Erste Schritte im FABIS Provisionsabrechnungssystem

Nicola Strätz

FABIS Vertriebsserie

Version 5.0

Inhaltsverzeichnis

Konventionen ............................................................................................ 3Verwendete Symbole ............................................................................ 3Verwendete Begriffe .............................................................................. 4

Erste Schritte ............................................................................................. 7Grundlagen ........................................................................................... 8

Rechtevergabe ......................................................................................................8Anwendergruppen anlegen .........................................................................................8Anwender anlegen ......................................................................................................8

Internationalisierung ............................................................................................9Oberfläche anpassen ............................................................................................9Vier‐Augen‐Prinzip ................................................................................................9

CRM .................................................................................................... 10Verteileraufbau ...................................................................................................10

Gruppen ....................................................................................................................10Kategorien .................................................................................................................10Bemerkung 1 und 2 ....................................................................................................11

Beziehungen definieren ......................................................................................11Dokumentenvorlagen .........................................................................................11Makros vertrauen ...............................................................................................11Beschriftung der Oberfläche ...............................................................................11Terminarten ........................................................................................................11Adressdaten anlegen ..........................................................................................11Email‐Client integrieren ......................................................................................12

Vertriebspartner Management ............................................................ 13Vertriebswege anlegen .......................................................................................13Vertragsvereinbarungen .....................................................................................13Vertragsvorlagen ................................................................................................14Buchungsvorlagen (Gut‐, Lastschriften) ...............................................................14Vertriebspartner anlegen ....................................................................................15

Provisionsabrechnung ......................................................................... 16Produktpartner anlegen ......................................................................................16Grundeinstellungen definieren ...........................................................................16Produkt definieren ..............................................................................................16

Einzelprovision definieren .........................................................................................16Provisionssätze je Stufe ......................................................................................................17Faktor Vertragslaufzeit (VLZ) ..............................................................................................17Faktoren Zahlungsdauer (ZD) .............................................................................................18Faktor nach Höhe der Bewertungssumme (Größe) .............................................................18Faktor für Staffelung ..........................................................................................................18Bereichsstaffelung .............................................................................................................18

Summenprovision definieren ..............................................................................18

Projektmanagement ............................................................................ 19Teammitglieder als Anwender anlegen ...............................................................19Auftraggeber anlegen .........................................................................................19Ansprechpartner anlegen ....................................................................................19Kostenarten definieren .......................................................................................19

Kampagnen ......................................................................................... 20

1Copyright FABIS 1988‐2014

Inhaltsverzeichnis

Definition der Quellen ........................................................................................20 Definition der Unterquellen ...............................................................................20

VertriebspartnerFakturierung .............................................................. 21Artikel definieren ................................................................................................21Zahlarten definieren ...........................................................................................21Versandarten definieren .....................................................................................21

Workflowmanagement ........................................................................ 23Transformation ................................................................................... 24


Grundfunktionen

KonventionenHier finden Sie Konventionen dieser Dokumentation. Eine Vielzahl englischer Begriffen fanden ihren Weg in unsere Sprache ‐ gerade über den Weg neuer Technologien und in der Datenverarbeitung. Niemand kann sich dieser Ent‐wicklung entziehen, vor allem bei der Erstellung von technischer Dokumentation. Es wird die Rede sein von Buttons oder Screenshots ‐ Erklärungen finden Sie in den Konventionen.

1 Verwendete Symbole

Darstellung Bedeutung

Kursive fette Schrift Kursive Schrift kennzeichnet Namen eines Buttons, Feldes, Ordners, Reiters oder sonstigen funktionellen Bestandteils der Bildschirmoberfläche. z.B.Klik-ken Sie jetzt auf den Button Speichern.Verzeichnis-, Ordner-, Pfad- und Dateinamen, sowie Internet-Adressen. z.B. Internetadresse www.fabis.de.

Schrift fester Breite Schrift fester Breite kennzeichnet bestimmte Dateitypen, z.B.: Folgende Gra-phikformate werden unterstützt: BMP, DCX, GIF, ICO, CUR, JPEG, PCX, PNG, PICT, Photoshop, PNM, sunraster, Targa, TIFF, XBM und XPM

Screenshot Screenshots, Bildschirmmasken, zeigen zu dem jeweiligen Thema passend das Erscheinungsbild der Masken, Dialoge, Menüs etc. in der Applikation. Die Sicht auf die Eingabenmaske kann bei der Orientierung in der Anwendung helfen.

Markierung für Beispiele zur Veranschaulichung eines Vorgangs.

Markierung für wichtige Hinweise oder zwingende Eingaben, die für Abläufe in der Anwendung erforderlich sind.

Markierung für vertiefende Hinweise und Tipps aus der Praxis, die hilfreich sein können.

Zusatzoption oder nicht zwingend erforderliche, optionale Eingaben. Bei Bedarf können diese Eingaben erfasst werden.


Grundfunktionen

2 Verwendete Begriffe

Begriff Bedeutung

Anwender / User / Eingabekraft

Der Anwender der Applikation, die Eingabekraft oder der User, der mit einem eigenen Login / Passwort sich an der FABIS Vertriebsserie anmelden darf.

Listbox mit festen Werten (Fixwahl)

Die Listbox bietet aus einer vorgegebenen Liste eine Aus-wahlmöglichkeit. Durch Ank-

licken des Pfeil-Symbols wird die Auswahlbox geöffnet. Sie können aus der Auswahl per Mausklick den gewünschten Wert auswählen.Der Inhalt einer Listbox kann vom Administrator über die Konfiguration bestückt werden.

Auswahldialog /Auswahlbox

Auswahldialoge sind mit einer Lupe gekennzeichnet. Durch Anklicken der Lupe erscheint die Maske mit der Auswahl.Aus der Auswahl wird der passende Wert in den vorhergehenden Dialog über-nommen werden.Diese Auswahldialoge werden mit firmenspezifischen Inhalten durch Einga-ben in anderen Dialogen, wie z.B. Stammdaten bestückt.

Checkbuttons Bei Checkbuttons können die zur Verfügung stehenden Werte angeklickt und mit dem Haken aktiviert werden.

Button / Funktions-button

Schalter, der mit einem Mausklick betätigt wird, um eine Funktion auszuführen. Betätigen der Taste oder Tastenkombination in Klammern () hat die gleiche Wirkung wie angezeigte Funktion.

Dialog / Eingabe-maske

Die Eingabemaske ist der Bereich auf dem Bildschirm, in dem Daten zu erfas-sen sind.

Feld Bezeichnet Eingabefenster. In Felder können freie Textein-gaben gemacht werden.

Hierarchie Die Hierarchie / Struktur / Strukturbaum / Gruppe ergibt sich aus der Unterstel-lung der Provisionsempfänger.

Hierarchieknoten Hierarchieknoten entsprechen der Angabe der Vertragsvereinbarung des Ver-triebpartners/ der Stufenvereinbarung / Vertriebsvereinbarung. Auf Basis des erfassten Hierarchieknoten wird für den Vertriebspartner die Provision berech-net. Je Hierarchieknoten werden in der Produktdefinition pro Provisionsart die Provisionssätze hinterlegt.


Grundfunktionen

Hotkey Funktionen die zur schnelleren Eingabe mit Hotkeys / Tastaturbefehlen ausge-stattet sind, wie z.B. Taste F2 für Speichern.

Konfiguration Konfiguration ist die Grundeinrichtung oder Definition der Grundlagen nach individuellen Anforderungen der einzelnen Unternehmen. Die Konfiguration wird einmal hinterlegt und kann von Anwendern mit den Zugriffsrechten eines Administrators bearbeitet werden.

Kontextmenü Kontextmenüs werden mit Betätigen der rechten Maus geöffnet, z.B. in der Stammdatenübersicht.

Log-File Eine automatisch generierte Datei, in der alle Bearbeitungsschritte aufgelistet werden, die durchgeführt worden sind.

MessageboxNachrichtenfenster

Begriff Bedeutung


Grundfunktionen

Navigation / Menü / Menüleiste

Die Übersicht am oberen Rand des Fensters der Anwendung. Sie erlauben schnellen Zugriff auf einzelne Punkte mit den darin enthaltenen Dialogen.

Tree/ Menübaum Die strukturierte Übersicht im linken Fenster der Anwendung z.B. in der Ablage der Korrespondenz. Sie erlaubt den schnellen Zugriff auf einzelne Ord-ner mit den darin enthaltenen Dialogen.

Pflichtfeld Pflichtfelder sind Felder, in die Eingaben erforderlich sind, um den Dialog spei-chern zu können.

Ratierliche / wie-derholte / wieder-kehrende Buchung

Ratierliche Buchungen sind Buchungen, die sich in einem festgelegten Turnus / Intervall wiederholen. Die Wiederholung ist in der Anzahl der Wiederholun-gen begrenzt. Wiederkehrende Buchungen können als Gut- Lastschrift mit der Provision verrechnet werden. Ratierliche Buchungen können auch wieder-holte Provisionsbuchungen, z.B. bei Bestandsprovision sein.

Provisionsempfän-ger

Provisionsempfänger sind Vertriebspartner oder Organisationen, mit denen Provisionsvereinbarungen bestehen. Provisionsempfänger können z.B. Tipp-geber, Vertriebspartner oder Kundenbetreuer sein.

Stammdatenüber-sicht / Stammda-tenliste

Maske, die Stammdaten auflistet. Die Stammdatenübersicht erscheint z.B. wenn im Menü der Menüpunkt Stammdaten angewählt wird oder wenn die Beziehungen bearbeitet werden.

Zielvereinbarungen Zielvereinbarungen sind Vereinbarungen mit Provisionsempfängern, bei denen Provisionen ausbezahlt werden, die nicht von einem einzelnen Verkauf abhängen, sondern von Vereinbarungen, wie z.B. Umsatz in einem bestimm-ten Zeitraum.

Zugriffskonzept Das Zugriffskonzept legt für die Anwender der FABIS Vertriebsserie die Rolle und die Zugriffsrechte fest. Welche Anwender haben welche Bearbeitungs-möglichkeiten und welche Sicht auf Daten.

Begriff Bedeutung


Grundfunktionen


Erste SchritteHier finden Sie die ersten Schritte, die zum Start mit FABIS notwendigen sind. Passen Sie die in Ihrem Unternehmen eingesetzten Module der FABIS Vertriebsserie Ihren unternehmensspezifischen, individuellen Anforderungen an.In der Beschreibung der Konzeption der FABIS Vertriebsserie können Sie die Zusammenhänge und das Zusammen‐wirken der unterschiedlichen Eingaben nachvollziehen.

Grundfunktionen

1 GrundlagenDie modulübergreifenden Grundlagen finden in jedem Modul der FABIS Vertriebsserie Anwendung.

1.1 RechtevergabeDas Konzept der Rechtevergabe ist die Basis. Siehe “Grundlagen” auf Seite 17. Der vordefinierte Nutzer Su‐pervisor hat alle Rechte an der FABIS Vertriebsserie. Ein User mit allen Rechten ist notwendig, um Passworte zu vergeben und die FABIS Vertriebsserie zu konfigurieren. Ändern Sie den Zugang des Supervisors erst, nach‐dem Sie Ihre neuen Zugriffsrechte geprüft haben. Ändern Sie nur den Benutzernamen und das Passwort des Supervisors, NICHT die Zugriffsrechte und bewahren Sie diesen zentralen Zugang an einem sicheren Ort auf.

1.1.1 Anwendergruppen anlegenÜber festgelegte Anwendergruppen können Sie die Zugriffsrechte für Anwender festlegen. Legen Sie für Innen‐, Außendienst sowie für einzelne Fachabteilungen getrennte Anwendergruppen an. Sie ordnen je‐der Anwendergruppe die Zugriffsrechte zu.

1.1.2 Anwender anlegenFür jeden Anwender legen Sie Benutzername und Passwort fest. Jeder Anwender soll sein eigenes persön‐liches Passwort erhalten, damit die vorgenommenen Eingaben protokolliert werden. So ist jederzeit ein‐deutig zu klären, wer welche Eingaben vorgenommen hat.

Ordnen Sie jedem Anwender die entsprechende Anwendergruppe zu. Prüfen Sie die Zugriffsrechte, indem Sie sich mit dem neu angelegten Passwort an der FABIS Vertriebsserie anmelden. Bei eingeschränkten Be‐arbeitungsrechten, wird auch die Sicht auf die Menüleiste verändert.


Grundfunktionen

1.2 InternationalisierungDie Spracheinstellungen für die Anwender, sowie Währung und Steuersätze der unterschiedlichen Länder sind festzulegen. Das Konzept der Internationalisierung ist die Basis.

1.3 Oberfläche anpassenDie Oberfläche kann an den unternehmensweiten Sprachgebrauch angepasst werden. Die FABIS Vertriebsse‐rie ist für den Start vordefiniert. Änderungen sollten in einem schriftlichen Konzept notiert werden und dann in FABIS geändert werden.

1.4 Vier‐Augen‐PrinzipDas 4‐Augen‐Prinzip hängt mit dem Zugriffskonzept zusammen. Es ist festzulegen, welche Eingaben mit dem Schwebezustand zu versehen sind und welche Anwender Daten, die in Schwebe stehen, freischalten sollen. Änderungen sollten in einem schriftlichen Konzept notiert werden und dann in FABIS geändert werden.


CRM

2 CRMDie Konfiguration des CRM Moduls sollte NACH Abschluss der Konfiguration der Grundlagen erstellt werden. Die Grundkonfiguration im CRM Modul ist soweit vorbelegt, daß zum Start die Eingaben sämtlicher Kontakte, Kun‐den, Interessenten und Lieferanten auch ohne weitere Konfiguration beginnen können.

Für individuelle Anforderungen konfigurieren Sie das CRM Modul. Sämtliche Einstellungen sind jederzeit nach‐vollziehbar veränderbar: • Dokumentenvorlage in beliebigem Dateiformat hochladen• Zertifizierung bei Makros vertrauen• Definition von Gruppen • Definition von Kennzeichen für den Verteileraufbau• Definition von Beziehungen• Bestückung von Auswahl / Listboxen bei Kategorien• Bestückung von Auswahl / Listboxen bei Bemerkung 1 und Bemerkung 2• Bestückung von Auswahl / Listboxen bei Terminarten• Beschriftung der Oberfläche in den einzelnen Masken• Bestücken des Informationszentrums

2.1 VerteileraufbauVerteileraufbau ermöglicht einzelne Gruppierungen als Teile der gesamten Stammdatendatei zu erstellen. Verteiler und Gruppierungen können Sie erstellen über die Eingabe von:

• Gruppe: unter dem Menüpunkt Stammdaten ‐ Gruppe• Kategorie: in der Maske der Stammdaten• Bemerkung 1 und 2: in der Maske der Stammdaten ‐ Reiter Marketing• Kennzeichen: unter dem Menüpunkt Stammdaten ‐ Kennzeichen

In einem Gesamtkonzept sollte die Vorbelegung der Auswahlen als Eingaberichtlinie für Anwender festgelegt und abgegrenzt werden. Größten Nutzen und einheitliche Eingabe erfolgt, wenn vor der Konfiguration des CRM Moduls ein Konzept mit Eingaberichtlinien festgelegt wird. Dieses Konzept legt fest, welche Informatio‐nen in welchen Feldern abgelegt werden sollen.

2.1.1 GruppenÜber die Gruppe legen Sie fest, welche Stammsätz in welchen Gruppen zusammengefaßt werden sollen. Je nach Branche oder Unternehmen können spezielle Kundengruppen und Interessentengruppen wichtig sein. Diese Gruppen werden in der Konfiguration festgelegt. Sie stehen dann den Anwendern unter dem Menüpunkt Gruppe zur Verfügung.

Die Mitglieder einer Gruppe können in der Übersicht der Stammdaten angezeigt werden. Die Zuordnung eines Stammsatzes zu einer Gruppe erfolgt unter dem Menüpunkt Stammdaten ‐ Gruppe.

2.1.2 KategorienÜber die Kategorien legen Sie fest, welche Stammsätze in welchen Kategorien und Unterkategorien zu‐sammengefaßt werden sollen. Je nach Branche oder Unternehmen können z.B. Kundenklassifizierung, Umsatzerwartung, Lieferanten sein. Die Auswahl der Kategorien werden in der Konfiguration festgelegt. Sie stehen dann den en in der Stammdatenmaske unter dem Reiter Detail zur Verfügung.

Die Kategorie wird in der Übersicht der Stammdaten angezeigt. Kategorisierung ist auch bei Korrespon‐denz, Terminen und Produkten möglich.


CRM

2.1.3 Bemerkung 1 und 2Über Bemerkung 1 und 2 legen Sie fest, welche Stammsätze über welche Bemerkungen zusammengefaßt werden sollen. Je nach Branche oder Unternehmen können z.B. Zahlungsweisen, Tipps, etc sein.

Die Bemerkung 1 und 2 werden in der Konfiguration festgelegt. Die Bemerkung 1 und 2 werden in der Stammdatenmaske unter dem Reiter Marketing erfasst.

Bemerkung 1 und 2 werden in der Übersicht über die Stammdaten angezeigt. Die Liste der Stammdaten kann nach Bemerkung1 und 2 sortiert werden.

2.2 Beziehungen definierenÜber Beziehung legen Sie fest, welche Netzwerke abgebildet werden sollen. Je nach Branche können z.B. die familiäre Beziehungen, Position im Unternehmen oder Empfehlungen wichtig sein. Die Beziehungen sind vor‐definiert, Sie können sie in der Konfiguration bearbeiten.

Die Zuordnung eines Stammsatzes zu einem anderen Stammsatz erfolgt über den Menüpunkt Beziehung. So werden z.B. Unternehmen und Ansprechpartner als zwei getrennte Stammsätze angelegt und dann über Be‐ziehungen in Verbindung gesetzt.

2.3 DokumentenvorlagenKorrespondenzvorlagen sind z.B. Briefpapier, Verträge, Begleitschreiben, vorgefertigte Musterbriefe ect. Bin‐den Sie Ihre Vorlagen für Ihre Korrespondenz ein, indem Sie die Vorlage in FABIS hochladen. Anwender mit entsprechenden Zugriffsrechten können auf die hinterlegten Vorlagen zugreifen und sie im Einzelfall abän‐dern.

Sollen innerhalb der Dokumente z.B. Kundenname, Anschrift automatisch mit den Daten des Empfängers ein‐gesetzt werden, müssen Sie innerhalb der Vorlage Platzhalter, Datenbankvariablen, verwenden.

Erstellen Sie die Vorlage z.B. in Word, OpenOffice oder Powerpoint und speichern Sie sie auf Ihrem PC. An‐schließend laden Sie die Vorlage in die FABIS Vertriebsserie.

2.4 Makros vertrauenUm Korrespondenzvorlagen mit Makros in MS Office sicher zu nutzen, muss auf der Arbeitsstation das Zerti‐fikat von FABIS bestätigt werden. Siehe “Signatur vertrauen in MS Office 2010, 2012” auf Seite 54.

2.5 Beschriftung der OberflächeDie Oberfläche, die Eingabemasken können Sie an die Anforderungen des Unternehmens oder der Branche anpassen. Die Beschriftung der Eingabefelder können Sie individuell anpassen. Änderungen sollten Sie hier entsprechend einer schriftlichen festgelegten Konzeption vornehmen.

2.6 TerminartenÜber Terminart legen Sie fest, welche Arten von Terminen unterschieden werden sollen z.B. Telefontermin, Kundenbesuch, eingehende Anrufe, ausgehende Akquise ‐ Anrufe, Schulung,... Die Auswahl der Terminarten ist vorbelegt, Sie können sie in der Konfiguration bearbeiten. Sind die entsprechenden Terminarten vorbe‐legt, sind die Termine schneller und fehlerfrei zu erfassen.

2.7 Adressdaten anlegenZum Einstieg legen Sie z.B. einen Produktpartner an. Geben Sie die Grundinformationen in der Schnellerfas‐


CRM

sungsmaske ein.

Um weitere Angaben zu diesem Adress‐Satz zu erfassen oder Angaben zu ändern, wählen Sie den entspre‐chenden Menüpunkt im Menü an:

Menüpunkt Inhalte

Korrespondenz Schriftverkehr aus der Textverarbeitung oder per Email bearbeiten, Dokumente und Dateien verwalten und Ordnersystem anlegen

Termine Termine erfassen

Adressen Adressen unterscheiden, wie Liefer‐, Rechnungsanschrift

Kommunikation Kommunikationswege per Email, Telefon, Handy, Fax

Beziehungen Beziehungen / Verbindungen von Stammdaten, z.B. für Ansprechpartner, Familien, Empfehlungsgeber

Kennzeichen Kennzeichen für Selektionen, Verteileraufbau und Gruppierung

Gruppen Gruppen zum Filtern der Stammdatenübersicht und für Selektionen

Kontakthistorie Chronologische Übersicht über sämtliche schriftlichen Kontakte, Emails, telefoni‐sche oder persönliche Termine

Herkunft Herkunft / Quelle des Kontakts ‐ wenn Sie das Kampagnen‐Modul einsetzen

Bankverb. Bankverbindungen

FiBu Finanzbuchhaltung

Produkte/Ver‐träge

Produkte / Verträge

2.8 Email‐Client integrierenUm das EmailManagement zu nutzen, können Sie den in FABIS integrierten Email‐Client zum Empfangen und Versenden von EMails nutzen. Legen Sie die zentrale Signatur fest, die bei jedem Email automatisch angefügt wird. Legen Sie die persönliche Signatur der einzelnen Anwender fest.


Mitarbeiter

2 Vertriebspartner ManagementDie Konfiguration des Vertriebspartner Managements erfolgt NACH Abschluss der Konfiguration der Grundla‐gen. Vor dem Start mit dem FABIS Vertriebspartner Management sind mindestens folgende Grundeinstellungen vorzunehmen:

• Unternehmen mit Vertriebsweg(en) definieren• Hierarchie‐Knoten / Stufenplan / Vertragsvereinbarungen für Provisionsempfänger anlegen

Falls Sie einzelnen Vertriebspartnern z.B. eine Kostenbeteiligung am Büro auszahlen, oder Vorschüsse einräu‐men, Seminargebühren verrechnen etc., definieren Sie Buchungsvorlagen für einmalige oder wiederholte Gut‐, Lastschriften. Änderungen an der Konfiguration werden revisionssicher historisiert und archiviert.

2.1 Vertriebswege anlegenLegen Sie Ihr Unternehmen mit den Vertriebswegen an. Vertreiben Sie Ihre Produkte parallel über mehrere Vertriebsschienen bzw. Vertriebswege, die jeweils mit einem eigenen Karriereplan oder einer andersartigen Produktpalette geführt werden, bilden Sie diese Vertriebswege in der FABIS Vertriebsserie getrennt ab. Siehe “Vertriebsweg” auf Seite 142.

Legen Sie pro Vertriebsweg Informationen, wie Firmenanschrift, Ländereinstellung für die Ust‐Berechnung und die Währung, in der Sie abrechnen, fest.

2.2 VertragsvereinbarungenSind Ihre Vertriebswege angelegt, hinterlegen Sie den dazugehörigen Stufenplan ‐ die einzelnen Stufen in Ih‐rer Hierarchie (Karrierestufen / Hierarchieknoten). Beginnen Sie mit Stufe 1 als niedrigste Stufe oder Start‐position in Ihrem Karriereplan.

Über die Stufen bestimmen Sie, wo ein Vertriebspartner innerhalb Ihres Karriereplans steht. Über die Stufen legen Sie auch fest, welche Provisionssätze bei dem einzelnen Produkt ausgezahlt werden. Eine Stufe mit der dazugehörigen Provisionsvereinbarung vergeben Sie, wenn Sie Vertriebspartner neu einstellen, befördern oder zurückstufen.

BeispielSie leiten einen Vertrieb in der Finanzdienstleistungsbranche mit einem Karriereplan von 6 Stufen sowie ei‐nen weiteren Vertrieb im Energie‐Sektor mit einem Karriereplan von 4 Stufen. Die Definition in der FABIS Ver‐


Mitarbeiter

triebsserie sieht wie folgt aus:

Stufen Goldfinger Vertriebs GmbH Silberlöwe Vertriebs GmbH

Stufe 1 Empfehlungsgeber Verkäufer

Stufe 2 Berater Handelsvertreter

Stufe 3 Teamleiter Handelsagentur

Stufe 4 Regionalleiter Regionaldirektion

Stufe 5 Bezirksdirektion

Stufe 6 Landesdirektion

2.3 VertragsvorlagenDie zur Stufe / Vertragsvereinbarung gehörende Provisionsvereinbarung können Sie als Dokument hinterle‐gen.

2.4 Buchungsvorlagen (Gut‐, Lastschriften)Wenn Sie Gut‐, Lastschriften z.B. bei Bürobeteiligungen, Telefonkosten, Vorschüsse o.ä. bei Ihren Vertriebs‐partnernn verrechnen, legen Sie Buchungsvorlagen an. Auf diese Vorlagen können Sie beim einzelnen Ver‐triebspartner zurückgreifen. Die Gut‐Lastschriften können einmalig oder wiederkehrend, z.B. monatlich, vierteljährlich, verrechnet werden.


Mitarbeiter

2.5 Vertriebspartner anlegenBei Vertriebspartnern legen Sie zuerst die Stammdaten an. Zum Start beginnen Sie mit dem strukturhöch‐sten Vertriebspartner. Siehe “Vertriebspartner Neuanlage” auf Seite 139.

Bitte beachten Sie: Umsatzsteuerberechtigung: Ist der Vertriebspartner berechtigt Umsatzsteuer abzuführen, setzen Sie hier ei‐nen Haken. Umsatzsteuer wird mit ausgezahlt.Auszahlungsstopp: Haken entfernen, damit Provision berechnet wird!Vertriebspartner‐Nummer: Die Vertriebspartner‐Nummer ist NICHT mehr zu ändern. Sie sollte immer eine einheitliche Anzahl an Ziffern haben, z.B. 10‐stellig sein.

Für die komplette Eingabe können Sie noch die persönlichen Daten zum Provisionsempfänger ergänzen wie Bankverbindung und FiBu Daten.


Provisionsabrechnung

3 ProvisionsabrechnungFür die ersten Schritte in der Provisionsabrechnung müssen die Grundeinstellungen des Moduls Vertriebspart‐ner Management abgeschlossen sein.

Die Grundeinstellungen legen Sie einmalig in der Konfiguration an. Änderungen werden revisionssicher archi‐viert. Die Anwender greifen bei der Eingabe auf diese Vorgaben zurück, z.B. beim Anlegen von Buchungssätzen.

3.1 Produktpartner anlegenDamit ein Produktpartner z.B. Versicherungsgesellschaft, Energielieferant oder Telekommunikationsanbie‐ter, bei der Produktdefinition ausgewählt werden kann, legen Sie die Stammdaten Ihre Produktpartner an. Ist Ihr Unternehmen selbst Hersteller, legen Sie Ihre eigene Firma als Produktpartner an.

3.2 Grundeinstellungen definierenGeben Sie für jeden einzelnen Vertriebsweg die Grundeinstellungen für die Abrechnung vor. Darunter fällt z.B. wie oft Sie im Monat abrechnen, ob eine Gebühr für die Provisionsabrechnung erhoben wird usw. Die Vertriebswege sind bereits in den Grundeinstellungen der Vertriebspartner Management angelegt, ergänzen Sie die Einstellungen für die Abrechnung.

3.3 Produkt definierenLegen Sie Ihre Produktee für jeden einzelnen Vertriebsweg an. Jedes Produkt das unterschiedlich abgerech‐net wird, ist zu definieren.

3.3.1 Einzelprovision definierenHinterlegen Sie zum einzelnen Produkt alle für Ihre Abrechnung relevanten Provisionsarten, wie z.B. Ab‐schlußprovision, Folge‐, Bestandsprovision. Legen Sie zu jeder Abschlussart fest, wieviel Provision an die Vertriebspartner in den einzelnen Stufen / Positionen ausgezahlt werden soll.



3.3.1.1 Provisionssätze je Stufe

Legen Sie die Provisionssätze in den einzelnen Stufen zur einzelnen Provisionsart an.

3.3.1.2 Faktor Vertragslaufzeit (VLZ)

Über die Faktoren der Vertragslaufzeit legen Sie fest, ab welcher Laufzeit eines Vertrags, ein bestimm‐ter Faktor in die Berechnung der Bewertungssumme einfließt. Sie können über diesen Faktor die Pro‐visionen in Abhängigkeit der Laufzeit des Vertrags berechnen.



3.3.1.3 Faktoren Zahlungsdauer (ZD)

Über den Faktor der Zahlungsdauer legen Sie fest, ab welcher Zahlungsdauer des Kunden, ein bestimm‐ter Faktor in die Berechnung der Bewertungssumme einfließt. Sie können so über diesen Faktor die Provisionen in Abhängigkeit der Zahlungsdauer setzen.

3.3.1.4 Faktor nach Höhe der Bewertungssumme (Größe)

Über den Faktor nach der Größe / Höhe der Bewertungssumme legen Sie fest, ab welcher Bewertungs‐summe, welcher Faktor in die Berechnung der Bewertungssumme einfließt. Sie können so über diesen Faktor die Provisionen in Abhängigkeit der Höhe der Bewertungssumme setzen.

3.3.1.5 Faktor für Staffelung

Für jede Karriere‐/ Provisionsstufe Ihres Vertriebsweges können Sie zusätzlich 6 weitere Provisionsstaf‐feln pro Provisionsart eines Produktes definieren. Die Berechnung dieser Staffel stehen in Abhängigkeit zum Eigen, und/oder Teamumsatz.

3.3.1.6 Bereichsstaffelung

Über die Bereichsstaffelung legen Sie fest, in welchem Bereich der Bewertungssumme, welcher Faktor in die Berechnung der Provision einfließt. Sie können so über diesen Faktor die Provisionen in Abhän‐gigkeit der Höhe der Bewertungssumme setzen.

3.4 Summenprovision definierenSummenprovisionen werden ausbezahlt, wenn bestimmte Vorgaben / Umsatzziele erreicht sind. Es sind Pro‐visionen, die auch Bonus oder Incentive‐Provisionen genannt werden. Solche Provisionen hängen nicht vom einzelnen Vertrag, sondern von bestimmten Umsatzvolumen ab. Legen Sie die Summenprovisionen für jeden einzelnen Vertriebswege an.


Projektmanagement


4 ProjektmanagementZum Start im Projektmanagement sind alle Teammitglieder des Projekts in der Userverwaltung anzulegen. Wer über entsprechende Zugriffsrechte verfügt, kann sich am System anmelden und kann als Teammitglied im Pro‐jekt, Aufgaben bearbeiten und Zeiten der Bearbeitung erfassen.

Für jedes Projekt legen Sie auch den Auftraggeber und die Ansprechpartner als Stammdatensatz an, damit die Zeiten für Rechnungsstellung oder Kontrolle entsprechend gebucht werden können.

4.1 Teammitglieder als Anwender anlegenLegen Sie jedes Teammitglied als Anwender in der Userverwaltung an. Jedes Teammitglied kann sich mit ei‐nem eigenen Passwort an der FABIS Vertriebsserie anmelden. Für jedes Teammitglied wird dann eine eigene Aufgabenübersicht erstellt.

4.2 Auftraggeber anlegenLegen den Auftraggeber in den Stammdaten an. Auftraggeber kann Abteilung im eigenen Unternehmen oder ein Kunde sein.

4.3 Ansprechpartner anlegen• Legen Sie den Ansprechpartner des Auftraggebers in den Stammdaten an.• Stellen Sie den Ansprechpartner in Beziehung zum Auftraggeber.

4.4 Kostenarten definierenLegen Sie die Kostenarten in der Konfiguration des Projektmanagements an.

Kampagnen


5 KampagnenZum Start mit dem Kampagnen‐Modul, definieren Sie die Herkunft der Adressen als Quellen und Unterquellen.Unter Quellen und Unterquellen ist die Herkunft (=Quelle) eines Datensatzes oder Kontaktes zu verstehen. Zur detaillierten Gruppierung sind Quellen noch zusätzlich in Unterquellen zu unterteilen. Auf diese Quellen und Un‐terquellen greift das System in der Stammdatenverwaltung unter dem Menüpunkt Herkunft zurück. Beispiel:

Quelle Unterquelle

Messe: CeBIT 2012

Messe: CeBIT 2013

Messe: CeBIT 2014

5.1 Definition der QuellenDefinieren Sie die Herkunft, Quelle, Ihrer Adressen.Wählen Sie in der Menüleiste Konfiguration ‐ Kampagnen ‐ QuellenMit dem Button Neu legen Sie eine neue Quelle an, speichern Sie mit dem Button speichern.

5.2 Definition der UnterquellenDefinieren Sie die Unterquellen zu Ihren Quellen der Adressen. Sie können zu jeder Quelle mehrere Unter‐quellen definieren.Wählen Sie im Menü Konfiguration ‐ Kampagnen ‐ Quelle. Hinterlegen Sie die Quelle mit dem Leuchtbalken und wählen Sie im Menü UnterquelleMit dem Button Neu legen Sie eine neue Unterquelle an und speichern Sie mit dem Button speichern.

Fakturierung

6 VertriebspartnerFakturierungFür den Start mit der Fakturierung ist zu unterscheiden, ob Sie die Fakturierung mit der Provisionsabrechnung koppeln möchten oder nicht. Mit der Abrechnung koppeln, bedeutet, dass bei Zahlungseingang Provisionen für Vertriebspartner gebucht werden sollen.

Nur wenn Provisionen gebucht werden sollen, müssen Sie zuerst die Erste Schritte zur Provisionsabrechnung durchführen.

Für die Fakturierung sind folgende Grundeinstellungen notwendig:

• Artikel anlegen• Zahlarten festlegen• Versandarten festlegen

6.1 Artikel definierenHinterlegen Sie Ihre Produkte und Artikel, die fakturiert werden sollen.

• Wählen Sie im Menü Konfiguration an• Wählen Sie im Menü unterhalb von Konfiguration den Menüpunkt Vertriebsweg aus. Es erscheint die Aus‐

wahl der Vertriebswege. HInterlegen Sie den gewünschten Vertriebsweg mit dem Leuchtbalken.• Wählen Sie im Menü unterhalb von Vertriebsweg den Menüpunkt Fakturierung an• Wählen Sie im Menü unterhalb von Fakturierung den Menüpunkt Produkte an. Es erscheint die Übersicht

über die Produkte.• Bearbeiten Sie die Produkte mit Button F9 ändern oder fügen Sie ein neues Produkt mit Button neu an.

Die Produkte sind mit der Provisionsabrechnung über die Auswahl bei den Feldern Abrechnungsprodukt, Lie‐ferant, Provisionsarten verknüpft.

6.2 Zahlarten definierenLegen Sie zu jedem Vertriebsweg die Zahlarten, wie z.B. Überweisung, Nachnahme, Vorkasse mit den ent‐sprechenden Konditionen an.

• Wählen Sie im Menü Konfiguration an• Wählen Sie im Menü unterhalb von Konfiguration den Menüpunkt Vertriebsweg an. Es erscheint die Aus‐

wahl der Vertriebswege. Hinterlegen Sie den gewünschten Vertriebsweg mit dem Leuchtbalken.• Wählen Sie im Menü unterhalb von Fakturierung den Menüpunkt Zahlarten an. Es erscheint die Übersicht

über die Zahlarten.• Bearbeiten Sie die Zahlarten mit Button F9 ändern oder fügen Sie eine neue Zahlart mit Button neu an. Be‐

stimmen Sie eine Zahlart als Standard• Speichern Sie mit Taste F2

6.3 Versandarten definierenLegen Sie die Versandarten z.B. per Post oder per UPS mit den jeweils entsprechenden Konditionen fest.

• Wählen Sie im Menü Konfiguration an• Wählen Sie im Menü unterhalb von Konfiguration den Menüpunkt Vertriebsweg an. Es erscheint die Aus‐

wahl der Vertriebswege. HInterlegen Sie den gewünschten Vertriebsweg mit dem Leuchtbalken.• Wählen Sie im Menü unterhalb von Fakturierung den Menüpunkt Versandarten an. Es erscheint die Über‐

sicht über die Versandarten.

21Copyright FABIS 1988-2012

Fakturierung

• Bearbeiten Sie die Versandarten mit Button F9 ändern oder fügen Sie eine neue Versandart mit Button neu an. Bestimmen Sie eine Versandart als Standard

• Speichern Sie mit Taste F2

22Copyright FABIS 1988-2012

Workflow


7 WorkflowmanagementDas Workflowmanagement organisiert die einzelnen Arbeitsabläufe im Unternehmen. Die einzelnen Schritte und die unterschiedlichen Ergebnisse sind zu definieren. Die Konfiguration ist vor dem Einsatz des FABIS Workflowmanagement zu erstellen, um die Abläufe den unter‐nehmensweiten Vorgaben anzupassen.

Grundfunktionen


8 TransformationUm Transformationen, wie Imports, Exports, Reports und Verarbeitungen durchzuführen, sind die Zugriffsrechte entsprechend einzurichten.

Unterscheiden Sie zwischen Anwendertypen, die Transformationen:• einrichten und definieren ‐ in der Regel Administratoren• ausführen ‐ in der Regel Anwender aus den Fachabteilungen

Business

Erste Schritte im FABIS Provisionsabrechnungssystem