PMBOK

Mensuração Problemática

“Burocratização”

Falta de evidência de Causa e Efeito

Perda de Apoio Político

Governança Deficiente

Proposta da Palestra



de Controles



Modelagem Sistêmica

Novas

Propostas

1- Macro-processos derivados

da estratégia

2 -Diagramação Simples

de Processos de Negócio

3-Distinção entre

Processos e Fluxos

4-Processos Ideais como

críticas estratégicas ao atual

5-Atributos de

Processos Ideais como referências

para governança

6-Indicadores identificados no Modelo Sistêmico

7-Ações Estratégica

s complementadas pela transição

dos processos

8-Gestão Sistêmica

como prática

compulsória

1 - Macroprocessos derivados da Estratégia

Novas Propostas

Cadeia de Valor Empresarial

COMERCIALIZAÇÃO

LOGÍSTICADE ENTRADA

PRODUÇÃOLOGÍSTICADE SAÍDA

OPERAÇÕESFINANCEIRAS

CONTROLEFINANCEIRO

CAPITAL HUMANO GESTÃO DE TI FACILIDADES

APOIO

GESTÃO CORPORATIVA

Definição de Macro Processos

Hoje Visão

(Futuro)

Grupos de Interesse

Cliente Final

Intermediário

Acionista

Colaboradores

Parceiros

Fornecedores

Sociedade

Resultados

Qualidade

Lucro

Informação

Infraestrutura

Atendimento

Custo x Benefício

Responsabilidade

Normas Ok

Status

Garantia

Atividades

Gestão da Qualidade

Controladoria

Gestão de TI

Manutenção Infra

Gestão de Relacionamento

Gestão de Custos

Pesquisa de Preços


Marketing

Auditoria

Planejamento

...


Atividades


Controladoria

Gestão de TI

Manutenção Infra

Gestão de Relacionamento

Gestão de Custos

Pesquisa de Preços


Marketing

Auditoria

Planejamento

...

Processo 1

Processo 2

Processo 3


Processo 1

Processo 3

Processo 2

PROCESSOS

Relacionamentocom o Mercado

Disponibilização de Produtos e Serviços

Gestão de Recursos

GestãoEmpresarial

Processos de Apoio

TecnologiaDa Informação

Adm. DeInfraestr.

Aquisição/Estoque

GestãoRH

Processos Principais



Gestão de Recursos

GestãoEmpresarial

Processos de Apoio


Adm. DeInfraestr.

Aquisição/Estoque

GestãoRH




Gestão de Recursos

GestãoEmpresarial

Processos de Apoio


Adm. DeInfraestr.

Aquisição/Estoque

GestãoRH




Gestão de Recursos

GestãoEmpresarial

Processos de Apoio


Adm. DeInfraestr.

Aquisição/Estoque

GestãoRH


ENTRADA SAÍDA

DEMANDA

PROCESSOS

Macro Processos

24

Definição de Macroprocessos

IntegraçãoEstratégica

Integraçãocom o Mercado

IntegraçãoOperacional

IntegraçãoFinanceira

Processosde Apoio

Atividade... Atividade... Atividade... Atividade... Atividade...




Processos que atendem aos parâmetros estratégicos

2 - Diagramação Simples de Processos de Negócio

Novas Propostas

Alimentação de Dados em Fluxograma

CaptarCotações

MontarQuadro de

Concorrência

AnalisarQuadro de

ConcorrênciaPropostasde Fornecedores

Diagrama: AS-IS

Atividade: Montar Quadro de ConcorrênciaCaptar Cotações

Descrição:

Procedimento

Receber correspondências / emails, analisar seu conteúdo e registrar recebimento no Livro de Protocolo.

Auxiliar de Compras

Responsável

Compras

Departamento

Procedimento Descrição Responsável Departamento

Captar Cotações Receber correspondências / emails, analisar seu conteúdo e registrar recebimento no Livro de Protocolo.

Auxiliar de Compras Compras

27

3 - Distinção entre Processos e Fluxos

Novas Propostas





Processo 1 Processo 2 Processo 3 Processo 4 Processo 5






Processosde Apoio


Atividade... Atividade... Atividade... Realizar Liberação de Pagamento

Atividade...

Atividade... Atividade... Atividade... Realizar Pagamento

Gerar Folha de

Pagamento


Processar Apontadoria

Processar Folha de Pagamento

Base

Exportar Folha de

Pagamento

Gerar Folha de Pagamento (AS-IS)

Importar Folha de

Pagamento

Analisar Fatura

Programar Pagamento

Atividade: Realizar Liberação de Pagamento (AS-IS)

Liberar Lote de Pagamento

Enviar Ordem de Pagamento

Realizar Pagamento (AS-IS)


Rec

urso

s H

uman

osD

epto

Fin

ance

iroB

anco


Importar Arquivo de Folha

Enviar Ordem de Transferência

Processar Ordem de Transferência

Analisar Analítico de Folha

Analisar Importação de

Arquivo de Folha

Importar arquivo de apontadoria

Data de Processamento

de Folha


Base

Analisar Folha de Pagamento Base

Aprovar Folha de Pagamento

Realizar Ajustes em Folha de

Pagamento Base

Exportar Arquivo de Folha de Pagamento

Gerar Analítico de Folha de

Pagamento

REDUNDÂNCIADETALHE EM

EXCESSO

(AS-IS)

Realizar Processamento de Fatura

For

nece

dor

Glo

bosa

tB

anco

Emitir Fatura

Analisar Fatura

Devolver Fatura

Programar Pagamento




Medição

REDUNDÂNCIA

DETALHE EM EXCESSO

(AS-IS)

Realizar Processamento de Fatura (TO-BE)

For

nece

dor

Glo

bosa

tB

anco

Medição


Devolver Fatura


Emitir Fatura

Analisar FaturaProgramar Pagamento


Atividades Modificadas

Processar Folha de Pagamento (TO-BE)

Rec

urs

os H

uma

nos

Dep

to F

inan

ceiro

Ba

nco




Data de Processamento

de Folha


Base

Realizar Ajustes em Folha de

Pagamento Base

Analisar Arquivo de Folha

Aprovar Folha de Pagamento

Importar arquivo de apontadoria

Analisar Folha de Pagamento Base

Atividades Modificadas

4 - Processos Ideais como críticas estratégicas ao atual

Novas Propostas

39






Processosde Apoio





Processos que atendem aos parâmetros estratégicos

Maria Amélia João Ricardo Marcele Alves

Triagem de Documentos

Análise de Documentos

Geração de Pareceres

Conferência de Documentos

Atendimento Telefônico às

Áreas Internas

Atendimento Telefônico Receptivo

João RicardoJoão RicardoMaria Amélia Marcele Alves


Áreas Internas






Solicitação SolicitaçãoAvaliada







Áreas Internas







Contato Telefônico

AtendimentoRealizado


Áreas Internas


Solicitação





SolicitaçãoAvaliada

Macro Processos – AS-IS



IntegraçãoAcadêmica


Processosde Apoio

44

Processos TO-BE





Processosde Apoio

Processos Criticados Processos Propostos 45

46

Macro Processos – As-Is





Processosde Apoio

Gerir Acesso

Atividade – Gerir Acesso (As-Is)

• Na entrada, o aluno chega ao colégio, entrega sua caderneta na portaria e se dirige até sua sala de aula. A medida em que são recebidas, as cadernetas são registradas num sistema disponível a partir do n.o da matrícula.

• Após 10:00 h, o Coordenador Acadêmico de plantão emite um relatório dos alunos faltantes com respectivos dados de contato e responsável. Ele entra em contato com a família para saber o problema.

• As carteiras são entregues aos alunos na sala de aula no último tempo.

Exercício

A12131 GERIR ACESSO – AS-IS

Atualizar Controle de Acesso

Receber caderneta escolar

Distribuir cadernetas por sala

Aluno Aluno

Contatar Alunos Faltantes

Demanda muito trabalho para organização de cadernetas

Nem sempre o coordenador está disponível para realizar este contato…

CadernetaCaderneta

Processada

Parâmetros Estratégicos

• Visão: Ser a melhor opção no mercado para a formação e preparação de estudantes para as Universidades de referência no Brasil”.

• Missão: “Garantir o desenvolvimento de capacitação, educação e valores em alunos através de uma metodologia educacional que valorize o desenvolvimento pessoal autônomo, a iniciativa e o trabalho em equipe...”

• Valores:– Excelência– Responsabilidade– Qualidade– Inovação

• Fatores Críticos de Sucesso:– Eficiência– Qualidade de Processamento– Controle– Flexibilidade– Cumprimento de prazos– Desenvolvimento Operacional– Atendimento personalizado– Qualidade de ensino– Eficácia de avaliação– Supervisão proativa– Desenvolvimento

Metodológico– Controle de acesso

Análise Crítica do processo atual

• Manual,sujeito a falhas e perdas de informações

• Improdutivo• Não integrado• Oneroso

50

Ações Necessárias

• Implementação do CRM• Capacitação da equipe de

atendimento• Integração de sistemas de acesso

com sistema acadêmico

51

T12131 GERIR ACESSO – TO-BE

Processar Cartão de Acesso - Entrada

Processar Cartão de Acesso -SaídaAluno Aluno

Contatar Alunos Faltantes

Realizado pela Central de Relacionamento

Cartão de Acesso

Cartão de Acesso

Processado

Macroprocessos Redesenhados (To-Be)





Processosde Apoio

Processos Criticados Processos Propostos

Gerir Acesso

5 - Atributos de Processos Ideais como referências para governança

Novas Propostas

Macroprocesso – Integração Estratégica As-Is


Pesquisa de Mercado

Assessoria aos Órgãos Colegiados

Comunicação Social

Responsabilidade Social


Notes Notes

Planilha

GED

FOLIO

Notes

Empréstimo

XPTO

Benner

Publishing

Representações

Institucionais


Gestão de Projetos


Controles Internos

Gestão Orçamentária

Inteligência de Negócio

Inteligência Competitiva

Gestão de Custos

Notes

Docum.

Empreend.

Notes

Risk Office

Notes

Planilhas

Macroprocesso – Integração Estratégica To-Be


Pesquisa de Mercado

Assessoria aos Órgãos Colegiados

Comunicação Social

Responsabilidade Social


Notes Notes

Aplic.Notes

GED

Certif.

Notes

Portal

BI

Benner

Publishing

Representações

Institucionais


Gestão de Projetos


Controles Internos

Gestão Orçamentária

Notes

Sistema.

GED.

Notes

Risk Office

Notes

Orçamento

CRM

Portal

Intranet

Notes

Processos

Notes

Projetos

Aplic. Notes

Intranet

Notes

BPM

Processos

BI

BPM Processos

BI

Aplic. Risco

BI

Intranet

Atividadesde Gestão

Atividades PrimáriasAtividades

Secundárias

Atividade... Atividade... Atividade...






Secundárias





Pres

Dir 1 Dir 2 Dir 3

Staff

Staff Staff Staff

(A)companha

(E)xecuta

(A)companha

(G)erencia

(E)xecuta



Secundárias







Secundárias





Processos Ideais

Estrutura IdealTI Ideal

permitem definir…

6 - Indicadores identificados no Modelo Sistêmico

Novas Propostas

Identificação de Indicadores Operacionais

USED AT: AUTHOR: Leandro Rosa DATE:

REV :PROJECT: Escola TO-BE

7/6/2004

8/6/2004

NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

WORKING

DRAFT

RECOMMENDED

PUBLICA TION

REA DER DATE CONTEXT:

A1.3.3

NODE: TITLE: NUMBER:Gerir AcessoA1.3.3.1.1

CadernetasEscolares

43

Captar registrode entrada com

cartãomagnético

44

AnalisarControle de

Acesso Diário

45

ContactarAlunos

Faltantes

46

Captarregistro de saída com

CartãoMagnético

Frequência / geralou por turma /

período

Faltas / geralou por turma /

período

RELACIONAMENTO COM O MERCADO

CAPITAL HUMANO FACILIDADES

PROCESSOS DE APOIO

GESTÃO DE TI

INTEGRAÇÃO ESTRATÉGICA

GESTÃO ESTRATÉGICA GESTÃO DA MUDANÇARELACIONAMENTO

INSTITUCIONAL

DIRECIONAMENTO EMPRESARIAL

GESTÃO JURÍDICACONTROLADORIA

ESTRATÉGICA

OPERAÇÃO INTEGRAÇÃO

OPERACIONALINTEGRAÇÃO FINANCEIRA

LiquidezCrédito

Inadimplência

Estoque por LocalProdução PrevxReal

Rentab.LojaQ.Cliente FidelidGiro Família Prod

RentabilidadeOrçamento PrevxReal

% Projetos

ClimaGap CompetTurn-Over.

Custo Prev x Real Custo Prev x Real% Aderência a

Processos

Indicadores

Por Período

GESTÃO DE MARKETING

GESTÃO COMERCIAL

PLANEJAMENTO OPERACIONAL

GESTÃO DA PRODUÇÃO

GESTÃO DE LOGÍSTICA

PLANEJAMENTO FINANCEIRO

GESTÃO FINANCEIRA

OPERAÇÕES FINANCEIRAS

7 - Ações Estratégicas complementadas pela transição

dos processos

Novas Propostas

Táticas

Ação

Ação

Ações de MigraçãoAs-Is -> To-Be

EstratégiasProjeto

Projeto

Projeto

Projeto

Portifólio deProjetos

Ação

Ação

Ação

AçãoPlano de AçãoEstratégico

Modelo AS-IS





Processosde Apoio

Modelo To-BE





Processosde Apoio

8 - Gestão Sistêmica como prática compulsória

Novas Propostas

FASE 1Implementação da


Mapeamento de processos

Gestão do Modelo As-Is

Divulgação As-Is

Implementação de cultura de processos

Implementação de gestão de processos

FASE 2Redesenho / Assessorias

Análise crítica periódica de processos

Atualização de Visão Sistêmica

Arquitetura Organizacional

Gestão de RiscosGestão de

CompetênciasEtc…

FASE 3Orquestração BPM /

Controladoria de Processos

Operacionalização de processos com base

em TI

Fluxos

BPMS

Indicadores

Novas

Propostas

1- Macro-processos derivados

da estratégia

2 -Diagramação Simples

de Processos de Negócio

3-Distinção entre

Processos e Fluxos

4-Processos Ideais como

críticas estratégicas ao atual

5-Atributos de

Processos Ideais como referências

para governança

6-Indicadores identificados no Modelo Sistêmico

7-Ações Estratégica

s complementadas pela transição

dos processos

8-Gestão Sistêmica

como prática

compulsória

Modelo Proposto

ARQUITETURA ESTRATÉGICA

GESTÃO DE PROJETOS

Estratégias / Táticas

CONTROLADORIAESTRATÉGICA

Ações Gerenciais / Operacionais

ARQUITETURA SISTÊMICA

Dados medidos sobre Processos

Dados e Informações sobre Projetos

PLANEJAMENTO / GESTÃO OPERACIONAL

Referências Estratégicas

Referênciaspara decisões,

ações e correções

Referências Estratégicas

Modelo Sistêmico de Referência

130


PROCESSOS DE APOIO


OPERAÇÃO INTEGRAÇÃO

OPERACIONALINTEGRAÇÃO FINANCEIRA

Indicadores

Por Período

T

$

T

$

T

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T

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T

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Project Dashboard

192

Modelo Integrado

INDICADORES BSC

Perspectiva dos ProcessosPerspectiva de Aprendizado

Perspectiva dos ClientesPerspectiva FinanceiraFATURAMENTO

DESPESAS

LUCRATIVIDADE

T

$

T

$

T

$

RENTABILIDADE

T

$

MATRÍCULAS ANO

RECLAMAÇÕES

APROVAÇÕES

T

Q

T

Q

T

Q

INADIMPLÊNCIA

T

$

HEAD COUNT

CLIMA

HORAS TREINA.

T

Q

T

V

T

H

PRODUTIVIDADE

T

$

AVALIAÇÕES

HORAS PENDENTES

OCORRÊNCIAS

T

V

T

H

T

Q

ALUNOS EM ATRASO

T

Q

INDICADORES PROCESSOS


PROCESSOS DE APOIO


OPERAÇÃOINTEGRAÇÃOOPERACIONAL

INTEGRAÇÃO FINANCEIRA

T

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T

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T

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T

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T

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T

$

T

$

INDICADORES PROJETOS

Perguntas?

Ponto Central

A Gestão Orientada por Processos deve promover a prática da Modelagem Sistêmica

como forma de implementar a Estratégia Empresarial em termos táticos e operacionais.

Sobrevivemos?

Obrigado!!!

Marcelo Almeida Magalhães

[email protected]

www.provision.com.br

Business

AE Rio 2011 - Gestao por processo - Marcelo Magalhaes