Fitur Audit eSolution Financial

Mengenal Fitur AuditingSoftware Akuntansie-Solution Financial

http://www.software-indo.com

http://www.software-indo.com HAL 10-1

http://www.software-indo.com/


M o d u l

10Memeriksa atau AuditTransaksi

File Switch User : ketikan Dr. DEDDY, klik OK, password abaikan karena belum terisi.

Gambar 157 Log in Dr. Deddy

10.1. Sekilas Auditing

Auditing dalam e-Solution Financial artinya menandai transaksi-transaksi yang telah diperiksa dan disetujui. Ini merupakan langkah opsional. Anda bisa memilih untuk mewajibkan langkah audit dalam Summar Information . Setelah dipilih, semua transaksi harus diaudit sebelum bisa diposting. Anda bisa melakukan langkah audit dengan memilih ‘Audit’ dari menu ‘Posting’.

Ketika langkah audit dilakukan, program akan memperlihatkan sebuah table dengan bermacam-macam kode transaksi. Kode transaksi dengan transaksi yang belum diaudit ditandai dengan kotak dengan kotak disampingnya. Klik kotak tersebut dan akan muncul transaksi-transaksi yang belum diaudit. Untuk menandai transaksi yang belum diaudit, Anda juga bisa melihat detail transaksi sebelum mengauditnya. Hal ini dilakukan dengan cara mengklik tombol ‘Source’ seperti tampak pada Gambar dibawah ini


Universitas Kristen


Gambar 158 Audit

Transaction

e-Solution Financial sebagai sebuah program akuntansi keuangan yang dilengkapi dengan fitur Drilling Audit, yaitu sebuah fitur yang dapat melacak sumber transaksi dan memberikan informasi siapa yang mengentri data tersebut. Sehingga jika terdapat kesalahan pada transaksi tersebut Auditor dapat mengetahuinya.

e-Solution Financial memenuhi syarat sebagai software berbasis Audit TI adalah :

1. Memiliki pengendalian akuntansi yang baik seperti sistem otorisasi entri dan suspensi atas kejadian-kejadian keakuntansian di perusahaan.

2. Security System yang memberikan keleluasaan di dalam mendisain Job Description dan Access Rights masing-masing User, disamping fasilitas password.

3. Memiliki fitur Tracing/Drilldown untuk pengendalian Akuntansi yang berorientasi Auditing, dan juga didukung sistem pelaporan keuangan yang terstruktur mudah dipahami oleh pembaca Laporan Keuangan.

Informasi yang berguna bagi Auditor sebagai bahan verifikasi transaksi dalam program e-Solution Financial diantaranya :

1. Kode Jurnal, merupakan kode dalam program e-Financial yang mengklasifikasikan transaksi yang sejenis. Dengan kode jurnal ini Auditor lebih mudah dalam melacak transaksi karena sudah dikelompokkan ke dalam transaksi yang sejenis. Misalnya, transaksi penerimaan uang kas/setara kas dari pelanggan dikelompokkan ke dalam kode jurnal CH-R ( Cash Receipt ) melalui modul Cash Receipt/Penerimaan beberapa kode jurnal adalah :

CH-P : Cash Payment/PengeluaranA P : Account Payable/Hutang UsahaA R : Account Receivable/PiutangF A : Fixed Assets/Aktiva TetapFOREX: Foreign Exchange/Penilaian mata uang asingJ A N : Kode Bulan Januari yang diinput melalui GL

2.Tanggal Transaksi ,

memberikan informasi historis

mengenai waktu terjadinya transaksi. Auditor dapat melacak transaksi berdasarkan waktu terjadinya transaksi melalui tanggal transaksi.



3. Amount ( jumlah nilai nominal ) , Auditor dapat membandingkan (Compare)

nilai nominal pada pos tertentu dengan bukti-bukti transaksi yang relevan dengan transaksi tersebut.

4. Entered by (User) , informasi ini berguna bagi

Auditor ( terutama bagi

manajemen ) karena program merekam setiap User yang log in dan kegiatan yang dilakukan selama log in sehingga jika terdapat kesalahan dalam input data baik disengaja maupun tidak dapat segera diketahui (bagi manajemen), sedangkan bagi Auditor hal ini dapat menjadi catatan sebagai bahan verifikasi dan konfirmasi.

5.Source ( Sumber Transaksi ) , Auditor dapat

mengecek sumber transaksi

untuk verifikasi secara lebih terperinci mengenai informasi transaksi yang menjadi sample audit dengan fasilitas drilling audit .

6.Approve Button ( Tombol Menyetujui ) , jika Auditor

telah memeriksa suatu

transaksi dan telah yakin transaksi tersebut relevan dengan bukti-bukti transaksi yang ada maka Auditor dapat meng-klik Approve Button sebagai tanda membenarkan transaksi tersebut.

7.To Correct (dikoreksi) , jika Auditor memeriksa

suatu transaksi dengan

mencocokkan bukti-bukti transaksi yang ada ternyata ada kesalahan maka Auditor akan memberikan tanda to Correct

8. Search (Pencarian) , jika Auditor

membutuhkan pencairan

mengenai tanggal transaksi (transaction date), no transaksi (transaction number), Reference, Entered by, Remark maka bisa dituliskan di search…

dan harus sesuai dengan

sort by yang dipilih



9. Unaudited (belum di Audit) menandakan bahwa Auditor

belum mengaudit no dan tanggal transaksi tersebut, dikarenakan

belum cukup bukti yang mendukung.

10.On Hold (di tunda) User yang meng-input data masih menunda

transaksi tersebut sehingga Auditor tidak dapat mengaudit nomor

dan tanggal transaksi tersebut.

11.Confirm (konfirmasi) langkah terakhir setelah Auditor

memeriksa dan memberikan tanda approved atau to correct maka

klik confirm atau membatalkan hasil audit klik tanda

10.2. Teknik Mengaudit Jenis Transaksi Account Receivable/AR Transaksi AR berhubungan dengan penjualan kredit kepada salah satu

customer yang akan diperiksa oleh Auditor adalah tanggal entri, nomor dokumen, kode & nama customer, nilai Kurs pada saat entri data jika ada, nomor faktur, kuantitas, satuan harga dan terakhir kode perkiraan yang diambil.

1. Sorot kode Jurnal AR seperti tampak dibawah ini

Gambar 159 Kode Jurnal AR

2. Maka akan muncul daftar transaksi AR , yang di input oleh FATHIYAH termasuk rincian transaksinya, pertama Anda pilih Sort by : Transaction date, sorot transaksi no 2, untuk mengecek isian transaksi klik Source, lihat gambar dibawah ini



Gambar 160 Teknik mengaudit AR

3. Setelah menekan tombol Source, Periksa Tab General, Detail dan GL, apakah sudah benar dengan dokumen/faktur aslinya

Gambar 161 Mengaudit AR – Tab General



Gambar 162 Mengaudit AR – Tab

Detail

Gambar 163 Mengaudit AR –

Tab GL

3. Hasil dari pemeriksaan oleh Auditor menyatakan bahwa nomor dan tanggal transaksi AR yang telah di-input telah sesuai dengan dokumen/faktur asli, maka pihak Auditor akan

menyatakan persetujuannya dengan menekan tombol

sehingga transaks i nomor 2,

tanggal 5 Jan 2005 di daftar transaksi AR telah di setujui seperti gambar dibawah ini :

Gambar 164 Salah Satu Transaksi AR telah di Audit

4. Dan apabila hasil pemeriksaan oleh Auditor menyatakan bahwa nomor dan tanggal transaksi AR yang telah di-input TIDAK sesuai dengan dokumen/faktur asli, maka pihak Auditor akan menyatakan penolakannya, sehingga User harus memperbaiki.



Untuk koreksi/ pembenaran pihak Auditor akan menekan tombol

Gambar 165 Salah Satu Transaksi AR yang

harus diperbaiki

5. Transaksi dalam in e-Solution Financial dapat ditahan. Hal ini bisa dilakukan dengan memilih kotak-periksa ‘Hold Posting’ Setelah transaksi ditahan, tidak akan bisa diaudit dan diposting sampai dibebaskan kembali (hilangkan tanda pada kotak-periksa untuk membebaskan). Transaksi yang di tunda/Hold posting sebaiknya diabaikan saja, seperti gambar di bawah ini

Gambar 166 Salah Satu Transaksi AR – Hold

6. Untuk menandai semua transaksi AP yang telah di Audit, klik Approve, pilih ALL dari pilihan Audit seperti gambar dibawah ini :

Gambar 167 Menandai semua Transaksi - Approve



10.3. Menyatakan Telah Selesai Audit

1. Setelah semua daftar transaksi AR di diperiksa oleh Auditor , maka pihak Auditor akan menyatakan telah selesai dengan menekan tombol Confirm seperti gambar dibawah ini

Gambar 168 Confirm Daftar

Transaksi AR

2. User yang meng-input transaksi tidak dapat mengaudit transaksi, apabila dipaksakan, program akan menyampaikan pesan seperti gambar dibawah ini

Gambar 169 User yang Input tidak boleh

mengaudit

Tugas Anda mengAudit semua Transaksi yang berkode CH-P : Cash Payment/PengeluaranA P Account Payable/Hutang UsahaA R : Account Receivable/PiutangF A : Fixed Assets/Aktiva TetapFOREX : Foreign Exchange/Penilaian mata uang asingJ A N : Kode Bulan Januari yang diinput melalui GL





Business

Fitur Audit eSolution Financial