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Como Criar
Apresentações de
Resultados
Atento
2013
1
ÍNDICE
1. A Apresentação 3
2. A Construção 4
3. O Formato 5
4. Os Recursos 6
5. Textos 12
6. Imagens 13
7. Cuidados 14
8. Anexo 15
9. Referências 19
2
Introdução
O objetivo deste treinamento é ensinar técnicas e dar dicas importantes
para a construção de Apresentações de Resultados.
As técnicas e as dicas baseiam-se no uso de recursos gráficos e abordam
a construção da apresentação como um processo de análise,
planejamento e criatividade.
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1. A Apresentação
Objetivo
Expor dados que apresentem resultados, estimativas, projeções e/ou status de
determinada área ou projeto. Com isso munir o público de informações importantes e
gerar conhecimento sobre o assunto dando base para tomada de decisões, análises e
resoluções.
Briefing
Briefing é um conjunto de informações que deve criar um roteiro de ação para o
desenvolvimento de um trabalho.
Quando pensamos em Apresentação de Resultados, devemos levantar informações
sobre o assunto para que a apresentação esteja coerente com o que foi demandado.
Informações Importantes:
Quais dados serão usados? Quais as fontes?
De que ações referem-se os dados? Qual o contexto?
Qual o público da apresentação?
Qual a quantidade de slides?
Dados
Informação
Conhecimento
Tomada de Decisões Análises e Resoluções
Dica: Para definir a quantidade de slides
você também pode considerar o tempo
disponível para a apresentação.
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Os Dados Identificar quais dados geram informações relevantes e ater-se a eles é fundamental
para uma apresentação objetiva e interessante. Caso contrário sua apresentação
poderá se tornar um “amontoado” de dados que não geram informações e podem
causar confusão. Portanto: Seja Específico!
2. A Construção Ferramentas Existem diversas ferramentas e aplicativos na internet disponíveis para criar
apresentações e elementos gráficos (CorelDraw, Illustrator, entre outros). Na Atento
trabalhamos com o PowerPoint e o Excel.
Para gráficos é mais apropriado usar o Excel, nele há maior facilidade de lidar com
dados numéricos.
Inspire-se
Ao pensar na construção de sua apresentação, procure “sair” do óbvio, busque
diferentes formas de apresentação. Inspire-se!
Há sites na internet que podem ajuda-lo(a) a explorar outros formatos.
Modelos Prontos
Infográficos
Acesse o site http://office.microsoft.com/pt-br/ e clique em
“Modelos” no alto da página. Então escolha entre os
produtos do Office (Powerpoint, Excel, entre outros).
Acesse www.slideshare.net/
Este é um site para compartilhamento de apresentações.
São milhões de usuários e materiais disponíveis para
visualização. No momento a política de Segurança da
Informação da Atento restringe o acesso a este site, você
pode explorá-lo do seu computador pessoal, por exemplo.
Acesse o site e clique em Imagens no cabeçalho da
página. Digite “Infográficos” na busca.
É possível visualizar dezenas de infográficos de diversos
assuntos e formatos.
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Conte uma história
Antes de construir o ppt pense na sua apresentação como uma narrativa. A
apresentação deve expor as informações com um fluxo lógico, conectando as
informações num sentido claro, assim o público segue o raciocínio e compreende o
que é apresentado.
É possível estruturar nas formas:
Antes&Depois (Ex.: Mostrar o cenário antes e depois do projeto implantado)
Onde estamos – Onde queremos chegar – Como chegaremos (Ex.: Propor ação
de melhoria)
Do Macro ao Micro cenário, ou vice-versa (Mostrar os resultados consolidados
e depois detalhados).
3. O Formato
Com as ferramentas em mãos e as ideias estruturadas vamos pensar no formato da
apresentação.
Identidade Visual
A Atento possui um conjunto de elementos visuais que constroem sua identidade
visual.
Régua de Cores
*É possível ter acesso a Régua de Cores na
intranet.
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Ícones e Imagens
Fontes
Ao pensar no formato da sua apresentação você também pode incrementa-la com
“toques” pessoais ao formato, dando assim uma identidade pessoal à ela. Para isso
padronize alguns recursos como:
Cores;
Estilo de gráficos (simples ou 3D);
Ilustrações;
Formatos de caixa de texto (arredondado ou quadrado);
Os formatos que escolher para os recursos devem estar no mesmo estilo em toda a
apresentação. Essa padronização pode parecer monótona, mas traz harmonia e
mantem a relação dos slides, dando continuidade à apresentação.
Confira também se a ação ou projeto que é tema da apresentação já possui uma
identidade visual, você pode aproveitá-la no seu trabalho, isso fará referência
constante ao assunto em questão.
4. Os Recursos
O formato dos recursos gráficos é muito importante para apresentar as informações
de forma clara e apropriada. Os dados podem ser apresentados em diferentes
formatos:
Gráficos;
Diagramas;
Cronogramas;
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Linha do tempo;
Tabelas;
Ilustrações; entre outros.
Gráficos
Barras
Colunas
Colunas Empilhadas
25
18
32
28
0 20 40
Técnico
E-Learning
Comportamental
Outros
288
365412
320
0
100
200
300
400
500
1º Trim 2º Trim 3º Trim 4º Trim
288 365 412 320
120190
25019090
210200
150
1º Trim 2º Trim 3º Trim 4º Trim
Gráficos de barras ilustram comparações
entre itens e é apropriado quando:
As palavras dos rótulos forem longas.
Os valores comparados forem
períodos.
Gráfico de Colunas representam contagem
de itens. Em geral, exibe categorias ao
longo do eixo horizontal e valores ao longo
do eixo vertical.
Gráfico de Coluna Empilhada mostra
valores de duas ou mais séries de dados.
Use-o quando tiver várias séries de dados
e quiser enfatizar o total.
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Pizza
Rosca
Linhas
288 365 412 320
120190 250 190
90 210 200 150
1º Trim 2º Trim 3º Trim 4º Trim
13%
10%
16%
18%
17%
12%
14%
SBC
STS
CAS
GOI
SSA
MAD
SJC
13%
10%
16%
18%
17%
12%
14%SBC
STS
CAS
GOI
SSA
MAD
SJC
435
628
587
672701
520
490450
520
650
0
100
200
300
400
500
600
700
800
2008 2009 2010 2011 2012
Gráfico de Coluna 100% Empilhada
mostra valores que em colunas empilhadas
para representarem 100%. Use-o quando
quiser enfatizar a contribuição de cada
item no total.
Gráfico de Pizza mostra a proporção de
cada item dentro da soma dos itens. Deve
ser usado quando:
Você tiver apenas uma série de dados.
Nenhum dos valores nos seus dados for
negativo.
Gráfico de Rosca, assim como o de Pizza,
mostra a proporção de cada item dentro do
total. Porém neste é possível comparar duas ou
mais séries de dados.
A visualização de dois ou mais círculos pode
ficar confusa. Se necessário, prefira o gráfico de
colunas empilhadas.
Gráfico de Linha pode mostrar dados
contínuos ao longo do tempo, ou seja, são
ideais para mostrar tendências (inclinações)
em intervalos como meses e anos.
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Combinado
Há disponíveis no Excel outros tipos de gráficos, porém a utilização destes é mais
complexa e pouco frequente, por isso não foram abordados.
Diagramas
São representações visuais estruturadas, como Organogramas e Fluxogramas, por
exemplo.
Organograma
Fluxograma
230
190175
195210
3%
5%
8%
5%
4%
0
50
100
150
200
250
2008 2009 2010 2011 2012
Gráfico Combinado combina dois ou mais
gráficos para facilitar a representação e
interpretação de dados variados, como no
exemplo: Números absolutos e porcentagem.
Equipe
Gestor Consultor
Multi’s
Organograma representa a estrutura formal
de uma organização.
Fluxograma é usado para
representar a sequência
operacional de um processo.
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Cronogramas
Ferramentas de planejamento e controle de atividades em determinado período.
Mensal
Semanal
Linha do Tempo
Esquema de fatos e ações em ordem cronológica.
Vertical
3ª Sem 2ª Sem 1ª Sem
Inscrição
Pagamento
Aulas
Este modelo foi criado a partir
das Tabelas disponíveis no
PowerPoint.
Este modelo foi criado a partir das
Formas disponíveis no PowerPoint.
Jan
Fev
Mar
Abr
Análise
Planejamento
Feedback
Implantação
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Horizontal
Tabela
Matriz na qual os dados são apresentados em linhas e colunas.
Padrão (Office)
Site TO %
SBE 5 4%
LIB 3 2%
SAB 8 7%
BF 4 5%
Personalizada
Integração
Escuta
Avaliação
2ªF 4ªF 6ªF
Pessoas
Horas
Maria
Joana
José
480.354
256.661
226.482
3.429
2.371
1.412
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Ilustrações
São Formas e Figuras.
5. Textos
O uso de textos em apresentações de resultados deve ser moderado e exposto de
forma dinâmica, caso contrário pode dispersar a atenção do público e cansá-lo.
Use Tópicos
Móvel
2%
Fixa
3%
Absenteísmo
Móvel 70
Fixa
33
28%
10%
0%
Ativo
Receptivo
Retenção de Dados
São Bernardo do Campo
3 2 18
Santos
1 3 18
________________________
________________________
________________________
________________________
Use frases objetivas e sempre que possível, curtas.
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Use Formas e Ilustrações
Inove no Layout
6. Imagens Use imagens com boa resolução e nítidas, isso fará sua apresentação mais sofisticada. Pesquise em sites especializados e verifique o tamanho adequado ao inserir a imagem na apresentação para manter sua qualidade. Sites Indicados
Distribua o texto em formas ou caixas de texto.
Use também ilustrações que façam referência
ao conteúdo.
Usando formas coloque o texto em layout
diversificado, explorando o espaço do slide.
Acesse www.pixabay.com/pt e faça a busca
por palavra-chave. O download é gratuito.
Neste site há imagens com download
gratuito e também tarifado. Acesse
www.latinstock.com.br e faça a pesquisa
em português ou inglês.
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7. Cuidados
Tome alguns cuidados na criação da sua apresentação. Alguns detalhes podem fazer
grande diferença. E lembre-se: Menos é mais!
Excesso de figuras. Sua apresentação pode ficar “infantilizada” com o uso
excessivo de ilustrações e desenhos. Uma apresentação de resultados precisa
transmitir credibilidade.
Palavras em letras MAIÚSCULAS. Os textos ficam com aspecto grosseiro e
somado a outros elementos gráficos deixa a apresentação “pesada”.
Efeitos e Animações: O uso de efeitos para a transição de slides, por
exemplo, pode gastar ainda mais tempo para a apresentação, o que
normalmente é prejudicial quando se trata de apresentar resultados. As
animações e os efeitos também podem infantilizar sua apresentação.
Legendas longas. As legendas devem passar informações de forma clara e
rápida para que a referência ao gráfico seja eficaz, caso contrário a
interpretação do gráfico fica complicada e cansativa.
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Anexo - Passo a Passo
Gráfico Combinado – Colunas e Linha
1 – Selecione os dados na planilha.
2 - Vá até a aba “Inserir” e selecione
um gráfico de Colunas (é importante
que seja um gráfico 2D - não é
possível combinar Gráfico 3D com o de
Linha).
3 - Selecione a série de dados que
deseja alterar seu tipo de gráfico.
Se os dados estiverem em porcentagem
é possível que não estejam visíveis, por
isso procure-o com o mouse rente ao
eixo horizontal.
4 - Clique com o botão direito
do mouse e selecione Formatar
Série de Dados.
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5 – Selecione Eixo Secundário.
6 – Mantenha a série de dados
selecionada (ou a selecione).
Clique em “Ferramentas de Gráfico”,
depois em “Design” no alto da tela.
7 – A esquerda da tela, no campo Tipo,
clique em Alterar Tipo de Gráfico.
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Para alterar a altura do gráfico de Linha você deve selecionar o eixo
correspondente, clicar com o botão direito do mouse e selecionar Formatar Eixo.
No campo Opções de Eixo altere os valores no campo de Mínimo - Fixo e Máximo
Fixo.
Em seguida escolha o tipo de Linha
que deseja usar (Linhas ou Linhas
com Marcadores).
8 - Neste momento já é possível visualizar seu gráfico combinado com Barras e
Linha. O eixo vertical da esquerda refere-se aos dados das Barras e o eixo vertical da
direita refere-se aos dados da Linha.
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Referências
Wuorio, Jeff. “Dez dicas de Powerpoint”. Disponível em:
http://www.microsoft.com/business/pt-br/Content/Paginas/article.aspx?cbcid=21
Acesso em: junho/2013
Galvão, Joni. ”Apresentações em PowerPoint – Dicas para fugir do clichê”.
Disponível em: http://www.soap.com.br/blogsoap/2012/01/apresentacoes-em-
powerpoint-dicas-para-fugir-do-cliche/
Acesso em: junho/2013
“Sugestões para criar e fazer uma apresentação eficaz”. Disponível em:
http://office.microsoft.com/pt-pt/powerpoint-help/sugestoes-para-criar-e-fazer-uma-
apresentacao-eficaz-HA010207864.aspx
Acesso em: junho/2013
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Como Criar Apresentações de Resultados
Deise Tampelini
Analista de Treinamento Jr.
Atento
Apostila desenvolvida para apoio didático ao treinamento “Como Criar
Apresentações de Resultados” ministrado à equipe de assistentes e analistas
de treinamento.
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Atento
2013
