Embed Size (px)
Citation preview
T.C.SAKARYA ÜNİVERSİTESİ
SOSYAL BİLİMLER ENSTİTÜSÜ
KURUMSAL KAYNAK PLANLAMASI(ERP)
ÖDEV ÇALIŞMASI
Danışman:Yrd. Doç. Murat AYANOĞLU
Hazırlayan:İbrahim SOMAR
SAKARYA-2004
BİRİNCİ BÖLÜM
2
KURUMSAL KAYNAK PLANLAMASI (ERP)
1. ERP’NİN TANIMI
1990’ların başlarında MRP, MRP II, CRP ve DRP’nin uygulamalarının
bütünleştirilmesi ile doğmuş olan Kurumsal Kaynak Planlamasının tanımı en
genel haliyle genellikle rekabetçi farklılıklar için ifade edilen kişiselleştirmeler
ile birlikte temel iş süreçleri için geliştirilmiş standart yazılım modüllerinin
uygulaması olarak yapılabilmektedir.1
Kurumsal Kaynak Planlaması bir işletmenin bütün departmanlarını tek
bir bilgisayar sistemi altında toplayarak sunan bir sistemdir. Bu ortak bilgi
sistemi ile gerekli olan bütün veriler tek bir veri tabanında işletme
çalışanlarının kullanımına sunulur. ERP bütünleşik yapısı itibariyle bütün
verileri tek bir veri tabanında toplayarak fonksiyonellik sağlar ve farklı
ihtiyaçları olan farklı birçok departmanın birbirleriyle uyumlu çalışmasını ve
aralarında daha iyi bir bilgi paylaşımı sağlar. APICS (American Production
and Inventory Control Society- Amerikan Üretim ve Stok Kontrol Topluluğu)
tarafından yapılan tanımlamaya göre ise, Kurumsal Kaynak Planlaması
Sistemleri, etkili bir planlama ve gerekli tüm kaynakların kontrolü için müşteri
siparişlerinin alımı, yerine getirilmesi, teslimi ve bunların hesapları ile
raporlarını içeren bir metot sunar.2
ERP’nin popüler olmasının en önemli nedeni, bir organizasyonun etkin
bir biçimde faaliyete geçmesini sağlaması, uzun dönem planlamalarda
kullanılabilir analiz ve raporlamaya sahip olması ve uygulama ile sistem
kaynaklarını en iyi biçimde kullanmasıdır. Klasik sistemlerde çok basit bir
üretim siparişi bile belki yüzlerce parçaya bölünmüş, kağıda dökülmüş ve
bölümler arasında kopukluk yaratacak işlemlere dönüşüyordu. Bölümler
1 Ali Orhan Aydın, Kurumsal Kaynak Planlama Yazılımlarının Kalite Özgüllüklerinin Belirlenmesi, Yüksek Lisans Tezi, Gazi Üniversitesi Fen Bilimleri Enstitüsü, 2003, s.402 Eren Taşçı, İşletmelerde Kurumsal Kaynak Planlamasının Üretim Faaliyetlerine Etkisi: Bir Alan Araştırması, Yüksek Lisans Tezi, Gazi Üniversitesi Fen Bilimleri Enstitüsü, 2006, s. 4
3
arasındaki iletişimsizlik ve hareket fazlalığından kaynaklanan zaman kayıpları
zamanında teslim edememeye ve hataya neden olabilirdi. Alınan sipariş tam
anlamıyla kontrol dışında gelişen bir süreçte ilerliyordu. ERP sayesinde tam
entegrasyon sağlanmış olup, eski iletişimsizliğe bir son verilmiştir. Bütün
operasyonel ve idari birimler arasında bütünleşik yazılımlar kullanılarak her
bir departmanın görevleri doğrultusunda modüller kullanılarak tam
entegrasyon sağlanmıştır.3
2. ERP’NİN ORTAYA ÇIKIŞ NEDENLERİ VE KULLANIM AMAÇLARI
Organizasyonlar bugün hayati önemi olan iki unsurla karşı karşıyadır.
Küreselleşme ve kısalmış ürün pazarı ömrü. Küreselleşme rekabeti şimdiye
kadar görülmemiş boyutlara çıkarmış durumdadır. Hayatta kalabilmek ve
gelişebilmek için işletmeler zaman içinde ortaya çıkan yeni rekabet
unsurlarına uyum sağlamak zorundadırlar. Böyle bir rekabet ortamında
şirketler başarılı olmak için endüstrideki en iyi uygulamaları takip etmek
zorundadır.
Kısalmış Ürün Pazar Ömrü sürekli geliştirme, ürün esnekliği, süper
etkin lojistik kontrol ve daha iyi tedarik zinciri yönetimi gerektirir. Bütün bunlar
organizasyon içi ve dışı tüm tedarik zincirinde bilgilerin daha hızlı ve hassas
girilmesine bağlıdır. Finans, pazarlama, üretim, insan kaynakları gibi
organizasyonel bölümler esnekliklerini kaybetmeden daha yüksek seviyede
entegrasyon ile çalışmaya ihtiyaç duyarlar. Organizasyon çapında bir ERP
sistemi ile bu ihtiyaçlar karşılanabilir. Bilgisayar ve iletişim teknolojisindeki
büyük ilerlemeler organizasyonun birimlerini aralarında daha sıkı bir
entegrasyon oluşturacak şekilde güvenli iletişim ağları ile birbirine
bağlanabilir hale getirmiştir. Bilgi sistemleri teknolojisi günümüzde makul
fiyata yüksek güvenirlikte bol miktarda veri girişimi mümkün kılmaktadır.
3 Eren Taşçı, a.g.k., s.4
4
Çin ve Hindistan gibi büyük Asya devletlerini de içeren dünya
ekonomilerinin açılmaları, Avrupa Topluluğu, NAFTA gibi konsolide Pazar ve
ticari blokların ortaya çıkışı muhasebe ve finans fonksiyonlarının imalat
fonksiyonları ile daha iyi bir entegrasyonunu gerekli kılan gereksinimler zinciri
oluşturmuştur. Üretmek ve satmak yetersiz kalmış, organizasyonlar finans
sistemlerini karmaşık ticaret sınırları, bariyer ve kotalara göre düzenlemek
durumunda kalmışlardır.
Bütün dünyada ve özellikle Asya ülkelerinde oluşan geniş iş imkanları
sayesinde kontrat ve ihracat amaçlı imalat uygulanabilir olmuştur. Bu
durumda aniden ortaya imalat fonksiyonunun ötesinde bağımlı ve bağımsız
lojistik, malzeme yönetimi, proje yönetimi, finans, satışlar ve personel
yönetimini içeren bir Kurumsal Bilgi Sistemi ihtiyacı ortaya çıkmıştır. Münferit
bilgi sistem modüllerini entegre etmek neredeyse imkansızdır. Gerekli olan
kurumsal gereksinimleri tasarım safhasında dikkate alan bir sistemdir.
Kurumsal Kaynak Planlama sistemleri bu değişim senaryosunun doğal bir
sonucudur.4
ERP Sistemlerinin ortaya çıkış nedenleri şöyle özetlenebilir:
Küreselleşme ve uluslar arası rekabet
Bilgi teknolojisinin sağladığı yeni olanaklar
Uluslar arası dağıtım zincirlerinin yaygın ve daha etkin kullanılır
hale gelmesi
Çok tesisli organizasyonların iyi idare ve kontrol edilmesi
ihtiyacı
Ürün ve üretim politikalarındaki rekabete bağlı değişmeler
Yönetim organizasyonlarında sadeleşme5
4 Mustafa Fatih Yegül, Kurumsal Kaynak Planlama(ERP) ve Türkiye’deki Uygulamaları, Yüksek Lisans Tezi, Gazi Üniversitesi Fen Bilimleri Enstitüsü, 2003, s.27-285 Şehbal Talu, Sorularla Kurumsal Kaynak Planlama, İTO Yayınları, İstanbul, 2004, s.12
5
3. ERP’NİN TARİHSEL GELİŞİMİ
Kurumsal Kaynak Planlama sistemlerinin tarihsel gelişimini incelemek
için iş entegrasyonu kavramlarının gelişim sürecine bakmak gerekir. ERP
kavramının, Malzeme İhtiyaç Planlama (MRP - Material Requirement
Planning) ve Üretim Kaynakları Planlama (MRP II - Manufacturing Resource
Planning) terimlerinden türediği varsayılmaktadır. MRP malzeme ihtiyacını
daha etkin bir biçimde hesaplamak için geliştirilmiş bir sistemdir. Bu sistem
sonradan genişletilerek, satış planlama kapasite yönetimi ve çizelgeleme gibi
işlevleri de kapsayan MRP II sistemi geliştirilmiştir. MRP II o zamanlar, etkin
imalat planlama için bir sonraki adım olarak görülmekle birlikte, firmalar,
karlılık ve müşteri memnuniyeti gibi amaçların sadece üretim değil tüm
işletmeyi ilgilendiren kavramlar olduğunu anlamakta gecikmemiş ve finans,
satış, dağıtım ve insan kaynakları işlevlerinin de dahil olduğu sistemlere
ihtiyaç duyulmaya başlanmıştır.6 MRP II ile ERP arasındaki ana farklılıklar,
tartışma konusu olsa da fonksiyonlardaki önemli değişikliklerden çok
teknolojik odak olarak ileri sürülebilir.
Kurumsal Kaynak Planlaması(ERP), 1990’lı yılların başlarında,
kurumlara yönelik bir çözüm aracı olan Malzeme İhtiyaç Planlamanın (MRP)
ihtiyaçları yeterli ölçüde karşılamaması sonucunda ortaya çıkmıştır. 1990
yılında bir A.B.D. şirketi olan ve iş teknolojileri konusunda yönlendirme ve
önerilerde bulunan Gartner Inc. “ERP” akronimini ilk defa kullandı.7 Gelişim
sürecinde gelinen nokta ile ERP çözümleri, orta ve büyük ölçekli kurumlar
başta olmak üzere, üretim ve ticaret sektöründeki kurumların geri planda yer
alan Sipariş Yönetimi, Finansal Muhasebe, Stok Kontrol, Depolama ve
Dağıtım, Aktif Kaynaklar Yönetimi, İnsan Kaynakları gibi bölümleri ile ön
planda yer alan Satış ve Pazarlama, Elektronik Ticaret ve Tedarik
Sistemlerinin bir arada fonksiyonel organizasyonunu sağlamıştır.8
6 Mustafa Fatih Yegül , a.g.k., s. 207 Stephen Harwood, ERP Kurumsal Kaynak Planlaması, çev. Halefşan Sümen, 2004, s. 108 Fikret Coşkun, Kurumsal Kaynak Planlama, Yüksek Lisans Tezi, Kahramanmaraş Sütçü İmam Üniversitesi, Sosyal Bilimler Enstitüsü, 2007, s.4
6
MRP ve MRP II sistemlerinin devamı olarak bünyesine Bilgisayarla
Bütünleşik İmalat (CIM) ve Dağıtım Kaynakları Planlama (DRP) sistemlerini
de katarak gelişen ve tüm işletme kaynaklarının modüler yapıdan oluşan
ERP sistemi fikrinin ortaya çıkışından, ERP’nin kapsamını ve içerdiği işlevleri
daha iyi anlamak açısından yukarıda adı geçen kavramlardan bahsetmek
uygun olacaktır.
Şekil-1 Kurumsal Kaynak Planlaması (ERP) Kronolojik Gelişimi9
3.1. Malzeme İhtiyaç Planlaması (MRP)
9 http://www.mmo.org.tr/resimler/ekler/0e8517b1fe0b527_ek.pdf?tipi=65&turu=X&sube=0
7
Malzeme İhtiyaç Planlaması (MRP); işletmelerde üretim için neyin, ne
zaman, ne miktarda gerekli olduğunu belirleyen, yani işletmede satın alma
veya üretim sipariş programları hazırlanmasını sağlayan bir sistemdir.10
1960'lı yıllarda bilgisayarların ticari işletmelerde yaygınlaşmaya
başlaması ile ilk kurumsal üretim yönetim sistemi, malzeme ihtiyaç
planlaması MRP (Manufacturing Requirement Planning) yazılımları
kullanılmaya başladı. İlk MRP yazılımı IBM (İnternational Business Machines)
tarafından geliştirilmiştir.11
Malzeme İhtiyaç Planlaması, üretim sürecini aksatacak eksik
parçaların teminini hızlandırma, ihtiyaçları ertelenen parçaların teminini ise
yavaşlatma yoluna gider. Gerçek ihtiyaç ortaya çıkmadan malzemelerin
temin edilmesi ve üretimin gerçekleştirilmesi, sınırlı kapasitenin gereksiz
zamanda kullanılmasına ve stokların yükselmesine neden olur. MRP sistemi,
ihtiyaca göre üretimi hızlandırıp yavaşlatmak suretiyle bu sakıncaları
gidermektedir.12 1970’ler boyunca MRP ve beraberindeki araç ve teknikler
geniş bir kullanım alanı bulmuş ve başarılı bir şekilde uygulanan firmalara
büyük fayda getirmiştir. Artık firmalar gereksinim duydukları kadar malzemeyi
zamanında sipariş verebilme imkanına sahip olmuşlardır. Bu da firmalarda
üretim ve kalite artışı, stoklarda düşme sağlamıştır. MRP’nin kapasiteye
duyarsız oluşu en büyük engel olmuş ve bu yetersizliğinden dolayı Kapalı
Devre MRP (Closed Loop MRP) geliştirilmiştir.13
3.2. Kapasite İhtiyaç Planlaması(CRP:CapasityRequirement Planning)
10 Seyid Ağayev, Kurumsal Kaynak Planlama Sisteminin Seçimi, Kurulumu ve ERP Kullanıcı Firmaların Sistemden Beklentilerinin Analizi, Yüksek Lisans Tezi, Gazi Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü, 2007, s.511 Fikret Coşkun, a.g.k., s.412Seyid Ağayev, a.g.k., s.613 http://www.odevarsivi.com/dosya.asp?islem=gor&dosya_no=30336
8
MRP’deki açık atölye emirleri ve planlanmış siparişler bu siparişleri
zaman periyodunda iş saatleri olarak iş merkezlerine yükleyen CRP için birer
girdidir. CRP kısa veya orta dönemde MRP ile üretilen malzeme planını
gerçekleştirmek için gerekli olan spesifik işgücü ve teçhizat kaynaklarını
miktarsal olarak belirler. Daha sonra gerekli kapasite, potansiyel aşırı veya az
yüklemeleri belirlemek için mevcut kapasite ile karşılaştırır.
3.3. Üretim Kaynakları Planlaması(MRP II:Manufacturing Resource Planning)
MRP-II (Manufacturing Resource Planning) üretim yapan bir şirketin
malzeme tezgah-para-insan gibi kaynaklarının eşgüdüm içinde kullanılmasını
sağlamak için geliştirilmiş bir yöntemdir. MRP-II aynı zamanda kendi
içerisinde bir entegre sistemdir ve tercih edilen yöntem ERP çalışması ile
tamamen benzerdir. Tanımı itibarı ile MRP-II metodolojisi ağırlıklı olarak
üretim yapan sektörlerde kullanıldığı için, yaygın bir yanlış kanı ile iki değişik
yöntem varmış gibi algılanır. Üretim yapan firmalarda genelde izlenen sıra
aşağıdaki gibidir. Bu süreç boyunca, hazır olundukça SCM, CRM, MES, FCP
gibi uygulamalarda sisteme ekleniyor olabilir.14
Günümüzdeki MRP II sistemleri firma düzeyinde satış yönetimi, üretim
planlama ve kontrolü, satın alma gibi faaliyetleri yönetebilmektedir. MRP II
paketlerinin yetersiz kaldığı diğer noktalarda ise ek modüller ya da entegre
çalışabilen paketler devreye girmiştir ancak bu firma düzeyinde kalmıştır ve
firmalar arası bilgi iletişimini sağlayamamıştır. Küreselleşmenin doğal bir
sonucu olarak değişik coğrafi bölgelerdeki iş faaliyetlerinin dağınık veri
tabanları ve küresel entegrasyon yoluyla yönetilmesi önem kazanmış ve ERP
olgunluk çağına girmiştir.15
14 Mustafa Fatih Yegül, a.g.k., s.2215 http://www.ias.com.tr/erp/p-mrp_erp.html,11.12.2006
9
3.3. Dağıtım Kaynakları Planlaması(DRP: Distribution Resource Planning)
Dağıtım Kaynakları Planlaması (DRP - Distribution Resource
Planning) MRP’den esinlenerek envanterin dağıtımında optimizasyon
sağlamaya çalışan bir yöntemdir. Literatürde ilk kez 1975 yılında Kanada’da
bulunan Abbott laboratuarlarında kullanılmıştır.
Dağıtım KaynaklarıPlanlaması(DRP - Distribution Resource Planning)
MRP’den esinlenerek envanterin dağıtımında optimizasyon sağlamaya
çalışan bir yöntemdir. Dağıtım Kaynak Planlaması sistemi şu kriterleri dikkate
alarak çalışır;
● Taşıma araçları ve teçhizatları,
● Yükleme/indirme alanı,
● Depolama alanı ve hacmi,
● Ürünlerin birbirine göre taşıma ve depolama özellikleri,
● Taşımadaki tonaj
● Zaman kısıtları.
DRP, periyotlar boyunca dağıtım depolarının gereksinimlerinin
projeksiyonunu yapar ve ana depodan planlanmış siparişler oluşturur. DRP;
üretim kapasitesinin ve stokların etkin bir şekilde tahsis edilmesini sağlamak,
müşteri servis düzeyini yükseltmek ve stok yatırımlarını düşürmek için, üretim
ve dağıtım yöneticileri tarafından ihtiyaç duyulan bilgi akışını sağlar.
4. ERP’NİN TEMEL ÖZELLİKLERİ
ERP, bir organizasyon içerisindeki fonksiyonlar arasında köprü görevi
yapmaktadır. ERP ile iş süreçleri entegre edilerek tek bir çatı altında toplanır.
ERP sistemlerinin temel özellikleri aşağıdaki gibi özetlenebilir:
10
Tüm sektörleri hedef alan ve kurulumu esnasında
özelleştirilebilen yazılım paketidir. Diğer paketlere kıyasla
özelleştirmeye çok daha müsaittir. Çünkü hedef sektörü
tanımlanmamış olan bu standart paketler kurulum esnasında
kurumun ihtiyaçlarına göre özelleştirilebilmelidirler.
Bir veri tanı yönetimi yazılımı, ara katman yazılımı (middleware) ya
da bir işletim sistemi yazılımdan ziyade ERP bir uygulama
yazılımıdır.
Hem ana verileri hem de iş süreçlerine ait verileri tutan bütünleşik
bir veri tabanıdır.
Temel iş süreçleri hakkında çözüm önerileri sunar.
Birçok kurumsal işlevi hedeflemeyi desteklemesinden dolayı
yüksek oranda işlevsel bir yapıya sahiptir.
ERP ürün paketleri dünya genelinde, ülkelerden ve bölgelerden
bağımsız çözümler sunmak üzere tasarlanmıştır. ERP paketleri
ülkeden ülkeye farklılık gösteren muhasebe işlemleri özel
biçimli belgeler oluşturulması (teklifler, faturalar v.s.) ve insan
kaynakları yönetimi gibi işlevleri ülkesel gereksinimlere uygun
bir şekilde yerine getirir.
Temel ERP ürün paketi dünya ölçeğinde kullanımı sağlamaya
yeterli işlevselliği içermesi sayesinde bazı sektörleri değil tüm
sektörleri hedefler.
ERP yazılımlarını diğerlerinden ayıran bir özellikte ERP
paketlerinin tedarik yönetimi, sipariş yönetimi ve ödeme
11
işlemleri gibi tekrar eden ve sürekli olan iş süreçlerini
destekliyor olmalarıdır.
Kurumsal Kaynak Planlama sistemlerinin işletmeye sağladığı
faydalardan en önemlisi, işletme içindeki tüm fonksiyonları birleştirmesi,
işletme departman ve bölümlerini entegre ederek tek bir veritabanı içinde
görülebilmesini sağlamasıdır. İşletme yönetimi açısından son derece önemli
olan bu özellik karmaşık iş süreçlerinin düzene sokulması ve işletmenin
yapılabilirlik düzeyini artırması bakımından işletmeye artılar katmaktadır.
ERP sistemleri, web tabanlı veya klasik istemci/sunucu
mimarisi için tasarlanmış bir yazılım paketi ile
desteklenmektedir.
ERP sistemleri bir işletmenin hemen bütün süreçleriyle entegre
olmaktadır.
ERP sistemleri işletmenin işlem süreçlerinin hemen tamamını
işleyebilmektedir.
ERP sistemleri geniş bir veritabanı kullanmaktadır.
ERP sistemleri verilere gerçek zamanlı ulaşıma izin
vermektedir.
ERP paylaşıma dayalı özellikleri sayesinde diğer işletmelere
senkronize çalışma imkanı yaratmaktadır.
ERP çeşitli uygulama modelleri yardımıyla işletmenin her
fonksiyonu içine entegre olabilmektedir.
ERP sistemleri sunucu/istemci teknolojisine dayalı bir yapı ile
coğrafi olarak birbirinden farklı birim ve bölümlerde
kullanılabilmektedir.16
16 http://www.tsadergisi.org/arsiv/agustos2008/06.pdf
12
İKİNCİ BÖLÜMİŞLETMELERDE KURUMSAL KAYNAK PLANLAMASI (ERP)
1. KURUMLARI ERP KULLANMAYA GÖTÜREN SEBEPLER
Kurumlar; küreselleşme, hızlı müşteri tepki süreleri ve kısalmış ürün
yaşam süreleri gibi rekabet unsurlarına uyum sağlamak zorundadır. Böyle bir
rekabet ortamında şirketler başarılı olmak için endüstrideki en iyi
13
uygulamaları takip ederek bilginin gerçek zamanlı stratejik kullanım gücünü
elde etmek zorundadır. ERP uygulamalarını gerekli kılan birçok faktör vardır.
Şirketin tutarlı bilgi ihtiyacını karşılayacak kurumsal bir kaynak oluşturmak, ilk
denemede güncel ve güvenilir veriye ulaşmak, iş sistemlerini olabildiğince tek
bir çatı altında bütünleştirmek bunların başlıcalarıdır. Ek olarak ERP
sistemleri son dönemlerde, sadece işletme içi iş süreçlerini bütünleştirmek
için değil, aynı zamanda şirketin tedarikçileri ve müşterileri arasında internet
üzerinden zaman ve yerden bağımsız entegrasyon kurabilme
yeteneklerinden dolayı da tercih edilmektedir. Birçok üretici kurum, ürün
yenileme, daha hızlı teslimat, daha iyi kalite ve daha iyi hizmet konusunda
artan müşteri taleplerini karşılayabilmek için, teknolojik yardıma ihtiyaç duyar.
Küresel bir şirket, farklı yerlerdeki kaynaklarını yönetmek için, gerçek zamanlı
ve doğru bilgiye sahip olmak zorundadır. Bazen farklı zaman dilimleri ve
coğrafi bölgeleri ilgilendiren kararlar, birbirleriyle etkileşimli olarak eş zamanlı
verilmek zorunda olabilir.
Kurumları ERP seçimine iten diğer nedenler şöyle sıralanabilir:
Arka plandaki (back office) işlerin otomasyonu,
İş süreçleri arasında daha iyi bir koordinasyon için müşteri
sipariş bilgileriyle finansal bilgilerin bütünleştirilmesi, üretim
sürecinin ve insan kaynaklarının standartlaştırılmasıyla servis
kalite seviyesinin yükseltilmesi, bireysel ve organizasyonel
verimliliğin artırılması,
Coğrafi olarak birbirinden uzak birimler arasındaki
koordinasyon,
Kurumun farklı birimleri arasında terminoloji birliğinin
sağlanması,
14
Bilgi teknolojisi altyapısını anlamayı ve bu yapıda çalışmayı
kolaylaştıran tutarlı uygulama mantığı, tutarlı bilgi ve arayüze
sahip olmak,
Bilgi teknolojisi altyapısını yönetmeyi kolaylaştıran tek bir
sistemin varlığı,
Stratejik işletme kararlarının iyileştirilebilmesi için veriye kolay
erişim ihtiyacı,
İşletme maliyetlerinde azalma beklentisi,
Süreçlerde müşteri katkısının artırılması beklentisi,
İşletmenin fonksiyonları arasındaki bütünleşme gereksinimi.17
Diğer taraftan, Fortune 500 firmaları üzerine yapılan bir araştırmada,
ERP sistemi kuran işletmelerin stok maliyetlerinin ve personel maliyetlerinin
azalmasını; üretim ve sipariş yönetimlerinin etkinlik kazanmasını; bilgi akış
süreçlerinin ve iş süreçlerinin iyileşmesini bekledikleri sonucu ortaya
çıkmıştır. Gattiker ve Goodhue ise ERP sistemleri kurulumundan beklenen
faydaları dört ana grupta incelemektedir. Gattiker ve Goodhue’ya göre ERP;
İşletme faaliyetlerini standartlaştırarak ve entegre ederek alt
birimler arasındaki bilgi akışını iyileştirmekte,
Yönetim faaliyetlerini merkezileştirmekte,
Bilgi sistemlerinin maliyetini azaltmakta ve
Etkin olmayan süreçlerden etkin süreçlere geçişi
sağlamaktadır.18
17http://www.sosyalbil.selcuk.edu.tr/123/sayi15.htm Erkan Bayraktar, Mehmet Efe, Kurumsal Kaynak Planlaması ve Yazılım Seçim Süreci, s.69518 http://www.denetimnet.net/UserFiles/Documents/Makaleler/Akademik%20Makaleler/ERP-KurumsalKaynakPlanlamasi.pdf
15
2. İŞLETMELERDE ERP SİSTEMLERİNİN KURULUM SÜRECİ VE SEÇİM KRİTERLERİ
İşletmeler ERP sistemlerini kurmaya karar verdikten ve iş süreçlerini
iyice analiz edip ERP sistemlerinden beklentilerini belirledikten sonra, ERP
yazılımlarını beklentileri ve işletmelerinin özellikleri doğrultusunda seçerek
uygulamaya başlarlar. ERP sistemleri dünya genelinde çok büyük bir oranda
yazılım paketleri üreten ve bu konuda uzmanlaşmış firmalar tarafından
işletmelere sunulur. İşletme açısından en önemli konu hangi yazılımın
kendisine daha uygun olduğunu belirlemektir.
ERP sistemlerinin işletme bünyelerine adaptasyonu çok önemli ve
dikkat isteyen bir çalışma gerektirir. İşletmelerin iş organizasyonlarının önce
karar sonra ağır bir değişimle ERP sistemlerini kurmaları tavsiye
edilmektedir. İşletmeler değişikliklerin adaptasyonuna karar verdikleri zaman,
bu değişiklikler küçük değişikliklerden ERP sisteminin bunların tam olarak
yerini almasıyla sonuçlanacaktır.
İşletmeler bu ERP yazılımlarını kendi bünyelerinde oluşturabileceği
gibi profesyonel yazılımların kendilerine hitap eden modüllerini alıp
sonrasındaki eklemeleri kendileri yapabilirler. Yalnız bu durumda işletme
bünyesinde yeterince uzman ve yetenekli bilgi işlem uzmanları barındırmaları
kaçınılmazdır. Ama bu sistemlerin işletme bünyesinde yapılması işletme
açısından çok zaman alabilir ve yazılımın çalışmasında sorunlar yaşanabilir.
Bu da yatırımın zararla sonuçlanması ve üretimin denemeler sırasında
durması ve aksaması gibi sorunlar yaratır.
ERP yazılım paketi seçilirken önce yazılımlar daha sonra ise bu
yazılımın çalışacağı teknolojik altyapı belirlenir. Donanım açısından işletme
16
seçeceği ERP yazılımına hazır olmalıdır. Bu açıklamalara paralel olarak ERP
sistemi için işletmeler açısından bazı genel kriterler bulunmaktadır.
Bu kriterler öncelik olarak işletme ihtiyaçları sonrasında yazılım
özelliklerine bağlı olarak değerlendirilmelidir. Bu kriterleri şöyle sıralayabiliriz:
İhtiyaca uygunluk
Üst yönetimin desteği
Uygulama süresi
Uygulama maliyetleri
Satıcının pazardaki durumu
Satış sonrası destek
Süreç iyileştirmeye katkısı
Yeniliklere açıklık
Web tabanlı kullanım özelliği
Uygulanabilirlik ve danışmanlık
Sistem tedarikçileri
Diğer bilgi sistemleri ile entegrasyon
Esneklik
Kullanım dili
İşletme organizasyon yapısına uygunluk
Çalışan personelin sisteme uyumu
Güvenilirlik
E-iş ve E-ticarete uygunluk
Sayılan tüm bu kriterler göz önüne alınarak seçilen uzman ekibin
verdiği karar doğrultusunda işletme için en uygun olan ERP yazılımı
uygulanmaya başlar. Bu dönemde ERP gibi bilgi sistemleri projelerinin
başarısı kritik faktörlere bağlıdır. Bunlar, üst yönetim desteği, alıcı
konsültasyonu( kullanıcı ilişkisi) ve açık proje hedefleridir.
17
Sistemin işletme bünyesine aktarılmasının ilk adımı projenin
organizasyonunu belirlemektir. Üst yönetimden bir kişinin proje lideri olarak
seçilmesi işlemlerin yönetim kontrolünü ve çalışmaların hızlı bir şekilde
yapılmasını sağlar.
ERP sistemini kurmakla görevli ekip ilk olarak işletme bünyesinde
sistemi kullanacak kullanıcılara gerekli eğitimi vermelidir. Daha sonra
uygulama önceden hazırlanmış donanıma aktarılır. Bu işlemden sonra
sisteme veri girişleri yapılır. Bu durum son derece önemli ve kritik bir
noktadır. Girilecek verilerin tam doğruluğu sağlanmalıdır. Girişler yapıldıktan
sonra iş birimleri bazında kullanıcıların eğitimleri özelleştirilir, sistemi
tanımaları sağlanır. Bu aşamalarda tamamlandıktan sonra artık işletme tam
anlamıyla yeni Kurumsal Kaynak Planlaması sistemini uygulamaya hazırdır.19
3. İŞLETMELERDE ERP UYGULAMALARI
Sadece MRP ve ERP sistemlerinin değil, tüm büyük yazılım
paketlerinin uygulamadaki başarı oranı asla çok iyi olmamıştır. Amerika’da,
Avrupa’da ve dünyanın diğer yerlerinde yapılan araştırmalar sonucunda, bu
sistemlerin üçte birinden daha azı, uygulamanın başında konulan kriterleri
karşılamıştır.20
3.1. İŞLETMELERDE BAŞARISIZ ERP UYGULAMALARININ NEDENLERİ
3.1.1. Personelin Sistemin Başarılı Olmasını İstememesi
19 Eren Taşçı, a.g.k., s.52-5320 Nazlı Keskin, İşletmelerde Kurumsal Kaynak Planlaması Kullanımı ve Küçük Ve Orta Büyüklükteki İşletmelerde Bir Uygulama Çalışması, Yüksek Lisans Tezi, Gazi Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü, 2007, s. 42
18
Sisteme olan olumsuz personel yaklaşımlarının belli başlı nedenleri
şunlardır:
İş Kaybı: personelde, yeni sisteme geçildikten sonra kendi
işlerini ya da çalışma arkadaşlarını kaybedecekleri endişesi
belirebilmektedir. Bu sorunun oluşmaması için proje
başlangıcındaki genel toplantıda tüm personele işin devam
ettiği ve geliştiği sürece kimsenin işini kaybetmeyeceği
konusunda teminat vermektir.
Performans Değerleme ve Ödül Sisteminin Değiştirilmemesi: Personelin motivasyonunda azalmaya
neden olmamak amacıyla performans değerleme ve ödül
sistemi yeni ERP sistemine adapte edilerek organizasyona
bildirilmelidir.
Sistemin Personel Günlük Rutin İşlerini Zorlaştırması: ERP
sistem uygulaması her fonksiyon ve departman
sorumluluklarının yeniden organize edilmesini gerektirmekte ve
durum personelin rutin işlerinde geçici zorluklara neden
olmaktadır.
Başarısızlık Korkusu: Sistemin personel işlerini ve
sorumluluklarını değiştirmesi, kişilerde bu değişiklere adapte
olmama ve yeni işleri başarıyla yerine getirmeme korkusu
yaratabilmektedir.
Azalan Sosyal Önem: Sistemi, bazı kilit personelin sosyal
önemini azaltabilmektedir. ERP projesi geçmişte kilit personele
sağlanan komünikasyonu makineleştirmektedir.
19
3.1.2. Personelin Yeni Sistemin Gereksiz Olduğunu Düşünmesi
Kişiler yeni sisteme gerek duymadıkları takdirde, sistemin başarıya
ulaşması için gerekli olan eforu harcamamaktadır. ERP projesinin getireceği
değişim olgusu birçok işletmede değişime karşı bir direnç yaratmaktadır.
ERP sistemini işletmeye önemli bir rekabet avantajı sağlayacağı ve bunun
işletmeyi olumlu yönde etkileyeceği, personele çeşitli eğitimler yardımıyla
anlatılarak tüm organizasyonda sistemin gerekliliğine dair genel bir inanç
yaratılmalıdır.
3.1.3. Personelin Yeni Sistemle İlgili Beklentileri
Gerçekçi olmayan beklentiler: Projenin başlangıç
aşamasında tamamlanması için gereken zaman ve efor
hakkında iyimser beklentiler, uygulama aşamasında
kullanılacak kaynak ve gereken çabanın proje süresine
homojen olarak dağıtılmamasına neden olmaktadır.
Aircraft Carrier Sendromu: ERP sistemi tam olarak devreye
alındıktan sonra ilk aşamada işletme operasyonları geçici
olarak yavaşlamakta ve üretim performansı düşmektedir.
Bunun sebebi, eski sisteme olan alışkanlığın sürerek işletme
operasyonlarını yavaşlatmaktadır. İşletmenin bu geçici
performans düşüşünü beklememe ve anlamaması durumunda
sistemin başarısız olduğuna karar verilmekte ve tüm proje iptal
edilebilmektedir.
Yetersiz Proje Uygulama Yönetimi: Birçok işletmede yönetim,
ERP sistemini satın alma aşamasından sonra tamamen alt
personele devretmektedir. Üst yönetim aktif katılımının
olmaması projenin başarısını olumsuz yönde etkilemektedir.
20
Projenin Bir Bilgi-İşlem Projesi Olarak Görülmesi: Projenin
bilgi işlem projesi olduğunun düşünülmesi sisteme teknik bir
proje sıfatı kazandırarak ilginin azalmasına neden
olabilmektedir. Böyle bir izlenim oluşturmamak için proje lideri
ve proje takım üyeleri bilgi-işlem departmanı dışındaki
personelden seçilmelidir.
3.1.4. Personelin Sistemin Temel Konseptlerini Anlamaması
Sistem entegrasyonu anlaşılmadığı sürece uygulamanın başarıya
ulaşma şansı bulumamaktadır. Eğitim, entegre bir sistemin nasıl çalıştığı,
uygulama için vizyonun ne olduğu ve iletmede ne tür değişimler yaratacağı
konularını içermelidir.
3.1.5. Veri Doğruluğunun Bulunmaması
Verilerin doğru olmaması durumunda kullanıcılar sisteminde elde
edilen bilgilere güvenmemeye başlamaktadır. Sisteme olan güvenin
azalmasıyla birlikte sistem kullanıcıları sistemden gelen verileri ayrıca
manüel olarak elde etmeye çalışmakta ve sistem fonksiyonelliğini
yitirmektedir. Bu süreç, satın alma ve kurulum aşamalarında önemli bir
yatırım yapılmış ve zaman harcanmış olan ERP sisteminden elde edilen
verilerin tamamen değersiz hale gelmesine kadar uzanabilmektedir. Bu
durum ERP için yapılan bütün yatırımlarla birlikte projenin başarısızlığa
ulaşmasına neden olmaktadır.
21
3.1.6. Sistem Özellik ve Fonksiyonlarının Belirlenmesi
Yeni sistemde bulunması gereken özellik ve fonksiyonlar dikkatli bir
şekilde belirlenmeli, ihtiyaç duyulmayan fonksiyon ve özellikler için para ve
zaman kaybedilmemelidir.
3.1.7. Uygulamanın Tamamının Dış Kaynaklar Tarafından Yapılması
Tüm uygulamaların dış kaynaklara teslim edilmesi, danışman
işletmenin organizasyonun tüm ihtiyaçlarını anlayamaması ve uygulama
sonrasında danışmanlara bağımlı kalınmasına neden olabilmektedir.
İhtiyaçların anlaşılmadan proses ve prosedürlerin yazılım paketlerine göre
değiştirilmesi işletme içerisinde direnç yaratacak ve başarı şansı düşecektir.
Danışmanlar başarılı bir uygulamada mutlaka bulunmalı, uygulamayı
tamamen üstlenmek yerine kaynak olarak kullanılmalıdır.
3.1.8. Uygulamanın Tamamının İşletme Tarafından Yapılması
Bazı işletmeler maliyet tasarrufu amacıyla dışarıdan hiçbir destek
almadan uygulamayı üstlenme yaklaşımı izlemektedir. Her uygulamada belirli
miktarda dış kaynak kullanımı, uzmanlık ve rehberlik gerekmektedir.
Uygulamanın başarıya ulaşması amacıyla bu kaynaklardan yararlanmak,
uzun vadede yapılacak harcamanın çok daha fazlasını getirmektedir.21
3.2. ERP SİSTEMİNİN KURULUMUNDA BAŞARIYA ETKİ EDEN FAKTÖRLER
21 Seyid Ağayev, a.g.k., s.98-99
22
ERP’nin kurulumu; dikkatlice yönetilmesi gereken büyük bir
organizasyonel değişiklik gerektirir. Bu sürecin sonucunda başarılı olmak için,
göz önüne alınması gereken kritik faktörler vardır. Bu faktörlerin hepsi,
başarıya etki eder.
Tablo-1. Araştırmacılara göre ERP’de Kritik Başarı Faktörleri 22
Bingi ve diğerleri (1999)
Umble ve diğerleri (2003)
Al-mashari ve diğerleri (2003)
Holland ve Light (1999)
Üst yönetimin
desteği,
İş süreçlerinin
yeniden tasarımı,
ERP danışmanı,
İmplementasyon
zamanı,
İmplementasyon
maliyeti, ERP
tedarikçisinin seçimi,
Uzmanın doğru
seçimi, Çalışanların
eğitimi,
Çalışanların morali
Stratejik amaçların
açıkça tanımlanmış
olması, Üst
yönetimin desteği,
Mükemmel proje
yönetimi,
Organizasyonel
değişim yönetimi,
İyi bir imp. Takımı,
Verilerin doğruluğu,
Eğitim, Odaklanılmış
performans ölçütleri,
Çoklu sitede
kullanım
1.Kurulma
aşamasında:
yönetim ve liderlik,
vizyon ve planlama,
2 . İmplementasyon
aşamasında: paket
seçimi, iletişim,
süreç yönetimi, proje
yönetimi, eğitim,
sistem testi, kültür,
3. değerlendirme
aşamasında:
performans yönetimi
1. stratejik faktörler:
geleneksel sistem,
ERP stratejisi,
işletme vizyonu, üst
yönetim desteği,
proje çizelgesi ve
tanımlar.
2. taktiksel faktörler:
danışmanlık,
işgören, yazılım,
kabul testi, İzleme
ve geri besleme
iletişim, sorun
çözme
3.2.1. Üst Yönetimin Katılım ve Desteği
Bilgi teknolojileri projeleri için üst yönetimin desteği kritiktir. ERP
sistemi, işletmenin iş süreçlerini değiştirdiği ve rekabet avantajını etkilediği
için üst yönetimin bunu stratejik bir karar olarak değerlendirmesi gerekir.
22 http://yaem2004.cukurova.edu.tr/bildiriler/005%20-%20TamMetin.pdf
23
Üst yönetim toplantılarda bulunmalı ve proje takımıyla zaman
geçirmelidir. Böylece, projenin gelişimi, karşılaşılan problemler konusunda
fikir sahibi olur ve çözülmesine yardımcı olabilir. Proje için gerekli kaynakları
sağlamak da bu desteğin bir parçasıdır.
3.2.2. İş Süreçlerinin Yeniden Yapılandırma
ERP sistemlerinin kurulması, işletmenin standart iş süreçlerini yeniden
yapılandırarak, ERP sistemine uygun hale sokmasını gerektirir. ERP
sisteminin özelliklerinden biri de, sektördeki en iyi uygulamalara göre
çalışmasıdır. Yani, bu sisteme uygun iş süreçleri en verimli iş süreçleridir. Bu
yüzden, iş süreçleri pakete uyacak şekilde yeniden yapılanmalıdır. Bu
organizasyonel değişikliğin maliyeti fazladır, ama getirileri bunu karşılar.
3.2.3. Proje Yönetimi
İşletmelerin ERP kurulum süreci için proje yönetimi stratejisi olmalıdır.
Bunun anlamı, bir proje takımının olması ve projeyi yönetmek için bir planın
olmasıdır. Proje için planlanan süre önemlidir. Süre kısa olursa, proje
gelişigüzel yapılacaktır, eğer gerektiğinden fazla olursa da insanların projeye
olan inancı azalacak ve moral düzeyleri düşecektir.
Proje yönetiminin temel gereklerinden biri de bir proje grubunun
oluşturulmasıdır. Bu ekibin üyelerinin en başarılı elemanlar arasından
seçilmesi gerekir. Bu çalışanların, hem işletmenin iş süreçleri hakkında geniş
bir bilgisi olması; hem de sektördeki uygulamalardan haberdar olması tercih
edilmelidir. Böylece hem işletmenin ihtiyaçlarını anlayabilir ve projenin doğru
yönde ilerlemesi için çaba sarf edebilirler. Yöneticiler; bu vasıflı çalışanları,
önceden yaptıkları işleri aksatabilecekleri için ERP projesinde
24
görevlendirmek istemeyebilirler; fakat projenin işletmenin geleceği açısından
çok önemli olması bunu gerekli kılar.
Proje grubunun periyodik aralıklarla projenin durumunu tartıştıkları
toplantılar yapması gerekir. Ayrıca proje liderinin seçimi de, sonuçları
açısından tüm projenin başarısını etkileyecek bir karardır.
3.2.4. Verilerin Doğruluğu
İşletme envanter raporları, ürün ağacı kayıtları, imalat verileri gibi
birçok veriyi barındırmaktadır. Bu verileri saklayarak kontrol altında tutmak,
entegrasyon için önemlidir. Verilerin doğru bir şekilde elde edilmesi için,
çalışanların da buna özen göstermesi ve bu konuda sorumluluk sahibi
olmaları gerekir. ERP paketinin modülleri birbiriyle bağlantılı olduğu için; tek
bir modüle yanlış veri girişi yapmak, diğer modülleri ve dolayısıyla
etkileyecektir. Bu yüzden, çalışanların verilerin doğru elde edilmesinden ve
sisteme girişinde dikkatli davranmalıdır.23
3.2.5. Sistem Hakkında Eğitim Verilmesi
ERP sistemlerinin başarılı uygulaması için eğitimle ilgili aşağıdaki
konular ön plana çıkmaktadır:
ERP sistem kavram ve mantığı
ERP yazılım özellikleri
Kademeli eğitim
Kullanıcı el kitaplarının kolay ve anlaşılır olması
Öğrenme kapasitesi
Eğitmen tercihi23 Seyid Ağayev, a.g.k., s.103,104
25
Eğitimin ana gerekçesi işletmedeki çalışanların uzmanlık ve bilgi
seviyelerini yükseltmektir. Bunun yanında eğitim, insanların tavır ve
davranışlarını etkilemede kullanılan etkili bir araçtır. Bu konuda sağlanacak
öğrenme ile adaptasyon ve değişime direnç konusunda olumlu sonuçlar elde
edilebilir.24
3.2.6. Çalışanların Katılım ve Desteği
ERP projesi konusunda çalışanlara güven aşılamak önemlidir. Bu yeni
sistemi kabul edip uyum sağlayabilmeleri için zaman vermek gerekir. Sisteme
karşı çalışanların direnciyle karşılaşabilirler. Bu direnç, iş yapma şekillerinin
değişeceğinden dolayı duyulan rahatsızlığın sonucudur.
Projenin işleyişi ve aşamaları hakkında çalışanlar bilgilendirilmelidir.
Sistemin yararları ortaya çıkmaya başladıkça, direnç de çözülmeye başlar.
Pilot bir proje, bu yararları onlara göstermek için etkin bir yoldur.
ERP işletmenin tümünü kapsayan, departmanları birleştiren bir
sistemdir ve bu sistemin çalışması için her departman ile çalışanın çabası
gereklidir.25
3.2.7. Yazılım /Donanım Uygunluğu
Proje uygulamasının ilk aşamalarında bir ihtiyaç analizi yapılması ve
farklı yazılım/donanım çözümlerinin incelenmesi ERP sisteminin işletme
gereksinimlerini daha iyi karşılaması sonucunu doğuracaktır. Bunlar:
24 Kaan Altın, İşletmelerde Kurumsal Kaynak Planlaması Kapsamında Stratejik İnsan Kaynakları Seçimi: Bir Model Önerisi, Yüksek Lisans Tezi, Gazi Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü, 2007, s.3625 Seyid Ağayev, a.g.k., s.106
26
Yazılım/donanım ve işletme ihtiyaçları arasındaki uyum
Uyarlama kolaylığı
Üst versiyonlara geçiş kolaylığı
Yazılımın güncellenme sıklığı26
3.2.8. ERP Danışmanlık Firması Desteği
ERP uygulamalarında yazılım satıcısı ile ilgili aşağıdaki konular öne
çıkmaktadır:
Yazılım satıcısının hizmet verme süresi
Nitelikli personel
Satıcının ERP uygulamasına katılımı
İmalat ve bilgi konusunda birikimidir.
Yazılım satıcısının desteğinde mevcut olan eksiklik ERP uygulama
sürecini ciddi biçimde olumsuz etkiler. Satıcı firmanın elemanlarının iş ile ilgili
birimlerinin yanında takım ruhuna sahip, dışa dönük, insanlarla kolay ilişki
kurabilen kişiler olması da sistemin başarısında olumlu bir etkendir.27
4. ERP’NİN İŞLETMEYE SAĞLADIĞI FAYDALAR
İşletmeler büyüdükçe çok tesisli hale gelmekte, uluslar arası
piyasalara girmekte ve hatta farklı ülkelerde fabrikalara sahip olmaktadır. Bu
şekilde yoğun rekabet altına giren işletmeler, karşılarına çıkan fırsatları
değerlendirme, kuvvetli yönlerini koruma, zayıf yönlerini geliştirme, olası
tehlikeleri görme yolu ile rakiplerine rekabet üstünlüğü sağlama amacına
yöneliktirler. Stratejileri taktik ve operasyonel düzeyde, uygulama araçları ise
26 Kaan Altın, a.g.k., s.4027 Kaan Altın, a.g.k., s.41
27
işletme kaynaklarının kullanım planlarıdır. ERP sistemi, söz konusu
kaynakların işletmenin stratejileri doğrultusunda etkin kullanımını sağlayan bir
yazılım sistemidir.
ERP sistemi ile en küçük bir bilgi dahi değer kazanmakta ve işletme
tüm fonksiyonları ile esnek bir yapıya kavuşmaktadır. Bu da işletmeyi hacim
olarak ve personel sayısı olarak hafifletmekte ve verimli, etkin üretim
gerçekleşirken maliyetler de düşüş sağlanabilmektedir.28
ERP sistemlerinin sağladığı faydalar şöyle sıralanabilir:
Piyasadaki tehditlere ve fırsatlara daha hızlı tepki vermeyi
sağlar.
Etkin stok yönetimi ve denetimiyle, stok maliyetlerinin ve elde
bulundurma maliyetlerinin düşmesine katkıda bulunur.
Bölgeler ve/veya iş yerleri arasında malzeme, işçilik, makine-
teçhizat, bilgi gibi üretim ve dağıtım kaynaklarının ortaklaşa ve
verimli kullanımını sağlar.
Gerçek zamanlı kar-zarar ve maliyet analizlerinin
yapılabilmesini sağlar.
Değişken üretim koşullarına hızlı tepki vererek rekabet gücünün
arttırılmasına katlı sağlar.
Örnek senaryolar oluşturarak muhtemel sonuçları
canlandırabilir (Simülasyon).
28 Özge Ural, Orta ve Büyük Ölçekli Hazır Giyim İşletmelerinde Kurumsal Kaynak Planlama(ERP) Yazılımlarının Kullanımı Üzerine Bir Araştırma, Gazi Üniversitesi Eğitim Bilimleri Enstitüsü, 2004, s.31
28
Müşteri hizmet seviyelerini geliştirerek müşteri memnuniyetinin
artmasını sağlar.
ERP sistemini uygulayan çeşitli fonksiyonlar, birimler, işletmeler
ve ülkelerdeki faaliyetlerde merkezi bir koordinasyon
oluşturarak dil, coğrafya ve zaman sınırlarını ortadan kaldırır.
Böylece bir yönetici, bir başka ülkedeki fabrikanın çeşitli
faaliyetlerini bulunduğu yerden rahatlıkla izleyebilir.
ERP sistemi ile müşteri tek bir birimi arayarak, internet
üzerinden siparişini verebilir ve daha sonra verdiği siparişin
gelişimini takip edebilir. Sistem standartlaştırıldığı için bilgi, tüm
organizasyon boyunca aynıdır.
ERP sadece tüm organizasyonu bir uçtan diğer uca
bütünleştirmekle kalmaz ayrıca daha etkin çalışmak isteyen ilgili
fonksiyonlara da bilgi sağlar. Üretim odaklı kararlar, satış odaklı
kararlara daha kısa bir sürede, daha etkin bir şekilde
bağlanarak üretimden satışlara kârlılık gerçek zamanlı
izlenebilir. Böylece, karar verme hızlanır ve kolaylaşır.
ERP sistemiyle birleştirilmiş ve bütünleşik bilgi sağlanarak,
kaynakların daha etkin kullanılması gerçekleştirilebilir. Böylece
daha az kaynak kullanımı ile daha çok katma değer elde
edilebilir.
ERP sistemi daha doğru ve tutarlı raporların otomatik olarak
hazırlanmasını sağlar.
Bilgi gerçek zamanda hazır halde bulunur ve son kullanıcılar
ihtiyaç duydukları bilgiye kolaylıkla erişebilir.
29
ERP sistemi işletme genelinde, termin sürelerini ve maliyetleri
azaltma amacına yöneliktir.
En güncel bilgiye en hızlı şekilde ulaşma imkânının getirdiği üst
düzey bilgi bütünleştirmesi sayesinde, pazar, müşteri ve iş
dünyası oluşumlarına organizasyonun anında tepki vermesi
sağlanır. Envanter kontrolü ve arz/talep dengesi yerine
oturtulur.29
Kısaca özetleyecek olursak:
Azalan maliyetler
Fonksiyonel entegrasyon
Daha basit bilgisayar ve iletişim sistemi
Tüm işletme düzeyinde MRP II yararları
İşletme faaliyetleri üzerinde küresel denetim
Tüm uygulamalara istenildiği zaman istenilen noktadan ulaşım
kolaylığı30
5. ERP’NİN SAKINCALARI
Bir ERP sisteminin birçok avantajı olmasına rağmen halihazırda
birtakım dezavantajları da mevcuttur. Bunlar:
Maliyetlerinin çok yüksek olması; küçük ve orta büyüklükteki
işletmelerin bu sistemleri kullanmasını oldukça
zorlaştırmaktadır.
29http://www.sosyalbil.selcuk.edu.tr/123/sayi15.htm Erkan Bayraktar, Mehmet Efe, Kurumsal Kaynak Planlaması ve Yazılım Seçim Süreci, s.705 30 Aysel Karadede, Kurumsal Kaynak Planlaması Sonrası İşletmelerin Yaşadığı Sorunlar, Yüksek Lisans Tezi, Gazi Üniversitesi Fen Bilimleri Enstitüsü, 2004, s.138
30
Uygulama sürecinin uzun olması; bu süre içerisinde yöneticiler
değişebilmekte, ekip üyeleri ayrılabilmekte ve uygulama
sekteye uğramakta ve hatta terk edilebilmektedir. Ayrıca
sürenin uzun olması çalışanları rutinleştirip motivasyonlarını
azaltabilir. İşletmedeki rutin işler uzun uygulama süresince
aksayabilmektedir.
ERP birçok işlemi otomatikleştirdiği için bu kişileri rutinleştirip
yaratıcılıklarını ortadan kaldırabilir. 31
Yazılımın farklı organizasyonel ve milli kültüre sahip olan
işletmelerde uygulanmasından kaynaklanan problemler ortaya
çıkabilmektedir.
6. TÜRKİYE’DE ERP UYGULAMASI ÖRNEKLERİ
Seyid Ağayev’in ERP sisteminin seçimi, kurulumu ve ERP kullanıcı
firmaların sistemden beklentilerinin analizi konulu tezinde yapılan
araştırmada ERP kullanıcı firmalarla ilgili olarak dağılımlar şu şekildedir:
Tablo-2. Ankete Katılan Firmaların Sektör Bazında Sayısı
Sektör Adet Sektör Adet
Motorlu Taşıtlar Ve Parçaları
%13
3 İlaç ve Kimya %9 2
İnşaat %9 2 Metal Eşya Sanayi %9 2
Kağıt ve Kağıt Ürünleri %5 1 Enerji %9 2
Tütün Ürünleri %5 1 Sağlık %9 2
Gıda %9 2 İletişim-Teknoloji %9 2
Tekstil %14 3
31 Kaan Altın, a.g.k., s.64
31
Ankete katılan firmaların genel olarak farklı sektörlerden olmasına
özen gösterilmiş, bu da alınan verilerin ERP performansının çeşitli
sektörlerde ne ölçüde olduğunu tespit etmek için doğru veriye ulaşmayı
sağlamak amacıyla yapılmıştır.
Ankete katılan firmaların çoğunluğunu Türkiye’nin sanayi başkenti olan
İstanbul merkezli firmalar oluştururken, İstanbul’u sırasıyla Ankara, İzmir ve
Bursa takip etmektedir. Bu da Türkiye’nin batı bölümlerinin sanayi olarak
daha gelişmiş oluşunun bir sonucu olarak kabul edilebilir.
Tablo- 3. Ankete Katılan İşletmelerin Coğrafi Dağılımı
İli Adet Yüzde
İstanbul %41 9 40,91
Ankara %27 6 27,27
İzmir %18 4 18,18
Bursa %14 3 13,64
Katılımcı firmalar çalışan sayısı açısından da çeşitlilik arz etmektedir.
Bu da farklı büyüklüklere sahip firmalarla karşı karşıya olduğumuz
göstermektedir.
Tablo-4. Çalışan Sayısı
Çalışan Sayısı Adet Yüzde
0-100 (%5) 1 4,55
101-250 (%14) 3 13,64
251-500 (%27) 6 27,27
501-1000 (%36) 8 36,36
1001-3000 (%18) 4 18,18
3000’den fazla (%5) 1 4,55
Firmaların büyüklüklerini yıllık ciro miktarları açısından
kıyasladığımızda da oldukça farklı büyüklüklere sahip oldukları
32
görülmektedir. Ankete katılan firmaların 2 tanesi ciro büyüklüğü hakkında
bilgi vermemiştir.
Tablo-5. Ciro Büyüklüğü
Ciro Adet Yüzde
0-1,000,000$ (%8) 2 8,33
1,000,000$-5,000,000$ (%21) 5 20,83
5,000,000$-10,000,000$ (%25) 6 25,00
10,000,000$-50,000,000$ (%17) 4 16,67
50,000,000$-100,000,000$ (%13) 3 12,50
100,000,000$’dan fazla (%8) 2 8,33
Firmaların %81’inin ISO 9001:2001 belgesi vardır. Bu da, ERP
kullanan firmaların; süreçlerini belirlemiş, bu süreçleri sürekli olarak yeni
sistemlerle geliştiren, çalışanların da katılımıyla müşteri memnuniyeti ve
verimliliği hedefleyen kurumsal firmalar olduğunu göstermektedir.
Firmaların %36’sında CRM (Müşteri İlişkileri Yönetimi) uygulamaları
kullanılmaktadır. Müşteri memnuniyetini hedefleyen bu uygulamaya genelde,
müşterilerle birebir ilişkide olan firmalar rağbet göstermektedir.
SCM (Tedarikçi Zinciri Yönetimi) ise, firmaların %17’sinde
kullanılmaktadır. Artık bu sistem genellikle ERP paketinin içinde
sunulmaktadır.32
7. ERP’NİN İŞ SÜREÇLERİNDEKİ ETKİLERİ
ERP, hem işletmecilik hem de bilgi teknolojileri dünyalarına çok büyük
etkiler yaparak, çeşitli boyutlardaki değişiklikleri yanında getirmektedir. ERP,
32 Seyid Ağayev, a.g.k., s. 113,114
33
etkilerini işletmecilik kavramı içinde farklı şekillerde göstermektedir. ERP’nin
önemini ortaya koyacak çeşitli değişiklikler ve etkiler aşağıda sunulmaktadır;
ERP, “dünyadaki büyük işletmeleri ve KOBİ’leri (Küçük ve Orta Büyüklükteki İşletme) büyük çapta etkilemektedir”.Öncelikle
uluslar arası işletmeler olmak üzere, dünyada birçok büyük işletme
küreselleşme ile birlikte Reorganizasyon projelerini devreye
sokmuştur. Önceleri KOBİ’ler için bir ihtiyaç gibi görünmeyen ERP’nin,
gerçekte hakkettiği değeri, büyük işletmelerin iş süreçlerindeki etkinlik
artışının ve maliyet düşüşünün net olarak ölçülebilir olmasından sonra,
KOBİ’ler açısından da elde ettiğini söylemek mümkündür. ERP
üreticilerinin kazançlarına bakıldığında, gelirlerinin %35’ine yakınını
KOBİ’lerden elde ettiği, dolayısı ile KOBİ’ ler tarafından da ERP’nin
kullanılmaya çalışıldığı ortaya çıkmaktadır. Tek bir ERP sistemi
(SAP’nin17 R/3’ü18) uluslararası işletmelerin %60’ından fazlasında
kullanılmaktadır. Küresel strateji uzmanı Arthur D. Little’a göre bir ERP
şirketi (SAP) “...dünyayı fethetmiştir. Hemen hemen bütün önemli
işletmeler az ya da çok onun ellerindedir”. 1995’de önemli ERP
üreticilerinden birisi olan SAP, gelirinin %90’ını uluslararası
işletmelerden, 1997’de %50’sini KOBİ’lerden elde etmiştir.
ERP, “işletmelerin rekabetçi davranışlarını etkilemektedir”. Rakip işletmelerin sahip oldukları rekabet avantajlarını bulundukları
pazar içinde kullanmalarının doğal olduğu bilinmekle birlikte, bu yapıyı
tek taraflı olarak bozacak bir ERP sisteminin diğer rakip işletmeler
tarafından da entegre edilmeye ve kullanılmaya çalışıldığını görmek,
ERP’nin rekabet açısından önemini ortaya koymaktadır. Bir işletme
ERP’yi entegre ettiğinde, rakipleri de bunu yapmak durumundalar mı?
Ortaya çıkarılan sistem, rekabetçi bir avantaj sağlıyor ve/veya bir
katma değer yaratıyorsa, cevap evet olacaktır. Hangi sistemin
seçileceği ve uygulanacağı ise, rakibin başarıyla uyguladığı sistemin
çok benzerinin aynı danışmanlık hizmetlerinin ve aynı sistem
34
sağlayıcıların seçilerek uygulanması ile belirlenecektir. Entegrasyon
sonrasında, rakiplerden hangisinin pazar içinde rekabet avantajını
daha iyi kullanacağı, sistemi hangisinin daha iyi özümsediği ile ortaya
çıkacak ve yön bulacaktır.
ERP, “işletmelerin, birlikte iş yaptıkları diğer işletmelerin yapılarını ve karşılıklı ihtiyaçlarını etkilemektedir”. ERP’nin
yalnızca bir yazılım olmadığı, bilgi teknolojilerini tam anlamıyla içeren
ancak sosyal bir yapıyı da bu teknolojik mimarinin içine almaya çalışan
bir sistemler bütünü olduğunu işletme açısından ifade etmek yeterli
görünmemektedir. İşletmeler birlikte iş yaptıkları diğer işletmeler ile
birçok faaliyetlerini ve bu faaliyetlerin sonuçlarını paylaşmakta,
beraber iş yapmaktadırlar. Bu bazı zamanlarda ortak bir proje, bazı
zamanlarda da zincir reaksiyonlu bir süreç olabilmektedir. Dolayısı ile
herhangi bir atılım gerçekleştiren işletme, buna benzer bir atılımı da
beraber çalıştığı işletmelerde görmek istemektedir. ERP bu ortak
çalışma yapısını değiştirdiği gibi, karşılıklı olarak işletmelerin
birbirlerinden beklentilerini ve ihtiyaçlarını da değiştirmektedir.
Özellikle tedarik zinciri içinde bulunan işletmeler kendilerinden önceki
ve sonraki diğer işletmeler ile bir bütün olabilmek için kendilerini daha
çok gözden geçirmek durumunda kalmaktadır. Genel olarak, ERP
sistemi uygulaması, bir işletmeyi daha hızlı bilgi kullanabilir hale
getirmektedir. Bu işletmeler, bilgiyi daha iyi işlemekte, kendi iş
süreçlerine daha iyi entegre etmekte ve karar verme mekanizmasında
daha etkin kullanabilmektedirler. Sonuç olarak, işletme ortaklarının,
ERP’yi entegre etmiş işletmeler içinde yer alabilmek için, değişime
ayak uydurmaları ve ERP’ye yakınlaşmaları gerekmektedir. Örnek
olarak, ERP’yi entegre etmiş bir işletme gerçek zamanlı işlemler
yapıyorsa, ortaklarından da bunu isteyecektir. Farklı olarak, ERP
entegrasyonunu gerçekleştirmiş bir işletme, ERP’yi kendi tedarik
zincirine eklemek istiyorsa, bu, direkt olarak birlikte çalıştığı işletmeleri
etkileyecektir.
35
ERP, “danışmanlık şirketlerinin doğasını etkilemektedir”. İşletmelere danışmanlık hizmeti veren şirketlerin, kendilerini, ERP
sistemini öğrenmeye ve anlatmaya hazır hissetmeleri ile birlikte,
verdikleri danışmanlık hizmetlerinin yapısında ve özelliklerinde
değişiklikler meydana gelmektedir. A.B.D. 1998 Halka Açık Muhasebe
Raporu’nda, ERP paketleri için verilen danışmanlık hizmetlerinin
toplam hizmetlere oranının %30 civarında olduğu belirtilmektedir ERP,
Big Six19 bakış açısıyla danışmanlık yapan işletmeler ile diğer
profesyonel hizmet isletmeleri açısından kritik öneme sahip bir araç
olarak görülmektedir.
ERP, “değişim mühendisliği (reengineering) için ihtiyaç duyulan birincil araçlardan birisi olma özelliğindedir”. 1990’lı
yılların başında, işletmelerin varolan süreçlerinin değiştirilmesinde yeni
bir yol olarak kullanabilecekleri “değişim mühendisliği” kavramının
ortaya atılmasından yıllar sonra, günümüzde işletmelerin bu konuda
yeterince başarılı olduklarını söylemek güç olmaktadır. ERP ise,
Gendron’un (1996) da bahsettiği üzere, değişim mühendisliği ile
birlikte, işletmelere görebilecekleri ve kullanabilecekleri fırsatları
hatırlatmakla kalmamakta, aynı zamanda, aslında Hammer’in (1997)
değişim mühendisliğinin elektronik bütünleşmesi olarak tanımladığı,
değişim mühendisliğinin yalnız başına gerçekleştiremeyeceği
teknolojik ve sosyal bütünlüğü işletmelere sunmaktadır.
ERP, “işletmelerin başarılı faaliyetlerini geniş kitlelere duyurmaktadır” ERP’yi etkin bir şekilde kullanmaya başlayan
işletmelerin iş süreçlerindeki değişikler sonrasında, yeni faaliyetlerin
ortaya çıkması, varolanların da değişime uğraması, istenen ve
kaçınılmaz bir özellik olarak görülmektedir. İşletmelerin bulundukları
pazar içinde başarılarının yansıması ise bulaşıcı olmakta, başarılarını
duyurmakla diğer işletmelerin entegrasyon ve entegrasyon sonrası
36
çalışmalarına ışık tutmaktadır. ERP sistemleri, iş süreçlerini en-
iyileştiren yollara dayanmaktadır. Dolayısı ile ERP’yi entegre etmiş
olan işletmeler bu en-iyileştirme yollarına en geniş biçimde
erişebilmektedir. Yeni versiyonlarıyla birlikte, yeni süreçleri kullanma
imkanına sahip olmaktadır.
ERP, “istemci/sunucu bilişim yönetimini ve mimarisini işletmenin kullanımına sunmaktadır”. 1990’ların başında,
istemci/sunucu bilişim yönetimi varolan ana bilgisayar (mainframe)
çözümlerine daha fazla avantaj kazandıran bir teknoloji olarak ortaya
çıkmıştır. Bu avantajları kullanabilecek yazılımların sınırlarından dolayı
bu avantajlar yeterince kullanılamamış olsa da, ERP ile işletme
uygulamalarının vazgeçilmez baskın özelliklerinden birisi haline
gelmiştir.
ERP, “işletmelerdeki bilgi sistemleri fonksiyonunun doğasını değiştirmektedir”. Geçmişte, bilgi sistemleri fonksiyonunun
öncelikli görevi, tasarım, geliştirme ve yazılım uygulaması
konularından birisiydi. ERP sistemleriyle birlikte, bilgi sistemleri
fonksiyonu, tasarım ve geliştirme fonksiyonları dış kaynak kullanımı
(outsourcing) ile çalışmaktadır. ERP sistemleri birçok işletmenin
yazılım ihtiyacının büyük kısmı ile yer değiştirmiştir. Bu durum, bilgi
sistemleri fonksiyonunun temel doğasını hangi sistem analistlerine ve
programcılara ihtiyaç duyulduğundan, varolan kritik öneme sahip
yazılımların bilgisinin nerede olduğuna doğru değiştirmiştir. Yalnızca
ihtiyaçlar değişmemiş, bunun yanında çalışanlar daha hareketli (mobil)
hale gelmişlerdir. Bilgi sistemi çalışanlarının yalnızca isletmeye özel
uygulamalar konusunda bilgi sahibi olmalarının yetersizliği ile birlikte,
ERP yazılımları ile, bilgi sahibi olması gereken birden fazla sayıda
işletme, binlerce süreç ve faaliyet ortaya çıkmıştır.
37
ERP, “bütün fonksiyonel alanlardaki faaliyetlerin doğasını değiştirmektedir”. ERP, üretim gibi işletme fonksiyonlarının işleyişini
değiştirmektedir. Corcoran (1998), bu konuyu şu şekilde
açıklamaktadır: “Üretimdeki BT (Bilgi Teknolojileri) profesyonelleri,
ERP sistemlerini, BT ve kullanıcıları arasında bulanıklık yaratan bir
özellik olarak belirtmektedir. Bu yönde, hem kullanıcılar ve hem de
profesyonel düzeyde BT becerilerine sahip isletme personeli için
büyük talep vardır. Fakat klasik BT, BT konusunda bilgi sahibi olup da
işletme konusunda hiç bir bilgisi olmayan kişilerden oluşmaktadır.”
Corcoran, ERP’nin, BT işletme bakış açısı diyebileceğimiz, multi-
disipliner yapısının önemine dikkat çekmekle kalmamakta, BT
çalışanlarının KKP uygulamaları konusunda uzmanlaşırken aynı
zamanda da işletme süreçleri konusunda da deneyimli olmaları
gereğini ifade etmektedir.
ERP’nin “maliyeti yüksektir”. META Group’a göre, bir ERP
entegrasyonuna sahip olmanın ortalama maliyeti 15 milyon US$
(kullanıcı basına 53.320 US$) olarak ortaya çıkmaktadır. Bu bilgi, tam
bir entegrasyon için yazılım, donanım, profesyonel hizmetler ve
personel maliyetlerini ve entegrasyon sonrası 2 yıllık desteği
kapsamaktadır. Bu kadar yüksek bir maliyeti kaldırabilecek
işletmelerin geleceğe bakış açılarının da gelişmiş olması kaçınılmaz
olmakla birlikte, farklı oranların bu maliyetleri ifade edecek şekilde
kullanılmaları da mümkündür. ERP maliyetleri, isletme gelirleri
toplamının en fazla %2-%3’ü kadar olmak durumundadır. Daha
yüksek maliyet, gelişen iş süreçlerinin önünü kapatacak finansal
faktörlerin, işletmenin ERP kullanımıyla elde ettiği maliyet avantajını
yitirmesine yol açabilecek şekilde ortaya çıkmasına neden olacaktır.
“ERP pazarı çok hızlı gelişmektedir”. İstemci/sunucu
teknolojisinin henüz gelişmekte olduğu yıl olan 1993’de, bu teknolojiyi
kullanan ERP yazılımı üreticilerinin beş tanesi, pazarın %74’ünü elinde
38
tutmaktaydı: Oracle, 88 milyon US$; SAP Amerika, 71 milyon US$;
D&B Software, 30 milyon US$; IMRS, 30 milyon US$ ve Computron,
17 milyon US$ Toplam Pazar 319 milyon US$’dı. 1998’de lisans ve
bakım anlaşmaları pazarı ise 17.2 milyar US$ olarak, 2000 yılında ise
24.3 milyar US$ olarak gerçekleşmiştir. Görüldüğü gibi ERP pazarının
çok hızlı bir gelişme gösterdiğini söylemek mümkündür.33
8. ERP’NİN İNSAN KAYNAKLARINA SAĞLADIĞI FAYDALAR
İnsan kaynakları yönetiminin etkin kullanımı açısından
değerlendirildiğinde ERP sistemleri, işletmelere büyük avantajlar
sağlamaktadır. İnsan kaynakları bölümleri operasyonel iş yükünden
kurtularak ciddi oranda zaman tasarrufu sağlamakta ve daha stratejik ve
niteliği yüksek işlere zaman ayırma şansı yakalayabilmektedir. Bunun bir
sonucu olarak işletme çalışanlarına daha kaliteli hizmet sunabilmekte ve yine
bu durumda bir döngü şeklinde işletmenin çalışanlarının motivasyonunu
olumlu yönde etkilemektedir. Diğer yandan insan kaynakları departmanı için
büyük öneme sahip olan bilgilerin yüksek kalitede korunması, hata payının
minimize edilmesi ve görünmeyen maliyetlerin azaltılması sağlanmaktadır.
Aynı zamanda insan kaynakları bölümlerinin planlama, raporlama, analiz vb.
çalışmalara daha fazla yoğunlaşmasına ve işletmenin gelişim planlamalarının
yapılmasına ve sonuç olarak da işletmenin gelişim faaliyetlerinde yönlendirici
rol üstlenmesine imkan tanımaktadır.
Söz konusu sistemin etkinliğini işletmelerin insan kaynakları
çalışanlarının sistemi kullanımı ve söz konusu sistemlere olan yatkınlığı da
etkilemektedir. ERP sistemlerinin işletmelerde kullanılması kararının
verilmesi ile birlikte, çalışanlar uzun ve yoğun bir eğitim sürecinden
geçirilmekte ve sistemin tasarımından canlı kullanımına kadar olan süreçte
görev almaktadırlar. Bu durum yalnızca insan kaynakları çalışanları için değil
33 Halil Kemal İlter, Kurumsal Kaynak Planlaması Ve İşletme Yönetiminde Açık Elektronik Yaklaşımlar: E-İş Modeli Arayışları, Doktora Tezi, Gazi Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü, 2004, s.18-23
39
tüm çalışanlar için geçerlidir. İnsan Kaynakları Yönetim Sistemi’nin, ERP
sistemlerinin diğer modüllerinden en önemli farkı, tüm çalışanlar tarafından
kullanılabilen tek modül olmasıdır. Dolayısıyla tüm çalışanlar modülün ilgili
ekranları hakkında eğitilmelidirler.34
Elif Durmuş’un ‘İnsan Kaynakları Yönetiminin Etkinliğinin
Sağlanmasında Bir Araç Olarak Kurumsal Kaynak Planlaması’ konulu
tezinde iş süreçlerinin operasyon boyutunda yapılması gerekli faaliyetlerin
yapılmasını sağlayan ERP sistemlerinden biri olan Oracle’ın İnsan Kaynakları
Yönetim Sistemi incelenmiş ve bu sistemin insan kaynağının yönetimi
açısından kullanım alanları izah edilmiştir. Bu incelemede; işe alma ve
yerleştirme faaliyetleri açısından baktığımızda: sistem, her bir boş pozisyona
ilişkin operasyonel işlemlerin yürütüldüğü, uygun adayların bulunması halinde
işe yerleştirme işleminin yapıldığı ve adaylara ilişkin bilgilerin tutulduğu
ekranlara sahiptir. İşletmede işe alım yapılacak olan bir pozisyon olması
durumunda sistem üzerinde öncelikle söz konusu pozisyona ilişkin işe alım
aktivitesi tanımlanmaktadır. Örnek olarak işletmenin bir üretim işletmesi
olduğunu ve açılan boş pozisyonun da makine mühendisi pozisyonu
olduğunu varsayalım. Sistem üzerinde işletmenin standartlarına uygun
olacak şekilde makine mühendisi işe alım aktivitesi tanımlanır. İşe alım
yapılacak olan bu pozisyona ilişkin olarak gazete, kariyer siteleri vb. bir
kaynakta ilan veriliyorsa, aktivitede bu detay da belirtilebilir. İşe alım süreci
boyunca uygun olan makine mühendisi adaylarının katılması planlanan
mülakatlar, bu mülakatlarda sırasıyla kimlerle görüşecekleri, söz konusu
pozisyonun alımının yapılacağı bölüm, süreçte uygulanacak sınav, kişilik
envanteri vb. analiz, sınav ve testler varsa bunlara ilişkin detayların tamamı
söz konusu aktivite içinde belirtilir. Süreç boyunca işe alım aktivitesine bağlı
ekranlarda uygun bulunan adayların özgeçmiş bilgileri, görüşme notları,
sınav sonuçları, kişilik envanteri bilgileri, yetkinlik derecelendirmeleri işlenir.
Sürecin sonunda uygun bulunan bir adayın, işe yerleştirmesi yapılırken de
34 Elif Durmuş, İnsan Kaynakları Yönetimi Etkinliğinin Sağlanmasında Bir Araç Olarak Kurumsal Kaynak Planlaması, Yüksek Lisans Tezi, Gazi Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü, 2007, s.139
40
sistem üzerinde aday olarak görünen kişinin Kişi Tipi çalışan olarak değiştirilir
ve kişinin sistem üzerinde işe alımı gerçekleştirilmiş olur.
İşten çıkış işlemlerine baktığımızda da çalışanların işten çıkış
sebepleri ne olursa olsun, yapılması gereken belirli işlemler bulunmaktadır.
Bu kapsamda insan kaynakları çalışanlarının sistem üzerinde bu işlemleri
gerçekleştirmeleri ve bilgileri tutmaları hem bilginin korunmasını sağlayacak
hem de zamandan tasarruf edilmesi imkanını sunacaktır. İşten ayrılacak olan
çalışanlarla yapılan işten çıkış mülakatlarının sonuçlarını sistem üzerinde
tutmak ve sistem üzerinden çalışanların işten çıkış sebeplerine ilişkin
istatistiksel raporlar almak mümkündür. Bu sayede işletmenin, çalışanlar
açısından tercih edilmeme sebeplerinin değerlendirilmesi ve zayıf olan
yönlerinin geliştirilmesi mümkün olabilir. Bunun dışında sistem üzerinden
işten ayrılmak isteyen çalışanların işten çıkış tarihleri ve ihbar sürelerinin
takip edilmesi ve yasal işlemlerin gerçekleştirilmesi de sağlanabilmektedir.
ERP’nin insan kaynaklarına sağladığı diğer faydalara kısaca bakacak
olursak:
Kişilerin performans değerlendirme sonuçları, kariyer yolları ve
kişisel bilgilerinde ortaya çıkan tüm değişiklikler tarihsel bazda
kayıt altına alındığından kişi ile ilgili tüm süreç hareketleri takip
edilebilmektedir.
Sistem üzerinde oluşturulan klasör formlar sayesinde belirli bir
grup çalışana ilişkin bilgilerde ortaya çıkan değişikliklerin toplu
olarak yapılması sağlanabilir.
Sistemin standart mektup tanımlaması özelliği sayesinde
işletme içerisinde kullanılmakta olan işe başvuran adaylara
teşekkür mektubu, ücret zammı bildirim mektubu veya özel
gider indirimine esas gelir vergisi matrahı bildirim mektubu gibi
mektupların sisteme metninin girilmesi ile tüm kişilerin
41
kendilerine ait özel bilgileri içerecek şekilde otomatik olarak
tanımlanması ve çok kısa bir süre içerisinde mektupların
üretilmesi mümkün olabilir.
Sistemin geçerlilik özelliği sayesinde sistemde tutulmak istenen
tüm bilgilerin bir kere sisteme girişini yapmak suretiyle diğer ilgili
tüm ekranlardan bilgiye ulaşmak ve bilgiyi kullanmak mümkün
olabilmektedir.
Sistemin bir diğer özelliği de uygulama dışına veri aktarımı
yapabilme özelliğidir. Özellikle tarihsel takip özelliği de göz
önüne alındığı zaman geçmiş tarihlerden başlayan ve geleceğe
devam edebilen süreçte bir takım tahminleri de içeren personel
planlaması, insan kaynakları bütçesi vb. konulara ilişkin detaylı
bilgiler alınması gerekebilir. Bu durumda bilgilerin formatları
üzerinde oynamak mümkün olabilmektedir.
Son olarak sistemin en önemli özelliklerinden biri de veri
ulaşımı ve güvenlik özelliğidir. İnsan kaynakları bölümleri
tarafından gerçekleştirilen çalışmaların gizlilik yönü yüksek
olduğundan insan kaynakları modülünde tutulan bilgi ve verilere
yalnızca yetkilendirilmiş kişilerin ulaşımı tercih edilmektedir.
Çalışanlar sisteme kendileri için tanımlanan kullanıcı adı ve
şifre ile ulaşmakta ve yalnızca kendilerinin görmesine izin
verilen ekranlara erişebilmektedirler.35
35 Elif Durmuş, a.g.k., s.118-120
42
ÜÇÜNCÜ BÖLÜMKURUMSAL KAYNAK PLANLAMASI (ERP) İLE İLGİLİ ELEŞTİRİLER VE
KURUMSAL KAYNAK PLANLAMASININ (ERP) GELECEĞİ
1. ERP İLE İLGİLİ KISIT VE ELEŞTİRİLER
Olumlu Eleştiriler:
o ERP sistemi, işletmedeki tüm Bilgi Sistemi (BS) kaynaklı
problemleri giderecek bir çözümdür ve işletmenin tüm işlerini
yürütmek için ihtiyaç duyacağı tek BS olma yolunda
ilerlemektedir.
o ERP yaklaşımı, işletmenin tümünde sistemi hem basitleştirir
hem de standardize eder ve gelecekte sistemin
güncellenmesini daha kolay hale getirir.
43
o ERP sistemi, BT işlemlerinin maliyetini düşürür ve kurumsal
BS’nin sürekliliğini sağlamak için gerekli personel sayısını
azaltır.
o ERP sistemi, tüm süreçleri birbirine entegre etmeye zorlar ve
yüksek seviyede veri entegrasyonu sağlanır.
o ERP, rekabet gücünü artıran mükemmel bir karar destek
aracıdır.
o ERP sistemleri, çeşitli süreçler için en iyi uygulamaları içererek,
kurumun sistemleri hızlı ve kolay bir şekilde yapılandırmasını ve
böylece uygulama maliyetlerini en aza çekmesini sağlar.
o ERP sistemleri daha iyi bir küresel entegrasyon yapısı sunar.
Olumsuz Eleştiriler:o ERP sistemleri sadece çok geniş ölçekli firmaların ilgi alanına
girer.
o ERP sistemlerinin yaygınlaşmasının tek sebebi Y2K (2000 yılı)
problemidir. Y2K problemi artık geride kaldığına göre ERP’nin
geleceği parlak görülmemektedir.
o ERP sistemleri ve uygulanmaları çok pahalıdır. Sistem önemli
modifikasyonlara ihtiyaç duyar ve şirketin sistemi kullanabilmesi
için ciddi yeniden yapılanma (reengineering) sürecine ihtiyaç
duyulur.
o Kurulu ERP sistemleri genelde yavaştır ve çoğu şirketin işlem
ihtiyaçlarına cevap veremez.
44
o ERP sistemleri ilk başta öngörülen yatırımın geri dönüşü
oranlarını sağlayamamıştır.
o Pek çok firma ana sebep olarak ERP sistemi kurulumu
yüzünden kapanmıştır.
o ERP sistemleri BT maliyetlerinin ve personel sayısının
artmasına sebep olur.
o Bir bütünleşik ERP sistemi kurulsa bile sistemin düzgün
çalışması için ilave sistemlere gereksinim duyulur.36
Mabert ve arkadaşları, ERP hakkındaki sık rastlanan olumlu ve
olumsuz eleştirileri tespit ettikten sonra bu önermelerin doğruluklarını
araştırmak için bir anket çalışması yürütmüşlerdir. Bu amaçla 15 adet ERP
kurulumu, üst düzey yöneticiler ve Bilgi teknolojileri profesyonelleri ile yapılan
görüşmelerle geniş kapsamlı olarak incelenmiştir. Hacmi sınırlı da olsa, çeşitli
büyüklükteki (ciroları 30 milyon USD ile 35 milyar USD arasında değişen),
farklı endüstriyel ve son kullanıcıya yönelik ürünler üreten ve altı farklı
satıcıdan alınmış ERP paketleri kullanan firmaları içeren bir örnek uzayı
kullanılmıştır. Ayrıca ERP kurulumları konusunda faaliyet gösteren altı adet
danışman firma ile tecrübeleri hakkında araştırmanın bulgularını doğrulayan
görüşmeler yapılmıştır.
Araştırmanın bulguları göstermiştir ki; ERP hakkında yayınlanan
olumsuz eleştiriler fazlaca abartılmıştır. Sonuçlar genelde bu olumsuz
eleştirilerin aksi yönünde olmuştur. Araştırmadan elde edilen verilere göre
ulaşılan sonuçlar aşağıda listelenmiştir:
36 İbrahim Somar, İşletme Kaynakları Planlaması ERP I ,ERP II, Sakarya Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü, 2004, s. 24, http://www.inotecbilgimerkezi.com/cinfocenter/pdfs/34_Isletme_Kaynak_Planlama_MRP.pdf
45
o ERP sistemleri çok küçüklerinden en büyüklerine kadar tüm
ölçeklerdeki firmalarda uygulanmaktadır.
o ERP’nin uygulanmasının pek çok nedeni vardır, sadece Y2K
problemi yüzünden uygulanıyor olması söz konusu değildir.
ERP genel olarak bir Bilgi teknolojileri çözümünden ziyade bir iş
çözümü olarak görülmektedir.
o Bir ERP kurulumu ciddi bir yatırımdır ve pahalıdır. Ancak,
maliyetler elle tutulabilen ve tutulamayan faydalarla
dengelenmelidir.
o Çoğu firmadaki ERP kurulumu henüz yeni sayılabilecek
durumdadır. Çoğu çeşitli faydalar elde etmiş olsalar da zaman
içinde tecrübelerin artması ile birlikte üretkenlikte de artış
olması beklenmektedir.
o Şu an itibariyle Bilgi teknolojileri işlemlerinde maliyet azalması
sağlanıp sağlanmadığı konusu net değildir.
o Bazı satıcılar tarafından iddia edildiği gibi tek bir ERP sistemi
uygulaması baştan sona kesin çözüm sağlamaktan uzaktır.
Şirketlerin çoğu, bazı özel işlevler veya karar verme süreçleri
için başka sistemleri ilave olarak kullanmaktadırlar.
o ERP, kurumun tamamında sistemleri hem basitleştirmekte hem
de standardize etmektedir. Böylece firma için gelecekte yeni
ilaveler ya da güncelleme yapmak daha kolay hale gelmektedir.
46
o ERP sistemlerinin tümü oldukça istikrarlı bir görüntü
çizmektedir. Çok büyük firmalarda bile firmaların işlemlerini
yerine getiremediklerine dair bir kanıta rastlanamamıştır.
o ERP sistemleri, veri mevcudiyetini ve kalitesini artırarak karar
verme sürecini iyileştirmektedir. Firmalar veri ambarları
oluşturdukça ve karar destek sistemleri kurdukça başka
faydalar da elde edilecektir.
o Çoğu firma ERP sistemlerinden memnundur. Çoğu ERP
sisteminin faydalı ömrünün on yıldan daha fazla olacağını
düşünse de zaman içinde rutin bakım ve güncellemeler gerekli
olacaktır.37
2. ERP’DE YENİ TRENDLER
Bilgi teknolojisi tüm dünyada hızlı bir şekilde ilerleyişini
sürdürmektedir. Bu ilerlemeyle birlikte kurumsal kaynak planlaması gibi
yönetim paketlerinden beklentiler ve pazardaki eğilimler değişmektedir.
Günümüzde bu konuda görülen 4 ana eğilim şunlardır:
ERP sistemleri arka ofis uygulamalarından ön ofis
uygulamalarına doğru kaymış ve Tedarik Zinciri Yönetimi
( Supply Chain Management – SCM) ve Müşteri İlişkileri
Yönetimi sistemlerini destekler konuma gelmiştir. Kaynağı ne
olursa olsun kullanıcılar, ister kendi ERP satıcılarından isterse
başka satıcılardan ERP sistemlerini Müşteri İlişkileri Yönetimi
ve Tedarik Zinciri Yönetimi uygulamaları ekleyerek
genişletmektedirler. Bu oluşum, Genişletilmiş ERP terimiyle
anılmaktadır.37 Elif Durmuş, a.g.k., s. 35
47
Pazarın büyüklerden oluşan kısmının doyuma ulaşmasıyla
birlikte ERP satıcıları artan bir şekilde KOBİ’leri hedef almaya
başlamışlardır. Satıcılar bunu kendi orijinal sistemlerini
basitleştirerek veya Uygulama Servis Sağlayıcılar (Application
Service Providers – ASP) aracılığıyla sunarak sağlamaktadırlar.
Bu ikinci yöntem ERP hizmetini üçüncü parti firmalardan
kiralamak yoluyla olmaktadır ve bu genelde internet üzerinden
yapılmaktadır.
Gerçek Pazar faaliyetleri göstermesi ve gelir getirmesi
açısından henüz aktif konuma geçmiş olmamasına karşın dijital
Pazar kavramı ortaya çıkmıştır. Bu pazarlar önceleri genelde
Bilgi Teknolojileri(BT) firmaları tarafından kurulmuştur fakat
sonradan endüstriyel konsorsiyumlar bu pazarları oluşturarak
BT firmalarına teknoloji sağlayıcı görevi yüklemişlerdir. Bu dijital
pazarların geleceği ve ERP’nin bu yeni oluşumdaki konumu
henüz belli olmamakla birlikte bu pazarlar, ERP’ye ciddi bir
eğilim göstermektedirler.
Yüz milyonlarca dolara varan uygulama masrafları nedeniyle
ERP projeleri, ERP satıcılarının ardından şimdi de kullanıcıları
değer arayışına itmiştir. ERP projeleriyle ilgili bu değer
arayışından ötürü, ERP’nin getirilerini ve performansını ölçmeye
yönelik çalışmalar yapılmıştır. Örneğin ERP projelerinde
başarının, sadece maliyet göz önüne alınmadan
değerlendirilmesi için metodolojik bir yaklaşım önerilmiştir. Bu
konuyla ilgili sahasının hala açık olduğu ve yeni metodolijiler
geliştirilmesinin mümkün olduğu düşünülmektedir.38
38 Elif Durmuş, a.g.k., s. 31,32
48
3. ERP’NİN GELECEĞİ VE ERPII KAVRAMI
Genel olarak birçok şirket “parça parça ilişkili diğer uygulamalar ile
birlikte ERP sistemi, entegre bir bilgi yönetim sisteminin temeli olmalıdır”
felsefesini onaylamıştır. Ayrıca, çok az şüphe vardır ki ERP sistemi birçok
şirketin bilgi yönetimi altyapılarının temel bir unsuru olarak kalacaktır.
MRP II VE ERP sistemini aşma ihtiyacını fark eden yazılım işletmeleri
de ürün portföylerini faal bir şekilde arttırmışlar. Örneğin MRP III gibi
kavramları çoktan ortaya çıkmıştır. Artık yeni kavramlar olarak SCM (Supply
Chain Management): tedarik zinciri yönetimi, CRM (Customer Relationship
Management): müşteri ilişkileri yönetimi, BI (Business Intelligence): işletme
zekası karşımıza çıkmaktadır. İşte bu üçlü ERP paketlerinin üstüne
geldiğinde Gartner Group ERP II tanımlamasını geliştirmiştir. Bu kapsam için
new frontiers (yeni sınırlar), new wave (yeni dalga) tanımlamaları da
mevcuttur. ERP II, dış operasyonel ve finansal süreçleri işletme içi ve dışı
birimlerle iş birliği içinde yürütmeyi ve optimize etmeyi sağlayarak,
müşterilere ve şirket ortaklarına sunulan değeri artıran iş stratejisi ve bir dizi
endüstri alanına özel uygulamalardır.39
39 Nazlı Keskin, a.g.k., s.11
49
SONUÇ
Küresel bir rekabet ortamında, kurumların hayatta kalabilmeleri ve en
önemlisi kâr elde edebilmeleri için en az kurum ölçeğinde kendilerini tam ve
eksiksiz yönetebilmeleri gerekmektedir. Stratejik kararlarını doğru olarak
verebilmeleri ve rekabet avantajı elde edebilmeleri için bütünleşik sistemlere
gerek vardır. Bu noktada, günümüzün ileri bilgi teknolojisi uygulamalarından
biri olan ERP sistemleri gündeme gelmektedir. Bir ERP sistemi, bilgi
teknolojilerinin yardımıyla, kurumun bütün kaynaklarını planlayan ve bütün
bilgi ihtiyaçlarını gideren bir yönetim sistemidir. ERP sistemi çözümleri,
kurumların ürün ve hizmet üretme yöntemini bütünüyle etkilemektedir.
Bununla birlikte aynı zamanda kurumların yönetim şeklini ve düzeyini de
şekillendirmektedir. Gerçek zamanlı veriler ile işlem yapılan kurumlarda,
stratejik karar süreçleri sistem üzerinden elde edilen verilerle daha gerçekçi
bir şekilde yapılandırılabilmektedir.
Kurumlar ERP uygulama sürecini, iş süreçlerinin yeniden
düzenlenmesi, gelecekteki rekabet stratejilerine uyum ve tüm bilgi teknolojisi
50
yapılarının yenilenmesi için bir fırsat olarak görebilirler. ERP sistemi özellikle
birden fazla üretim ve satış noktalarına sahip kurumlar için çoklu düzeyde
üretim koordinasyonu, üretim ve satış hedeflerini yönetme bakımından çok
önemlidir. ERP sistemini elde etmede, kurumların önünde birkaç alternatif
vardır. Bunlardan ilki, kurumun, kendine özel bir ERP yazılımını
geliştirmesidir. Diğeri, ERP sistemi tedarikçilerinden hazır ERP paketini satın
almaktır. Son yıllarda yeni bir alternatif olarak ortaya çıkan dış kaynak
kullanma yoluyla uygulama servis sağlayıcılarından ERP sistemini
kiralayabilmekte mümkündür.
KAYNAKÇA
AĞAYEV, Seyid, Kurumsal Kaynak Planlama Sisteminin Seçimi,
Kurulumu ve ERP Kullanıcı Firmaların Sistemden Beklentilerinin
Analizi, Yüksek Lisans Tezi, Gazi Üniversitesi Sosyal Bilimler
Enstitüsü, 2007
ALTIN, Kaan, İşletmelerde Kurumsal Kaynak Planlaması Kapsamında
Stratejik İnsan Kaynakları Seçimi: Bir Model Önerisi, Yüksek Lisans
Tezi, Gazi Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü, 2007
AYDIN, Ali Orhan, Kurumsal Kaynak Planlama Yazılımlarının Kalite
Özgüllüklerinin Belirlenmesi, Yüksek Lisans Tezi, Gazi Üniversitesi
Fen Bilimleri Enstitüsü, 2003
COŞKUN, Fikret, Kurumsal Kaynak Planlama, Yüksek Lisans Tezi,
Kahramanmaraş Sütçü İmam Üniversitesi, Sosyal Bilimler Enstitüsü,
2007
51
DURMUŞ, Elif, İnsan Kaynakları Yönetimi Etkinliğinin Sağlanmasında
Bir Araç Olarak Kurumsal Kaynak Planlaması, Yüksek Lisans Tezi,
Gazi Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü, 2007
HARWOOD, Stephen, ERP Kurumsal Kaynak Planlaması, çev.
Halefşan Sümen, 2004
İLTER, Halil Kemal, Kurumsal Kaynak Planlaması Ve İşletme
Yönetiminde Açık Elektronik Yaklaşımlar: E-İş Modeli Arayışları,
Doktora Tezi, Gazi Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü, 2004
KARADEDE, Aysel, Kurumsal Kaynak Planlaması Sonrası İşletmelerin
Yaşadığı Sorunlar, Yüksek Lisans Tezi, Gazi Üniversitesi Fen Bilimleri
Enstitüsü, 2004
KESKİN, Nazlı, İşletmelerde Kurumsal Kaynak Planlaması Kullanımı
ve Küçük Ve Orta Büyüklükteki İşletmelerde Bir Uygulama Çalışması,
Yüksek Lisans Tezi, Gazi Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü, 2007
TALU, Şehbal, Sorularla Kurumsal Kaynak Planlama, İTO Yayınları,
İstanbul, 2004
TAŞÇI, Eren, İşletmelerde Kurumsal Kaynak Planlamasının Üretim
Faaliyetlerine Etkisi: Bir Alan Araştırması, Yüksek Lisans Tezi, Gazi
Üniversitesi Fen Bilimleri Enstitüsü, 2006
URAL, Özge, Orta ve Büyük Ölçekli Hazır Giyim İşletmelerinde
Kurumsal Kaynak Planlama(ERP) Yazılımlarının Kullanımı Üzerine Bir
Araştırma, Gazi Üniversitesi Eğitim Bilimleri Enstitüsü, 2004
52
YEGÜL, Mustafa Fatih, Kurumsal Kaynak Planlama(ERP) ve
Türkiye’deki Uygulamaları, Yüksek Lisans Tezi, Gazi Üniversitesi Fen
Bilimleri Enstitüsü, 2003
http://www.inotecbilgimerkezi.com/cinfocenter/pdfs/
34_Isletme_Kaynak_Planlama_MRP.pdf
http://www.ias.com.tr/erp/p-mrp_erp.html,11.12.2006
http://www.tsadergisi.org/arsiv/agustos2008/06.pdf
http://www.denetimnet.net/UserFiles/Documents/Makaleler/Akademik
%20Makaleler/ERP-KurumsalKaynakPlanlamasi.pdf
http://yaem2004.cukurova.edu.tr/bildiriler/005%20-%20TamMetin.pdf
http://www.mmo.org.tr/resimler/ekler/0e8517b1fe0b527_ek.pdf?
tipi=65&turu=X&sube=0
http://www.odevarsivi.com/dosya.asp?islem=gor&dosya_no=30336
http://www.sosyalbil.selcuk.edu.tr/123/sayi15.htm (Erkan Bayraktar,
Mehmet Efe, Kurumsal Kaynak ;planlaması ve Yazılım Seçim Süreci)
53
