การปรับปรุงกระบวนการทาํงานภายในองค์กรการปรับปรุงกระบวนการทาํงานภายในองค์กรImprovement Internal Process

Present By : JktomJirasub.git@hotmail.com

การปรับปรุงกระบวนการภายใน คือ การแก้ไข การพฒันา การเปลี�ยนแปลงกระบวนการทํางานภายในองค์กรให้ดีขึ "น โดยทําการค้นหาสาเหตขุองปัญหา

การวิเคราะห์ปัญหา และแนวทางการแก้ไข รวมถึงมีการจดัทําเป็นวิธีปฏิบตังิาน

หรือคูม่ือปฏิบตังิาน เพื�อให้เป็นมาตรฐานที�ดีในการทํางาน และมีการทบทวน

ความหมายของการปรับปรุงกระบวนการภายในThe Best Knowledge

หรือคูม่ือปฏิบตังิาน เพื�อให้เป็นมาตรฐานที�ดีในการทํางาน และมีการทบทวน

กระบวนการทํางานในทกุครั "งที�เกิดปัญหา และมีการทบทวนกระบวนการอยู่

สมํ�าเสมอ

โดยการปรับปรุงกระบวนการภายในจะสามารถลดความขดัแย้งภายใน

หน่วยงาน ระหวา่งหน่วยงาน รวมไปถงึข้อร้องเรียนของลกูค้าภายในและลกูค้า

ภายนอก ซึ�งจะทําให้เกิดผลเสียกบัองค์กร

สว่นใหญ่ปัญหาที�พบในเรื�องของความขดัแย้งในกระบวนการทํางาน

ภายในองค์กร คือ “การสื�อสาร” เมื�อเกิดปัญหาแล้วไมไ่ด้คยุกนั และมกัจะพบวา่มีการแก้ปัญหาจริง แตเ่ป็นการแก้ปัญหาเฉพาะหน้าเท่านั "น

ไมไ่ด้แก้ปัญหาที�รากเง้าของปัญหา (Root Cause) เปรียบเสมือน

ปัญหาที�พบของกระบวนการภายใน

The Best Knowledge

ไมไ่ด้แก้ปัญหาที�รากเง้าของปัญหา (Root Cause) เปรียบเสมือนปัญหาของคณุคือต้นไม้ คณุอยา่พยายามเพียงแคจ่ะตดักิ�ง ก้าน ใบ

ของต้นไม้เท่านั "น ไมน่านกิ�ง ก้าน ใบ ที�คณุตดัก็จะเกิดขึ "นมาใหม ่

เหมือนกบัคณุแก้เพียงปัญหาเฉพาะหน้าเท่านั "น เพราะปัญหาจะจบ

เพียงแคไ่มน่านก็จะเกิดมาใหม ่แตถ่้าคณุอยากแก้ปัญหาให้หมดไป

คณุต้องกําจดัให้ถงึรากของต้นไม้ ปัญหาก็จะจบและไมเ่กิดขึ "นซํ "า

ขั�นตอนการปรับปรุงกระบวนการทาํงานภายใน 1. ประชมุเกี�ยวกบัปัญหาในการปฏิบตังิานกบัหนว่ยงานที�เกี�ยวข้อง

โดยทําการนดัประชมุกบัหนว่ยงานที�เกี�ยวข้องที�ประสานงานกนั

ตั "งแตต่้นนํ "าจนถงึปลายนํ "า คือ ในระหวา่งหน่วยงาน / ในแตล่ะกระบวนการ /

กระบวนการถดัไป (Next Process)

The Best Knowledge

กระบวนการถดัไป (Next Process)

2. วิเคราะห์ปัญหา วิเคราะห์สาเหตขุองปัญหา และหาแนวทางการแก้ไข

ร่วมกนั โดยมีการจดัระดมสมองร่วมกนั หรือ นําปัญหาที�เคยเกิดขึ "นมา

วิเคราะห์ โดยอาจจะวดัจากความถี�ที�เกิด หรือความรุนแรงที�เกิด

3. ดําเนินการค้นหาวิธีการทํางานใหม ่หรือทบทวนขั "นตอนการทํางาน เพื�อปรับปรุงกระบวนการทํางานให้ดีขึ "น เช่น การจดัทํา Work Flow

ใหม ่และมาทบทวนในแตล่ะกระบวนการ หรือเงื�อนไขตา่งๆ เช่น ในกรณีที� Yes จะต้องปฏิบตัิอยา่งไร หรือ กรณีที� No จะต้องปฏิบตัิ

ขั�นตอนการปรับปรุงกระบวนการทาํงานภายใน (ต่อ)

The Best Knowledge

กรณีที� Yes จะต้องปฏิบตัิอยา่งไร หรือ กรณีที� No จะต้องปฏิบตัิอยา่งไร

12

23 4 5

4. หาข้อสรุปในการออกแบบวิธีการทํางานร่วมกนั โดยทําการตกลงร่วมกนั

และดําเนินการจดัเป็นมาตรฐานในการทํางาน หรือคูม่ือในการทํางาน

เช่น จดัทําเป็น QP หรือ WI และแจ้งให้ผู้ ที�เกี�ยวข้องในแตล่ะหนว่ยงาน ที�เกี�ยวข้องทราบโดยทั�วกนั

ขั�นตอนการปรับปรุงกระบวนการทาํงานภายใน (ต่อ)

The Best Knowledge

ที�เกี�ยวข้องทราบโดยทั�วกนั

ในกรณีที�พนกังานขาดความรู้ / ความเข้าใจ / ทกัษะในการทํางาน

หวัหน้างานจะต้องพฒันาพนกังานเช่น การสอนงาน หรือ นําเสนอให้

ผู้บริหารพิจารณาการสง่พนกังานเข้าอบรม เพื�อพฒันาความรู้ ความเข้าใจ

และทกัษะในการทํางานให้ดีขึ "น และมีการประเมินผลหลงัจากที�ได้ทํา

การสอนงาน หรือหลงัจากการเข้ารับการฝึกอบรม