CLAVES PARA ORGANIZAR TU TIEMPO

Cristina Carmona.

• Directora de UP! Psicología & Coaching. Licenciada en Psicología, Postgrado en Coaching Organizacional, Entrenamiento de liderazgo y Trabajo en equipos. Formadora en programas de habilidades directivas y emprendimiento, Seguimiento del trabajo de equipos en Proyectos Consulting de Formación.

Qué vamos a hacer hoy

• Visión general del tiempo.• 2. Estrategias y métodos del trabajo eficiente.• 3. La planificación y agenda.• 4. Uso de tareas.• 5. Organización de reuniones.• 6. Convertir dificultades en oportunidades.• 7. La delegación o el arte de no hacer las cosas.• 8. Ejercicios prácticos individuales y grupales para la práctica de los conocimientos expuestos.

1. VISIÓN GENERAL DEL TIEMPO

1.Duración de las cosas sujetas a mudanza2. Magnitud física que permite ordenar la secuencia de los sucesos3. Época durante la cual vive alguien o sucede algo4. Magnitud física que permite ordenar la secuencia de los sucesos, estableciendo un pasado, un presente y un futuro, y cuya unidad en el sistema internacional es el segundo.5. Época durante la cual vive alguien o sucede algo. 

“Llegar tarde a menudo nos roba la oportunidad y el envío de nuestras fuerzas”

Maquiavelo

TRES ÁREAS DE DESARROLLO Y MEJORA DE LOS TIEMPOS

• Personas: conceptualización y dificultades personales…

• Procesos: estrategias adecuadas a las demandas de la situación, de los departamentos, gestión de reuniones, delegar…

• Organización estructural: comunicación interdepartamental, estructura de la organización…

¿Porqué ser puntual y organizado es tan complicado?

Procrastinadores

• Creen que el tiempo se estira. Que en un minuto caben 10, 

y por lo tanto pueden hacer de todo.

• Son excesivamente optimistas en cuanto a su capacidad y 

utilizan tiempos absolutos. No tienen en cuanta recorridos, 

horas punta, otros departamentos, documentos adicionales,

imprevistos, o acciones intermedias.

• Aseguran trabajar mejor bajo presión

• Pierden el tiempo en tareas poco relevantes

• No saben priorizar • Se aburren con muchas tareas• No toman decisiones, necesitan verificar todo

• No llevan una organización mínima de sus tareas

• Las organizan pero incumplen sistemáticamente• No conceptualizan el tiempo como un valor: dinero, inversión en otras cosas.

Cuando el error está en los PROCESOSlas pérdidas son innumerables

• Un puesto de trabajo o responsabilidadmal definida

• Proceso de producción/ gestión no protocolarizado

• Reuniones interminables, mal gestionadas• Falta de comunicación intra e interdepartamental• Incapacidad para delegar en los empleados• Ausencia de cuantificación y medidas de eficiencia• Ausencia de protocolos de gestión de incidencias• Ausencia de procesos de mejora que reduzcan las variables anteriores

Organización estructural

• Comunicación interdepartamental:  No unificación de objetivos y valores y prioridades

• Estructura de la organización No orientada a la eficiencia, a trabajar mejor

• Organizaciones  No enfocadasa la calidad total

• Prácticas  no orientadas al bienestarde la organización 

• Ausencia de liderazgo o de gestión del cambio 

2. ESTRATEGIAS Y MÉTODOS DE TRABAJO EFICIENTE

TU TIEMPO ES ORO

ESTRATEGIAS Y MÉTODOS DE TRABAJO EFICIENTE: EL INDIVIDUO

• Procrastinadores: • Organizar las tareas y priorizarlas• Identificar los ladrones de tiempo• Establecer un protocolo de trabajo• Dosificar el tiempo de trabajo en tiempos cortos y definidos (20 min.)

• Realizar ingeniería inversa del tiempo, para calcular eficazmente los tiempos y las tareas a realizar

• La tarea que se puede hacer en el momento NO se pospone

• Establecer los tiempos para afilar la sierra• A tiempo es nuestro objetivo.

PRIORIZAR TAREAS

• Definir las tareas que pertenecen a nuestro trabajo: horario• Análisis de diario de tareas a realizar: trello, ashana, evernote…• Organizarlas en función de la urgencia e importancia.

“tendemos a reaccionar mejor ante la urgencia, trabajo bajo presión. NO mejores resultados”

Reto: planificar y anticiparGestionar las tareas IMPORTANTES, antes de que sean urgentesGestionar el tiempo es gestionar nuestros (malos) hábitos

¿Qué estrategias debemos adoptar para vencer nuestras barreras personales ?

1. CLASIFICAR LAS TAREAS EN EL BLOQUE CORRESPONDIENTE

2. REALIZAR LAS TAREAS EN EL ORDEN CORRECTO.

Análisis ABC, para priorizar tareas

Consiste en dar prioridades a cada tarea A. La más alta prioridad B. Mediana prioridad yC. la prioridad más baja. 

En este método, alguien podría escribir todas sus tareas y dar a cada tarea una letra de la A  la C y luego completar las actividades en ese orden.

MÉTODO POSEC

• 1. PRIORIZAR ‐ Tu tiempo y definir tu vida por metas.• 2. ORGANIZAR ‐ Las cosas que tienes que realizar con regularidad para tener éxito. (Familia y Finanzas)

• 3. Racionalización ‐ Cosas que tienes el gusto por hacer, pero que debes hacer. (Trabajo y Tareas)

• 4. Economía ‐ Cosas que debes hacer, o tienes el gusto de hacer, pero no son de apremiante urgencia. (Pasados   los  empos y socialización)

• 5. CONTRIBUIR ‐ Prestar atención a las pocas cosas que quedan por hacer (Obligaciones Sociales).

Método GTD• Recopilar: Extracción de toda la información de nuestra mente relacionada con tareas pendientes, citas, proyectos, etc, para almacenar en diferentes bandejas de entrada (libretas, pizarras, cajas, etc, apps de todo‐list).

• Procesar: Revisión de las bandejas de entrada para determinar qué tipos de tareas debemos hacer y cuáles deben ser desechadas en nuestras prioridades y estrategias.

Método GTD• Recopilar: Extracción de toda la información de nuestra mente relacionada con tareas pendientes, citas, proyectos, etc, para almacenar en diferentes bandejas de entrada (libretas, pizarras, cajas, etc, apps de todo‐list).

• Procesar: Revisión de las bandejas de entrada para determinar qué tipos de tareas debemos hacer y cuáles deben ser desechadas en nuestras prioridades y estrategias.

• Organizar: Planificación, a través de listas de tareas, de las actividades a ejecutar y de las que debemos hacer seguimiento tras ser delegadas.

• Revisar: Repasar y comprobar las listas de tareas creadas y alimentadas en la fase de organización.

• Hacer: Ejecución de las tareas pendientes. De nada sirve lograr una excelente planificación si finalmente no acabamos ejecutando las tareas.

ORGANIZACIÓN Y GESTIÓN DEL ESPACIO

• Aumenta la concentración

• Aumenta la productividad

• Aumenta la propia exigenciapersonal, las expectativaspersonales de eficiencia y laprobabilidad de éxito.

ORGANIZACIÒN Y GESTIÓN DE PROCESOS

Conocer tu proceso:  realizar la cadena de valor de tu empresa o de un proceso, te permite conocer en qué momento del proceso hay  pérdidas de tiempo y errores que mejorar, el personal y los recursos implicados en él. Esta herramienta te permite una gestión del tiempo mejor y más eficiente.

Las personas que gestionan bien su tiempo :• Planifican, todos los días, todas las semanas, todos los meses

• Saben donde están y donde quieren llegar• Se dedican a una tarea y no dejan que otras interfieran• Limitan las interrupciones de otros • Organizan su tiempo y sus tareas en función de las urgencias,las necesidades, lo que les gustaría hacer…

• No se estresan con la lista, es un mapa.

LOS LADRONES DEL TIEMPO

• EN TU TRABAJO• EN TUS MOMENTOS DE OCIO• CON LA FAMILIA• EN TUS TAREAS PERSONALES

• En qué momentos te gestionas bien• Qué habilidades pones en marcha cuando lo haces• Qué ladrones del tiempo interfieren en cada una

Generando habilidades

• Fija 10 tareas a realizar en los próximos días

• Define su prioridad y cuando quiero que estén listas.

• Define las tareas a desarrollar para cada una de ellas

PLAN DE ACCIÓN 1. PROYECTOS

2. OBJETIVOS

1. PLANES DE ACCIÓNES

1. LISTA DE TAREAS

GESTIÓN DE REUNIONESAspectos clave para organizar la reunión1.Definir el tipo de reunión:

• Informar: no se debe cancelar aunque falten miembros. Durac: 10min.

• Táctica semanal: no cancelar por falta de miembros, posponer decisionesimportantes. Duración: 45min

• Estrategia mensual: concretar temas, ir preparado, todos los miembrosdeben estar. Duración: 2 horas

• Estrategia Anual: concretar la estrategia de la empresa, revisión de la MVO.Puede durar todo el día, mínimo 4 horas. No puede faltar ningún

miembro.

Siempre: Debe nombrarse una persona que recoja los puntos a tratar yanote las decisiones tomadas, quién las ejecutará, tiempos establecidos… ypase los resultados a los asistentes.

Finalidad: por qué, para qué.

Marcar objetivos/finalidad: debemos conocer cuál es el objetivo de la reunión• a. Informar• b. Buscar ideas• c. Solución de problemas• d. Toma de decisiones• e. Determinar plan de acción aclarar responsabilidades• f. Todo a la vez…

Qué y Quién Contenido: ¿qué? Cuáles son los términos en los que se va a desarrollar la reunión, qué vamos a tratar y qué puntos se van a desarrollar y cómo.

Colectivo: a quién va dirigida preparar posibles cuestiones de interés de los participantes, preguntas y respuestas objeciones…

• Material: qué documentos deben presentarse, cómo se organizarán los temas,

• Dónde cuándo, a qué hora…• Roles: quién dirige la sesión quién modera, quién toma nota y pasa la info…

• Controlar el tiempo• Actitud positiva

Método SCRUM Reunión diaria de sincronización de equipos

Para informar y la colaborar entre los miembros del equipo, aumentando su productividad, al poner de manifiesto puntos en que se pueden ayudar unos a otros.Cada miembro del equipo debe responder las siguientes preguntas máximo 15 minutos, de pie:• ¿Qué he hecho desde la última reunión de sincronización? ¿Pude hacer todo lo que tenía planeado? ¿Cuál fue el problema?

• ¿Qué voy a hacer a partir de este momento?• ¿Qué impedimentos tengo o voy a tener para cumplir mis compromisos en esta iteración y en el proyecto?

DELEGAR

¿¿Porqué NO Delegamos??

•Necesidad de controlarlo todo•Miedo a perder autoridad•Necesidad de ser imprescindibles•Miedo a que otros lo hagan mejor •Creer que perdemos tiempo preparando al otro•Miedo que el trabajo se haga mal

Repartir funciones y responsabilidades:1. Qué tipo de proyecto es el que se está 

delegando‐Cuáles son los pasos que hay que seguir‐Qué resultados se esperan‐Para cuando se esperan esos resultados

2. Asignar la tarea‐

Cómo lo hago en 15 puntos1. Selecciona a la persona adecuada para el trabajo: el mejor calificado y puede lograr los mejores resultados. O el más beneficiado aprendiendo de esta experiencia al tomar el trabajo y lo aprovechará la empresa más adelante.

2. Dale información suficiente. Determina en qué forma se sabrá que habrán  obtenido éxito.

3. Resalta el valor de este nuevo desempeño: para el otro, aprendizaje y  oportunidad de crecimiento .  Para ti, que invertirás ese tiempo en otras desempeños de interés.

9. Provee los recursos necesarios.más personas o recursos que se necesiten para completar el trabajo. "

4. Delega el trabajo completo a una persona y dale toda la responsabilidad. 5. Elevará el interés del individuo en el proyecto6. Asegúrate de que otros sepan que tú has dado la responsabilidad y autoridad a ese individuo, y de que están en libertad de trabajar y conseguir los resultados7. Enfócate en los resultados, no en el proceso. Delega responsabilidad, no trabajo. Permítele ejercitar algo su iniciativa. Enfócate en lo que tú quieres, no en cómo hacerlo. 

8. Informa a la persona en un lugar adecuado, donde puedas explicarte y donde pueda manifestar sus dudas cómodamente.9. Pregunta acerca de como conseguiría los objetivos, qué haría, para asegurar que lo entiende y que tiene las herramientas adecuadas para llevar a cabo la tarea o el proyecto.10.Concreta:los tiempos de entrega, fechas límite… tienen que quedar muy claros, nada difusos, un día y una hora es lo más acertado. De este modo la otra parte podrá poner la objeciones necesarias en el momento y organizarse mejor.11. Pon fecha de revisión del proyecto, de modo que puedas radiografiar las circunstancias, resolver y verificar el buen desarrollo.

12. Ofrece retroalimentación positiva y constructiva. No te enfoques en lo que está mal, o en el error de la persona, sino del Proceso: orienta en ese momento y guía para mejorar el proceso y conseguir objetivos.13. Avisa de los escollos con los que se encontrará en el camino: problemas en determinados departamentos, errores que suelen cometer otros compañeros, demandas extra…14. Admite que se acerque a ti con dudas, pero no resuelvas: Qué harías tú, cómo crees que debemos proceder, qué alternativas tenemos… que sea el otro quien responda.15. Reconoce su trabajo y el mérito por lo realizado,  personal y públicamente, si es preciso.

GESTIÓN DE LAS CRISISDELA DIFICULTAD A LA OPORTUNIDAD• Identificar el objetivo• Identificar el problema• Valorar posibilidad para delegar• Identificar recursos: personal, procedimientos• Identificar posibles soluciones• Tomar decisión y llevar a la práctica

é

HACIENDO MALABARESVIDA FAMILIAR VS.LABORAL

CLAVES PARA CONLIAR• Organiza tu jornada laboral, tus procesos y tus protocolos, estandariza todo lo que seaposible.

• Concentra tus horas de trabajo: las jornadas intensivas son más productivas. 

• Cuenta a la hora de organizar tu jornada laboral con el tiempo qué vas a dedicar a tu área personal.

• Disciplina: sé firme a la hora de cumplir con tus objetivos, mantén tu horario con firmeza, gestiona reuniones de forma eficaz.

• Céntrate en la tarea: organiza los tiempos y las tareas de modo que no tengas que estar pendiente de otros factores. Si es preciso acota tiempos cortos de trabajo, que te permitan descansos para atender incidencias personales, pero siempre bien definidos.

• Si ha terminado tu jornada laboral, deja claro que sólo atenderás llamadas urgentes. 

• La revisión del correo debe posponerse al día siguiente(si hay algo realmente urgente te llamarán).

• Si continuamente te abordan pensamientos sobre algún tema laboral, durante tu tiempo personal: pon una hora concreta y durante 15 min(no más tiempo) dedícate a ese problema, pero exclusivamente en ese momento, si ha pasado la hora, o no ha llegado, déjalo para su momento.

• Recuerda que aquellas personas que SE DEDICAN TIEMPO para disfrutar, para hacer y estar con aquellos que les hacen sentir bien y con las actividades que les gustan , se sienten mejor, producen más y son más felices.

CLAVES PARA ORGANIZAR TU TIEMPO