136

enterPrise intelligence

Inzicht in de toekomst

7811_boek_business_intelligence_bw_16.indd 136 15-01-10 09:09

137

De afgelopen jaren is duidelijk geworden dat rendementen uit het verleden geen

garanties bieden voor de toekomst. Rendementen op vastgoed, aandelen, koop-

sompolissen, bedrijfsobligaties en investeringen zijn niet lineair omhoog gegaan.

Integendeel. Daarom blijft het bijzonder dat 90 procent van de bedrijven die iets

doen met business intelligence (BI) zich met die resultaten uit het heden en het

verleden blijven bezighouden. Er wordt veel geïnvesteerd in BI-software en dataware-

housesystemen. Veelal om inzicht te krijgen in de resultaten van vandaag en die van

de afgelopen dagen, maanden en jaren. De geschiedenis leert ons veel, maar de

business ligt echt in de toekomst. De voormalige Canadese ijshockeyspeler Wayne

Gretzki (hij wordt gezien als de grootste speler van zijn tijd en mogelijk zelfs aller

tijden) dacht er net zo over: ‘I skate where the puck is going to be, not where it has

been’. Een uitgangspunt dat ook voor business intelligence moet gelden.

door: Erik Leene, Kadenza

Veel bedrijven gebruiken datawarehouses en BI-systemen om de primaire bedrijfsprocessen te ondersteunen. Het gaat dan vooral om het rapporteren en bestuderen van historische en statische gegevens. Wanneer de informatie-voorziening bedrijfsbreed wordt geïntegreerd, komen we op het terrein van Enterprise Intelligence (EI). Enterprise Intelligence gaat een stap verder en dieper dan BI. De informatie en inzichten worden bij Enterprise Intelligence niet alleen gebruikt om terug te blikken, maar juist om vooruit te kijken. Het begint met een strategie en doelstellingen en het aanwenden van alle middelen om je doelstellingen te halen. Plannen, voorspellen, vooruitkijken, scenario’s en – vooral – de collective intelligence (het benutten van kennis door de gehele orga-nisatie en daarbuiten) zijn onmisbaar om zicht te houden op de realisatie van de doelstellingen. Dan pas ben je bezig met rendementssturing en met resultaten in de toekomst. Een achteruitkijkspiegel is handig, maar de route ligt voor ons.

Drie uitgangspunten voor succesvol EIEen visie en strategie voor Enterprise Intelligence zijn essentieel. Voordat de imple-mentatie van Enterprise Intelligence succesvol kan zijn is het van belang om aan een drietal basisvoorwaarden te voldoen. Zonder deze beginselen zal ook Enterprise

7811_boek_business_intelligence_bw_16.indd 137 15-01-10 09:09

138

Intelligence slechts een middel blijven om managementinformatie te vergaren en niet het middel om met de onderneming te komen tot betere prestaties.

1. Alignment in doelstellingenAlignment zorgt ervoor dat afdelingen samenwerken, dat ze elkaars taal spreken en elkaars processen begrijpen en dat de strategische, tactische en operationele doelstellingen geschakeld zijn. De vraag is nu: hoe bereik je alignment?Voorkom overvraging. Veel organisaties gaan enthousiast van start met de imple-mentatie van Enterprise Intelligence, maar komen uiteindelijk niet verder dan het verzamelen van informatie en maken van rapportages. De crux is dat deze bedrijven hun doelstellingen niet concreet formuleren en blijven steken in het beantwoorden van vragen vanuit de organisatie. Beter is het om eerst een strategisch plan voor de komende drie jaar te formuleren. Dat klinkt wellicht basaal, maar het is wel essen-tieel om te omschrijven waar je met je organisatie naar toe wilt. Strategie. Het is dus zaak eerst in een driejarenplan vast te leggen wat de onder-neming wil bereiken. Vervolgens moet worden vastgesteld welke processen verbeterd dienen te worden om de gestelde doelen te bereiken. Vervolgens kun je bepalen welke informatie nodig is om die processen te verbeteren en welke mensen die informatie boven tafel moeten krijgen. Zijn de prestaties te verbe-teren door het verkoopproces aan te pakken? Richt het verzamelen van infor-matie uit de organisatie dan op sales. En welk deelgebied van sales kan daad-werkelijk leiden tot een prestatieverbetering? Een verbetering in de marges of een verhoging van de omzet? Door de doelstellingen uit te splitsen in deelge-bieden kan samenwerking op basis van dezelfde doelstellingen en resultaten plaatsvinden, oftewel wordt alignment binnen organisaties gerealiseerd. Een dergelijke strategie is essentieel voor het slagen van een EI-project. Zonder strategie verwordt Enterprise Intelligence tot slechts een rapportagetool.

2. Sturen op basis van de juiste cijfersVoor een succesvolle introductie van Enterprise Intelligence in de organisatie krijg je maar één kans. Belangrijke voorwaarde is dus een goed doordachte strategie en een kloppend plan. Data vormt daar een belangrijk onderdeel van. Door gebrek aan zorg voor kwaliteit, tijdigheid en betrouwbaarheid van informatie zie je maar al te vaak dat men afhaakt in de organisatie. Enterprise Intelligence was toch immers geïntroduceerd om één versie van de waarheid te krijgen? Zorg en aandacht voor deze aspecten ontbreken echter dikwijls. Het lijkt wel of men liever honderd rapporten ad random produceert dan tien correcte rapporten die elke dag op het juiste tijdstip aanwezig zijn. Eenduidige bedrijfsdefi nities. De strategie kan slechts goed worden uitgevoerd wanneer deze kan worden gebaseerd op de juiste cijfers. Om te sturen op basis

7811_boek_business_intelligence_bw_16.indd 138 15-01-10 09:09

139

van de juiste gegevens leggen ondernemingen door middel van businessrules en het inbouwen van harde code de technische vereisten voor de cijfers vast. Maar met alleen technische specifi caties ben je er niet. De cijfers moeten ook inzichtelijk zijn. Dit betekent dat er duidelijkheid moet zijn over hun oorsprong. Door het vastleggen van eenduidige defi nities over de interpretatie en de registratie van de mutaties wordt inzichtelijk wat die oorsprong is. En hoe dit tot stand is gekomen. Blindstaren op data. Belangrijk is ook dat bedrijven zich niet blindstaren op de gegevens die worden verzameld. Wanneer bedrijven door middel van analyses en rapportages beginnen met het creëren van cijfers en informatie, ontstaat al snel een veelheid aan gegevens. En die gegevens leveren ook weer een behoefte aan meer gegevens op. Bedrijven moeten waken voor een information overfl ow. Hoe meer informatie er beschikbaar komt, hoe meer vragen er vervolgens ontstaan. Hiermee loop je het risico dat de betrokkenen overvraagd raken en streef je het doel van het onttrekken van informatie uit de organisatie voorbij. Op deze manier wordt de beschikbare informatie weer gewoon data. Om met Enterprise Intelligence daadwerkelijk tot een prestatieverbetering te komen is het dus belangrijk dat informatie technisch klopt en eenduidig is en dat er een grens is aan de hoeveelheid informatie die inzicht moet geven in de performance.

3. Stapsgewijze invoeringEen derde uitgangspunt voor een succesvol Enterprise Intelligence-project komt neer op het gebruikersvoordeel. Door het stellen van de vraag: ‘wie heeft er het eerst en het meest belang bij de informatie?’ kan een eerste afbakening worden gemaakt voor het ontsluiten van de juiste informatie. Door het bepalen van de deeldoelstellingen wordt duidelijk wie zich met deze delen van het proces bezighouden. Dit zijn de aangewezen personen die in eerste instantie moeten beschikken over de juiste informatie. En deze personen zullen in deze eerste fase ook de enigen moeten zijn die door middel van Enterprise Intelligence over de juiste informatie kunnen beschikken. Zij zullen de juiste vragen stellen en daarmee de analyses maken die inzicht geven in de prestaties die op dat moment relevant zijn voor een verbetering van de performance. Het is zaak de mensen te bedienen die er baat bij hebben, en niet een willekeurig aantal medewerkers op fi nance en sales of het volledige management. Bedien dus alleen

EEN ACHTERUITKIJKSPIEGEL IS HANDIG,

MAAR DE ROUTE LIGT VOOR ONS

7811_boek_business_intelligence_bw_16.indd 139 15-01-10 09:09

140

degenen die met behulp van de juiste informatie een bijdrage kunnen leveren aan de procesverbetering. Vervolgens kan Enterprise Intelligence stapsgewijs verder in de organisatie worden geïntroduceerd.

Competence CenterEen volwassen EI-implementatie kenmerkt zich door de inrichting van een Competence Center. Een Competence Center is een organisatorische eenheid binnen een onderneming die de schakel vormt tussen de verschillende bedrijfs-onderdelen onderling en met de ict-afdeling. Zij trechteren de vraag naar informatie en stellen prioriteiten. Hiermee beperken organisaties het risico te verzanden in een oneindige informatievraag en kunnen overlappende vragen worden gecombineerd. Door de inrichting van een Competence Center kunnen belangrijke winstpunten worden behaald, zoals het gebruik van best practices, snellere en betere gebruikersacceptatie en eenduidige bedrijfsdefi nities, waardoor een hogere ROI wordt gerealiseerd.

Het succes van Enterprise Ingelligence bewezenGrondbeginsel van het succesvol maken van Enterprise Intelligence is dus het bewustzijn dat rapporteren en analyseren geen doelen op zich zijn. Enterprise Intelligence moet inzicht geven in de performance van de onderneming, met als doel die performance in de toekomst te verbeteren. Het is hierbij belangrijk dat alle neuzen dezelfde kant op staan en dat de verschillende lagen in de organi-satie bekend zijn met de gekozen aanpak en het nut van EI. De eerder genoemde stappen helpen organisaties de juiste sturingsinformatie boven tafel te krijgen. De beschikbaarheid van deze informatie zal leiden tot verbeterde controle en sturing door het management, waardoor ondernemingen uiteindelijk hun prestaties verbeteren. Van verhoogde omzet, versnelde groei, meer winst, de juiste klanten en de juiste partners tot en met structurele kosten besparingen. Resultaten uit het verleden bieden natuurlijk nooit een garantie voor de toekomst. Door met Enterprise Intelligence sturingsinformatie te krijgen kunnen ondernemers er wel voor zorgen dat zij klaar zijn voor de toekomst.

Erik Leene is directeur en eigenaar van Kadenza.

7811_boek_business_intelligence_bw_16.indd 140 15-01-10 09:09

141

KA

DEN

ZA Kadenza ontsluit alle in de onderneming aanwezige informatie. Door de

combinatie van IT-expertise en ervaring in bedrijfsvoering en -processen levert Kadenza een meetbare bijdrage aan het succes van ondernemingen. Dit inzichtelijk maken van alle relevante informatie, wat leidt tot verbeterde prestaties, noemen wij Enterprise Intelligence.Om bedrijfsprocessen ook daadwerkelijk te kunnen verbeteren werken we op drie niveaus in de organisatie aan de gewenste oplossingen. 1. Strategie en organisatiebesturing: met bestuurders bespreken we de

wensen op het gebied van projecties, planning, forecasts en budgetteringen2. Business Intelligence: met (operationeel) managers verbeteren we rappor-

tages, analyses en management informatie systemen3. Data-integratie en datawarehousing: met IT-managers werken we samen

aan de integratie van data en de uiteindelijke inrichting van applicaties In de dienstverlening van Kadenza bespreken we de bedrijfsprocessen altijd op deze drie niveaus: alleen dan leidt de beschikbaarheid van informatie aan de basis tot verbeterde controle en sturing door het management, waardoor ondernemingen uiteindelijk hun prestaties verbeteren. Van verhoogde omzet, versnelde groei, meer winst, de juiste klanten en de juiste partners tot en met structurele kostenbesparingen.www.kadenza.nl

Bedrijfsprofi el

7811_boek_business_intelligence_bw_16.indd 141 15-01-10 09:09