Upload
pproductivity
View
21
Download
2
Embed Size (px)
Citation preview
EFEKTYWNA POCZTA E-MAIL?E O I F | G I G A C O N | 2 5 . 0 1 . 2 0 1 7
P I O T RN A B I E L E C
EO
IF |
E
FE
KT
YW
NA
PO
CZ
TA
E-M
AILNowa era
EO
IF |
E
FE
KT
YW
NA
PO
CZ
TA
E-M
AIL„Pracownik wiedzy”
• Spędza 25% swojego czasu na zadaniach związanych z obsługą e-maila.
• Przetwarza średnio 190 wiadomości dziennie.
• 1/3 wolałaby umyć toaletę niż posprzątać skrzynkę odbiorczą!
EO
IF |
E
FE
KT
YW
NA
PO
CZ
TA
E-M
AIL„Pracownik wiedzy”
• Przeciętnie spędza 15 do 35% czasu wyszukując informacje.
• 21% ludzi znajduje potrzebne informacje „w większości przypadków”.
• Skąd wziął się sukces wyszukiwarki Google?
EO
IF |
E
FE
KT
YW
NA
PO
CZ
TA
E-M
AILOperatory logiczne
AND(I)
OR(LUB)
NOT(NIE)
Pisane wielkimi literami
operator domyślny
EO
IF |
E
FE
KT
YW
NA
PO
CZ
TA
E-M
AILOperatory logiczne
AND(I)
OR(LUB)
NOT(NIE)
Oba warunki
muszą być spełnione
Przynajmniej jeden
warunekmusi być spełniony
Warunek nie może
być spełniony
Nadawca
Odbiorca
Temat
Treść
ZałącznikiPola
dodatkowe
EO
IF |
E
FE
KT
YW
NA
PO
CZ
TA
E-M
AILOperatory
AND(I)
OR(LUB)
NOT(NIE)
Nadawca
Odbiorca
Temat
Treść
ZałącznikiPola
dodatkowe
od: do: temat: mazałączniki: odebrano:
from: to: subject: received:hasattachment:
EO
IF |
E
FE
KT
YW
NA
PO
CZ
TA
E-M
AILOperatory
AND(I)
OR(LUB)
NOT(NIE)
Nadawca
Odbiorca
Temat
Treść
ZałącznikiPola
dodatkowe
od: do: temat: mazałączniki: odebrano:
from: to: subject: received:hasattachment:
EO
IF |
E
FE
KT
YW
NA
PO
CZ
TA
E-M
AILFoldery
• Po co nam foldery?• Ile masz folderów?• Ile czasu spędzasz przenosząc wiadomości do
odpowiednich folderów?• 5 sekund x 50 wiadomosci dziennie x 250 dni
pracujących w roku = 17h rocznie
EO
IF |
E
FE
KT
YW
NA
PO
CZ
TA
E-M
AILFoldery – kiedy warto?
Nie tworzę folderu.Używam
wyszukiwania.Tworzę folder.
TAK NIE
Każda wiadomość może należeć tylko do jednego
folderu.Jeśli tak nie jest – trzeba je
przeorganizować.
Czy da się znaleźć wiadomości wyrażeniem
wyszukiwania?
EO
IF |
E
FE
KT
YW
NA
PO
CZ
TA
E-M
AIL
• E-maile to nie książki na półce.• Dziesiątki folderów dają tylko pozory
zorganizowania.• Istnieje efektywny mechanizm wyszukiwania e-
maili, warto go używać.• Folder warto założyć, gdy wiadomości nie da się
szybko znaleźć wyrażeniem wyszukiwania.• Jeden e-mail może należeć tylko do jednego
folderu.
Podsumowanie
EO
IF |
E
FE
KT
YW
NA
PO
CZ
TA
E-M
AILSkuteczność
W trakcie Miesiąc po3.53.73.94.14.34.54.74.9
Oceny przydatności (1-5)
WyszukiwanieInbox zero
EO
IF |
E
FE
KT
YW
NA
PO
CZ
TA
E-M
AILInbox Zero uproszczone
Jeśli coś nie wymaga działania z mojej
strony, to nie może być
w skrzynce odbiorczej
EO
IF |
E
FE
KT
YW
NA
PO
CZ
TA
E-M
AILRezultaty
• 15-30 wiadomości w 90 sekund• 1500 maili x 4.5 sekundy/mail = niecałe dwie
godziny• Czyszczenie 5 minut dziennie – w miesiąc
EO
IF |
E
FE
KT
YW
NA
PO
CZ
TA
E-M
AILDelegowanie
NIE TAK
Przenoszę do oddzielnego
folderu.Dodaję siebie do
adresatów.
Oznaczam flagą.
Tworzę „przypominajkę”.
Oznaczam wiadomość.
Nic nie muszę robić.
Wysyłając„Czy oczekuję odpowiedzi na tego maila i czy jest mi
ona potrzebna?”
EO
IF |
E
FE
KT
YW
NA
PO
CZ
TA
E-M
AILRozproszenia
• Przeciętnie potrzebujemy paru do parunastu minut, by uzyskać pełną koncentrację.
• Pierwsze minuty są najtrudniejsze.• Nasza kultura pełna jest „rozpraszaczy”.• Przeciętny człowiek w trakcie pracy w biurze
rozprasza się co maksymalnie 3-6 minut.
EO
IF |
E
FE
KT
YW
NA
PO
CZ
TA
E-M
AIL
SPOSÓB #1
Wyłącz “wyskakujące” okienko z nową pocztą
EO
IF |
E
FE
KT
YW
NA
PO
CZ
TA
E-M
AIL
SPOSÓB #2
Sprawdzaj pocztę tylko o określonych godzinach
EO
IF |
E
FE
KT
YW
NA
PO
CZ
TA
E-M
AILSprawdzanie poczty o określonych godzinach
• Niektórzy otrzymują mnóstwo wiadomości e-mail, ale skrzynkę sprawdzają trzy razy dziennie.
• Przykładowe „sesje ze skrzynką”: 10:00, 14:00, 17:00.
• W czasie sesji nie rozpraszają się, nie czytają najnowszych wiadomości.
• Pilne sprawy nie są załatwiane przez e-mail.
EO
IF |
E
FE
KT
YW
NA
PO
CZ
TA
E-M
AIL
SPOSÓB #3
Określ czas pracy bez rozproszeń
EO
IF |
E
FE
KT
YW
NA
PO
CZ
TA
E-M
AIL
SPOSÓB #4
Dzwoń, spotykaj się, używaj videokonferencji
EO
IF |
E
FE
KT
YW
NA
PO
CZ
TA
E-M
AIL
SPOSÓB #5
Zainstaluj programy wspomagające skupienie
EO
IF |
E
FE
KT
YW
NA
PO
CZ
TA
E-M
AILPodsumowanie
• Żyjemy w świecie ciągłych rozproszeń.
• Ciągłe rozpraszanie się: – zmniejsza naszą zdolność do
koncentracji– okrada nas z poczucia satysfakcji
• Istnieją techniki i narzędzia, by poradzić sobie z tym problemem
EO
IF |
E
FE
KT
YW
NA
PO
CZ
TA
E-M
AIL
AUTOMATYCZNE KOLOROWANIE E-
MAILI
EO
IF |
E
FE
KT
YW
NA
PO
CZ
TA
E-M
AIL
EO
IF |
E
FE
KT
YW
NA
PO
CZ
TA
E-M
AIL
PIOTR NABIELEC
produktywni.pl/blog
produktywni.pl/newsletter
facebook.com/produktywni