Digitaliseringsmessen 2016 KOMBIT

10.20 – 10.40 Hvad sker der i KOMBIT?

11.00 – 11.20 Involvering af kommuner og leverandører i udbudsprojekter

11.40 – 12.00 Videncenter for kommunerne

12.20 – 12.40 Implementering af monopolbrudsprojekterne – kom godt i gang

13.00 – 13.20 Forvaltning af it-infrastruktur i et flerleverandør-setup

13.40 – 14.00 Status fra KOMBITs projekter i grunddataprogrammet

14.20 – 14.40 Status fra projekt Samarbejdsplatformen

15.00 – 15.20 Kommunernes nye valgløsning

Digitaliseringsmesse 2016Program på KOMBIT-scenen

HVAD SKER DER I KOMBIT?

v/ forvaltningsdirektør Søren Kromann og

projektdirektør Peter Egelund

PROJEKTER& LØSNINGER

Nye projekter

Valg Ydelsesrefusion

Nye løsninger

Køreprøvebooking Bibliotekssystem Mit Sygefravær

Genudbud

FLIS DUBU Byg & Miljø

Sikker drift på kørende løsninger

SLA

KOMBITS PROJEKTER IGRUNDDATAPROGRAMMET

BBR 2.0

DAR

Ejendomsskat &

Ejendomsbidrag

MONOPOLBRUD

Støttesystemerne

SAPA

Serviceplatformen

Kommunernes

Ydelsessystem

Kommunernes

Sygedagpengesystem

INVOLVERING AF KOMMUNER

OG LEVERANDØRER I

UDBUDSPROJEKTER

v/ chefjurist Johanne Strabo Svendsen og

forretningsudvikler Nicolai Nørr Korolkiewicz

KOMBIT-MODELLEN

HVORDAN

INDDRAGES KOMMUNER

OG LEVERANDØRER I

UDBUDSPROCESSEN?

PROJEKTMODELLeverandørinvolvering

Ide

Analyse og Plan

Krav og Kontrakt

Udrulning og

Videreudvikling

Forvaltning og Afslutning

Udbud

MARKEDSMODNING

KOMMUNAL INVOLVERING

FORMNING AF UDBUDSMATERIALET

• Input fra leverandører og fra kommuner bruges til at

forme udbudsmaterialet

• Samlet kvalitetssikring

• Sammenhæng mellem materiale og tildelingskriterier

UDBUDSPROCESSEN

Tilbudsskrivning

• Skriftlig kommunikation med leverandører

Tilbudsevaluering

• Kommunerne involveres igen

TILBUDSEVALUERING -Tilbudsgivers løsningsbeskrivelse

KOMBIT har struktureret tilbudsgivers løsningsbeskrivelse for at sikre:

• Sammenlignelighed

• At alle krav behandles af tilbudsgiveren

• At KOMBIT læser det relevante ift. det givne punkt

• Specialistvurderinger

• Ligebehandling og gennemsigtighed

TILDELING AF KONTRAKT

Stand still

- Vi venter de obligatoriske 10 dage inden vi skriver under

EFTER UDBUDDETMarkedsmodning

VIDENCENTER FOR KOMMUNERNE

V/ projektleder Søren Gormsen fra Favrskov

Kommune og projektleder Louise Dalby fra KOMBIT

Hvem er vi?

Søren Gormsen Contract manager og projektleder

Favrskov Kommune

Medlem af Videncenterets

følgegruppe

Louise DalbyKommuneansvarlig og

projektleder

KOMBIT A/S

Projektleder for Videncenteret

Formål: Understøtter videndeling på tværs af

kommunegrænser – ved at indsamle kommunale

eksempler på arbejdet med it-indkøb og

-kontrakter samt erfaringer fra KOMBIT.

CONTRACTMANAGEMENT I

FAVRSKOV KOMMUNE

Fakta om Favrskov

• Ca. 48.000 indbyggere

• Areal på 540 km2

• 840 km vej

• 295 ha grønne områder

• 130 km offentligt vandløb

• 255.000 m2 bygninger

Overblikket

Hvor er vi nu?

• Overblik over it-kontrakter• Kitos

• Snitfladeoverblik

• Indkøbsproces

Vejen hertil

• Kontraktstøvsuger

• Redundans

• Langt sejt træk…

• Turde blande sig• Kompetence er ikke noget man

får – det må man tage

• Stjæl med stolthed – giv med

glæde

• Indsigt i, hvordan man køber ind

De fremtidige udfordringer

• Større kompleksitet

• Hjemtage mere styring

• Øget samarbejde mellem forretning og digitalisering

• Databeskyttelsesforordningen

• Større behov for fælles fodslag

• Databehandleraftale• Standardvilkår

ER VIDENCENTERETLØSNINGEN PÅ ALT?

Værdiskabelse

gennem

samskabelse

Viden-centeret

Kommuner

KL

SKI

Leveran-dører

KOMBITsprojekter

KOMBITsspecialer

Bred kommunal involvering – naturligvis!

Kommunal

portefølje

styring

Drejebog for

kommunal

leverandør-

styring

Kommunale

standardvilkår

Krav og

kontrakt

Ejerskab til

egen

digitalisering

Instruks og

krav til

indhold i

revisions-

erklæring

Hvad er der på hylderne?

Markeds-

modning inden

udbud

Implemen-

terings-

håndbog

Kommunale

standardvilkår

v. 2.0

Krav og

kontrakt

Implemente-

ring

Databehandler

-aftale

Kommende produkter

Erfaringer fra

ISO 27001

certificering

Gevinst-

realisering

Projekt-

organisering

Portefølje-

styring

Kommunale

eksempler

Videndelingsplatform - Yammer

67 kommuner deler viden

– er din kommune med?

Tilmelding:

[email protected]

SPØRGSMÅL?

Læs mere på

kombit.dk/videncenter

eller besøg os på standen

IMPLEMENTERING AF

MONOPOLBRUDSLØSNINGERNE

v/ Projektleder Poul Henrik Pedersen fra Randers

kommune og implementeringsansvarlig Stine Lou

Fehrend

Kom godt i gang!

Hvad er implementering Hvem gør hvad?

Hvad kan kommunerne gøre

nu og her? Randers kommune – sådan

griber vi gevinstrealisering og brugerstyring an

Opsamling

Implementering?

Igangsættelse

Fase 1

Forberedelse

Fase 2

Ibrugtagning

Fase 3

Forankring

Fase 4

Topledelsens involvering

Solid vurdering af

forretningsmæssige

forudsætninger og behov

God forståelse af løsningens

kapacitet og begrænsninger

Omhyggelig konstrueret

business case som er godt

kommunikeret til relevante

aktører

Investering

Deltagelse og inddragelse af

forskellige interessenter/

aktører

Tekniske ressourcer,

metodikker og ekspertise

Projektstyring,

leverandørstyring og

interessenthåndtering

Ekspertise om organisatorisk

forandringsledelse

Kompetence og erfarne it-

specialister og

projektdeltagere

Uddannede brugere

At løsningen er

velkonfigureret og integreret

Arbejdsprocesser/-

arbejdsgange ændres

Allokering af ekstra

menneskelige, finansielle og

tekniske ressourcer så man

er i stand til at løse

problemer, der opstår ved

ibrugtagning

Ledelsen er forpligtet til at

realisere gevinsterne

Virkninger tilskrives brugen

af løsningen

System, teknisk infrastruktur,

forretningsprocesser

(arbejdsgange) og

menneskelige ressourcer er

tilstrækkelig fleksible til at

tilpasse sig ændret

forretningsmæssige

forudsætninger

Tilstrækkelige ressourcer

allokeres til at fastholde og

udvikle løsningen, teknisk

infrastruktur og kompetencer

Hvem gør hvad?

Kommunen har ansvaret for at

implementere de

fælleskommunale it-løsninger

KOMBIT/leverandøren

understøtter kommunernes

implementering efter

princippet ”hjælp-til-

selvhjælp”

Hvad kan kommunen gøre nu og her?

• Løse publicerede KIGO-opgaver

• Fokusér på strategiske/taktiske

emner, eksempel:

• Adgangsstyring

• Organisation

• Udfasning af KMD

monopolløsninger

• Gevinstrealisering

• Organisering/kompetencer

• Systemportefølje/it-landskab

mm

• Deltage på kommunedage 28-

30 november

Vi stiller skarpt på…

Gevinstrealisering i Randers kommune

Hvorfor overhovedet beskæftige sig med gevinstrealisering

• Eneste reelle mulighed for at realisere effektiviseringsgevinsterne

• Hvis man ændrer budgetterne, uden at ændre på arbejdsgange får man

problemer


Arbejdet med gevinstrealisering indtil nu

• Gevinsttræ

• Business case

• Gevinstrealiseringsplan

• SMART mål

• As-is - To-be processer


Hvordan sikrer vi at vi opnår de ønskede effektiviseringer

• Klare mål – forstået og accepteret af alle

• Før og efter tidsmålinger

• Forandringsledelse

• Fokus – Fokus - Fokus

• Opfølgning på om aftalte arbejdsgange/rutiner overholdes

• Korrigerende handlinger hvis nødvendigt

Adgangsstyring i Randers kommune

Hvorfor starte nu

• Oprydning er tit noget, der

tager lidt tid

• Vi er i gang med at

implementere APOS


Hvad har vi foretaget indtil nu

• Oprydning i LOS

• Oprydning i AD

• Principper for dataadgang


Hvad får vi ud af det

• Efter oprydning i AD har vi

slettet 500 – 700 brugere

• I LOS’en har vi slettet flere

hundrede brugere

• Vi er blevet opmærksomme

på, at lønsystemet er en god

kilde i forbindelse med

brugerstyring

Opsummering

• Kommunen har ansvaret for implementering -

KOMBIT/leverandøren understøtter med ”hjælp-til-selvhjælp”

• Grib anledningen fokusér på strategiske/taktiske emner

• Gevinster realiseres ikke uden en plan

• Oprydning tager tid, men der kan være penge at hente

FORVALTNING AF IT-

INFRASTRUKTUR I ET

FLERLEVERANDØR-SETUP

V/ Kenneth Møller Johansen

Agenda

1. Forvaltning af it-løsninger: Hvad er KOMBITs rolle?

2. Support og servicedesk: Hvad er samspillet mellem kommuner, leverandører og KOMBIT?

Agenda



Vedligeholder

forretningsorienteret

servicekatalog

Sikrer leverandørernes

aktive og tværgående

fejlsøgning 24/7

Prioriterer og

planlægger udvikling af

fremtidige services

Sikrer proaktiv

overholdelse af arkitektur

og sikkerhed

Beslutter ændringer

og godkender releases

Styrer

leverandørkontrakter og

kontrollerer serviceniveau

Sikrer konsistent

forretningsmodellering og

følger op på datakvalitet

Definerer

forretningsmæssige

vilkår

KOMBITs

forvaltning

af it-løsninger

Tjekker om lovforslag er

digitaliseringsparate og

sikrer at ny lovgivning er

it-understøttet

§

Fokus for KOMBITs forvaltning af it-løsninger

Agenda



SUPPORT OG

SERVICEDESK?

HVAD ER SAMSPILLET

MELLEM KOMMUNER,

LEVERANDØRER OG

KOMBIT?

Support ved fejlmeldinger: Ansvarsdeling

Kommunen Leverandøren KOMBIT

• Registrerer og

rapporterer fejl til

leverandørens

servicedesk

• Via navngivne brugere

udpeget til at kunne

kontakte leverandøren

• Har servicedesk

• Håndterer fejl

• Informerer brugere

• Forfølger fejl bagud hos

andre leverandører

(‘kædeansvar’)

• Overvåger

leverandørernes

processer

• Håndterer konflikter

mellem leverandører

• Håndterer klager fra

kommuner

CASE:KOMMUNEN REGISTRERER EN

FEJL I FAGSYSTEMET

Case 1: Fejl i fagsystem

Bruger Superbruger Fagsystem

Servicedesk

Fagsystem

Backoffice

CASE:FEJLEN ER I

INFRASTRUKTUREN

Case 2: Fejl i Serviceplatformen


Servicedesk

Serviceplatform

Servicedesk

Støttesystem

Servicedesk

Serviceplatform

Backoffice

Støttesystem

Backoffice

Fagsystem

Backoffice

CASE:FEJLEN ER

ET ANDET STED

I INFRASTRUKTUREN

Case 3: Serviceplatformen finder fejl i Støttesystemerne


Servicedesk

Serviceplatform

Servicedesk

Støttesystem

Servicedesk

Serviceplatform

Backoffice

Støttesystem

Backoffice

Fagsystem

Backoffice

CASE:SYSTEMLEVERANDØRERNE

KAN IKKE BLIVE ENIGE

Case 4: Infrastrukturens leverandører er uenige


Servicedesk

Serviceplatform

Servicedesk

Støttesystem

Servicedesk

Serviceplatform

Backoffice

Støttesystem

Backoffice

Fagsystem

Backoffice

KOMBIT

Infrastruktur

CASE:KOMMUNEN ER

UTILFREDS MED

FAGSYSTEMLEVERANDØRENS

HÅNDTERING AF FEJLEN

Case 5: Kommunen er utilfreds med respons


Servicedesk

Serviceplatform

Servicedesk

Støttesystem

Servicedesk

Serviceplatform

Backoffice

Støttesystem

Backoffice

Fagsystem

Backoffice

KOMBIT

Fagsystem

KOMBIT

Infrastruktur

Case 6….

Case 7…

Case 8…

Case 9…

Case 10…

Agenda



3. KOMBITs organisering af forvaltning af infrastrukturen: KDI

KOMBITS ORGANISERING AF FORVALTNING AF

INFRASTRUKTUREN?

Fra tre projekter til én forvaltningsenhed

Kommunernes

Datafællesskab (KDF)

Serviceplatformen

(SP)

Støttesystemerne

(STS)

Kommunernes Data

& Infrastruktur (KDI)

SpaghettiD

ata

kild

er

Kom

muner

KDI som ‘datadistributør’

KDI

Da

takild

er

Kom

muner

Understøtter kommunernes digitaliseringsinitiativer med bedre og billigere adgang til data (og funktionalitet)

Stabile leverancer af data (og funktionalitet) der overholder standarder for sikkerhed,

forretningsmodellering og dataudveksling

En naturlig samarbejdspartner i fællesoffentlige it-infrastruktur-initiativer

KOMMUNERNES DATA & INFRASTRUKTUR (KDI)

EN STATUS FRA KOMBITS

GRUNDDATAPROJEKTER

v/ projektleder Sanne Mi Poulsen ogprojektchef Henrik Grønbæk Kristensen

HVAD HAR KOMBIT MED GRUNDDATA-PROGRAMMET AT

GØRE?

Fast

ejen-

dom

Adresser,

veje og

områder

BBR

Per-

soner

Virk-

som-

heder

CPR CVR Danske

stednavne

MatriklenEjerfor-

tegnelsen

Ejendoms-

beliggen-

hedsregistret

Ejendoms-

vurderingen

Danmarks

Adresse-

register

Danmarks

administrative

geografiske inddelinger

Land-

kort og

geografi

Geodata

Bebyggelse

Vand

BygningerTrafik

Teknik

Natur

Kort

ESR

Ejendomsskat og

ejendomsbidrag

KOMBITs

opgaver

Grunddata

BYGNINGS- OG BOLIGREGISTRET

(BBR)

Delleverance 1 Delleverance 2 Delleverance 3Pilottest og

leveranceprøver

Tæt på målet

BBR 2.0 design

BBR 2.0 design

DANMARKS ADRESSEREGISTER

(DAR)

DAR 1.0 design

UDFASNING AF EJENDOMSSTAM-REGISTRET (ESR)

ESR-udfasning

KOMBIT varetager:

• Konkurrenceudsættelse af

monopolsystem

• Opsigelser af kontrakter på

kommunernes vegne

• Koordinering af udfasning med

Grunddataprogrammet

Udfasning af ESR data

Matrikel-

registeret

Ejer-

fortegnelse

Geodata-

styrelsen

KOMBITEjendomsskat

& Ejendoms-

bidrag (ny

løsning)

Vurderings-

ejendomme

Ejer

Ejendom

Matrikel

KMS-

matrikel

Forvaltnings

-matrikel

Ejendoms-

skat

Ejendoms-

bidrag

Data i

ESR

EJENDOMSSKAT OG EJENDOMSBIDRAG

(E&E)

Ejendomsskat og Ejendomsbidrag designeksempel

Brugervenlighedstestmed eyetracking

HVAD SÅ NU?

Delleverance 1 Delleverance 2 Delleverance 3Pilottest og

leveranceprøverPilottest og

leveranceprøver

Grunddataprogrammets replanlægning får

konsekvenser for BBR, DAR, ESR og E&E.

SAMARBEJDSPLATFORMEN

v/ projektleder Dorthe Andersen

Samarbejdsplatformen

Har grobund i Brugerportalsinitiativet (BPI)

– baseret på aftale mellem KL og

regeringen

• Kommunikationsplatform

• Skoledel og dagtilbudsdel

• Alle kommuner tilsluttet skoledelen –

foreløbigt 92 tilsluttet dagtilbudsdelen

Programstyregruppen:Programejer og –leder: KL

Deltagelse fra KOMBIT

Styregruppen for it i folkeskolenUndervisningsministeriet

Styrelsen for it og læring

KL

Ministeriet for Børn, Ligestilling, Integration og

Sociale forhold

Spor 3: Kommunal

rammearkitektur

Projektledelse: KL

Minimumskrav og

standarder

Spor 1: Læringsplatform

Projektledelse: KL

Basiskravspecifikation &

transitionsvejledning

Spor 2:

Samarbejdsplatform

Projektledelse: KOMBIT

Fælles udbud og indkøb

Styregruppe:

Aarhus, Aalborg, Slagelse,

Kalundborg og Middelfart.

KOMBITs rolle i BPI?

Tidsplan

2016 2017 2018 2019 2020

Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4

Kravspec. mm. udar-

bejdes m. kommunerne

Udbud

Kontraktindgåelse

Udvikling & test

Planlægning, oprydning

og budgetlægning

Implementering i

kommunerne (skoledel)

Lancering til forældre og

elever (skoledel)

Implementering og

udrulning i dagtilbud

Hvordan arbejder KOMBIT?

• Fast indstationeret medarbejder i KOMBIT: Thomas Ankler

fra Hvidovre Kommune.

• Kravspecifikation mm. bygger på input fra kommuner via

workshops og kvalitative og kvantitative undersøgelser.

• Materiale har været i review i kommunerne.

• Kommuner bliver løbende hørt via blandt andet Yammer og

på netværksmøder.

HVORNÅR SKAL

KOMMUNERNE I GANG?

To-do listen:

Få sat holdet

Hvem skal have kasketterne på?

Kanal- & kommunikationsstrategi

Hvornår skal hvilke kanaler bruges – og

hvem bestemmer?

Hovedrengøring i Skoleintra

Få ryddet op og slettet

Ressourceallokering

Afsæt ressourcer og afstem budgettet

Organisering af support

Hvem ringer brugeren til?

Men: Vi skal også huske at glæde os!

PROJEKT VALG

ANALYSE- OG PLANFASEN

v/ vicedirektør Poul D. Christiansen og projektleder Thomas Bjørn

VALG - sidste monopolbrudsprojekt under transitionsaftalen

• Skal konkurrenceudsætte og afløse KMD Valg

- Udskrivning (valgkort og valglister)

- Opgørelse (indrapportering af stemmer)

• Kun KMD Valg udskrivning er omfattet af transitionsaftalen, men KMD Valg

opgørelse inkluderes i den nye valgløsning

• VALG skal dække fem valgarter

• KV - Kommunalbestyrelsesvalg

• RV - Regionsrådsvalg

• FV - Folketingsvalg

• EV - Europa-Parlamentsvalg

• AV - Folkeafstemning (Afstemningsvalg)

• Andre valg er fravalgt (menighedsrådsvalg,

ældrerådsvalg, skolebestyrelser m.m.)

DANMARK topper undersøgelse af valg og integritet

Kilde:

Baseret på sammenligning

af hele valgprocessen

Party &

Candidate

Registration

Election

Laws Electoral

Procedures

Boundaries

Voter

Registration

Campaign

MediaCampaign

Finance

Voting

Process

Vote

Count

Results

EMBs

Lovændringer tager tid

og sætter rammerne for

den nye valgløsning!

VALG - formål

Skabe moderne og fremtidssikret valgløsning der sikrer

valghandlinger uden monopol og en stabil pris pr. valg.

Håndtere K98 aftale for print og distribution af valgkort.

KOMBITs rolle

• Specificering af krav

• Udbudsproces

• Udvælgelse og styring af leverandør

• Vedligeholdelse og videreudvikling

• Genudbud

Organisering – involvering af interessenter

Regioner,

Statsforvaltningen

m. fl.

KL’s bestyrelse

Styregruppe projekt

VALG

Projektledelse projekt

VALG

Arbejdsgruppe projekt

VALG: 16 deltagere fra

kommuner og KL

Projektgruppe

projekt VALG

Socia

l-og in

denrig

smin

isterie

t

pro

jekt V

ALG

(rådgiv

nin

g)

Danmarks Statistik

Region Bornholm

Kommune

informations-

møder

Projekt VALG

Beslutningstagere

omkring Projekt VALG

VALG - projektplan

Opstart

April 20162017 2019

Live

Juni 20192018

Analyse- og planfase

Krav- og kontraktfase

Udvikling

og test

KravspecifikationPrækvalifikation

og tilbudAfklaring

Tilslutning

Skyggevalg

AFGRÆNSNING AF LØSNINGEN

v/ projektleder Thomas Björn, KOMBIT

Beskrivelse af den nye valgløsning

Den nye

valgløsning

It-system

Support og beredskab før, under og efter

valgdagen

PrintprocesUddannelses- og træningsproces


Den nye

valgløsning

It-system


valgdagen


Den nye valgløsning:

- Valg udskrivning

- Valg opgørelse

Option 1: Ny brevstemmeproces

Option 2: Kandidatsystem

Option 3: Administrations-

proces

Ny elektronisk brevstemmeproces fravalgt på

baggrund af dialog med Social- og Indenrigsministeriet.

En række af arbejdsgruppens forslag er inkluderet i den

nye valgløsning. Den nye valgløsning tilbyder udveksling

af data med andre systemer, eksempelvis VALGHALLA.


Den nye

valgløsning

It-system


valgdagen


Den nye valgløsning:

- Valg udskrivning

- Valg opgørelse

Option 1: Ny brevstemmeproces

Option 2: Kandidatsystem

Option 3: Administrations-

proces

Dannelse af printfiler

til valgkort til den

nye valgløsning

K98 rammeaftale for

print og distribution

Option 4: Dannelse

af filer til valgkort til

Digital Post

Uddannelses- &

træningspakkeSupport

Option:

Træningspakke til

option 2 og 4

Option: Support for

option 2 og 4

Overblik over den nye valgløsning og den kommende serviceaftale

KMD VALG:• + 30 år gammel monopolsystem

• Brug af ældre teknologi

• Høj drifts-, It-sikkerhed og beredskab

• Fysisk valgkort

• Betaling for særlige rapporter

• Særlige printere og kablede netværk

Serviceaftale (regning sendes separat):

• Distribution via PostNord

Ny valgløsning:• Konkurrenceudsat system

• Tidssvarende teknologi, brugervenlighed

• Høj drifts-, It-sikkerhed og beredskab

• Printfil valgkort, og (option) digital valgkort

• ”Alle” data tilgængelige - for alle

• Forventning om brug af standardudstyr

Serviceaftale:

• K98 udbud: Serviceaftale på print og distribution

Nye muligheder

Folketingspolitikere

Kommunalpolitikere

Forskere

KL

BorgereValghalla & andre systemer

Medier

Social- og Indenrigsministeriet

Danmarks Statistik

?