O Papel de BPM na Construção de Modelos de Referência e Boas Práticas

BPM Global Trends 2014Davison Ferreira e Pedro Ferreira

O PROBLEMA#oProblema

Como aportar gestão a 23 HUF’s?

#oProblema

ENTENDENDO O CONTEXTO#contextualizandoEbserh

Conhecendo a empresa

#contextualizandoEbserh

Empresa Brasileira de Serviços Hospitalares

– Empresa Pública de Direito Privado

– 100% capital público (Estatal)

– Vinculada ao Ministério da Educação – MEC

– Constituída em 12/2012 (2 anos e 6 meses)

– 23 filiais (hospitais contratados)

– Cerca de 10.000 empregados até final do ano

• 2.000 contratados em 09/2014

Saiba mais em http://www.ebserh.gov.br

Conhecendo a empresaSaiba mais em

http://www.ebserh.gov.br

#contextualizandoEbserh

Conhecendo a empresaSaiba mais em

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• Processo de adesão e contratualização

– A universidade federal contrata a EBSERH

• Depois da adesão são meses elaborando contrato

– Período de transição para a gestão plena das filiais

• Os servidores são cedidos para a EBSERH

Construção da relação Sede e Filial• Respeitar diferentes culturas e práticas• Estabelecer processos bases “semelhantes”

“processos padronizados e flexíveis”

#contextualizandoEbserh

Pense conosco...

#oProblema

Como você construiria um modelo para prover a gestão de 23 hospitais, considerando as suas particularidades, históricos, contextos e experiências?

- Desenvolvimento individual (5 minutos)- Desenvolvimento em dupla (5 minutos)- Compartilhamento (10 minutos)

Escritório de processos

Missão Fomentar melhorias e transformações organizacionais que agreguem

valor à sede, filiais e congêneres por meio da gestão por processos.

Visão Ser reconhecido na empresa como um polo de geração de resultados

alcançados a partir da implantação da gestão por processos

Crenças e valores Compromisso em desenvolver os processos com foco no cliente.

Busca pela integração do trabalho entre as áreas.

Parceiro das unidades para que essas obtenham os melhores

resultados.

Responsáveis por fomentar boas práticas na gestão por

processos.

Inovação para construir padrões de excelência

#contextualizandoEbserh

Preparação da gestão

HOJE GESTÃO DE PROCESSOS NA SEDE

Estruturação do Escritório de Processos Implantação da Gestão por Processos (Programa)

Gestão por processos (Operações continuadas)

AMANHÃ (Próximos anos) GESTÃO DE PROCESSOS

Estruturação do Escritório de Processos nas Filiais

Implementação do modelo de gestão da empresa

Gestão por processos (Operações continuadas)

GESTÃO DE PROJETOS “Fomentar o planejamento”

Implantação do Escritório de Projetos na SEDE

Implantar o modelo de Gerenciamento de Projetos (Programa)

Gestão de projetos (Projetos)

#contextualizandoEbserh

Temos que fomentar o planejamento...

nem sempre somente a execução resolve

Estruturação do programa

Estruturação da Gestão HospitalarAlinhar o planejamento estratégico

Governança CorporativaPromover a Gestão por Processos, Compatibilizar o modelo de Gestão do AGHU, Subsidiar o Controle Interno, Buscar a Melhoria Contínua e Fortalecer a Gestão por Indicadores

Qualificação da Atenção à SaúdeFomentar as Linhas de cuidado e Fortalecer a Regulação Interna

EBSERH SEDE EBSERH HUs

Pilar

Eixos

Programa de Implantação de Gestão por Processos

Estruturação da Gestão de ProcessosOrientar a definição estratégica, fortalecer a Cadeia de Valor e Promover o Escritório de Processos

#contextualizandoEbserh

Escritório de processos

Programa do Escritório de Processos Implantação da Gestão por Processos.

2014 2015 2016

• Estruturação do Escritório de Processos na SEDE

• Elaboração do 1º caderno de processos base e práticas

• Elaboração do modelo de governança da SEDE

• Foco na implantação e conhecimento

• Estruturação dos primeiros Escritórios de Processos nas filiais

• Elaboração do 2º caderno de processos base e práticas

• Foco em melhorias dos processos (transformação)

• Estruturação de todos os Escritórios de Processos nas filiais

• Elaboração do 3º caderno de processos base e práticas

• Fomentar o desenvolvimento de filiais por outras filiais

Revisão e elaboração do planejamento do

próximo ano

Revisão e elaboração do planejamento do

próximo ano

Revisão e elaboração do planejamento do

próximo ano

#contextualizandoEbserh

Processo evolutivo (Maturidade Organizacional e Cultura)

Evolução é a alma do negócio...

com maturidade organizacional e cultura fomentada

Cadeia de Valor (Em revisão)

A revisão focada na definição estratégica da

empresa

#contextualizandoEbserh

Trabalhando o “Foco no cliente”

O que é bom para um cliente...

pode não ser para o outro.

Escritório de processos Estruturação do escritório de processos

Posicionamento do Escritório de Processos

Visão SEDE-EBSERH Visão SEDE-Filiais (HUs)

Avaliar Nível de Maturidade das ÁREAS (SEDE) e FILIAIS

Identificar a necessidade de Capacitação visando ganhar maturidade

Formar líderes de projetos de transformação nas áreas Formando os profissionais e definindo diretrizes para serem seguidas

#contextualizandoEbserh

Núcleo Integrado de Gestão Implantação da Gestão por Processos

Composto por representantes da EBSERH sede e hospitais* para:

• Definir e monitorar indicadores;

• Identificar desvios e boas práticas;

• Orientar internamente as ações;

• Propor melhorias e ações de contorno;

• Manter e evoluir o modelo de gestão.

#contextualizandoEbserh

Referências para gestão hospitalar

Modelos elaborados em conjunto com os hospitais universitários, aproveitando conhecimento existente, e a excelência do Hospital Sírio-Libanês.

Análise de aderência e

boas práticas

• Gestão hospitalar

• Gestão da clínica

• Humanização

• Hotelaria

• Compras

• Admin-financeiro

• Eng. Hospitalar

Análise de Gaps

• Admin-financeiro

• Pessoas

• Suprimentos

• SUS

#contextualizandoEbserh

Sistema AGHU

Sistema para fomentar um modelo de gestão na prestação de serviços nos Hospitais Universitários

• 17 Hospitais Universitários com o

sistema implantado

• Previsão de 23 hospitais até do

final do ano (2014)

• Gestão da prestação de serviços e

recursos

• Prontuário eletrônico do paciente• 82 módulos instalados nos hospitais

• 108 módulos previstos até final do ano

#contextualizandoEbserh

“Tecnologia da informação na gestão hospitalar”

As tecnologias evoluem...

mas as práticas nem sempre.

CADERNO EBSERH#cadernoEbserhIntegrando

Fusão x Gestão

Filiais EBSERH

São 50 Hospitais Universitários)

Hoje (06/2014) são 23 contratados

Cultura de trabalho existente e aspectos Regionais

Processos definidos/indefinidos

Alta rotatividade de profissionais (Entrada dos concursados)

Vivência do dia a dia (realidade hospitalar)

Gestão da SEDE

Necessidade de “padronização” e redução de situações pontuais

Gestão centralizada por meio de indicadores

Processos que possibilitem a mesma leitura e comparações

Vivência da Sede (distância da realidade hospitalar)

A definição estratégica da SEDE deve ser muito clara para minimizar o processo de incorporação das filiais

#cadernoEbserhIntegrando

#cadernoEbserhIntegrando

Desafio...

“Padrão” considerando as particularidades

Processo: ”Realizar consulta”

VisãoSEDE

VisãoFilial

ProcessoBASE

(comum a todos ou maioria analisada)

Práticas de processo

Do Processo Base surge:• Execução padronizada na rede• Gestão por meio de Indicadores

• Mesma interpretação dos resultados• Monitoramento da execução

Das Práticas surgem:• Catálogo para ser analisado pela SEDE

• Conhecimento e reconhecimento das práticas• Boas práticas para serem compartilhadas • Identificação de práticas não indicadas

Recomendação geral PLANES: Analisar os

processos sob o enfoque da flexibilidade

#cadernoEbserhIntegrando

Estamos buscando construir com os envolvidos...

porque a prática é fundamental nesse processo

Abordagem metodológica

#cadernoEbserhIntegrando

Processos trabalhados

Processos que permeiam AGHU

Ambulatório (15 processos)

Internação (15 processos)

Farmácia (15 processos)

Estruturação da Gestão Hospitalar (PLANES)

AT 12 – Obras (6 processos)

AT 16 – Materiais (5 processos)

AT 15 – Compras (10 processos)

AT 26 – Equipamentos (5 processos)

AT 19 – Pessoas (4 processos)

* Os outros ATs já possuem iniciativas junto aos

hospitais universitários (pesquisas, custos, etc)

Aproximadamente

75 processos com modelos

base e catálogo de práticas reconhecidas

#cadernoEbserhIntegrando

Filiais em análise

Filiais EBSERH

HUB (DF)

HUMA (MA)

HC UFMG (MG)

HUSM (RS)

HUGD (MS)

HUCAM (ES)

HUOL (RN)

HUTM (MG)

HUPI (PI)

HUAM (AM)

* Hospitais na elaboração do PDE do Sírio-Libanês em 2014

2014

2015

#cadernoEbserhIntegrando

Todas as filiais serão envolvidas...

pois terão o mesmo espaço nessa construção.

Dinâmica de construção do caderno

#cadernoEbserhIntegrando

HUB1

Cronograma do Caderno EBSERH

Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez Jan

HUMA2

HUSM3

HC UFMG4

HUCAM5

HUGD6

Workshop7

Planos de implantação

8

• 75 processos base definido para a SEDE fazer gestão

• Caderno de práticas dos processos

• Grupo mantenedor do AGHU

• Filiais participando da construção

#cadernoEbserhIntegrando

Diferentes tipos e práticas

#cadernoEbserhIntegrando

1.Processos Base: processos que serão adotados por todos os HUF

2.Práticas Padrão: práticas que serão adotadas por todos os HUF

3.Práticas Recomendadas: práticas de alto nível de desempenho que, idealmente, devem ser adotadas, mas que não serão padronizadas no momento devido a especificidades locais ou ao nível de maturidade exigido

4.Práticas Não-Recomendadas: práticas que não devem ser adotadas. A descontinuidade dessa prática, será considerada na Agenda de Melhorias e no Plano de Implantação

É importante qualificarmos as práticas...

ajudará na tomada de decisão do trabalho.

Agenda do workshop

#cadernoEbserhIntegrando

O Workshop Caderno EBSERH acontecerá em novembro e serão discutidos todos os processos desenvolvidos ao longo das etapas

Preparação para o workshop

#cadernoEbserhIntegrando

Elaboração do Processo Base e levantamento de práticas e melhorias sugeridas pelos HUF’s visitados

Plataforma colaborativa (EAD) e reuniões com especialistas da EBSERH Sede para definição e alinhamento de propostas para o Workshop

Validação do Processo Base e definição das Práticas a serem implantadas pelos HUF’s

A preparação para o workshop é fundamental...

senão os envolvidos não se entendem.

Exemplos de resultados esperados

#cadernoEbserhIntegrando

Uma construção coletiva é muito agregadora...

minimiza a chances de erro.

QUESTÕES CRÍTICAS#ajudandoaPensarNaMelhoria

Questões críticas

#ajudandoaPensarNaMelhoria

Por que adotar um modelo de Práticas?

Como estabelecer um processo base que atenda às diversas realidades?

Qual o nível de detalhamento deve ser levantado para as práticas?

Como mobilizar tantas organizações, áreas e pessoas diferentes?

Como evoluir o modelo para novos níveis de maturidade?

Como envolver cada vez mais pessoas na construção dos modelos de processos?

Davison Ferreira, PMP, CSM, CFPS

Coordenador de Gestão de Processos EBSERH/DGPTI/CGP

davison.ferreira@ebserh.gov.br

@davisonsilva