KAIZEN в офисе

Проекты участников практического курса “Устранение потерь”

© S i x S i g m a O n l i n e . r u 2 0 1 3

KAIZEN:______________________________________________ Дата: __ __ ____

Проблема: Результаты

Стандартизация:

ФОТО Показатель До После %

Принятые меры:

Экономия:

До После

Перевод процесса в электронный режим

Перевод процесса сбора информации по удовлетворенности ответственных лиц в электронный режим

23 рабочих дня * 3 часа (среднее количество затрачиваемых часов в день) *200 (средняя з/п в час всех вовлеченных сотрудников) + 100р (средние расходы на канцелярию = 13 900р в квартал.

Новые требования к управлению процесса зафиксированы в документации предприятия.

Специалист службы качества ООО «Оптосенс» Боровицкая Ю.И.

Скорость обработки информации (дни)

30 7 23%

Получение необходимой информации с помощью опросных листов отнимает много времени, затягивает процесс и производит много документов низшего уровня, которые требуют хранения

24.07.2013

KAIZEN:______________________________________________ Дата: __ __ ____

Проблема: Результаты

Стандартизация:

ФОТО Показатель До После %

Принятые меры:

Экономия:

До После

Упорядочивание описаний оборудования

Файлы описаний оборудования переименованы в соответствии с их уникальным кодом продукта. Создана структура папок для хранения.

за два месяца было подготовлено 37 описаний, из-за дубликатов, после обработки осталось 21. Среднее время подготовки одного описания 30 минут. Т.е. можно было сэкономить 37-21 = 16 * 30 минут = 8 часов рабочего времени инженера или 8 * 12.5 евро = 100 евро.

Подготовлена инструкция и шаблоны файлов. Описание нового процесса разослано коллегам. Новые сотрудники получают инструкцию. Скусоносенко

Антон, Эксперт по

предпродажной подготовке

Алкатель-Лусент РТ

Дубликаты файлов

Поиск, мин.

40% 0% 40%

10 1 90%

для импорта оборудования со склада во Франции необходима подготовка описаний. Из-за того, что файлы в процессе подготовки описания поставляемого оборудования именуются хаотично, необходимо долго искать файл с описанием или готовить его заново. Потери: лишние движения, излишняя обработка.

Структура файлов до изменений, файлы именуются хаотично

Структура файлов после изменений, файлы именуются в соответствии с правилом: <unique_product_code>.doc

15.04.2013

KAIZEN:______________________________________________ Дата: __ __ ____

Проблема: Результаты

Стандартизация:

ФОТО Показатель До После %

Принятые меры:

Экономия:

До После

Ежемесячные заявки на материалы в СМТСиС

Cоздать запрос «Заявка» на основании таблиц «Материалы мес_потребность» и «Остатки», соединив столбцы таблиц по номенклатурному номеру в условиях отбора. В запросе «Заявка» создать поля в соответствии с бланком заявки из СМТСиС.

Внести процедуру составления запроса «Заявка» в стандарт оформления заявки на материалы в СМТиС Никандрова Анна.

Ведущий инженер по подготовке производства ПТО ЭРК АЭМС

Внесение остатков в таблицу

3 ч 0,5 ч 83%

ежемесячно в СМТСиС от инженера ПТО подаются заявки на материалы, необходимые для производства работ. Для оформления заявок определяют месячную потребность, снимают остатки по складам по выявленным номенклатурам. После чего в таблицу с перечнем необходимых материалов остатки вносят вручную. Это приводит к увеличению рабочего времени на оформление заявок. Потери: лишние движения, ожидание, излишняя обработка

31.07.2013

Заявка на материалы составляется один раз в месяц 1 час инженера в среднем стоит 180 руб. 180*0,83*7,2 = 1075,68 руб. в месяц

KAIZEN:______________________________________________ Дата: __ __ ____

Проблема: Результаты

Стандартизация:

ФОТО Показатель До После %

Принятые меры:

Сбережения:

До После

Согласование нестандартных договоров в CRM

Внесены изменения в CRM систему, позволившие исключить финансового менеджера 1 из процесса согласования договоров с нестандартными условиями, а следовательно сократить время на согласование подобных договоров.

Временные ежемесячные затраты финансового менеджера 1 = 74 000тыс руб/160 час = 462,5 руб/час; 20 договоров/месяц * 0,25 часа = 5 часов, 5 часов * 462,5 руб/час = 2312,5 рублей

Внести изменения в CRM систему и добавить новую «роль», в связи с тем, что размер бизнеса изменился и функционал одного финансового менеджера был разделен на двоих сотрудников.

Екатерина Ларионова – Project Manager, Zeppelin

Излишнее время на согласование договора

15 мин. 0 мин. 100%

26 07 2013

Во время анализа существующего процесса продаж, была выявлена проблема на участке согласования «нестандартных» договоров. Данный этап вовлекает слишком большое количество людей, и слишком большие временные потери.

Потери: motion, overprocessing

KAIZEN:______________________________________________ Дата: __ __ ____

Проблема: Результаты

Стандартизация:

ФОТО Показатель До После %

Принятые меры:

Экономия:

До После

Контроль допуска работников для прохождения медосмотров

для оформления допуска к работе, инженер ОТ запрашивает у отдела кадров данные о медосмотрах. Это приводит к ручному поиску информации по личной карте сотрудника, каждый раз, когда тот проходит обучение по профессии или для каждого нового сотрудника.

Потери: ожидание, лишние движения

0 мин. 5 мин.

Данные в базе “1С:Предприятие” добавляет работник отдела кадров при устройстве человека на работу и в дальнейшем при присвоении профессий работнику. Образцова Елена

Инженер по охране труда и промышленной безопасности, АЭМС исходя из средней ставки ОТ и ОК

(132руб./час × 25мин. × 21день) – (132,27руб./час × 5мин. × 21день) = 926руб. в месяц или 11 112руб. в год

Время поиска информации

Отдел кадров вводит данные в базу

данных

Работник ООТ и ПБ использует данные для оформления списков и

направлений

30 мин./ день

100 %

17.12.2012

Добавить поле в личной карте сотрудника в программе “1С:Предприятие” для внесения даты медосмотра и данных о смежных профессиях.

0 мин./ день

Время ввода информации

При оформлении допуска к работе необходимо получить информацию из отдела кадров

Ручной поиск информации по личной карте сотрудника

KAIZEN:______________________________________________ Дата: __ __ ____

Проблема: Результаты

Стандартизация:

ФОТО Показатель До После %

Принятые меры:

Экономия:

До После

Согласован и утвержден единый стандарт прикладного ПО. Создается пул предсогласованных с ОУК заготовок для стендов.

Лидер: Дмитрий Славинский

Время создания нового стенда

27.03.2013

Отсутствует единый стандарт используемого при разработке прикладного ПО (версия Oracle, JAVA и т.д.). ОУК имеет свое представление, программисты - свое. Потери: излишняя обработка, дефекты, ожидание

Стандарт разработки ПО

Все новые системы будут разрабатываться по принятому стандарту. Также требования стандарта будут учитываться при рефакторинге существующих систем.

5 дней 3 дня (1 после создания пула)

40 (80)

Доля дефектов, связанных с прикладным ПО (% от всех дефектов)

10-30 0 100

Сроки доработки под новые требования (% от срока разработки системы)

10-20 0 100

При среднем времени разработки системы 22 чел/дня удалось уменьшить загрузку программистов в среднем на 3 чел/дня на систему. В 2012 году было 8 запусков. При з/п программиста 80 тыс. руб/мес экономия составила бы 87 тыс руб в год.

KAIZEN:______________________________________________ Дата: __ __ ____

Проблема: Результаты

Стандартизация:

ФОТО Показатель До После %

Принятые меры:

Экономия:

До После

Заявки поступают в свободной форме, часто в них отсутствует вся необходимая информация, в результате менеджер по закупкам регулярно обращается в сервисный центр для выяснение не указанной в заявке информации

1) Менеджером по закупкам составлен бланк заявки с указанием всей информации, которую необходимо указывать . 2) Начальником сервисного центра составлена служебная записка, на основании которой все заявки подаются согласно установленному бланку

Служебная записка начальника сервисного центра, на основании которой заявки на поставку запасных частей должны подаваться менеджеру по закупкам по электронной почте согласно установленному бланку

Ивченко Павел Николаевич

Менеджер по закупкам

Время обработки заказа

60 мин 6 мин 90%

стоимость 1 часа работы менеджера по закупкам 38 грн, экономия при обработке 1 заказа составляет 34,20 грн. В среднем в месяц обрабатывается 10 заказов, общая экономия составляет 342 грн. в месяц

№Модель

оборудования

Серийный

номерНазвание запасной части

Артикул по

паспорту

Количество,

шт

1 MINIDROP 400 022381 Уплотнительная резина 62450-0002-0 10

2 EURODROP RV600 031458 Редуктор привода 62170-0006-0 2

3 EURODROP TFV450 025345 Двигатель дозировки 63330-0001-0 3

Заявка на поставку запасных частей

Улучшение обработки заявок на поставку запасных частей 27.09.2012

KAIZEN:______________________________________________ Дата: __ __ ____

Проблема: Результаты

Стандартизация:

ФОТО Показатель До После %

Принятые меры:

Экономия:

До После

Оптимизация интерфейса для управления рисками

Разработано техническое задание и поставлена задача на разработку. В течении очередного цикла разработки будет получена новая версия ПО.

Не финансовый результат: дополнительный контроль, который позволяет снизить риск неправильной оценки CI и тем самым «проглядеть» узкое место в ИТ инфраструктуре. Кроме того, удобный интерфейс изменит отношение исполнителей (14 монотонных действий заменено 2-мя)

Новый интерфейс, доступный всем исполнителям.

Великий Дмитрий, Руководитель ИТ инфраструктуры и ИБ; Потапов Олег, Разработчик 1С; Моляров Денис, Руководитель технической поддержки ООО «Цеппелин Русланд»

Контроль, что все CI обработаны

Число действий для перехода в режим риск-сессии

нет да 100%

14 2 86%

интерфейс 1С, используемый в процессе управления операционными рисками ИТ инфраструктуры, достаточно сложен для того, чтобы быстро переключиться в нужное представление и получить отчет или понять, какие CI уже обработаны, какие нет. Кроме того, неясно, в каком статусе находится работа в момент обработки CI.

26/07/2013

Ожидаемые знач.

KAIZEN:______________________________________________ Дата: __ __ ____

Проблема: Результаты

Стандартизация:

ФОТО Показатель До После %

Принятые меры:

Экономия:

До После

Создание электронных форм калькуляций Время на восстановление данных

сократилось. Устранилась возможность потерь и ошибок. Нет задержки расчёта цены. 1час сотрудника стоит в среднем 150 руб., бумага за шт 1,67руб., экономия 300руб.

Ведение расчёта калькуляций в электронном виде Excel. Сохранение документов и хранение на флэшке, диске.

Елена Мирчя экономист

Снижение времени на восстановление

60 мин 5 мин 95

29 08 2012

При потере бумажного носителя повтор всех этапов по восстановлению Потери: ожидание, дефекты

БАЗА ЭЛЕКТРОННЫХ КАЛЬКУЛЯЦИЙ

СОРТИРОВКА ПО ЗАКАЗЧИКАМ

Ускоренный процесс формирования цены

Сокращение количества бумаги

100 шт 3 шт 97

KAIZEN:______________________________________________ Дата: __ __ ____

Проблема: Результаты

Стандартизация:

ФОТО Показатель До После %

Принятые меры:

Экономия:

До После

Автоматизирован процесс мониторинга срока действия ТР: за день до окончания срока действия, автор ТР получает уведомление, а в день окончания срока действия информируются все заинтересованные подразделения. ТР автоматически аннулируется.

1час сотрудника стоит в среднем 114 руб. Общая экономия 114 * 0,34 * 22 раб дней = 852.72 руб. в месяц или 10 000 руб. в год.

Создана система автоматизации срока действия ТР. Сотрудники информированы о новом способе автоматизированного учета срока действия ТР.

Лидер: Игорь Свистунов Нач. ТБ НТО

15.11.2012

сотрудник ежедневно осуществляет мониторинг срока действия ТР, что приводит к дополнительным затратам времени. Потери: лишние движения, избыточная обработка, ожидание

При регистрации ТР на портале вводится срок действия и реестр рассылки, в результате за день до окончания срока действия автоматически информируется автор ТР , а в день окончания срока действия информируются все заинтересованные подразделения.

Мониторинг срока действия технического решения

Время на ежедневный мониторинг срока действия ТР

20 мин. 0 мин. 100

Ежедневный просмотр журнала регистрации, с целью определения ТР с истекшим сроком действия, продление/аннулирование ТР, информирование заинтересованных подразделений.

СТАТИСТИКА:

В этом ролике показано 10 проектов

Минимальный экономический эффект – 0 рублей в месяц

Максимальный экономический эффект – 7 250 рублей в месяц

Среднее значение – 2 272 рублей в месяц

Понравилось?

КЛИКАЙ!!!