Le projet de service en bibliothèque

BDY – formation

11 décembre 2014

Organisation de la journée

• 9h30/12h30 : un projet de service, pour quoi faire?

• 14h/17h: méthodologie du projet de service

Qu’est ce qu’un projet de service?

• Un prétexte pour prendre le temps de réfléchir aux missions de l’établissement?

• Un document de référence?

• Une feuille de route pour l’équipe?

• Un moyen de se faire connaître et reconnaître?

• Un outil de communication auprès des élus et des partenaires?

• Un outil de management?

• Une mode?

Pour quoi faire?

• Les objectifs internes

Donner du sens à l’action de l’équipement et de l’équipe

Mobiliser l’équipe sur un projet commun et partagé

Définir des objectifs prioritaires et des publics cibles

Inscrire des objectifs clairs pour chaque aspect du métier: la politique d’acquisition (par support et par thématique, au regard des objectifs), la médiation (communication, partenariats, animations), la gouvernance de l’équipe, les services au public (accessibilité, horaires, tarifs)…

Evaluer les moyens nécessaires à la réalisation des objectifs fixés en fonctionnement à court, moyen et long termes: plans de formation, recrutement et profils de postes, échéancier et montée en charge

Evaluer les moyens nécessaires en investissement: travaux éventuels par exemple

Pour quoi faire?

• Les objectifs externes

Avoir un outil de dialogue constructif avec les élus et les tutelles

Créer un document de référence pour les partenaires et les publics

Développer une action plus cohérente et plus visible

Quand et comment faire?

• Le bon moment

Un changement de direction, d’équipe ou de tutelle Un temps de travaux qui permet de se mobiliser Une crise interne à l’équipe Un besoin de démontrer son activité et de la renouveler

• Comment faire?

Procéder à un diagnostic interne et externe Préparer et organiser la réflexion et la participation de

chacun Valider les différentes étapes Ne pas oublier l’évaluation

Mise en situation

• Règle du jeu

Groupes de 3

15 mn pour préparer le scénario / 10 mn de prestation (minimum)

Développer une vraie progression dans l’entretien, aboutir à une décision

Echanges et questions après chaque groupe

• Scénarii

1: un bibliothécaire face à un élu réticent

2: un directeur de bibliothèque face à une équipe réticente (ou l’inverse)

3: un élu (ou DGS) volontaire et une équipe réticente

4: une tutelle volontariste (BDP, DRAC) mais une équipe réticente

Méthodologie du projet de service

• Le diagnostic

• Le mode de gouvernance

• La rédaction et la validation

• La mise en œuvre

• L’évaluation

Le diagnostic

• Le diagnostic interne

L’histoire de la structure Comment va l’équipe? L’organisation de l’équipe et le mode de gouvernance L’offre proposée dans la bibliothèque: collections et services L’évolution du métier L’impact auprès des publics? Les non publics?

• Le diagnostic externe

Le territoire: cartographie, évolution, population, acteurs culturels, sociaux et éducatifs

Le positionnement de l’établissement dans la vie locale La place de la bibliothèque dans les politiques publiques Les partenaires Le lien avec les élus

Le diagnostic

Le diagnostic azerty MOYENNE

NATIONALE

(villes de 30 à

40 000 habitants)

Imprimés /

hab. 2.7 2.4

CD / 100 hab. 27 25

DVD / 100

hab. 3.3 8.2

Accès internet 3 16

Superficie

m²/ hab. 0.03 0.07

Effectifs 11 20

Dépenses de

personnel / hab.

12.7 21.14

Acquisitions

euros / hab. 2.2 2.8

Ouverture hebdo.

16h45 29h40

Taux de

pénétration 6,7 % 13% MOYENS

Ville Effectifs

/ 2000 hab.

m²/ hab. Ouverture

hebdo.

Nb de postes

informatiques publics

ASNIERES

83 000 hab. _ 0.04 29h 27

BOIS-COLOMBES

29 500 hab. 0.7 0.03 16h45 3

COLOMBES*

85 200 hab. 0.2 0.02 28h 26

COURBEVOIE

87 500 hab. 0.3 0.03 21h 7

GENNEVILLIERS

43 000 hab. 1.2 0.07 25h 28

LA GARENNE-

COLOMBES

24 000 hab.

1.2 0.9 33h 20

MOYENNE

NATIONALE 1 0.07 23h30 16

Comité de pilotage

Groupes de travail

Tutelles Partenaires

Direction équipe

Equipe

Le mode de gouvernance

La rédaction du projet de service

• Le document « projet de service »

rappel du diagnostic

l’affirmation des objectifs

La déclinaison des objectifs en fiches actions

Les moyens à mettre en œuvre: investissement et fonctionnement

Le calendrier de mise en œuvre

• La validation du document en interne et en externe

ExemplesL’ouverture vers l’extérieur Le développement du numérique Le réaménagement et la création

des équipements

Action 1

Repenser l’accueil en bibliothèque

Action 1 :

Revoir le SIGB et créer un portailinternet

Action 1 :

Mettre en place une signalétiqueurbaine

Action 2

Simplifier et élargir les horairesd’ouverture

Action 2 :

Installer des bornes wi-fi (et le fairesavoir)

Action 2 :

Rafraichir et moderniser lamédiathèque Jean Monnet

Action 3 :

Développer un plan de formationpluriannuel pour l’ensemble dupersonnel

Action 3 :

Equiper les bibliothèques denombreux postes informatiques

Action 3 :

Créer l’équipement de quartierMermoz

Action 4 :

Articulation entre médiathèque et BCD :formations et développement

Action 4 :

Proposer une offre documentairedématérialisée

Action 4 :

Créer la médiathèque centrale sur lequadrilatère Jaurès

Action 5 :

Sensibiliser un référent dans chaquestructure municipale et faire un partaged’expérience

Action 5 :

Proposer des automates de prêt

Action 6 :

Positionner la médiathèque au cœur dudispositif périscolaire : créer unparcours culturel de l’enfant

Action 7 :

Développer des partenariats avec leséquipements des villes voisines

Action 8 :

Repenser les outils de communication etleur diffusion

Action 9 :

Annoncer les nouveaux services

Action 4 – Développer une articulation étroite entre les établissements scolaires et la médiathèque à travers un travail de formation et de développement des BCD

Objectif

Renforcer le travail spécifique sur le public qui réunit les plus forts enjeux autour de l’apprentissage de la lecture.

Renforcer les liens entre les deux structures qui touchent les scolaires (plages d’accueil renforcées à la bibliothèque, formation …).

Améliorer l’efficience des moyens donnés par la Ville aux BCD.

Partenaires associés

Service culturel / médiathèque / Education Nationale

Mise en œuvre

Réunion Ville / IEN pour définir les contours de l’action

Réunions de travail médiathèque et service culturel – écoles (école par école ou via l’IEN)

Désignation de bibliothécaires référents

Temps de formation des enseignants par les bibliothécaires dans les BCD

Temps d’accueil renforcés dans les bibliothèques (à quel rythme ? quel type d’accueil ? projets à l’année ?).

Coûts engendrés

Temps de travail des agents – éventuellement un poste ou un demi-poste consacré à ce dispositif

Cf. le budget alloué par la Ville aux BCD qui pourrait éventuellement être repensé dans son affectation.

Délais de mise en œuvre

Réunions de travail : 3 mois

Temps de formation : 2 mois

Accueils renforcés : 6 mois

Evaluation

Utilisation des bibliothèques et des BCD.

Action 6 - Positionner la médiathèque au cœur du dispositif périscolaire : créer un parcours culturel de l’enfant

Objectif

Faire de la médiathèque un outil au cœur du dispositif périscolaire.

Habituer les enfants depuis leur plus jeune âge à fréquenter la médiathèque pour de multiples raisons.

S’assurer que tous les enfants Bois-Colombiens seront acquis à l’utilisation des bibliothèques.

Penser de manière transversale l’offre culturelle et périscolaire municipale.

Cette action est à corréler éventuellement avec les actions 4 et 5. Elle pourra avoir des incidences sur la définition des espaces nécessaires dans les futurs équipements.

Public cible

Enfants, adolescents, familles.

Partenaires associés

Médiathèque / Service culturel / Service jeunesse / Service de la Petite enfance / Services sociaux /

Education Nationale...

Mise en œuvre

Réunions de travail transversales aux différents services concernés par le périscolaire.

Définition des activités proposées sur les temps d’accueil et de la place de la médiathèque dans ce dispositif.

Définition des modes d’accueil spécifiques à ce dispositif par la médiathèque.

Coûts engendrés

A définir en fonction du dispositif retenu.

Délais de mise en œuvre

Réunions de préparation: 4 mois

Critères d’évaluation

Utilisation des bibliothèques par les structures, les parents et les enfants.

Action 1 – Revoir le SIGB (Système d’information et de gestion des bibliothèques) et créer un portail internet

Objectif

Moderniser l’image de la médiathèque.

Rendre le catalogue, voire une partie des fonds documentaires, accessibles 24h/24 de chez soi.

Permettre la réservation de documents.

Proposer une communication horizontale avec les utilisateurs.

Partenaires associés

Service culturel / Médiathèque / Service informatique.

Mise en œuvre

Désignation d’un chef de projet au sein de l’équipe de la médiathèque.

Réunions de travail médiathèque - service informatique

Analyse des besoins et maintien ou non du SIGB

Appels d’offres et désignation d’un ou de plusieurs prestataires

Configuration du système informatique

Formation des personnels

Information des publics.

Coûts engendrés

A affiner avec le service informatique en fonction des services et du système choisis. Environ 50 000 euros.

Délais de mise en œuvre

Analyse des besoins : 6 mois

Appels d’offre : 3 mois

Configuration système : 4 mois

Formation des personnels : 6 mois

(Objectif de mise en service début 2013)

Mise en place d’une page Facebook : 2 minutes (puis alimentation journalière).

Evaluation

Statistiques d’utilisation du site et/ ou de la page facebook.

Exemples

La mise en œuvre

• Communiquer en interne et en externe sur le démarrage de la mise en œuvre

• Créer un groupe projet pour chaque objectif

• Etablir un calendrier

• Répartir le suivi des actions

• Réunir les différents partenaires de l’action

• Faire des points d’étape

L’évaluation: un projet en mouvement

• Créer des indicateurs en amont pour chaque action et chaque objectif

Indicateur quantitatif

Indicateur qualitatif

• Faire des fiches d’évaluation pour chaque objectif et chaque action

• Evaluer régulièrement et réorienter si besoin