“30 Minutos para organizar mejor su tiempo”Tony AthertonEditorial Granica

1. Ser efectivo :

“Organizar el tiempo, es organizarse uno mismo”, hay que saber diferenciar las cosas realmente importantes de las que no, y dedicarse a ellas.Tal y como indica el autor, cada vez se trabaja mas y no es posible hacerlo todo, hay que priorizar. En cualquier caso, la sensación de control reduce el estrés. El libro enseña diversas técnicas de organización del tiempo, que como señala el autor, son como las dietas de adelgazamiento, su aplicación requiere perseverancia e interés.El libro aporta un test inicial para conocer nuestra capacidad de partida de organización del tiempo. Consta de 20 preguntas, que se pueden valorar de 0 a 5 ( puntuación máxima 100 ), y afirma que tras aplicar las técnicas del libro durante un mes, el resultado del test se mejora entre un 15 y un 20 %. Algunas preguntas por ejemplo son:

- ¿Tengo muy claro que es importante para mí?- ¿Tengo muy claros los objetivos en mi trabajo?- ¿Dedico unos minutos a planificar cada día?

2. ¿En qué emplea su tiempo? :

Para aprovechar el tiempo hay que hacer 5 cosas fundamentales :1. Darse cuenta de la importancia del tiempo y de cómo emplearlo.2. Tener claro que te interesa en tu trabajo y en tu vida privada.3. Dar prioridad a lo que te interesa, y hacerlo.4. Atender a tus prioridades sin descuidar tu papel en el equipo y colaborando con

los demás.5. Reconocer “que” o “quien” roba tu tiempo y solucionarlo de forma correcta,

pero efectiva.Para ser más consciente de la importancia del tiempo, preguntémonos cuanto tiempo dedicamos al día a la Familia, Ocio, Salud y Trabajo. Nos daremos cuenta, que todo el tiempo que trabajamos de mas por no organizar adecuadamente nuestro tiempo de trabajo, se lo restamos a nuestro tiempo para la Familia, Ocio o Salud.Cada día, hay que elegir muchas veces a que le damos prioridad, “que hacemos ahora”. Para ello, debemos distinguir entre cuatro tipo de tareas cotidianas :

a) Tareas Planeadas Proactivamante : son tareas importantes relativas a mi trabajo o vida personal que tengo planeadas hacer.

b) Tareas Reactivas : son tareas no planeadas, de importancia menor o acontecimientos no previstos.

c) Tareas Rutinarias : cosumen poco tiempo pero hay que hacerlas y son molestas ( p.Ej. Trabajo de archivo )d) Ladrones de tiempo : conversaciones en el trabajo, perfeccionismo en el trabajo,

problemas informáticos....El autor recomienda medir durante un periodo de tiempo, por ejemplo una semana o un mes, el tiempo que dedicamos a cada una de estas tareas para hacernos una idea de cómo gestionamos nuestro tiempo.

3. Cosas que son importantes para usted :

Consejos sobre como planificar :1. Decide primero tus objetivos, que es lo importante para ti.2. Ordenas esos objetivos por prioridad, asignándoles un plazo de tiempo.3. Divide a su vez cada objetivo en distintas tareas, y ponle meses concretos de

finalización a dichas tareas.4. Haz una lista cada día o semana incluyendo las tareas proactivas del mes y las

tareas rutinarias, dejando algún hueco para imprevistos.5. Al empezar el día dedica varios minutos a planificar tu tiempo.

Hay que distinguir entra tareas “urgentes” ( generalmente porque alguien ha decidido que son urgentes ), y tareas “importantes”, son dos conceptos distintos :

a) Tareas importantes y urgentes : hay que hacerlas ahora. P.Ej : la visita inesperada de un importante cliente.

b) Tareas importantes pero no urgentes : es lo ideal, planearlas con calma. P.Ej : elaborar un Plan de Negocio o un Presupuesto Anual.

c) Tareas Urgentes pero poco importantes : hazlo pronto dedicándole poco tiempo, si puedes delega. P.Ej : la visita inesperada de un proveedor poco importante.

d) Tareas poco importantes y no urgentes : si puedes no las hagas. Si hay que hacerlo obligatoriamente, hazlas cuando tengas un hueco. P.Ej : evitar los chismes en el trabajo o perfeccionar al máximo una hoja de cálculo o un informe que ya está bastante bien.

El autor hace referencia a “la Regla del 80/20”, según la cual, aproximadamente, sólo el 20 % de lo que haces cada día genera el 80 % de los resultados importantes, y extrapola esta regla a otras actividades, así por ejemplo afirma que en una empresa, sólo un 20 % de los clientes genera un 80 % de las ventas.Para ordenar las tareas por orden de prioridad el autor propone nombrar las tareas de la siguiente manera :

- Tareas tipo A : prioridad máxima, hay que hacerlas, son las más importantes. Las tareas tipo A se renombran como A1, A2, ...etc por orden de importancia.

- Tareas tipo B : prioridad media, debería hacerlas.- Tareas tipo C : prioridad baja, podría hacerlas ( o no ).

Cada día conviene escribir una lista de las cosas que hay que hacer, ordenadas por importancia, utilizando este sistema. Hay que mirar la lista frecuentemente e ir punteando lo que se vaya haciendo. Si durante el día surge algo nuevo ( una tarea reactiva ) se añade a la lista con su orden de prioridad ( no tiene porque ser A1 Porque sea novedosa o alguien lo haya dicho ).

4. Programar su agenda :

Consejos sobre como llevar su agenda :- La Agenda debe ser flexible y prever un tiempo para imprevistos ( tareas

reactivas ).- Anotar a que hora va a empezar y acabar cada actividad.- Evitar reuniones sin duración establecida, preguntar siempre la hora de

terminación aproximada.- Hacer siempre primero la tarea A1, no empezar por las tareas tipo C porque son

más fáciles o se tarda menos.

- Reservar un “Tiempo Exclusivo” ( sin interrupciones y cuando sabes que más rindes ) para hacer la tarea tipo A1.

- Eliminar todas las tareas tipo C que puedas, la mayoría no son necesarias. Las tareas rutinarias que sean imprescindibles de hacer, dedícales un tiempo específico al día o a la semana cuando rindas menos. Delega estas tareas si puedes.

Detalles fundamentales de una Agenda por orden de prioridad :A1. Elaborar diaria o semanalmente listas de cosas que hacer, “ programar la Agenda”.A2. Disponer de un espacio cada día para notas.A3. Disponer de un espacio para nombres, teléfonos y direcciones.

B. Utilizar un solo sistema de Agenda ( papel o digital ) para no estar siempre copiando de uno a otro.

B. Anotar los objetivos a largo plazo y sus tareas correspondientes con fechas límite.

Cada persona elige el sistema de gestión del tiempo en función de su personalidad y del tipo de trabajo. Los sistemas de gestión de tiempo más habituales son :

a) Agenda de papel + Cuaderno de Notas.b) Agenda electrónica + Cuaderno de Notas.c) Un Ordenador de sobremesa o un Portátil.

Conviene elegir un Sistema y probarlo al menos durante un mes para ver si nos va bien. Una vez que nos hemos acostumbrado a un sistema no es bueno estar cambiando continuamente.

Algunos consejos sobre anotaciones son :1. Guárdalas todas, son muy importantes como documentos de referencia

futuros.2. Haz un índice mensual de las notas más importantes que te sirva como

guía en el futuro.3. Identifica a las anotaciones por su fecha, cuando hagas referencia a ellas

en otras páginas de la agenda, en tus listas de tareas, en correos electrónicos...etc.

4. Haz las anotaciones siempre en la Agenda o en un Cuaderno de Notas, nunca en trozos de papel.

Agendas de Papel. Ventajas e Inconvenientes :a) Ventajas :- Fáciles de usar. Se puede escribir, dibujar, hacer diagramas....- Se pueden pegar mensajes e intercalar papeles, documentos....- No se estropean, no tiene averías eléctricas, de software...b) Inconvenientes :- La hoja a veces se queda pequeña y resulta insuficiente.- Puede ser incómoda de llevar si es grande.- Es difícil compartir información con otros.- Requiere recambio anual.

Agendas Electrónicas. Ventajas e Inconvenientes :a) Ventajas :- Ocupan poco espacio, fáciles de llevar.- El calendario ocupa varios años, no requiere recambio anual.

- Es fácil compartir información con otros.- Los aniversarios y las visitas regulares se programan automáticamente.b) Inconvenientes :- Si se rompe se puede perder toda la información.- Teclado a veces pequeño y poco práctico.- No se puede intercalar papeles, dibujar, hacer diagramas....- Pueden ser caras.

Ordenador :a) Ventajas :- Mucha memoria disponible.- El calendario ocupa varios años, no requiere recambio anual.- Es fácil compartir información con otros.- Puede estar integrado con otro Software como por ejemplo el correo

electrónico.b) Inconvenientes :- En el caso de un PC de sobremesa no es portátil, lo que implica normalmente

tener también una Agenda de papel.- Puede dar problemas técnicos y hay que aprender a utilizar el software.

5. Interrupciones :

Hay que controlarlas, especialmente las no necesarias. Se estima que un Directivo puede ser interrumpido de media una vez cada 8 minutos, es decir, 60 veces al día. Hay dos tipos de Interrupciones en el trabajo :a) Interrupciones Personales : - Cuando alguien entra en tú despacho queriendo hablar contigo sin tener cita

previa. - Se deben de evitar cuando estemos en nuestro “tiempo exclusivo”, trabajando en

la tarea tipo A1 ( la más importante ). Para ello, se puede establecer un horario de consulta o simplemente poner un cartel de no molestar. En USA se ponen una gorra de béisbol roja para indicar que están en su “tiempo exclusivo”, que no les molesten.

- Consejos para poner fin a una visita molesta :1. Frena las expectativas de la visita advirtiendo desde el principio de que

sólo dispones de unos minutos.2. Mantente de pie o sentado apoyado en la mesa de trabajo.3. Mira el reloj de vez en cuando.4. Sugiere proseguir en otro momento.5. Si estás desesperado, coje tus papeles, levántate y vete. Vuelve al cabo

de unos minutos.- Una buena solución para evitar visitas, es quedar en el lugar de trabajo del otro,

así eres tú el que eliges “cuando”.- Si es necesario ( caso de Directivos ), escondete a trabajar en la Sala de

Conferencias o de Reuniones durante el “tiempo exclusivo”. Indícaselo a un compañero para que te avise en caso de emergencia.

- Cuando interrumpas a alguien, pregúntale si tiene unos minutos, indícale el tiempo que vas a necesitar y acordar conjuntamente si es mejor hablar ahora o después.

b) Interrupciones telefónicas :- Durante el “tiempo exclusivo” desvía las llamadas a otro compañero. Si no es

posible, desvía las llamadas a un contestador como último recurso.- ¿Cómo finalizar una llamada sin ofender al que llama? :

1. Tómate la llamada con interés.2. Determina lo que necesita e indícale que lo estás anotando ( que vea tu

interés ).3. Termina la llamada resumiendo su mensaje y lo que vas a hacer y

cuando. Dale las gracias.- Si una llamada llega en un momento inoportuno :

1. Excúsate y explica porque es un mal momento.2. Ofrécele devolverle la llamada a una hora aproximada.3. Asegurate de devolverle la llamada para no quedar mal.

6. Organizarse :

a) Consejos en la Oficina o Área de Trabajo :- Una oficina abierta fomentará la comunicación y las interrupciones, una oficina

cerrada lo contrario.- Si su despacho da al pasillo, no oriente la mesa al pasillo. Cierra la puerta del

despacho durante tu “tiempo exclusivo”.- Facilita el acceso al mobiliario y equipamiento que más utilizas.- Mantén en la mesa sólo los papeles que tengan que ver con tu trabajo inmediato,

el resto guárdalos ( para no distraerte ).- Ten más próximos los archivos de uso frecuente ( p.Ej. en los cajones del

escritorio ) y guarda más lejos ( p.Ej. en el almacén ) los archivos que uses raramente.

- Archiva en una caja o cajón los papeles que ya no son urgentes, ni importantes, pero no quieres tirar. No los mantengas encima de tu mesa.

b) Consejos sobre comunicación :- Dar instrucciones claras y concisas. Si quién las recibe puede repetirlas es que te

ha entendido.- Escucha concentrado, comprueba que lo has entendido y repite internamente lo

más importantes.- Para escribir, usa un lenguaje sencillo, frases cortas y párrafos breves.

c) Consejos sobre reuniones :- Rechaza, si es posible, las reuniones que te propongan para el mismo día.- Fijar una hora límite de finalización.- Celebrar las reuniones cortas de pie.- Levantar el acta de la reunión a ordenador sobre la marcha.- Recordar el coste económico de la reunión a todo el mundo.d) Consejos para delegar :- Utiliza tus empleados al máximo pero sin sobrecargarlos.- Explica claramente que hay que hacer, pero no como hacerlo, que lo averigüen.- Fijar una fecha límite para hacer el trabajo.- Deja hacer sin interferir constantemente, revisa el progreso del trabajo con

regularidad.- Acepta tu nivel de Autoridad y Responsabilidad.

- Enséñales con amabilidad cuando sea necesario.- Elógiales cuando hagan un buen trabajo.

e) Otros “ladrones de tiempo” :- Problemas informáticos : aprende a usar bien los programas.- Charlar.- Viajes : organiza un itinerario óptimo. Usa móvil Si viajas en tren podrás seguir

trabajando.- Perfeccionismo : no hay que ser perfecto, ¿alguien va a valorarlo?- Falta de resolución : las dudas te hacen perder el tiempo.

f) Como decir “no” a un superior cuando te mandan hacer algo que no es realmente prioritario, sin quedar mal :

- Hay que mostrarse colaborador y dispuesto, ofreciendo soluciones alternativas, pero dejando claro que es imposible, que de hacerlo se afectará al coste, a la calidad o al tiempo. Por ejemplo, que si me pongo a hacer esa tarea que me pide, tendré que paralizar el informe mensual de producción, o la redacción de las nóminas o desatender un pedido urgente para nuestro principal cliente, con todo lo que ello conlleva.

7. Otros consejos adicionales :

El autor señala otra serie extensa de consejos adicionales de entre los que he seleccionado los siguientes :

1. Revisa tus objetivos personales cada cierto tiempo, por ejemplo cada dos meses.

2. Lleva siempre un cuaderno de notas de bolsillo para cuando no lleves la Agenda.

3. Utiliza “posit” para pegar en las agendas.4. Avanza cada día en las tareas importantes.5. Concéntrate en una sola tarea al mismo tiempo.6. No acepte demasiado trabajo por orgullo ( más del que puedes realmente

sacar adelante ).7. Prevé siempre un tiempo para imprevistos.8. Asistir sólo a las reuniones necesarias.9. Colabora en las tareas importantes de los demás.10. Recibe algunas visitas en el Área de Recepción, en vez de en tu

despacho.

- Enséñales con amabilidad cuando sea necesario.- Elógiales cuando hagan un buen trabajo.

e) Otros “ladrones de tiempo” :- Problemas informáticos : aprende a usar bien los programas.- Charlar.- Viajes : organiza un itinerario óptimo. Usa móvil Si viajas en tren podrás seguir

trabajando.- Perfeccionismo : no hay que ser perfecto, ¿alguien va a valorarlo?- Falta de resolución : las dudas te hacen perder el tiempo.

f) Como decir “no” a un superior cuando te mandan hacer algo que no es realmente prioritario, sin quedar mal :

- Hay que mostrarse colaborador y dispuesto, ofreciendo soluciones alternativas, pero dejando claro que es imposible, que de hacerlo se afectará al coste, a la calidad o al tiempo. Por ejemplo, que si me pongo a hacer esa tarea que me pide, tendré que paralizar el informe mensual de producción, o la redacción de las nóminas o desatender un pedido urgente para nuestro principal cliente, con todo lo que ello conlleva.

7. Otros consejos adicionales :

El autor señala otra serie extensa de consejos adicionales de entre los que he seleccionado los siguientes :

1. Revisa tus objetivos personales cada cierto tiempo, por ejemplo cada dos meses.

2. Lleva siempre un cuaderno de notas de bolsillo para cuando no lleves la Agenda.

3. Utiliza “posit” para pegar en las agendas.4. Avanza cada día en las tareas importantes.5. Concéntrate en una sola tarea al mismo tiempo.6. No acepte demasiado trabajo por orgullo ( más del que puedes realmente

sacar adelante ).7. Prevé siempre un tiempo para imprevistos.8. Asistir sólo a las reuniones necesarias.9. Colabora en las tareas importantes de los demás.10. Recibe algunas visitas en el Área de Recepción, en vez de en tu

despacho.