Komunikacja wewnętrzna w firmie, PR niedoceniany. Narzędzia, przykłady, porażki i najlepsza praca świata

Bartłomiej JuszczykBartłomiej Juszczykwłaściciel Agencji Marketingu Zintegrowanego Grupa Adweb właściciel Agencji Marketingu Zintegrowanego Grupa Adweb

Komunikacja wewnętrzna w firmie,Komunikacja wewnętrzna w firmie,PR niedoceniany. PR niedoceniany.

Narzędzia, przykłady, porażki i najlepsza praca świata.Narzędzia, przykłady, porażki i najlepsza praca świata.

Bartłomiej Juszczyk >> Agencja Marketingu Zintegrowanego Grupa Adweb >> [email protected]


O wspieraniu komunikacji wewnętrznej dwa słowa.

czy pracownik może być ambasadorem marki?

czy to już propaganda czy jeszcze komunikacja?

czy popuścić wodze komunikacji?

To nic innego, jak sieć komputerowa ograniczająca się do komputerów w firmie.

Do intranetu dostęp mają zazwyczaj tylko pracownicy danej firmy, posiadający do tego odpowiednie uprawnienia.

Intranet przypomina Internet, z tym jednak zastrzeżeniem, że jest ograniczony do wąskiej grupy osób.

Intranet umożliwia przeglądanie zastrzeżonych dla danej firmy stron internetowych (np. wewnętrznego bloga), poczty e - mail itp.

Co to jest Intranet?Co to jest Intranet?


Funkcje IntranetuFunkcje Intranetu


Biuletyn informacyjny

System wymiany danych pomiędzy poszczególnymi działami firmy

System komunikacji grupowejSystem obsługi klienta i

CRM

Panel, gdzie pracownicy mogą znaleźć wszelkie informacje związane z działalnością firmy: plany rozwoju, dokumenty, logotypu itd.

czyli...

Intranet jest po prostu systemem zarządzania komunikacją i informacją

wewnętrzną

• Umożliwia szybkie rozprzestrzenianie informacji istotnych dla pracowników firmy

• W sieci Intranet można umieszczać wzory umów, regulamin pracowniczy oraz inne informacje związane z organizacją firmy

• Intranet podzielony na poziomy ogranicza tym samym wstęp części pracowników do określonych kategorii informacji nieprzeznaczonych dla nich.

• Obecnie coraz częściej intranet wychodzi poza firmę (można się zalogować do zasobów firmy z Internetu, znając swój login i hasło)

Zalety IntranetuZalety Intranetu


1.Skoro intranet wyrósł z innych systemów wewnętrznych w firmach…

2.… częstokroć bywa tylko zestawem procedur, wewnętrznym CRM’em, narzędziem martwym.

3.Problem ów wynika z braku zaplanowania jasnej struktury i ustalenia celu intranetu…

4.… jak również późniejszej „aktualizacji”.

5.Czy zatem intranet może stać się bardziej demotywatorem niż narzędziem informacji?

Równie łatwo się pogubićRównie łatwo się pogubić


CASECASE


•Agencja reklamowa, około 40 osób zatrudnionych, obszar działania – cała Polska

•Kilka dywizji wyspecjalizowanych w: tradycyjnej reklamie, interactive, technologiach, PR, marketingu wyszukiwarkowym

•Różnorodność działów, płaska struktura, sporo stanowisk samodzielnych (specjalistycznych)

•Proces rozwoju – od firmy jednoosobowej po obecny kształt

•Stały progres w zatrudnieniu, obsługiwanych Klientach, nowych narzędziach, przychodach (kryzys niestraszny)

•Specyficzna kultura organizacyjna

I. Sytuacja wyjściowaI. Sytuacja wyjściowa


I. Sytuacja wyjściowa - komunikacjaI. Sytuacja wyjściowa - komunikacja


Komunikacja naturalna począwszy od

startu firmy

Narzędzia: mailing, spotkania integracyjne, sporadyczne spotkania całego składu firmy

Szczerość i otwartość w informowaniu

Usprawnienie komunikacji wewnętrznej, czyniąc ją nie narzędziem propagandy, nie sztywnym systemem, ale żyjącym organizmem

Zagrożenia:

•Utrata kontroli nad przesyłanymi treściami

•Chaos komunikacyjny

•Oderwanie ludzi do pracy na rzecz czytania intranetu

•Niechęć i złe postrzeganie intranetu

•Anonimowość

II. Problem II. Problem


• Analiza sytuacji wyjściowej – badanie wśród pracowników

• Opracowanie funkcjonalności intranetu

• Ustalenie architektury informacji

• Wskazanie zespołu redakcyjnego

• Opisanie metod pomiaru efektywności rozwiązania

• Opracowanie strategii promocji intranetu wewnątrz firmy oraz metody wdrożenia

• Prace wdrożeniowe – dopuszczenie pracowników do postępów

• Szkolenie użytkowników intranetu

• Czytelne wskazanie zasad użytkowania

• Uruchomienie portalu

III. Proces wdrożenia intranetu III. Proces wdrożenia intranetu


• Decyzję o wdrożeniu intranetu podejmuje kierownictwo firmy. Sama inicjatywa często bywa oddolna.

• Wdrożenie powinno uwzględniać bieżącą obsługę procesów, obieg dokumentów w firmie oraz nawyki pracowników

• W proces projektowania Intranetu powinny być zaangażowane osoby posiadające kompleksową wiedzę o działaniu przedsiębiorstwa jako całości.

• Należy uwzględnić aspekty techniczne oraz organizacyjne. Nieocenione jest wsparcie kadry zarządzającej.

• Ważne – udział PR w budowaniu intranetu.

Jak wdrażać Intranet?Jak wdrażać Intranet?


• Łączenie treści formalnych (50%) z nieformalnymi (50%)

• Koncepcja luźnej strony informacyjnej

• Dopuszczenie anonimowości – rzecz zaufania

• Stały rozwój

• Aktualizacja dwutorowa (blog i news)

• Włączenie na tyle dużo treści formalnych i wiedzowych, by intranet był traktowany poważnie

• Nieprzenoszenie ruchu do intranetu

IV. Założenia systemuIV. Założenia systemu


• Przyjazny system zarządzania treścią

• Zabezpieczenia dostępu ograniczone do pracowników

• Monitoring ruchu po IP

• Monitorowanie odwiedzalności

• Wdrażanie kolejnych rozwiązań

• Możliwość definiowania uprawnień dla grup pracowników oraz personalizowanie dla nich informacji

• Możliwość nieograniczonej rozbudowy struktury intranetu

• Szeroki wachlarzu dostępnych gotowych rozwiązań funkcjonalnych

• System jest absolutnie otwarty na rozbudowę

IV. Założenia systemu - technologicznieIV. Założenia systemu - technologicznie


V. Co znajduje się w sieci IntranetV. Co znajduje się w sieci Intranet

Aplikacje standardowe (najważniejsze: podział na dwa obszary):

• baza dokumentów

• biuletyn informacyjny

• struktura organizacyjna

• wewnętrzna książka teleadresowa (wraz z wyszukiwarką)

• zarządzanie urlopami i nieobecnościami

• terminarz korporacyjny

• baza wiedzy

• sondy i ankiety


Niestandardowe aplikacje:

• galeria zdjęć pracowników, fotografii ze wspólnych imprez

• opis ludzi

• mapa przedstawiająca schematyczną strukturę firmy

• skrzynka pomysłów, gdzie pracownicy mogą zamieszczać swoje sugestie dotyczące rozwoju firmy, wspólnych imprez oraz spotkań itd.

• blogi redagowane przez team leaderów poszczególnych marek, działów czy zarządu

• dział aktualności, gdzie zamieszczane będą różne informacje dotyczące pracowników oraz życia firmy, a także ogłoszenia o dowolnej tematyce

• informacje o aktualnie prowadzonej rekrutacji

• okolicznościowy kalendarz, roczne plany rozwojowe, cele firmy itd.

V. Co znajduje się w sieci IntranetV. Co znajduje się w sieci Intranet


galeria

blogi

Informacje i aktualności

Kalendarz imprez firmowych

VI. KorzyściVI. Korzyści

Kodeks etyczny, który stał się nim faktycznie

Baza wiedzy – wykorzystywana i rozbudowywana przez ludzi

Opis struktury oraz nowych rekrutacji

Kalendarz urlopów

Anonimowa skrzynka pomysłów


Bazę wiedzy każdy rozbudowuje samodzielnie; struktura firmy pomaga się „nie zgubić”


Pełna i jedyna wiarygodna identyfikacja wizualna firmy oraz jej marek


Moduł galerii – dokumentuje dla „potomnych” wydarzenia w firmie


Kalendarz zasobów stał się również miejscem powiadomień o urlopach, L4, urodzinach, ważnych wydarzeniach w firmie


System blogów wewnętrznych:

• 9 blogów

• Dowolność komentowania i polemik

• Odwiedzany codziennie

• Wpisy cytowane w wewnętrznych rozmowach

• Odwiedzany codziennie przez 90% ludzi w firmie

• Zintegrowany z mikroblogiem

• Przez 2,5 roku 162 wpisy moje i ok. 250 wpisów pracowników

• Zdecydowanie najskuteczniejsze źródło przekazywnaia informacji


Intranet pozwala przełamać dystans komunikacyjny w firmie. Każdy z działów ma inny system organizacji, inną strukturę, a

nawet ...poczucie humoru….


… czasami dość specyficzne.


Przykładowe zastosowania Przykładowe zastosowania Intranetu w innych firmachIntranetu w innych firmach


• Jasne określenie reguł i procedur obowiązujących w firmie

• Zapewnienie dostępu pracowników do aktualnych informacji

• Stworzenie ogólnodostępnej bazy dokumentów

• Oszczędność w wykorzystaniu materiałów biurowych

• Skrócenie czasu oraz monitorowanie zadań wykonywanych przez pracowników

• Szybsza adaptacja nowych pracowników

• Skrócenie czasu szkoleń wewnętrznych (samoszkolenie pracowników)

• Zarządzanie informacją z jednego źródła daje możliwość jej aktualizacji oraz modyfikacji

Pracownicy stają się ambasadorami marki mając przekonanie do jej uczciwości komunikacyjnej względem nich samych

Efekty wdrożenia IntranetuEfekty wdrożenia Intranetu


DziękujęDziękuję! :)! :)

www.adweb.pl

Bartłomiej Juszczyk

[email protected]

Business

Komunikacja wewnętrzna w firmie, PR niedoceniany. Narzędzia, przykłady, porażki i najlepsza praca świata