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Vortrag von Tino Schmidt, Abteilungsleiter Portal Solutions bei der Communardo Software GmbH, zum Treffen der GPM Regionalgruppe Dresden, 19. April 2012
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Kommunikation und Zusammenarbeit in verteilten ProjektteamsMöglichkeiten durch Enterprise 2.0 und Praxiserfahrungen
Tino Schmidt. Communardo.GPM Regionalgruppe Dresden
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> Communardo – kurz vorgestellt.
> Wie arbeiten Unternehmen und Projektteams heute?
> Herausforderungen verteilter Teams
> Warum vernetzt Social Software verteilte Projektteams?
> Praxisbeispiele zu Anwendungsbereichen in verteilten Projektteams.
Agenda
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> Beratung und Softwarelösungen zur Optimierung der Kommunikation und Zusammenarbeit in Unternehmen.
> Gegründet 2001 mit Hauptsitz in Dresden und Standort in Stuttgart.
> Insgesamt über 280 feste Mitarbeiter, davon 70 feste Mitarbeiter in der Beratung und Lösungsentwicklung.
> Communardo Tochter-unternehmen Communote2012 gegründet.
Communardo Software GmbH
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Unternehmensstrukturen und Projektarbeit
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Wie arbeiten Unternehmen heute?
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> 1785• Nadelfabrik WITTE
> 1984 • Start der Expansion Fa. M.
Kutsch
> 1994• Zukauf von FAUN (7 Werke,
6 Länder)
> 2006• Zukauf Reha Gruppe
> 2011• Zusammenarbeit Van-Rob
Die KIRCHHOFF Gruppe mit 42 Werken in 16 Ländern
Beispiel 1: Kirchhoff Gruppe
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Kein Kundenbeispiel: Quelle (Bild, Text): http://kirchhoff-automotive.de/
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> Siemens: „Bei uns gilt der Grundsatz: Beratung vor Ort beim
Klienten.
> ME: „Wir beschränken uns bewusst auf zwei bis drei Tage pro Woche vor
Ort beim Klienten“
> ME: „Als ME-Berater betreuen Sie anfangs einen, später zwei, als erfahrener Projektleiter bis zu drei Klienten gleichzeitig.“
> HPO: 12.15 Uhr: Mittagessen gemeinsam mit HPO’lern, die auf anderen Projekten in Bern arbeiten
> Capgemini: Die Bürowoche wird i.d.R. nach der 5-4-3-Regel gelebt. • 5 Tage Kunden beraten
• vier Tage davon beim Kunden vor Ort.
Beispiel 2: Beratungsunternehmen
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> Kunde:• ca. 180 Standorte weltweit
• ca. 65.000 MA
• ca. 10 Teammitglieder
> Auftragnehmer• 7 Teammitglieder
> Communardo• 22 Projektmitglieder
• 5 Teams involviert
• Projekt und Produktentwicklung
> weitere Subauftraggeber • ca. 5 und 2 Projektmitglieder
> Arbeitsstandorte• Dresden: Firmenverbund 3
Unternehmen
• Kundenstandort Deutschland
Beispiel 3: typische Projektorganisation (Communardo)
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Generalauftragnehmer
Kunde
Auftragnehmerw. Subauftragnehmer
Produkthersteller
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Ziel: „ …. E-Learning-Aktivitäten an den Hochschulen in Rheinland-Pfalz zu initiieren und zu koordinieren“
Projektebeispiel
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Projekt Netzwerk
„Bildungswissenschaften“
Kein Kundenbeispiel: Quelle (Bild, Text): http://netbi.vcrp.de/index.php/NetBiPublic/Beteiligte/
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Ziel: „ …. Neue Strukturen und Materialen finden und zur Produktreife führen.
Projektbeispiel
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Projekt „LIST“ Lichteinfang in der Silizium-basierten Dünnschichtsolarzellen-Technologie
Kein Kundenbeispiel: Quelle (Bild, Text):http://www.helmholtz-berlin.de/forschung/enma/si-pv/projekte/list_de.html
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• Wie stelle ich sicher, dass räumlich getrennte, unter Zeitdruck agierende Projektteams gut kommunizieren?
• Wie erhält das Management den Überblick über Projektlage?
• Wie greife ich auf Erfahrungen aus früheren Projekten zurück?
Erfolgsfaktoren für Projekte – Studie GPM
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Quelle: http://www.competence-site.de/downloads/f5/c6/i_file_12399/PA_GPM_Studie_Erfolgsfaktoren_Projekte.pdf
Häufigste Ursache für das Scheitern von Projekten (2007)
Top- und Low Performer - Indikatoren
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Unternehmensstrukturen und Projektarbeit
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Wie sehen Ihre Projekt-
strukturen aus?
Was sind Ihre größten
Herausforderungen
und Hindernisse?
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> Unternehmensübergreifende Kooperation• Stärkere Auswahl nach fachlichen
Kompetenzen und weniger nach regionalen Gesichtspunkten
• weltweiter Einbezug von Experten
> Verfügbarkeit von Informationen• dezentral angesiedelte Informationen
werden allen Teammitgliedern zugänglich
> Beschleunigung der Arbeitsprozesse• Virtuelle Teamarbeit kann durch schnellen
Informations- und Wissensaustausch die Performance klassischer Teams übertreffen
• Nutzung des regionalen Zeitversatzes
> Aufträge im Partnerverbund• die Kapazitäten mehrerer Unternehmen
können genutzt werden
Warum verteilte Projektteams aufbauen?
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Verteilte Projektteams.
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Herausforderungen verteilter Teams.
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Räumliche Trennung bedingt:
> Kommunikation erfolgt ausschließ-lich über elektronische Medien
> Fehlende Orientierung für Mitarbeiter durch unsichtbaren Rahmen des Teams
> Geringere Identifikation mit der gestellten Aufgabe und dem Team
> Die Bereitschaft, Knowhow zu teilen, sinkt durch fehlende Transparenz
> Rat und Unterstützung sind schwieriger zu bekommen
> Leistungen werden nicht sichtbar -> geringere Motivation des Einzelnen
> Missverständnisse und fehlende Kommunikation können Teams spalten
Informationsflüsse im verteilten Team
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Virtuelle Teams durch Telefon, E-Mails, Fileserver und Dokumente ?
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Wie arbeiten private Nutzer zusammen?
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Social Networks :
> verändert und beschleu-nigt Kommunikation
> ermöglicht Vernetzungmit Anderen
> schaffen transparente Informationsräume
> ist ein offenes Infor-mationsmedium
> ermöglich es Jedem, Informationen zu erstellen und zu teilen
> den Austausch und die Zusammenarbeit fördert
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Warum fördert Social Software die Zusammenarbeit und Kommunikation in verteilten Projektteams?
Web 2.0 im Unternehmen - Social Software
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Virtuelle Räume
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Quelle: http://www.hpi.uni-potsdam.de/hpi/veranstaltungen/cebit/cebit_2008.html
Projekträume
mit Social Software
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> Eine Anlaufstelle für das Projektteam
> Steigerung der Transparenz im Projekt
> Kontextinformationen werden verfügbar • Projektteam
• letzte Änderungen und Ergebnisse
• Ergebnisse von Statusmeetings
• Probleme und Lösungen
Team Collaboration in Projekträumen
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Kommunikation
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Quelle: http://www.hpi.uni-potsdam.de/hpi/veranstaltungen/cebit/cebit_2008.html
Kommunikation
mit Social Software
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Projektkommunikation erfolgt nicht hierarchisch sondern über Prozesse, Projekt- und Organisations-strukturen hinweg
Projektkommunikation
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Kunde
Communardo
Generalauftragnehmer
Produkthersteller
Kommunikation
w. Subauftragnehmer
Generalauftragnehmer
Kunde
Communardow. Subauftragnehmer
Produkthersteller
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> Statusupdates• Ich teile meinen persönlichen Status, Probleme,
Fragen.
• Feedback über Antworten oder Kommentare
> Microblogging zur Teamkommunikation• Sichtbare Kommunikation im Team
• Effiziente Verteilung von Informationen
• Rahmen für eigenständige Problemlösungen
> Instant Messaging• Erreichbarkeit unabhängig vom Ort
• Schnelle Antworten
> Xing, Twitter , Facebook• Dialog mit Kunden, Partnern, (pot.) Mitarbeitern
Kommunikationsvielfalt
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Microblogging zur Teamkommunikation
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Diese Konver-sation steht dem Projekt-team zur Verfügung
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Informationsbedarf
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Quelle: http://www.hpi.uni-potsdam.de/hpi/veranstaltungen/cebit/cebit_2008.html
Mit Social Software
Informationen erhalten
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> Das Following Prinzip: • Ich warte nicht, ich informiere mich, folge und werde
(automatisch) informiert.
• ‚Verfolgbar‘ sind :• Personen und Netzwerke
• Communities und Workspaces
•Dokumente, Wiki Seiten, Blogs
• Themen (Tags, Suchen)
> aktiver Prozess
> Informationen können an den Bedarf angepasst werden.
> Gewinn:• Schnelligkeit. Anpassbarkeit.
• Optimierte Informationsversorgung.
• Netzwerke.
Meine Information selbst zusammengestellt.
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> Activity Streams• Einbindung unterschiedlichster Nachrichtenströme
• auch unternehmensexterne Quellen lassen sich integrieren:
• Blogs, Foren,
• Youtube, Flickr, Podcasts
• Artikel, Kommentare, Ideen, Feedback
• Soziale Netze
• bieten Interaktion zur • Zusammenarbeit mit anderen Social Software Plattformen und Communities
• Zur Handhabung (Filterung, Tagging) des persönlichen Informationsbedarfes
Kommunikationsvielfalt
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Quelle: What's New in IBM Lotus Connections 3, Lotusphere 2011
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Social Evolution – E-Mail trifft Activity Stream
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Quelle: What's New in IBM Lotus Connections 3, Lotusphere 2011
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Vernetzung
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Quelle: http://www.hpi.uni-potsdam.de/hpi/veranstaltungen/cebit/cebit_2008.html
Vernetzung
mit Social Software
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Corporate Facebook für mehr Vernetzung
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> User Generated Content – Mein Profil• Anwender können Profile eigenständig pflegen
• Profilseiten fördern Transparenz durch Tags, Status Updates, Netzwerk, neueste Aktualisierungen
• Profilseiten verknüpfen eigene Aktivitäten (Blogs-Wikieinträge, ….)
• Tags ermöglichen übergreifende Suche und Filterung
> Following und Einladungen• Netzwerke werden individuell aufgebaut
• Netzwerke stehen zur Ideenfindung, bei Fragen und zur Problemlösung zur Verfügung
> Verzeichnis• Selbstorganisiert, aktuell, übergreifend
Corporate Facebook für mehr Vernetzung
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Wo ist die Grenze meines Netzwerks?
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Mobile Nutzung des Corporate Facebooks
Zugriff auf alle Bereiche des eigenen Netzwerks.
Verfolgen der Kommunikation
Zusammenarbeit in Communities
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Social Software überwindet räumliche Trennung, weil:
> Zusammenarbeit in Communities Zusammenhalt und Orientierung bietet
> Informationen gezielt zusammenge-stellt und schneller ausgetauscht werden
> Kommunikation und damit Ergeb-nisse, Leistungen, Erfolge und Probleme sichtbar werden
> Die Transparenz die Identifikation mit der gestellten Aufgabe und dem Team erhöht
> Rat und Unterstützung durch Mitarbeiternetzwerke leichter nutzbar sind
Informationsflüsse im verteilten Team
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Welche Lösungen unterstützen verteilte Projektteams?
Beispiele aus der Praxis
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> Erstellung der Dokumentation im Team• Jeder kann seinen Teil
beitragen
• Alle Projektmitglieder sehen den aktuellen und vollständigen Stand
> Änderungen werden sichtbar
> Kommunikation erfolgt am Inhalt
Projektdokumentation mit Confluence
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> Projektraum zur Teamkommunikation
> Selbstorganisation im Team durch Transparenz
> Automatische Verteilungvon Informationen• z.B. Ergebnisse aus
Statusgesprächen
> Hohe Innovations- und Problemlösungs-kompetenz im Team
> Aktive Wissenssicherungim Projekt
> Wechsel der Projekt-mitglieder ohne Wissensverlust• Link
Projektkommunikation mit Communotehttp://www.communote.com
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> Zusammenarbeit in Projekt-Communities
> Nutzung der Blogs für Statusdokumentation
> Nutzung des Wikis für gemeinsam erarbeitete Dokumente
> Nutzung von Aktivi-täten in Communities zur gemeinsamen Planung
> Ablage von Dateien in der Projekt-Community
Team Collaboration mit IBM Connections
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> Verteilung von Aufga-ben im Team
> Nutzung eigener Workflows und Freigaben
> Agile ProjektarbeitEnge Integration in Confluence
Projektaufgaben mit Jira verwalten
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> Verknüpft Projektmanagement und Team Collaboration
> Kommunikation und Diskussion im Projektkontext
> Sichtbarkeit von Status, Fertig-stellungsgrad, Aufgaben
> Mobiler Zugriff auf Projekte
Projektmanagement mit Projexec
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Projektmanagement mit Projexec
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Nutzen von Social Software 2.0 im Unternehmen
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optimal informierte Mitarbeiter
Über Standorte hinweg vernetzte Mitarbeiter, schnelle Entscheidungen
Nutzung des weltweit
verteilten Wissensselbstständige
Zusammenarbeit
Transparente
Führung in Projekten und Teams
fördert Ideen
und Innovationen
ermöglicht Feedback und Mitarbeitereinbindung
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Projekt- und Beratungsgeschäft
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Unser Kompetenzen
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Weitere Informationen:
> Communardo Homepage
www.communardo.de
> Communardo Techblog
http://www.communardo.de/t
echblog
> HNC-Blog
http://www.humannetwork
competence.de
> www.communote.com
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Unsere Kunden – D / A / CH (Auswahl)
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Dresden
Stuttgart
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Kontakt
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Tino Schmidt
www.xing.com/profile/ Tino_Schmidt5
http://Twitter.com/TinoSchmidt
Telefon: +49 (351) 8332-214
Communardo Software GmbH
Kleiststraße 10 a
01129 Dresden
Leinfelder Str. 64
70771 Leinfelden-Echterdingen
www.communardo.de/
Michael Grüning
www.communardo.de/home/mgr
Telefon: +49 (711) 22254-403
Mobil: + 49 (160) 7 47 97 54