masa bhakti 2009/2010masa bhakti 2009/201010-11 Oktober 200910-11 Oktober 2009

Assalaamu’alaikumAssalaamu’alaikumKenalkan Identitas penyajiKenalkan Identitas penyaji

nama lengkap SUPIYAN, S.Pdnama lengkap SUPIYAN, S.Pd Lebih aman saya tulis SOFYANLebih aman saya tulis SOFYAN Jalan Letjen S. Parman III.a No. 02, Jalan Letjen S. Parman III.a No. 02,

Kelurahan Cangkringan, Kelurahan Cangkringan, 329884, 329884,

081335417191, 081335417191, 64415 64415email: email: wian_hanif@yahoo.co.idwian_hanif@yahoo.co.id mushola_alfalah@yahoo.co.idmushola_alfalah@yahoo.co.id

motto : Sabar, Ikhlas, Tawakalmotto : Sabar, Ikhlas, Tawakal

Semangati hidup dengan;Semangati hidup dengan;

اناصالتونسكومحييوممتللهاربالعلمياناصالتونسكومحييوممتللهاربالعلمينن

AdministrasiAdministrasi

berasal dari kata; Ad & Ministrare.berasal dari kata; Ad & Ministrare. yang dapat didefinisikan sebagai kegiatan yang dapat didefinisikan sebagai kegiatan

yang menunjang pelaksanaan yang menunjang pelaksanaan pemerintahan/organisasi.pemerintahan/organisasi.

kegiatan-kegiatan administrasi yang kegiatan-kegiatan administrasi yang dimaksud, dilakukan untuk menunjang dimaksud, dilakukan untuk menunjang kelancaran pelaksanaan tugas pokok kelancaran pelaksanaan tugas pokok sebuah pemerintahan/organisasi.sebuah pemerintahan/organisasi.

dalam hal ini organisasi yang dimaksud dalam hal ini organisasi yang dimaksud adalah OSIS; Organisasi Siswa Intra adalah OSIS; Organisasi Siswa Intra Sekolah.Sekolah.

Administrasi pada sebuah organisasi Administrasi pada sebuah organisasi merupakan merupakan darahdarah yang berfungsi untuk yang berfungsi untuk mengirimkan sari-sari makanan ke seluruh mengirimkan sari-sari makanan ke seluruh organ tubuh.organ tubuh.

Apabila pelaksanaan administrasi kurang Apabila pelaksanaan administrasi kurang baik, maka dapat mengurangi baik, maka dapat mengurangi hemohemoglobinglobin dalam darah yang sehingga menjadikan dalam darah yang sehingga menjadikan organisasi tidak mampu melaksanakan organisasi tidak mampu melaksanakan tugas-tugas pokoknya secara optimal.tugas-tugas pokoknya secara optimal.

Proses Dokumen OrganisasiProses Dokumen Organisasi Pengertian Pengertian DokumenDokumen;; semua catatan tertulis baik tercetak maupun tidak tercetaksemua catatan tertulis baik tercetak maupun tidak tercetak surat, akte, piagam, bahan rekaman untuk memberi keterangansurat, akte, piagam, bahan rekaman untuk memberi keterangan warkat asli yang digunakan untuk mendukung suatu keteranganwarkat asli yang digunakan untuk mendukung suatu keterangan

Segi fungsi dokumen;Segi fungsi dokumen; dokumen Dinamis; dokumen digunakan secara langsung dalam dokumen Dinamis; dokumen digunakan secara langsung dalam

proses penyelesaian pekerjaan,proses penyelesaian pekerjaan, dokumen Statis; dokumen yg tidak secara langsung digunakan dokumen Statis; dokumen yg tidak secara langsung digunakan

dalam penyelesaian pekerjaan.dalam penyelesaian pekerjaan.

Penyimpanan dokumen;Penyimpanan dokumen; penyimpanan dokumen merupakan hal paling URGEN,penyimpanan dokumen merupakan hal paling URGEN, untuk setiap dokumen dicatat dan disimpan sesuai dengan untuk setiap dokumen dicatat dan disimpan sesuai dengan

karakteristik dokumen itu sendirikarakteristik dokumen itu sendiri untuk surat disimpan dengan menggunakan sistem kearsipan yang untuk surat disimpan dengan menggunakan sistem kearsipan yang

berlaku, difile dalam folder, jangan disimpan di tempat yang berlaku, difile dalam folder, jangan disimpan di tempat yang panas atau lembabpanas atau lembab

Dasar Surat MenyuratDasar Surat Menyurat

Peranan Peranan SuratSurat;; Sebagai Duta/Wakil sebuah Organisasi; surat Sebagai Duta/Wakil sebuah Organisasi; surat

sebagai wakil organisasi menunjukkan mentalitas sebagai wakil organisasi menunjukkan mentalitas jiwa dan kondisi intern dari organisasi yang jiwa dan kondisi intern dari organisasi yang bersangkutan.bersangkutan.

Bukti Otentik; surat dapat dijadikan sebagai butki Bukti Otentik; surat dapat dijadikan sebagai butki tertulis “tertulis “hitam di atas putihhitam di atas putih” apabila terjadi ” apabila terjadi perselisihan atau untuk pembuktian lebih lanjut.perselisihan atau untuk pembuktian lebih lanjut.

Pedoman untuk melakukan suatu tindakan.Pedoman untuk melakukan suatu tindakan.

Alat pengingat atau berfikir; artinya bahwa surat Alat pengingat atau berfikir; artinya bahwa surat yang pernah dibuat dan diarsipkan dapat digunakan yang pernah dibuat dan diarsipkan dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan atau mengetahui hal-sebagai bahan pertimbangan atau mengetahui hal-hal yang pernah dilakukan.hal yang pernah dilakukan.

Bagian-bagian SuratBagian-bagian Surat

Kepala suratKepala surat Nomor suratNomor surat Tanggal suratTanggal surat LampiranLampiran Perihal suratPerihal surat Alamat yang ditujuAlamat yang dituju Salam pembukaSalam pembuka Isi suratIsi surat Salam penutupSalam penutup Nama organisasi yang mengeluarkan suratNama organisasi yang mengeluarkan surat Jabatan penandatangan suratJabatan penandatangan surat Tanda tangan dan nama terang penanggungjawab suratTanda tangan dan nama terang penanggungjawab surat Tembusan (apabila diperlukan)Tembusan (apabila diperlukan)

Kepala SuratKepala Surat Nama instansi, organisasi, badan atau lembagaNama instansi, organisasi, badan atau lembaga Alamat lengkap; jalan, nomor, telepon, kota, kode posAlamat lengkap; jalan, nomor, telepon, kota, kode pos Logo organisasiLogo organisasi

Dinas Pendidikan, Pemuda dan Olahraga Daerah Kabupaten NganjukDinas Pendidikan, Pemuda dan Olahraga Daerah Kabupaten Nganjuk

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN NEGERI 2 NGANJUKSEKOLAH MENENGAH KEJURUAN NEGERI 2 NGANJUK

ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH (OSIS)ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH (OSIS)Jalan Lawu 3, Telepon (0358) 321951, Nganjuk 64419Jalan Lawu 3, Telepon (0358) 321951, Nganjuk 64419

Nomor SuratNomor Surat Nomor surat mengikuti pembakuan yang sudah Nomor surat mengikuti pembakuan yang sudah

ditetapkanditetapkan Menyertakan inisial/keterangan organisasi untuk Menyertakan inisial/keterangan organisasi untuk

menspesifikasikan suratmenspesifikasikan surat

Contoh;Contoh;

Nomor : 005/xxx/411.405.302/OSIS/2009Nomor : 005/xxx/411.405.302/OSIS/2009

Tanggal SuratTanggal Surat Menyebutkan tanggal pembuatan suratMenyebutkan tanggal pembuatan surat Penulisan nama bulan dengan huruf, lengkap dan Penulisan nama bulan dengan huruf, lengkap dan

sesuai dengan ejaan yang disempurnakansesuai dengan ejaan yang disempurnakan Apabila sudah ada kepala surat, tidak perlu Apabila sudah ada kepala surat, tidak perlu

menyebutkan kota.menyebutkan kota.

Contoh;Contoh;

10 Oktober 200910 Oktober 2009

Alamat SuratAlamat Surat Diawali dengan kata KepadaDiawali dengan kata Kepada Alamat yang dituju diawali dengan kata Yth.Alamat yang dituju diawali dengan kata Yth. Penulisan alamat diusahakan lengkap dan jelas untuk Penulisan alamat diusahakan lengkap dan jelas untuk

menghindari salah alamatmenghindari salah alamat

Contoh;Contoh;

KepadaKepadaYth. Bpk. Yudi Hermawan, SE.Yth. Bpk. Yudi Hermawan, SE.

didiTempatTempat

KepadaKepadaYth. Pengurus OSIS SMK PEMUDAYth. Pengurus OSIS SMK PEMUDA

Jalan Pahlawan 10Jalan Pahlawan 10Nganjuk 64412Nganjuk 64412

Isi SuratIsi Surat Sebelumnya ada salam pembuka “Dengan Sebelumnya ada salam pembuka “Dengan

hormat,”hormat,” Disusun dengan menggunakan kata-kata Disusun dengan menggunakan kata-kata

yang menarik perhatian, mengarahkan pada yang menarik perhatian, mengarahkan pada maksud surat.maksud surat.

Memperhatikan ejaan, tanda-tanda baca Memperhatikan ejaan, tanda-tanda baca dan aturan penulisan yang benar, dan aturan penulisan yang benar,

Ditutup dengan salam “Hormat kami,”Ditutup dengan salam “Hormat kami,”

Nama Organisasi yang mengeluarkan suratNama Organisasi yang mengeluarkan suratJabatan penandatangan suratJabatan penandatangan surat

Contoh:Contoh:

Pengurus OSIS SMKN 2 NganjukPengurus OSIS SMKN 2 NganjukKetuaKetua Sekretaris,Sekretaris,

HELDA ULICAHELDA ULICA DESIDESI

MengetahuiMengetahuiKepala UPTD SMKN 2 Nganjuk,Kepala UPTD SMKN 2 Nganjuk,

Drs. H. SUBAGIJO, MMDrs. H. SUBAGIJO, MMPembina Tingkat IPembina Tingkat I

NIP. 19500325 197903 1 008NIP. 19500325 197903 1 008

Pengurusan SuratPengurusan Surat

Proses Proses surat masuksurat masuk dengan buku dengan buku AgendaAgenda Penerimaan surat; diteliti ketepatan Penerimaan surat; diteliti ketepatan

alamat dan menandatangani ekspedisialamat dan menandatangani ekspedisi Penyortiran untuk menentukan prioritas Penyortiran untuk menentukan prioritas

penanganannyapenanganannya Pencatatan kedalam buku agendaPencatatan kedalam buku agenda Pengarahan surat dan penyampaian Pengarahan surat dan penyampaian

suratsurat Penyimpanan ke dalam folder masukPenyimpanan ke dalam folder masuk

BUKU AGENDA SURAT MASUK

No Asal Surat NomorSurat

Tanggalsurat

Tanggalditerima Isi surat No

agenda

Proses Proses surat keluarsurat keluar dengan buku dengan buku AgendaAgenda

Pembuatan konsep suratPembuatan konsep surat Pengetikan suratPengetikan surat Pentaklikan, pengecekan kebenaran Pentaklikan, pengecekan kebenaran

suratsurat Pencatatan kedalam buku agendaPencatatan kedalam buku agenda

Pelipatan surat Pelipatan surat Penyampulan suratPenyampulan surat

Pengiriman surat dengan menggunakan Pengiriman surat dengan menggunakan buku EKSPEDISIbuku EKSPEDISI

Penyimpanan arsip surat keluar.Penyimpanan arsip surat keluar.

BUKU AGENDA SURAT KELUAR

No Alamat Surat NomorSurat

Tanggalsurat Isi surat Lampiran

surat Kode

BUKU EKSPEDISI SURAT KELUAR

Tanggal NomorSurat Dikirim kepada Tanda tangan

Selamat BertugasSelamat Bertugas

Semoga selalu mendapat rahmat Semoga selalu mendapat rahmat dan petunjuk-NYAdan petunjuk-NYA

Kullukum RoinKullukum Roin Wa kullu roin mas’ulun an roiyatihWa kullu roin mas’ulun an roiyatih Setiap kita adalah pemimpinSetiap kita adalah pemimpin Dan setiap pemimpin akan dimintai Dan setiap pemimpin akan dimintai

pertanggungjawaban pertanggungjawaban kepemimpinannyakepemimpinannya

Jadikan Pribadi OSIS menjadi Jadikan Pribadi OSIS menjadi USWAH baik bagi yang lainUSWAH baik bagi yang lain

SSUUKKSSEESS BERSAMA ANDABERSAMA ANDA……

Wassalaamu’alaikum Wassalaamu’alaikum warohmatullahi ta’ala warohmatullahi ta’ala wabarokatuhwabarokatuh