Upload
pascal-vanden-bossche
View
988
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
CreatiefProjecten Leiden
Pascal Vanden Bossche
[email protected] [email protected]
Wie zijn wij?
[email protected] [email protected]
Agenda
• Inleiding
• Definities
• Wat betekent succes?
• Project fase
• Opstart
• Planning
• Uitvoering
• Evaluatie
• Afsluiting
[email protected] [email protected]
« Een project is een tijdelijke onderneming die gericht is op het creeëren van een uniek product of dienst »
« A project is a temporary endeavour undertaken to create a unique product or service. »
Bron: PMBOK, 1996
Definitie van een project
Voorbeelden?
[email protected] [email protected]
Definitie van project management« Project management is het toepassen van kennis,
vaardigheden, tools en technieken op project activiteiten om de noden en de verwachtingen van de
belanghebbenden te vervullen of te overstijgen. »
« Project management is the application of knowledge, skills, tools and techniques to project activities
in order to meet or exceed stakeholder needs and expectations. »
Bron: PMBOK, 1996TijdKostenKwaliteit
[email protected] [email protected]
ManagerFrustration
Deadline
enthusiasmdisillusionment
panic
senior management overkill
Begin Numbered Memos
Search for the Guilty
Punish the Innocent
Praise & Honour for the non-participants
Problemen in projecten?
[email protected] [email protected]
Success and Failure in Projects
1. User Involvement 15,9%
2. Exec. Mgmt. Support 13,9%
3. Clear requirements 13,0%
4. Proper Planning 9,6%
5. Realistic Expectations 8,2%
6. Smaller Milestones 7,7%
7. Competent Staff 7,2%
8. Ownership 5,3%
9. Clear Vision & Object. 2,9%
10. Hard work/Focused 2,4%
1. Lack of User Input 12,8%
2. Incomplete Req’s 12,3%
3. Changing Req’s 11,8%
4. Lack of Exec. Support 7,5%
5. Techn. Incompetence 7,0%
6. Lack of Resources 6,4%
7. Unrealistic Expectations
5,9%
8. Unclear Objectives 5,3%
9. Unrealistic Timeframes4,3%
10. New Technology 4,3%
1. Incomplete Req’s 13,1%
2. Lack of User Involv. 12,4%
3. Lack of Resources 10,6%
4. Unrealistic Expectations
9,9%
5. Lack of Exec. Support 9,3%
6. Changing Req’s 8,7%
7. Lack of Planning 8,1%
8. Didn’t need any longer 7,5%
9. Lack of IT Mgmt. 6,2%
10. Technology Illiteracy 4,3%
Why Projects Succeed Why Projects
are Challenged
Why Projects Fail
16% 53% 31%
Source: The Standish Group Project Leadership Conference Chicago Presentation, June 1995
[email protected] [email protected]
Chaos Report: Stand van zaken projecten
2009
2006
2004
2002
2000
1998
1996
1994
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%
GeslaagdGewijzigdGefaald
[email protected] [email protected]
2 kritische succesfactoren!!
Motivatie Visie
Beide moeten van bij de start aanwezig zijn
[email protected] [email protected]
Oud timmermansgezegde:
Je kan beter 2 keer meten maar slechts 1 keer zagen
[email protected] [email protected]
Project fasen
Opstart Planning Evaluatie Uitvoering
• Doelstelling
• Strategie
[email protected] [email protected]
Probleemstelling
• Noodzakelijk maar dikwijls overgeslagen
• Definitie van probleem of opportuniteit
• 5 x Waarom?
• Nadruk op oorzaak, niet op oplossing
• Keuze van op te lossen deelproblemen
Probleemeigenaar!?
[email protected] [email protected]
Creativiteit => Strategie
• Start van probleemstelling
• Technieken
• Brainstorming – divergeren, convergerencfr “Creativiteit. Hoe? Zo!” I. Byttebier
• Edward de Bono
The White HatThe White Hat calls for information known or needed. The Yellow HatThe Yellow hat symbolizes brightness and optimism. The Black HatThe Black hat is judgment—the devil’s advocate or why something may not work.
The Red HatThe Red Hat signifies feelings, hunches, and intuition. The Green HatThe Green hat focuses on creativity: the possibilities, alternatives, and new ideas. The Blue HatThe Blue Hat is used to manage the thinking process.
[email protected] [email protected]
Alice and the Cheshire Cat…when she was a little startled by seeing the Cheshire Cat sitting on a bough of a tree a few yards off.
The Cat only grinned when it saw Alice. It looked good-natured, she thought: still it had very long claws and a great many teeth, so she felt that it ought to be treated with respect.
`Cheshire Puss,' she began, rather timidly, as she did not at all know whether it would like the name: however, it only grinned a little wider. `Come, it's pleased so far,' thought Alice, and she went on. `Would you tell me, please, which way I ought to go from here?' `That depends a good deal on where you want to get to,' said the Cat. `I don't much care where--' said Alice. `Then it doesn't matter which way you go,' said the Cat. `--so long as I get somewhere,' Alice added as an explanation.
`Oh, you're sure to do that,' said the Cat, `if you only walk long enough.' Alice felt that this could not be denied, so she tried another question. `What sort of people live about here?'
[email protected] [email protected]
Doelstelling(en)
• Wat willen we bereiken met dit project?
• Wanneer kan dit project aanzien worden als een succes?
• Wie beoordeelt het project op succes? Hoe definiëren zij het succes van dit project?
?
[email protected] [email protected]
SMART
•S pecifiek
•M eetbaar
•A anvaard
•R ealistisch
•T ijd
De doelstelling, is een duidelijke omschrijving van het tastbare, zichtbare resultaat op het einde van het project, samengevat in 1 zin.
[email protected] [email protected]
Motivatie Visie
[email protected] [email protected]
Project fasen
• Doelstelling
• Strategie
• Wat
• Wie
• Wanneer
• Hoeveel
Opstart Planning Evaluatie Uitvoering
[email protected] [email protected]
Hoe kan je een hele olifant koken?
In kleine stukjes….
maar welke stukjes?
[email protected] [email protected]
• Tussentijdse resultaten (binnen / buiten project), geen activiteiten
• Controlepunten in tijd en inhoud
• Belangrijke beslissingen
• Beperkt aantal (10 tot 15)
• Gespreid over de loop van het project (6 weken)
• Binair (ja / neen)
• Leiden alle samen tot doelstelling
• Kritisch
Wanneer de projectmanager gekozen en
officieel bekend gemaakt is
Goed voorbeeld
Efficiënte mijlpalen
[email protected] [email protected]
Mijlpalen plan
Project Doelstelling
Project Start
• Visueel
• Op 1 A4
• Sequentie
• Overzicht
• Bruikbaar voor opvolging
Communicatie en controle
[email protected] [email protected]
Het post-it proces•Breng het team samen
•Start van de doelstelling, definieer de laatste mijlpaal
•Brainstorm over wat nodig is om het doel te bereiken, 1 idee per post-it
•Groepeer de post-its tot 10-15 clusters
•Omschrijf de mijlpalen
•Bepaal de sequentie (start van het doel)
•Evalueer het plan
[email protected] [email protected]
Wie?•Stuurgroep
•Sponsor / probleemeigenaar
•Project manager
•Team
•Belanghebbenden
•Beslissers
•Uitvoerders
•…
[email protected] [email protected]
Matrix
Menu bepaald
Inkopen gedaan
Diner bereid
Diner beëindigd
XL
L X
XLX X
XXAfwas gedaan
XL
Vade
r
Moede
r
Zoon
6 jaa
rDoc
hter
4 jaa
rW
inkeli
er
X
L
X
• X voert uit
• L is verantwoordelijk
[email protected] [email protected]
Wanneer?
Menu bepaald
Inkopen gedaan
Diner bereid
Diner beëindigd
XL
L X
XLX X
XXAfwas gedaan
XLVad
er
Moede
r
Zoon
6 jaa
rDoc
hter
4 jaa
rW
inkeli
er
X
L
X5
23
1
2
1. Inspanning = mandagen
ID Task Name1 Menu bepaald
2 Inkopen gedaan
3 Diner bereid
4 Diner beëindigd
5 Afwas gedaan
M T W T F S S M T W T F S S M T W T F S S M T W T F S03 Mar '03 10 Mar '03 17 Mar '03 24 Mar '03
2. Beschikbaarheid3. Wachttijd
4. Gantt-schema
[email protected] [email protected]
Hoeveel?• Budget
• Geld – Mensen• Intern – Extern• Operationeel – Investering
• Gebruik• Goedkeuring – Opvolging• Bedrag – Cash Flow
• Controle: Wie? Wanneer?• Sponsor – Project Manager – Lijn Manager• Buffer (contingency)• Tussentijds – Nacalculatie
[email protected] [email protected]
“The plan is nothing, planning is everything”Dwight D. Eisenhower
[email protected] [email protected]
Motivatie Visie
[email protected] [email protected]
Project fasen
• Doelstelling
• Strategie
• Wat
• Wie
• Wanneer
• Hoe
• Opvolging
• Bijsturing
Opstart Planning Evaluatie Uitvoering
[email protected] [email protected]
Opstart Planning Evaluatie Uitvoering
Project fasen
• Doelstelling
• Strategie
• Wat
• Wie
• Wanneer
• Hoe
• Opvolging
• Bijsturing
[email protected] [email protected]
Hoe, to-do lijst• Start van mijlpalen plan
• Plan activiteiten = detail
• Planning horizon 2 tot 6 weken
• Wijs activiteiten toe aan personen
Teamwerk, dit proces kan gebruikt worden om wederzijds
vertrouwen op te bouwen
[email protected] [email protected]
Rolling wave planning
WEEK1 2 3 4 5 6 7 8 9
1
2
3
4
5
ACT.PLAN 1
ACT.PLAN 2
ACT.PLAN 3
Activiteiten tot
Mijlpaal no.
[email protected] [email protected]
Opvolging
Niet OK
OK
?
Oorspronkelijk plan
Activiteiten
Menu bepaald
Inkopen gedaan
Diner bereid
Diner beëindigd
XL
L X
XLX X
XXAfwas gedaan
XL
Vade
r
Moede
r
Zoon
6 jaa
rDoc
hter
4 jaa
rW
inkeli
er
X
L
X
ID Task Name1 Menu bepaald
2 Inkopen gedaan
3 Diner bereid
4 Diner beëindigd
5 Afwas gedaan
M T W T F S S M T W T F S S M T W T F S S M T W T F S03 Mar '03 10 Mar '03 17 Mar '03 24 Mar '03
[email protected] [email protected]
Rapportering•Verwijs steeds naar het oorspronkelijk plan
•Focus op de 3 elementen: tijd, kosten en kwaliteit
•Denk in 3 dimensies:
• Verleden• Heden• Toekomst
•Pas uw rapportering aan aan uw publiek, en hun verwachtingen
•KISS!
[email protected] [email protected]
Prioriteiten stellen
Optimiseer Beperking Aanvaard
Tijd
Kosten
Kwaliteit
Slechts 1 X in elke lijn en elke kolom
[email protected] [email protected]
Einde•Afronding laatste activiteiten plan
•Oplevering resultaat
•Beslissing om project stop te zetten
[email protected] [email protected]
Motivatie Visie
[email protected] [email protected]
Project fasen
• Doelstelling
• Strategie
• Wat
• Wie
• Wanneer
• Hoe
• Opvolging
• Bijsturing
• Afsluiting
• Feest
Opstart Planning Evaluatie Uitvoering
[email protected] [email protected]
Evaluatie•Is het doel bereikt?
•Zijn alle verwachtingen vervuld?
•Zijn er ideeën voor vervolgprojecten?
•Hoe goed/slecht hebben we samengewerkt?
•Wat moeten we anders doen volgende keer?
•Welke zijn onze sterke punten?
[email protected] [email protected]
Motivatie Visie
[email protected] [email protected]
Project fasen
• Doelstelling
• Strategie
• Wat
• Wie
• Wanneer
• Budget
• Hoe
• Opvolging
• Bijsturing
• Afsluiting
• Feest
Opstart Planning Evaluatie Uitvoering
[email protected] [email protected]
Aanknopingspunten• Websites
• www.gantthead.com• www.pmi.org• www.pmblvd.com
• Vorming• Creatieve denktechnieken• Empowerment en coaching• Relationship styles• Team skills
• Boeken• Goal directed project management
Haug, Grude• The critical chain
Goldratt• A guide to the project management body of knowledge
Project Management Institute• De kleine prins
de Saint-Exupéry