Gestão matricial do orçamento

Gestão matricial do orçamento• A gestão matricial do orçamento (de receitas e despesas) é um

método para o alcance de metas envolvendo:

• Definição de estrutura organizacional matricial para o planejamento e

acompanhamento orçamentário

• Análise das contas contábeis para a definição das metas

preliminaries do orçamento de receitas e despesas

• Negociação das metas orçamentárias

• Acompanhamento orçamentário

Benefícios da utilização da gestão matricial do orçamento

• Acompanhamento orçamentário realizado matricialmente (gestor de pacote e gestor de área), aumentando o controle e visibilidade de receitas e despesas

• Aumento do conhecimento organizacional sobre sua operação, através da análise detalhada das contas e acompanhamento sistemático

As etapas para a implantação da gestão matricial do orçamento

1. DEFINIÇÃO DA ESTRUTURA MATRICIAL - O primeiro passo é definir grupos de contas (“pacotes”) de mesma natureza, e um responsável por cada um desses grupos (gestor de pacote)

2. ANÁLISE E DEFINIÇÃO DE METAS – O gestor de pacote analisa suas contas, parametrizando-as e definindo metas de acordo com o potencial de ganho identificado

3. NEGOCIAÇÃO DAS METAS – O gestor de pacote negocia metas com os gestores das áreas, mostrando suas análises. As metas são definidas tanto para o responsável pelo pacote quanto para os gestores das áreas

4. ELABORAÇÃO DE PLANOS DE AÇÃO – Gestores de pacote e gestores de áreas elaboram planos de ação que garantam que as metas negociadas sejam atingidas

5. ACOMPANHAMENTO – As metas orçamentárias são acompanhadas tanto pelo gestor de pacote quanto pelo gestores das áreas, com controle cruzado sobre despesas e receitas

1. Definição da estrutura matricial• Analise o plano de contas utilizado por sua organização para

definir os pacotes adequados

• Pacotes são agrupamentos de contas contábeis homogêneas em relação à natureza do lançamento que as originaram

• Para cada pacote defina um responsável (“gestor de pacote”)

• Exemplos de pacotes:• Benefícios (vale refeição, vale transporte, seguro saúde)• Aluguéis (imóveis, veículos)• Utilidades (luz, água, esgoto)• Manutenção (manutenção de máquinas e equipamentos,

manutenção predial)

• Entenda a estrutura organizacional e identifique os gestores de áreas

2. Análise e definição de metas• É importante neste momento garantir que os valores a serem

analisados estejam corretos: identifique lançamentos errados e realoque-os adequadamente

• Para cada uma das contas contábeis, o gestor de pacote define a estratégia mais adequada de análise e definição de meta preliminar:

• Análise de contratos: • Análise e comparação de indicadores, definidos através de parâmetros de

preço e de consumo (para despesas) ou quantidade (para receitas). Lembre-se de comparar os indicadores de áreas organizacionais ou mercados semelhantes para a identificação de melhores práticas e/ou lacunas;

• Base zero: análise crítica de cada item orçamentário;• Outras análises definidas pelo gestor de pacotes.

• A partir das análises realizadas, o gestor de pacotes define as metas orçamentárias preliminares para cada conta e para as áreas da organização

3. Negociação das metas

• As metas preliminares, definidas pelos gestores de pacote, são distribuídas com antecedência para os gestores de áreas, para que possam ser analisadas

• Os gestores de pacote elaboram planilhas, contendo as metas de cada conta e cada área, e seu respectivo racional de análise e definição

• Cada meta é discutida e negociada entre o gestor de pacote e o gestor de área

• Após a negociação, as metas são consolidadas e avaliadas pela direção, que avalia se o orçamento, como um todo, atende aos objetivos estratégicos da organização

4. Elaboração dos planos de ação• Para que as metas negociadas sejam atingidas, gestores de

pacote e de áreas devem elaborar planos de ação para que as mesmas sejam atingidas

• Os planos de ação devem considerar o conhecimento já existente na organização, disseminando as melhores práticas

• Planos de ação devem conter, minimamente, o que será feito, responsável e prazo, e devem ser registrados e acompanhados periodicamente

• Além dos planos de ação, os gestores de pacote elaboram também procedimentos que visem a garantir que as metas sejam atingidas

5. Acompanhamento

• Implemente a gestão à vista na organização, para que todos possam acompanhar o orçamento e comprometer-se com as metas

• Realize reuniões mensais de acompanhamento, com a presença de gestores de pacote e de áreas

• As reuniões de acompanhamento devem focar na análise dos desvios (análise de suas causas) e em ações para o cumprimento do orçamento

• Verifique se os procedimentos estão sendo cumpridos!