PAMERAN, CONFEX, PAMERAN, CONFEX, EXPOEXPO

PAMERAN, CONFEX, PAMERAN, CONFEX, EXPOEXPO

Istilah-istilah :• Trade show ……• Exhibiton• Exposition (Expo)• Conference-Exhibition (Confex)• Scientific/Technical ConferenceNote : di Amerika Serikat kegiatan ini

dirangkum dengan nama Trade Show

Kegiatan Utamanya :• Memasarkan gagasan, produk dan jasa

pelayanan dalam suatu kegiatan (event)

Note :Kegiatan (event) ini menyatukan leveransir, produk, alat-alat (equipment), jasa pelayanan dalam satu ruang lingkup dan suasana untuk menggelar peragaan pameran dan persidangan konferensi terkait, yg akhirnya memberi kesempatan kepada pengunjung dan peserta untuk menikmati kegiatan gabungan ini.

Tempat Kegiatan :• Convention Center (Pusat Konvensi)• Ruang Pameran (Exhibition Hall)• Ruang Sidang Konfrensi• Hotel Besar

Note :Suatu kesempatan bagi perancang persidangan konvensi, kelompok pemasok (supplier) dan para peserta pameran (exhibitor) bekerja sama secara fisik memamerkan produk, meningkatkan disiplin ilmu sosial dan pemasaran industri.

Kegunaan efektif dari kegiatan berbagai jenis

pameran, sbb :• Menarik dan menemu kenali prospek

baru• Pelayanan pelanggan-pelanggan baru• Memperkenalkan produk baru• Mengetahui informasi produk unggulan• Memacu semangat dan citra korporasi

Pembagian Booths untuk para exhibitor dapat

dilakukan :• Pendaftar pertama dilayani

pertama (fair)(First Come First Serve)

• Point System• Lottery System• Advance sales

Pelaku-pelaku pameran :

• Pengelolaan Pameran• Pengelolaan Pameran Korporasi• Pelayanan Pameran• Pengelolaan Balai Pameran/Pusat

Konvensi

Manajer Pameran :• Pelaksana pengelolaan pameran yang

bertindak sebagai pengusaha (entrepreneur) pameran

• Tugas Pokoknya :- Membuat perumusan konsep dan

pengembangan bisnis pameran, termasuk penjualan dan pemasarannya, periklanan dan promosinya.

Manajer Pameran Korporasi :

• Pengelolaan pameran korporasi.• Tugas pokoknya :- Bertanggungjawab atas kelancaran

penyelenggaraan pameran dari segi aspek-aspek media pemasarannya.

- Melakukan perjalanan dari pameran ke pameran dimana saja pameran diselenggarakan.

Pelayanan Pameran (Trade Show Service):

• Kelompok yang mengerjakan segmen-segmen kontraktor pelayanan pameran (exposition service contractor) atau lazim disebut dekorator/kontraktor umum (general kontraktor)/kontraktor pelayanan pameran (exposition service kontraktor)

• Cakupan tugasnya a.l :- Kereta angkut barang (drayage), utiliti, stan,

dinding, karpet, furnitur sewaan, bantuan logistik kebutuhan stan pameran.

Manajer Balai Pameran/Pusat Konvensi :• Menyediakan ruangan pameran

terbuka (a freestanding exhibit hall), pusat konvensi yg komprehensif, ballroom dan ruang tempat pameran.

Kesimpulan :• Hubungan pelaku-pelaku utama industri

pameran ini terletak pada asosiasi/korporasi atau manajer pameran yang melahirkan kegiatan program pameran sebagai suatu event.

• Tugas penting Manajer Pameran :1. Menyakinkan para peserta pameran

(exhibitor) bahwa pameran pasti berlangsung sukses.

2. Bahwa anggota asosiasi/korporasi dan industri terkait memang merasa perlu menghadiri pameran dimaksud.

PELAKSANAAN PAMERAN

• Pameran (Fair or Trade Show) adalah usaha untuk menggelar barang-barang, produk, ide/gagasan atau jasa pelayanan dipromosikan dengan tujuan untuk dijual.

• Jenis Pameran dapat dibagi kedalam berbagai kriteria.

• Berdasarkan Teritorialnya: (1) Pameran Nasional (2) Pameran Internasional

• Pameran Nasional bisa diadakan di luar negeri (misalnya Pameran Jepang di Amerika Serikat, USA Expo di Indonesia)

• Dari segi barang yang dipamerkan ada pameran vertikal dan pameran horizontal

• Pameran Vertikal menggelar satu jenis produk

• Pameran Horizontal menggelar berbagai jenis produk.

• Dari segi ukurannya pameran bisa dikategorikan kecil, sedang atau besar terdiri dari dua atau tiga dimensi:

– Pameran tempel (poster)– Pajangan di atas meja– Pameran di hotel– Pameran distan-stan (booths)– Pameran di bangunan bebas– Pameran diluar bangunan (dilapangan

terbuka) , contoh pameran dirgantara (pesawat-pesawat terbang)

Note : Pameran2 ini a/ pameran yang

penyelenggaraannya dikaitkan dengan program kegiatan persidangan konvensi.

Alasan-alasan penggabungan kegiatan

confex :• Untuk tambahan penghasilan ( langsung

atau tidak langsung)• Sponsor tambahan dalam penyelenggaraan

konferensi• Menarik perhatian industri dan menambah

jumlah delegasi• Keuntungan hubungan masyarakat dilihat

dari kacamata media massa• Menambah pengalaman bagi para peserta

delegasi.

Keuntungan bagi exhibitor dalam

gandengan confex :• Kesempatan biaya jual yang

rendah• Target peserta dan pengunjung

dapat diperkirakan dengan akurat.• Pemahaman terhadap

keinginan/kebutuhan pelanggan khusus teruji.

• Asosiasi dapat menekan biaya pengeluaran karena ditanggung bersama 50% - 50% antara anggota2 dan sponsor, atau 25% - 25% (=50%) asosiasi dan 50% sponsor.

• Bila keuangan asosiasi, pameran dapat diselenggarakan dengan lebih bergengsi dengan menghadirkan pembicara, hiburan lebih meriah dan berbobot.

Aturan dan tata tertib yang perlu menjadi pertimbangan bagi manajer pameran :

• Otoritas pemrakarsa pameran.• Aturan main dlam tata-tertib pameran.• Lokasi dan waktu pameran.• Jadwal pameran.• Penyewaan stan-stan (booths)• Impor sementara barang-barang pameran• Instalasi telepon dan listrik untuk pameran

• Membangun dan membongkar stan-stan (booths)

• Perjanjian pembayaran (sewa maupun beli)• Barang-barang dari pemasok.• Furnitur• Kebersihan dan pemeliharaan• Sekuriti• Asuransi• Pembatalan• Tanda-tanda pengenal bagi semua staf,

petugas, peserta, sekuriti.• Legalitas hukum program kegiatan

pameran.

SYARAT LOKASI DAN BIAYA

• PENENTUAN LOKASI• Cukup luas• Rasio ruang kosong dan luas areal lokasi 50:50• Perhatikan tiang-tiang besar dan ruang tak

tentu bentuk• Peraturan bangunan setempat (pemerintah

setempat) dimana loaksi berada harus mendapat perhatian khusus.

• Tanyakan contoh pameran sebelumnya.

PENDAFTARAN• Perusahaan2 peserta pameran menyerahkan

formulir pendaftaran keikitsertaan mereka dengan DP sbb :

• 30% dari jumlah harga sewa stan disertai formulir pendaftaran ditambah 10% dalam bentuk jaminan

• 40% enam bulan sebelum pameran mulai dibuka

• 30% sebulan sebelum pameran resmi dibuka

BIAYA-BIAYA• Harga tetap per M2• Harga khusus untuk area (hall)• Harga lebih murah untuk build up & break

down days• Penalti (denda) untuk keterlambatan atau

mendahului waktu yang telah ditetapkan• Harus ada perkiraan pengeluaran dan

pendapatan dari sewa, jual beli kebutuhan alat dan perlengkapan pameran