Digital File

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  • Administrar y resguardar documentos de forma eficiente y segura.

    Digital File, ofrece a todos sus usuarios una amplia gama de herramientas

    para administrar de forma eficiente y segura cualquier tipo de

    documentacin. Adems reduce los costos de almacenamiento y el

    tiempo requerido para localizar un documento del da de ayer o de hace

    cinco o ms aos. Las imgenes almacenadas tendrn siempre la misma

    nitidez con la que se hayan digitalizado, ya que se pueden utilizar

    escneres de bajo y alto rendimiento con lo que se garantiza la mejor

    calidad.

  • 1. Maltrato de Documentos.

    2. Traspapeleo y extravo de Documentos.

    3. Costos de Almacenamiento.

    4. Tiempos de Bsqueda.

    5. Traslado de Documentos.

    6. Acceso Restringido.

    1) El estado fsico de los

    documentos se altera con el

    pasar del tiempo y con el uso

    constante que se les da,

    provocando que lleguen a ser

    ilegibles y en algunos casos

    mutilados e incompletos.

    2) El manejo constante de

    documentos provoca su

    traspapeleo o prdida, sobre

    todo cuando ms de una

    persona o departamento

    utilizan la misma informacin.

    3) Cubiertas plsticas, cajas de

    archivo muerto, copias, espacio

    de almacn, mano de obra que

    administre la informacin;

    todos estos son costos en los

    que se incurren y que no

    garantizan que el 100% de la

    informacin se encuentre y

    adems, en buen estado fsico.

    4) La bsqueda manual de

    informacin a travs de

    folders, archivos, cajas y

    almacenes, lleva consigo la

    inversin de tiempo que puede

    ser dedicado a otras

    actividades.

    5) El mover la informacin de

    un lado a otro conlleva gastos

    y riesgos, sobre todo si se trata

    de un gran volumen y/o

    cuando tiene que intervenir

    personal ajeno al

    departamento o a la empresa.

    6) El manejo de informacin

    hace necesario tener un control

    sobre los documentos

    importantes y/o confidenciales,

    sin embargo difcilmente este

    control es personal y llega a

    omitirse cuando los

    documentos forman parte del

    archivo muerto.

  • Control absoluto y ordenado de los documentos de cada uno de

    los departamentos.

    Evitar el maltrato de los documentos originales.

    Evita la duplicidad de los documentos.

    Ante una auditora interna tener la posibilidad de entregarle a sus

    auditores informacin veraz y oportuna.

    El traslado de los documentos de un lugar a otro se reducira a un

    CD o DVD.

    El tiempo de bsqueda de un documento se reduce a fracciones de

    segundos.

    Protege la informacin contra alteracin y uso no autorizado.

    Se elimina la necesidad de archiveros adicionales.

    Digital File cuenta con diferentes

    niveles de seguridad, permitiendo

    as tener un mejor control de los

    accesos.

    Adems permite ahorrar espacio,

    tiempo y evita la duplicidad de

    documentos, ya que es un sistema

    multiusuario.

  • Digital File es un sistema que se maneja de una forma amigable y sencilla,

    siendo su entorno muy similar al de una pgina web.

    Adems permite asociar imgenes y archivos. La administracin del

    software puede ser tan completa o sencilla como se requiera, esto

    depende de las necesidades de cada departamento que la administre, ya

    que cuenta con una Base de Datos dinmica que permite al usuario

    adaptarla a sus necesidades.

    Si quieres conocer ms de cerca este software te invitamos a descargar el

    DEMO que se encuentra en nuestra pgina web:

    Rufino Tamayo No. 7 - 301 * Col. Pueblo Nuevo * C. P. 76900 * Corregidora, Qro. *

    Tels. (01442) 2259104 con 4 lneas Fax: extensin 112