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Livre Blanc Émargement et signature électronique pour la dématérialisation dans les centres de formation Digitalisation des entreprises Edition 2016 Édition publique Version intégrale disponible sur www.jesuisencours.com

Livre blanc je suisencours - emargement et signature électronique pour la dématérialisation dan

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Livre Blanc

Émargement et signature électronique pour la

dématérialisation dans les centres de formation

Digitalisation des entreprisesEdition 2016

Édition publique

Version intégrale disponible sur www.jesuisencours.com

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SommaireLa dématérialisation

La signature électronique

Les chiffres clés

La législation et dématérialisation

des contrats

La dématérialisation dans les centres de formation

La dématérialisation pour tous

Le glossaire

Vers une dématérialisation totale

La législation OPCA et FSE

Le témoignage

P.4

P.5

P.6

P.7

P.8

P.9

P.10

P.11

P.12

P.13

( Version intégrale )

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Introduction

Plus ergonomiques, plus écologiques et moins coûteuses, les solutionsnumériques sont au cœur de l’actualité des entreprises. De la réception dedocuments à la signature numérique en passant par les factures, ladématérialisation devient un enjeu dans tous les domaines. Les nouvellessolutions présentes sur le marché permettent de réunir sur une interfacetous les intervenants qu’ils soient à proximité ou à distance. Le contact sefait de plus en plus facile et rapide grâce à la gestion documentaire quipermet un gain de productivité non négligeable. C’est dans ce cadre que lesexperts JDS Conseil et Scanpoint Software se sont associés pour vous parlerde ce qu’ils savent faire de mieux : la dématérialisation.

Organismes de formation

Écoles

Entreprises

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La dématérialisation, c’est quoi ?

En bref, la dématérialisation permet un classement informatique et unarchivage de toutes vos informations entrantes et sortantes. Ce systèmepermet : un gain de place dans les bureaux, un gain de temps pour lespersonnes en charge des dossiers, un gain d’argent pour toute entité(frais d’impression, frais d’affranchissement, frais de stockage, etc.) etforcément, un gain de productivité !

De nombreux prestataires de services proposent aujourd’hui dessolutions de Gestion Electronique des Documents qui permettent :

L’acquisition de documents papiers numérisés, de documentsélectroniques natifs et l’échange de documents électroniques entredeux entités (e-mails).

L’indexation des fichiers permettant une recherche facile et rapide.

Le stockage et l’archivage des donnés selon les besoins d’une entité.

La diffusion des données auprès de personnes internes ou externes.

Ces solutions impactent l’ensemble de l’entreprise de manière positiveen optimisant le temps de traitement des demandes d’information quece soit avec les stagiaires, les apprenants, les clients, les fournisseurs, lescollaborateurs, les partenaires, les formateurs et même les prestataires.

Pour les services administratifs des organismes de formation, c’est la finde longues heures de formalités et de paperasse liées aux dossiersentreprises, stagiaires, apprenants, financements …

La dématérialisation désigne

tout un processus

permettant de passer

des conventions, feuilles

d’émargements, factures,

contrats, courriers ou tout

autre document physique,

à un format entièrement numérique.

Ce système désigne également tout fichier créé numériquement dans un

système qui permet l’archivage électronique natif des données.

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La signature électronique

Signature électronique, signature numérique, quelle différence ?

La signature électronique est une signature à même valeur que la signaturemanuscrite papier, elle assure l’intégrité d’un document numérique (elle le scelle).Elle garantit l’authenticité du document en identifiant la personne physique oumorale et est reconnue par l’état Français.

La signature électronique avancée permet la signature de documents non soumis àdes règles formelles légales et peut s’appliquer pour une personne physique, morale,ou même un serveur.

La signature électronique qualifiée est une signature sécurisée à partir d’un certificatvalide pour une personne spécifique. Ce certificat doit venir d’un fournisseurhomologué et est à destination d’une personne physique uniquement.

La signature numérique est la mise en œuvre technique de la signature électroniqueavec : un certificat pour le titulaire, une clé privée ainsi qu’un document à signer.

Quels en sont les points forts ?

La réduction des dépenses en temps (collecte, circulation, photocopies, diffusion …).

La réduction des dépenses en coûts (stockage, impressions, affranchissement…).

Des solutions disponibles en mode Saas avec un ROI à court terme : pas

d’investissement lourd à l’installation, gain de temps immédiat dès la mise en place,

peu de sollicitations des ressources internes).

Une traçabilité des documents fortement améliorée.

Un archivage à long terme 3 ou 10 ans facilité.

Des documents à même valeur probante que le papier.

Une image de l’entreprise modernisée et améliorée :

Signature sur tablette, affichage interactif, modernité,

mobilité, innovation, ergonomie, etc.).

L’amélioration globale des processus de traitement des documents.

Pourquoi les utilisateurs sont-ils réticents ? Le manque de connaissance de la dématérialisation

Le manque de temps pour s’en préoccuper

Le volume faible de documents à traiter

Le cadre juridique peu familier de ces processus

La résistance humaine au changement

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des entreprises ont une utilisation du papier qui augmente⅓

des factures fournisseurssont encore papier85%

des données des entreprisessont sous format papier90%

des organisations ont besoin de plus d’un mois pour fournir des documents dans le cadre d’une procédure judiciaire28%

En moyenne par étudiant par an pour la gestion des dossiers de facturation dans les centres de formation

45€

par an en moyenne par employé est dédiée uniquement à la recherche de documents papiers275h

des documents d’une entreprise restent introuvables ou sont inutilisables

35%

des 16-25 ans effectuent leur scolarité en alternance, soit 402 144 alternants en 20135,2%

Les chiffres clés

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Glossaire

SaaS : est l'acronyme pour Software as a Service. Le mode SaaS est un moded'utilisation d'une solution logicielle, sa particularité est de faire fonctionnerl’application à distance en étant hébergée par des tiers.

RAD : La Reconnaissance Automatique des Documents est un système qui permetde reconnaître un document. Grâce à une expression, la RAD analyse le documentet peut définir de quel type de document il s’agit.

LAD : La Lecture Automatique des Documents est un ensemble de technologiesutilisées pour lire, indexer et stocker les données contenues dans un supportphysique.

OCR : La Reconnaissance Optique des Caractères est un matériel ou logiciel deconversion d’un document image en un document texte avec ou sansenrichissement typographique et conservation de la structure du documentassociée, exploitable par des programmes informatiques.

GED : La Gestion Electronique des Documents est un procédé faisant intervenirdes moyens électroniques (logiciels ou matériels) pour prendre en charge lagestion des documents. À savoir : les opérations et actions destinées à traiter etexploiter les documents, par exemple la capture, l’acquisition, la numérisation, lavalidation, la diffusion, le classement, l’indexation et l’archivage de documents.

OPCA : Les Organismes Paritaires Collecteurs Agréés sont chargés de collecter,mutualiser et redistribuer les obligations financières des entreprises en matièrede formation professionnelle. Ils sont agréés et contrôlés par l'État.

FSE : Le Fond Social Européen est un fond structurel communautaire dédié auxprojets locaux, régionaux et nationaux. Il fonctionne sur le principe de laredistribution et soutiennent l’emploi dans les états européens.

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Attention cependant à veiller aux bonnes pratiques :

• Un document d’origine numérique et signé avec un certificat RGS 1* ou 2* a unevaleur d’original probant s’il est conservé de manière sécurisée et traçable.

• Le document papier numérisé n’a qu’une valeur de copie (même si le PDF obtenu estensuite signé à l’aide d’un certificat numérique).

« L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur

support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il

émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir

l’intégrité. » (article 1316-1 du Code Civil du 13 Mars 2000).

Selon l’article D6325-1 du Code du Travail : « Lorsqu’un employeur et un salarié

débutent un contrat de professionnalisation, celui-ci doit être adressé dans les 5 jours à

l’OPCA. Son document annexe avec toutes les mentions obligatoires portant sur les

objectifs, les modalités d’organisation, d’évaluation et de sanction de la formation doit

être joint au contrat.

Le décret n°2015-1093 du 28 Août 2015 relatif aux modalités de dépôt du contrat de

professionnalisation autorise les entreprises à effectuer la démarche en ligne.

A compter du 1er Septembre 2016, la transmission des contrats de professionnalisation

auprès des OPCA devra se faire de manière dématérialisée directement sur le portail

Internet de l’alternance. Les décisions d’accord ou de refus de financement par les OPCA

seront alors notifiées à l’employeur par l’intermédiaire de ce portail. L’OPCA transmettra

également ces décisions à l a DIRECCTE de la même manière. Si le contrat est

interrompu de manière anticipée, l’employeur devra dans les 30 jours notifier cette

décision par le biais du portail. »

La législation et ladématérialisationdes contrats

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La dématérialisation dans les centres de formation

Dans le cadre des centres de formation, la gestion du dossier d’un apprenant ou d’un stagiaire prend un temps considérable et coûte en moyenne 45€ par an par étudiant dans le cadre de la formation initiale du secondaire.

La gestion de présences (émargement, suivi, rappels, facturation) représente à elle seule les 3/4 du temps passé et du coût administratif des apprenants :

Edition et distribution des feuilles de présence.

Collecte des feuilles quotidiennes, problèmes de retour, d’exhaustivité.

Vérification de la présence et de la qualité des signatures (distinguer une signature d’une autre et que la qualité soit acceptable pour la constitution d’un justificatif).

Stockage des feuilles jusqu’à l’édition des factures.

Photocopies, duplicatas ou attestations pour l’envoi aux OPCA et aux entreprises.

Rapprochement des attestations de présence avec les factures (sans erreur et avec des justificatifs joints si nécessaire).

Rejet possible des dossiers qui entrainent parfois des retards de paiement.

Archivage des feuilles de présence pour contrôle DIRECCTE, OPCA, Région ou FSE

Perte ou égarement de certains documents par les étudiants, les formateurs, les intervenants externes …

Autant de tâches qui sont significativement simplifiées par la dématérialisation des feuilles de présence : le gain de temps peut aller jusqu’à 75% des tâches papiers.

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La dématérialisation pour tous

De la collecte des signatures à l’archivage des émargements : tous concernés

Le service financier qui constate les coûts liés à la gestion des feuilles d’émargement.

Les services administratifs passent un temps non négligeable à régler les formalités et paperasses, au lieu de suivre les absences des apprenants.

Les stagiaires ou apprenants perdent du temps et signent des feuilles d’émargement papier 2 à 5 fois par jour, alors que le cours est projeté sur un tableau numérique …

Les formateurs sont retardés par l’appel et la circulation des feuilles d’émargement pendant les cours, avant de devoir la récupérer, la contrôler et la ramener au secrétariat.

Le service comptabilité reporte des erreurs dues aux difficultés de gestion du papier.

Les Organismes de Formation ont besoin d’optimiser l’organisation interne :qu’ils soient des PME ou des grands groupes, privés ou publics, des solutions adaptéesexistent afin de dématérialiser les documents spécifiques à la formation.

Ces solutions métiers permettent de simplifier les démarches administratives et lescontraintes législatives. Le développement récent des offres SaaS permet souplesse etadaptabilité, car il n’y a plus de contrainte géographiques ni temporelle : elles sontaccessibles à tout moment et de n’importe où. Leur déploiement est d’autant plusrapide et facile puisqu’elles ne nécessitent pas d’investissement d’infrastructure et peude ressources informatiques.

Le point le plus important est que le stockage, la conservation et les vérifications desécurité ne sont plus à la charge de l’Organisme de Formation, mais sous laresponsabilité du prestataire qui héberge les données sensibles et sécurisées du centrede formation : il doit être agréé, sécurisé et doit également acter comme un tiers deconfiance.

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Vers une dématérialisation totaleLa dématérialisation des documents touche tous les services administratifs :

Les factures fournisseurs restent pour l’instant les documents les plus dématérialisés,cependant, la tendance semble se diriger vers les factures clients, les contrats, les bonsde commande, le courrier entrant, etc.

La dématérialisation des signatures en règle générale, est également un enjeu majeurque ce soit pour les commerciaux, les banques, les assurances, les transporteurs, etmême les centres de formation, comme toutes les entreprises qui font le choix d’allerde l’avant.

Il existe depuis peu des solutions « clés en main » pour bénéficier des services designature numérique en mode SaaS et sur tablette, proposant des tarifs raisonnables etune intégration forte avec les autres logiciels de gestion administrative.

Le suivi et l’archivage

Les documents traités grâce à la GED sont analysés par des procédés OCR, RAD et LADqui permettent d’identifier les documents automatiquement, de les indexer, de lesclasser, puis ensuite d’effectuer des recherches rapides au sein de la basedocumentaire. Des fichiers de suivi sont attachés à chaque document afin de garantirune traçabilité intégrale de toutes les modifications et consultations d’un document.

Les documents archivés doivent être stockés de manière sécurisée pendant 3 à 10 anssur des serveurs Web localisés en France, et fortement redondants afin d’assurer lasauvegarde fiable des données hébergées. Ce qui permet aux entreprises concernéesd’accéder à toutes leurs données archivées dont elles auraient besoin avec unedisponibilité de 99,98% à l’année.

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Le 1er « Tiers de Confiance » pour la dématérialisation

des feuilles d’émargement dans les centres de formation.

JeSuisEnCoursLa fin des feuilles d’émargement

Signature sur tablettes, calcul des heures de présence, rapprochement

automatique des feuilles d’émargement, signature en ligne des contrats et

conventions, transmission électronique des factures et justificatifs vers les

OPCAs, Régions, Départements, Pôle Emploi, Apprenants et Entreprises.

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les entreprise disposants de formateurs internes,

externes, itinérants ou sédentaires.

Denis SCHIRRA

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