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Praxisvortrag Exzellenz & Effizienzprogramme Exzellenz & Effizienzprogramme Dr. Ralf Helbig IT Efficiency Rüdiger Weiß People Management & HR Marc Wagner Cost Optimization & Restructuring Nürnberg, 27. Juli 2011 We make ICT strategies work

Detecon - Circle of Excellence Efficiency - Best Practice IT Efficiency

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Circle of Excellence Efficiency (CEE) der Detecon International GmbH: Der CEE liefert einen Best-Practice Erfahrungsaustausch rund um die Themen Transformation, Restrukturierung und Effizienz. Die Unterlage vermittelt einen Überblick sowie konkrete Beispiele im Bereich "IT Effizienz". Dabei werden neben Standard-Vorgehensmodellen insbesondere auch Lessons Learned sowie Ansätze zur Vermeidung von klassischen Fehlern in Effizienzprogrammen beschrieben. Die Präsentation wurde im Rahmen einer Kick-Off Veranstaltung eines großen Konzern-Transformationsprogrammes gehalten. Für Rückfragen direkt auf die Autoren zugehen. Weitere Informationen sind zu finden unter: http://www.detecon.com/de/publikationen/restructuring_efficiency.html

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Page 1: Detecon - Circle of Excellence Efficiency - Best Practice IT Efficiency

PraxisvortragExzellenz & EffizienzprogrammeExzellenz & Effizienzprogramme

Dr. Ralf Helbig gIT Efficiency

Rüdiger Weiß People Management & HR

Marc Wagner Cost Optimization & Restructuring

Nürnberg, 27. Juli 2011

We make ICT strategies work

Page 2: Detecon - Circle of Excellence Efficiency - Best Practice IT Efficiency

Praxisvortrag Detecon: Vorstellung der Personen

Wi h b l jäh i E f h it Effi i i U t h i h lbWir haben langjährige Erfahrungen mit Effizienzprogrammen in Unternehmen, innerhalb und außerhalb des Konzerns Deutsche Telekom AG.

nktio

ner

son

& F

u

PD Dr. Ralf HelbigHead of Group

Marc WagnerHead of Group

Rüdiger WeißHead of GroupPe Head of Group

Strategy & Business AlignmentHead of Group

Cost Optimization & RestructuringHead of Group

People Management Solutions

n Cost Optimization & RestructuringIT Effizienz Strategic Workforce Planning

Them

en Turnaround ManagementTransformationsmanagementProgramm-Management

Financial Management in ITIT StrategieIT Transformation Management

Strategic Workforce Planning & ManagementPersonaldiagnostik & -umbauChange Management

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– 2 –

Page 3: Detecon - Circle of Excellence Efficiency - Best Practice IT Efficiency

Praxisvortrag Detecon: Visuelles Protokoll

D h ti W k h i d i ll t k lli tDer heutige Workshop wird visuell protokolliert.

Vorstellung Grafikassistent

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– 3 –

Page 4: Detecon - Circle of Excellence Efficiency - Best Practice IT Efficiency

Praxisvortrag Detecon: Workshop-Voting

I V l f d W k h ö ht i Si üb i U f V ti i b i hIm Verlauf des Workshops möchten wir Sie über ein Umfrage-Voting einbeziehen.

Ablauf des Votings

Antworteingabe Ergebnis

50 %

15 %25 %

10 %

1 2 3 4

A B C D

Drücken Sie:

Fü A t t

und sofortige, anonymisierte Darstellung der Antworten aller Teilnehmer

Eingabe der Antwort durch die einzelnen Teilnehmer in das Handgerät

A B C DFür Antwort:

Antworten aller Teilnehmer

Anschließend gemeinsame Diskussion der Ergebnisse

Teilnehmer in das Handgerät

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– 4 –

Page 5: Detecon - Circle of Excellence Efficiency - Best Practice IT Efficiency

ICT B t it U t f k Wi i h d h ti f B h k t i

Praxisvortrag Detecon: Wer wir sind

ICT Beratung mit Umsetzungsfokus: Wir zeichnen uns durch tiefe Branchenkenntnis sowie einen umsetzungsorientierten und partnerschaftlichen Beratungsansatz aus.

Faktenbasierte quantitative Analysen

Projektplanung Vom Konzept bis zur erfolgreichen Umsetzung

Faktenbasierte, quantitative Analysen als Voraussetzung unserer EmpfehlungenPraxisnahe und erprobte Konzepte d h j h h t l E ti idurch jahrzehntelange Expertise in der Umsetzung von ProjektenEinbindung moderner ICT-Techno-logie zur Schaffung effizienter und effektiver Abläufe und Strukturen (durch starken Technologie-Schwer-punkt)

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– 5 –

Page 6: Detecon - Circle of Excellence Efficiency - Best Practice IT Efficiency

Inhalt

1

2

Begrüßung & Vorstellung

Einführung & Vorgehensmodell Effizienzprogramme

3

4

Effizienz in der IT

Praxisbeispiel: Effizienzprogramm – Fallstricke & Struktur

5

6

HR-Themen in Effizienzprogrammen

Zusammenfassung & Diskussion

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– 6 –

Page 7: Detecon - Circle of Excellence Efficiency - Best Practice IT Efficiency

R t kt i d Effi i i d h ti l d ti b t t

Praxisvortrag Detecon: Einführung

Restrukturierung und Effizienz – ein durchaus emotionales und negativ besetztes Thema

Restrukturierung =Personalabbau ?!

Effizienz =höhere Arbeitsbelastung ?!

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Page 8: Detecon - Circle of Excellence Efficiency - Best Practice IT Efficiency

Praxisvortrag Detecon: Einführung

b k d Th h iti t h Mit Effi i k di aber man kann das Thema auch positiv verstehen: Mit Effizienzprogrammen kann die Qualität, die Leistungsfähigkeit und die Zufriedenheit der Mitarbeiter verbessert werden.

Qualitätsverbesserung

Weniger FehlerEffi i t Ablä f d h

Effizienzsteigerung der Organisation

Steigerung der Arbeits-produktivität

Leistungsfähigkeit Aufgabenbereicherung

Effizientere Abläufe und mehr TransparenzVerbesserte ServicequalitätSteigerung der Kunden-

OrganisationErhöhung der Wettbewerbs-fähigkeit

produktivitätVerbesserung Arbeitsumfeld

g gzufriedenheit

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Page 9: Detecon - Circle of Excellence Efficiency - Best Practice IT Efficiency

Praxisvortrag Detecon: Einführung

Effi i i t h l K t k d h P l bb

iPad-Demo

Effizienz ist mehr als Kostensenkung durch Personalabbau.

Kostensenken

Qualitätsteigernsenken steigern

l

IT betroffen

PersonalInfrastrukturSachkosten

Was meinen wir?

Personalfit machen

GesamtOrga

Gesamt

1 EinheitEffektSofort

Langfristig

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Page 10: Detecon - Circle of Excellence Efficiency - Best Practice IT Efficiency

D h itli h Lö t D t i d i Ci l f E ll Effi i

Praxisvortrag Detecon: Vorgehensmodell Effizienzprogramme

Der ganzheitliche Lösungsansatz von Detecon wird im Circle of Excellence Efficiency zusammen mit externen Experten kontinuierlich weiterentwickelt.

Schwerpunkt ist die Neuausrichtung und Transformation der Organisation

Integrierter Ansatz Details

R t t i und Transformation der OrganisationDies erfordert einen integrierten Ansatz unter Beteiligung aller relevanten Funktionen sowie

Restructuring&

Cost Optimization

“den Blick über den Tellerrand”Dabei ist der “Faktor Mensch” entscheidendIT ist dabei DER Enabler fürIT ist dabei DER Enabler für Effizienzsteigerungen

Ausgewählte Partner

Trans-formation

FunctionalEfficiency

(e.g. F, Proc)

HumanResources

Ausgewählte Partner

TWM@

ITEfficiency

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Page 11: Detecon - Circle of Excellence Efficiency - Best Practice IT Efficiency

Praxisvortrag Detecon: Vorgehensmodell Effizienzprogramme – Restructuring & Cost Optimization

Restructuring&&

Cost Optimization

Functional HTrans-formation

FunctionalEfficiency

(e.g. F, Proc)

HumanResources

ITEfficiency

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Page 12: Detecon - Circle of Excellence Efficiency - Best Practice IT Efficiency

U R t kt i t i t h itli h Di V h d fi i t A t d U f

Praxisvortrag Detecon: Vorgehensmodell Effizienzprogramme – Restructuring & Cost Optimization

Unser Restrukturierungsansatz ist ganzheitlich: Die Vorphase definiert Art und Umfang des Programms und bildet die Grundlage für die „Go“ oder „No-Go“ Entscheidung.

Restrukturierungs-PMO (inkl. Sounding Board)

Kick-Off3-6 Wochen 3 – 9 Monate

Umsetzung Quick-wins

Vorphase & Projektsetup Projektphase

Ist AnalyseI. II. III.

IV.

A. B.3 6 oc e 3 9 o ate

Umsetzung Quick winsIst-Analyse (inkl.

Strategie Review)

Baselining &

targeting

Grobkonzept(inkl.

Quick-wins)

Detailkonzept

IV.

V. Pilot UmsetzungVI. VII.

Zielsetzung

Entscheidungsgrundlage für das Top-Management schaffen

Transparenz, strategische Ziele, Ausgangssituation & Problemstellung

Quick-Wins & strukturelle Anpassungen realisierenSchnelle Umsetzung der Quick-Wins zur kurzfristigen ErgebnisoptimierungPräzisierung Auswahl und Umsetzung der strukturellenAusgangssituation & Problemstellung

Identifikation von Gaps/Stellhebeln Bildung von Hypothesen/SzenarienFestlegung der Projektstruktur“Go” oder “No-Go”

Präzisierung, Auswahl und Umsetzung der strukturellen MaßnahmenTracking der Maßnahmenumsetzung (Erfolgsmonitoring)

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Go oder No Go

Page 13: Detecon - Circle of Excellence Efficiency - Best Practice IT Efficiency

Ei P M t Offi (PMO) bild t di S h lt t l “ fü d P j kt d

Praxisvortrag Detecon: Vorgehensmodell Effizienzprogramme – Restructuring & Cost Optimization

Ein Programm Management Office (PMO) bildet die „Schaltzentrale“ für das Projekt und stellt eine effiziente Steuerung des Projektes sicher.

Unterstützung der Projektleitung bei der Steuerung des Projektes

Das PMO als Kommandobrücke Wesentliche Aufgaben

bei der Steuerung des Projektes

Berät die Projektleitung bei der inhaltlichen Ausgestaltung

Stellt effiziente Projektabläufe sicher

Behält den “kritischen Pfad” im Auge

Erkennt Risiken und Handlungsbe-darfe und leitet Gegenmaßnahmen ab

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Page 14: Detecon - Circle of Excellence Efficiency - Best Practice IT Efficiency

Di t l S h lt t ll bild t d R t kt i PMO“ l h i k iti h

Praxisvortrag Detecon: Vorgehensmodell Effizienzprogramme – Restructuring & Cost Optimization

Die zentrale Schaltstelle bildet das „Restrukturierungs-PMO“, welches in kritischen Projekten durch eine Efficiency Taskforce unterstützt wird.

Fachliche & IT-Gesamtsteuerung Projekt-/Programm-Management Office Efficiency Taskforce

Maßnahmenableitung & tracking

Strukturierung und Gesamt-koordination

Planung & Steuerung des Projektes -tracking

Sicherstellung des Erfolgs des Gesamtprojektes

koordinationSchnittstelle zwischen IT- & Fachseite

ProjektesOptional: Campus Management

Restrukturierungs-gProgramm-Management

Change & Kommunikation

E t ll K ik ti k t

Sozialpartner &Datenschutz/-sicherheit

Koordination nationale + internationale SozialpartnerErstellung Datenschutzkonzept

Erstellung KommunikationskonzeptKoordination und Durchführung von Trainings-, Change Management-Maßnahmen

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Page 15: Detecon - Circle of Excellence Efficiency - Best Practice IT Efficiency

Inhalt

1

2

Begrüßung & Vorstellung

Einführung & Vorgehensmodell Effizienzprogramme

3

4

Effizienz in der IT

Praxisbeispiel: Effizienzprogramm – Fallstricke & Struktur

5

6

HR-Themen in Effizienzprogrammen

Zusammenfassung & Diskussion

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Page 16: Detecon - Circle of Excellence Efficiency - Best Practice IT Efficiency

Praxisvortrag Detecon: Effizienz in der IT

Ci l f E ll Effi iCircle of Excellence Efficiency

Restructuring&&

Cost Optimization

Functional HTrans-formation

FunctionalEfficiency

(e.g. F, Proc)

HumanResources

ITEfficiency

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Page 17: Detecon - Circle of Excellence Efficiency - Best Practice IT Efficiency

Agenda

Einführung IT TrendsEinführung IT Trends

Implementierung Ausblick

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Page 18: Detecon - Circle of Excellence Efficiency - Best Practice IT Efficiency

Agenda

Einführung IT TrendsEinführung IT Trends

Implementierung Ausblick

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Page 19: Detecon - Circle of Excellence Efficiency - Best Practice IT Efficiency

Praxisvortrag Detecon: Evolution der IT

I d V h it d di Effi i t i d h d d ITIn der Vergangenheit wurde die Effizienzsteigerung durch und von der IT vorangetrieben. Diese Entwicklung wird sich in der Zukunft weiter fortsetzen.

Gestern Heute Morgen

Hoch spezialisierte Infrastruktur für spezifische Anwendungen

Hohe Heterogenität in IT

Zunehmende Standardisierung der Infrastruktur

Virtualisierung zugrundeliegender

Datenspeicher und Rechen-kapazitäten als Commodity

Starke Modularisierung undHohe Heterogenität in IT Landschaften

Virtualisierung zugrundeliegender Hardware

Starke Modularisierung und Austauschbarkeit von IT Bausteinen

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Page 20: Detecon - Circle of Excellence Efficiency - Best Practice IT Efficiency

Praxisvortrag Detecon: Entwicklungen und ihre Auswirkungen

Di K l ität d d it di K t i d IT t i ti ll d h iDie Komplexität, und damit die Kosten in der IT, steigen exponentiell durch immer kürzere Innovationszyklen und sich schnell wandelnde Geschäftsanforderungen.

Entwicklungen Auswirkungen auf IT Handlungsdruck

Kurze Innovations-Zyklen

Exponentiell ansteigende Komplexität

Komplexität reduzieren und managen

Schnell Exponentiellwandelnde Geschäfts-anforderungen

Exponentiell steigende Kosten der IT

Kosten der IT senken

Neueste privateNeue Möglich-k it fü dNeueste private

IT-Ausstattungkeiten für das Geschäft erschließen

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Page 21: Detecon - Circle of Excellence Efficiency - Best Practice IT Efficiency

Praxisvortrag Detecon: Ziel von IT Effizienz

D Zi l IT Effi i i t d l i h d höh N t b i i d iDas Ziel von IT Effizienz ist es, den gleichen oder höheren Nutzen bei niedrigeren Kosten zu erbringen.

Schematische Darstellung

NutzenNutzen

Bisheriger Verlauf

Verlauf nach IT Effizienz Steigerung

Kosten

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Page 22: Detecon - Circle of Excellence Efficiency - Best Practice IT Efficiency

Agenda

Einführung IT TrendsEinführung IT Trends

Implementierung Ausblick

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Page 23: Detecon - Circle of Excellence Efficiency - Best Practice IT Efficiency

I ti ö li h Effi i di b i h i P i ht

Praxisvortrag Detecon: IT Trends

Innovationen ermöglichen Effizienzen, die bei vorherigen Programmen nicht berücksichtigt wurden.

Substitution durch

Innovation

Zentrali-sierung/ Konsoli-dierung

Redu-zierung

Wert-schöpfung

Standardi-sierung

Automati-sierung

Prozesse

g

Prozesse

Applikationen/Applikationen/ Font-end

Weitere Effizienz-potentiale

Gegenstand vorheriger Effizienzprogramme

Middleware/ Daten

potentiale

Infrastruktur/ Netz

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Page 24: Detecon - Circle of Excellence Efficiency - Best Practice IT Efficiency

Di I d t i li i IT I f t kt b i ht W t hö f k tt f d

Praxisvortrag Detecon: Marktevolution – Operations & Outsourcing

Die Industrialisierung von IT-Infrastrukturen bricht Wertschöpfungsketten auf und erhöht die Marktdynamik.

Es wird eine geringere Anzahl von Infrastruktur

CB

AX

Anzahl von Infrastruktur-Providern mit riesigen RZ-Fabriken überleben.

Eine neue Klasse von Betreibern ohne eigene

CB

AX Y

Betreibern ohne eigene Infrastruktur wird sich etablieren. Z

Geschäftsprozesse und strategische Planung g grücken in den Mittelpunkt der IT Kompetenz.

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Page 25: Detecon - Circle of Excellence Efficiency - Best Practice IT Efficiency

Praxisvortrag Detecon: Marktevolution – Operations & Outsourcing

Trendradar

HochHoch

H b id Cl d Real-Time

HochHoch

H b id Cl d Real-Timeel

MSecurityOutsourcingApplication Platform

as a Service

Hybrid Cloud Computing

Cloud Security Control

Real TimeInfrastructure Cloud-Driven

IT Services

MultisourcingelM

SecurityOutsourcingApplication Platform

as a Service

Hybrid Cloud Computing

Cloud Security Control

Real TimeInfrastructure Cloud-Driven

IT Services

Multisourcing

Mittel MittelPublic Cloud

Computing Virtual ServerProcess Mgmt.IT Infrastructure

Utility

Elastizität

Cloud Storage

CMDB

Software as aService (SaaS)

MultisourcingService Integrator

eMail/Print

Business ServiceManagement Tools

Mittel MittelPublic Cloud

Computing Virtual ServerProcess Mgmt.IT Infrastructure

Utility

Elastizität

Cloud Storage

CMDB

Software as aService (SaaS)

MultisourcingService Integrator

eMail/Print

Business ServiceManagement Tools

Managed Print ServicesVirtualisierung

IT Infrastruktur-OutsourcingCloud-basierter

Email Service

Enterprise Portalsas a Service

Business ProcessUtility

( )Desaster Recovery

SaaS Tools forIT Operations

Managed Print ServicesVirtualisierung

IT Infrastruktur-OutsourcingCloud-basierter

Email Service

Enterprise Portalsas a Service

Business ProcessUtility

( )Desaster Recovery

SaaS Tools forIT Operations

Low

< 2 Jahre

Ger

ing G

ering

TK Outsourcing

Email Service p

Low

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TK Outsourcing

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2 - 5 Jahre

> 5 Jahre

Nutz

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NN

Emerging Adolescent Proven MaturedReifegrad:

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P bli Cl d C ti N P d ti I f t t d S db

Praxisvortrag Detecon: Marktevolution – Operations & Outsourcing

Public Cloud Computing – Non Productiv Infrastructure und Sandbox.

Cloud Computing zur Kostenoptimierung und Flexibilisierung

Verlagerung nicht Produktiver Infrastruktur in die Cloud

Testsysteme ohne Produktivdaten

Buildserver

50 % der Testsysteme in der Cloud bis 2014

Fl ibl R t b i B d fFlexible Ressourcennutzung bei Bedarf

Ziel-Kosten von Amazon On-Demand betragen 50 % der Ist-Kosten

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Page 27: Detecon - Circle of Excellence Efficiency - Best Practice IT Efficiency

E t i kl d D l t IT A d d i h hh lti ä d

Praxisvortrag Detecon: Technologieinnovation – Application Architecture

Entwicklung und Deployment von IT-Anwendungen werden sich nachhaltig verändern.

Die lang gepriesene

X YCBADie lang gepriesene Modularisierung und standardisierte Bereit-stellung von Anwendungen wird Realität.

Z

Neue IT-Dienste werden nicht länger anwendungs-basiert, sondern prozess-

i ti t i füh torientiert eingeführt.

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Page 28: Detecon - Circle of Excellence Efficiency - Best Practice IT Efficiency

Praxisvortrag Detecon: Technologieinnovation – Application Architecture

TrendradarHochHoch

C t t iti

HochHoch

C t t itiel

MBusiness ProcessManagement Suites

Agile Software-Entwicklung

Context-sensitiveAnwendungen

SOA Federation

Portal AggregationFabric

elMBusiness Process

Management Suites

Agile Software-Entwicklung

Context-sensitiveAnwendungen

SOA Federation

Portal AggregationFabric

Mittel Mittel

Management Suites

Application LifecycleManagement

IT ProjectPortfolioManagement

EnterpriseArchitecture Tools

Mobile Web Apps

SOA BackplaneMaster DataManagement

Enterprise Mashups

EnterpriseArchitecture Tools

RepresentationalState Transfer (REST)Mitte

l Mittel

Management Suites

Application LifecycleManagement

IT ProjectPortfolioManagement

EnterpriseArchitecture Tools

Mobile Web Apps

SOA BackplaneMaster DataManagement

Enterprise Mashups

EnterpriseArchitecture Tools

RepresentationalState Transfer (REST)

Continuous

ManagementArchitecture Tools

Web 2.0 Service OrientedBusiness Apps

Open Source

RIA Rich Clients

Architecture ToolsApplication TestingServices

Model-DrivenArchitectures

Continuous

ManagementArchitecture Tools

Web 2.0 Service OrientedBusiness Apps

Open Source

RIA Rich Clients

Architecture ToolsApplication TestingServices

Model-DrivenArchitectures

Low

< 2 Jahre

Ger

ing G

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ContinuousIntegrationService Bus

Open Source WebApplication Server2. Generation

Portlets

Low

< 2 Jahre

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ContinuousIntegrationService Bus

Open Source WebApplication Server2. Generation

Portlets

2 - 5 Jahre

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Nutz

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NN

Emerging Adolescent Proven MaturedReifegrad:

Page 29: Detecon - Circle of Excellence Efficiency - Best Practice IT Efficiency

Praxisvortrag Detecon: Technologieinnovation – Application Architecture

St d di i T h l St kStandardisierung von Technology Stacks.

Standardisierung von Technology Stacks

Absenkung der Betriebskosten durch Komplexitätsreduktion

Kostensenkung für die Entwicklung, Wartung und dem Release-to-Production-Prozess

Anwendungen mit hoher Komplexität

Reduzierung der Komplexität der Anwendungen

Durchführung von Migrationen im Rahmen von Major Releases

Ca. 10 – 15 % Absenkung der Betriebskosteng

Reduktion der Projektkosten durch effektives Matching der Anforderungen auf standardisierte Technologie-Stacks

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Page 30: Detecon - Circle of Excellence Efficiency - Best Practice IT Efficiency

I f ti l i tik t i k lt i h i i ifik t Q ll

Praxisvortrag Detecon: Technologieinnovation – Information Management

Informationslogistik entwickelt sich zu einer signifikanten Quelle von Wettbewerbsvorteilen.

Das Datenvolumen und die Komplexität der Datenbe-ziehungen wird zunehmen.

Informationsbeschaffung in E ht it i d S hlü l

09:00 12:00 19:00 09:00 12:00 19:00

Echtzeit wird zum Schlüssel der Wettbewerbsfähigkeit.

Differenzierte Suchfunk-tionen & semantische Ver-knüpfung von Informationen gewinnen an Bedeutung.

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Page 31: Detecon - Circle of Excellence Efficiency - Best Practice IT Efficiency

Praxisvortrag Detecon: Technologieinnovation – Information Management

TrendradarHochHoch

InformationInfrastructureKollaborative

HochHochInformationInfrastructureKollaborative

elM

Infrastructure

XML-basierte

Taxonomie und Ontologie Management

Semantisches Web /Web 3.0

Extensible BusinessReporting Language

Enterprise InformationManagement

SOA Data ServicesKollaborativeEntscheidungsfindung

Ortung von Expertenwissen

elM

Infrastructure

XML-basierte

Taxonomie und Ontologie Management

Semantisches Web /Web 3.0

Extensible BusinessReporting Language

Enterprise InformationManagement

SOA Data ServicesKollaborativeEntscheidungsfindung

Ortung von Expertenwissen

Mittel Mittel

Content Integration and Migration

Wikis

Data Stewards(Rolle)

E-DiscoverySoftwareContent

Analytics

XML-basierteDokumentenformate

p

Internet Reputation Management

Mittel Mittel

Content Integration and Migration

Wikis

Data Stewards(Rolle)

E-DiscoverySoftwareContent

Analytics

XML-basierteDokumentenformate

p

Internet Reputation Management

CorporateBlogs

RSS / AtomContent Syndication

eForms

RevisionssichereDatenhaltung(Information LifecycleManagement)

Data QualityTools

Corporate PerformanceManagement

Federated Search

CorporateBlogs

RSS / AtomContent Syndication

eForms

RevisionssichereDatenhaltung(Information LifecycleManagement)

Data QualityTools

Corporate PerformanceManagement

Federated Search

Low

< 2 Jahre

Ger

ing G

ering

BlogsInteraktiveVisualisierung

Video Search

Low

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BlogsInteraktiveVisualisierung

Video Search

2 - 5 Jahre

> 5 Jahre

Nutz

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NN

Emerging Adolescent Proven MaturedReifegrad:

Page 32: Detecon - Circle of Excellence Efficiency - Best Practice IT Efficiency

D t b k Pl ttf

Praxisvortrag Detecon: Technologieinnovation – Information Management

Datenbank-Plattform.

Viele Anwendungen nutzen standardisierte, flexible DBMS-Plattform

Nutzung von anforderungsadäquaten Datenbankplattformen mit optimierten I f t kt St kInfrastruktur Stacks

Klare Governance

Alle Anwendungen mit Datenbankeng

Eignung bei ca. 50 % der Anwendungen

Einsparung von ca. 30 % der Ist-Kosten

Standardisierungsansätze der Daten- & Informationsstrukturen

Vereinfachte Auswertungen und Informationsanalysen

Verringerte Entwicklungs-, Wartungs- und Betriebskosten

Reduktion von Lizenzkosten durch Multi-Vendor-Strategie

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Reduktion von Lizenzkosten durch Multi Vendor Strategie

Page 33: Detecon - Circle of Excellence Efficiency - Best Practice IT Efficiency

Praxisvortrag Detecon: Veränderung von Innen – Client Computing and Mobility

D F t h itt i d N t ICT S i i U t h i d dDer Fortschritt in der Nutzung von ICT Services im Unternehmen wird von den Mitarbeitern ausgehen.

Die Gerätevielfalt und Verkürzung ihrer Lebens-gzyklen setzt dem Gieß-kannen-Prinzip der IT im Unternehmen ein Ende.

Mitarbeiter bringen zukünf-tig ihre elektronischentig ihre elektronischen Arbeitsmittel von zu Hause mit.

Die Vernetzung von Privat-und Berufsleben erweitert sich über die Unterneh-mensgrenzen hinweg.

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Page 34: Detecon - Circle of Excellence Efficiency - Best Practice IT Efficiency

Praxisvortrag Detecon: Veränderung von Innen – Client Computing and Mobility

TrendradarHochHoch

Ubiquitous

HochHochUbiquitous

elM

Transphones

Wireless Power

UbiquitousCollaboration

Mobiler Zahlungs-verkehr (NFC etc.)

Festnetz-/MobilfunkK (FMC)

MobileMulticore-CPUs

elM

Transphones

Wireless Power

UbiquitousCollaboration

Mobiler Zahlungs-verkehr (NFC etc.)

Festnetz-/MobilfunkK (FMC)

MobileMulticore-CPUs

Mittel Mittel

App Store

MultitouchInput

BluetoothLow Energy

ePaper / Photonic

Speech-to-Textauf mobilen Devices

Mobile EnterpriseApplication Platform

Social NetworkAnalysis

Konvergenz (FMC)

PiMicroblogging

Mittel Mittel

App Store

MultitouchInput

BluetoothLow Energy

ePaper / Photonic

Speech-to-Textauf mobilen Devices

Mobile EnterpriseApplication Platform

Social NetworkAnalysis

Konvergenz (FMC)

PiMicroblogging

App StoreKonzepte

Mobile InternetDevices (MID)

Erkennung vonGesten

pDisplays Immersive

LernumgebungenPico-Beamer

App StoreKonzepte

Mobile InternetDevices (MID)

Erkennung vonGesten

pDisplays Immersive

LernumgebungenPico-Beamer

Low

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( )

Low

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2 - 5 Jahre

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Emerging Adolescent Proven MaturedReifegrad:

NN

Page 35: Detecon - Circle of Excellence Efficiency - Best Practice IT Efficiency

Praxisvortrag Detecon: Veränderung von Innen – Client Computing and Mobility

B i Cli t K tBasis Client Konzept.

Nutzung standardisierter ThinClients

Moderne Software-Bereitstellungsmechanismen zur Reduktion des Paketierungsaufwands

Kostensenkung für Entstörung, Verteilung und Betrieb

Reduktion der Softwareprofile auf <10 Basis-Profile

Ca. 50 % der Arbeitsplatzsysteme werden auf ThinClients bzw. virtualisierte Clients umgestelltumgestellt

Einsatz von PC-Pads und Bring-Your-Own-Computer-Konzepten

Reduktion der Paketierungskosten und der Client-Administration und -Support

Zentrale Governance

Effizientes Ausrollen neuer Releases und Applikationen, daher größere Flexibilität

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Page 36: Detecon - Circle of Excellence Efficiency - Best Practice IT Efficiency

Praxisvortrag Detecon: Veränderung von Innen – Identity and Security

M bilität d M d l i i it di A f d Si h h it d I t itätMobilität und Modularisierung erweitern die Anforderungen an Sicherheit und Integrität.

09:00 12:00 19:00 09:00 12:00 19:00Kontextsensitive Anwendungen erzeugen eine neue Qualität der Benutzerführung.

@work @work @home @work @work @home

A X

Zukünftige Geschäfts-, Kooperations- und Betriebsmodelle weichen U t h f

B Y

Unternehmensgrenzen auf.C Z

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Page 37: Detecon - Circle of Excellence Efficiency - Best Practice IT Efficiency

Praxisvortrag Detecon: Veränderung von Innen – Identity and Security

TrendradarHochHoch

Context Brokers

HochHochContext Brokers

elM

Identity and AccessIntelligence / Auditing

Virtual Directories

Cloud ComputingGovernance

Krisenmanagement

StatischesSecurity Testing

Context Brokers KundenzentrischeDienste-Strategie

elM

Identity and AccessIntelligence / Auditing

Virtual Directories

Cloud ComputingGovernance

Krisenmanagement

StatischesSecurity Testing

Context Brokers KundenzentrischeDienste-Strategie

Mittel Mittel

M hi /S ft A t

Identity Provisioning /WithdrawalFöderierte

Identitäten

KerberosSi l Si O

eMail ArchivierungeMail Archivierung

Location-aware Applications

Mittel Mittel

M hi /S ft A t

Identity Provisioning /WithdrawalFöderierte

Identitäten

KerberosSi l Si O

eMail ArchivierungeMail Archivierung

Location-aware Applications

Maschinen/Software-AccountPasswort-Management

Single Sign-On

Meta-Directories BiometrischeAuthentifizierung

Datenbank-Verschlüsselung

Web ApplicationFirewalls (Layer 7)

Maschinen/Software-AccountPasswort-Management

Single Sign-On

Meta-Directories BiometrischeAuthentifizierung

Datenbank-Verschlüsselung

Web ApplicationFirewalls (Layer 7)

Low

< 2 Jahre

Ger

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2 - 5 Jahre

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Emerging Adolescent Proven MaturedReifegrad:

NN

Page 38: Detecon - Circle of Excellence Efficiency - Best Practice IT Efficiency

Praxisvortrag Detecon: Veränderung von Innen – Identity and Security

Z t li i A M tZentralisierung Access Management.

Identifikation von Applikationen mit dedizierten Authentisierungsstoren

Kosteneinsparung durch zentralisiertes User Management

Einsparung an Incidents für Passwortrücksetzung und Userpflege

Alle Applikationen nutzen zentralen Autorisierungsdienst

fAlle Applikationen mit eigener Authentifizierung

K t d kti fü S t d Ad i i t ti f ä d fü N t ltKostenreduktion für Support- und Administrationsaufwände für Nutzerverwaltung

Reduktion fachlicher Inkonsistenzen

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Page 39: Detecon - Circle of Excellence Efficiency - Best Practice IT Efficiency

Agenda

Einführung IT TrendsEinführung IT Trends

Implementierung Ausblick

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– 39 –

Page 40: Detecon - Circle of Excellence Efficiency - Best Practice IT Efficiency

Praxisvortrag Detecon: Herausforderung #1 – Baselining

Di fü di E h d Effi i t i l d t B li kü ftiDie für die Errechnung der Effizienzpotenziale verwendete Baseline muss zukünftige Entwicklungen und Planungen berücksichtigen und abbilden.

Eine Reduktion der IT-Kosten ist eingeplant

Herausforderung Erläuterung

eingeplant

Findet dies keine Berücksichtigung in der Baseline werden zu hohe Einsparpotenziale ausgewiesenEinsparpotenziale ausgewiesen

20152014201320122011

Ist KostenBaseline

Zukünftige Entwicklungen und Planungen müssen in der Baseline abgebildet werden

-38 %

Planungsänderungen müssen in die Baseline übernommen werden

Ei t i l ü diEinsparpotenziale müssen diese Entwicklungen berücksichtigen

20152014201320122011

Savings nach Ist KostenSavings nach Baseline

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– 40 –

Page 41: Detecon - Circle of Excellence Efficiency - Best Practice IT Efficiency

Effi i t i l d hi d Ei h it (IT d B i ) h l

Praxisvortrag Detecon: Herausforderung #2 – Double Counting

Effizienzpotenziale werden von verschiedenen Einheiten (IT und Business) mehrmals identifiziert und ausgewiesen.

Effizienzprogramme werden parallel durch Business und IT durchgeführt

Herausforderung Erläuterung

Business Sicht IT Sicht durch Business und IT durchgeführt

Potenziale werden doppelt identifiziert und ausgewiesen# Titel Härtegrad

Standort-

# Titel Härtegrad

Abschaltung1 Standortkonsolidierung

2 Abschaltung Cluster

1 Abschaltung Cluster

2 Virtualisierung

Anwendungs

Abbildung auf Portfolio macht doppelt ausgewiesene Potenziale transparent

3 Anpassung WAZ 3 Anwendungs-konsolidierung

SubstitutionStandar-disierung

Zentra-lisierung

Substitution durch

Innovation

Automati-sierung Reduzierung Wert-

schöpfung

Prozesse

Applikationen

Middleware/ Daten

Infrastruktur

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– 41 –

Page 42: Detecon - Circle of Excellence Efficiency - Best Practice IT Efficiency

D t t t i i Vi l hl P j kt f d b äh t C A t d

Praxisvortrag Detecon: Effizienzprogramm – Campus Ansatz

Detecon setzt in einer Vielzahl von Projekten auf den bewährten Campus-Ansatz – das allerdings in unterschiedlichen, situationsabhängigen Ausprägungen.

Campus-Ansatz

Modus Rahmenbedingungen Fokus

CAMPUSRaum und Equipment gestelltTagesablauf weitestgehend frei durch

Gemeinsamer „Working

Environments“CAMPUS

„Light“ jeweilige Teams definiert„Schlankes“ Campusmanagement

Environments zur effizienten

Arbeitsgestaltung

CAMPUS„Medium“

Eigenes „Campus Management“ + eigener Campus-Kalender/Postfach1 – 2 Campus Days organisiert mit verpflichtender Teilnahme für mind. das

Gemeinsame, intensive Bear-

beitung von Themen/Gemein-

Coreteam

Eigenes Gebäude

samer Spirit

Kurzfristige, gemeinsame

CAMPUS„Hardcore“

Eigenes GebäudeEigenes Equipment/Versorgung 3 – 5 Campus Days organisiert verpflichtende Teilnahme

gemeinsame Erarbeitung von konkreten Maß-nahmen unter

hohem Zeitdruck

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– 42 –

Page 43: Detecon - Circle of Excellence Efficiency - Best Practice IT Efficiency

Praxisvortrag Detecon: Effizienzprogramm – Campus Ansatz

D C K t bi t t d P j kt i “Z h ” d i h t di t diDas Campus-Konzept bietet dem Projekt ein “Zuhause” und sichert die notwendige Distanz zum Tagesgeschäft.

Erfolgsfaktoren Aufbau Campus

Identifiziere die fähigsten Entscheidungsträger (keine

Stelle ein Arbeits-Campus zur Verfügung, der intensive Di k i i k t i t A b it lä t

g g g (Stellvertreter) für jede Initiative in der Organisation

Diskussionen sowie konzentrierte Arbeit zulässt

Schaffe Distanz zum operativen Tagesgeschäft, um den Fokus auf die Projektarbeit zu setzenFokus auf die Projektarbeit zu setzen

Stelle die Vertraulichkeit sicher durch einen beschränkten Zutritt zum CampusZutritt zum Campus

Pflege eine offene Kommunikation durch Angebot von Kaffee-Ecken, Tischkicker und Abendevents

Biete dem Projekt eine State-of-the-art Arbeitsinfrastruktur

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– 43 –

Page 44: Detecon - Circle of Excellence Efficiency - Best Practice IT Efficiency

Di E f h di C P j kt “ i t d d V b it d

Praxisvortrag Detecon: Effizienzprogramm – Campus Ansatz

Die Erfahrung aus diversen „Campus-Projekten“ zeigt, dass der Vorbereitungs- und Betriebsaufwand für einen Campus häufig unterschätzt wird.

Klare Zielsetzung für das im „Campus Mode“ zu bearbeitende Programm

Erfolgsfaktoren & Lessons Learned

Umfassende Stakeholderanalyse im Vorfeld – alle Entscheider und Know-how-Träger müssen an Bord sein

Projekt und Gremienstruktur im Vorfeld der Campusphase fixierenProjekt- und Gremienstruktur im Vorfeld der Campusphase fixieren –nachträgliche Anpassungen sind nur schwer möglich

Ausreichende Vorbereitung des Campus (Vorbereitungsaufwand nicht t hät l i i d i 2 4 W h V l f f d li h!)unterschätzen – normalerweise sind min. 2 – 4 Wochen Vorlauf erforderlich!)

Klare Verantwortlichkeiten und Verlinkung der Vorgaben mit den Zielen der Projektbeteiligten (Incentivierung)

Sicherstellen, dass Schnittstellen zu anderen Programmen (zu denen eine Abhängigkeit besteht) nicht vernachlässigt werden (Umfeldanalyse)

Klare Kommunikationsregeln von Anfang an definieren/konsequent umsetzen

Reporting und Dokumentationsaufwand für Teilnehmer minimieren bzw. durch externen Support abwickeln lassen – Fokus liegt auf der inhaltlichen Bearbeitung von Themen

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– 45 –

Page 45: Detecon - Circle of Excellence Efficiency - Best Practice IT Efficiency

Agenda

Einführung IT TrendsEinführung IT Trends

Implementierung Ausblick

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– 46 –

Page 46: Detecon - Circle of Excellence Efficiency - Best Practice IT Efficiency

Praxisvortrag Detecon: Mehrwert durch IT Effizienzen

Fü ll St k h ld füh di IT Effi i i d tli h M h tFür alle Stakeholder führen die IT Effizienzen zu einem deutlichen Mehrwert.

Maja Meyer,Kundin

Meine Anliegen werden schneller bearbeitet, treffender und für mich passend bearbeitet.

Durch unsere neue IT habe ich mehr Zeit für meine Kunden und kann mich gezielter um ihre

Bedürfnisse kümmern.Tom Tauber,Berater

Steffi Stoff,IT-Mitarbeiter

In meiner Arbeit kann ich mich auf die wichtigen Tätigkeiten konzentrieren und muss keine

B ä d lö hIT Mitarbeiter Brände löschen.

Das IT Effizienzprogramm ermöglicht es uns Kosten einzusparen und uns zielfokussiert

aufzustellen.Karl Kunste,IT Leiter

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– 47 –

Page 47: Detecon - Circle of Excellence Efficiency - Best Practice IT Efficiency

Di N t d i hti IT T d t it i i l i ht t I l ti

Praxisvortrag Detecon: Zusammenfassung

Die Nutzung der richtigen IT Trends – gepaart mit einer zielgerichteten Implementierung - ermöglicht eine erhebliche Steigerung der Effizienz der IT.

Steigerung des NutzensSteigerung des NutzensSenkung der Kosten

IT Effizienz

Ermöglichung weiterer EffizienzenIT T d

g gWirken von außen und innen

IT Trends

Identifikation von zentralen HerausforderungenImplementierung

Lösungen für diese HerausforderungenImplementierung

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– 48 –

Page 48: Detecon - Circle of Excellence Efficiency - Best Practice IT Efficiency

Inhalt

1

2

Begrüßung & Vorstellung

Einführung & Vorgehensmodell Effizienzprogramme

3

4

Effizienz in der IT

Praxisbeispiel: Effizienzprogramm – Fallstricke & Struktur

5

6

HR-Themen in Effizienzprogrammen

Zusammenfassung & Diskussion

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– 49 –

Page 49: Detecon - Circle of Excellence Efficiency - Best Practice IT Efficiency

Di P i i t d b t B i i l W k ll hi fl f b i i Effi i

Praxisvortrag Detecon: Effizienzprogramm Fallbeispiel

Die Praxis ist das beste Beispiel: Was kann alles schieflaufen bei einem Effizienz-projekt? – Die fiktive Optimind AG zeigt uns ein reales Beispiel.

Fallbeispiel Optimind AG

Startpunkt Effizienzprojekt:„Die Effizienz der Finanz- und

Controllingorganisation istControllingorganisation ist signifikant zu steigern.

Ein Peer-Vergleich zeigt ein Kosten-Einsparungspotenzial

von 30 % auf!“*

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– 50 –

* Ergebnis einer Interview-Reihe

Page 50: Detecon - Circle of Excellence Efficiency - Best Practice IT Efficiency

Praxisvortrag Detecon: Effizienzprogramm

O ti i d AG Di U t d üb if d Ei i l i P j kt d

Fallbeispiel

Optimind AG – Die Umsetzung des übergreifenden Einsparungsziels im Projekt wurde durch hausgemachte Fallstricke gefährdet.

Fallstricke im Projekt

Fallstrick: Projektumfang als „moving target“1

Fallstrick: Unterschätzung des Change Managements 2

Fallstrick: Kommunikationsprobleme3

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– 51 –

Page 51: Detecon - Circle of Excellence Efficiency - Best Practice IT Efficiency

Praxisvortrag Detecon: Effizienzprogramm Fallbeispiel

i h h ti f d P j kt f l i kt... was sich sehr negativ auf den Projekterfolg auswirkte.

XXX

Steering Committee Scope Vision Offene Fragen AuswirkungenCommittee

1. Sitzung „Wir wollen national die Personalkosten

in der Finanzorganisation

Wie sind „Personalkosten“ definiert?Was verbirgt sich hinter der

Keine klaren Verantwortlichkeitenin der Finanzorganisation

um 30 % senken“Was verbirgt sich hinter der „Finanzorganisation“ (Baseline)?

Verantwortlichkeiten

Uneinheitliche Terminologie

Keine messbaren2. Sitzung

„Wir wollen internationaleine Worldclass FinanceOrganisation aufbauen“

Wie ist „international“ definiert?Was ist genau unter „Worldclass Finance“ zu verstehen – nur Kostenreduktion?

Keine messbaren Ergebnisse

Häufige Änderungen Projektorganisationg

3 Sitzung üb i

Kostenreduktion?

W l h IT i t b t ff ? N ERP

Verunsicherung & Demotivation

Hohe Abhängigkeit von Beratern bzw Externen3. Sitzung „ übrigens:

Änderungen in der IT solltennatürlich berücksichtigt

werden“

Welche IT ist betroffen? Nur ERP-Systeme?Was für Implikationen hat dies bzgl. Zeit und Ressourcenplanung?

Beratern bzw. Externen

Projekt – aus der Zeit, Budget etc.

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– 52 –

Page 52: Detecon - Circle of Excellence Efficiency - Best Practice IT Efficiency

Praxisvortrag Detecon: Effizienzprogramm Fallbeispiel

Lö U E f h i t Ei ff kti P j kt t b t ht d iLösung – Unsere Erfahrung zeigt: Ein effektives Projektmanagement besteht aus drei wesentlichen Elementen.

Aufsetzen des Projekts mit klar definiertem Projektumfang inkl

Übersicht Beschreibung

definiertem Projektumfang inkl. Liefergegenstände, Meilensteine und ganzheitlicher Projektplanung

Steuerung des Projektes mit Hilfe

Project Set up1

Steuerung des Projektes mit Hilfe einer Reporting-Logik, Offene-Punkte-Listen und Status-Meetings

Definition des kritischen Pfads und

DTAG Total Workforce Management - Open Item Tracking List14.09.2010

New items to be inserted at the bottom Pull Down

ID Topic Created By Description Action Responsible Deadline Status Comments / Next Steps

152 TWM Übung / Unterstützung

22.07.2010 PMO Nachfolge Aktivitäten zu Multi Media Besuch in Dresden:- Gemeinsamer Termin BCG, HCP, MMS Dresden- Klärung der Fragen: Wie geht man mit kleinen Be-teiligungen im Konzern am besten um? Wie gehen andere Unternehmen mit kleinen Beteiligungen bei der Einbindung von Teilprojekten um? Gibt es Benchmarks zu Markt und Branche? Gibt es bei BCG Informationen über Unternehmen der gleichen Branche wie Multi Media. -Hinweis: TSI als Erfahrungswert nutzen, da ca. 24 kleine Beteiligungen/Legal Einheiten „gemanaged“ werden

Schröter 30.07.2010 open

211 Verankerung 30.06.2010 PMO Termin BCG/MMS Dresden GF: a) Benchmark kleine Beteiligungen b) Benchmark gleiche Branche

Termin aufsetzen und koordinieren Schröter 30.07.2010 open

3625 26 39383727 3534

2010

33

06

3231

07 08

30

09

292823 24Key Activities

DTAG Planning (iPF)Goal Alignment

9/21/10Goal Setting

7/13/10Input iPF

6/15/10Recap Goal Setting

8/31/10

8/26/108/26/10

Engpass Monitoring

Ein aktives Risikomanagement dient als Frühwarnsystem

Project Reporting2149 T-Home 22.07.2010 PMO Letztes Jahr wurden Aktivitäten in der T-Home

mit dem Namen: „No regret Maßnahmen“ abgeleitet (z.B. einheitliche Rollenmodelle zwischen damaliger T-Home und T-Mobile, etc.). Diese Maßnahmen sollen im Hinblick auf die iPF Planungsworkshops mit VP nochmals „reviewed“ werden.

BCG, HR Controller

19.08.2010 open

54 Total Workforce M29.04.2010 PMO Funktionales TWM: Projekt soll für "Technology" die Vorgehensweise prüfen

Prüfen der Vorgehensweise für "Technology" Weber 31.08.2010 open

140 Weitere Verankerung von TWM

15.07.2010 PMO Welche Kapazitäten müssen in die Planung integriert werden? Eine Übersicht für zukünftige Ressourcen-Bedarfsmeldung soll erstellt werden.

PL der Segmente PL's 31.08.2010 open

141 SAKo/ Erstellung eigener Cluster

15.07.2010 PMO Prozentuale Verteilung von SAKo auf SAKp? Schnittstelle SAKo und SAKp: Wie kann hier der Transfer realisiert werden? Prozentuale Verteilung Top Down nicht möglich sondern nur Bottom Up.

Thema wird in kleiner Runde mit Marlis Weniger geklärt.

Dirk Weber/ Marlis Weniger

31.08.2010 open

TWMIntensive

9/15/10 - 9/19/10

Quali. Checklists7/9/10

TWMVIP

9/5/10

Development &Evaluation

Feed-InKBR

6/16/10

Briefing Vors. KBRFr. Litzenberger

6/22/10

KBR withTWM Basis Info

7/7/10

Feed-InKBR

7/28/10

KBA8/3/10

KBR withTWM IT Tool

8/18/10

Social Partner Mgmt.

HR BP Summer Camp6/28/10 - 6/30/10

Data Privacy & IT SecurityQdP Portal Repeat

9/5/10IT ChecklistCompletion

7/23/10

DisabilityCheck7/14/10

SoftwareErgonomics

7/10/10

SDSK6/24/10

PSA Assessment6/17/10

Process and Use CasesPilot tool used for standard processes

9/16/10

TWM Key Program9/21/10

CockpitLight

9/7/10 - 9/8/10

7/13/106/15/10

Summer Break Germany6/24/10 - 9/13/10

Summer Break NRW7/15/10 - 8/27/10

IT Implementation (BW)Technical Specification

9/27/10Functional Specification

7/31/10

Frontend & Data CubeTWM Pilot tool

offical use8/18/10TWM Pilot tool filled

7/31/101st Release TWM Pilot Tool

7/9/10

QdP RolloutGap Analysis completed

6/29/10

8/31/10

3

2

10

11

9

1

4 8

6

7

5

9a12 ok for executives

12 delayed for non-executives

Maßnahmen-3

Deviation CriticalOn trackN N N

center for strategic projects

Documentation of measures through standardized profileMeasures template (if nec. measures group)

Release xx.xx.xxxxResponsible XXXXX

Measurecode Name Description KPIs Feasibility (in %)

XXX XXX XXX

XXX XXX

Main tasks Responsibility Critical points/risk factors

XXX

Measure name

XX.XX.XX<90%

Template

MaßnahmenControlling

3

Mar. 2, 2010 18

Start of effect:QX XXXX Full effect: QX XXXX

Effect: 2009 2010 2011 2012

OPEX/revenue -- -- -- --

Opex (PMT )* -- -- -- --

Opex (not PMT)* -- -- -- --

Capex (PMT)* -- -- -- --

Capex (not PMT)* -- -- -- --

Restruct. costs* -- -- -- --

Applicable areas

Affected function(s)XXX

Affected sub-function(s)XXX

OPEX (PMT-relevant)

Financial effect (EUR in m & time)

*To be entered as a negative number

<50% Low <70% Medium <90% High 100% Certain

OPEX (not PMT-relevant)

CAPEX (PMT-relevant)

CAPEX (not PMT-relevant)

Restructuring costs

Included and quantified in the measure Likely to be included in the measure/not yet quantified

OPEX

Revenue

Costs:EBITDA effect:

Other/comments on areas affected

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– 53 –

Page 53: Detecon - Circle of Excellence Efficiency - Best Practice IT Efficiency

Praxisvortrag Detecon: Effizienzprogramm Fallbeispiel

F ll t i k N 2 Ch M t V ö b i d B t dFallstrick Nr. 2: Change Management – Verzögerungen bei der Besetzung des Teilprojekts Change Management und Transformation.

Kunde bestand auf die hauseigene Besetzung des Teilprojekts Change Management/Transformation

Effekte & ProblemeWas war geschehen?

Teilprojekts Change Management/Transformation

Zum Projektstart war noch kein Vertreter für das Teilprojekt benannt und erst mit starker Verzögerung besetztbesetzt

Durch die Verzögerung waren wesentliche Elemente des Veränderungsmanagements nicht präpariert

Stakeholder Analyse

Change Story & Benefits

Kommunikationsbegleitung

Wichtige Stakeholder waren nicht informiert

Di Zi l t d P j kt i ht i htiDie Zielsetzung des Projekt war nicht richtig kommuniziert und erzeugt Missverständnisse

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– 56 –

Page 54: Detecon - Circle of Excellence Efficiency - Best Practice IT Efficiency

Praxisvortrag Detecon: Effizienzprogramm Fallbeispiel

Lö V ll ti ht iti W h h d R ll V ä d tLösung – Vollwertige, rechtzeitige Wahrnehmung der Rolle Veränderungsmanagement minimiert Widerstände und beschleunigt Entscheidungsprozesse.

Vermeidung von Missverständnissen, Fehlinterpretationen über die

Übersicht Vorteile

Ganzheitlicher AnsatzKommunikation Change Enabling Praxiserprobte Instrumente Fehlinterpretationen über die

Projektziele

Rechtzeitiges Einbinden wichtiger Stakeholder

Kommunikation, Change, Enabling

Central work streams Sub-streams

Integrated communication concept (newsletter, mails, intranet, HR community etc.)

CommunicationChange/Comm nication

Change/

Durchgehende, ganzheitliche Kommunikation innerhalb und außerhalb der Projektteams

Verankerungselemente wie Sounding

Integrated change conceptSounding BoardsTWM selling material

Provide QdP tool and TWM cockpit training etc.BP reviewGlobal HR BP Camp

Social partner management

Change Management

Enabling

Co-

Communication (GCH)

Communication (GCH)

Enabling (CTM)Enabling (CTM)

Weekly steering Jour fixe

Verankerungselemente wie Sounding Boards, Briefings sichern die Nach-haltigkeit, erlauben aber auch Rück-meldungen zur Außen-Wahrnehmung

Ü

Europedetermination

Data privacy/LegalData privacy/LegalSocial partner management regarding tool, IT platform and methodology changes

Social partner management

Data privacy/LegalData privacy/LegalSocial partner management regarding tool, IT platform and methodology changes

Social partner managementSocial partner management

Vermeidung von Überraschungen

Beschleunigung der Entscheidungsprozesse

Mi i i Wid tä dMinimierung von Widerständen

Planmäßige Zielerreichung

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– 57 –

Page 55: Detecon - Circle of Excellence Efficiency - Best Practice IT Efficiency

Praxisvortrag Detecon: Exkurs Change Management

Ch W h it P j kt ?Change – Warum scheitern Projekte?

Projekte scheitern weder an Technik noch an fehlendenProjekte scheitern weder an Technik noch an fehlenden fachlichen Fähigkeiten.

Projekte scheitern an den menschlichen Verhaltens- und Denkweisen wie:

falsche Wahrnehmung und Bewertungen

ungeeignete Kommunikationsprozesse,

Konflikte zwischen Rollen oder Personen, ,Interessen & Positionen, Machkämpfen etc.

Wir haben kein Wissens- oder Erkenntnisproblem, sondern ein UMSETZUNGSPROBLEM

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– 58 –

Quelle: Detecon, www.perspektive-blau.de, www.pm-blog.com

Page 56: Detecon - Circle of Excellence Efficiency - Best Practice IT Efficiency

Praxisvortrag Detecon: Exkurs Change Management

Ch J d V ä d t llt b d A f d b t ili tChange – Jeder Veränderungsprozess stellt besondere Anforderungen an beteiligte Führungkräfte.

Tal der Tränen und Anforderungen an die Führungskräfte

AbwehrIntegration

Phas

en

Vorahnung

S h k Reaktionale

Emotionale Akzeptanz

Öffnung

Leitplanken für erfolgreiches Veränderungsmanagement

Die Beeinflussung des Könnens (Fähigkeit)

otio

nale

kt

ione

n

Schock Akzeptanzg

Sorge Schreck Ärger Frustration Trauer Neugier Selbst-vertrauen

Die Förderung des Wollens (Bereitschaft)

Das Gefühl des Dürfens (Möglichkeit)

Emo

Rea

gen

vertrauen

Notwendige Fähigkeiten zur Begleitung eines

E t Off Kom- V tä d i U t B tä

Veränderungsprozess

Hal

tung

t- en

Transformationsprozesses

Konflikt-Management

Problemlösungsfähigkeiten

Moderationsfähigkeit

Ernstnehmen

Offen sein

Kommuni-kation

Ermutigung Verständnis zeigen

Unter-stützen

Bestä-tigen

Kom-

Man

agem

ent

anfo

rder

unge Moderationsfähigkeit

Empathie-FähigkeitInfor-

mieren

Kom-muni-zieren

Trai-nieren

Reflek-tieren Coaching Moni-

toringMen-toring

Learning on the job

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– 59 –

a

Psychosoziales aus Veränderungsprozessen (vgl. Büning und Bartschen, 2006)

g j

Page 57: Detecon - Circle of Excellence Efficiency - Best Practice IT Efficiency

Ch K iti h E f l f kt

Praxisvortrag Detecon: Exkurs Change Management

Change – Kritische Erfolgsfaktoren.

Kritische Erfolgsfaktoren für erfolgreiches Veränderungsmanagement

Kritische Erfolgsfaktoren

Stakeholder Analysis und Management

Aufbau eines Change Fahrplans (Change Journey, Transformation Roadmap) und konsequentes Monitoring

Zielpersonen und gruppenspezifische K ik ti ( h ö thi h D i “) llKommunikation („homöopathische Dosis“); alle auch Nicht-Projektmitarbeiter gewinnen

Emotionalisierung des neuen Bewusstseins (Engagement Roadmap) durch Bilder aber auch(Engagement Roadmap) durch Bilder aber auch durch Web2.0 Instrumente (YouTube, etc .)

Erlebbar machen, was Qualität und Kostenbewusstsein für die Organisation bedeutetKostenbewusstsein für die Organisation bedeutet und warum es wichtig ist

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– 60 –

Quelle: Detecon, Kommunikationslotsen.de

Page 58: Detecon - Circle of Excellence Efficiency - Best Practice IT Efficiency

Praxisvortrag Detecon: Exkurs Change Management

Ch M t F k B i i l fü di E t ll i Ch StChange Management Framework – Beispiel für die Erstellung einer Change Story.

Design of Change Story & Benefits

Leitfragen für die Change Story & Benefits

Wie lauten die strategischen Ziele für diese Veränderung?

Warum sollte die Veränderung stattfinden? Was ist

Change Trigger

Warum sollte die Veränderung stattfinden? Was ist die Dringlichkeit bzw. Auslöser?

Was genau soll sich verändern?

A f ll b d ? W l h A kChange Story

Auf was soll gebaut werden? Welche Aspekte sollen beibehalten werden?

Was ist der Wertbeitrag der Veränderung für die Organisationseinheit und für deren Kunden? Was

C a ge Sto y

Benefits of hOrganisationseinheit und für deren Kunden? Was

ist danach besser?

Was sind die 3 Kernbotschaften der Veränderung?

Welche Botschaft soll unter keinen Umständen

change

Welche Botschaft soll unter keinen Umständen gegeben werden?

Welche Vorteile bestehen für den Einzelnen?

Quantifying

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Page 59: Detecon - Circle of Excellence Efficiency - Best Practice IT Efficiency

Praxisvortrag Detecon: Exkurs Change Management

Ch A i l ähi P i b i i l d k k t H dl f hlChange – Aus vielzähigen Praxisbeispiele wurden konkrete Handlungsempfehlungen abgeleitet und konsolidiert.

Verankerung im Leitbild bzw. in den Führungsgrundsätzen oder auch Team Charters

Handlungsempfehlungen

Publikation zum ThemaKontinuierliche Kommunikation über Aktivitäten und Maßnahmen, wie sie auf die Ziele

einzahlen; aktives Marketing und Darstellung von Evidenzen

Langfristige Verankerung der Zielsetzungen in den Führungsinstrumenten (Kompetenzmodell, Beurteilungsinstrumente für Führungskräfte und Mitarbeiter, 360 Grad Feedback)

zum Thema

Beurteilungsinstrumente für Führungskräfte und Mitarbeiter, 360 Grad Feedback)

Konsequenzmanagement (Was passiert mit Verfehlungen? Zeichensetzen durch respektvolle, aber inhaltlich konsequente Maßnahmen)

Verankerung schon bei der Personalgewinnung (Onboarding)g g g ( g)

Verankerung der neuen Sichtweise in neue und laufende Unternehmens-Initiativen, Programme, Projekte und sichtbar machen, wie diese einzahlen

Interne Kundenbefragung, Mitarbeiterbefragung, Soundingboards nutzen

Innovative Interventionen nutzen: Großgruppenveranstaltungen, Open Spaces, Worldcafe, etc.

Professionelle Begleitung durch ein Projekt Management Office

Etablierung von In-House Consultants zum Thema „Effizienz“ (als Ausbildungsgang)Etablierung von In House Consultants zum Thema „Effizienz (als Ausbildungsgang)

Führung und Zusammenarbeit: Neue mentale Modelle (Klare Verantwortung, aber offene und gleichzeitig flexible Organisationsformen)

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– 62 –

Page 60: Detecon - Circle of Excellence Efficiency - Best Practice IT Efficiency

Ch Ti fü d f l i h “S h it ”

Praxisvortrag Detecon: Exkurs Change Management

Change – Tipps für das erfolgreiche “Scheitern”.

Wie Sie erfolgreich “scheitern”

Wie Sie erfolgreich „scheitern“ Punkte, auf die Sie achten sollten

Heikles nicht kommunizieren, um Widerstand zu vermeidenDelegation des Veränderungsmanagements an

„Startprojektgruppen“ beinhalten meist andere Teilnehmer als die endgültige Projektgruppe

Unterschiedliche Zielgruppen verfolgen meist auchg g gProjektmanagerTeamleiter und Führungskräfte der Basis werden funktional isoliertLernen und Steuerung im Veränderungsmanagement

Unterschiedliche Zielgruppen verfolgen meist auch unterschiedliche Spannungskurven. Maßnahmen müssen adäquat zugeschnitten werden

Ziele werden meist individuell ausgehandelt, so h di Zi l V ä d ß hLernen und Steuerung im Veränderungsmanagement

entkoppelnauch die Ziele von Veränderungsmaßnahmen (hier muss jeder Mitarbeiter abgeholt werden)

Erzeugte Spannung SpannungskurveSpannung Spannungskurve

Belegschaft, Projektgruppen

Spannungskurve

Unterschiedliche Spannungskurven der Beteiligten im

Event ReviewZeit

Spannungskurve Geschäftsführung und Vorberei-tungsteam

gProzessablauf

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– 63 –

Event Review

Page 61: Detecon - Circle of Excellence Efficiency - Best Practice IT Efficiency

Praxisvortrag Detecon: Exkurs Change Management

Ch Di M b k it V ä d h i t t di fü diChange – Die Messbarkeit von Veränderungsmassnahmen ist notwendig für die Transparenz und qualitative Diskussion über die Zielerreichung der Maßnahmen.

Die Messbarkeit von Veränderungsmaßnahmen

Ziel ist, die Wirksamkeit von Veränderungsmaßnahmen messbar und anfassbar zu machen Meist dienen indirekte oder auch Proxy Indikatoren

anfassbar zu machen. Meist dienen indirekte oder auch Proxy Indikatoren als Messpunkte, um die Effektivität der Maßnahmen deutlich zu machen

Ziele – Kolloquium und Bewertungsumfragen

Mitarbeiter- und Führungskräfte-Befragungen (Reifegrad derMitarbeiter und Führungskräfte Befragungen (Reifegrad der Veränderungen durch aufeinander aufbauenden Fragenkomplex erheben)

Potential Bewertungen & Kompetenz Diagnostik

Kundenbefragungen und Index

Wertschöpfungsindex (Anzahl der Investoren, die in das Unternehmen/AG investieren bzw. es in ihren Fond aufnehmen)

Employee „Renewal“

New frame forcorporate direction

2

3

Create a vision

Achor targetsand KPI‘s

10Createincentives

11Reenforceindividuallearning

12

Innovate and refreshorganization 1

mobilizeEmployee „Renewal“

New frame forcorporate direction

2

3

Create a vision

Achor targetsand KPI‘s

10Createincentives

11Reenforceindividuallearning

12

Innovate and refreshorganization 1

mobilize

Konsequenz-Management (Wird das nicht Einhalten neuer Grundsätze geahndet?)

Qualitätszuwächse aus dem Skill ManagementRevitalization of

the companyRestructuring of thecompany

4

5

6 Redesignprocesses

7 Achievecustomerorientation

8Develop newbusiness areas

9Improve by newtechnologies

Aligninfrastructure

Year 3 Year 2 Year 1

Revitalization of the company

Restructuring of thecompany

4

5

6 Redesignprocesses

7 Achievecustomerorientation

8Develop newbusiness areas

9Improve by newtechnologies

Aligninfrastructure

Year 3 Year 2 Year 1

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Page 62: Detecon - Circle of Excellence Efficiency - Best Practice IT Efficiency

Praxisvortrag Detecon: Kommunikationsprobleme Fallbeispiel

F ll t i k N 3 Mi d t 80 % ll i P j kt ft t d K flikt d G ü d füFallstrick Nr. 3: Mindestens 80 % aller im Projekt auftretenden Konflikte und Gründe für Verzögerungen sind auf Kommunikationsprobleme zurückzuführen.

Fehlende bzw. zu späte Einbindung der relevanten Stakeholder

Kommunikationsprobleme Fehler & Effekte

der relevanten Stakeholder

Fehlende Berücksichtigung von „politischen“ Gegebenheiten & Hierarchien sowie Motivation &Hierarchien sowie Motivation & Einstellung der Beteiligten

Keine auf die jeweiligen Stakeholder abgestimmte Kommunikationg

Fehlende Berücksichtigung kultureller Gegebenheiten (Bsp.PJV: Frankreich)

Führt zu

D M ti ti & Bl k dDe-Motivation & Blockaden

Gefährdung des Projekterfolges

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– 65 –

Page 63: Detecon - Circle of Excellence Efficiency - Best Practice IT Efficiency

D K ik ti h “ ö li ht i f di j ili Zi l

Praxisvortrag Detecon: Exkurs Kommunikationskonzept

Das „Kommunikationshaus“ ermöglicht es, eine auf die jeweilige Zielgruppe abgestimmte Kommunikation zu gewährleisten und sichert den Projekterfolg.

Kommunikationshaus

Projekt-Kommunikation Marketing-Kommunikation

Change-Kommunikation

Projekt X Kommunikationskonzept

Projekt X: Kommunika-tionsplanungProjekt X: Informations-verteilung & Fortschritts-berichtwesen

KommunikationProjekt X: „Verkaufsförde-rung“ als Kommunikations-aufgabe im Rahmen des Projekt X Kommunika-

Projekt X: Entwicklung und Kommunikation der Change Story „Co-pilot und Scorekeeper“

Schnittstelle zum

Change Mgmt.berichtwesen tionskonzeptes

KommunikationsprodukteStakeholder PortfolioUmfeldportfolio*Kommunikationsplan

Effektive & effiziente InformationsbereitstellungMeilenstein Planung & Tracking

Projekt X MarketingaktivitätenChange Story

Projekt X Statusberichterstattung

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Page 64: Detecon - Circle of Excellence Efficiency - Best Practice IT Efficiency

Praxisvortrag Detecon: Exkurs Kommunikationskonzept

D St k h ld P tf li b t ht d Cl tDas Stakeholder Portfolio besteht aus den Clustern: Keep informed, Key players, Keep satisfied & Minimal effort.

Vorgehen

1 Stakeholder identifizieren & groupieren1. Stakeholder identifizieren & groupieren

Alle Personen sowie Einheiten intern wie extern der DT, die ein Interesse bzw. eine Einflussmöglichkeit im Rahmen des Projektes vorweisen, sind als Stakeholder zu

Keep informed Key players

2. Kommunikationsstrategien definieren

identifizieren und zu gruppieren (zum effektiven Mapping in die 4 Cluster des Stakeholder Portfolios)

Hig

h

eds

Keep informed Key playersKeep informedKeep informedKeep informed Key playersKey playersKey players

Für jedes Projekt X Stakeholder Cluster wird eine übergeordnete Kommunikationsstrategie definiert, die den Rahmen für die Ausgestaltung der einzelnen Kommunikationspläne setzt nt

eres

ts/N

e Keep informed Key playersKeep informedKeep informedKeep informed Key playersKey playersKey players

3. Projekt X Kommunikationsplan ausarbeiten

Kommunikationspläne setzt

Low

In

Minimal effort Keep satisfiedMinimal effortMinimal effortMinimal effort Keep satisfiedKeep satisfiedKeep satisfied

Je nach Interesse und Einflussmöglichkeiten auf das Projekt wird ein Kommunikationsplan pro Cluster ausge-staltet, der ein Granularitätslevel über Stakeholdergruppen bis auf Einzelstakeholderebene erlaubt

Minimal effort Keep satisfied

HighLow

Power to Influence

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Page 65: Detecon - Circle of Excellence Efficiency - Best Practice IT Efficiency

Praxisvortrag Detecon: Exkurs Kommunikationskonzept

Fü j d St k h ld Cl t i t i üb d t K ik ti t t iFür jedes Stakeholder Cluster ist eine übergeordnete Kommunikationsstrategie definiert.

Stakeholder-Cluster Ebene Adressdaten

(1) LA & Sponsoren (2) K t d

Kommunikationsstrategie

Ensure CommitmentEnabler,

Entscheider,Botschafter

Management(2) Konzernvorstand(3) Core Team (4) Fachprojektleiter,

E2E-Verantwortliche, Anforderer

Die „Enabler“ sind im stetigen Dialog punktuell in die Projektarbeit einzubeziehen, um Commitment zu erzeugen.

Umsetzer,Meinungs-

bildnerProgramm

(1) Mitarbeiter der Fachprojekte

(2) Projektleiter/Mitarbeiter Pilot

(3) Schnittstellen(4) KBR

Keep informed and motivatedDie „Umsetzer“ sind aktiv in die Projektarbeit einzubeziehen, um Commitment zu erzeugen.

Betroffene, Peer Group

(4) KBR

(1) Betroffene Führungs-kräfte

(2) B t ff Mit b it

Commitment zu erzeugen.

Keep satisfiedDiesen Stakeholdern müssen zielgruppenspezifischeBetroffene,

Anwender Peer-Group (2) Betroffene Mitarbeiter

(3) Auslandsgesellschaften

(1) Interessierte Füh- Minimal effort

zielgruppenspezifische Informationen zum Change-prozess und zur weiteren Orientierung gegeben werden.

Interessierte

Konzern & Auslands-

gesell-schaften

(1) Interessierte Führungskräfte und Mitarbeiter in D

(2) Interessierte Füh-rungskräfte und Mitarbeiter in ausl. Gesellschaften

Minimal effortEinfache und breite Kommunikation relevanter Information zur Positionierung des Programms in DE und den Auslandsgesellschaften.

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Page 66: Detecon - Circle of Excellence Efficiency - Best Practice IT Efficiency

Inhalt

1

2

Begrüßung & Vorstellung

Einführung & Vorgehensmodell Effizienzprogramme

3

4

Effizienz in der IT

Praxisbeispiel: Effizienzprogramm – Fallstricke & Struktur

5

6

HR-Themen in Effizienzprogrammen

Zusammenfassung & Diskussion

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Page 67: Detecon - Circle of Excellence Efficiency - Best Practice IT Efficiency

Praxisvortrag Detecon: HR-Themen in Effizienzprogrammen

Circle of ExcellenceEfficiency

Restructuring&Efficiency &

Cost Optimization

Functional HTrans-formation

FunctionalEfficiency

(e.g. F, Proc)

HumanResources

ITEfficiency

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St t i h W kf M t

Praxisvortrag Detecon: HR-Themen in Effizienzprogrammen

Strategisches Workforce Management.

Global nutzbarer Ansatz zur systematischen Optimierung interner und externer Kapazitäten in Bezug auf

Definition SWM Sehen Sie, Frau Schmidt! Dies ist ein optimaler Querschnitt unserer

Mitarbeiter die Energie der Jugend externer Kapazitäten in Bezug aufMengen, Fähigkeiten, Kosten, Produktivität und Risiken

Basiert auf den identifizierten personalstrategischen Stoßrichtungen einer OrganisationBündelt die Ergebnis Darstellung in die Dimensionen Kosten Strukturen

g ggepaart mit der Weisheit der Jahre.

Bündelt die Ergebnis-Darstellung in die Dimensionen Kosten, Strukturen und PlanungUnterstützt durch die ökonomische Fundierung einen „neuen“ Umgang mit dem Faktor Human Kapital

Transformationsprozess und “Mind-shift” für Personalfachkräfte in

Herausforderung für Organisationen

Transformationsprozess und Mind shift für Personalfachkräfte in Richtung “strategischer Business Partner

Bislang nur Betrachtung der internen Workforce und Workforce Costs; keine Einbeziehung der externen Ressourcen

Mangelnde Transparenz über Beschaffenheit und Entwicklung des Personalkörpers durch heterogene HR-Landschaften und IT-Strukturen

„Lücke“ zwischen HR-Strategie und Strategie und Finanzplanung

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Page 69: Detecon - Circle of Excellence Efficiency - Best Practice IT Efficiency

Praxisvortrag Detecon: HR-Themen in Effizienzprogrammen

St t i h W kf M tStrategisches Workforce Management.

SWM sichert konzernweit die Verfügbarkeit des richtigen Personals in der richtigen Menge zur richtigen Zeit am

Transparenz über Bestand und Entwicklung des Personalbedarfs in Bezug auf Qualifikation Menge

Vorteile für die OrganisationWarum SWM?

Personals in der richtigen Menge zur richtigen Zeit, am richtigen Ort und unter den wirtschaftlichsten Kostenbedingungen

SWM adressiert alle HR-Handlungsfelder und optimiert t li St kt d K t d t W k f

Personalbedarfs in Bezug auf Qualifikation, Menge und Kosten

Systematische Steuerung der internen und externen Workforce (Kosten und Skills) konzernweit

erstmalig Struktur und Kosten der gesamten Work-force, d. h. aller internen und externen Personal-ressourcen Kontinuierliche Performance-Messung

Effektiver Personalaufbau, -umbau und -abbau

Strategische Steuerung der Transformationg g

Engere Verzahnung der HR-Planung mit Strategie und Geschäftsplanung iPF

Aufzeigen von Handlungsfeldern über typischen Mit einer einheitlichen Datenbasis und KPI-Fundierung

Ansatz

Planungs-Horizont hinaus

Abdeckung und nahtlose Integration neuer Geschäftsfelder und -prozesse

Stä k i t T l t d Skill E t i kl

Mit einer einheitlichen Datenbasis und KPI Fundierung schafft SWM die notwendige Transparenz für Planung und Steuerung des Personalkörpers durch die HR Business Partner

Stärkung von interner Talent- und Skill-Entwicklung

Größere Genauigkeit und Einheitlichkeit im Reporting

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Page 70: Detecon - Circle of Excellence Efficiency - Best Practice IT Efficiency

Praxisvortrag Detecon: HR-Themen in Effizienzprogrammen

Wi f kti i t d St t i h W kf M t?Wie funktioniert das Strategische Workforce Management?

Strategisches Workforce Management adressiert

Alle Workforce Dimensionen und die eingängigen Personal Management Prozesse

Personalherausforderungen und strategische Stoßrichtungen

Ausgewählte Anwendungsfälle der Personalprozesse u. a. zur Darstellung von „Quick Wins“

Transparenz Planung Steuerung Monitoring

HR management process

Transparency Planning Steering Monitoring

Risk

ions Counter measures to address

deviation from planProductivity

Costs/FTE

kfor

ce d

imen

s

Future demand per job function

deviation from plan

Skills

Capacities (FTE)Bas

ic w

ork

Balancing internal/ external WF

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Page 71: Detecon - Circle of Excellence Efficiency - Best Practice IT Efficiency

Praxisvortrag Detecon: HR-Themen in Effizienzprogrammen

T A d fäll d k di d M ößTransparenz: Anwendungsfälle und korrespondierende Messgrößen.

Aus den strategischen Stoßrichtungen werden die geschäftskritischen Personalprozesse abgeleitet und beschrieben

Transparenz

Real vorkommende Anwendungsfälle werden identifiziert und analysiert

Aus jedem Anwendungsfall werden relevante Messgrößen extrahiert und zu einem gesamtheitlichen Dashboard verknüpft

Anwendungsfälle KPI‘s Dashboard

Anwendungsfall Korrespondierende Messgrößen

AuszugDashboard Workforce Management

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Page 72: Detecon - Circle of Excellence Efficiency - Best Practice IT Efficiency

Praxisvortrag Detecon: HR-Themen in Effizienzprogrammen

PlPlanung.

Auf Basis einheitlicher Rollen werden quantitative Aussagen bezüglich der Bestands- und Bedarfsituationen ermittelt ( neue“ Form der Auseinandersetzung bzgl einer Personalplanung)

Planung

(„neue Form der Auseinandersetzung bzgl. einer Personalplanung)

Identifizierte Parameter und Treiber bilden die Eckpfeiler für anschließende Simulationen und Szenarien zur Beschreibung der jeweiligen Zielbilder

Die Analyse der Abweichung zwischen Bestand und Bedarf führt zu einem entsprechenden personalspezifischemDie Analyse der Abweichung zwischen Bestand und Bedarf führt zu einem entsprechenden personalspezifischem Maßnahmenkatalog (Einstellung neuer Fähigkeiten, Erweiterung bestehender Fähigkeiten, mittelfristiger Umbau bestehender Kapazitäten, etc.) und dessen kommerzieller Bewertung (Budgetplanning)

Planungselemente und Ergebnisse

Einheitliche Rollen

Mengengerüst Bedarfe und Bestand

Bedarfstreiber und Parameter identifizieren

treiber- und parameterbasierte Simulationen und Szenarien

Abweichungsanalyse zwischen Bestand und BedarfAbweichungsanalyse zwischen Bestand und Bedarf

Ableitung personalrelevanter Maßnahmen

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Page 73: Detecon - Circle of Excellence Efficiency - Best Practice IT Efficiency

Praxisvortrag Detecon: HR-Themen in Effizienzprogrammen

V B t d d B d f i l ti StVon Bestands- und Bedarfssimulationen zur Steuerung.

Bestands- und Bedarfssimulationen werden in Szenarientechnik aufgebaut und bewertet (auch unter Risikoaspekten)

Steuerung

Maßnahmen zur Realisierung der einzelnen Szenarien werden detailliert beschrieben

Kosteneffekte einzelner Szenarien werden übersichtlich dargestellt – insbesondere im Vergleich zu einem „Do Nothing“ Szenario

St d M it i f l üb l äßi Ab i h k t ll d K kt ß h i dSteuerung und Monitoring erfolgen über regelmäßige Abweichungskontrollen und Korrekturmaßnahmen sowie deren Bewertung

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Page 74: Detecon - Circle of Excellence Efficiency - Best Practice IT Efficiency

Praxisvortrag Detecon: HR-Themen in Effizienzprogrammen

St t i h W kf M t M it iStrategisches Workforce Management – Monitoring.

Maßnahmen- und Auswirkungskontrolle

Monitoring

Frühwarnsystem (Dashboard) ermöglicht frühzeitiges Erkennen von Abweichungstendenzen

Integration in die Geschäftsabläufe (insbesondere Planung und Review) sichert die Realisierung von Kosteneffekten

Realisierung und Effekte

Dashboard Workforce Management

Realisierung und Effekte

Senkung der Arbeitskosten

Vermeidung von Abbaukosten

Vermeidung von Fremdvergaben

Nutzung von Auslagerungen ("Outsourcing")

Tipps zur Umsetzung

SWM Gestaltung als integrativer Teil der GeschäftplanungsprozesseGeschäftplanungsprozesse

Sicherstellung übergreifender Zusammenarbeit von Fachabteilungen, Personal und Einkauf & Finanzen

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Page 75: Detecon - Circle of Excellence Efficiency - Best Practice IT Efficiency

Praxisvortrag Detecon: HR-Themen in Effizienzprogrammen

Skill d T l t M t A f d d U it Fähi k it dSkill- und Talent Management – Anforderungen an den Umgang mit Fähigkeiten und Kompetenzen.

Aktuelle Herausforderungen in den Märkten, Technologien, Produkten und Kundenverhalten forcieren einen intensiveren

Skill Management

Produkten und Kundenverhalten forcieren einen intensiveren Umgang mit dem Thema Skill-Management

Fachkräfte-Mangel, Wettbewerbsdruck und gesellschaftliche Veränderung erfordert auch einen anderen Umgang mit demVeränderung erfordert auch einen anderen Umgang mit dem Thema Qualifizierung

„Employability“ wird groß geschrieben. Von Arbeitgebern wird erwartet, dass der eigene Marktwert durch Zusatzausbildungen g gund Zertifizierungen gesteigert wird

Steigerung von operativen und Führungsfähigkeiten als Notwendigkeit zur Wettbewerbsfähigkeit

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Page 76: Detecon - Circle of Excellence Efficiency - Best Practice IT Efficiency

Praxisvortrag Detecon: HR-Themen in Effizienzprogrammen

Skill d T l t M t O ti U tSkill- und Talent Management – Operative Umsetzung.

Systematischer Ansatz gewährleistet die enge Verzahnung mit den Personal-Prozessen/Themen (Vergütung Entwicklung Beschaffung

Skill Management

Personal-Prozessen/Themen (Vergütung, Entwicklung, Beschaffung, Karriere, ) und die Berücksichtigung des Führungsverständnisses einer Organisation

Operative, administrative Prozesse: Erfassung, Pflege, Qualitätsprüfung d Ab i h lund Abweichungsanalyse

Einheitliches Rollenmodell detaillierte Skillprofile zusammengefasste Skill Kataloge

Bewertungssystematiken von Skills

Struktur beinhaltet sowohl Hard- als auch Softskills

Ist organisiert als Baumstruktur

Tipp: Die Einbeziehung von Mitarbeiter-Vertretungen sichert nicht nur Einhaltung der Mitbestimmung, sondern ist auch eine wertvolle Informationsquelle für die Adaption an

betriebliche Notwendigkeiten und Erfordernisse

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Page 77: Detecon - Circle of Excellence Efficiency - Best Practice IT Efficiency

Praxisvortrag Detecon: HR-Themen in Effizienzprogrammen

Skill d T l t M t IT E t C D l tSkill- und Talent Management – IT Expert Career Development.

Karriere verändert sich

Talent Management am Beispiel IT Industrie

Fachliche Karrierewege entstehen gleichwertig neben den üblichen Management Karrieren

Nachhaltige Veränderungen für OrganisationenNachhaltige Veränderungen für Organisationen

Integrations- und Prozessmodelle helfen bei der systematischen und nachhaltigen Implementierung

K i i d i ht h tik l d fi i t dKarriere wird nicht mehr nur vertikal definiert, sondern besteht im Wesentlichen aus einer horizontalen

Expansion!

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Page 78: Detecon - Circle of Excellence Efficiency - Best Practice IT Efficiency

Praxisvortrag Detecon: HR-Themen in Effizienzprogrammen

A fb i IT E t K iAufbau einer IT Experten Karriere.

Aufbau eines umfassenden Skill-Katalogs zu ausgewählten IT Rollen, z. B.

IT Experten Karriere

IT Design & Operations

Systems Design & Engineering

Automatisierung durch unterstützende IT

Umfassende Gestaltung von Karrierewegen und Optionen

Berücksichtigung vergütungsrelevanter Wachstumsmöglichkeiten

Spezifische Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen zur weitergehenden Förderung

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Page 79: Detecon - Circle of Excellence Efficiency - Best Practice IT Efficiency

Praxisvortrag Detecon: HR-Themen in Effizienzprogrammen

V b d Effi i /P d kti ität d h W b 2 0?Verbesserung der Effizienz/Produktivität durch Web 2.0?

Social Media steht für völlige Interaktion

Social Media

Mitglieder von Social Networks nutzen die neuen Medien, um mit anderen zu interagieren oder um ihr digitales Ego und ihre persönlichen Werte zu demonstrieren

Kann der Einsatz von Web 2.0 die Effizienz/Produktivität einer Organisation verbessern?Kann der Einsatz von Web 2.0 die Effizienz/Produktivität einer Organisation verbessern?

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Page 80: Detecon - Circle of Excellence Efficiency - Best Practice IT Efficiency

Praxisvortrag Detecon: HR-Themen in Effizienzprogrammen

U f E b iUmfrage-Ergebnisse.

Trotz heterogener Ergebnisse verschie-dener Studien bzw Umfragen erwartetdener Studien bzw. Umfragen erwartet die Mehrheit der Befragten eine Verbes-serung der internen Zusammenarbeit und entsprechende Produktivitäts-steigerungsteigerung

In parallelen Befragungen wurde ebenso die Verbesserung der Arbeitgeber-Attraktivität durch Web 2.0 als „hoch“ eingestuft

Si d Si i t i h dSind Sie organisatorisch und strategisch auf diese

Herausforderungen vorbereitet?

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Page 81: Detecon - Circle of Excellence Efficiency - Best Practice IT Efficiency

Inhalt

1

2

Begrüßung & Vorstellung

Einführung & Vorgehensmodell Effizienzprogramme

3

4

Effizienz in der IT

Praxisbeispiel: Effizienzprogramm – Fallstricke & Struktur

5

6

HR-Themen in Effizienzprogrammen

Zusammenfassung & Diskussion

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Page 82: Detecon - Circle of Excellence Efficiency - Best Practice IT Efficiency

Praxisvortrag Detecon: Zusammenfassung & Diskussion

“It’ ll b t l ” Ei ffi i t St k h ld d K ik ti t“It’s all about people”: Ein effizientes Stakeholder- und Kommunikationsmangement sind wesentliche Grundvoraussetzungen für den Erfolg einer Restrukturierung

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Page 83: Detecon - Circle of Excellence Efficiency - Best Practice IT Efficiency

Praxisvortrag Detecon: Zusammenfassung & Diskussion

D h itli h Lö t D t d i Ci l f E ll Effi iDer ganzheitliche Lösungsansatz von Detecon wurde im Circle of Excellence Efficiency als Best-Practice zusammen mit externen Experten entwickelt.

Restructuring&&

Cost Optimization

Functional HTrans-formation

FunctionalEfficiency

(e.g. F, Proc)

HumanResources

ITEfficiency

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Page 84: Detecon - Circle of Excellence Efficiency - Best Practice IT Efficiency

H li h D k fü Ih A f k k it Wi f f i füh li h

Praxisvortrag Detecon: Zusammenfassung & Diskussion

Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. Wir freuen uns auf eine ausführliche Diskussion mit Ihnen.

Haben Sie Fragen?

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Page 85: Detecon - Circle of Excellence Efficiency - Best Practice IT Efficiency

Praxisvortrag Detecon: Zusammenfassung & Diskussion

K t ktd tKontaktdaten

PD Dr. Ralf HelbigDetecon International GmbHCT-SA ICT Strategy&Business Alignment

Oberkasseler Str. 2Bonn 53227 Phone: +49 (228) 7001939Mobile: +49 (151) 16748174e-Mail: [email protected]

Rüdiger WeißDetecon International GmbHCO-PS People Mangement Solutions

Frankfurter Str. 27Eschborn 65760 Phone: +49 (6196) 903406Mobile: +49 (170) 8651101e-Mail: [email protected]

Marc WagnerDetecon International GmbHCost Optimization & Restructuring

Oberkasseler Str. 2Bonn 53227 Phone: +49 (228) 7001414Mobile: +49 (175) 2206049e Mail: Marc Wagner@detecon com

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e-Mail: [email protected]