Sutindo HR Management System

Jalan Tanjung Sari 44B

Surabaya 60188

KomunikasiKomunikasi biasanya diarahkan dari atas ke

bawah; hal ini indentik dgn instruksi, bkn informasi.

Jarang ada kesempatan bagi bawahan memberikan informasi secara lengkap, mengakar dan segera kepada atasnya secara berkesinambungan; akibatnya banyak kebijakan manajemen dirasa hanya dari atas ke bawah (top-down) yang tidak disuplai informasi yang memadai dari bawah ke atas (bottom-up)

Apa kunci suksesnya?• Komitmen & Konsistensi organisasi,manajemen

puncak dan lini• Para pemimpin menjadi panutan dan penggerak

perubahan• Rencana terpadu & pengendalian

berkesinambungan• Perubahan paradigma & peningkatan

ketrampilan yang memadai• Membuat ukuran penerapan total quality

management yang terkait dengan peningkatan bisnis

• Segera memecahkan setiap keberhasilan dan mengevaluasinya kembali secara periodik

• Pendekatan proyek menghasilkan perubahan yg mengkristal menjadi budaya

• Semua orang sungguh terlibat dengan sepenuh hati, gembira, dan semarak

• Manajemen mutu tidak terjebak birokratis, namun terus dinamis.

Sutindo membuat sistem yang bisa:

• Mengoptimal-padukan seluruh sumber daya Sutindo

• Mengefektif-efisiensikan setiap proses Sutindo

• Mewujud-nyatakan misi dan visi Sutindo

• Dan sekaligus berfungsi sebagai Identitas Perusahaan & Interaksi Pengelolaan Sutindo Group

Basic Mentality

Sikap mental yang mendasari cara berpikir dan bertindak dalam melaksanakan pekerjaan sehari-hari sesuai sistem nilai Sutindo Group

A focus on CUSTOMER 1 Quality is Value Added for Customer

2 Quality is QCDSM b/o Customer

3 End to End Customer

B focus on PDCA 1 PDCA is management

2 PDCA from end to end

3 PDCA is Corrective&Precentive Action

C focus on FACTS&DATA 1 Priotity

2 Clarity

3 Standardization

D Focus on TEAMWORK 1 Maturity of People

2 Managing People

3 Matching People

E Focus on EXCELLENCE 1 Free to test

2 Manage Risk

3 Learning organization

Focus on TEAMWORK1. Kematangan individuSuperteam terdiri dari anggota yang memiliki

kematangan:Character & CompetenceIntergrity menguasai knowledgeBalanced & skill suatu bidang;Abundance dan terus menerus

menumbuh kembangkan

Team Climate perlu dipelihara dan ditingkatkan dengan saling memuji dan memberi semangat dengan tulus atas prestasi/usaha/potensi yang baik, dan menghindari saling menyalahkan.

Problem Identification & Corrective ActionDigunakan bila setiap menjelang Review Bulanan Atasan-Bawahan (dengan Activity

Plan) didapati actual tidak sesuai dengan plan

Kemungkinan Corrective Action:1. Activities Description perlu dijabarkan hingga lbh rinci

Number perlu ditambahkan hingga lbh lengkap

Effectiveness perlu diganti hingga lbh menjanjikan

2. Resources Duration perlu ditambah/ditunda untuk bisa selesai

Manpower perlu ditambah/diganti/ditata kembali

Finance/Facility perlu ditambah/ditingkatkan

3. Commitment Management-policy/program/agenda pelu ditambah

Networking-cross-function/team-work perlu ditingkatkan

Person-knowlegde/skill/attitude perlu ditingkatkan

2. Keselarasan Tim antar Tim

Kejelasan tanggungjawab dan otoritas:

Setiap individu & unit dalam organisasi mutlak memiliki kejelasan tanggung jawab dan otoritas yang diterima dan dipahami dengan jelas oleh yang lainnya.

Setiap ketidak-jelasan perlu diselesaikan dengan segera secara terbuka dengan mengacu pada sasaran dan sistem nilai yang telah disepakati

Keterbukaan lintas-fungsi:

Setiap fungsi & lini membuka diri sehingga aneka informasi seperti misi/visi/strategi/masalah dan berbagai info penting dapat disebarluaskan segera.

Keterbukaan ini menumbuhkan Keselaras-serasian dalam persepsi semua orang terhadap setiap isu yang sedang dihapai perusahan.

Methodology• Implementation1. Commitment Main Power

2. Committee Mobilization Process

3. Classes Massive Training Paradigm

• Improvement4. Cycle Monitoring Evaluation

5. Certified Manual Establish

6. Celebration Motive Emotion

• Innovation

PIMPINANLEADERSHIP

dengan penuh antusias&

optimis menjadi teladan

dan memotivasi seluruh

INVOLVEMENT anggota timnya

aktif memberi arah& (perintisan)

bimbingan serta

penghargaan segera

CONSISTENCY pada setiap anggota

Terus-menerus tetap timnya (pengembangan)

Menjalankan dan secara

Murni & konsekuen

Menegakkannya

(Pembudayaan)

Activity Managementa. Activity Plan

Kertas kerja aktifitas ‘Process Improvement’ yang direncanakan departemen untuk mencapai KPI yang telah dirumuskan;bertujuan meningkatkan kualitas, mengurangi biaya&mempercepat lead-time

b. Table of Duties

Rincian tugas pokok/rutin dari setiap departement/staff.

Bermanfaat untuk memudahkan identifikasi dan analisa tugas sesuai dengan job-description-nya.

Quality ManagementA. Quality Control CircleKelompok kecil yang melaksanakan kegiatan peningkatan

dan pengendalian kualitas didalam unit kerja yang sama

B. Quality Control Project (work out)Kelompok kecil yang melaksanakan kegiatan peningkatan

dan pengendalian kualitas gabungan beberapa unit kerja yang berbeda

C. Suggestion SystemSistem untuk menampung hasil pemikiran dan percobaan

penerapan sehingga dapat menampung kelancaran proses kerja

Control• Key Performance IndicatorsSignal vital bagi suatu organisasi untuk mengkuantifisir

aktivitas dan hasil suatu proses; dijabarkan dari company – section/staff level

• Diagnosis & ReviewDiagnosis=evaluasi periodik oleh Top Management, untuk

melihat kesinambungan Policy Management, Activity Management, dan implementasinya

Review=Evaluasi periodik untuk memeriksa,analisis penyimpangan, serta merevisi rencana kerja yang sudah dibuat

C. Calendar of Eventjadwal yang mengatur seluruh aktivitas untuk memastikan

kegiatan yang telah direncanakan dikelola dengan baik

Tools Roles Result

1. Benchmarking Membandingkan dengan Best Practices

The Best Transplantation

2. Brainstorming Mengumpulkan Creative Idea secara bebas

The Great Solution

3. Stakeholder Analysis

Menimbang Impact terhadap stakeholder

Stakeholder commitment

4. BCG Matix Memutuskan Business Portfolio

Invest or Divest to business

5. GE Mc Kinsey Matrix

Memutuskan Business Portfolio

Inv/Select growth/Harvest/Div

6. 7S Mc Kinsey Menyelaraskan 7 element perusahaan

Alignment of all element

7. PEST Analysis Menimbang Politic-

Economic-Sosial-Tech to Coy.

Strategy based on PEST

8. Indusrty Scenario Analysis

Memperhitungkan Scenario dlm planning

Robust strategy

9. Porter Five Force

Menimbang Consept-Supplier-Buyer-Subtitute-New entrant

Industry Structure

10. Value Chain Meningkatkan Added Value rantai aktivitas

Competitive Advantage

11. D.M.A. Design Verify

Menginovasi design new process/product

New Process/product/service

12. Biz. Proc. Reengineering

Merekayasa ulang biz proc scr mendasar

Dramatic Improvement

13. SWOT analysis

Menimbang Strength-Weakness-Opportunity-Threats

Strategy based on SWOT

14. Activity Based Costing

Mengelola overhead Cost setiap proc/prod

Overhead Cost of Proc/Prod

15. Customer Gap Analysis

Menemukan Gap Perception Coy & Cust.

Strategy tp Gay Solving

16. Supply Chain Mgt.

Mengelola alur Supplier to/from customer

End to end material & Info

17. 7 Management Tools

Membantu mengolah Qualitative Data

Structure of Qualitative Data

18. Design of Experiment

Mencari Good condition of proc/prod/serv

The best condition b/o factors

19. Quality Function Deploy

Menterjemahkan Customer Voice to Act

Requirement specific b/o CV

20. D.M.A. Improve Control

Melakukan Improvement proc/prod/serv.

Continuous Improvement

21. Failure Mode Effect Analysis

Mencatat kegagalan yang paling sering

Corrective&Preventive action

22. Statistical Proc. Control

Mengendalikan Process

Control Chart

23. 8 Steps Improvement

Melakukan Improvement of Process

Improvement Result

24. 7 Tools Improvement

Menstrukturkan Quantitative Data

Structure of Quantitative Data

25. Balanced Score Card

Mengukur kinerja coy. Scr total&balance

Key Performance Indicators

26. Management Graph

Memvisualisasikan data to information

Line/Bar/cirle-Graph/histogram