Conferencia Las Tecnologías de comunicación y

colaboración en los proyectos

… porque los proyectos son ‘personas’ …

Sant Cugat, 11-4-2012

Ramon Costa Project Director. MIC Productivity. ramonc@micproductivity.com

http://www.micproductivity.com http://www.iproductividad.com

Associate Professor. EADA. rcosta@eada.edu. www.eada.edu

Associate Professor. EUG. rcosta@eug.es www.eug.es

Dynamic Partner & Co-founder. inPreneur. ramon@inpreneur.com. www.inpreneur.com

Cambios en el modelo de trabajo…

y en los proyectos

Global

Virtual

Móvil Información

Enjambre

Flexible Conocimiento

Hiperconectado

Web 2.0 / Social

Los proyectos y las personas: necesidades

Personas:…. „Stakeholders‟

Integración

Equipo

Calidad

Costes

Tiempo

Alcance

Terceros

Comunicación

Riesgos

Ámbitos de gestión en un proyecto

http://flickr.com/photos/andresherrera_cl/845681684/

La importancia de la comunicación

- P1. Project Charter Identificación Stakeholders

Planificación

Control y Seguimiento Ejecución

Cierre

Inicio

Gestión Proyectos. Procesos. Inicio

- P2. Definición y Planificación Alcance (WBS)

- P3. Definición Actividades, Orden, Recursos, Duración y Calendario

- P4. Definición y Planif. del Equipo y compras

- P5. Plan Comunicaciones

- P6. Estimación del Coste y elaboración Presupuesto

- P7. Planificación Calidad

- P8. Evaluación Riesgos

- P9. Definición Gestión Plan Proyecto

Planificación

Control y Seguimiento Ejecución

Cierre

Inicio

Ejerc.

Gestión Proyectos. Procesos. Planificación

El Plan de Gestión del Proyecto

Etapa 2 Etapa 3 ....... Etapa N Etapa 1

Gestión Proyectos. Procesos. Planificación

Planificación comunicaciones

Planificación organizacional

Stakeholders

Planificación. Equipo y Comunicaciones

•Organización del proyecto y relaciones de

responsabilidad de los stakeholders.

•Disciplinas, departamentos y

especialidades involucrados con el

proyecto.

•Logística de cómo los individuos se verán

involucrados con el proyecto y en qué

lugares.

•Necesidades de información externa

•¿Depende el éxito del proyecto de contar

con información frecuentemente

actualizada o basta con los informes

escritos emitidos en forma regular?

•¿Son adecuados los sistemas ya

instalados o las necesidades del proyecto

demandan cambiarlos?

•¿son compatibles los sistemas de

comunicación propuestos con la

experiencia y conocimiento de los

participantes del proyecto?

Tecnologías de las comunicaciones Requerimientos de comunicaciones

Aspectos a

tener en cuenta

Planificación. Comunicación

Plan de Comunicación

Planificación. Comunicación

Planificación. Comunicación

Planificación. Comunicación

Planificación. Comunicación

- P10. Ejecución y Gestión del

Proyecto

- P11. Adquisición y

Desarrollo del Equipo de

Proyecto

- P12. Distribución de la

Información

- P13. Aseguramiento Calidad

- P14. Gestión Adquisiciones

Planificación

Control y Seguimiento Ejecución

Cierre

Inicio

Gestión Proyectos. Procesos. Ejecución

Quiero enviar un mensaje

Creo

el mensaje

Feed-back

Envío el mensaje

Lo entiende

El receptor interpreta el mensaje

El interlocutor

recibe el mensaje

Adapto el mensaje al interlocutor

Ejecución. Comunicación

Escrita

Declaración de la misión de la

compañía, project charter,

informes anuales, reportes de

proyecto, actas de reuniones, ...

Memos, notas personales,

“post-it”,...

Formal Informal

Verbal

Reuniones (de cualquier tipo),

revisiones de proyecto y

desempeño, retroalimentaciones

del cliente, etc.

Contacto personal, discusiones

en el pasillo, reuniones sociales,

etc.

No verbal

Presentaciones, gráficos

(cuadros, cronogramas, etc.),

animaciones, etc.

Lenguaje del cuerpo,

expresiones faciales, ...

Ejecución. Comunicación

Canales de comunicación = n(n-1)/2, donde n es el número de personas

Dos personas, un canal

Tres personas, tres canales

Cuatro personas, seis canales

Seis personas, quince canales

Formalizar la comunicación en el proyecto

Ejecución. Comunicación

Ejecución. Comunicación

- P15. Informe de

Rendimiento y Gestión

Stakeholders

- P16. Control y Seguimiento

de los Riesgos

- P17. Gestión Equipo

Proyecto

- P18. Verificación y Control

de Cambios (alcance,

calendario, costes, calidad)

- P19. Administración

contratos con terceros

- P20. Control del Proyecto e

Integración de Cambios

Planificación

Control y Seguimiento Ejecución

Cierre

Inicio

Gestión Proy. Procesos. Seguimiento y control

Gestión Proy. Reuniones de seguimiento

Las reuniones efectivas aportan productividad en las comunicaciones

entre los miembros del proyecto y stakeholders

- P21. Cierre del Proyecto y

Contratos con Terceros

- P22. Project Post-mortem

Planificación

Control y Seguimiento Ejecución

Cierre

Inicio

Gestión Proyectos. Procesos. Cierre

Como todos sabemos, en el mundo de la gestión de proyectos...: • ‘Los errores encontrados en un proyecto no se repiten en otros’ • ‘La mejora de procesos es un ejercicio trivial’ • ‘Los proyectos son entregados a tiempo, dentro del presupuesto y

exactamente con el ámbito previsto’ • ‘El alcance de la aplicación nunca cambia’ • ‘La satisfacción del cliente siempre es excepcionalmente alta’ • ‘El trabajo del Jefe de Proyectos no es muy estresante’

La gestión de las lecciones aprendidas aporta un importante conjunto de beneficios • mejorar la productividad • mejorar la reputación de su empresa • entregar un producto mejor • diferenciarse entre la competencia • ahorrar dinero .....

Cierre. Lecciones aprendidas. Necesidad

Proyectos. Comunicación. Tecnologías

Aplicaciones

de definición,

planificación,

monitorización

y seguimiento

de proyectos

Herramientas

colaborativas

Tecnologías de

comunicación

Aplicaciones

Web 2.0

Portales, intranets, …

Proyectos. Comunicación. Tecnologías

Herramientas

colaborativas

Tecnologías de

comunicación

Aplicaciones

Web 2.0

- Synchronous conferencing, e-mail,

faxing, voice mail, Web publishing ,

revision control

- Electronic calendars, workflow systems,

knowledge management systems,

extranet systems, social software

systems, blogs, wikis, RSS, online

spreadsheets

- Internet forums, Online chat, Instant

Messaging, Telephony, Data

conferencing, Videoconferencing,

Application sharing

Proyectos. Comunicación. Tecnologías

Mensajería instantanea

Audioconferencia

Videoconferencia

Mensajería corporativa

Telefonía fija

Telefonía móvil

Presencia

Integración centralita ...

Proyectos. Comunicación. Tecnologías

Pizarra compartida

Acceso remoto a herramientas,

aplicaciones, escritorio

Compartición calendarios

Reuniones virtuales

Proyectos. Colaboración. Tecnologías

Intranet, extranet

Offline-online

“Cloud computing”

Acceso a calendarios,

agendas, documentos,...

Proyectos. Colaboración. Tecnologías

Proyectos. Comunicación. Tecnologías

Blogs y microblogging

Wikis, Fuentes RSS,

Redes sociales,...

Proyectos. Comunicación & Colab. Redes Sociales

Proyectos. Comunicación & Colab. Redes Sociales

Resumen: referencias ejemplos prácticos

Procemm - ASCAMM Microsoft Project - Microsoft

Zoho Project - Zoho

Resumen: referencias ejemplos prácticos

“50 claves para la

dirección de proyectos”

• La gestión de un proyecto empieza por el entusiasmo y

compromiso personal del director del proyecto • Un proyecto no se lleva a cabo sin un equipo de trabajo • El proyecto tiene que responder a las expectativas y necesidades

de los usuarios y stakeholders • La comunicación es clave en el proyecto • No se puede olvidar nunca los compromisos establecidos • Tan importante es gestionar el proyecto como saberlo cerrar y

traspasar

Propuesta final: Lectura recomendada

Gracias

Ramon Costa Project Director. MIC Productivity. ramonc@micproductivity.com

http://www.micproductivity.com http://www.iproductividad.com

Associate Professor. EADA. rcosta@eada.edu. www.eada.edu

Associate Professor. EUG. rcosta@eug.es www.eug.es

Dynamic Partner & Co-founder. inPreneur. ramon@inpreneur.com. www.inpreneur.com

Sant Cugat, 11-4-2012