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ESPECIALISTAS EN TIEMPO Y

ASISTENCIA

P R E S E N T A C I O N

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1. SOLUCIONES PROBADAS

2. REFERENCIAS EN ESPAÑA Y MEXICO

3. DESARROLLADAS EN ESTANDARES DE BUENAS PRACTICAS ISO 27001 / 27002

R E F E R E N C I A S

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AVANT CONTROLS

AVANT CONTROLS

CONTROL TIEMPO Y ASISTENCIA DEL PERSONAL CONTROL ACCESOS DEL PERSONAL Y DE VEHICULOS CONTROL PRODUCCION Y CENTROS DE COSTE DE EMPRESA GESTION DE LAS VISITAS Y SOLICITUDES PORTAL WEB DE EMPLEADOS, GESTIONES PERSONALES PROCESOS DE AUTORIZACION POR WORKFLOW INTEGRACION A RRHH NOMINAS DE 3º Y SAP GESTION DE SALDOS CONTABLES CORRECCIONES AUTOMATICAS CONTROL DE AFORO GESTION DE ALARMAS CONSULTAS Y REPORTES AUDITORIAS DE GESTION Y PROCESOS CONTROL D RONDAS CONTROL DE PARKING CASETA QUIOSCO EMPLEADOS CONTROL DE COMEDOR

SEGURIDAD LOGICASEGURIDAD LOGICA

AVANT CONTROLSAVANT CONTROLS

PRESENCIA, TIEMPO Y ASISTENCIA

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PRESENCIA, TIEMPO Y ASISTENCIA

SEGURIDAD LOGICASEGURIDAD LOGICA

El módulo de Tiempos y Asistencia nos permite calcular tiempos de asistencia y ausencia del personal.El avanzado motor de cálculo permite obtener en tiempo real los cálculos de tiempos y asistencia.

Calendarios Turnos Incidencias Bolsas horarias Anomalías computadas Teóricas Acumulados Cálculos de horas Grupos de personal Grupos de Empresas Configuración Avanzada Comunicaciones Vigilancia

ACCESOS

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ACCESOS

Permite asignar calendarios anuales de acceso al personal.En los calendarios de accesos podemos definir los horarios a acceder a los terminales.También podemos definir el funcionamiento del terminal según las horas del día, por ejemplo funcionamiento con restricciones, de libre acceso, restricciones de acceso y acceso normal.El aplicativo puede comunicar con distintos tipos de hardware mediante drivers.Existe la posibilidad de crear tablas en archivos de información, para que otros aplicativos externos puedan enviar las tablas a los terminales.Existen diferentes tipos de control de acceso en terminales, ya sea por biometría, pin, tarjeta (posibilidad de unir distintos tipos) y otros dispositivos disponibles de actual tecnología.En caso de disponer de biometría, podríamos:Realizar las altas biométricas desde los propios terminales.Reutilizar la biometría para aplicativos de autenticación del tipo SSO.  

ACCESOS

OFF LINE

ON LINE

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ACCESOS

 ACCESOS OFF LINE

 Permite enviar las tablas de acceso del personal a los terminales, para que estos decidan su apertura.Un servicio de comunicaciones envía las tablas de accesos, y recoge los fichajes realizados en tiempo real. Cualquier cambio de parámetros de acceso a una persona, automáticamente es informada a los terminales mediante sus tablas. 

  ACCESOS ON LINE Permite que el ordenador sea el que decida la apertura de acceso del personal.Está opción solo está disponible en hardware avanzado que tengan dicho soporte.Es necesario en el caso de tener que controlar un Antipassback (no permite dos entradas o salidas si no se ha realizado la salida o entrada anteriormente) por zonas, con acceso a una misma zona desde diferentes puntos, y si los terminales no se comunican entre ellos para identificar el local donde se encuentra la persona. Un servicio de comunicaciones controla en tiempo real los accesos, y en caso de no tener comunicación, es imprescindible que el terminal también contemple la opción de pasar a modo Off Line con tablas, para el control de acceso del personal.Cualquier cambio de parámetros de acceso a una persona, automáticamente el aplicativo de control dispone de la nueva información para el acceso del personal.

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ACCESOS

 

 LOCALIZACION PERSONAS Módulo Opcionales de ACCESOS que permite consultar la localización del personal por marcajes de accesos realizados.

Ejemplos de Web para dicha función:

Un ordenador con una pantalla táctil para buscar en que planta se ubica una persona.Saber en caso de incidente, donde está ubicado el personal en tiempo real.Buscar personal en un edificio, complementando con información añadida del mismo, como por ejemplo en caso de una ausencia corta, cuando va a regresar.

PRODUCCION

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PRODUCCION

SEGURIDAD LOGICASEGURIDAD LOGICAPRODUCCIONMULTI EMPRESACENTRO DE

COSTES

PRODUCCION

Módulo de control de producción integrado con el control de tiempos y asistencia.Permite la unión de los fichajes de tiempo y asistencia con los fichajes de producción.

Con esta unión se permite: Mezclar las ausencias con la producción asociada en dicho tiempo. Saber de la producción realizada, en que tiempos se ha realizado (horas

normales, sin control, extras, con desayunos… cualquier concepto de bolsas horarias y incidencias).

Agrupar la producción realizada por distintos conceptos, y obtener cálculos por periodos.

Detalles: Una misma persona puede realizar distintas producciones al cabo del día. Se puede definir la producción de inicio de una persona, sin tener que

identificarla por fichajes. Los cambios de producción se realizan por fichajes o a través del ‘Portal del

empleado’ de introducción de cambios de producción. Podemos obtener informes de la producción, contabilizando solo la que sea en

tiempos remunerados o en tiempos de tiempo y asistencia definidos.

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PRODUCCION

SEGURIDAD LOGICASEGURIDAD LOGICA

MULTI EMPRESAS

Módulo avanzado perteneciente al control de producción, que permite definir fases, tiempos de producción y asignaciones de producción avanzadas, configurables según los conceptos de producción a usar.Su funcionalidad principal, es diferenciar la producción realizada con la producción pendiente, y asignarla a fases de producción.

CENTRO DE COSTES

Módulo avanzado perteneciente al control de producción, que permite definir los costes de proyecto asignado los costes a entidades o grupos de presupuestos. Calcula los tiempos de producción según los conceptos y limites de costes asignados a producción a usar.Su funcionalidad principal, es gestionar los costes de cada proyecto introducido a Producción.

INTEGRACIONES RRHH Y NOMINAS

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IMPORTAR / EXPORTAR

Módulo que permite realizar importaciones y exportaciones de información de tiempos y asistencia.Por ejemplo:• Importar fichajes de otros aplicativos.• Importar personal, incidencias, ausencias.• Exportar informes a archivos secuenciales.• Sincronizar datos, importando información de aplicativos ERP, como por ejemplo:

Personal (altas nuevas, modificaciones en su ficha, bajas). Nuevas estructuras de empresa. Permisos de ausencias y absentismos laborables.

Dicho módulo funciona a través de un servicio en continuo funcionamiento, permitiendo automatizar dichas importaciones y exportaciones, periódicamente, al iniciar el día, al detectar la existencia de un archivo, al estar sincronizado con otra base de datos y visualizar cambios, etcétera.

SECUENCIALES

Parte del módulo de Importar Exportar, que permite efectuar dichos procesos sobre archivos del tipo secuencial (texto).

IMPORTAR / EXPORTARSECUENCIALESBASES DE DATOSWEB SERVICESREPOSITORIOS DE USUARIOS

INTEGRACIONES RRHH Y NOMINAS

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BASES DE DATOS

Parte del módulo de Importar Exportar, que permite efectuar dichos procesos sobre archivos de bases de datos. Ejemplos de conectividades:

SQL ServerOracleDB2FirebirdInformixInterbaseMySQLPostgreSQLSybase ASE

INTEGRACIONES RRHH Y NOMINAS

WEB SERVICES

Parte del módulo de Importar Exportar, que permite efectuar dichos procesos sobre servicios web definidos. En la definición de los Servicios Web, hay los definidos en el aplicativo de Tiempos y Asistencia, y los Servicios Web Cliente, creados específicamente por el cliente. Por ejemplo:

Sincronizar la estructura de la empresa.Solicitar el personal dependiente de una persona, para el Workflow.Devolver información para una Web personalizada Cliente.Obtener el resultado de un informe a medida para ser utilizado en otros aplicativos.Sincronizar el personal de una ERP con el personal de tiempos y asistencia.Obtener datos del personal para rellenar su ficha.

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REPOSITORIOS DE USUARIOS

Módulo que permite sincronizar al personal de Tiempos y Asistencias con un Meta directorio.Ejemplos de Meta directorio por el fabricante de:

Microsoft.Unix.Novell.SUN.IBM.DB-Propietarios

INTEGRACIONES RRHH Y NOMINAS

Las funcionalidades principales son, mantener el personal sincronizado por ejemplo con un ‘AD o LDAP’, y requerir la autenticación de acceso verificando el usuario y contraseña con el Meta directorio origen.

Hay otros módulos disponibles, para la gestión y dimensionamiento de funcionalidades sobre los usuarios definidos en el Meta directorio, y sincronización cuando se realicen cambios sobre ellos.

CORRECCIONES AUTOMATICAS

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Automatismos Permite programar mediante asistentes, las correcciones más comunes a realizar con los tiempos de asistencia y los fichajes.

Su objetivo es reducir el tiempo de dedicación a realizar correcciones de tiempo y asistencia diariamente.

Ejemplos:Correcciones de fichajes según la comparación del turnos definido en

una jornada.Correcciones de olvidos, faltas y asignaciones masivas de fichajes por

grupos.Asignaciones masivas de ausencias, límites de bolsas horarias.Asignaciones masivas de accesos (temporal o fijo) del personal.Correcciones por detección de fichaje incorrecto o secuencia de grupo de

fichajes incorrectos.

CORRECCIONES AUTOMATICAS

SISTEMA DE ALARMAS

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Alarmas Permite definir con el formato de un fichaje devuelto por un terminal, una alarma.Cuando una alarma es activada, se informa en la ventana de vista de fichajes en tiempo real, y en la ventana de vista de planos, terminales y alarmas.

Se puede definir como alarma un seguimiento de tarjetas.

Una vez identificada y visualizada la alarma, se mantiene activa hasta no ser validada por un encargado.

Una alarma puede llevar asociada a su activación, envíos de información a los terminales, o ejecución de aplicativos definidos.

También existen comandos de información a enviar a los terminales, si queremos que algunas acciones tengan que realizarse manualmente por un responsable.

Una alarma también puede llevar asociada por ejemplo una cámara, para su visualización por pantalla.

Un usuario de aplicación puede tener control sobre ciertos planos, y solo ver la información o ejecución de comandos sobre los planos a los que tenga acceso.

SISTEMA DE ALARMAS

REPORTES Y AUDITORIAS

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AUDITORIA Permite guardar información que sea generado en el sistema en todos sus ámbitos para ser posteriormente ser consultada mediante un sistema de consultas muy potentes.

Auditorias de Uso de la propia aplicación por los usuarios, por ejemplo que calendarios se han modificado por grupos.

Auditorias de Cambios en las bases de datos de la aplicación.Auditorias de Control de los terminales y Hardwares Asociados

(relojes, tornos, plumas)Auditorias de Control Biométrico de Accesos a la SoluciónAuditorias de Integraciones Nominas y Recursos Humanos.Auditorias por empresas, dominios, y grupos de filtros y formulas

REPORTES Y AUDITORIAS

AUDITORIACORRELACION DE EVENTOSEXPORTADOR DE CONSULTASCRYSTAL REPORTS

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 CORRELACION DE EVENTOS

Permite añadir la Auditoria directamente a un sistema de ‘Correlación de Eventos’ o ‘Data Whare Hause’.

EXPORTADOR DE CONSULTAS

Permite exportar las consultas de forma estandar a las extensiones XLS, PDF, DOC, TXT o visualizarlo por pantalla.

CRYSTAL REPORTS

Permite añadir a los informes de la aplicación, los informes con extensión RPT de Crystal Reports. Es necesaria su licencia por el cliente.

REPORTES Y AUDITORIAS

CONTROL DE AFORO

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CONTROL DE AFORO

 AFORO

Permite contabilizar el contenido de una zona delimitada con un máximo de aforo. Emite una alarma al la cobertura de la zona seleccionada. Las alarmas son enviadas al sistema de auditoria. Mediante plano se localizan los terminales que delimitan la zona de aforo.

BOLSAS DE SALDOS CONTABLES

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BOLSA DE SALDOS

Permite añadir al sistema un control de los saldos contables y computos de bolsas horarias, para el saldo contable a empresas, grupos, personas, departamentos, con el fin de conocer el saldo realizado ante cualquier solicitud y con las opcion disponible de integración a nominas.

Por ejemplo es posible:

Diferenciar horas teóricas por las realizadas marcajes para conocer los saldos positivos y negativos

Dar una bolsa de horas extras máximas a los empleados conociendo lo que se debe descontar o aplicar.

Dar un servicio de accesos máximos a proveedores, clientes, visitas, vehículos…

Dar un servicio de horarios máximos a personal.

BOLSAS DE SALDOS CONTABLES

PROCESOS DE VALIDACION Y AUTORIZADOS

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WORKFLOW Requiere módulo del Portal Web, permite al personal de tiempos y asistencia realizar distintas solicitudes, y ser validadas o rechazadas a través de un Workflow, para ser incorporadas en caso de su aceptación directamente a la aplicación de tiempos y asistencia.A través de plantillas, se puede definir por cada concepto a solicitar, que información hay que entregar en la solicitud, por ejemplo:

Adjuntar documentos adjuntos.Preguntar por distinta información directa a la solicitud (por ejemplo parentesco en

caso de una solicitud de visita al hospital).Tiempo entre fechas o días (diferenciando naturales a laborables) a realizar la

solicitud.Comentarios y observaciones.Solicitud de un acceso a un edificio.Controlar los mínimos y máximos de tiempos a solicitar, y visualizar mensajes

prediseñados según los tiempos o días introducidos.Permitir seleccionar de que límite se quiere descontar el tiempo a realizar, por

ejemplo, descontar de un permiso de las vacaciones.Posibilidad de crear una bolsa con límites de tiempo a consumir, para ser usada en

otras solicitudes y descontar de ese nuevo límite creado.Una vez realizada la solicitud, entra en un Workflow de validaciones, donde los responsables definidos de la persona que realiza la solicitud, o en los distintos roles de agrupación de validadores que tenga, tendrán que ir validando las solicitudes, hasta llegar a su aceptación o cancelación. Una vez aceptada, la información solicitada entra automáticamente al control de tiempos y asistencia. En todo el proceso de validación, el personal puede consultar sus distintos estados de la solicitud, por ejemplo: Solicitada, asignada, cerrada, cancelada, rechazada, etcétera.  

PROCESOS DE VALIDACION Y AUTORID

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CORREO Y BIOMETRIA Parte del módulo Workflow, que permite enviar correos al personal afectado por una solicitud. Por ejemplo envío de Email al solicitante cuando cambia de validación, o al personal que tiene que validar la siguiente confirmación, o a una lista de distribución, ya sea configurada por un concepto de solicitud, o buscada en un Web Service específico.El módulo de correo funciona con los principales servidores de correo existentes.Cada correo, dependiendo a quien va dirigido, puede configurarse con distintos asuntos y mensaje, y con opciones de copia, incluyendo la opción de generar auditoría de los correos enviados. Las autorizaciones pueden realizarse mediante Biometría

PROCESOS DE VALIDACION Y AUTORID

PORTAL DEL EMPLEADO

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Portal Web Aplicación destinada al personal y los usuarios de tiempos y asistencia para que puedan interactuar con la aplicación de tiempos y asistencia de forma remota y fiable.Mediante una identificación (biometría, o usuario y contraseña enlazado con un Metadirectorio, o con un usuario y pin del aplicativo, entre otras) y autorización de la persona, se accede al portal web, donde cada usuario o personal de tiempos y asistencia tienen un rol de acceso a distintas funcionalidades.Ejemplos de funcionalidades:

Consultar su propio calendario y estadísticas del mismo.Consultar sus fichajes, visualizando ausencias y otros conceptos

configurados.Solicitar olvidos de fichajes o realizar un fichaje como si de un terminal

fuera.Consultar pines de acceso u otra información configurada de su acceso.Solicitar ausencias o cambios en tiempos y asistencia, por ejemplo:Solicitar vacaciones.Solicitar reducciones de jornadas.Solicitar ausencias.En definitiva, cualquier concepto de incidencias y ausencias.

El Portal Web, no solo permite que el usuario pueda interactuar con la información de tiempos y asistencia, además, es la manera de controlar todos los permisos de solicitudes, aceptados o no, mediante una trazabilidad minuciosa, teniendo en cuenta el historial de la propia persona.

PORTAL DEL EMPLEADO

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INFORMES Parte del módulo del Portal Web, que permite consultar informes específicos o diseñados a medida (Nominas, Comedor, Turnos, Calendarios, etc). Con esta funcionalidad, el usuario final puede consultar informes de por ejemplo:Cálculos de horas de tiempo y asistencia, anomalías realizadas, acumulados, y ausencias (cualquier informe diseñado en tiempos y asistencia) entre fechas.Asignaciones de límites de bolsas horarias (vacaciones, extras, reducciones, permisos), con sus fechas y días consumidos, y tiempos o días que restan para consumir.

CONEXIONES EXTERNAS 

Parte del módulo del Portal Web, permite sincronizar datos con sistemas de terceros . Creando el Portal del empleado aun nivel mas avanzado en funcionalidad y centralización de los datos interesantes del empleado.

PORTAL DEL EMPLEADO

GESTION DE VISITAS

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Visitas Módulo que permite el registro temporal y control de entradas y salidas de personal ajeno al control de tiempos y asistencia. El módulo de visitas se puede integrar totalmente con el de tiempos y asistencia y el de accesos, de modo que:Una visita realizada, podemos saber a quien ha visitado, sus acompañantes, los datos del visitante (empresa, nombre, apellidos, tarjeta si utiliza, DNI o pasaporte, matrícula si ha entrado con un vehículo), el inicio y fin de la visita, los accesos que ha recorrido.Controlar su presencia, y obtener informes de que visitas están dentro o en un lugar específico.Se puede asignar un control de acceso definido a las visitas para su seguimiento.Se pueden asignar visitas concertadas, para su control y aceptación cuando se realice la visita.Podemos definir visitas con un periodo de acceso de más de un día, para aquellas que vayan a requerir su control durante un periodo, similar a un control de accesos temporal.En cualquier momento podemos consultar todas las visitas activas o por agrupaciones.

GESTION DE VISITAS

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LECTURA DNI Y PASSPORTE Parte del módulo de visitas, que permite leer DNI y Pasaportes a través de un hardware específico.Su principal función es la rápida introducción de datos de los visitantes, la no equivocación de los datos entrados, y el control exacto de visitantes.Podemos poner un control de lecturas en cada control (mostrador) de visitas.Este hardware escanea el documento (DNI, Pasaporte), y introduce sus datos en la visita que se está realizando su control de entrada.  ETIQUETAS Parte del módulo de visitas, que permite imprimir una etiqueta al realizar la entrada de una visita.La etiqueta se puede configurar a medida, con la posibilidad de incluir códigos de barra, imágenes, foto, y texto con los distintos tipo de letra.El resultado es un archivo PDF preparado para su impresión directa a un driver de impresora.

GESTION DE VISITAS

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NUEVOS MODULOS

RONDASMódulo de rondas que permite el control de rondas de vigilantes.Su función es esperar un fichaje (o señal recibida de un hardware) de un vigilante, en una franja de tiempo. En caso de no producirse, genera una alarma.El módulo de rondas es diferentemente configurable dependiendo de los módulos instalados, y de la unión con ellos, como podría ser el caso de la unión con el módulo de alarmas o accesos.

PARKINGMódulo de parking que permite el control de aforo en un parking (o zona definida).Su función es tener distintos contadores de plazas por grupos de personal (por ejemplo empresas), y cuando un grupo llega a su máximo disponible, no permite la entrada a más personal del mismo grupo, hasta que su contador no disminuya en las salidas del mismo personal de la zona (plazas de un parking por ejemplo) controlada.Dicho módulo PK, requiere el módulo de control de accesos de personal.

CONTROL DE MATRICULAS Y PLACASParte del módulo de parking que permite la lectura de matrículas de vehículos.Su función es identificar los vehículos, y asignar la identificación a una entrada o salida de personal.Dependiendo de los módulos instalados, podemos asignar la lectura de matrículas a personal de tiempos y asistencia, o a visitas.

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ADD MODULOS ADICIONALES

TERMINAL VIRTUAL Y KIOSKO

Módulo que permite insertar fichajes a través de una web configurada para ello.Ejemplos de Web para dicha función:Un ordenador con una pantalla táctil simulando un terminal de fichaje.Una Web que permita insertar un fichaje.Una Web a la que se tenga acceso por Internet, para realizar fichajes desde el exterior (por ejemplo en los comerciales)

LOCALIZACION DE PERSONAS

Módulo que permite consultar la localización del personal.Ejemplos de Web para dicha función:

• Un ordenador con una pantalla táctil para buscar en que planta se ubica una persona.

• Saber en caso de incidente, donde está ubicado el personal en tiempo real.Buscar personal en un edificio, complementando con información añadida del mismo, como por ejemplo en caso de una ausencia corta, cuando va a regresar

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ALCANCE DE PRODUCTO

CARACTERISTICAS

Solución orientada a las necesidades corporativas. Solución escalable en función del crecimiento de la empresa. Solución integrable a los sistemas de nóminas, sistemas de recursos humanos,

sistemas de repositorio de usuarios. Implementación sencilla y rápida. Procesos automáticos. Plataforma funcional basada en acceso WEB. Permite ser gestionada desde cualquier punto y controlada por distintos

administradores de la empresa/s.Accesos a la solución mediante controles mediantes Biometrías.Auditorias exportables y consultables en distintos formatos. Herramientas de ayudas al administrador y al empleado.Potente motor de consultas

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PROTECCIONES DE ACCESO A SISTEMA

SEGURIDAD LOGICASEGURIDAD LOGICA

POSIBILIDAD DE ACCESO MEDIANTE SISTEMAS DE AUTENTICACION FUERTE

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Hardware Asociado

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SEGURIDAD LOGICASEGURIDAD LOGICA

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BENEFICIOS

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Eficiencia operacional

Optimización de Recursos de la empresa

Reducción de costes

Aumento de producción

Aumento resolutivo y toma de acciones

Garantiza el retorno de la inversión

Aplicación de arquitectura única

Interfaz de usuario homogéneo y consistente y distribuidos distintos segmentos

Herramientas de alta productividad operacional y control de activos

Mayor valor empresarial

Aumento de la eficiencia empresarial

Herramienta con sistemas de Autorizaciones Autenticaciones Auditorias

Gestión de accesos a través de Logon y Password, Biometría, smartCard, electrónica combinada

Amplía la seguridad en el mas alto nivel de rendimiento

Actualizaciones garantizadas

Cumple los requerimientos exigidos LOPD Y SOX / ISO/IEC 27001 / 27002

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GRACIAS

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SOLUCIONES AVANTAE

www.avantae.com