Bli kvitt møtehelvetet

Peanuts Brilliant Collaboration, 4. desember 2014Ine Thereze Gransæter (@infame) & Ann Elin Schüssel

http://vimeo.com/mannavhuse/review/113268143/63cb7e2d26

40% av møtetiden er bortkastet.

Kilde: Henning Bang, møte- og adferdsekspert, PhD og professor i psykologi, UiO

Bortkastet møtetid per ansatt/år:Prislapp: 75.000 kroner

(tilsvarer 300 arbeidstimer)

Kilde: Henning Bang, møte- og adferdsekspert, PhD og professor i psykologi, UiO

Sykefravær per ansatt/år:Prislapp: 41.120 kroner

(tilsvarer 118,5 arbeidstimer)

Kilde: NAV/Sintef/NHO

Sykefravær: 41.120 krBortkastet møtetid: 75.000 kr

For mange møter?

For lange møter?

For lite produktive møter?

For få gode møter?

Så, hva er problemet?

Avdelingsmøte

Kundemøte

Allmøte

Styremøte

Drop in-møte

Hva slags møte?

De som kommer for sentInnta plassene & kaffekopperMultitaskingOppmerksomhetssviktDe med stort egoDumme gjentagelserAgenda-svikt

Tidstyver

Kunsten å ikke ta det personlig

Følelser Fakta

You can’t win them all …

1. Er det virkelig sant?

2. Hvis det er sant, hvordan føles det?

3. Hvis det ikke er sant, hvordan føles det?

Spør i vei

” Hva er mitt mål med møtet?

Hvem møter jeg? Hva er andresforventninger og mål? Disse tre spørsmålene er sentrale i mine forberedelser til viktige møter.

Håkon Haugliadministrerende direktørAbelia, NHOs forening for

kunnskaps- og teknologibedrifter

For mange møter:Skulk møter.

Kutt ut å ha møter.

Takk nei!

Grep som funker

For lange møter:Agenda-avklaring.Klare overganger.Hank inn de som sporer av.Kortere møterSkap energi.Gjør noe uventet.By på motiverende eksempler.Løft tema.

Grep som funker

Hva kjennetegner gode møter?

” Et godt møte har et nivå av kjemi og tillit, gode saksforberedelser, mental tilstedeværelse, en god introduksjon av bakgrunn og formål, og ikke minst en klar oversikt over oppfølgingspunkter som det er enighet om å levere på i etterkant.

Anita Krohn Traasethadministrerende direktør

Innovasjon Norge

Høy positivitet+ lav produktivitet Kollegial, vennskapelig Endringsmotstand Ikke resultatorientert

Høy positivitet + høy produktivitet Arbeidsglede/teamspirit Oppsøker endring Resultatorientert

Lav positivitet+ lav produktivitet Mye kritikk/humørløst Kortsiktig orientering/

brannslukking Et skritt frem, to bakover

Lav positivitet+ høy produktivitet Overdreven fokus på bunnlinjen Sliten/utbrenthet Konkurranseorientert

og pågående

Posi

tivi

tet

Produktivitet

Kutt møtetiden med 50%.Møtet skal løfte saken opp på neste nivå.Beslutningsstyrke = prioritet nr 1.Snakke utifra beslutningen, ikke saken.Se og vise helhet.Møteleder: Ikke interessert i personlig

uenighet.

Et stjerneeksempel

1. Tid2. Penger3. Kunnskap4. Erfaring5. Andre mennesker6. Nettverk7. Selvtillit

Hinderløypa

1. Hva må du slutte med?2. Hva må du begynne med?3. Hva må du gjøre mindre av?4. Hva må du gjøre mer av?

Kontrollspørsmål

Må du i dette møtet? Må du være med på hele møtet? Kan du bidra på annen måte? Kan møtet holdes på en annen måte? Er du godt nok forberedt? Har du nok energi? Tenker du nok felles utbytte/helhet?

Egenprepping

Avklaringer: Haster det?

Er det viktig?

Kan du droppe det/delta delvis?

Skulking er sunt og frigjør tid.

Før møtet

Ha

ster

Viktig

Skal du gå i møtet?

Gjør denne øvelsen til en vane

før du takker ja til en møteinnkalling.

Haster + ikke viktig = Svar kanskje

Haster + viktig = Svar ja

Haster ikke + ikke viktig = Svar nei

Haster ikke + viktig = Svar senere

Nei Senere

JaKanskje

Under møtetKommunikasjon:

Kroppsspråk.

Stemme.

Innhold.

I den rekkefølgen.

Myke verdierFølelser:Ta med kaffemaskinpraten inn.

Ha møtet på et ålreit sted.

Anerkjenn og lytt.

Inngangen bestemmer utgangen

Harde verdierFakta: Tydelighet.

Skarpe, gode spørsmål.

Handling, ikke bare ord.

Magefølelse forbudt som styringsverktøy.

Møtetyper

Virtuelle møter

Telefonmøter

5-minuttersmøter

Gående møter

Etter møtetGjennomføringsevne:

Ansvarliggjøring

Tidsfrister

Referat

Skal lede til noe konkret.

Huskelapp!

Inngangen bestemmer utgangen.

Tusen takk for oss!

Ine Thereze GransæterCEO og partneritg@mypocket.noTlf: + 47 452 71 900Linkedin: http://no.linkedin.com/in/inetgTwitter: @infame

Ann Elin Schüsselmastercoach og partneraes@mypocket.noTlf: +47 924 36 833Linkedin: http://no.linkedin.com/in/schussel