IFAC - 14 dicembre 2010 - modulo 5

La Guida per l’organizzazione dei piccoli e medi StudiLa Guida per l’organizzazione dei piccoli e medi Studi

- Modulo 1: Pianificazione dello Studio Professionale

- Modulo 2: Modelli per lo Studio professionale e Network

- Modulo 3: Costruire e sviluppare lo Studio professionale

- Modulo 4: “People power”: strategie per le risorse umane

- Modulo 5: Tecnologia ed e-business

- Modulo 6: Gestione della relazione con il cliente

- Modulo 7: Risk Management

- Modulo 8: Pianificazione della successione

IFAC Practice Management GuideGuida alla gestione dei piccoli e medi studi professionali

Modulo 5Tecnologia ed e-business

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5.1 – IntroduzioneNel 21esimo secolo, i piccoli e medi Studi commerciali fanno grande affidamento sulla tecnologia per offrire ai propri clienti servizi efficienti, cost-effective, di alta qualità e ad alto valore aggiunto. Una efficace selezione, implementazione e gestione degli strumenti tecnologici, così come la formazione interna per il loro uso, sono fondamentali per il successo di qualsiasi Studio.

Sin dagli anni 70, un numero sempre crescente di fornitori si occupa di information technology e di soluzioni per gli Studi commerciali. Questi prodotti specializzati hanno aiutato i professionisti nel processo di ingegnerizzazione di molte attività. Più recentemente, con il passaggio al digitale, il ruolo del professionista è cambiato di pari passo con la diminuzione degli aspetti “manuali” del lavoro. Le soluzioni tecnologiche ora consentono ai commercialisti di ricevere i dati dai propri clienti con facilità. Con la diffusione di internet, i professionisti hanno accesso a sempre nuove opportunità di cambiare il rapporto con i clienti e il modo di organizzare il proprio team. Anche le amministrazioni e le gli apparati statali si stanno adattando e stanno creando sistemi per automatizzare la raccolta e la trasmissione dei dati da parte degli Studi professionali.

Modulo 5: Tecnologia ed e-businessModulo 5: Tecnologia ed e-business

*Traduzione non ufficiale

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5.1 – IntroduzioneIn questo scenario in continuo cambiamento, è sempre più critico che i professionisti si assicurino di aver adottato le migliori soluzioni tecnologiche.

E’ importante notare che, nonostante l’aumento di produttività che la tecnologia ha comportato negli ultimi quarant’anni, i margini di profitto per gli Studi professionali non hanno subito un incremento significativo in termini reali. Questo è dovuto al fatto che molti professionisti hanno tradotto l’aumento di produttività in tariffe più basse per i clienti.

I professionisti devono assicurarsi di destinare risorse sufficienti alla selezione e all’implementazione delle tecnologie “chiave” per il proprio Studio; il rischio in caso contrario è di impattare negativamente sulla qualità del servizio reso al cliente e sul morale dei collaboratori. Una volta che i sistemi sono stati scelti e implementati, risulta molto costoso e difficile per lo Studio cambiarli radicalmente; una volta installati, i sistemi “chiave” non vengono cambiati per anni. Allo stesso modo, la decisione di non dotarsi del sistema migliore e di non implementare con efficacia le soluzioni migliori per lo Studio può avere un significativo impatto nel lungo periodo.



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5.2

La scelta di hardware e software


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5.3

Massimizzare le potenzialità dell’hardware e del software in uso


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5.4

Tecnologie nuove ed emergenti


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5.5

Predisporsi all’ufficio senza carta


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5.6

Analizzare l’importanza dei sistemi di gestione della conoscenza


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5.7

Stabilire i criteri di archiviazione e classificazione delle informazioni


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5.8

La tecnologia per una efficiente gestione documentale


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5.9

Predisporre una strategia die-business


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5.10

Il ruolo dell’ufficio virtuale e il lavoro da remoto


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5.11

L’avvento di un sistema unificato di codifica del business reporting


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5.12

La business continuity e le strategie di disaster recovery


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5.13

Sviluppare un piano strategico per la tecnologia


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5.14 – ConclusioniPer riassumere il ruolo vitale della tecnologia in uno Studio professionale moderno, questi sono i punti principali da tenere in considerazione:

- Sviluppa un piano strategico ed assegna un budget per la tecnologia del tuo Studio

- L’implementazione e la formazione sono la chiave per l’uso efficace delle tecnologie

- Assicurati che il processo di selezione del sistema sia seguito, ma non influenzato troppo dai fornitori

- Internet sta trasformando il modo in cui gli Studi interagiscono con i clienti

- I siti web degli Studi sono elementi fondamentali per i servizi al cliente e per il posizionamento degli Studi nella selezione di professionisti e collaboratori

- Gli Studi devono assicurarsi di avere a disposizione un adeguato supporto tecnico per mantenere i sistemi efficienti e affidabili

- Utilizza hardware e applicazioni diffusi sul mercato, così da poter avere più sicurezza del risultato atteso dal tuo sistema e dagli applicativi



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5.14 – Conclusioni- Il software gestionale, il software di contabilità, il word processor e il software di foglio di calcolo elettronico sono i quattro elementi che più impattano in negativo sulla produttività della maggioranza degli Studi. E’ necessario implementare le piattaforme hardware che garantiscano la maggiore efficienza e la maggiore affidabilità di queste applicazioni

- Per il futuro, i software di gestione documentale e di knowledge management hanno il maggiore potenziale di miglioramento in termini di efficienza e di servizi al cliente

- Stanno emergendo soluzioni alternative (Hosted/Cloud computing) che potenzialmente possono consentire ai piccoli e medi Studi di operare con investimenti ridotti in infrastrutture tecnologiche e costi di gestione del sistema

- Per prevenire gravi danni, è fondamentale dedicare adeguata attenzione (ed adeguate risorse) alla gestione dei rischi.



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5.14 – ConclusioniLa tecnologia è una componente fondamentale per il successo di qualsiasi Studio nel mondo di oggi. E’ importante che i professionisti si mantengano aggiurnati sulle soluzioni disponibili e sui benefici che le nuove tecnologie possono portare.

Allo stesso modo, è importante dedicare risorse adeguate per assicurarsi che qualsiasi soluzione scelta venga implementata e mantenuta nel tempo.

Perché questo approccio porti i suoi frutti, gli Studi devono assicurarsi che le persone comprendano e utilizzino al meglio le funzionalità del software, e che tutti i membri dello Studio siano formati per poter sfruttare l’atteso guadagno di produttività portato da ogni soluzione implementata.



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Allegati- Appendice 5.1 - Tabella di valutazione della gestione dello Studio

- Appendice 5.2 - Tabella di valutazione del sito web / intranet / extranet software

- Appendice 5.3 - Tabella di valutazione della gestione documentale e del workflow

- Appendice 4 – Caso di Studio



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