Kriteria A4 Pengurusan Projek Pembangunan

LAWATAN PASUKAN INSPEKTORAT SSR MAMPU TAHUN 2008 (14 – 17 Julai 2008)

KEMENTERIAN KERJA RAYA MALAYSIA

www.kkr.gov.my

KRITERIA

PENGURUSAN PROJEK

PEMBANGUNAN

PENGURUSAN PROJEK

PEMBANGUNAN

1



www.kkr.gov.my

A4.1 : PERANCANGAN SISTEM PENGURUSAN, PEMANTAUAN DAN PENILAIAN PROJEK


a. Mekanisme dan Sistem Perancangana. Mekanisme dan Sistem Perancangan

b. Bilangan / Peratus Ringkasan Projekb. Bilangan / Peratus Ringkasan Projek

c. Alat-alat Pengurusan yang digunapakaic. Alat-alat Pengurusan yang digunapakai

d. Laporan Kemajuan Bulanan antara Agensi Pelaksana dan Agensi Pusat

d. Laporan Kemajuan Bulanan antara Agensi Pelaksana dan Agensi Pusat

f. Mengenal pasti projek mengikut garis panduan penilaianf. Mengenal pasti projek mengikut garis panduan penilaian

e. Bilangan Variation Orderse. Bilangan Variation Orders

g. Pelaksanaan penilaian projek-projek yang dikenal pastig. Pelaksanaan penilaian projek-projek yang dikenal pasti

h. Pembentangan hasil penilaian dalam mesyuarat Kementerianh. Pembentangan hasil penilaian dalam mesyuarat Kementerian

i. Penggunaan hasil penilaian dalam perancangan projekseterusnya

i. Penggunaan hasil penilaian dalam perancangan projekseterusnya

2



www.kkr.gov.mywww.kkr.gov.mywww.kkr.gov.my

Mesyuarat Jawatankuasa Tindakan Pembangunan Kementerian Kerja Raya (JTPK)

Mesyuarat Jawatankuasa Khas Pemantauan Pelaksanaan Projek-Projek RMKe-9 (JKPPP)

Mesyuarat Pemantauan Projek Lewat Jadual dan SakitMesyuarat Pasca Kabinet (POSKAB)Pelaporan Mesyuarat TapakSistem Pemantauan Projek II (SPP II)Lawatan / Laporan Tapak

Mesyuarat Jawatankuasa Tindakan Pembangunan Kementerian Kerja Raya (JTPK)

Mesyuarat Jawatankuasa Khas Pemantauan Pelaksanaan Projek-Projek RMKe-9 (JKPPP)

Mesyuarat Pemantauan Projek Lewat Jadual dan SakitMesyuarat Pasca Kabinet (POSKAB)Pelaporan Mesyuarat TapakSistem Pemantauan Projek II (SPP II)Lawatan / Laporan Tapak


A4.1(a): Mekanisme dan Sistem Perancangan

3



www.kkr.gov.my

CARTA ALIRAN PROJEK PEMBANGUNAN RANCANGAN PEMBANGUNAN LIMA TAHUNCARTA ALIRAN PROJEK PEMBANGUNAN RANCANGAN PEMBANGUNAN LIMA TAHUN

12. Penyenggaran Jalan dan Inventori •Pemantauan Dalam Tempoh Kecacatan•Penyediaan Anggaran Perbelanjaan Penyenggaraan•Pengesahan Penutupan Akaun•Perwartaan Dan Inventori Jalan

13. Penilaian & Kajian Outcome•Outcome Projek Mengikut PerancanganPengubahsuai Jajaran/ MenaiktarafKetirisan dan Penyertaan BumiputraPenambahbaikkan RekabentukLaporan Outcome

1. Perancangan Strategik Rangkaian Jalan• Pengenalpastian Jajaran dan Projek•Kajian Kemungkinan Dari Segi Keperluan DasarPelan Strategik Rangkaian Jalan

2. Kajian Semula Rancangan Pembangunan Untuk Rancangan Malaysia Lima Tahun•Penetapan dari segi Polisi, Penentuan Projek,Anggaran Kewangan dan Jadual Pelaksanaan

3. Kelulusan EPU, Jabatan Perdana Menteri

• Senarai Projek Diluluskan

4. Pra-Bajet• Penetapan JajaranRingkasan ProjekPenentuan TapakAnggaran KosPengisytiharan Jalan Negeri Untuk Naiktaraf

5. Kelulusan Bajet Oleh Kementerian Kewangan

• Senarai Projek Diluluskan

6. Penyerahan Projek Kepada Jabatan Teknikal Untuk Pelaksanaan

7. PenyediaanNeed of Statement

8.TatacaraPerolehan

Rekabentuk Dalaman atau Perunding Yang

Dilantik

Reka dan Bina

Menyelesaikan Urusan PengambilanBalik Tanah dan Penetapan Jalanan

Penyediaan Dokumen

Tender

Secara Rundingan Harga

Surat Nlat Kepada Kontraktor Dengan Kululusan Perbendaharaan

Penilaian Dan Rundingan Harga Oleh Jabatan TeknikalKelulusan

Kementerian Kewangan

Tender Terbuka

Tender Terhad Dengan Kelulusan Perbendaharaa n

Penilaian Tender

Lembaga Tender

Kelulusan Kementerian Kewangan

Surat Setuju Terima Untuk Menyelesaikan Urusan Pengambilan Tanah dan

11. Siap•Penyerahan Projek Siap oleh JKR ke KKR

10. Pemantauan•Kemajuan FizikalPengurusan KewanganMasalah TapakPengalihan UtilitiPengurusan KontrakPengurusan TrafikPengurusan Kewangan & Kontrak KontraktorPenyertaan Bumiputera & Ketirisan

9. Pembinaan

• Masuk Tapak oleh kontraktor

8a. Surat Setuju Terima (LA)

< RM50 j

> RM50 j

PROSES PEROLEHAN

Proses Bahagian/Agensi yang Bertanggungjawab

1,2,4,13 Bahagian Perancang Jalan (BPJ)3,4,5,6,10 Bahagian Pembangunan & Penswastaan (BPP)

12 Bahagian Kawalselia Penyenggaraan (BKS)

4,8 Bahagian Kewangan (BK) dan JKR10,13 Bahagian Pembangunan Bumiputera (BPB)

7,9 Jabatan Kerja Raya (JKR)

4



www.kkr.gov.my


A4.1(b): Bilangan / Peratus Ringkasan Projek

BILANGAN PROJEK

PEMBANGUNAN KKR

BILANGAN RINGKASAN

PROJEKPERATUS

(%)

BILANGAN RINGKASAN

PROJEK LENGKAP

534 534 100 169

5



www.kkr.gov.my

A4.1(c): Alat-alat Pengurusan yang digunapakai


Sistem Pemantauan Projek II (SPP II)SKALACritical Path Method (CPM)Carta GanttSistem Maklumat Eksekutif (EIS)

Sistem Pemantauan Projek II (SPP II)SKALACritical Path Method (CPM)Carta GanttSistem Maklumat Eksekutif (EIS)

6



www.kkr.gov.my


d (ii). Pencapaian Sasaran yang dirancang

d (i). Laporan daripada Jabatan Kerja Raya & Lembaga Lebuhraya Malaysia

A4.1(d): Laporan Kemajuan Bulanan antara AgensiPelaksana dan Agensi Pusat

Menerima laporan secara berkala daripada JKR dan LLM

KPI KKR PENCAPAIANPerbelanjaan Peruntukan Tahunan > 95%

Sehingga 30 Jun 2008, perbelanjaan KKR adalah RM 2.6 billion iaitu sebanyak 46.2%.

Bilangan Projek Lewat < 5% 7 projek atau 1.31%Bilangan Projek Sakit < 3% 0

7



www.kkr.gov.my

Penilaian Variation Order dilaksanakan oleh sebuah Jawatankuasa di pelbagai peringkat, i.e:

– Peringkat Negeri (bagi VO < RM 1 juta)– Peringkat Ibu Pejabat:

• Bagi VO diantara RM 1 juta – RM 2 juta (dipengerusikan oleh TKPKR 1)

• Bagi VO diantara RM 2 juta – RM 6 juta (dipengerusikan oleh KPKR)

A4.1(e): Nyatakan Bilangan / Peratus Projek Yang MelibatkanPermohonan Variation Orders

TAHUN BILANGAN PROJEK YANG MELIBATKAN VARIATION ORDER

2007 48

2008 33

8



www.kkr.gov.my


A4.1(f): Mengenal pasti projek mengikut Surat Pekeliling Am Bilangan 3 Tahun 2005 Garis Panduan Penilaian

Program Pembangunan

4 Projek – dijalankan secara dalaman

• Projek Jambatan Sayong Kuala Kangsar, Perak• Projek Jalan Keningau - Kemanis, Sarawak• Menaiktaraf Jalan Muar – Melaka – Alor gajah –

Simpang Ampat.• Pembinaan Jalan Nangoh - Kanibungan, Sabah

536 projek – dijalankan bersama agensi lain.

9



www.kkr.gov.my

A4.1(g): Pelaksanaan penilaian projek-projek yang dikenal pasti


10

Laporan Penilaian bagi keempat-empat projek yang dibuat secara dalaman.

Laporan Outcome Base Assessment – dibuat dengan kerjasama agensi lain.



www.kkr.gov.my


A4.1(h): Pembentangan hasil penilaian dalam mesyuaratKementerian

11

Pembentangan Kertas Kerja Penilaian Outcome

Bengkel Penilaian Program di Hotel Marriot Putra jaya

Bengkel Pemantapan Penilaian Program di ICU (5 Nov 2007)

Bengkel ICU di WaterCity, Melaka pada tahun 2006

Bengkel Kedua Penyediaan Kajian Separuh Penggal Rancangan Malaysia Ke Sembilan (KSP RMKe9) di PICC Putrajaya.



www.kkr.gov.my

A4.1(i): Penggunaan hasil penilaian dalam perancangan projekseterusnya


12

• Cadangan Penggunaan

– Semakan Laporan Kajian Separuh Penggal RM-9 KKR

– Semakan Blue Print Pelaksanaan Rangkaian Jalanraya Malaysia dalam RM-9 KKR

i. Meningkatkan Aksesibiliti – seperti penjimatan masa perjalanan,

ii. Meningkakan taraf sosio ekonomi – seperti pertambahan pelancungan, industri kecil.

iii. Meningkatkan tahap keselamatan – pengurangan jumlah kemalangan.



www.kkr.gov.my

A4.2 : PENGENDALIAN JAWATANKUASA TINDAKAN PEMBANGUNAN KEMENTERIAN (JTPK)

A4.2 : PENGENDALIAN JAWATANKUASA TINDAKAN PEMBANGUNAN KEMENTERIAN (JTPK)

a. Mekanisme Penyelarasan Pelaksanaan Projeka. Mekanisme Penyelarasan Pelaksanaan Projek

b. Takwim JTPK KKRb. Takwim JTPK KKR

c. Bilangan Mesyuarat JTPK Dalam Tempoh Setahunc. Bilangan Mesyuarat JTPK Dalam Tempoh Setahun

d. Bilangan Masalah Projek yang Diselesaikand. Bilangan Masalah Projek yang Diselesaikan

13



www.kkr.gov.my

A4.2

: PENGENDALIAN JAWATANKUASA TINDAKAN PEMBANGUNAN KEMENTERIAN (JTPK)

A4.2 (a): Makenisme Penyelarasan Pelaksanaan Projek

Mesyuarat Jawatankuasa Tindakan Pembangunan Kementerian (JTPK)

Mesyuarat Jawatankuasa Khas Pemantauan Projek-Projek Pembangunan RMKe-9 (JKPPP)

Mesyuarat Pemantauan Projek Lewat Jadual dan Sakit


Mesyuarat Jawatankuasa Khas Pemantauan Projek-Projek Pembangunan RMKe-9 (JKPPP)

Mesyuarat Pemantauan Projek Lewat Jadual dan Sakit

14



www.kkr.gov.my


• PUNCA KUASA– Arahan no. 1, 2004, Majlis Tindakan Negara, Jabatan Perdana Menteri– “JTPK adalah badan di peringkat kementerian bertanggungjawab memastikan

keputusan MTN dan JKTN dilaksanakan. JTPK juga perlu menangani isu / masalah dasar dan strategi pelaksanaan program / projek pembangunan di bawah DWN bagi kementerian masing-masing”

• KEAHLIAN– Pengerusi: KSU Kementerian Kerja Raya– Ahli:

– TKSU (P) Kementerian Kerja Raya– Ketua Jabatan / Agensi– Ketua Bahagian / Unit Teknikal

– Ahli Jemputan– Individu yang dijemput oleh Pengerusi berasaskan isu semasa yang dibincangkan

– Urusetia– Setiausaha Bahagian Pembangunan dan Penswastaan

• KEKERAPAN MESYUARAT– Bermesyuarat sekurang-kurangnya sebulan sekali atau seperti yang ditetapkan

oleh Pengerusi

A4.2


15



www.kkr.gov.my


• PELAKSANAAN– Tahun 2007 – sebanyak 12 mesyuarat telah diadakan.– Tahun 2008 – sehingga Jun, 6 mesyuarat telah diadakan (50%),

dan dijangka sebanyak12 mesyuarat akan diadakan sehingga Disember.

• PERKARA-PERKARA DIBINCANGKAN– Memastikan semua keputusan MTN & JKTN dilaksanakan

sepenuhnya– Menyelaras perancangan pelaksanaan semua program/projek

pembangunan di bawah kementerian– Mengawasi/memantau dan menilai impak program/projek

pembangunan kementerian– Memastikan pematuhan sepenuhnya penggunaan SPP II di

semua peringkat– Memantau perancangan pelaksanaan semua program/projek

pembangunan di bawah Kementerian-Kementerian Pelanggan16



www.kkr.gov.my

A4.2


A4.2 (b): Takwim JTPK KKR

No Bilangan Mesyuarat Tarikh

Perancangan Tarikh

Sebenar

1 1/2008 29 Januari

2008 29 Januari

2008

2 2/2008 26 Februari

2008 26 Februari

2008

3 3/2008 25 Mac 2008 25 Mac 2008

4 4/2008 28 April 2008 28 April 2008

5 5/2008 27 Mei 2008 3 Jun 2008

6 6/2008 30 Jun 2008 30 Jun 2008

7 7/2008 29 Julai

2008

8 8/2008 26 Ogos

2008

9 9/2008 30 September 2008

10 10/2008 28 Oktober

2008

11 11/2008 25 November 2008

12 12/2008 24 Disember

2008

TAKWIM INI TELAH DIEDARKAN DALAM MESYUARAT JTPK BIL 12/2007 PADA 28 DISEMBER 2007 DAN SURAT PERLANTIKAN SEMULA AHLI JTPK BAGI TAHUN 2008 TELAH DISEDIAKAN DAN DIEDARKAN KEPADA SEMUA AHLI PADA 25 JANUARI 2008.

17



www.kkr.gov.my

A4.2


A4.2 (c): Bilangan Mesyuarat JTPK Dalam Tempoh Setahun

No. MESYUARATTARIKH

PERANCANGAN SEBENAR

1 JTPK BIL. 1/2007 25.01.2007 30.01.2007

2 JTPK BIL. 2/2007 26.02. 2007 26.02.2007

3 JTPK BIL. 3/2007 29.03.2007 30.03.2007

4 JTPK BIL. 4/2007 26.04.2007 24.04.2007

5 JTPK BIL. 5/2007 31.05.2007 30.05.2007

6 JTPK BIL. 6/2007 28.06.2007 28.06.2007

7 JTPK BIL. 7/2007 26.07.2007 26.07.2007

8 JTPK BIL. 8/2007 30.08.2007 30.08.2007

9 JTPK BIL. 9/2007 27.09.2007 28.09.2007

10 JTPK BIL. 10/2007 30.10.2007 02.11.2007

11 JTPK BIL. 11/2007 29.11.2007 29.11.2007

12 JTPK BIL. 12/2007 28.12.2007 28.12.2007

Takwim JTPK bagi tahun 2007

18



www.kkr.gov.my

A4.2


• Penyelesaian Projek – Projek Lewat Jadual / Sakit 2007

19

d. Bilangan / Peratus Projek Sakit yang Diselesaikan dalam Mesyuarat JTPK

Kategori Masalah Bilangan Projek(bermasalah)

Bilangan Projek(diselesaikan)

Projek Sakit 6 5

Projek Lewat Jadual 19 19



www.kkr.gov.my

A4.2


• Penyelesaian Projek – Projek Lewat Jadual / Sakit 2008

20

d. Bilangan / Peratus Projek Sakit yang Diselesaikan dalam Mesyuarat JTPK

Kategori Masalah Bilangan Projek(bermasalah)

Bilangan Projek(diselesaikan)

Projek Sakit 0 0

Projek Lewat Jadual 12 7



www.kkr.gov.my

A4.3 : PENGGUNAAN SISTEM PEMANTAUAN PROJEK II (SPP II)


a. Penggunaan SPPII Secara Langsung (On-Line) Dalam Mesyuarat Pemantauan Projek

a. Penggunaan SPPII Secara Langsung (On-Line) Dalam Mesyuarat Pemantauan Projek

b. Status Pelaksanaan Projek-Projekb. Status Pelaksanaan Projek-Projek

c. Tahap Pengemaskinian Maklumat Kewanganc. Tahap Pengemaskinian Maklumat Kewangan

d. Tahap Pengemaskinian Maklumat Aktivitid. Tahap Pengemaskinian Maklumat Aktiviti

f. Peratus Kekerapan Log – In ID Penggunaf. Peratus Kekerapan Log – In ID Pengguna

e. Tahap Pengemaskinian Maklumat Ame. Tahap Pengemaskinian Maklumat Am

g. Latihan Kepada Kakitangang. Latihan Kepada Kakitangan

21



www.kkr.gov.my


A4.3(a): Penggunaan SPPII Secara Langsung (On-Line) DalamMesyuarat Pemantauan Projek

• SPP II merupakan “tools” yang diterima pakai oleh semua agensi Kerajaan bagi tujuan pelaporan Pemantauan Projek. Sehingga kini KKR telah mencapai tahap pengemaskinian Maklumat Am dan Aktiviti sebanyak 100% manakala Maklumat Kewangan sebanyak 85%.

• KKR turut mengguna pakai sistem GIS dan SKALA bagi memperkasakan mekanisme pelaporan Prestasi Pelaksanaan Projek-projek Pembangunan RMKe-9, KKR

22



www.kkr.gov.my


A4.3(b): Status Pelaksanaan Projek-Projek

NAMA KEMENTERIAN Bil. DP BM IJ LJ DJ SS Batal

KosProjek

(RM) bilion

SilingProjek

(RM)bilion

KementerianKerja Raya 534 50 3 256 6 29 190 22 49.9 19.6

Legend:

DP : Dalam Perancangan LJ : Lewat Jadual

BM : Belum Mula DJ : Dahulu Jadual

IJ : Ikut Jadual SS : Sudah Siap

23



www.kkr.gov.my


A4.3(c): Tahap Pengemaskinian Maklumat Kewangan

24

KKR telah mencapai tahap pengemaskinian Maklumat Kewangan sebanyak 85%.



www.kkr.gov.my


A4.3(d): Tahap Pengemaskinian Maklumat Aktiviti

* Maklumat SPP II ini adalah sehingga 30 Mei 2008

25



www.kkr.gov.my


A4.3(e): Tahap Pengemaskinian Maklumat Am

* Maklumat SPP II ini adalah sehingga 30 Mei 200826



www.kkr.gov.my


A4.3(f): Peratus Kekerapan Log – In ID Pengguna

Nama Kementerian Bil. PenggunaLogin

JumlahPengguna

Berdaftar KKR

%Pengguna

Login

Kementerian KerjaRaya 16 62 25.81

•

Kadar Log-in adalah

kurang

disebabkan

aktiviti

pengemaskinian

maklumat

dalam

SPP II hanya

dijalankan

di

Bahagian

Pembangunan dan

Penswastaan, KKR.

27



www.kkr.gov.my

• Latihan penggunaan SPP II telah diberikan kepada pegawai dan kakitangan dalam tahun 2007. Kursus yang telah diadakan adalah seperti berikut:

1. Taklimat Pra-Pelaksanaan SPP II Web dan Modul Pembayaran Secara On Line7 September 2007Peserta KKR: 15 pesertaUnit Penyelarasan & Pelaksanaan, Jabatan Perdana Menteri

2. Kursus “Data Cleaning” Maklumat SPP II26 Oktober 2007Peserta KKR: 12 pesertaUnit Penyelarasan & Pelaksanaan, Jabatan Perdana Menteri

3. Sesi Latihan Penggunaan SPPII Berasaskan Web28 November 2007 – 30 November 2007Peserta KKR: 12 pesertaUnit Penyelarasan & Pelaksanaan, Jabatan Perdana Menteri


A4.3(g): Latihan Kepada Kakitangan

28

Business

Kriteria A4 Pengurusan Projek Pembangunan