Intranet: Toda la Comunicación de su empresa a su alcance.

Autor: Sergio Escobar Ya que Internet se ha convertido hoy en día en un medio de comunicación que está modificando y alterando la manera de interactuar al hombre con el mundo que lo rodea; por ejemplo en la vida social, ¿acaso usted pensó alguna vez conocer gente del otro lado del mundo, poder platicar con ellos e incluso verlos (webcam) y compartir cualquier tipo de vivencias sin la necesidad de viajar, es más sin la necesidad de moverse de su casa? ¿Tuvo alguna vez la inquietud de adquirir algún producto que solo existía en el mercado extranjero y que antes lo que parecía imposible de conseguir ahora está a su alcance con un simple click del Mouse? Son condiciones o aspectos de nuestra vida que en la actualidad son posibles gracias al Internet. Ahora bien, incursionando en el mundo empresarial se han presentado cambios sustanciales en la manera de como se desarrollan los procesos organizacionales de cualquier industria, solo que para ser más específico y preciso en lo que Internet a aportado hacia las empresas, me referiré puntualmente en este artículo al uso de esta herramienta tecnológica en aspectos organizacionales y comunicacionales, o sea lo que se conoce como Intranet. Primeramente será importante determinar lo que es Intranet; según Salvador Sánchez Gutiérrez, presidente de la Asociación Mexicana de Comunicadores Organizacionales (AMCO) en el periodo 1992-1993, “Intranet es la resultante de la implantación y uso de tecnologías de Internet en el ámbito organizacional con fines de comunicación interna”. Esto es, el desarrollo de una red informacional en la que solo las personas que pertenecen a la organización tienen acceso a ella y en algunos casos los proveedores y clientes (Extranet) a través de un password. Esta herramienta tecnológica ofrece interesantes beneficios que pueden ayudar a cualquier empresa a mejorar significativamente todo lo relacionado con su comunicación interna, los cuales pueden ser:

• Velocidad de respuesta y de actualización que ningún otro medio de comunicación interna puede tener.

• Facilidad para administrar, organizar y difundir cualquier tipo de información que se quiera dar a conocer.

• Mejores resultados en la relación costo/beneficio.

• Ser un medio atractivo y de interés para sus empleados. Ahora bien, quisiera aclarar, como lo hice en un artículo anterior (Las empresas comunicadas, Líder Empresarial, Marzo 2004) no basta con aplicar un programa o herramientas de comunicación para que de manera inmediata todos los males de su empresa desaparezcan y tampoco busco crear la imagen de que Intranet es el último grito de la moda tecnológica, es importante que tenga muy en claro que todos estos beneficios anteriormente mencionados son planteados a largo plazo y además necesita hacer modificaciones en la cultura corporativa. Como puede observar no es una situación fácil al principio de su implantación, pero yo le aseguro que los beneficios son realmente de considerarse y eso lo confirma empresas que en su momento fueron pioneras en el uso de esta tecnología. Una vez hechas las aclaraciones, será importante establecer la siguiente interrogante: ¿Qué necesita para desarrollar un servicio de Intranet en su empresa? Existen dos aspectos primordiales para su adecuada implantación, desarrollo y funcionamiento, uno de ellos es lo informático y otro lo comunicacional. Lo informático requiere de un análisis detallado del sistema de redes computacionales, esto es, el desarrollo de Hardware y Software para el funcionamiento de la red, la instalación del servidor y sus terminales ubicadas estratégicamente (los especialistas en sistemas computacionales podrán orientarlo sobre esta temática). Ahora bien en lo que corresponde a lo comunicacional, se debe trabajar en conjunto los aspectos de diseño gráfico, estructura de navegación, el diseño y publicación de contenidos, así como el establecimiento de personas responsables de la administración de toda la información que se publique en la Intranet, en este caso pueden ser personas que formen parte de la empresa o sino contar con los servicios especializados de asesores de comunicación para que ellos lo orienten y sean los responsables de la información que deba publicarse, desarrollen el diseño de contenido para que sea atractiva y funcional para sus empleados y que mantengan dicha información en constante actualización. La Intranet puede ofrecerle un gran número de opciones para facilitar los procesos comunicaciones y de flujo de información, su estructura está diseñada (esa debiera ser la propuesta ideal) permitiendo:

• Casi en tiempo real dar a conocer información referida al crecimiento y desarrollo que la empresa ha tenido en un periodo determinado de tiempo ¿esto en que beneficia?, que sus

empleados se sientan más comprometidos con sus labores realizadas, además de que mejoraría la autoestima de estos ya que quedaría demostrado que su desempeño es bien proyectado en beneficio de la organización.

• Para los empleados que acaban de ingresar a la empresa, se pueden acercar a la Intranet en donde conocerán más de la organización, la ubicación de las diferentes áreas que la conforman, un directorio (que se actualiza en cualquier momento) de los directores o jefes de área, pueden acceder al manual de ingreso de la empresa; en general, la Intranet da oportunidad a que el nuevo empleado se sienta más integrado y por consecuencia esté mejor informado de todo lo que concierne con la empresa.

• Mejorar y acrecentar la comunicación en toda la organización, gracias a la utilización de un buzón de sugerencias, también a través de un tablero electrónico de mensajes, los cuales son publicados automáticamente.

Esto demuestra la versatilidad y la amplitud de beneficios que otorga la Intranet para su empresa, incluso en este momento se cuenta con tecnologías para acceder a bases de datos (clientes, proveedores, precios, productos, etc.), la descarga y aplicación de software específico, etc. Es por ello que le propongo que este abierto a los beneficios que la tecnología puede tener para usted y para su empresa y que en combinación con la comunicación (Intranet) logre incrementar el valor de todos y cada uno de sus colaboradores para hacer de su negocio un organismo fortalecido y verdaderamente integrado. Publicado Revista Líder Empresarial (Abril, 2005) Revista Dirección Estratégica ITAM (Agosto, 2006)