Proceso: Recursos Humanos

Tipo documento:

Descripción de

Cargos

Código: MR-RH-12 Producto: Recursos

Humanos

Fecha Emisión:

07/03/2015

Fecha

Actualización:

18/07/2015

Número Actualización: 1

Elaborado Por:

DIRECTOR DE

RECURSOS

HUMANOS

Revisado Por:

DIRECTOR DE

RECURSOS

HUMANOS

Aprobado Por:

DIRECTOR RECURSOS

HUMANOS

Nombre Documento: AUXILIAR DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL

TRABAJO

1. Información del cargo

NOMBRE DEL CARGO: Auxiliar de Seguridad y Salud en el Trabajo

PROCESO AL QUE PERTENECE: Recursos Humanos

SUBPROCESO: Salud Ocupacional NO. DE PLAZAS: 1

LOCALIZACION: Sede Administrativa CUIDAR

CARGO JEFE INMEDIATO: Analista de Seguridad y Salud en el Trabajo

DIMENSIONES

No DE PERSONAS A CARGO: No aplica (Entre 1 y 5, entre 5 y 10; entre 10 y

20, entre 20 y 30, más de 30) No DE PERSONAS DIRECTAS: No aplica

No DE PERSONAS INDIRECTAS: No aplica

ECONÓMICAS: No aplica

HORARIO: Lunes a Viernes 7:00 a.m. a 5:45 p.m.

2. Perfil nivel

BASICA: Bachiller

PROFESIÓN: Tecnólogo en Salud Ocupacional

ESPECIALIZADA: No aplica

FORMACIÓN ESPECÍFICA: Opcional Plan de emergencias, Riesgo psicosocial.

EXPERIENCIA: 1 Año en Seguridad y Salud Ocupacional

3.Misión del cargo

Apoyar el desarrollo de actividades de salud y seguridad en el trabajo para la compañía,

con el fin de mantener estándares legales aplicados y niveles de bienestar en los empleados.

4. Responsabilidades

Responsabilidad 1: Acompañar la implementación de prácticas de promoción, prevención y

bienestar que den cumplimiento a los requisitos legales y mejoren la calidad de vida de los

empleados.

ACTIVIDAD INDICADOR

1. Implementar acciones en el ámbito de salud en el

trabajo para cumplir con la normatividad vigente.

2. Implementar planes que acción con base en los

indicadores del área.

3. Acompañar el desarrollo de actividades relacionadas

con la matriz de peligros de la compañía.

4. Realizar plan de intervención según resultados

arrojados por el diagnostico empresarial sobre el

comportamiento del ausentismo de enfermedad de

origen común.

5. Acompañar a los grupos de apoyo como COPASST y

Líderes en Salud Ocupacional para el apoyo a la gestión

preventiva.

Responsabilidad 2: Desarrollar actividades para prevenir y mitigar riesgos vitales

ACTIVIDAD INDICADOR

1. Ejecutar el plan de emergencia.

2. Implementar propuestas de mitigación de

emergencias.

3. Sensibilizar al personal de la empresa en

procedimientos de emergencias.

4. Ejecutar y evaluar los simulacros de emergencias.

5. Programar y ejecutar campañas de impacto y

concientización dirigidas al personal.

Responsabilidad 3: Desarrollar actividades de control, prevención y atención de los riesgos

laborales.

ACTIVIDAD INDICADOR

1. Realizar plan de intervención acerca de la

accidentalidad en la empresa.

2. Desarrollar la investigación de los accidentes de

trabajo.

3. Formular y poner en marcha el plan de acción para

cada accidente de trabajo, con el fin de evitar que se

presente nuevamente.

5. Relaciones Internas y Externas

RELACIONES INTERNAS(Con quien, Para que,

Con qué frecuencia)

RELACIONES EXTERNAS (Con quien, Para

que, Con qué frecuencia)

Responsabilidad 1:

Con todos los procesos para implementación

y desarrollo del plan anual de intervención en

seguridad y salud en el trabajo.

Responsabilidad 2:

Brigada de emergencias para diseñar

cronograma de trabajo, realizar inspecciones

de seguridad, procesos de capacitación,

atención de urgencias, inspección de los

recursos físicos, diseño de estrategias para

control de las amenazas. Frecuencia diaria.

PORVEEDORES externos de servicios en

materia de Salud Ocupacional

Todos los empleados para la implementación

de acciones de prevención, promoción y

mitigación, cada que se requiera

ARL para realización y entrega de

diagnósticos e informes

Responsabilidad 3:

Con empleados para realizar procesos de

formación para la prevención de los riesgos

laborales. Frecuencia relativa

Proveedores involucrados en la gestión.

Frecuencia cada que se requiera

Proceso Jurídico para análisis de casos

especiales

6. Problemáticas

Problemas típicos asociados a la

responsabilidad

Ayudas para resolver los

problemas

Responsabilidad 1:

No aplica No aplica

Responsabilidad 2:

No aplica No aplica

Responsabilidad 3:

No aplica No aplica

7. Decisiones y recomendaciones

DECISIONES: RECOMENDACIONES:

Responsabilidad 1:

No aplica No aplica

Responsabilidad 2:

No aplica No aplica

Responsabilidad 3:

No aplica No aplica

8. Competencias

8.1 COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES

COMPETENCIAS COMPORTAMIENTOS

Cooperación y Trabajo en Equipo

Promueve en su equipo relaciones

interpersonales basadas en principios de

respeto, transparencia, equidad y

responsabilidad que favorecen el logro de

objetivos.

Reconoce la heterogeneidad de sus

colaboradores y la convierte en una

fortaleza para influenciar en el desempeño

superior.

Maneja y expresa adecuadamente sus

emociones e identifica y comprende las de

otros.

Es capaz de desenvolverse en situaciones

políticamente complejas de forma eficaz y

con discreción.

Alta Competitividad Organizacional

Verifica y prioriza acciones en los procesos

o métodos de trabajo para conseguir

mejoras en el rendimiento y alcanzar los

indicadores de gestión.

Se empodera de sus procesos y actúa para

mejorar y alcanzar los objetivos propuestos.

Propone de manera oportuna y ágil a sus

jefes y colaboradores alternativas de

solución a las dificultades que se presentan

para facilitar el logro de los objetivos.

Teniendo como premisa los objetivos

estratégicos, toma decisiones para sí mismo

y para su equipo de trabajo que favorecen

la consecución de resultados relacionados

con estos.

Comunicación y Servicio Sobresaliente

Se esfuerza por cumplir las expectativas y

satisfacer las necesidades del negocio y de

los clientes.

Soluciona los problemas de los clientes

efectivamente, comprometiéndose

personalmente en su resolución.

Establece y mantiene buenas relaciones

con los clientes y logra que ellos le brinden

su confianza y respeto a la organización.

Soluciona asertivamente las preguntas,

quejas o problemas que el cliente manifiesta

y hace más de lo que este espera para

darle valor agregado.

Gestión del Cambio

Fomenta e incentiva en su equipo de

trabajo la participación y generación de

nuevas ideas frente a los desafíos de la

Compañía.

Pone en marcha proyectos para generar

ideas nuevas y únicas que mejoraren los

resultados de la organización.

Busca eliminar barreras en el equipo que

surjan en las nuevas implementaciones que

hace la empresa.

Enlaza las ideas del equipo y su visión de los

procesos con los cambios que propone la

alta dirección para que se encaminen a

lograr los objetivos.

Proceso: Planeación Estratégica

Tipo documento:

Descripción de

Cargos

Código: MR-GG-7 Producto: Planeación

Estratégica

Fecha Emisión:

07/03/2015

Fecha Actualización:

18/003/2015 Número Actualización: 1

Elaborado Por:

DIRECTOR DE

RECURSOS

HUMANOS

Revisado Por:

COORDINADOR

DESARROLLO

HUMANO

Aprobado Por: DIRECTOR

DLLO ORGANIZACIONAL

Nombre Documento: SECRETARIA DE GERENCIA

1. Información del cargo

NOMBRE DEL CARGO: Secretaria de Gerencia

PROCESO AL QUE PERTENECE: Gerencia General

SUBPROCESO: Gerencia General NO. DE PLAZAS: 1

LOCALIZACIÓN: Sede Administrativa

CARGO JEFE INMEDIATO: Gerente General

DIMENSIONES

No DE PERSONAS A CARGO: No aplica (Entre 1 y 5, entre 5 y 10; entre 10 y

20, entre 20 y 30, más de 30) No DE PERSONAS DIRECTAS: No aplica

No DE PERSONAS INDIRECTAS: No aplica

ECONÓMICAS: No aplica

HORARIO: Lunes a Viernes 7:00 a.m. a 5:45 p.m.

2. Perfil nivel

BÁSICA: Bachiller

PROFESIÓN: Secretariado Bilingüe

ESPECIALIZADA: No aplica

FORMACIÓN ESPECÍFICA: Manejo de herramientas Microsoft (Word, Excel,

Power Point)

EXPERIENCIA: 3 a 4 años en cargos afines

3.Misión del cargo

Asistir las actividades de la Gerencia General de acuerdo a los requerimientos

establecidos, con el fin de contribuir en la ejecución de los objetivos estratégicos de

la compañía.

4. Responsabilidades

Responsabilidad 1: Asegurar y programar las reuniones de la Gerencia General para

contribuir en la realización de planes, programas y proyectos de acuerdo a las

necesidades de la compañía.

ACTIVIDAD INDICADOR

1. Programar la agenda del Gerente General (reuniones,

viajes, Comités, almuerzos, etc.)

2. Realizar las reservaciones de Hotel, salones, y tiquetes

para los empleados y el Gerente

3. Programar las reuniones del gerente y estar pendiente

de la programación de las juntas que tienen en las

diferentes ciudades del país.

4. Gestionar las solicitudes de alimentación (refrigerios,

almuerzos) de acuerdo a los requerimientos.

5. Coordinar transporte en Bogotá para recoger en el

aeropuerto al Gerente, y personas que vienen de otras

ciudades.

6. Elaborar y enviar las convocatorias a la Asamblea de

Accionistas y coordinar con el proceso de

Comunicaciones todo lo relacionado con este evento.

Responsabilidad 2: Asegurar la documentación y tramitar la información, con el fin de

dar cumplimiento a los procedimientos de la compañía.

ACTIVIDAD INDICADOR

1. Verificar el valor cobrado en las facturas de tiquetes y

una vez firmadas por el Gerente, se relacionan en un

memo para contabilidad.

2. Atender los requerimientos de los Accionistas y la

Gerencia General. (Certificados, documentación,

reuniones).

3. Estar pendiente de las facturas y comprobantes de

compra que realice el Gerente con la tarjeta de crédito

para relacionarlos y enviarlos a Contabilidad.

4. Asegurar la entrega de la correspondencia.

5. Recibir documentación que requiera la firma del

Gerente.

6. Realizar las solicitudes de compra según

los requerimientos de la Gerencia.

7. Solicitar el pedido de insumos y papelería.

8. Manejo de caja menor.

9. Atender las solicitudes de clientes internos y

externos telefónica y/o personalmente.

5. Relaciones Internas y Externas

RELACIONES INTERNAS(Con quien, Para que,

Con qué frecuencia)

RELACIONES EXTERNAS (Con quien, Para

que, Con qué frecuencia)

Responsabilidad 1:

Con el Proceso de Comunicaciones para Con Hoteles y aerolíneas para

coordinar la Asamblea General, Frecuencia

semestral

reservaciones y compra de

tiquetes. Frecuencia diaria

Con los Accionistas para la programación

de reuniones. Frecuencia diaria

Atender las llamadas de clientes

internos y externos. Frecuencia diaria

Con Servicios Generales para gestionar

solicitudes de alimentación. Frecuencia

diaria

No aplica

Responsabilidad 2:

Con el Proceso Contable para gestionar

pagos de factura. Frecuencia semanal No aplica

Con el Proceso Gestión Documental para

realizar la entrega de mensajería.

Frecuencia diaria.

No aplica

Con todos los procesos para Recibir y

entregar documentación. Frecuencia

diaria.

No aplica

6. Problemáticas

Problemas típicos asociados a la

responsabilidad Ayudas para resolver los problemas

Responsabilidad 1:

la solicitud de tiquetes a última hora hace

que tengamos que pagar tarifas altas y los

cambios que se generan en los mismos, son

sobrecostos para la empresa

Que los procesos planeen con tiempo

las actividades que se deben realizar

por fuera de Medellín y soliciten con

tiempo los tiquetes que se

requieran. Teniendo en cuenta que en

algunas ocasiones se presentan

imprevistos.

Responsabilidad 2:

No aplica No aplica

7. Decisiones y recomendaciones

DECISIONES: RECOMENDACIONES:

Responsabilidad 1 y 2:

No aplica No aplica

8. Competencias

8.1 COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES

COMPETENCIAS COMPORTAMIENTOS

Cooperación y Trabajo en Equipo

Promueve en su equipo relaciones

interpersonales basadas en principios de

respeto, transparencia, equidad y

responsabilidad que favorecen el logro

de objetivos.

Reconoce la heterogeneidad de sus

colaboradores y la convierte en una

fortaleza para influenciar en el

desempeño superior.

Maneja y expresa adecuadamente sus

emociones e identifica y comprende las

de otros.

Es capaz de desenvolverse en

situaciones políticamente complejas de

forma eficaz y con discreción.

Alta Competitividad Organizacional

Verifica y prioriza acciones en los

procesos o métodos de trabajo para

conseguir mejoras en el rendimiento y

alcanzar los indicadores de gestión.

Se empodera de sus procesos y actúa

para mejorar y alcanzar los objetivos

propuestos.

Propone de manera oportuna y ágil a

sus jefes y colaboradores alternativas de

solución a las dificultades que se

presentan para facilitar el logro de los

objetivos.

Teniendo como premisa los objetivos

estratégicos, toma decisiones para sí

mismo y para su equipo de trabajo

que favorecen la consecución de

resultados relacionados con estos.

Comunicación y Servicio Sobresaliente

Se esfuerza por cumplir las expectativas

y satisfacer las necesidades del negocio

y de los clientes.

Soluciona los problemas de los clientes

efectivamente, comprometiéndose

personalmente en su solución.

Establece y mantiene buenas relaciones

con los clientes y logra que ellos le

brinden su confianza y respeto a la

organización.

Soluciona asertivamente las preguntas,

quejas o problemas que el cliente

manifiesta y hace más de lo que este

espera para darle valor agregado.

Gestión del Cambio

Fomenta e incentiva en su equipo de

trabajo la participación y generación

de nuevas ideas frente a los desafíos de

la Compañía.

Pone en marcha proyectos para

generar ideas nuevas y únicas que

mejoraren los resultados de la

organización.

Busca eliminar barreras en el equipo que

surjan en las nuevas implementaciones

que hace la empresa.

Enlaza las ideas del equipo y su visión de

los procesos con los cambios que

propone la alta dirección para que se

encaminen a lograr los objetivos.

Proceso: Planeación Estratégica

Tipo documento:

Descripción de

Cargos

Código: MR-GG-3 Producto: Planeación

Estratégica

Fecha Emisión:

07/03/2014

Fecha Actualización:

18/03/2014 Número Actualización: 1

Elaborado Por:

GERENTE

GENERAL

Revisado Por:

DIRECTOR DE

RECURSOS HUMANOS

Aprobado Por: GERENTE

GENERAL

Nombre Documento: DIRECTOR FINANCIERO

1. Información del cargo

Nombre del Cargo: Director Financiero

Proceso al que pertenece el Cargo: Recursos Financieros

Cargo del Jefe Inmediato: Gerente General

Misión del Cargo: Planear económicamente el desarrollo de la Empresa, en el

corto, mediano y largo plazo, lo cual permita garantizar su viabilidad,

sostenibilidad y permanencia en el tiempo. Adicionalmente gestionar

eficientemente los recursos líquidos de la organización, lo cual permita cumplir

tanto con las obligaciones internas y externas, así como invertir los excedentes de

tesorería y gestionar la contratación de créditos que se requieran.

2.Educacion

EDUCACIÓN APLICA ESPECIFICACIONES

Bachillerato . .

Técnico . .

Tecnológico 0 0

Universitario X Ingeniero Financiero

Postgrado . .

3.Experiencia

EDUCACIÓN ESPECIFICACIONES

Idiomas No aplica

Cursos y/o Seminarios Presupuestos

EXPERIENCIA APLICA TIEMPO DE EXPERIENCIA EN AÑOS Y

DESCRIPCIÓN

General . .

Específica X Dos años en cargos similares

4. Competencias

COMPETENCIAS CORPORATIVAS NIVEL REQUERIDO

Conciencia Organizacional

Es la capacidad de las personas para

identificarse y comprometerse con la

misión, la visión, los principios y valores

de 'GANA', para contribuir a

engrandecer el trabajo y la imagen de

la Empresa.

Conoce la misión, visión, principios

y valores de “GANA” y se

comporta de acuerdo con sus

lineamientos.

Cumple con sus tareas para

alcanzar los objetivos acordados.

Adaptación al cambio

Es la capacidad de ajustarse de

manera rápida y de manera positiva a

los cambios presentados por GANA.

Se ajusta de manera rápida a los

cambios de la organización,

motivando al equipo de trabajo.

Orientación al servicio

Es la capacidad de entender las

necesidades del cliente externo e

interno, responder a sus expectativas y

ofrecer soluciones desde cualquier

proceso en “GANA'.

Responde a las necesidades

actuales y potenciales de clientes

internos, externos y proveedores.

Se informa sobre las necesidades

de los clientes externos, internos,

proveedores y responde a ellas.

Orientación al logro

Es la capacidad de encaminar todos

los actos a superar las expectativas del

cargo, trabajando por alcanzar desde

su desempeño los resultados requeridos

por “GANA” de acuerdo con la misión,

visión, valores, estrategias, políticas y

procedimientos.

Incorpora las directivas de sus

superiores y muestra compromiso

con los proyectos a su cargo,

emprende acciones de una

manera ambiciosa y realista para

obtener logros.

Supera los obstáculos y alcanza

dentro de los cronogramas

establecidos los objetivos,

manteniéndose firme en un

proyecto hasta completarlo.

COMPETENCIAS DEL CARGO NIVEL REQUERIDO

Liderazgo

Fija objetivos para su proceso, los

transmite y realiza un adecuado

seguimiento al respecto,

motivando y ofreciendo el

acompañamiento necesario.

Es percibido como líder por sus

colaboradores y/o otros

funcionarios.

Planeación y Organización

Distribuye y controla las tareas, los

recursos materiales, humanos y

técnicos.

Determina las acciones necesarias

para cumplir con los objetivos

propuestos en su grupo, establece

tiempos de cumplimiento, planea

las asignaciones de personal y

recursos.

Análisis y solución de problemas

Comprende los procesos relativos

a su trabajo y su relación con otras

áreas, entendiendo y respetando

las prioridades organizacionales.

Tiene la capacidad de organizar

datos y establecer relaciones entre

ellos; que le permiten explicar,

prever y resolver problemas en su

proceso.

Toma de decisiones

Analiza las problemáticas de su

proceso planteando diferentes

alternativas de solución y eligiendo

la mejor.

Su comportamiento laboral

respalda las decisiones de

“GANA”.

Seguimiento y control

Diseña los procedimientos de

seguimiento y control requeridos

por los procesos de “GANA” para

garantizar el adecuado manejo de

sus recursos.

Verifica con regularidad la

eficiencia y eficacia de los

procedimientos de seguimiento y

control, realizando los ajustes

pertinentes.

Habilidad numérica

Analiza, organiza y presenta datos

numéricos y establece relaciones

entre ellos.

Hace análisis y correlación de

datos, presenta propuestas de

ajuste y manejo de recursos y/o la

información numérica de “GANA”.

5. Relaciones internas y externas

Con quien (Cargo) Finalidad Frecuencia

Gerente General, Gerentes de

Procesos y Directores

Intercambiar información

presupuestal y políticas de

recaudación y pagos.

Alta

Funcionarios Bancarios

Intercambiar y aclarar

información de

movimientos y

gestiones bancarias

pertinentes a los

productos que la

organización tiene.

Recolectar

información de

productos que la

empresa proyecta

con cada entidad

bancaria para el

manejo de los

recursos.

Alta

Entidades de Control y Revisoría Fiscal.

Intercambiar información

sobre informes y aclarar

dudas.

Media

6. Competencias Nivel

AUTORIDAD Y AUTONOMÍA DESCRIPCIÓN APLICA

INEXISTENTE

La toma de decisiones está

sujeta a las órdenes y

aprobación del jefe. Actúa

bajo instrucciones exactas,

precisas y continuas.

X

RESTRINGIDA

Puede tomar decisiones

menores en las actividades

que realiza, ajustándose a

instrucciones y

procedimientos muy

específicos, recibe alta

supervisión.

.

NORMALIZADA

Toma decisiones de acuerdo

a instrucciones generales y

guías de acción. Se controla

periódicamente el desarrollo

del trabajo

.

ESTANDARIZADA

Toma decisiones complejas

respaldas en políticas muy

específicas, se controla

periódicamente el resultado

después de los hechos.

.

DIRIGIDA

Posee el grado de

independencia necesario

para lograr los objetivos. Es

responsable por el

cumplimiento de los objetivos

funcionales de su área

acordes con los planes y

objetivos de esta.

X

ORIENTADA

Toma decisiones de

envergadura que afectan el

logro de los objetivos

empresariales. Son el alto

nivel en la toma de

decisiones de la empresa.

.

ESTRATEGICA

Es el principal responsable en

la fijación de las metas

globales del negocio y mas

alto nivel de autonomía para

proponer re-

direccionamientos ante la

junta directiva

.