I vantaggi dei servizi di segretariato a distanza

per imprenditori e liberi professionisti

1. Migliorare la struttura dei costi aziendali

Le piccole e medie aziende italiane hanno in media una spesa che oscilla tra il 40 e il 60% del fatturato. Questo significa che circa la metà delle entrate viene prodotta solo per essere poi riutilizzata come copertura delle spese. In periodi in cui si verifica un calo di fatturato questi costi possono quindi portare velocemente ad una situazione difficile da affrontare. Nella ricerca di possibilità di risparmio si tende solitamente a tagliare soprattutto i costi “visibili”: pranzi o cene d’affari, biglietti per viaggi di lavoro, conferenze all’estero, etc. Tuttavia, il vero potenziale di risparmio va ricercato nella struttura dei costi dell’azienda stessa. Bisogna quindi considerare da vicino i costi fissi, come quelli dell’affitto di strutture o quelli richiesti dal personale interno. Ad esempio, quando si decide di assumere qualcuno che gestisca le telefonate e svolga mansioni d’ufficio, la scelta ricade quasi sempre su una segretaria a tempo pieno, che sia disponibile dalle 09:00 alle 17:00.

Tuttavia si tratta di una scelta decisamente controproducente dal punto di vista dei costi, dal momento che solitamente tutte le mansioni d’ufficio vengono svolte la mattina, mentre nel pomeriggio si ricevono solo poche telefonate. Una scelta molto più economica e flessibile è invece quella di unire una segretaria part-time ad un servizio di segretariato a distanza:

2. Esternalizzare le attività secondarie

L’outsourcing può fornire un valido supporto a imprenditori e professionisti nel processo che va da uno snellimento dei costi fino alla trasformazione strategica dei modelli aziendali. Il rapido diffondersi dell’outsourcing, che ha convinto molte aziende a esternalizzare persino il contatto con il cliente, mostra come questo nuovo trend sia un reale valore aggiunto per moltissime attività italiane. In gioco non vi è soltanto la riduzione dei costi, ma anche la massimizzazione del profitto attraverso un miglioramento delle prestazioni. Le moderne forme di outsourcing stanno effettivamente producendo un cambiamento sostanziale nei processi lavorativi di piccole medie aziende, fornendo da supporto per la produzione di valore aggiunto. La domanda in gioco è la seguente: quali processi permettono di guadagnare e su quali processi si dovrebbe investire, per massimizzare il proprio potenziale di profitto? Un semplice ragionamento mostra come in ogni azienda o attività vi siano delle potenzialità di profitto che possono essere ottimizzate. Supponiamo che la giornata lavorativa di un imprenditore sia costituita da 14 ore.

Questo tempo a disposizione deve essere suddiviso tra diverse attività: marketing e lavoro di vendita, prestazione effettiva dei servizi richiesti dal cliente, contabilità, amministrazione interna, lavoro di segreteria, etc. Il suo potenziale di profitto viene però influenzato soltanto dalle attività di marketing, vendita e prestazione dei servizi richiesti. Il nostro imprenditore potrebbe perciò massimizzare il suo profitto e le sue prestazioni se riuscisse a concentrare tutte le sue energie nello svolgimento di queste tre attività.

Esternalizzando le attività secondarie non direttamente connesse alla produzione di profitto, e affidandole ad aziende esterne specializzate, si possono quindi liberare dei potenziali interni alla propria azienda. Il risultato è nella maggior parte dei casi un netto miglioramento dei servizi resi al cliente, ad esempio tramite una reperibilità telefonica e un servizio di segretariato garantiti 24h su 24, unito ad un significativo guadagno in termini di tempo ed efficienza

E chi invece non fosse preoccupato dalla massimizzazione del proprio profitto, esternalizzando queste attività secondarie potrà beneficiare di una riduzione della propria giornata lavorativa dalle 14 alle 10 ore al giorno! In linea generale bisogna distinguere tra le attività che possono essere esternalizzate e quelle che invece costituiscono il cuore dell’attività aziendale, che richiedono un’attenzione diretta da parte dell’imprenditore o del professionista. È quindi decisivo individuare da subito il core business della propria attività. Le attività che più si adattano all’outsourcing sono le seguenti: Contabilità, controllo di gestione Recupero crediti Online Marketing Lavoro di segreteria Gestione e aggiornamento del sito web Logistica

Negli ultimi anni molti fornitori esterni si sono specializzati in questi settori. I costi richiesti sono decisamente sostenibili, se paragonati a quelli che comporterebbe svolgere queste attività internamente.

I vantaggi che derivanodall’esternalizzazione di attività secondarie: Possibilità di concentrarsi sulle attività principali del proprio lavoro e di lavorare

indisturbati.

Sostanziale riduzione dei costi fissi. Le aziende prestatrici di servizi richiedono una spesa nettamente inferiore a quella che comporterebbe svolgere la stessa attività internamente.

Miglioramento del livello di qualità. Quelle che agli occhi del committente costituiscono le attività secondarie sono invece per l’azienda prestatrice il cuore del proprio business. Per questo le attività esternalizzate vengono svolte in maniera molto più professionale e focalizzata.

Alta flessibilità. Le aziende prestatrici hanno molto spesso degli obblighi contrattuali molto brevi se non nulli. In questo modo il committente può esternalizzare determinate attività soltanto per il periodo desiderato ed esclusivamente in relazione alle necessità del momento.

Ma come scegliere il giusto partner commerciale, quando si tratta di esternalizzare i processi interni della propria azienda? La scelta della giusta azienda prestatrice è di decisiva importanza. Una scelta affrettata, infatti, può rendere il rapporto di collaborazione più dannoso che proficuo. Ecco i principali effetti negativi dovuti alla scelta del fornitore sbagliato: Dipendenza del committente nei confronti dell’azienda prestatrice. La

collaborazione con un’azienda esterna cresce con il tempo: i nuovi processi devono stabilizzarsi gradualmente e si ha bisogno di tempo per familiarizzare con la nuova organizzazione del lavoro. Se, dopo un primo periodo di collaborazione, l’azienda prestatrice dovesse alzare i costi oppure, nel peggiore dei casi, dichiarare bancarotta, per il committente costituirebbe un problema enorme. Per questo è necessaria un’attenta analisi preliminare dell’affidabilità del proprio interlocutore.

Rischio di scarsa qualità. Il processo di esternalizzazione richiede che la

responsabilità dello svolgimento di determinati compiti venga delegata all’azienda prestatrice. Bisogna quindi evitare di mettere i propri clienti nelle mani sbagliate e accertarsi che l’azienda scelta rispetti gli standard di qualità e di sicurezza che vogliamo offrire ai nostri clienti.

3. I benefici dell'outsourcing dei servizi di segretariato a distanza

Fornire un’immagine professionale della propria azienda e offrire ai propri clienti una buona reperibilità telefonica sono di importanza decisiva, e non solo per una mera questione di esteriorità. Al contrario è dimostrato come una scarsa reperibilità telefonica incida notevolmente sulla soddisfazione e sulla fedeltà del cliente, comportando perdite in termini di profitto. Il 63% dei chiamanti infatti non lascia un messaggio in segreteria telefonica, sia perché ritenuta uno strumento poco sicuro, sia perché la maggior parte delle persone ricerca un contatto personale diretto. Molto spesso queste persone non chiamano una seconda volta, e si rivolgono piuttosto ad aziende concorrenti. Una chiamata persa è quindi spesso sinonimo di cliente perso. Ed è qui che si innesta la filosofia dei fornitori di servizi di segretariato. Anche quando si dispone di un proprio personale di segreteria, può capitare che a causa della mole di lavoro alcune telefonate vadano perse.

Non sarebbe quindi meglio unire ad una segretaria part-time un servizio di segretariato a distanza che ci assicuri che nessuna telefonata andrà più persa? In questo modo la segretaria in sede potrà svolgere le proprie mansioni d’ufficio senza troppo stress e senza il rischio di non riuscire a gestire telefonate importanti. D’altra parte un imprenditore o un libero professionista potrà essere sicuro di avere le “spalle coperte” anche in caso di impegni al di fuori dei normali orari di lavoro. Gli incentivi prodotti dall’esternalizzazione dei servizi di segretariato in termini di tempo, soldi, qualità e sicurezza sono quindi lampanti. Persino le aziende con un ampio organico di segreteria approfittano degli enormi vantaggi di questo tipo di esternalizzazione, soprattutto in casi di assenze impreviste per malattia, nei periodi di ferie, o semplicemente in casi di elevato traffico telefonico. Nel frattempo molte aziende hanno acquisito clienti negli Stati Uniti, che si aspettano di ricevere una risposta anche negli orari di ufficio del proprio paese. Una segretaria pronta a rispondere al telefono anche in orari notturni non sarebbe possibile senza i servizi di segretariato a distanza. Per facilitare il processo di internazionalizzazione di molte aziende inoltre, i migliori fornitori di servizi di segretariato offrono persino una gestione delle telefonate in tedesco, inglese, francese e spagnolo.

4. Come funziona il segretariato a distanza

La maggior parte dei servizi di segretariato può essere attivata telefonicamente in maniera facile e veloce. I consulenti stilano un primo profilo dell’azienda committente, raccogliendo tutti i dati e le informazioni necessarie per la gestione delle telefonate. Si concordano poi la modalità di risposta, i clienti “speciali” da inoltrare agli interni e i messaggi da riferire ad altri chiamanti a seconda del momento della giornata. Molte aziende offrono anche un servizio di gestione degli appuntamenti tramite un calendario condiviso. Quando il committente desidera lavorare indisturbato, gli basta attivare un semplice trasferimento di chiamata al numero di telefono fornito dall’azienda fornitrice del servizio. Quest’ultima gestirà le telefonate in maniera personalizzata e secondo le disposizioni precedentemente fornite. Al termine della telefonata viene inviato un messaggio riassuntivo in tempo reale per e-mail o tramite SMS, che contiene i recapiti del chiamante e il motivo della telefonata. In questo modo i clienti potranno essere ricontattati secondo priorità.

Esempi di utilizzo del servizio di segretariato a distanza di Segretaria24.it

Durante meeting o

appuntamenti con clienti

Sostituzione del personale

(malattia, maternità

ferie...)

Linea telefonica di emergenza 24h su 24

Servizio di centralino e

filtro chiamate

Gestione agenda

appuntamenti

Supporto alla segretaria nelle ore di punta

Gestione chiamate in caso

di mancata risposta o linea

occupata

I principali vantaggi del servizio di segretariato a distanza offerto da Segretaria24.it: Riduzione dei costi fissi

Miglioramento della reperibilità e conseguente maggiore soddisfazione del cliente

Accesso ad alti livelli di professionalità anche nella fase costitutiva dell'impresa

Possibilità di concentrarsi sulle attività più importanti e redditizie

Alta flessibilità di utilizzo svincolata dalla presenza sul posto (possibilità di lavorare

in remoto tramite dispositivi mobili e comunicare in tempo reale con la propria segretaria)

Alleggerimento del proprio carico di lavoro, riduzione dello stress (= maggiori energie da investire nello sviluppo della propria impresa)

E-mail: info@segretaria24.it Web: http://www.segretaria24.it

Segretaria24.it (Deutsche Bureau AG) Friedrichstraße 171 10117 Berlino Germania

Tel.: 800 12 39 12 Fax: 800 12 39 11

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