Estrazione della conoscenza dalla documentazione tecnica e di progetto

La Documentazione Tecnica a supporto del Knowledge Management

Estrazione della conoscenza dalla documentazione tecnica e di progetto

Amalita Modena, Volo.com

22


c/o Auditorium ABB Via L. Lama, 33 - Sesto San Giovanni (MI) ANIMP 2

La società Volocom

Dalla documentazione alla gestione della conoscenza

Lo scenario

Processi di gestione della conoscenza

Patrimonializzazione della conoscenza: il governo dei progetti

Business cases

Contenuti

33



PRODOTTIPRODOTTI SOLUZIONISOLUZIONI SERVIZISERVIZI

VoloFrame,VoloFrame, l’infrastruttura modulare e completa per l’estrazione di conoscenza

da informazioni non strutturate

Information as a Information as a ServiceService

Servizi per la cattura e l’analisi delle news e delle informazioni in

Internet

Soluzioni verticaliSoluzioni verticali per i processi decisionali e

operativi personalizzate sulle esigenze dei clienti

Volocom, società italiana fondata nel 2001, è tra i leader italiani nell’area del Knowledge Management e della gestione e analisi delle informazioni non

strutturate

44



Ministero dello Sviluppo Economico

Ministero del Lavoro


Lo scenario

66



Project Knowledge Management

Attraverso

Integrazione Estrazione Analisi Governance

Informazione Conoscenza

L’esperienza maturata nei progetti spesso viene dispersa o non adeguatamente condivisa e valorizzata.

La conoscenza di progetto rappresenta invece un asset fondamentale non solo per il Project Management ma anche per il governo dell’innovazione e per l’organizzazione nel suo complesso

Occorrono quindi strumenti organizzativi e infrastrutture tecnologiche per l’estrazione e la messa a fattor comune di tali

conoscenze

77



La conoscenza nei progetti

Conoscenza formalizzata della organizzazione

Conoscenza esplicita

Conoscenza tacita

Conoscenza destrutturata dell’ individuo

Conoscenza implicita

Conoscenza intrinseca non formalizzata

Organizzazione

PersoneProcessi

Norme, Politiche, Procedure,Documenti,Studi, Organigrammi,Brevetti,

Modalità operative, struttura del processo

Esperienze,Documenti personali, relazioni,

Informazioni

88



La gestione dell’asset conoscenza Rendere la conoscenza una risorsa gestibile al fine di

aumentare efficacia ed efficienza dei processi decisionali e operativi;

Rendere la conoscenza una risorsa replicabile al fine di massimizzare l’opportunità della sua valorizzazione attraverso il riuso;

Rendere la conoscenza una risorsa diffondibile alle persone al fine di massimizzare le loro opportunità di apprendimento.

organizzare ed utilizzare il patrimonio di conoscenze dell’azienda per far fronte alle sfide del mercato

99



Il sistema di gestione della conoscenza

Modelli gerarchici (azienda) e modelli reticolari (progetto e conoscenza)

Ambiente che stimoli la condivisione delle conoscenze

esplicite

Tacite Approccio sistematico

Organizzazione Processi

Infrastruttura

Framework di condivisione delle conoscenze

Strumenti evoluti di Information Access Management

Applicazioni “knowledge enabled”

Definizione dei fabbisogni in relazione a obiettivi

Informazioni strutturate e non strutturate

Sistemi alimentanti eterogenei

Standards di documentazione

Knowledge Management

Contenuti

La gestione della conoscenza è trasversale a tutti i processi

Articolazione in processi finalizzati ad identificare, codificare, trasferire e rendere usabile la conoscenza


Processi di gestione della conoscenza

1111



Modello logico

Information Environment

Infrastruttura abilitante

Modelli di analisiCSF

Documentazione

Conoscenza

3

Patrimonializzazione della conoscenza:Governo dei progetti

Elicitazione della conoscenza

Search Core

TopicService

SearchService

UsersServices

StatisticsService

Q&AService

RelationService

AlertService Taxonomy

Service

Services Framework

Search CoreSearch Core

TopicService

SearchService

UsersServices

StatisticsService

Q&AService

RelationService


Service

TopicServiceTopic

ServiceSearchServiceSearchService

UsersServices

UsersServices

StatisticsService

StatisticsService

Q&AService

Q&AService

RelationServiceRelationService

AlertService


Service

Services Framework

Business Application

2

Integrazione e condivisione

Knowledge Base

Knowledge Base

1

1212



1. Integrazione e condivisione

Norme esterne

Norme interne

Posta di progetto

FornitoriClienti

Mercato

Documentazione tecnica

Project files

Approccio esteso al concetto di documentazione

Identificare tutte le fonti rilevanti (eterogenee, distribuite)

Acquisire le informazioni, trasformarle, organizzarle

Arricchirle con metadati e altre informazioni utili a qualificarle e ad aumentarne la “findability” (fornire agli utenti il materiale più rilevante per i loro interessi.

1313



TopicService

SearchService

UsersServices

StatisticsService

Q&AService

RelationService

AlertService

TaxonomyServiceInformation as a ServiceInformation as a Service

Business Applications

Content

Knowledge

2. Processi di estrazione di conoscenza

supportati da piattaforme di Knowledge Management

Services Framework

Information accessInformation access

1414



Scope FeaturesTrovare le informazioni pertinenti

Ricerche in linguaggio naturale, strumenti di ricerca avanzata, ranking concettuale

Suggerimenti per le ricerche query based

Informazioni fornite in modalità push (ad esempio sulla base dei profili di ricerca degli utenti)

Strumenti di navigazione contestuale

Applicazione di regole di business alle ricerche e ai risultati

Sommari dinamici dei contenuti

Rappresentare la conoscenza esplicita dell'organizzazione

Relazioni tra (implicite ed esplicite) oggetti che partecipano al processo: tra documenti, tra documenti e persone, tra domande e risposte,

Gestire tassonomie Tassonomie dinamiche suggerite in modo non supervisionato (clustering)

Classificazione rispetto ad una tassonomia data

Sistemi di classificazione

Personalizzare la conoscenza Dinamic user profile

Agenti di ricerca

Personal folders

User tagging

Estrarre conoscenza Entity extraction

Question answering

Backbone di servizi base

1515



QUERY PROCESSING

RESULT PROCESSING

CONTENTREFINEMENT

Infrastruttura abilitante

Dati

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Analisi

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Analisi

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Analisi qualitative

Analisi quantitative

1616



Un caso concreto di estrazione della conoscenza : la classificazione dei prodotti

Ottimizzare i processi

Facilitare la comunicazione interna e con i partners e il confronto tra tecnologie e fornitori

Supportare sistemi di garanzia della qualità e di tracciamento

Applicazioni

Cataloghi

Data Base

Interni Esterni

La disponibilità di strumenti che rendano facilmente ricercabili e classificabili le informazioni relative a prodotti e servizi è fondamentale per una efficace gestione della catena del valore ai fini di:

Eterogeneità tra le strutture classificatorie con cui l’organizzazione e i suoi partner categorizzano i prodotti

Disomogeneità nelle modalità in cui unità e individui della stessa organizzazione descrivono e gestiscono i prodotti

1717



L’ eterogeneità riguarda sia aspetti sintattico-tecnologici (ad es. i differenti formati informativi in cui sono descritti i prodotti/servizi) sia soprattutto aspetti di contenuto (ad esempio come le diverse formulazioni con cui i vari soggetti descrivono prodotti e servizi)

Questi elementi possono essere in parte affrontati con l’adozione di standard internazionali per il product description e classification (per rendere omogenea la formulazione dei contenuti/cataloghi)

Più in generale possono essere affrontati come problema di reperimento delle informazioni espresse in modo eterogeneo (“Information Retrieval”) e di estrazione di informazioni e attributi rilevanti da data base e cataloghi (“Information Extraction”) ai fini delle successive analisi e classificazioni rispetto a una o più tassonomie

Il problema dell’eterogeneità

1818



L’approccio Volocom – Intext prevede l’integrazione tra strumenti statistico- probabilistici e sistemi semantici (ontologie) secondo il modello:

La soluzione Volocom - Intext


Patrimonializzazione della conoscenza: il governo dei progetti

2020



Un modello per la comprensione dell’andamento dei progetti Gli strumenti tradizionali descritti aiutano non solo il project manager ma

l’azienda nel suo complesso a gestire il progetto nel suo complesso e ovviamente la relativa documentazione.

Volocom insieme con SDA Bocconi ha messo a punto un modello di analisi che opera sulla documentazione prodotta nel corso del progetto, per aiutare il project manager (o, meglio ancora, il manager dei project manager) a rileggere l’andamento del progetto valutandone il processo decisionale seguito durante la sua gestione, la tempestività delle scelte, le modalità di gestione dei rischi seguite di volta in volta, unitamente a una valutazione complessiva della bontà della documentazione prodotta rispetto a eventuali standard definiti.

Patrimonializzazione della conoscenza

2121



RepositoryProgetto A

RepositoryProgetto B

RepositoryProject Portfolio

Repository PJ EnterpriseManagement

AS IS (Static framework)

RepositoryProcess

Performance

*BEST PRACTICES*STD*CRITICAL ISSUES

PROJECT EXECUTION (Dynamic framework)

Knowledge Tools

Knowledge Tools

Supporto alla complessitàdi progetto

Supporto al controllo dei progettie alla complessità di portafoglio

Supporto alla complessitàdella PBE:- Investment control- HR Mgmt- Audit & Compliance- …

OUTPUT*Framework sul funzionamento attuale dei progetti*Modello logico e fisico TO BE a più livelli (SI della PBE)*Modello per il change management

TARGET POTENZIALE*Capi progetto*Responsabili di portafoglio progetti/programmi*HR Manager, Capi dei Pj manager*CIO come supporto

Fonte: prof A. Biffi, Project Platform, SDA Bocconi

RepositoryProgetto A

RepositoryProgetto B

RepositoryProject Portfolio

Repository PJ EnterpriseManagement

Knowledge Tools

Knowledge Tools

Modello logico

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Il modello di analisi

Impostazione Definizione dello schema di riferimento (tassonomia) della documentazione di gestione del progetto

Valutazione del sistema documentale rispetto al modello aziendaleAnalisi formale

Identificazione dei contenuti chiaveAnalisi dei contenuti

Analisi numerica

Analisi qualitativa

Analisi quantitativa (prevalentemente dati strutturati)e dei parametri di riferimento

Analisi qualitativa (prevalentemente documenti non strutturati), KPI, lesson learned

Fonte: E. Marogna Volocom/SDA Bocconi

Fasi


Business Cases

2424



Business Case: Saipem

La Società

– Saipem è un grande contractor internazionale.Il gruppo ha un forte orientamento verso attività oil & gas in aree remote e in acque profonde ed è leader nella fornitura di servizi di ingegneria, di procurement, di project management e di costruzione, con distintive capacità di progettazione ed esecuzione di contratti offshore e onshore, anche ad alto contenuto tecnologico quali la valorizzazione del gas naturale e degli oli pesanti.

Gli obiettivi

– Sviluppo e gestione delle risorse relative alle conoscenze tangibili (work instruction, best practices, norme,…) e intangibili (skills, esperti,…) che caratterizzano l’organizzazione

– Patrimonializzazione di conoscenze e informazioni: servizi per acquisire le informazioni, organizzarle e renderle disponibili all’interno della rete di utilizzatori

– Efficacia ed efficienza: la giusta informazione nel giusto contesto

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La soluzione Portale di collaborazione:

– Piattaforma a supporto dei processi di acquisizione e analisi delle informazioni

– Enterprise Search

– Supporto alla gestione della conoscenza esistente e alla creazione di nuova conoscenza

I contenuti:

– Portali:

Collaboration

DMS

QHSE

– Applicazioni

PWS

– Sistema documentale (Fase 2)

Piattaforme:

– Content management e portale: Moss 2007

– Enterprise Search: VoloExtender for Moss

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Business case: Altran

La società:

– Il Gruppo Altran nasce in Francia nel 1982 ed è quotato alla Borsa di Parigi. Offre consulenza alle principali imprese mondiali su: innovazione tecnologica e di processo, Sviluppo e gestione dei sistemi informativi, Strategie e management. Altran Italia nasce nel 1996 ed occupa stabilmente oltre 2400 persone

Gli obiettivi– Sviluppo del sistema di Knowledge Management per tutte le società di Altran Italia– Gestione dei “pacchetti di conoscenza” (Asset): Clienti, Offerte, Progetti, Dossier, Referenze

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Knowledge Management per la gestione degli asset aziendali in un’ottica di condivisione dei saperi (conoscenze, esperienze, processi, risorse, etc.)

Contenuti (Fase 1)

– Dossier (profili professionali ed esperienze)

– Verbali di progetto

– Presentazioni

– Offerte

– Informazioni clienti

Piattaforme

– Content management e portale: Moss 2007

– Enterprise Search: VoloFrame 2.0

La soluzione