Comunicación Eficaz en una Organización - Guido Gallegos, Azteca Comunicaciones

Marcus Evans Latin CFO Summit

Comunicación Eficaz en las Organizaciones Noviembre 19 – 20, 2015

Guido Gallegos R. Azteca Comunicaciones Perú

Este documento es estrictamente confidencial 1

Agenda


Objetivo: Mantener una optima gestión continua de las

relaciones con las partes interesadas tanto internas como

externas a la organización

- Desarrollar habilidades de conciliación departamental para desarrollar

propuestas en conjunto y que involucre a las partes interesadas.

- Cultivar el entendimiento como un valor corporativo para el desarrollo

de proyectos internos con los distintos departamentos de una empresa.

- Generar acercamientos continuos entre las distintas areas del negocio

para optimizar el uso de recursos y retornos.

- Incentivar el perfeccionamiento de procesos en la organizacion, para

maximizar beneficios a largo plazo.

Objetivo: Mantener una optima gestión

continua de las relaciones con las partes

interesadas tanto internas como externas a la

organización

- Desarrollar habilidades de conciliación departamental

para desarrollar propuestas en conjunto y que

involucre a las partes interesadas.

- Cultivar el entendimiento como un valor corporativo

para el desarrollo de proyectos internos con los

distintos departamentos de una empresa.

- Generar acercamientos continuos entre las distintas

areas del negocio para optimizar el uso de recursos y

retornos.

- Incentivar el perfeccionamiento de procesos en la

organizacion, para maximizar beneficios a largo

plazo

Agenda


• Habilidades de Conciliacion departamental,

propuestas en conjunto, involucrar a todas las partes

• Cultivar el entendimiento como valor corporativo, en

el desarrollo de proyectos internos.

• Generar acercamientos internos, optimizar recursos.

• Incentivar perfeccionamiento de procesos.

Entregable

Cual es el entregable?

Que llevan de vuelta a “casa”?


Entregable

Cual es el entregable?

Que llevan de vuelta a “casa”?


- Comunicación

- Experiencia

Enfoque Interno, Conciliar Visión – Objetivos

Compartir Experiencia y Herramientas

Mapa – Presentación

Comunicación Base

Stakeholders

Aspectos Comunicacion


Experiencia

Proyectos

Presupuestos

Comunicación

Personalidades - MBTI

Diversidad Cultural

Crecimiento Mejora en Comunicacion

- Leng. Corporal - Influencia

Alinear Vision

Def. Objetivos

Compensacion Variable

Teoria / Otros - Comunicación Efectiva - Hi Pots - Buena Comunicación

Stake Holders

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Aspectos en la Comunicacion

Cultura Organizac.

Abierta

Confidencial/Cerrada


Tipo

Individual

Grupal

Tipo II

Interna

Externa

Medio Directa: verbal, corporal. Indirecta: email, telf.

Medio II Digital: Website, Blog,

Digital II: Social Media,

Twitter, etc

Difer. Personal

Personalidad (MBTI)

Especialidad/Funcion

Diferencia Cultural

Global

Latinoamerica

Generacion

X, Baby Boomer

Millenial SMS

Idioma

Local

Ingles - Nativo

Mapa - Presentacion

Comunicación Base

Stakeholders



Experiencia

Proyectos

Presupuestos

Comunicación


Diversidad Cultural



Alinear Vision

Def. Objetivos



Proyectos - Procesos

Proyectos o Procesos típicos, multi área:

• Proyecto CAPEX • Proyecto Implementación ERP, ISO u otro. • Proyecto Restructuración – Reducción de Costos • Planeamiento - Presupuesto Anual • M&A: Proceso de Fusión, NEWCO, Absorción.

Son retos usuales dentro del área de Finanzas, que involucran esfuerzos importantes de alineamiento de visión, objetivos y planes a través de la organización.

Una comunicación clara y precisa es indispensable, en algunos casos inclusive hablamos de Gestion del

Cambio “Change Management”.


Presupuestos

Comunicar vision, objetivos y proceso a las partes:

• Objetivos de rentabilidad, eficiencia (reduccion de

costos), expansion u otro. Pueden ser simultaneos.

• Administracion del proceso, fechas, entregables.

• Diversas Areas al interior y exterior de la empresa. Este documento es estrictamente confidencial

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Presupuestos

Como lo hacemos 1. Obtener visión y objetivos de Accionistas, Casa Matriz,

Alta Gerencia. 2. Comunicar de manera formal/oficial: Memo, Email por

escrito. EJM. 20080704 Budget 2009 Instructions.pdf

3. Identificar áreas complejas y/o de mayor impacto. 4. Definir plan de trabajo, incluyendo

comunicación/dirección de áreas complejas. 5. Preparar y usar data para casos complejos. Involucrar

alta gerencia.

Supervisar directamente el área/grupo con mayor impacto y/o resistencia. El resultado positivo en esta área se usa como catalizador para el resto.


//localhost/Users/GuidoGallegos/Documents/Altozano - GAF/Varios/PGGR/Marcus Evans/20080704 Budget 2009 Instructions.pdf

Presupuestos

Q&A Presupuestos

- Experiencias MAS POR MENOS, RED DE COSTOS; REUNION FINAL PARTICIPANTES CON RESULTADOS DISTINTOS;

- Aprendizajes COMUNICACION; ADECUAR PROCESO A EXPERIENCIA (IR A LOCACIONES, NO ESPERAR REUNION FINAL)

- Comentarios – Q&A


Mapa - Presentacion

Comunicación Base

Stakeholders



Experiencia

Proyectos

Presupuestos

Comunicación


Diversidad Cultural



Alinear Vision

Def. Objetivos



Comunicación - MBTI


http://www.myersbriggs.org/my-mbti-personality-type/mbti-basics/

A nivel

mundial es la

herramienta

mas usada

para

evaluaciones

psicológicas











Comunicación MBTI

MBTI ayuda a identificar las preferencias de los individuos al: 1. Mundo preferido: Externo o Interno (E/I) EXTRAVERSION - INTROVERSION

2. Información: recoger o interpretar (S/iN) SENSING - INTUITION

3. Decisiones: lógica o gente/circunstancias (T/F) THINKING - FEELING

4. Estructura: decisión o abierto (J/P) JUDGING – PERCEIVING (DECISOR O ABIERTO)

En equipo o relaciones individuales, ayuda conocer las preferencias de los otros individuos. La forma

de comunicación eficiente es distinta caso por caso.


No Directorio MBTI: imp. recordar, conocerse uno, reflexionar

• Favorite world: Do you prefer to focus on the outer world or on your own inner world? This is called Extraversion (E) or Introversion (I).

• Information: Do you prefer to focus on the basic information you take in or do you prefer to interpret and add meaning? This is called Sensing (S) or Intuition (N).

• Decisions: When making decisions, do you prefer to first look at logic and consistency or first look at the people and special circumstances? This is called Thinking (T) or Feeling (F).

• Structure: In dealing with the outside world, do you prefer to get things decided or do you prefer to stay open to new information and options? This is called Judging (J) or Perceiving (P).

• Your Personality Type: When you decide on your preference in each category, you have your own personality type, which can be expressed as a code with four letters.

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http://www.myersbriggs.org/my-mbti-personality-type/mbti-basics/extraversion-or-introversion.htm

http://www.myersbriggs.org/my-mbti-personality-type/mbti-basics/sensing-or-intuition.htm

http://www.myersbriggs.org/my-mbti-personality-type/mbti-basics/thinking-or-feeling.htm

http://www.myersbriggs.org/my-mbti-personality-type/mbti-basics/judging-or-perceiving.htm

http://www.myersbriggs.org/my-mbti-personality-type/mbti-basics/judging-or-perceiving.htm

http://www.myersbriggs.org/my-mbti-personality-type/mbti-basics/your-personality-type.htm

http://www.myersbriggs.org/my-mbti-personality-type/mbti-basics/your-personality-type.htm

Tip Comunicacion

Caso practico: Presentaciones: Hay dos tipos de personas en toda audiencia. Los amantes del detalle y los que prefieren el “big-picture”.

Empieze sus presentaciones satisfaciendo a la audiencia que prefiere data consolidada, ver el “big-

picture” . Acto seguido puede satisfacer la necesidad de detalle del otro grupo.

AL EMPEZAR CON EL BIG PICTURE MANTIENES ENGANCHADO A LOS DETALLISTAS, AL REVES PIERDES A LA AUDIENCIA DE BIG PICTURE.


Diversidad Cultural

Comunicación con culturas diversas: Experiencia

• USA - 2 años

• Tokio, JP - 4 años

• Singapur - 4 años

• Suiza - 1 año

• Mexico - 3 años


Empresa / Industria

• Sulzer - 11 años No 2 450 Mio

• Bata Shoe - 3 años CFO Latam

China / India / Tigers

Latino America

14 años fuera

Empresas Europeas

Diversidad Cultural


LATAM

• Mexico

• Chile – Unidad mas Grande

• Colombia

• Bolivia

• Peru

• Ecuador

• Nicaragua


- Ger Gnral COL HR MX

- SG & PTY hoy 20% Foreign: MX, CR,

VEN, COL

Diversidad Cultural


• Similitud en Latino America

• Culturalmente Afines, Lenguaje Comun

• Enfoque Profesional, Comportamiento.

• Diferencias en nivel de desarrollo, perfiles de mercado.

REGULACION, CORRUPCION, DISCIPLINA, en Latam, no hay FR-GER o CH-JP


Mapa - Presentacion

Comunicación Base

Stakeholders



Experiencia

Proyectos

Presupuestos

Comunicación


Diversidad Cultural



Alinear Vision

Def. Objetivos



Lecturas

Comunicación Individual – Lenguaje Corporal (Body Language) “What Every Body is Saying” Joe Navarro


“Joe Navarro, a former FBI

counterintelligence officer and a recognized

expert on nonverbal behavior, explains how

to "speed-read" people: decode sentiments

and behaviors, avoid hidden pitfalls, and look

for deceptive behaviors.

You'll also learn how your body language can

influence what your boss, family, friends, and

strangers think of you.” EJM EFE

Lecturas II

Comunicación – Psicologia “Influence” Robert Cialdini


“Influence, the classic book on persuasion,

explains the psychology of why people say

"yes"—and how to apply these

understandings.

Dr. Robert Cialdini is the seminal expert in the

rapidly expanding field of influence and

persuasion. His thirty-five years of rigorous,

evidence-based research along with a three-

year program of study on what moves people

to change behavior has resulted in this highly

acclaimed book..”

Lecturas II

Comunicación – Psicologia

Reciprocity Reciprocidad

Scarcity Escasez

Liking Congenialidad

Authority Autoridad

Social Proof Aprobacion / Aceptacion

Commitment/ Compromiso / Consistencia

Consistency.


Lecturas III

Comunicación – Psicologia “Wait” Frank Partinoy


“What do these scenarios have in common: a

professional tennis player returning a serve, a

woman evaluating a first date across the table,

a naval officer assessing a threat to his ship,

and a comedian about to reveal a punch line?

In this counterintuitive and insightful work,

author Frank Partnoy weaves together findings

from hundreds of scientific studies and

interviews with wide-ranging experts to craft a

picture of effective decision-making that runs

counter to our brutally fast-paced world. Even

as technology exerts new pressures to speed

up our lives, it turns out that the choices we

make––unconsciously and consciously, in time

frames varying from milliseconds to years––benefit profoundly from delay..”

Mapa - Presentacion

Comunicación Base

Stakeholders



Experiencia

Proyectos

Presupuestos

Comunicación


Diversidad Cultural



Alinear Vision

Def. Objetivos



Entregable

• Comunicación

• Procesos Finanzas

• Diferencias Culturales

• Manejo Diversidad Cultural,

Personalidades (MBTI)

• Teoria


Entregable II

• Comunicación

• Establecimiento Objetivos & de

Performance (KPIs)

• Estructura Compensacion: Variable – Bono

& Sistema de Evaluacion de Performance

• Planificacion Financiera Solida


Entregable II

• Comunicación

• Establecimiento Objetivos & de

Performance (KPIs)

• Estructura Compensacion: Variable – Bono

& Sistema de Evaluacion de Performance:

Global Goal Setting


“Estos procesos – herramientas

implementadas de forma integral aseguran el

alineamiento de vision y objetivos a traves de la organizacion..”

//localhost/Users/GuidoGallegos/Documents/Altozano - GAF/Varios/PGGR/Marcus Evans/Goal Setting Sulzer.xls

//localhost/Users/GuidoGallegos/Documents/Altozano - GAF/Varios/PGGR/Marcus Evans/Goal Setting Sulzer.xls

Teoria I

La buena comunicación genera vínculos – Sandra Tori

1. Desarrollar nuestras habilidades interpersonales de relación y de

comunicación.

2. Preferir la comunicación humana por encima de los medios tecnológicos.

3. Generar espacios para escuchar y orientar.

4. Generar vínculos.

5. Recordar que comunicamos para otros, no para nosotros mismos.

6. Tener un plan claro de comunicaciones en nuestra área de

responsabilidad.

7. Hacer un plan para mantener comunicados a nuestros colaboradores.

8. Llevar los mensajes a las personas correctas a traves de los medios

correctos.

9. Ser oportuno y claro.

10.Tener la comunicación siempre presente: lo que no se comunica, no se

vende. https://www.linkedin.com/pulse/article/20140924210220-129363565-la-buena-comunicación-genera-v%C3%ADnculos


https://www.linkedin.com/pulse/article/20140924210220-129363565-la-buena-comunicaci%C3%B3n-genera-v%C3%ADnculos















Teoria II

The CFO Rally Cry: Create Value Through Powerful

Communications http://www.thecforoundtable.com/news/bid/306175/The-

CFO-Rally-Cry-Create-Value-Through-Powerful-

Communications


http://www.thecforoundtable.com/news/bid/306175/The-CFO-Rally-Cry-Create-Value-Through-Powerful-Communications

















Teoria III

Los Blogs corporativos generan buenos vínculos con los clientes http://www.buenacomunicacion.com.ar/?p=218


http://www.buenacomunicacion.com.ar/?p=218

http://www.buenacomunicacion.com.ar/?p=218

Teoria IV

Uno de los pilares de un esquema de gestión del talento es

identificar a los empleados de alto potencial. Pero un

estudio de Towers Perrin revela que 72% de las empresas

no les dicen a sus HiPos que están en la lista. ¿Es mejor

decirles o no? http://gerenciadepersonas.blogspot.com/2014/10/high-potentials-secretos.html


http://gerenciadepersonas.blogspot.com/2014/10/high-potentials-secretos.html





Mapa - Presentacion

Comunicación Base

Stakeholders



Experiencia

Proyectos

Presupuestos

Comunicación


Diversidad Cultural



Alinear Vision

Def. Objetivos



Fin

Gracias


Business

Comunicación Eficaz en una Organización - Guido Gallegos, Azteca Comunicaciones