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Caso: Ascensores El elevador
Bogotá: Calle 97A No. 10-09 Bogotá, DC. Teléfonos (571) 600-9115 y ( 571) 257-4244 ; e-mail: [email protected] Medellín: Carrera 45A 34sur-57 Torre 3 local 132, Envigado, Ant.,Teléfono (574)444-2115 y Fax:(574)332 6962E-mail: [email protected]
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Ascensores “El Elevador” es una empresa que se dedica a la fabricación, instalación y
mantenimiento de ascensores para el sector comercial y residencial.
Se realizó una auditoría interna al Sistema Integrado de Gestión que incluyó una visita a dos
clientes: un conjunto residencial en el que se estaban remodelando los ascensores y un centro
comercial en el que se estaba haciendo mantenimiento periódico.
La empresa cuenta con un portafolio de productos y servicios que es elaborado por el equipo de
mercadeo. Se promociona mediante la página web y también en las visitas que realizan los
ejecutivos comerciales. Los clientes pueden ingresar pedidos directamente en la página web o
comunicarse con los ejecutivos comerciales para que ellos los tramiten. También se identificó que
la empresa es invitada a participar en licitaciones. El responsable mostró el procedimiento Venta
por licitaciones el cual tenía la versión vigente según el listado maestro de documentos. Se
solicitaron los registros de las licitaciones en las cuales participó la empresa en el año anterior y se
verificó lo siguiente: el pliego de la licitación 2014-02, exigía la instalación de los ascensores en 8
días hábiles a partir de la reunión de inicio del contrato. El pliego fue analizado por un equipo
interdisciplinario conformado por representantes de las áreas Comercial, Producción e Instalación.
En la carpeta del proceso se vieron las actas de las reuniones del equipo conformado para la
preparación de la oferta. En una de ellas, el responsable de instalación, hizo énfasis en que los
ascensores podían entregarse a los 20 días de la reunión de inicio teniendo en cuenta el tipo de
edificación. El contrato fue firmado en los términos establecidos en el pliego y en las actas no se
encontró ningún comentario relacionado con las acciones a tomar para cumplir con el plazo
establecido.
En el proceso de abastecimiento se verificó que se elaboran órdenes de compra en el sistema de
información tanto para bienes como para servicios. Para el servicio de instalación, el cual es
subcontratado, se verificaron las órdenes de servicio del año vigente las cuales incluyen: # de
instaladores requeridos y dirección del cliente. Al preguntar por las demás condiciones del servicio
y las de gestión ambiental y SST, el jefe de compras expresó que este proveedor llevaba
trabajando con la empresa casi 15 años así que conoce muy bien la forma de trabajar, por lo cual
estos requisitos no requieren ser formalizados. El auditor pudo ver los registros de la calificación
anual de los proveedores nacionales. Los proveedores del exterior, en algunos casos presentan
incumplimientos. El auxiliar de compras dice que no hacen ninguna evaluación por ser del exterior.
Durante el recorrido, en la bodega de materia prima, se encontraba personal de un contratista
montando unas estanterías nuevas el cual contaba con el equipo para trabajo en alturas. Luego,
en la entrevista con el jefe de bodega, se solicitaron los registros de la competencia del personal
del contratista para el trabajo en alturas pero no se encontraron en la respectiva carpeta.
Respondieron que asegurar esta condición es responsabilidad del contratista y que El Elevador
asume que por ser un requisito legal el contratista lo cumple.
Caso: Ascensores El elevador
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En el recorrido por la planta, el supervisor de producción mostró al auditor, el programa de
producción del mes, que utiliza para planear actividades tales como la solicitud de materia prima y
asignación de actividades a los puestos de trabajo.
Se revisaron los planes de inspección del producto y se encontró que en el área de Aseguramiento
de calidad, se dejan registros de la realización de algunas de las pruebas definidas y otras
características son verificadas en planta. El jefe de Aseguramiento y el supervisor de planta, según
los resultados de las verificaciones, indican si el producto puede continuar su proceso. Los
registros no incluyen estas indicaciones ni el nombre de quien da la aprobación final del lote.
Los operarios de la planta y auxiliares de bodega conocían muy bien la política de gestión y el
alcance de los procesos. Al preguntar por la forma de almacenar el producto terminado en la
bodega, los auxiliares dieron respuestas diferentes. Sin embargo no había ningún producto
deteriorado ni se habían presentado incidentes en la bodega; de otra parte, se observó que en la
zona de desempaque y alistamiento de material para surtido a la línea de producción, se
encuentran materiales de empaque como papel, icopor, plástico, maderas, estibas y partes de
guacales que se consolidan en un contenedor para proceder posteriormente con su disposición.
Algunos de los materiales que se encuentran en el contenedor presentan manchas de aceites y
grasas y las maderas puntillas y grapas expuestas. En los documentos del proceso de Logística, no
se encontraron criterios definidos para desempaque, almacenamiento, identificación y manejo de
los materiales almacenados ni para el manejo de los residuos que resultan del desempaque de los
materiales.
En el recorrido por el conjunto residencial donde se estaban remodelando los ascensores se
encontró lo siguiente: los instaladores utilizaban planos para que contaban con versión y fecha la
cual correspondía con las del listado de documentos entregado al auditor. Además de los planos el
supervisor tenía una carpeta con instructivos y manuales que le habían sido enviados desde la
planta. Los instaladores conocían los instructivos de instalación. Se vio un punto ecológico en el
cual se encontraron tres tipos de canecas; al revisar en el interior, se identificó que no se estaban
disponiendo los residuos establecidos para cada tipo de caneca según el manual de residuos. Al
preguntar por los incidentes, indicaron que hace tres meses se presentó uno cuando el supervisor
se enredó con unas herramientas que estaban en el piso y al caerse se hizo una cortada en un
brazo. De este incidente se tenía el reporte a la ARL pero no habían realizado ninguna
investigación.
En el recorrido por el centro comercial donde se estaba realizando un mantenimiento periódico,
se encontró lo siguiente: todos los ejecutores de mantenimiento entrevistados expresaron que los
instructivos de mantenimiento preventivo, igual que el manual de residuos y de químicos, habían
Caso: Ascensores El elevador
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sido elaborados en la planta y que nunca los tenían en las instalaciones de los clientes, para su
consulta. Se evidenció el uso de los EPP por parte de todos los ejecutores, según lo establecido en
la tabla de Elementos de protección personal. En la matriz de peligros y riesgos se definió la
inspección trimestral de los equipos de trabajo en alturas. Al solicitar estos registros, el supervisor
indicó que los EPP recibían muy buen trato así que no veía la necesidad de hacer estos chequeos.
En entrevista con el gerente, se le solicitó el acta de la más reciente revisión por la dirección. Este
registro fue mostrado directamente del sistema de información. No se encontró en él,
información relacionada con el estado de las acciones correctivas, las quejas de la comunidad, el
seguimiento a los objetivos ambientales ni el estado de la investigación de incidentes.
