AUSAPE Nº 5 Enero 2008

Caso de Éxito

Bodegas Torres. Automatización de laFuerza Comercial integrada con SAPFundada en 1870, Bodegas Miguel Torres es una empresa familiarelaboradora y exportadora de vino, líder en el sector de vinos ybrandies, con presencia en 140 países a través de filiales y oficinascomerciales. Actualmente, la empresa cuenta con 800 empleados, ypara la elaboración de sus productos cuenta con más de 1.700hectáreas y con bodegas en España, Chile y California.

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tema SAP R/3 en online, con funcionalidadpara los administrativos/as de las delegaciones. Cuando los equipos comerciales sincronizan sus

PDAs, o los gestores, desde las delegaciones, acce-den al Portal Web de Torres, lo hacen directamentecontra SAP R/3, y no contra un sistema interme-dio. Todos lo usuarios (Comerciales, Jefes de Venta,Administrativos,…), por tanto, acceden al mismodato (a la misma base de datos) independiente delcanal de acceso (PDA, Portal Web o SAP GUI).

De esta manera se consigue un doble objetivo:– Por un lado, con el portal web se simplifica la

complejidad de las transacciones de SAP y sepotencia su usabilidad.

– Y por otro, se automatiza la fuerza comercialcon una solución que permite trabajar con laaplicación in situ con el cliente, siendo portanto una herramienta de soporte a la gestióncomercial, y optimizadora del flujo de la cadenade suministro.

La solución: el nuevo Sistema de PreventaEl nuevo Sistema de Preventa está compuesto porlos siguientes sistemas: SAP R/3, como sistema“backend” sobre el que se gestionan todos los pro-cesos comerciales, logísticos, financieros, etc.; laPlataforma de Movilidad con la que trabajan loscomerciales para la captura de pedidos, cobros,audit del punto de venta, etc.; y el Portal Web,sobre el que trabajan los gestores comerciales en lasdelegaciones.

El sistema SAP R/3 soporta las siguientes funcio-nalidades: maestro de clientes, productos y condicio-nes comerciales (precios, promociones, impues-tos,…); gestión de visitas de preventa; gestión deobjetivos de los comerciales; procesamiento automá-tico en SAP R/3 de los ciclos comerciales(pedido/devolución/entrega/factura) originados desdelos dispositivos móviles y el Portal Web; gestión delintercambio de datos entre SAP R/3 y los dispositi-vos móviles, identificando cargas iniciales o sincroni-zaciones delta de datos; monitorización y log de losprocesos de sincronización e intercambio de datos;gestión de versiones y de distribución del software;gestión de usuarios móviles y autorizaciones.

La Plataforma de Movilidad, está compuestapor las aplicaciones móviles de Preventa y Gestióndel Punto de Venta, los dispositivos móviles(PDAs) en los que se ejecutan dichas aplicacionesy el middleware de movilidad, que permite la sin-cronización información entre los dispositivosmóviles y SAP R/3.

Las aplicaciones de movilidad trabajan en eldispositivo en modo off-line . Esto es, trabajan

D esde el año 1997, la fuerza comercialde TORRES en la península (100comerciales distribuidos en 9 delega-ciones) disponía de una herramienta

portátil para llevar a cabo su tarea diaria. Toda lainformación acumulada durante su jornada laboral,era trasmitida, al final del día, a su central enVilafranca.

Dicha herramienta, se ejecutaba sobre ordena-dores portátiles, lo que dificultaba su utilizacióndurante la actividad diaria, especialmente en pre-sencia del cliente. Por ello, al terminar la jornadalaboral, la práctica habitual de los gestores/as con-sistía en capturar la información de pedidos, bonifi-caciones, etc… recopilados a lo largo del día.

Adicionalmente, desde enero de 2006, con laimplantación de plataforma mySAP esta herra-mienta se integró con SAP R/3 y SAP BW. Comoresumen indicar que dicha solución estaba basadaen una arquitectura clásica de movilidad, que ges-tiona el intercambio de información medianteficheros y sistemas de buzones.

Objetivos del proyectoEl objetivo general del proyecto era la sustitucióndel anterior sistema de gestión comercial utilizadopor la fuerza de ventas de TORRES, por una nuevasolución de movilidad completamente integradacon SAP R/3. El nuevo sistema debía garantizar laconsecución de los siguientes objetivos:– Ser una herramienta de trabajo útil para el ges-

tor/a comercial, que permita realizar las tareasuna sola vez, y le proporcione la informaciónnecesaria cuando la requiera (durante la activi-dad comercial con el cliente).

– Ejecutarse en dispositivos móviles PDA, quepermitan la consulta y captura de informaciónen el momento de la gestión.

– Estar totalmente integrado con SAP R/3 y SAPBW y permitir futuras integraciones con otrocomponentes de mySAP Business Suite.

– Optimizar el flujo de la cadena de suministro,mediante el registro de los pedidos en el sistemainmediatamente a su captura en el dispositivo.

– Ser plataforma sólida, segura y robusta, quegarantice los procedimientos de comunicacióny sincronización entre los dispositivos móviles yla central, la confidencialidad de los mismos yofrezca mecanismos de recuperación ante posi-bles errores o averías.

– Ir más allá de la entrada de pedidos e importa-ción de acuerdos comerciales.

Enfoque de soluciónDe acuerdo con las directrices y requerimientosestablecidos por TORRES, Consultia IT ha enfoca-do el proyecto con una doble vertiente:– Aplicación de Movilidad integrada con SAP

R/3 en un dispositivo PDA para la actividad dela fuerza comercial (consulta de datos maestros,captura de pedidos, cobros,…).

– Portal de Delegaciones, que consiste en unaaplicación Web totalmente integrada con su sis-

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con la información que reside en la base de datoslocal del dispositivo. Cada dispositivo contiene lainformación de negocio relevante para el/lacomercial (rutas, clientes,, etc.). Cuando un ges-tor/a sincroniza su dispositivo (vía GPRS, GSM,WIFI, WLAN,…) nivela su base de datos localcon la de SAP R/3, intercambiando las diferenciasde información entre ambas bases de datos (sin-cronización delta). La sincronización se realizadirectamente contra SAP R/3, de manera que lospedidos sincronizados pueden comenzar a tratarseinmediatamente. Se evita por tanto, la utilizaciónde bases de datos intermedias e interfases en fondo(comunes en los sistemas de movilidad que utili-zan sistemas buzones para el intercambio de fiche-ros), que retrasan la llegada del pedido a SAP R/3y pueden ocasionar pérdida de información ante lacaída de cualquier sistema intermedio.

Además, la aplicación es capaz de replicar enlos dispositivos la determinación de precios(esquema de cálculo) que realiza SAP R/3 en lacaptura de un pedido, aplicando para cada combi-nación cliente/producto los precios, descuentos eimpuestos correspondientes. Para ello, mediantealgoritmos de clusterización se ha conseguido ges-tionar volúmenes de datos superiores a dos millo-nes de registros en el dispositivo con un rendi-miento eficiente.

Ambas aplicaciones están basadas enMicrosoft .Net Compact Framework, lo cualgarantiza la compatibilidad con versiones futurasde Windows Mobile. Adicionalmente, disponende capacidades de regeneración automática de laaplicación en casos de descarga de la batería, rotu-ra del dispositivo, etc.

Por último, el Portal es utilizado por los gesto-res y administrativos en las delegaciones que, a tra-

vés de él, trabajan directamente contra SAP R/3.Cada usuario tiene asociado un perfil, por lo quesolamente accede a las transacciones y datos habili-tados para él. El portal ha sido desarrollado en unservidor de aplicaciones java con tecnología J2EE.

BeneficiosLa implantación del nuevo Sistema Comercial dePreventa ha supuesto para Torres los siguientesbeneficios:– Optimizar el flujo de la cadena de suministro,

reduciendo en hasta 24 horas el tiempo derecepción de los pedidos y aumentando la agili-dad en la gestión del mismo.

– Realizar una gestión comercial más eficiente, alpermitir el acceso a información antes o duran-te la visita al cliente.

– Disponer de un único sistema que centraliza lainformación comercial, SAP R/3 integrado entiempo real con el Portal Web y la Plataformade Movilidad (se evitan los sistemas interme-dios). Todos los actores del proceso comercialacceden a la misma información, 'dato único'.

– Disminuir costes relacionados con el hardware(servidores en delegaciones) y licencias (soluciónde movilidad).

– Disponer de una plataforma tecnológica nopropietaria y renovada. ■

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Aplicación de Preventa:

– Gestión de datos Maestros (clientes, produc-tos y condiciones comerciales).

– Gestión de Visitas.– Captura y Seguimiento de Pedidos de

Preventa.– Gestión de Promociones.– Gestión de Referenciación por punto de

venta.– Consulta de Objetivos.– Hojas de Gastos.– Interconexión directa con SAP R/3.Aplicación de Gestión del Punto de Venta:

– Maestro de Clientes.– Gestión de Productos Torres.– Gestión de Productos Competencia.– Gestión de Productos PLV.

– Gestión de Acuerdos.– Audit. del Lineal.– Interconexión directa con SAP R/3.Portal Web

– Gestión de datos Maestros (clientes, produc-tos y condiciones comerciales).

– Gestión de Visitas.– Gestión de Pedidos y Devoluciones.– Revisión de los datos transmitidos por los

Dispositivos.– Gestión de Promociones Comerciales.– Gestión de Objetivos de los Comerciales– Hojas de Gastos– Gestión del Punto de Venta.– Administración de Dispositivos– Consulta de Informes.– Gestión de Usuarios y Autorizaciones.

Resumen de funcionalidades

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