備品の購⼊や休暇の申請など

そろそろ紙から脱却したい。

上司が不在だと、承認まで時間がかかって・・。

何かいい⽅法はないかな。

07 2017 年 2 ⽉版

プロセス管理 承認経路や業務プロセス（ワークフロー）を 設定することができるプロセス管理機能を、 「備品購⼊申請アプリ」を例に解説します！

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プロセス管理導⼊前

備品の購⼊申請⽅法

・所定の備品購⼊申請書（紙）に記⼊して提出

→ 承認まで時間がかかる

→ 承認者が不在だと、なかなか承認をもらえない

→ 承認フローが、今どこで⽌まっているかが分からない

→ 申請書の管理が⼤変

• 【今までの申請フロー】

①紙の申請書に記⼊する ②上司に提出する ③承認する

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プロセス管理導⼊後

備品購⼊申請アプリ

・アプリを作成して、プロセス管理を設定

→ ボタン１つで、次の⼈にフローを回せる

→ 会社に戻らなくても、確認や承認ができる

→ 次に承認する⼈などの進捗状況がすぐ分かる

→ すべての申請情報がアプリに蓄積されて検索しやすい

申請者：申請情報をフォームに登録する

承認者：ワンクリックで承認できる

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プロセス管理の設定⽅法

kintone の「プロセス管理」機能を使⽤すると、複数のユーザーでレコードの編集や確認をするための

プロセス（ワークフロー）を設定できます。

• プロセス管理の主な⽤途

プロセス管理は、「申請の承認や稟議の決裁を管理する」アプリ（稟議書、交通費申請、休暇申請など）

や、「複数のユーザーで作業するタスクを管理する」アプリ（作業タスク管理、クレーム処理など）な

どでよく使われます。

• 通知と未処理

⾃分が対応する申請や作業タスクが登録されると、通知が届きます。「通知のメール通知」を設定して

おけば、通知をメールで受け取ることも可能です。

さらに、ポータル上に「未処理」の作業タスク数がアプリごとに表⽰されます。対応しなければならな

い作業がいつでも確認できるので、タスク漏れを防ぐこともできます。

ここでは、申請の承認や稟議の決裁を管理する「備品購⼊申請アプリ」に対して、プロセス管理を設定

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します。

【プロセスイメージ】

【完成イメージ（設定画⾯）】

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• 1. プロセス管理の準備

プロセス管理の設定画⾯を開いて、プロセス管理を有効化しましょう。

①プロセス管理の設定画⾯を開く 「備品購⼊申請アプリ」の「設定」タブから、「⼀般設定」にある「プロセス管理」をクリックします。

②プロセス管理を有効化する プロセス管理を使うには、事前にプロセス管理を有効化する必要があります。

「１．有効化」にある「プロセス管理を有効にする」のチェックボックスを選択します。

②

②「プロセス管理を有効にする」のチェックボックスを選択する

①

①「プロセス管理」をクリックする

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• 2. ステータスの設定

ステータスとは、レコードの処理状況です。各レコードに現在のプロセスのステータスが表⽰されるよ

うになります。プロセスに必要なステータスを登録しておきましょう。

【プロセスイメージ】

①ステータスを設定する ここでは、「未申請」「上⻑確認中」「差し戻し」「承認済」のステータスを登録します。 「２．ステータス」に、「未申請」「上⻑確認中」「差し戻し」「承認済」の４つのステータスを設定しま

す。

※あらかじめ「未処理」「処理中」「完了」の 3 つのステータスが設定されています。

※右側の を押すと、ステータスを追加することができます。

①ステータスを⼊⼒する

①「＋」をクリックして、ステータスの項⽬を追加す

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• 3. プロセスの設定について（アクション・作業者）

プロセスは、アクション実⾏前のステータス、アクション実⾏後のステータス、アクション名、作業者の組み合わせで設定します。

アクションとは、レコードを別のステータスに変更するための操作です。ステータスごとに設定するこ

とができます。（例：「上⻑確認中」ステータス→承認する→「承認済」ステータス）

アクションを設定すると、レコードにアクションを実⾏するためのボタンが表⽰されます。

ユーザー（作業者）がボタンをクリックすることで、レコードのステータスを変更することができます。

１つのステータスに、複数のアクションを設定することも可能です。

作業者とは、アクションを実⾏することができるユーザーです。こちらもステータスごとに設定します。

アクションのボタンは、作業者の画⾯だけに表⽰されます。

【作業者の画⾯】 【作業者以外の画⾯】

アクションを実⾏するためのボタン（アクションボタン）

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• 4. ステータスごとのプロセスの設定

4-1 から 4-3 では、ステータスごとのプロセスを設定していきます。

【プロセス完成図（設定画⾯）】

• 4-1. 「未申請」ステータスのプロセスを設定

作成者が「申請する」アクションを実⾏すると、「上⻑確認中」にステータスが変更されるプロセスを

設定します。

ここがプロセス管理の⼀番のポイントです！

先ほど登録したステータスごとに、「作業者」や「アクション」を

設定していきましょう。

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①作業者を設定する 「未申請」ステータスを変更できる「作業者」を設定します。ここでは「作成者」（レコードを作成し

た⼈）を選択します。

②アクション実⾏後のステータスを選択する アクション実⾏後のステータスを選択します。ここでは「上⻑確認中」を選択します。

③アクション名を設定する アクションを実⾏するためのアクション名を設定します。ここでは「申請する」と⼊⼒します。

設定したアクション名が、アクションのボタンに表⽰されます。

②アクション実⾏後のステータスに「上⻑確認中」を選択する

①作業者に「作成者」を選択する

③アクション名に「申請する」と⼊⼒する

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「未申請」ステータスのプロセスが完成しました。

【実際の運⽤画⾯イメージ（レコード詳細画⾯）】

• 4-2. 「上⻑確認中」ステータスのプロセスを設定

承認者が「承認する」アクションを実⾏すると「承認済」ステータスに変更され、「差し戻す」アクシ

ョンを実⾏すると「差し戻し」ステータスに変更されるプロセスを設定します。

画⾯上部に「申請する」ボタンが表⽰されます

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①作業者を設定する 「上⻑確認中」ステータスを変更できる作業者を設定します。ここでは「フィールドから選択」から「承認者」（「承認者」フィールドに選択されているユーザー）を選択します。

②アクション実⾏後のステータスを選択する ここでは「差し戻す」と「承認する」の２つのアクションを作成します。

画⾯右側の「＋」をクリックしてアクションを追加します。アクションが実⾏された後のステータスに

「差し戻し」と「承認済」を選択します。

③アクションを追加して、アクション名を設定する アクションを実⾏するためのボタンを設定します。それぞれのアクション名に「差し戻す」、「承認する」と⼊⼒します。

①作業者に「承認者」を選択する

②「アクション実⾏後のステータス」を設定する

②「＋」をクリックして、アクションを追加する

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「上⻑確認中」ステータスのプロセスが完成しました。

【実際の運⽤画⾯イメージ（レコード詳細画⾯）】

③アクション名に「差し戻す」「承認する」と⼊⼒する

「差し戻す」「承認する」の 2 つのボタンが表⽰されます

今回のように、2 つのアクション（承認する・差し戻す）を設定して、

プロセスの分岐を作成することもできます。

設定していきましょう！

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4-3. 「差し戻し」ステータスのプロセスを設定 作成者が「再申請する」アクションを実⾏すると、「上⻑確認中」ステータスに変更されるプロセスを

設定します。

①プロセスを追加する 「アクション実⾏前のステータス（ここでは「上⻑確認中」）」の「＋」をクリックして、プロセスを追

加します。

下に、プロセスが追加されます

①「＋」をクリックして、プロセスを追加する

３つ以上のステータスも、下に追加していくことができます。

複雑なプロセスも設定できますね！

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②アクション実⾏前のステータスを選択する 「アクション実⾏前のステータス」を設定します。ここでは、「差し戻し」を選択します。

③作業者を設定する 「差し戻し」ステータスを変更できる作業者を設定します。ここでは、申請した⼈が再申請できるよう

に「フィールドから選択」から「作成者」を選択します。

④アクション実⾏後のステータスを選択する アクションが実⾏された後のステータスを選択します。ここでは「上⻑確認中」を選択します。

⑤アクション名を設定する アクションを実⾏するためのアクション名を設定します。ここでは「再申請する」と⼊⼒します。

これで、プロセスの設定が完成しました！

④「上⻑確認中」を選択する

②「差し戻し」を選択する

③「作成者」を選択する

⑤「再申請する」と⼊⼒する

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• 5. 設定を保存してアプリを更新

①設定を保存する 画⾯上部の「保存」をクリックします。

②アプリの変更を適⽤する 画⾯左上の「アプリを更新」をクリックして、アプリの変更を運⽤環境に適⽤します。

プロセス管理の設定が完成しました。 プロセス管理を設定すると、「（作業者が⾃分）」という⼀覧が作成されます。

ここには、⾃分が作業者（プロセスの作業者）に指定されているレコードの⼀覧が表⽰されます。

①「保存」をクリックする

②「アプリを更新」をクリックする

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| Letʼs Try プロセス管理を使ってみよう！ • 申請者の操作

①レコードを作成して保存

※「承認者」フィールドに⼊⼒されたユーザーが、「作業者」に設定されるので必ず⼊⼒してください。

②「申請する」アクションを実⾏

［申請する］をクリックして、作業者を確認し、［実⾏］をクリックする

③「ステータス」が上⻑確認中、「現在の作業者」が「承認者（佐藤 ⼼⼀）」に変更されました。

②「承認者」フィールドで選んだユーザーが、次の「作業者」になる

①「承認者」を必ず⼊⼒する

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• 承認者の操作

①通知／未処理を確認してクリック

②⾃分が作業者のレコード⼀覧

⾃分が「作業者」になっているレコード⼀覧が表⽰されます。レコードの詳細画⾯を表⽰します。

③申請を承認

レコード画⾯上部の「承認する」（アクションボタン）をクリックして、「実⾏」をクリックします。

②レコードの詳細画⾯を表⽰する

①kintone の通知、もしくは未処理のアプリをクリックする

③「承認する」をクリックして、「実⾏」する

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「ステータス」が承認済になりました！

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| Tips • 作業者にユーザー・組織を設定する

先ほどの例では、「作業者」を「フィールドから選択」から選択しましたが、「ユーザー／組織／グループを追加」を利⽤して、ユーザーや組織・グループを直接選択することも可能です。

[例：必ず代表の⼭⽥さんのチェックが必要]

[例：経理部のチェックが必要]

• 条件分岐を設定する

「アクションの実⾏条件」を設定すると、フィールドの値によって次のアクションを分岐させることが

できます。

［例：合計⾦額が 10 万円以上（要部⻑決裁）と 10 万円以下（上⻑決裁）で分岐させる］

「合計⾦額」で分岐させる

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• 作業者が複数いる場合の「ステータス変更ルール」を選択する

複数の作業者がいる場合は、ステータス変更の条件を以下の３つから選択できます。

・次のユーザーから作業者を選択：作業者が指定したユーザーがアクションを実⾏したら、

ステータスが変更される

・次のユーザー全員：作業者全員がアクションを実⾏したら、ステータスが変更される

・次のユーザーのうち 1 ⼈：作業者のうち誰か 1 ⼈がアクションを実⾏したら、ステータスが

変更される

• 通知のレコードタイトルを変更する

届いた通知内容が分かりやすいように、「レコードのタイトル」を設定することができます。

［レコードタイトルの設定⽅法］ アプリの設定画⾯ ＞ レコードのタイトル（初期設定ではレコード番号が選択されています）

レコードのタイトル

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• 「ステータス」「作業者」の項⽬を使う

プロセス管理を有効化すると、「ステータス」「作業者」の項⽬が追加されます。

例えば、これを使って、⼀覧画⾯に「ステータス」「作業者」を追加したり、絞り込みの条件に使った

りすることが可能です。

[例：⼀覧画⾯に「ステータス」「作業者」を追加]

「ステータス」「作業者」が追加されている

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| Sample プロセス管理 活⽤例 • 交通費申請 ≪申請の承認や稟議の決裁を管理≫

毎⽉の交通費を登録して、承認者に申請できます。

• 旅費精算申請 ≪申請の承認や稟議の決裁を管理≫

発⽣した旅費・経費・⽇当などをまとめて申請でき、社外からも確認・承認できます。