Le Secretaire du conseil d'administration selon l'IFA

Le Secrétaire du ConseilUne fonction essentielle au bon fonctionnement du Conseil et à la dynamique de la gouvernance

Les travaux et publications de l’Institut Français des Administrateurs (IFA) depuis sa création participent largement à la mise en place en France

de bonnes pratiques en matière de gouvernement d’entreprise, venant compléter textes de loi, codes de gouvernance, publications officielles mais aussi recommandations des professionnels de la gouvernance et des associations représentant sociétés, investisseurs et actionnaires.

La mise en œuvre des principes d’une bonne gouvernance, tant dans le fonctionnement du Conseil que dans ses rapports avec les acteurs de l’entreprise et les organes extérieurs à celle-ci, ne saurait progresser sans que, aux côtés du Président du Conseil d’administration, une fonction se concentre sur les meilleures pratiques et leur application. Fort de cette conviction, l’IFA avait confié dès juin 2007 à un groupe de travail une étude sur le thème « le Secrétaire du Conseil et la gouvernance de l’entreprise ».

Les recommandations de ce groupe de travail ont permis aux organisations de réfléchir à l’importance à donner à la fonction de Secrétaire du Conseil et au profil de celui ou de celle qui en a la charge. Elles ont également débouché sur la création, au sein de l’IFA, d’un club des Secrétaires du Conseil lieu permanent de rencontre et d’échange mais aussi d’information et de formation mis à la disposition des Secrétaires du Conseil.

Depuis cette date, le rythme des publications en matière de gouvernance, principalement sous forme d’autorégulation ou « Soft Law », va en s’accélérant (codes de bonne conduite, publications des acteurs en matière de gouvernance, rapports de l’AMF). En parallèle, de nouvelles obligations juridiques mises à la charge des sociétés cotées en matière de gouvernement d’entreprise continuent de se développer.

On citera à titre illustratif les toutes dernières publications intervenues en ce domaine : le nouveau code Afep Medef et la mise en place du « Say on Pay », la loi de sécurisation de l’emploi avec l’arrivée de représentants des salariés dans les Conseils et l’accroissement des interactions entre les Conseils et les Comités d’Entreprise. Autant de nouveaux jalons dans le domaine de la gouvernance dont les frontières ne cessent de s’étendre et pour lesquels le rôle du Secrétaire du Conseil va être clé dans la mise en place de ces nouvelles règles.

Pourtant, force est de constater que ces nombreuses publications demeurent discrètes voire muettes sur la fonction de Secrétaire du Conseil. Les formes de reconnaissance de cette fonction restent très variées d’une société à une autre, chaque entreprise étant libre de l’organiser comme elle le souhaite. Selon le cas, la fonction de Secrétaire du Conseil sera mentionnée dans les statuts, le règlement intérieur, le procès-verbal du Conseil procédant à sa désignation voire dans plusieurs de ces documents.

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2 3LES trAvAux DE L’IFA - SEPtEMbrE 2013

Cependant ces documents, s’ils consacrent désormais l’existence de la fonction, restent sibyllins sur le rôle et la mission d’un Secrétaire du Conseil. Ils se contentent en effet bien souvent d’indiquer que le Conseil peut nommer un Secrétaire, même en dehors de ses membres, et qu’il peut également être le Secrétaire des Comités de ce dernier.

La fonction de Secrétaire du Conseil est par ailleurs peu reconnue dans l’univers de la gestion des ressources humaines, alors qu’elle devrait permettre à de réels talents de s’exprimer au service de la gouvernance, à tout moment dans une carrière. Dans les faits, le Secrétaire du Conseil dispose certes d’un grand degré d’initiative, mais n’est pas positionné dans l’organisation comme une fonction à part entière, et ce alors que des progrès considérables ont été réalisés dans l’importance et la qualité des travaux du Conseil et de ses Comités.

Les objectifs du présent rapport sont triples : • permettre aux groupes de renouveler leurs réflexions

sur cet acteur clé de la gouvernance qu’est le Secrétaire du Conseil,

• faire mieux connaître les contours de cette fonction en interne (administrateurs, organes de direction, directions des ressources humaines) et auprès d’acteurs externes à l’entreprise (investisseurs, analystes, agences de conseil en vote, agences de notation) et,

• mettre à la disposition des Secrétaires du Conseil un état des lieux de l’existant et des recommandations sur la base des meilleures pratiques.

Dans cette perspective, ce rapport aborde les points suivants relatifs au Secrétaire de Conseil : son rôle et ses missions(1), son statut (2), ses outils et moyens (3), son portrait-type (4).Il reflète principalement les expériences de grandes sociétés, cotées ou non, mais ses constatations et ses recommandations trouveront à s’appliquer dans toutes les sociétés avec les aménagements nécessaires.

Le Secrétaire du Conseil en bref...

Le Secrétaire du Conseil est l’un des rares cadres dirigeants à bénéficier d’un niveau d’information élevé et transversal sur le Groupe, son environnement, ses concurrents, etc. Il a la mémoire des dossiers et des hommes et son horizon est le moyen voire le long terme.Il n’est pas responsable d’une unité opérationnelle et sa vision est globale et transversale. Il défend l’intérêt général de la société. Il se doit d’être particulièrement vigilant sur les risques d’atteinte à la confidentialité des travaux du Conseil.Il peut parfois se retrouver en « conflits d’intérêts » dans l’exercice de certaines de ses missions, surtout s’il a un autre rôle. Il devra toujours faire prévaloir ses fonctions de Secrétaire du Conseil.

Le Secrétaire du Conseil, mémoire du Conseil et du groupe, se souvient des engagements pris dans le passé et tentera dans la continuité de les faire respecter, même si ces engagements ont été oubliés. Il connait certaines obligations que le Groupe ou son Conseil devra satisfaire (par exemple d’origine réglementaires), et ce même si certaines parties y sont défavorables. Il s’emploiera à y parvenir. Il comprend les enjeux d’un Conseil, particulièrement les interactions entre Direction générale et administrateurs externes et joue un rôle clé d’interface et de « facilitateur ».Il peut jouer un rôle particulier sur des sujets que la Direction générale ne souhaite pas faire passer au Conseil ou inversement que le Conseil ne souhaite pas traiter. La revue de ses missions et la qualité de ses travaux font tout naturellement partie intégrante de l’évaluation des travaux du Conseil.

Composition du groupe de travail

Président : François basset-Chercot, L’Oréal rapporteur : Anne-France Arnoux-Saugnac

Nathalie besombes, Hermès International Christine Collaert, EDF Hugues de vauplane, CNP Assurances Pascal Durand-barthez, avocat à la Cour Olivier Jochem, Ipsen Gilberte Lombard, administrateur indépendant

Dominique Périer, Thales Sebastien Peries, Danone béatrice Place-Faget, CGG Jean-Philippe roulet, Orange Jérôme vitulo, Lafarge

et le soutien de l’équipe de l’IFA : Alain Martel et Clémence Decortiat

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2 3LE SECrétAIrE Du CONSEIL

Partie 1 : rôle et missions

En France, et contrairement à d’autres pays d’Europe où la nomination d’un Secrétaire du Conseil est obligatoire

pour les sociétés cotées, la fonction de Secrétaire du Conseil n’est pas inscrite dans les textes de loi et n’est pas encore citée dans les codes de gouvernance. Ceci explique peut-être que les contours de cette fonction continuent d’être mal connus en France et que celle-ci reste encore parfois cantonnée à un rôle purement technique et administratif, tandis que dans les faits, cette fonction suit pas à pas l’évolution et les progrès de la gouvernance et l’émergence de l’autorégulation ou « Soft Law ».Certains facteurs vont avoir une incidence capitale sur le rôle joué et les missions confiées au Secrétaire du Conseil (1.1) qui, si elles restent diverses d’une société à l’autre, dessinent une même tendance en termes d’évolution (1.2).

1.1 Facteurs pouvant avoir une incidence sur le rôle et les missions du Secrétaire du ConseilLes enquêtes menées par le groupe de travail ont permis de confirmer et de mettre en évidence les principaux facteurs externes pouvant influencer le rôle joué et les missions remplies par le Secrétaire du Conseil.

1.1.1 Exigences accrues pour les sociétés cotées Depuis quelques années, le Secrétaire du Conseil d’une société cotée voit « mécaniquement » le champ de ses interventions s’accroître du fait des nouvelles obligations légales et réglementaires à la charge des sociétés cotées.On citera ici à titre illustratif les nouvelles obligations comme le « Say on Pay », la loi sur la sécurisation de l’emploi mais également le « Comply or Explain », l’évaluation périodique du Conseil, la gestion des listes d’initiés et des conflits d’intérêts, l’existence de Comités spécialisés du Conseil, l’indépendance des membres du Conseil, les exigences croissantes en terme de transparence, les publications financières, le document de référence, les rapports du Conseil ainsi que la technicité et la durée des réunions du Conseil qui ne cessent d’augmenter.

1.1.2 Particularités de la gouvernance et de l’équilibre des pouvoirs au sein du ConseilD’autres facteurs, spécifiques à chaque société, viennent influencer la nature et l’étendue du rôle joué par un Secrétaire du Conseil :• le rôle joué par le Conseil dans la société et plus

généralement l’importance de la gouvernance dans le Groupe ;

• la forme d’organisation retenue selon qu’il s’agit d’une société à Conseil d’administration ou à Directoire et Conseil de surveillance ;

• la dissociation ou non des fonctions de Président et de Directeur général ;

• la présence ou non d’un administrateur référent ; • la présence ou non d’un actionnaire de contrôle ; • la présence ou non d’administrateurs représentant

les salariés actionnaires ou d’administrateurs représentant les salariés, sachant que celle-ci sera obligatoire dans la plupart des sociétés cotées d’ici fin 2014.

En conclusion : Plus la situation est complexe, plus le rôle du Secrétaire du Conseil est important, car ce rôle consiste précisément à prendre en compte les intérêts de chacune des parties en présence et de faire fonctionner l’ensemble de manière constructive, efficace et collégiale.

1.2 Des missions de plus en plus diversifiées En 2007, le groupe de travail de l’IFA avait déjà souligné une évolution du rôle et des missions du Secrétaire du Conseil qui, de responsable du secrétariat juridique du Conseil, devenait peu à peu le « Secrétaire de la gouvernance ». La progression rapide ces dernières années de la gouvernance des sociétés cotées en France, désormais en ligne avec les meilleures pratiques internationales, a accéléré cette tendance et eu un effet direct et immédiat sur le rôle et les missions du Secrétaire du Conseil des sociétés cotées en France.A la question posée à des administrateurs par le groupe de travail de l’IFA « quel est pour vous le rôle du Secrétaire du Conseil ? » les réponses convergent toutes vers une réponse identique : « assurer le bon fonctionnement du Conseil d’administration ». A la même question posée à des Secrétaires du Conseil, les réponses convergent toutes également vers une réponse identique : « un gardien de la conformité et de la gouvernance qui garantit la validité des décisions prises par le Conseil tout en assurant la promotion de la gouvernance au sein de la société».

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1.2.1 Le Secrétariat juridique du Conseil Le Secrétaire du Conseil « gardien du temple » assure l’ensemble des tâches relatives au bon fonctionnement du Conseil, en ce compris l’organisation des relations entre la société, les administrateurs et le Président. Ce rôle fait de lui le garant de la validité des décisions prises par le Conseil et de la conformité du fonctionnement de celui-ci.

a- Le procès-verbal du ConseilMission commune à tous les Secrétaires du Conseil, la rédaction du procès-verbal de la réunion du Conseil, à laquelle il participe, est une tâche importante. De la page manuscrite écrite à la plume au procès-verbal sur traitement de texte, la tâche a certes évolué dans la forme mais reste identique dans le fond. Nul besoin de rappeler ici l’importance du procès-verbal des réunions auquel les administrateurs doivent prêter une attention particulière en ce qu’ils « font foi sauf preuve contraire de leur date et de leur contenu » (article r 224-22 du code de commerce). On renverra sur ce point aux travaux de la commission juridique de l’IFA de 2013. Il s’agit d’un exercice minutieux et délicat, le texte du procès-verbal n’étant en aucun cas un verbatim du débat mais une synthèse qui doit faire apparaître de manière synthétique, succincte et néanmoins complète les principales prises de position et décisions votées.

b- L’organisation des travaux du ConseilAu moins une année en avance et en tout état de cause avec une vision à 18 mois, le Secrétaire du Conseil assiste le Président dans l’organisation des travaux du Conseil : • en gérant la préparation des ordres du jour et

procédant à l’envoi matériel de la convocation des membres du Conseil ;

• en définissant le programme annuel de travail du Conseil et le calendrier des réunions, ce qui nécessite de prendre en compte les interactions avec les directions internes de la société impliquées, d’intégrer la charge de travail des équipes comptables et financières et de gérer les chemins critiques avec les Comités du Conseil ;

• en préparant et en procédant à l’envoi matériel des dossiers de travail en interface avec l’ensemble des directions internes de la société impliquées (directions comptables et financières, ressources humaines, communication financière, audit interne, direction juridique etc.) et en les orientant sur la nature et la forme des documents à préparer, tout en contrôlant leur qualité et les délais ;

• en organisant le déroulement de la séance du Conseil ; • en suivant l’assiduité des administrateurs et en gérant

le suivi et le règlement des jetons de présence ;

• en procédant à certaines opérations comme la préparation des déclarations d’opérations sur titres des dirigeants et administrateurs.

c- Le garant de la conformité des décisions du Conseil L’exécution de l’ensemble des tâches matérielles citées ci-dessus doit se faire en conformité avec la loi et la réglementation. C’est au Secrétaire du Conseil de s’assurer que le Conseil exerce bien et dans les temps ses missions « classiques » d’arrêté des comptes, de convocation de l’assemblée, de renouvellement de la composition du Conseil et des Comités, de revue d’opérations ponctuelles, et plus généralement, que les obligations légales à la charge du Conseil sont bien respectées.

d- L’Assemblée généraleL’organisation de l’Assemblée générale à laquelle participe activement le Secrétaire du Conseil, devient une partie de plus en plus importante des activités de ce dernier et est en évolution constante.La publication récente du « Say on Pay » en France ainsi que la nouvelle loi sur la représentation des salariés au Conseil vont être pour le Secrétaire du Conseil deux nouveaux chantiers à mener en amont dans la perspective de la préparation de l’Assemblée de 2014.Outre les missions juridiques traditionnelles liées à la préparation de la documentation juridique arrêtée par le Conseil (ordre du jour, texte des résolutions et rapports), le Secrétaire du Conseil est souvent également Secrétaire de l’Assemblée Générale. A ce titre, il est garant du bon fonctionnement de celle-ci et de son bureau, et s’assure de la bonne gestion des incidents dont les amendements et nouvelles résolutions, en application, le cas échéant, du vade-mecum publié par l’Afep et l’ANSA. La préparation de l’Assemblée générale recèle de nombreuses autres tâches pour le Secrétaire du Conseil incluant en amont, aux côtés du responsable des relations investisseurs, la préparation et le suivi des contacts et la négociation avec les sociétés de Conseil en vote, l’audit de la conformité du Groupe à leurs politiques de votes, la cartographie de l’actionnariat et de l’influence des proxys, la conception et la rédaction des messages vers l’actionnariat dans le document de référence et les résolutions, la rédaction de la documentation et enfin la préparation des questions-réponses. Compte tenu des interactions croissantes entre le Conseil, l’Assemblée et les actionnaires, ce rôle devient de plus en plus significatif.

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L’aide que peut apporter un Secrétaire du Conseil à la Direction générale et au Conseil sur ces thèmes sera le gage du vote de toutes les résolutions avec un score approprié, de l’anticipation des points sensibles et du déroulement harmonieux de l’Assemblée.

Avis d’un cabinet de recrutement

“ ll n’y a pas de « fiche de poste » ou de fonction type pour le Secrétaire du Conseil. Cette diversité

pourrait s’expliquer par le fait que le rôle du Secrétaire du Conseil consiste notamment à « s’adapter » à son environnement et à son Groupe pour mener à bien sa mission qui est principalement celle de faire fonctionner le Conseil.”

1.2.2 Le Secrétaire de la gouvernance : nouvelles missions liées à l’évolution de la gouvernanceLe Secrétaire du Conseil est devenu, du fait de ses missions, un acteur essentiel à la bonne gouvernance des sociétés cotées. Dans ce domaine, son rôle varie sensiblement d’un groupe à l’autre en fonction des facteurs cités dans la première partie de ce rapport, mais également en raison de sa personnalité et de sa position dans l’organisation. Sa mission de veille permanente en sa qualité de gardien de la conformité (a) évolue vers celle de promoteur de la gouvernance (b).

a- Une mission de « veille » permanenteLe Secrétaire du Conseil est naturellement le plus à même d’accompagner le Président et le Conseil sur tous les sujets de gouvernance. Le Secrétaire du Conseil prépare en amont et organise avec le Président les travaux du Conseil d’administration relatifs à sa structure (nombre d’administrateurs, choix de la structure de direction), sa composition (indépendance des administrateurs, gestion des conflits d’intérêts, féminisation et internationalisation des Conseils, durée des mandats et âge des administrateurs, représentation des salariés, détention des actions par les administrateurs), ses missions et son fonctionnement (règlement intérieur, évaluation de conformité aux codes de référence) et au statut des administrateurs (rémunération, cumul des mandats, déontologie, assurance). Dans ce cadre, les Secrétaires du Conseil sont appelés à faire partie de groupes de travail de place (comme le groupe de travail de l’AMF sur les Assemblées Générales en 2012). Il s’assure à cette occasion que le fonctionnement du Conseil est conforme aux pratiques de place pour des groupes comparables, de manière à ce que son groupe reste en adéquation avec son environnement.

Cette fonction de veille permanente doit permettre d’éviter que le Conseil de la société ne soit « challengé » voire remis en cause par les actionnaires lors de l’Assemblée générale annuelle.

b- Le promoteur de la gouvernance Au-delà de la vérification de conformité à laquelle il est tenu, le Secrétaire du Conseil est également le promoteur interne de la gouvernance. Dans ce cadre, le Secrétaire du Conseil s’assure régulièrement que le règlement intérieur du Conseil est à jour et pertinent.Il propose par ailleurs au Président un «tableau de bord » annuel des travaux du Conseil et des informations à transmettre aux administrateurs. Par la mise en place de ce tableau, le Secrétaire du Conseil assiste le Président afin de s’assurer que le Conseil exerce pleinement l’ensemble de ses attributions (y compris celles qui s’inspirent de la «Soft Law» et des bonnes pratiques : suivi des risques, conformité des systèmes de rémunération aux pratiques de place, stratégie). Le Secrétaire du Conseil réplique ces modèles au niveau des Comités du Conseil en s’assurant de la bonne articulation entre les travaux du Conseil et ceux des Comités (chemins critiques, interactions, liaison et synergie des travaux etc.).La bonne pratique est donc que le Secrétaire du Conseil soit également Secrétaire du Comité d’audit et du/ou des Comités en charge des questions de nomination et de rémunération. S’il ne l’est pas, ce qui doit demeurer l’exception, l’interaction doit être formalisée et les procès-verbaux de ces Comités doivent lui être communiqués.Le Secrétaire du Conseil prépare également pour le Président une grille annuelle d’évaluation de conformité aux recommandations de l’AMF et/ou aux codes de gouvernement d’entreprise. Il propose le projet de rapport du Président sur les travaux du Conseil d’administration. Ce rapport, document d’information clé en matière de gouvernance, donne de la visibilité à l’actionnariat sur les travaux du Conseil. Il permet notamment de démontrer le bon fonctionnement de celui-ci en témoignant de la mise en œuvre de bonnes pratiques au travers par exemple du taux de présence des administrateurs, de la transparence sur les processus de nomination, sur le niveau d’indépendance et la gestion des conflits d’intérêts. De même, le Secrétaire du Conseil met en place en interne et/ou en externe la procédure d’évaluation du Conseil qui constitue un levier puissant de changement et d’amélioration des pratiques du Conseil et de la gouvernance d’un groupe. Allant un pas plus loin dans ce rôle, le Secrétaire du Conseil organisera, en tant que de besoin, le programme de formation des administrateurs, notamment ceux représentant les salariés, participera à l’organisation du séminaire des administrateurs et/ou la supervision des visites sur le terrain des administrateurs.

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De même, le Secrétaire du Conseil aide à la bonne intégration des nouveaux administrateurs et répond à leurs demandes de formation et d’information. Point de contact avec les administrateurs, le Secrétaire du Conseil répond à leurs questions, les informe de leurs droits et leurs obligations et veille à organiser de la manière la plus efficace et la plus pédagogique possible l’information qui leur est communiquée.Enfin, le Secrétaire du Conseil joue un rôle déterminant dans l’information délivrée au Conseil en matière de gouvernance. Il prépare et fournit régulièrement un « benchmark » des pratiques de place et des synthèses sur les nouveaux textes. Il s’attache à déterminer leur incidence sur le Conseil et l’interaction de ce dernier avec les actionnaires et les agences de Conseil en vote. Dans certains groupes, le Secrétaire du Conseil participe enfin aux contacts en amont avec les agences de Conseil en vote aux côtés du responsable de la communication financière.

En conclusion… Il est important pour le Secrétaire du Consei de nouer des relations de confiance avec les administrateurs, en particulier les administrateurs indépendants, tout en préservant ses relations avec les dirigeants exécutifs.Le Secrétaire du Conseil, même s’il n’a pas de pouvoirs, exerce un rôle clé et des missions stratégiques pour son groupe.

Partie 2 - Statut : pratiques internationales

Le groupe de travail a procédé à un état des lieux, sous forme d’inventaire, des réglementations et

bonnes pratiques existant dans les divers pays de l’union Européenne et aux Etats-Unis concernant le statut de Secrétaire du Conseil.En Europe, ce travail a été réalisé grâce à un questionnaire adressé par la Confédération Européenne des Associations d’Administrateurs (ecoDa) à une douzaine d’instituts d’adhérents début 2013.Cette analyse conduit à montrer que si le cadre législatif concernant cette fonction est très réduit (à une exception d’importance, le royaume uni), en revanche le rôle et les missions du Secrétaire du Conseil sont mieux identifiés qu’en France dans les codes de Gouvernement d’Entreprise de certains pays européens (comme la belgique, le Luxembourg et surtout l’Espagne comme cela est développé ci-dessous).Globalement, et dans la droite ligne de ce qui a été développé dans la première partie de ce rapport, il ressort de l’analyse de cet ensemble de textes ou de bonnes pratiques que le rôle du Secrétaire du Conseil est avant tout d’apporter un support au bon fonctionnement

du Conseil. Pour autant, il ne s’agit pas seulement d’une mission se limitant à la transmission d’informations. Participant de manière active à l’organisation des travaux du Conseil, il est aussi garant du respect des statuts de la société et du règlement intérieur du Conseil ainsi que le « promoteur » de la bonne application des règles de gouvernance au sein du Conseil.

2.1 Position du Secrétaire du Conseil en Europe (hors Royaume Uni) et Amérique du NordLe groupe de travail a établi un tableau de synthèse de la situation existant dans 14 pays à partir des réponses apportées au questionnaire adressé par ecoDa. Sur ces 14 pays, seuls deux (uSA et Espagne) reconnaissent la fonction dans une loi. Cependant, même dans ces deux cas, il s’agit simplement de la mention du rôle lié à la rédaction des procès-verbaux du Conseil. Aux Etats-unis, il s’agit d’une fonction d’ « officer », et sa nomination est donc inscrite au registre des sociétés.

Recommandations sur la fonction

Faire formaliser la fonction par le Conseil en prévoyant dans le règlement intérieur du

Conseil un chapitre sur le rôle et les missions du Secrétaire du Conseil.

Systématiser le fait que le Secrétaire du Conseil soit le secrétaire des comités d’audit et des

risques et des nominations et/ou rémunérations. Lorsque d’autres comités existent, veiller à ce qu'il en soit le secrétaire. Dans le cas contraire, veiller à ce qu'il participe à l’établissement du planning de travail de ces comités et soit destinataire des convocations et comptes rendus.

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Dans les autres pays, la désignation d’un Secrétaire du Conseil est généralement prévue dans les statuts ou le règlement intérieur du Conseil, avec une grande variété dans l’étendue et la précision des fonctions allouées.Les dispositions du droit américain ainsi que des Codes de gouvernement d’entreprise luxembourgeois et espagnol sont reproduites ci-dessous en ce qu’elles illustrent bien l’état actuellement embryonnaire du statut de Secrétaire de Conseil même hors des frontières de la France.

Espagne : Código Unificado de Buen Gobierno de las Sociedades Cotizadas (Comisión Nacional del Mercado de Valores, 2010) :“Le Secrétaire joue un rôle clef dans le bon fonctionnement du Conseil. Il doit faciliter le bon déroulement des délibérations du Conseil, veillant spécialement à donner aux administrateurs les Conseils et les informations nécessaires, à conserver les documents, à rapporter dans le recueil des procès-verbaux le déroulement des réunions et à certifier les délibérations. Cette fonction doit se définir non seulement au regard des normes externes et internes, mais aussi des pratiques de bonne gouvernance.Pour renforcer l’indépendance et le professionnalisme du Secrétaire, le Code propose que sa nomination et sa révocation soient instruites par le Comité des Nominations, comme s’il s’agissait d’un administrateur. La même assimilation vaut en cas de démission pour divergence grave avec les décisions du Conseil. Le Code ne se prononce pas sur le point de savoir si le Secrétaire doit ou non être un administrateur, ni sur celui de savoir s’il doit ou non être un professionnel extérieur à la Société. En conséquence, il est recommandé que le Secrétaire du Conseil veille spécialement à ce que les travaux du Conseil :a. se conforment à la lettre et à l’esprit des lois et des règlements, y compris ceux adoptés par les autorités régulatrices ;b. se conforment aux statuts de la société et au règlements intérieurs de l’Assemblée, du Conseil et autres règlements que se donne la société ;c. appliquent les recommandations sur la bonne gouvernance contenues dans le présent Code auquel la société adhère.Et que, pour garantir l’indépendance, l’impartialité et le professionnalisme du Secrétaire, sa nomination et sa révocation soient instruites par le Comité des Nominations et approuvées par le Conseil en réunion plénière ; et que cette procédure de nomination et révocation figure au Règlement intérieur’’.

L’exemple américain (Droit du Delaware) :

“Every corporation organized under this chapter shall have such officers with such titles and duties as shall be stated in the bylaws or in a resolution of the board of directors which is not inconsistent with the bylaws and as may be necessary to enable it to sign instruments and stock certificates which comply with §§ 103(a)(2) and 158 of this title. One of the officers shall have the duty to record the proceedings of the meetings of the stockholders and directors in a book to be kept for that purpose. Any number of offices may be held by the same person unless the certificate of incorporation or bylaws otherwise provide.” (Delaware General Corporation Law, § 142)

Les dix principes de gouvernance d’entreprise de la bourse du Luxembourg, 2006 :

“ Le Conseil d’administration nomme un Secrétaire qui veille, sous l’autorité du président, à l’application des procédures et règles applicables au fonctionnement du Conseil d’administration. Le Secrétaire établit en concertation avec le président du Conseil d’administration les procès-verbaux qui résument les délibérations, notent les décisions prises et indiquent les votes émis par les administrateurs” (Recommandation 2.10), et “ Le président du Conseil veille, avec l’aide du Secrétaire et de la direction, à ce que les administrateurs reçoivent en temps utile des informations adéquates leur permettant d’accomplir leur mission en connaissance de cause”. (Recommandation 3.8)

Position du Secrétaire du Conseil dans certains pays (hors UK)Pays reconnaissance

législativeMention dans code gouvernance

Définition institutionnelle des fonctions

Position spécifique dans l’organisation

Promotion par l’institut local administrateurs

Allemagne non non non non non

belgique non oui non non oui

Canada non non non non non

Croatie non non non non non

Danemark non non non non non

Espagne oui (Pv) oui oui (Pv) oui non

Etats-Unis oui (Etats) non oui (Pv)

Finlande non non non non non

Luxembourg non oui non non oui

Macédoine non oui non oui plus tard

Norvège non non non non oui

Pologne non non non non oui

Slovénie non oui non non plus tard

Suède non plus maintenant

non non plus tard

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2.2 Approche spécifique du statut de « Company Secretary » au Royaume-UniLa revue des diverses réglementations européennes sur le statut de Secrétaire du Conseil montre que le royaume uni est le seul pays à avoir introduit un cadre législatif détaillé. Il faut également rappeler qu’il s’agit d’une longue tradition car cette loi existe depuis au moins une centaine d’années. De manière pratique, le rôle du Secrétaire du Conseil a été largement formalisé du fait sans doute de cette référence législative mais aussi de la création de l’ICSA (Institute of Chartered Secretaries and Administrators) depuis également une centaine d’années. L’ICSA assure la formation de «Company Secretary» avec un diplôme de Chartered Secretary et fournit tous les outils et logiciels utiles à l’exercice de la fonction.Il participe également avec les autres organismes de place à l’élaboration des règles et bonnes pratiques de gouvernance au sein des Conseils. Le «Company Act» de 2006 consacre un chapitre dédié au statut des «Company Secretaries» (part 12). Dans le cas des entreprises non cotées il n’est pas obligatoire de disposer des services d’un «Company Secretary», mais si l’entreprise n’a pas créé cet emploi, toutes les missions qui sont habituellement rattachées à cette fonction doivent être traitées au sein de l’entreprise. En revanche, toute société cotée doit obligatoirement s’assurer les services d’un «Company Secretary» dont la loi précise les qualifications requises ainsi que les formations et diplômes admis. toute nomination ou cessation de fonction d’un «Company Secretary» doit être déclarée à Companies House (l’équivalent du registre du Commerce) dans un délai de 14 jours (tout comme pour la nomination d’un nouvel administrateur) soulignant ainsi que le «Company Secretary» fait juridiquement partie du Conseil d’administration. toutefois, si le «Company Act» est très attentif à la notification de la nomination d’un «Company Secretary» , à son identification et à son profil, il ne fait nulle part mention de ses missions et de son rôle auprès du Conseil d’administration.Le «UK Corporate Governance Code» publié en septembre 2012, mentionne dans sa section b et plus précisément dans le chapitre b5 sur le Conseil, intitulé « Information and Support », le rôle et certaines des missions confiées au «Company Secretary».Le Code fait ressortir le lien direct entre le Chairman et le «Company Secretary» , ainsi que son rôle de « Conseil des administrateurs » au-delà des aspects plus matériels de « transmetteur de l’information ». Sa compétence sur les points de gouvernance est également indiquée mais ses avis et conseils en la matière passent par le Chairman vers les membres du Conseil.

Par ailleurs, dans le document intitulé « the Guidance on Board Effectiveness » publié en mars 2011 par le «Financial Reporting Council» (organisme indépendant chargé de l’émission des règles de gouvernance applicables aux sociétés cotées), et qui regroupe un ensemble de bonnes pratiques en vue d’aider les entreprises à une bonne mise en application des principes du code de gouvernance britannique figure un point spécifique concernant le rôle du «Company Secretary». Ce document précise clairement l’importance de la fonction de support au Conseil qu’apporte le «Company Secretary».Il souligne également l’importance des relations de confiance réciproque qui doivent se nouer entre le «Company Secretary» et le «Chairman» comme avec les administrateurs indépendants tout en préservant celles avec les dirigeants exécutifs.

En conclusion : Cet examen comparé démontre, ainsi qu’exposé dans la première partie de ce rapport, que le statut de Secrétaire du Conseil est en France relativement informel comparé aux autres pays analysés. Il ne figure dans aucun texte législatif ni dans les codes de gouvernance (code Afep-Medef et Middlenext) sauf de manière allusive à propos de la nomination d’un Secrétaire dans les comités du Conseil. Cette fonction pourtant indispensable au bon fonctionnement des travaux du Conseil, gagnerait à être plus clairement identifiée.

Recommandation sur le statut

Promouvoir le statut, le rôle et les missions du Secrétaire du Conseil et leur insertion dans

les codes de gouvernance de référence (code Afep-Medef,code Middlenext).

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Partie 3 - Les outils et les moyens

De la logistique venant accompagner des réunions de Conseil de plus en plus nombreuses à l’accès

permanent à une information complète et exhaustive, les administrateurs, pour mener à bien leurs missions, doivent pouvoir disposer d’outils simples, pratiques et efficaces destinés à leur faciliter la tâche, dans des conditions de fiabilité et de sécurité techniques et juridiques optimales pour les sociétés.Les modifications rapides et croissantes de l’environnement des travaux des Conseils, leur internationalisation, leur accroissement en volume et en qualité, ainsi que l’introduction du numérique, rendent nécessaire une adaptation rapide et néanmoins contrôlée des outils et moyens mis à la disposition des administrateurs pour remplir leur missions.Cette évolution, sous forme parfois de révolution, constitue l’un des défis que doit aujourd’hui relever tout Secrétaire du Conseil qui se doit d’être force de proposition vis-à-vis du Président du Conseil sur ces sujets qui contribuent au bon fonctionnement d’un Conseil.

3.1 Les outils « classiques » évoluentune salle de réunion, une convocation et un dossier de travail préparatoire : l’organisation d’une réunion du Conseil peut, de prime abord, sembler très simple au néophyte.La réalité est tout autre dans un environnement qui change et évolue sans cesse, que ce soit du fait de l’évolution des modalités de réunion des Conseils (présence physique, téléphone, visio conférence, webinar, avec ou sans traduction) ou encore du fait du volume toujours croissant des informations transmises aux administrateurs et ce, dans des délais suffisants pour une bonne préparation des séances. La logistique mise en place pour les travaux du Conseil contribue à l’image de la société et participe à l’efficacité des travaux du Conseil.Ceci explique que ces aspects de logistique prennent une part croissante (salles de réunion à équiper, modalités de transmission des dossiers de travail à revoir régulièrement, anticipation des tâches de plus en plus en amont, archivage des documents) et doivent être revus régulièrement par le Secrétaire du Conseil, à l’occasion de l’évaluation périodique du Conseil, par exemple. En parallèle, le Secrétaire du Conseil doit mettre en place des outils propres à son activité afin de lui permettre de préparer les Conseils dans les meilleures conditions possibles.

Cette évolution explique qu’au-delà de certains aspects généralement bien identifiés et maîtrisés du fonctionnement des Conseils, l’IFA ait en 2012 constitué un groupe de travail, avec pour objet de réfléchir à l’usage des nouvelles technologies afin de faciliter la mission des administrateurs dont les travaux ont fait l’objet d’une table ronde en octobre 2012.

3.2 Le zéro papier : nouveaux enjeux, nouveaux défis Sur la base des résultats de l’enquête menée par le groupe de travail de l’IFA, il apparaît qu’à ce jour papier et numérique continuent de coexister au sein des Conseils français. En effet, dans plus de trois quart des cas les Secrétaires du Conseil continuent de préparer des dossiers de travail sous une forme « papier », et ce même si leur transmission en amont se fait de plus en plus par voie électronique selon des modalités diverses (allant de l’email simple à l’envoi d’un lien vers une plate-forme sécurisée).

ZOOM SUR LES MOYENS DONT DEVRAIT DISPOSER UN SECRETAIRE DU CONSEILLa moitié seulement des Secrétaires du Conseil bénéficie d’un budget spécifique nécessaire au fonctionnement du Conseil. Dans les autres cas il est confondu avec celui du Secrétariat Général ou intégré à une unité budgétaire plus vaste. Les Secrétaires du Conseil de grandes sociétés disposent d’une équipe « dédiée ». Il est recommandé que le Secrétaire du Conseil dispose a minima des moyens suivants :

un budget de formation significatif pour suivre les évolutions et participer chaque année aux conférences sur les thèmes récurrents le concernant : Assemblées générales, documents de référence, etc.

un budget de documentation significatif lui permettant de recevoir des revues professionnelles et de disposer des principaux textes à jour.

un budget d’honoraires suffisant pour l’assister dans la mise en œuvre des principaux sujets de son ressort. Il est également recommandé qu’il participe aux travaux d’au moins une association professionnelle spécifique : l’IFA et son club des secrétaires du Conseil, ecoDa et/ou associations professionnelles plus larges.

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Les pionniers en la matière sont les états-unis où les administrateurs utilisent désormais majoritairement des tablettes et la Grande-bretagne, où de plus en plus de Conseils d’Administration, souvent internationaux, utilisent des systèmes numériques dédiés. En France, les réflexions en cours sur la mise en place de tels systèmes numériques dédiés ont conduit le groupe de travail à interroger les administrateurs sur leurs attentes.

a- Attentes des administrateurs Même s’il convient de tenir compte de la réticence de certains administrateurs pour l’abandon complet du papier (notamment ceux qui ne disposent pas d’une logistique professionnelle ad hoc), le fait de bénéficier d’un site dédié et sécurisé sur lequel seraient mis à disposition les dossiers de travail préparatoires du Conseil et des Comités a été plébiscité par les administrateurs interrogés comme étant un gage d’efficacité et de rapidité dans la réception et donc le traitement des dossiers de travail. A également été mis en avant le fait de pouvoir, grâce à ce site dédié, retrouver facilement des documents permanents propres au Conseil (planning des réunions, règlement Intérieur, Statuts, annuaire des membres, calendrier des fenêtres négatives, règles en matière de prévention du délit d’initié) mais également des informations publiques utiles à l’administrateur (revues de presse, document de référence, communiqués financiers, notes sur l’évolution de la loi et des recommandations de place).En termes de fonctionnalité, les administrateurs interrogés insistent tous sur la nécessité d’un accès protégé et sur le fait que la consultation des documents doit être aisée, y compris sans connexion Internet. Ceux qui en ont déjà l’usage insistent sur l’intérêt, dans le cas des tablettes, qu’une même tablette puisse être utilisée pour plusieurs Conseils, avec des accès sécurisés différenciés.

b- Attentes des Secrétaires du Conseil Les attentes des Secrétaires du Conseil sont convergentes avec celles des administrateurs. Ceux-ci souhaitent un système fiable, simple, sûr et rapide avec un chargement et une mise à jour des données facile et aisée. Ils doivent pouvoir disposer d’une aide et d’une assistance à l’image de celle que souhaitent les administrateurs. Ils doivent également disposer d’une sauvegarde si le site dédié ne fonctionne plus. La traçabilité des informations est également un sujet à traiter. En pratique, la majeure partie des Secrétaires du Conseil interrogés envisagent une transition en douceur avec la gestion d’un double système, numérique et papier, ce qui constitue au moins dans une première phase une précaution utile. Enfin, les Secrétaires du Conseil doivent disposer de ressources informatiques protégées afin de stocker les données propres à leur activité. Ce point est capital eu égard notamment à sa mission de « mémoire » de la gouvernance des organes sociaux.

Mettre en place un système dédié est une décision propre à chaque société en fonction de son organisation, de ses attentes et contraintes spécifiques. Si les questions liées à la sécurité restent les enjeux majeurs, compte tenu du caractère sensible de certaines informations, le Secrétaire du Conseil devra se poser d’autres questions avant de retenir telle ou telle solution, guidé par les particularités du fonctionnement et les habitudes de la société concernée.Le tableau ci-joint donne des indications pratiques sous forme de « check list » sur les différents points que chaque société pourra être amenée à considérer avant de recommander telle ou telle une solution au conseil.

En conclusion : En pratique, des systèmes dédiés efficaces, internes et externes, existent désormais et se développent. Ils sont de mieux en mieux adaptés aux besoins des administrateurs et permettent d’améliorer significativement l’efficacité des travaux du Conseil notamment par la facilité d’accès à l’information et la gestion personnelle des informations par les administrateurs.

Recommandations sur les outils

Proposer au Conseil les outils numériques facilitant l'accès aux informations mis à la

disposition des membres du Conseil.

De façon générale, adopter une démarche pragmatique et progressive de transition

prenant en compte la formation, les besoins, les attentes mais aussi l’équipement des administrateurs.

Mettre à la disposition du Secrétaire du Conseil les moyens nécessaires à l’exercice

de sa fonction : budget spécifique incluant documentation et formation, équipe dédiée.

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Exemple de check list pour la mise en place d’un système dédié Thème Enjeux Points d’attention ou options

Choix du système Choix du système Sécurité et confidentialité des données versus efficacité et

fonctionnalités pratiques des outils sur mesure(A valider avec les direction des systèmes d’information (DSI) en comparant les coûts (le système utilisant l’informatique interne étant en général plus onéreux) et selon d’autres impératifs propres à chaque entreprise).

1. Acquérir un système externe livré clé en main 2. Connecter un système développé en externe sur l’informatique

interne3. Développer un outil en interne

Hébergement Sécurité et confidentialité des données(A valider avec les DSI en comparant les coûts (le système utilisant l’informatique interne étant en général plus onéreux) et selon d’autres impératifs propres à chaque entreprise).

1. Interne2. Externe offrant des garanties de sécurité optimales

Localisation du serveur Protection des données (règlementations internationales type Patriot Act) . Vérifier les conséquences juridiques liées au choix du lieu d’hébergement du prestataire)

FranceuSAEurope ou autre

Protection des informations stockées, sécurité et contrôle de l’usage des informationsLieu de stockage des informations transmises

Confidentialité 1. Stockage fait individuellement par chaque administrateur2. Archivage sur le système uniquement

Accès aux documents Confidentialité 1. Accès sélectif selon les personnes2. Accès identique pour tous

Durée de conservation des documents

Confidentialité(Apprécier notamment sous l’angle juridique la durée de stockage des données sur le site dédié)

1. Ouverture du site pour la transmission du dossier de travail 2. Archivage illimité des documents sur le site dédié

Consultation hors connexion

Sécurité 1. Stockage de manière cryptée sur l’outil de travail2. Stockage sur le disque dur3. Stockage sur le site4. Impossibilité d’imprimer les documents versus impression

avec le nom de celui à l’origine de l’impression

Protection en cas de perte

Confidentialité 1. Protection des données disponibles sur les tablettes en cas de perte par élimination à distance des documents

2. Protection par le fait que les documents ne sont pas téléchargeables à distance

Mise en place de l’outil : choix et déploiement Mise en place pour les utilisateurs

Modalités de déploiement de l’outil 1. Passer directement au numérique2. Prévoir une phase de transition pour s’habituer au « zéro

papier » même en séances des conseils

Risques Analyser les risques juridiques et techniques liés au passage au tout numérique

Faire valider par le Conseil le passage au numérique

Choix de l’outil Fonctionnalité pour l’administrateur versus sécurité 1. Ordinateur2. tablette IPAD ou autreNb : Faculté d’utiliser le même IPAD (ou tablette) en cas de plusieurs conseils utilisant le même service (via des accès et mots de passe bien spécifiques)3. Possibilité d’apporter des annotations et commentaires sur le

document consulté sur une tablette4. Possibilité d’échanger entre les administrateurs

Aide pour les utilisateurs

Faciliter le passage au numérique tout en garantissant la sécurité

1. Formation pragmatique des administrateurs (répétée si souhaitée) pour bien s’approprier le système en diverses langues

2. Charte d’utilisation en complément du règlement intérieur

Aide pour les utilisateurs

Facilité d’utilisation 1. Accès sécurisé 24/24 avec une assistance 24/24 en plusieurs langues

Gestion du système Être attentif à la gestion de la plate forme d’informations et au stockage de données

1. Désigner un seul responsable (le Secrétaire du conseil et une personne)

2. Prévoir un back up3. vérifier le système de chargement des données aisé et rapide

pour les secrétaires du conseil et leur équipe

Nature des informations stockées

Fonctionnalité : choisir les informations stockées 1. Dossier de travail de chaque conseil et/ou2. bibliothèque d’informations permanentes

Mode de classement des documents

Fonctionnalité : choisir une arborescence 1. Arborescence chronologique2. Arborescence par type de document

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Partie 4 – Portrait-type du Secrétaire du Conseil

Sur la base des résultats de l’enquête menée par le groupe de travail en 2013, et même s’il est difficile

d’être normatif en la matière, de grandes tendances peuvent être constatés permettant de dresser un « portrait-type» du Secrétaire du Conseil aujourd’hui en France.

4.1 Profil Le Secrétaire du Conseil est un cadre dirigeant confirmé : 8 Secrétaires du Conseil sur 10 ont plus de 40 ans. Plus de la moitié sont des femmes et la quasi-totalité (9 sur 10) est de nationalité française. Le Secrétaire du Conseil a fait des études de droit dans plus de la moitié des cas et a suivi un double cursus dans un quart des cas.

4.2 FonctionDans les entreprises cotées la fonction de Secrétaire du Conseil évolue vers un poste à plein temps disposant des moyens nécessaires à l’exercice de sa fonction avec un centre de coût spécifique (frais de missions, frais de formation, jetons de présence…) et une équipe dédiée. Cette évolution rendue nécessaire par l’accroissement des missions confiées au Secrétaire du Conseil va influencer son rattachement.

4.3 Rattachement Salarié de la société, le Secrétaire du Conseil, qui a lien de subordination avec la Direction générale, est rattaché au Président du Conseil (exécutif ou non) dans seulement la moitié des cas. En effet, comme il assure encore souvent d’autres fonctions à titre principal ou accessoire, il est rattaché à d’autres directions du fait de ses autres fonctions. En 2007, le groupe de travail de l’IFA avait recommandé pour améliorer sa disponibilité que son statut évolue vers un rattachement direct au Président du Conseil (exécutif ou non), favorisant ainsi une plus grande indépendance et un meilleur fonctionnement du Conseil. Dans un tiers des cas seulement le Secrétaire du Conseil est membre du Comité de direction.

4.4 Participation aux autres Comités du ConseilPlus de la moitié des Secrétaires du Conseil sont secrétaires du Comité d’audit et un peu moins de la moitié du Comité des nominations et des rémunérations. Lorsqu’ils sont secrétaires des Comités, ils en rédigent les comptes rendus dans plus des trois quart des cas. Quand il ne participe pas aux Comités, le Secrétaire du Conseil a toujours accès aux comptes rendus des Comités sauf rares exceptions.

4.5 Recrutement Le recrutement des Secrétaires du Conseil se fait principalement par mobilité interne. Défenseur de l’intérêt social et de l’intérêt du groupe sur le long terme, c’est celui qui a une vision à 18 mois et une connaissance du passé, gardien de la mémoire du groupe. Ceci explique que les Secrétaires du Conseil restent plus de cinq ans dans la fonction et que dans les trois quart des cas ceux-ci aient une ancienneté de plus de 5 ans dans le groupe. En cas de recrutement extérieur, soit dans un quart des cas celui-ci porte en général sur des postes plus larges comme ceux de directeur juridique ou Secrétaire général.

4.6 Qualités requisesLe Secrétaire du Conseil est avant tout une personne de confiance en plus d’un bon technicien bénéficiant d’ une parfaite connaissance du droit des sociétés et du droit boursier, et ce, même si il n’est pas forcément un juriste de formation. Les qualités qu’exigent ces fonctions sont nombreuses : discrétion, diplomatie et sérénité pour s’imposer en interne et en externe, ouverture d’esprit pour innover, faculté de contact et dialogue pour mener à bien son rôle de facilitateur et enfin rigueur et pugnacité pour garantir la conformité des travaux du Conseil.

recommandations sur le poste

Faire évoluer la fonction vers un poste à plein temps, rattaché au Président du

Conseil (exécutif ou non) pour lui donner la disponibilité nécessaire, notamment pour se former, s’informer et consacrer du temps aux administrateurs et à leur formation.

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Le Secretaire du conseil d'administration selon l'IFA