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Stratégie et propositions pour la Gouvernance Documentaire en entreprise. La D&IM présenté comme facteur clé de succès.
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v 2010 11 16 1
Un Besoin
de Gouvernance Documentaire
Rôles et missions et comment faire émerger la fonction dans votre organisation ?
Alexis BLUM, ConsultantJean Louis de LA SALLE, VP Xplor France
Didier MENAY , MAIF
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Sommaire
I- Pourquoi ce besoin ?II- Risques et Valeurs - Métiers
III- Le Groupe de travail
IV- Un cas concret d’utilisateur
Questions & Réponses
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I – Besoin ? Les 7 causes
POURQUOIAUJOURD’HUI ?
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I-1. L’explosion du numérique
1. Explosion des volumes�Facilité
• 247 milliards d'emails sont envoyés chaque jour dans le monde en 2009, soit 2,9 millions par seconde dans le monde. Pour 2013, la prévision est de 507 milliards
• L'essor du SMS en France se confirme. Près de 13,5 milliards de messages ont été échangés, soit deux fois plus qu'un an auparavant.
• YouTube aura servi aux internautes US plus de 13 milliards de vidéos au mois de mars 2010 (41% de PDM)
�Intensité documentaire• Banque• Agro alimentaire• ….
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I-2. L’explosion des usages
2. Le multi canal en même temps
Etape 1 un canal pour tous les clients….le papier
Etape 2 un canal par client…(papier ou fax ou électronique 1.0)
Etape 3 Plusieurs canaux pour 1 client en même temps pour le même dossier …(Agence et papier et SMS et électronique 2.0)
Se « re »centrer sur le Client et non sur le Processus
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I-3. 4. De nouvelles règles qui s’imposent…
3. Réglementation, Conformité �Addition de règles (Bâle 2, Bâle 3, Moreq, etc.)�Etre capable de fournir les D&I devant les autorités
rapidement (2/4 jours ouvrés)…
…...risque pénal et amendes
4. Transparence– Nouvelles règles non connues, médiatiques– Etre capable de fournir les D&I devant les parties
prenantes TRES rapidement (1 jour ouvré)…
……risque image de marque et crise de confiance
Bonne nouvelle : Cela intéresse la DG !
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I-5. C’est nouveau, c’est vert….
5. L’impact environnemental�Attention à bien comprendre et à bien
expliquer• C’est COMPLIQUE
�Maîtrisez le Cycle de vie du document
Dématérialiser oui……�A volumes à peu près constants�Pas CONTRE le client�Sans faire de…Greenwashing
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I-6. Une nouvelle organisation, de nouveaux projet s
6. La nouvelle « frontière »�Le document coûte 1 à 3% du Chiffre d’Affaires�Économie, productivité, service aux clients
Déclarations connues mais non suivies d’effet�Problèmes de priorités
• ERP et CRM, des projets achevés….enfin presque
�Problèmes d’organisation• Pas d’interlocuteur• Besoin de Gouvernance Documentaire
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I-7. Attention à la jeunesse….
7. La génération Y
Les jeunes nés de 1978 à 1998
D'ici 2015, la génération Y devrait représenter 15% de la population européenne et 40% des actifs en France.
Et ils pensent que vous êtes des billes en informatique !!!
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I-7. Vos enfants……
Car ils ont plus de puissance informatique installée chez eux que dans l’entreprise
Les outils quotidiens sont :�Une messagerie instantanée�Facebook�Twitter�YouTube
Et vous leur direz NON ???
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II- Risques et Valeurs – Métiers du Document
1. Risques� Quels sont-ils ?
• Fonctionnel - Productivité : on refait le travail … déjà fait ; on cherche ; on ne trouve plus le bon Document … impacts client …
• Patrimonial : on perd le savoir-faire des métiers de l’entreprise …. (baby-boomer à la retraite dans quelques années)
• Légal : Paie, Contrats, Factures (DGI, avec ses « lois » - BO du ….-)
� Qui est Responsable ? … Qui a aussi connaissance de la conformité, des lois et règlements (nationaux et multinationaux … SOX…) régissant les Documents ?
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II- Risques et Valeurs - Métiers du Document
2. Valorisation� Comment valoriser le Document ,
numérique (poste de travail, Workflow, dossier et connaissance client .. Savoir et savoir-faire : KM ..), ou matérialisé (facture, courrier marketing, image de l’entreprise) ?
� Qui sait le faire dans l’entreprise ?• Qui est responsable ? • Qui est garant de la cohérence transverse ?
• Qui défend les intérêts de l’entreprise vis-à-vis des fournisseurs, ….qui vendent tous les meilleurs produits … ?
• Qui connaît la « chaîne de production » de chaque Métier du Document permettant sa meilleure valorisation ?
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II- Risques et Valeurs - Métiers du Document
3. Les Métiers du Document
� Il existe 2 grandes natures du Document• Les Documents MATERIALISES
(papier)• Les Documents NUMERIQUES
Donc il existe aussi 2 grands Domaines de Métiers du Document …
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II- Risques et Valeurs - Métiers du Document
3. Les Métiers du Document
� Chacun des 20 Métiers principaux ex. :
l’imprimerie, l’éditique, la Ged, le BPM .. repose sur une dizaine de métiers finaux ex. la couleur, les presses numériques, les progiciels de Ged, d’ECM, …
� Il y a en environ 130 métiers finaux :• 70 dans le monde Matérialisé• 60 dans le monde Numérique
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II- Risques et Valeurs - Métiers du Document
3. Les Métiers du Document� Chaque Métier possède :
• Sa finalité, son objet ex. …imprimer en quadrichromie, sans dérive, 100 000 Documents par jour ; élaborer un bon plan de classement des Documents d’entreprise ; trouver la meilleure cible client d’1 mailing …
• Son vocabulaire ex. ….MDS, quadrichromie, gamut, …, ppi, …PDF 1.4, PDF/A, XML, ..AFP, .. GED, ECM, ILM, …BPM …archivage à valeur probatoire, SAE, …coffre-fort électronique …
• Son expertise, et donc sa chaîne de la valeur ex. …la police de caractère, le datamining Marketing, …le textmining, …
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II- Risques et Valeurs - Métiers du Document
4. Comment optimiser cette valorisation Documentaire, et diminuer les Risques ?
� Les « Moyens généraux » ou les Métiers n’ont pas une vision globale du S.I.
� la DSI veut souvent fournir des outils …. approche MOE
� L’Organisation n’est pas mal placée, mais n’a pas la connaissance des métiers du Document : approche MOA
� Le D&IM : « Document & Information Manager » serait « une » ou « la » solution
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III- Le groupe de travail
1. Des points de vue complémentaires
Grands comptes
D&IMDocument & Information Manager
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III- Le groupe de travail
1. Points de vue complémentairesDidier BIOCHE
Marketing Impression professionnelle Canon - Membre Xplor
Jean-Pierre BLANGERDirecteur Recherche & Développement Ricoh - Membre Aproged
Philippe BLOT-LEFEVRERisk manager de l’information - Hub2b-DLM
Alexis BLUMConsultant en ingénierie documentaire et éditique – Membre Xplor
Gérard GODARTConsultant en ingénierie documentaire - ConceptDoc
Jean-Louis de LA SALLEVice-Président Xplor
Aude de MONTGOLFIERConsultante Bureau van Dijk Ingénieurs conseils – Membre Aproged
Cyrille de TURENNE Coordinateur Archives du Groupe AREVA - Direction Conformité
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III- Le groupe de travail
2. L’objectif
�Accroître la capacité des entreprises à maîtriserles documents et informations (D&I) dans l’entrepri se
�Définir la fonction Document & Information ManagerD&IM
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III- Le Groupe de travail
3. Les phases de travail
�Réflexion sur le profil 2007-2008
�Présentation Profil au FAN 2008 10/2008
�Réflexion sur le référentiel 2009
�Présentation Référentiel au FAN 2009 10/2009
�Réflexion sur comment devenir D&IM Fin 2009
�Livre blanc Début 2010
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III- Le Groupe de travail
4. Les réalisations
Profil D&IM Référentiel D&IM D&IM en bref…
Présentation D&IM
Référentiel D&IM
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III- Le Groupe de travail
5. Évolution
Aujourd’hui le Groupe de Travail se structure.
�Un blog http://dimanager.wordpress.com/
�Une réflexion sur le passage à une structure plus professionnelle de type association indépendante
Rejoignez nous !!!
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IV- Un exemple Concret
La MAIF
Didier Menay : Directeur de la Logistique de L’information
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Questions et Réponses