Management Review Pakan Ternak Malindo Feedmill Tbk,

1

MANAGEMENT REVIEW

MANAGEMENT REVIEW[09-2019]

PERIODE : 01 – 2019TANGGAL : 11/09/2019

PT. LEONG HUP JAYAINDO

Disetujui Oleh,

MANAGEMENT REPRESENTATIVE 2

1. Hasil Tinjauan Manajemen [Sebelumnya] MR

2. Hasil Analisa dari hasil aktivitas Verifikasi FSMS TEAM

3. Perubahan yang mempengaruhi Keamanan Pangan dan Mutu Produk

FSMS TEAM

4a.Laporan Situasi Darurat IAC & FSTL

4b.Kecelakaan Kerja QAO,VET & LAB

4c.Recall Product dan Traceability IAC & FSTL

5. Hasil Tinjauan dan Pemuktahiran sistem SM,DSM,VET,QAO

6a.Komunikasi Internal SM & DSM

6b.Komunikasi Eksternal FSTL & IAC

6c. Penanganan Komplain Pelanggan FSMS TEAM

7. Hasil Audit PGA,FM,PE,SM,DSM

8. QFS OBJECTIVES (Sasaran Mutu) FSMS TEAM

9. Kinerja Proses dan Kesesuaian Product FSMS TEAM

AGENDA

TEMA PEMBAHASAN PIC

3

10. Pemantauan dan Pengukuran Hasil MR

11. Kinerja Penyedia Eksternal FSMS TEAM

12. Kecukupan Sumber Daya Manusia FSMS TEAM

13.Efektivitas Tindakan yang Diambil untuk Resiko dan Peluang IAC & FSTL

AGENDA

TEMA PEMBAHASAN PIC

4

1. LAPORAN MANAGEMENT REVIEW SEBELUMNYA

5

No. Agenda Pembahasan Penyelesaian PIC Target Status

1 Laporan Manajemen Review Sebelumnya & Follow up

Mengkaji ulang sistem keamanan pakan melalui hasil temuan temuan Internal Audit/Eksternal Audit,Tinjauan Manajemen dan Sasaran Mutu

All - -

2 Hasil Analisa dari aktifitas verifikasi1. Untuk Kalibrasi timbangan LAB akan di kalibrasi Januari

2019 2. 2. Diharapkan penempelan stiker untuk kalibrasi

timbangan thermometer. Tim Verifikasi Close

3 Perubahan yang Mempengaruhi Keamanan Pangan & mutu produksi

Tidak ada perubahan dalam mempengaruhi keamanan pakan,dalam batas kewajaran

All Feed Safety Team - Close

4

A. Laporan Situasi Tanggap Darurat 1. Sudah dilakukan simulasi tanggap darurat Hanya saja tanggap darurat ditambah untuk kejadian gempa bumi Tim P2K3 Desember'18 CLOSE

B. Kecelakaan Kerja

Telah terjadi kecelakaan kerja tahun 2018,Juni - Desember sebanyak 2 Orang,yakni : Berat 2 orang dan kecelakaan kerja yang mengakibatkan kerusakan,sebanyak 2 kecelakaan : 1. 23 November 2018,rusaknya meja loading akibat ditabrak truk. 2. 8 des 2018,rusaknya dinding seng luar premix ditabrak truk pakan.

HSE Desember'18 Close

C. Recall Simulasi recall & traceabilty product sudah dilakukan pada pakan 7706 QAO Oktober'18 Closed

6


5 Hasil tinjauan dan pemutakhiran sistem Tidak ada perubahanFRM + Feed

Safety Team + DC

Desember'18 Closed

6

A. Komunikasi Internal

• Untuk setiap pembelian Sparepart dari pihak supplier, pihak supplier memberikan training atas produk yang dijual ke pihak internal,maka pihak supplier / trainer akan diberikan souvenir dan sertifikat.

• * Pihak HRD-GA yang membuatkan souvenir dan sertifikat

ALL Dept Desember'18 Open

B. Komunikasi Eksternal

* Membuat Form Feedback atas komplain dari customer

MKT + LAB,QAQC

Desember'18 OPEN* Membuat seminar/penyuluhan kepada customer dan disertai

dokumentasi foto,absen,tanda tangan.

C. Hasil Survey Kepuasan Pelanggan

a. Prioritas penyelesaian survey kepuasan pelanggan pakan ayam :

MKT Desember'18 Close

- Kualitas printing pada tulisan pada produk

- Aroma produk - FCR produk yang digunakan - Tekstur/ stabilitas fisik produk - Performa produk dari produk yang digunakan (BW, HD%, ADG)b. Prioritas penyelesaian survey kepuasan pelanggan pakan ikan : - Warna Produk - FCR produk yang digunakan - Kemudahan menghubungi Technical Sales - Kemudahan pemesanan produk

- Pelayanan Sales Administrasi

D. Penanganan Complain Pelanggan

Total complain pelanggan ayam selama bulan Januari - Juni 2018 ada 9 Komplain dan Total complain pelanggan ikan selama bulan Januari - Juni2018 ada 1 Komplain Note : (Untuk komplain fisik akan direport oleh pihak QAQC).


7

7

Hasil Audit All Feed Safety Team Desember'18 Closed

A. Audit Internal Tidak ada perubahan

B. Audit Eksternal Sudah direview pada management review Termin I 2018 All Dept September'18 Closed

C. Audit PRP

* Dibuatkan grafik,detail dengan kategori agar trend penurunannya terlihat * Untuk April ini akan dibuatkan kunci untuk loker dan diberikan tindakan tegas jika kunci loker hilang * penyeragaman seragam untuk Office Boy

All team safety & Desember'18 CLOSE

8 QFS Objective (Sasaran Mutu) Membuatkan Action Plan pada sasaran mutu yang tidak tercapai All Dept Maret'18 Closed

9 Kinerja Proses dan Kesesuaian Produk Data laporan ada pada PPIC PRD Desember'18 Closed

10 Pemantauan dan Pengukuran Hasil Data tersimpan di DC LAB,DC,PRD,MTC Desember'18 Closed

11 Kinerja Penyedia Eksternal

* Pihak penyedia jasa/Supplier diharapkan memberikan pengetahuan atas produk yang dijual / Training knowledge produk yang dijual. * Evaluasi dari jasa Rentokill,akan di evaluasi oleh HSE.

PUR Desember'18 Closed


8

12 Kecukupan Sumber Daya * Penambahan Man Power untuk Team PPL Marketing poultry. MKT Desember'1

8 OPEN

13 Efektifitas Tindakan yang Diambil untuk Resiko dan Peluang Penambahan Form evaluasi untuk analisa resiko All Dept Desember'1

8 Open

14 Saran-saran Perbaikan

Pelatihan auditor in house training.

All Dept Desember'18

Open (Bertanda

Merah)

Training ISO pengenalan 22000:2018.

Pengechekan dokument yang update untuk tiap dept.


9

15 Output MR/ QFSTL dari Management Review Meeting adalah :

1. Penempelan stiker untuk kalibrasi pada timbangan thermometer. * Membuat seminar/penyuluhan kepada customer dan disertai dokumentasi foto,absen,tanda tangan.

QFSMT Desember'18

Open (Bertanda

merah)

2. Penambahan form evaluasi analisa resiko untuk tiap dept.

* Pihak penyedia jasa/Supplier diharapkan memberikan pengetahuan atas produk yang dijual / Training knowledge . *Pembuatan sertifikat oleh pihak HRGA,jika training knowledge yang diberikan trainer dari pihak penyedia jasa eksternal/supplier.

3.Penambahan untuk simulasi kejadian gempa bumi.

* Pemakaian seragam OB akan diseragamkan.* Pembuatan kunci untuk loker dan penindakan tegas jika kunci hilang.

4. Untuk AUDIT PRP,dibuatkan grafik detail di kategori,untuk mengetahui trend penurunannya. * Accesorries tidak lagi digunakan pada area sanitasi.

10

Sertifikat Untuk Supplier yang memberikan training akan diberikan sertifikat,pembuatan seritifikat memakai kata umum saja.

Form Substandard akan direvisi dan untuk menghabiskan form yang lama terlebih dahulu.

Untuk Office Boy akan diberikan training oleh pihak HRD-GA.

Untuk evaluasi Resiko dan Peluang dimasukkan ke dalam Program Kerja bulanan dan dibuatkan form verifikasi dari evaluasi resiko dan peluang tersebut.

KEPUTUSAN

2. HASIL ANALISA DARI AKTIFITAS VERIFIKASI

11

1. Nilai Rata –rata PRP = 3.43

2. Spek RM dan bahan Baku = Masih dalam batas kewajaran3. Metal cahcther = Daya sensitivitas magnet masih

masuk dalam range beban yang ditentukan.4. Implementasi Dok. HACCP = Masih dalam batas

kewajaran. Internal Audit =bahwa temuan yang ditemukan dalam internal Audite masih dalam batas kewajaran untuk keamanan dan kualitas pakan, dan temuan tersebut dilakukan perbaikan yang berkesinambungan untuk menjaga keamanan pakan.

2. HASIL ANALISA DARI AKTIFITAS VERIFIKASI

12

6. OPRP =Masih dalam batas kewajaran/Tidak ada perubahan 7. Diagram Alir = Ada perubahan Diagram Alir

8. Timbangan = hasil verifikasi & kalibrasi timbangan sesuai dengan standart9. Thermometer = Penggunaan alat thermometer sudah di kalibrasi

PROSES D

IAGRAM

ALIR MASH

13

1UNLOADING BARANG

(PM + RM)

PENYIMPANAN BARANG SUHU

DINGIN (AC)

12

PENYIMPANAN BARANG SUHU RUANG

5a

17PROPORTIONING

BIN

20WEIGHING

24MIXING

HAMMERMILL

METAL CATCHER

PROSES PENIMBANGAN

METAL CATCHER

OPRP 1

1

OPRP 5

OPRP 7

OPRP 6

OPRP 3

YJagung ?

Drugs ?

KERING ?

MIXING

18

RM Kasar ?

2

7

Intake Line 1

11a

13

T

Cool Room ?

T

Y

PREMIX21

A

3 DRYERT

Y

T

Y

9a

DRUM CLEANER

9bIntake Line 2

10bDRUM CLEANER

OPRP 1

10a

14

11b

CCP-1

5bPENYIMPANAN BARANG SUHU

RUANG

T

4

6

8

OPRP 1

MANUAL HAND ADD

23

PROSES PENIMBANGAN

22

15PROPORTIONING

BIN MICRO

16PROPORTIONING

BIN MACRO

Y

OTHERS MATERIAL (GARAM)

19

PROSES D

IAGRAM

ALIR MASH

14

A DRUM CLEANER

25

METAL CATCHER

26

PROSES PACKAGING

29

BIN PACKAGING

27

LOADING FINISHED PRODUCT

Kualitas Fisik?(ok/ not ok)

PENYIMPANAN FINISHED PRODUCT

30

28

OPRP 1

1REWORK

31

Not ok

Ok

15

PRO

SES DIA

GR

AM

ALIR

PELLET – C

RU

MB

LE POU

LTRY

1UNLOADING BARANG

(PM + RM)


DINGIN (AC)

12


5a

17PROPORTIONING

BIN

20WEIGHING

24MIXING

HAMMERMILL

METAL CATCHER

PROSES PENIMBANGAN

METAL CATCHER

OPRP 1

1

OPRP 5

OPRP 7

OPRP 6

OPRP 3

YJagung ?

Drugs ?

KERING ?

MIXING

18

RM Kasar ?

2

7

Intake Line 1

11a

13

T

Cool Room ?

T

Y

PREMIX21

A

3 DRYERT

Y

T

Y

9a

DRUM CLEANER

9bIntake Line 2

10bDRUM CLEANER

OPRP 1

10a

14

11b

CCP-1

5bPENYIMPANAN BARANG SUHU

RUANG

T

4

6

8

OPRP 1

MANUAL HAND ADD

23

PROSES PENIMBANGAN

22

15PROPORTIONING

BIN MICRO

16PROPORTIONING

BIN MACRO

Y

OTHERS MATERIAL (GARAM)

19

16

Penambahan/Perubahan PR

OSES

DIA

GR

AM

ALIR

PELLET – CR

UM

BLE

BIN PACKAGING36

PROSES PACKAGING38 LOADING FINISHED

PRODUCT

40

KUALITAS FISIK?

PENYIMPANAN FINISHED PRODUCT

39

26

SHIFTER33

SHIFTER

PROSES CRUMBLING32

B BIN PELLETING

PROSES PELLETING29

METAL CATCHER

27

OPRP 1

PROSES COOLING

30

FAT COATER

35

PROSESFAT COATER

(yes/ no) ?

Pellet ?

Not ok

ok

Y

Y

Y

T

1

A

DRUM CLEANER25

METAL CATCHER

26

OPRP 1

28

34

T

37

31

Pellet 129

Pellet 2 atau 3

Cospray?Y

T

Proses Cospray

Proses Cooling

Pellet ? Y

T

Proses Crumbling

Shifter

Bin Packaging

17

1UNLOADING BARANG

(PM + RM)

PENYIMPANAN BARANG SUHU DINGIN

(AC)


PROPORTIONING BIN

WEIGHING

MIXING 1

HAMMERMILL

METAL CATCHER

PROSES PENIMBANGAN

METAL CATCHER

YJagung ?

Drugs ?

KERING ?

MIXING

RM Kasar ?

Intake Line 1

T

Cool Room ?

T

Y

PREMIX

DRYERT

Y

Y

DRUM CLEANER

Intake Line 2

DRUM CLEANER

B


RUANG

OTHERS MATERIAL(GARAM, TERIGU,

MCP)

A

PROPORTIONING BIN MACRO

23

45

7

6 8a 8b

11

9a 9b

10a 10b

12 13

14

15 16 17 18

1920

21

22

1

PRO

SES DIA

GR

AM

ALIR

PELLET – IK

AN

3. PERUBAHAN YANG MEMPENGARUHI KEAMANAN PANGAN DAN MUTU PRODUK

18

CHECKLIST DOKUMENTASI HACCP

1 Apakah informasi melakukan Hazard Analysis sudah ada dan "update"?

2 Apakah tim keamanan pangan sudah ditentukan dan sesuai dengan aktualnya

3 Apakah tim keamanan pangan memiliki kombinasi pengetahuan & pengalaman multidisiplin dan sesuai dengan aktualnya

4 Apakah ada deskripsi karakteristik material dan "update"?

5 Apakah ada penambahan deskripsi Jenis Produk Baru?

6 Apakah ada rencana penggunaan Bahan Baku baru ?

7 Apakah ada diagram alir yang sudah diverifikasi sesuai dengan aktualnya dilapangan(lengkap)?

8 Apakah tindakan pengendalian den persyaratan external sudeh ada dalam diagram alir?

9 Apakah Hazard Analysis telah dilakukan?

10 Apakah bahaya sudah diidentifikasi, minimal sesuai dengan standar pakan ?

11 Apakah dalam mengidentifikasi hazard sudah dipertimbangkan tahapan sebelum/sesudah, peralatan proses, utility, lingkungan sekitar, dan keterkaitan dengan rantai makanan sebelum dan sesudahnya?

12 Apakah acceptable level sudah ditentukan dan mengikuti acuan yang benar?

13 Apakah hazard assessment sudah dilakukan?

14 Apakah ada tindakan pengendalian (dikategorikan menjadi OPRP dan/atau HACCP Planyang sesuai dengan aktualnya?

Y/N/NA

Y

Y

Y

Y

Y

Y

Y

Y

Y

Y

Y

Y

Y

Y

Keterangan

Pakan Ikan 985,9301 GNT,7652

Shrimp Oil dan Cassava,Full Fat Soya

3. PERUBAHAN YANG MEMPENGARUHI KEAMANAN PANGAN DAN MUTU PRODUK

15 Apakah tindakan pengendalian sudah dikelompokkan untuk dikelola sebagai OperationalPRP (OPRP) atau HACCP Plan?

Y

16 Apakah Operational PRP (OPRP) telah didokumentasikan? Y

17 Apakah HACCP Plan telah didokumentasikan? Y

18 Apakah CCP sudah diidentifikasi? Y

19 Apakah critical limit sudah ditetapkan? Y

20 Apakah sudah ada sistem monitoring? Y

21 Apakah rencana koreksi langsung dan tindakan korektif? Y

22 Apakah update dilakukan setelah Operational PRP dan HACCP Plan

dibuat? Y

23 Apakah ada rencana verifikasi? Y

24 Apakah ada sistem untuk melacak material dan tujuan distribusi? Y

25 Apakah koreksi langsung dilakukan saat critical limit tidak tercapai atau saat OperationalPRP (OPRP) tidak terkendali?

Y

26 Apakah hasil monitoring OPRP dan/atau CCP dievaluasi untuk mengambil tindakankorektif?

Y

27 Apakah ada tindakan korektif yang dilakukan saat critical limit tidak tercapai atau saatOPRP tidak sesuai

Y

19

20

DESKRIPSI PRODUK

Berbentuk butiran (silinder) dengan panjang, diameter tertentu sesuai dengan kebutuhan; dengan warna tergantung dari formula; diperuntukan untuk ayam pedaging, ayam pembibit, babi, ikan & bebek. Dengan Nama Produk di Pasaran antara lain 9203CH; 9203SP; 9203GT; 9302; 9302RY; 9304; 9304RY; 9905; 9905PR; 9905SP; 9903EC; 9905GT; 981; 982; 983; 981SP; 982SP; 983SP; 981LP; 981LPG; 985;9301 GNT.

3. Jenis Produk Baru

BAHAN PENYUSUN / KOMPOSISI

Jagung, bungkil kedelai, wheat polard, dedak, tepung daging & tulang, tepung ikan, lime stone dust, crude palm oil (cpo), fish oil,tepung terigu, tepung industri, methionine, choline chloride, vitamin premix, mineral premix, corn gluten meal, copra, DDGS, Guar Meal; Palm Kernel Meal; Canola Meal, DCP, MDCP, MCP, garam, anti oksidan, Olein, Wheat, Biscuit Meal,Shrimp Oil

NAMA PRODUK PELLET

21

DESKRIPSI PRODUK

Berbentuk tepung dengan ukuran kasar dan halus; Warna produk beraneka pilihan sesuai dengan formula; aroma produk khas pakan ternak. Diperuntukan untuk Ayam Petelur, Pedaging, Babi. Dengan Nama produk dipasaran 7201 Royal; 7603; 7605; 7605SP; 7606K30; 7606K34; 7606K36; K303; 7701; K38 Royal; K-Singgalang; 7603Royal; 7706; 980; 7202GNT; 7652;


22


NO Product

Analysis Result ( %)

Protein Fat Fiber Moist Ash Salt Calsium Posfor

Aflatoxin T2- Toxin Fumonisi

nOcratoxi

n DON Zealalenon

( ppb) ( ppb) ( ppm) ( ppb) (ppm) (ppb)

1 985 1000 10/03/2019 23.94 6.08 5.59 9.21 11.57 1.14 2.8 1.17 2.9 ** ** ** ** **

LABORATORY REPORT

No. : 202/QC/LAB/03/2019Shipper : Bu Helen - Formulator AquafeedReceived Date : 10 Maret 2019Report Date : 19 Maret 2019Sample Description : 1 sample in plastic bagType of Analysis : Proksimat + Ca,P, Mycotoxin

23


NO Product Analysis Result ( %)

Protein Fat Fiber Moisture Ash Calsium Posfor1 9301 Giant 21.23 4.61 3.24 10.29 8.31 1.16 0.6

LABORATORY REPORT

No. : 216/QC/LAB/05/2019Shipper : Pak Dimas - FormulatorReceived Date : 26-05-2019Report Date : 29-05-2019Sample Description : 1 sample in plastic bagType of Analysis : Proximate + Ca & P

Keterangan

9301 Giant sebagai produk baru dengan tanggal produksi pertama yaitu 26 Mei 2019

24


NO Product


Protein Fat Fiber Moist Ash Salt Calsiu

m PosforAflatox

inT2-

ToxinFumoni

sinOcratox

in DON Zealalenon

( ppb) ( ppb) ( ppm) ( ppb) (ppm) (ppb)

1 7652 1001 19/02/2019 15.96 4.32 13.0

9 11.21 8.86 0.74 1.17 0.68 4.3 16.2 0.12 >reff 0.4 33.2

LABORATORY REPORT

No. : 201/QC/LAB/02/2019Shipper : Pak Dimas - FormulatorReceived Date : 19 Februari 2019Report Date : 23 Februari 2019Sample Description : 1 sample in plastic bagType of Analysis : Proksimat + Ca,P, Mycotoxin

25

Shrimp Oil

Hasil Ekstrasi dari udang

Protein : min 24 %Moist : 58-62 %pH : < 4

Tidak bau tengik

Tangki 1 Ton

Curah6 bulan

Sebagai sumber protein dan aktraktan

FIFO,suhu ruang FEFO

Container Macro Biotek

Tepung Gaplek / Cassava

Berasal dari sinkong kering yg digiling

CP : 1 - 3%, SK : 2 - 5 %, Moist : max 13%

Tidak Berjamur

Bag Karung polos3 bulan

Sebagai sumber energi dan binder

FIFO, suhu ruang, FEFO

Truck bertutupkan terpal dan kontainer

Taqim

3. Jenis Bahan Baku Baru

NO Product


Protein Fat Fiber Moist Ash KOH Calsium PosforAflatoxi

n T2- Toxin Fumonisin Ocratoxin DON Zearaleno

n

( ppb) ( ppb) ( ppm) ( ppb) (ppm ) (ppb)1 Full Fat Soya 35.18 18.67 2.39 9.66 5.55 83.17 0.83 0.5 1.7 44 0.06 >REFF 0 32.7

NO

RAW MATERIA

L

DESKRIPSI BAHAN BAKU

BAHAN PENYUSUN

/ KOMPOSISI

INDIKATOR

FOOD SAFETY

KEMASAN

INFORMASI PADA LABEL

SHELF

LIFE

KEGUNAAN

METODE PENYIMP

ANANDISTRIBUSI SUPPLIER

26

3. Jenis Bahan Baku Baru

NO Product


Protein Fat Fiber Moist Ash pH Calsium Posfor

Aflatoxin

T2- Toxin

Fumonisin

Ocratoxin

Zealalenon

( ppb) ( ppb) ( ppm) ( ppb) (ppb)1 Shrimp Oil 20 - - 60.25 - 3.72 - - - - - - -

LABORATORY REPORT

No. : 173/QC/LAB/12/2019Shipper : Ibu Helen - Formulator AquafeedReceived Date : 21 Des 2018Report Date : 22 Des 2018Sample Description : 1 sample in plastic bagType of Analysis : Protein, Moisture dan pH

KEPUTUSAN

27

Untuk Diagram Alir Proses ditambhkan untuk proses pembuatan pakan Babi.

Update terhadap deskripsi Bahan Baku baru dan jenis Produk baru. Pada Dokumen HACCP

4a. LAPORAN SITUASI DARURAT

28

Simulasi tanggap darurat penanganan Gempa Bumi. Sudah dibuat

WAKTU DAN TEMPATa.Tempat : Diambil dilokasi 1 b.Waktu : 14:00 s/d Selesaic.Hari / Tanggal : Jumat,26/April/2019

sampel pakan yang terdampak, langsung di cek ke laboratorium dan dilakukan pemisahan oleh Team QC

29

4a. LAPORAN SITUASI DARURAT

30

Penanganan Pakan Yang Terdampak

4b. KECELAKAAN KERJA

Tidak ada kejadian kecelakaan kerja pada Januari 2019 – Juni 2019

31

4c. RECALL PRODUK & Traceability

Sudah dibuat simulasi recall/Traceabillity produk tentang pakan 8202 CHAMPION

32

Hasil

33

Proses komunikasi pihak F.Good dengan QAO terhadap pakan bermasalah

Pengambilan No Hand Tag pakan yang bermasalah

34

Meminta laporan bahan baku pada Admin Warehouse pada pembuatan pakan yang terdampak

Hasil

Meminta laporan produksi kepada Admin Produksi

35

Hasil

Team QAQC Mengechek laporan bahan baku

Tim Produksi Mengecheck laporan Produksi

Proses pengerjaan Traceability

36

TOTAL WAKTU RECALLREKAMAN AKTIVITAS MOCK RECALL

NO. Aktivitas PIC WAKTU Total Waktu1 Penertiban SPR Marketing & Manajemen 10.40 - 11.00 20 Menit

2

Traceability

a. Start - Bagging Hamzah 10.50 - 11.00 10 Menit

b. Bagging - Laporan Sales Hamzah, Yudha 11.00 - 11.15 15 Menit

Bagging - Pellet Alwin 11.10 - 11.05 5 Menit

c Pellet - Mixer Alwin 11.05 - 11.10 5 Menit

d Mixer - Additive Alwin, Hamzah 11.10 - 11.20 10 Menit

e Hand Add - Batching Hamzah 11.20 - 11.25 5 Menit

f Batching - Hammermill Alwin, Yudha 11.25 - 11.35 10 Menit

g Hammermill - Intake Yudha, Lisnor Gorat 11.30 - 11.40 10 Menit

h Intake - Stock Pemakaian Lisnor Gorat 11.40 - 12.00 20 Menit

i Stock Pemakaian - Stock Penerimaan

3 Trace Dokumen Pembelian

a. Print PO dan Print Dok. Import Lisnor Gorat 11.10 - 11.50 40 Menit4 Konfirmasi

a. Informasi ke Manajemen Assist Manager / Plant Manager 10.00 - 10.30 30 Menit

b. Informasi ke Customer Marketing & F.Good 10.40 - 11.30 50 Menit

TOTAL WAKTU AKTIVITAS MOCK RECALL 1 Jam 40 Menit

37

KEPUTUSAN

Pada Bulan 12 Tahun 2019,akan diadakan Audit SMK3 dan ISO akan dimasukkan aspek safety K3.

Standard Traceabillity dilakukan minimal 2 Jam

5. HASIL TINJAUAN DAN PEMUTAKHIRAN SISTEM

38

Melakukan tinjauan & pemutakhir sistem setelah selesai dok. HACCP untuk bahan baku Tanggal 15 Maret 2019 dengan PIC Feed Safety Team + DC

Tidak ada yang mempengaruhi keamanan Pakan,Masih dalam batas wajar.

6a. KOMUNIKASI INTERNAL

39

Adakah karyawan baru dan keluar? Karyawan Baru 18 Orang Karyawan Keluar 7 Orang

LAPORAN KARYAWAN MASUK PERIODE 21 JANUARI 2019 S/D 20 JULI 2019

NO N A M A TGL LAHIR STS MASUK BAGIAN/JABATAN

1 Hustina, Drh 24-04-1975 K0 21-01-2019 Senior TS Marketing Poultry2 Supangat 02-06-1985 K3 25-Jan-19 General Worker3 Taufik Hidayat 15-03-1985 K1 25-Jan-19 General Worker4 Ade Saputra 05-10-1995 K1 25-Jan-19 General Worker5 Bosman Sitorus 31-10-1992 TK 25-Jan-19 General Worker6 Markus Chirstiansen Hutahean 09-05-1994 TK0 21-02-2019 Staff Purchasing7 Sirilius Montang Siahaan 27-06-1988 TK0 22-02-2019 Staff Purchasing8 Yandi Syahputra 25-01-1991 TK0 25-02-2019 Veterinary9 Deddy Rolan Siregar 10-02-1993 TKO 05-03-2019 Staff PPL10 Andri Yonathan Tampubolon 11-03-1994 TKO 21-02-2019 General Worker11 Didi Agus Kurniawan 17-08-1994 TK0 21-02-2019 General Worker12 Muhammad Zu Majaya 15-04-1997 TK0 21-02-2019 General Worker13 Eddi Kurniawan Hotmatua Siahaan 25-01-1984 K2 27-Feb-19 General Worker14 Atikah Suwanda 02-07-1997 TK0 28-03-2019 Staff Analis Laboratorium15 Rudy Ashary 17-08-1993 K1 04-05-2019 SPV HRGA16 Taufan Adiatma 23-01-1989 K2 04-05-2019 Senior Staff Project17 Roni Saputra Sitohang 09-07-1995 TK 22-07-2019 Staff PPL Batam18 Yuli Purnamawati 15-07-1992 TK 21-07-2019 Supervisor

40

LAPORAN KARYAWAN KELUARPERIODE 21 JANUARI 2019 S/D 20 JULI 2019

NO N A M A TGL LAHIR STS MASUK KELUAR BAGIAN/JABATAN

1 Dapit Sihombing 30-12-1995 TK 23-04-2018 21-01-2019 Staff PPL

2 Nasrul 18-11-1982 K3 12-09-2017 18-02-2019 General Worker

3 Deddy Rolan Siregar 10-02-1993 TKO 05-03-2019 15-03-2019 Staff PPL

4 Dharta Gautama 13-10-1988 K1 13-09-2012 10-05-2019 Sr Spv HRD

5 Atikah Suwanda 02-07-1997 TK 28-03-2019 27-07-2019 Staff QC

6 Taufan Adiatma 23-01-1989 K2 04-05-2019 03-08-2019 Staff Project

7Zainal Aswhad Nst 10-02-1996 TK 22-05-2017 13-08-2019 Staff QC

hasil

41

Sosialisasi Safety Riding (April 2019) . Gas Detector & Fall Protector (Mei 2019). Sertifikasi Operator Genset (Mei 2019). P2K3 dan Lingkungan Hidup dari Balai K3 (Juni 2019). Sosialisasi ISO

42

6.A KOMUNIKASI INTERNAL

KEPUTUSAN

43

Sosialisasi dilakukan secara rutin.

Diharapkan HRD-GA mendokumentasikan setiap pengumuman yang ada,dan pembagian dokumentasi pengumuman tersebut di record juga oleh Document Control.

44

6. B. KOMUNIKASI EKSTERNAL

Sosialisasi Safety Riding (April 2019) . AUDIT CPBB Survey Kepuasan pelanggan dan Survey Complaint pelanggan

45


46



47

Customer baru pakan POULTRY yaitu :

NO. Name Customer account Telephone1 Adi Wijaya CUST000374 0821-4151-5428

2 Asan CUST000331 0852-6190-5618

3 CV. Hk CUST000373 081-1700-577

4 Koperasi serba usaha CUST000366 0812-6070-5547

5 Mula Silalahi CUST000380 081-1754-898

6 Nur Aisa CUST000371

7 SAPARUDIN CUST000368 0771-319-733

8 Budi Dharma Sinaga CUST000378 0852-6498-1996

9 Rusman CUST000375 0821-6161-6171

10 Alfizar CUST000379 0852-6498-1996

11 Afandi-Payakumbuh CUST000377

48

A. SURVEY TINGKAT KEPUASAN1. Sangat Tidak Memuaskan (STM.)2. Tidak Memuaskan (TM.)3. Cukup Memuaskan (CM.)4. Memuaskan (M.)5. Sangat Memuaskan (SM.)6. Tidak Jawab (TJ.)

6.C QUISIONER PENGUKURAN KEPUASAN PELANGGAN PAKAN

NEXT

49

No Variable Tingkat KepuasanComment Total

I.Kualitas Produck STM TM CM M SM TJ1 Jahitan pada Karung 4 18 222 Kekuatan Bahan Karung 4 18 223 Berat Produk perkarung 3 19 224 Kualitas Printing tulisan pada karung 2 4 16 225 Variasi Produk 5 17 226 Warna produk 3 3 15 1 227 Aroma produk 3 6 11 2 228 Daya simpan Produk 1 2 19 229 Tekstur / stabilitas fisik produkProduk 1 9 12 22

10 FCR Produk yang di gunakan 2 2 14 1 3 22

11 Performa produksi dari produk yang digunakan (BW, HD%, ADG) 2 1 15 1 3 22

12 Kemudahan Pemesanan produk 1 5 15 1 2213 Ketepatan waktu Pengiriman 8 14 2214 Respon terhadap komplain 2 14 6 2215 Solusi terhadap komplain 2 1 1 16 2 2216 Kemudahan Menghubungi Technical sales 2 13 7 2217 Keramahan Technical Sales 2 13 7 2218 Frekuensi kunjungan Technical Sales 4 14 4 22

19 Pengetahuan Technical Sales terhadap Produk dan harga 4 15 3 22

20 Pelayanan Resepsionis 3 18 1 2221 Pelayanan sales Administrasi 3 19 2222 Loyalitas 3 16 2 1 22 TOTAL 2 16 80 341 38 7 484

TOTAL PERCENTASE 0% 3% 17% 70% 8% 1% 100%

6.C QUISIONER PENGUKURAN KEPUASAN PELANGGAN PAKAN AYAM (Medan)

50


I.Kualitas Produck STM TM CM M SM TJ1 Jahitan pada Karung 1 14 5 202 Kekuatan Bahan Karung 1 1 16 2 203 Berat Produk perkarung 15 5 204 Kualitas Printing tulisan pada karung 3 12 5 205 Variasi Produk 2 11 7 206 Warna produk 4 13 3 207 Aroma produk 1 16 3 208 Daya simpan Produk 4 15 1 209 Tekstur / stabilitas fisik produkProduk 1 1 15 3 20

10 FCR Produk yang di gunakan 2 16 2 20

11 Performa produksi dari produk yang digunakan (BW, HD%, ADG) 3 15 2 20

12 Kemudahan Pemesanan produk 5 11 4 2013 Ketepatan waktu Pengiriman 5 12 3 2014 Respon terhadap komplain 2 5 8 3 2 2015 Solusi terhadap komplain 2 4 8 4 2 2016 Kemudahan Menghubungi Technical sales 2 8 10 2017 Keramahan Technical Sales 1 8 11 2018 Frekuensi kunjungan Technical Sales 2 9 9 20

19 Pengetahuan Technical Sales terhadap Produk dan harga 2 10 8 20

20 Pelayanan Resepsionis 2 12 3 3 2021 Pelayanan sales Administrasi 1 5 9 3 2 2022 Loyalitas 1 14 5 20 TOTAL 0 8 69 258 96 9 440

TOTAL PERCENTASE 0% 1.82% 15.68% 58.64% 21.82% 2.05% 100%

6.C QUISIONER PENGUKURAN KEPUASAN PELANGGAN PAKAN AYAM (Padang)

51


I.Kualitas Produck STP TP CP P SP TJ1 Jahitan pada Karung 14 7 1 222 Kekuatan Bahan Karung 1 15 5 1 223 Berat Produk perkarung 1 6 14 1 224 Kualitas Printing tulisan pada karung 1 5 10 5 1 225 Variasi Produk 1 2 14 5 1 236 Warna produk 2 16 4 227 Aroma produk 2 14 5 1 228 Daya simpan Produk 11 10 1 229 Tekstur / stabilitas fisik produkProduk 9 12 1 22


11Performa produksi dari produk yang digunakan (BW, HD%, ADG) 5 16 1 22

12 Kemudahan Pemesanan produk 1 13 7 1 2213 Ketepatan waktu Pengiriman 1 16 5 2214 Respon terhadap komplain 12 9 1 2215 Solusi terhadap komplain 10 11 1 2216 Kemudahan Menghubungi Technical sales 12 9 1 2217 Keramahan Technical Sales 15 6 1 2218 Frekuensi kunjungan Technical Sales 2 13 6 1 22

19Pengetahuan Technical Sales terhadap Produk dan harga 1 11 9 1 22

20 Pelayanan Resepsionis 3 10 8 1 2221 Pelayanan sales Administrasi 3 11 7 1 22 0 2 24 242 176 19 0 463


6.C QUISIONER PENGUKURAN KEPENTINGAN PELANGGAN PAKAN AYAM (Medan)

52


I.Kualitas Produck STP TP CP P SP TJ1 Jahitan pada Karung 1 7 12 202 Kekuatan Bahan Karung 1 8 11 203 Berat Produk perkarung 1 6 13 204 Kualitas Printing tulisan pada karung 1 14 5 205 Variasi Produk 2 14 4 206 Warna produk 2 10 8 207 Aroma produk 1 8 11 208 Daya simpan Produk 9 11 209 Tekstur / stabilitas fisik produkProduk 10 10 20

10 FCR Produk yang di gunakan 9 11 20

11Performa produksi dari produk yang digunakan (BW, HD%, ADG) 9 11 20

12 Kemudahan Pemesanan produk 1 11 8 2013 Ketepatan waktu Pengiriman 1 11 8 2014 Respon terhadap komplain 7 13 2015 Solusi terhadap komplain 9 10 1 2016 Kemudahan Menghubungi Technical sales 10 10 2017 Keramahan Technical Sales 11 9 2018 Frekuensi kunjungan Technical Sales 1 11 8 20

19Pengetahuan Technical Sales terhadap Produk dan harga 8 12 20

20 Pelayanan Resepsionis 1 1 12 5 1 2021 Pelayanan sales Administrasi 1 10 8 1 20 0 1 14 204 198 3 0 420


6.C QUISIONER PENGUKURAN KEPENTINGAN PELANGGAN PAKAN AYAM (Padang)

53

No Variable

PENILAIAN SCORING

TOTAL NILAI PERSENTASE

KRITERIA

STM TM CM M SM TJTotal

Responden 1 2 3 4 5 0

I.Kualitas Produck

1Jahitan pada Karung 4 18 22 0 0 12 72 0 0 84 76.36363636 M

2Kekuatan Bahan Karung 4 18 22 0 0 12 72 0 0 84 76.36363636 M

3Berat Produk perkarung 3 19 22 0 0 9 76 0 0 85 77.27272727 M

4Kualitas Printing tulisan pada karung 2 4 16 22 0 2 12 64 0 0 78 70.90909091 M

5Variasi Produk 5 17 22 0 0 15 68 0 0 83 75.45454545 M

6 Warna produk 3 3 15 1 22 0 3 9 60 5 0 77 70 M

7Aroma produk 3 6 11 2 22 0 3 18 44 10 0 75 68.18181818 M

8Daya simpan Produk 1 2 19 22 0 1 6 76 0 0 83 75.45454545 M

9Tekstur / stabilitas fisik produkProduk 1 9 12 22 0 1 27 48 0 0 76 69.09090909 M

10FCR Produk yang di gunakan 2 2 14 1 3 22 0 2 6 56 5 0 69 62.72727273 M

11Performa produksi dari produk yang digunakan (BW, HD%, ADG) 2 1 15 1 3 22 0 2 3 60 5 0 70 63.63636364 M

12Kemudahan Pemesanan produk 1 5 15 1 22 0 1 15 60 5 0 81 73.63636364 M

13Ketepatan waktu Pengiriman 8 14 22 0 0 24 56 0 0 80 72.72727273 M

14Respon terhadap komplain 2 14 6 22 0 0 6 56 30 0 92 83.63636364 SM

15Solusi terhadap komplain 2 1 1 16 2 22 0 1 3 64 10 0 78 70.90909091 M

16Kemudahan Menghubungi Technical sales 2 13 7 22 0 0 6 52 35 0 93 84.54545455 SM

17Keramahan Technical Sales 2 13 7 22 0 0 6 52 35 0 93 84.54545455 SM

18 Frekuensi kunjungan Technical Sales 4 14 4 22 0 0 12 56 20 0 88 80 SM

19Pengetahuan Technical Sales terhadap Produk dan harga 4 15 3 22 0 0 12 60 15 0 87 79.09090909 SM

20Pelayanan Resepsionis 3 18 1 22 0 0 9 72 5 0 86 78.18181818 M

21Pelayanan sales Administrasi 3 19 22 0 0 9 76 0 0 85 77.27272727 M

22 Loyalitas 3 16 2 1 22 0 0 9 64 10 0 83 75.45454545 MPercentase 74.79338843 M

6.C REKAPAN PENILAIAN KEPUASAN PELANGGAN PAKAN AYAM (Medan)

54

No Variable

PENILAIAN SCORING


KRITERIA

STM TM CM M SM TJ Total Respon

den 1 2 3 4 5 0I.Kualitas Produck

1Jahitan pada Karung 1 14 5 20 0 1 42 20 0 0 63 63 M

2Kekuatan Bahan Karung 1 1 16 2 20 0 1 3 64 10 0 78 78 M

3Berat Produk perkarung 15 5 20 0 0 0 60 25 0 85 85 SM

4Kualitas Printing tulisan pada karung 3 12 5 20 0 0 9 48 25 0 82 82 SM

5Variasi Produk 2 11 7 20 0 0 6 44 35 0 85 85 SM

6Warna produk 4 13 3 20 0 0 12 52 15 0 79 79 M

7Aroma produk 1 16 3 20 0 0 3 64 15 0 82 82 SM

8Daya simpan Produk 4 15 1 20 0 0 12 60 5 0 77 77 M

9Tekstur / stabilitas fisik produkProduk 1 1 15 3 20 0 1 3 60 15 0 79 79 M

10FCR Produk yang di gunakan 2 16 2 20 0 0 6 64 10 0 80 80 SM

11

Performa produksi dari produk yang digunakan (BW, HD%, ADG) 3 15 2

20 0 0 9 60 10 0 79 79 M

12Kemudahan Pemesanan produk 5 11 4 20 0 0 15 44 20 0 79 79 M

13Ketepatan waktu Pengiriman 5 12 3 20 0 0 15 48 15 0 78 78 M

14Respon terhadap komplain 2 5 8 3 2 20 0 2 15 32 15 0 64 64 M

15Solusi terhadap komplain 2 4 8 4 2 20 0 2 12 32 20 0 66 66 M

16Kemudahan Menghubungi Technical sales 2 8 10

20 0 0 6 32 50 0 88 88 SM

17Keramahan Technical Sales 1 8 11 20 0 0 3 32 55 0 90 90 SM

18Frekuensi kunjungan Technical Sales 2 9 9 20 0 0 6 36 45 0 87 87 SM

19

Pengetahuan Technical Sales terhadap Produk dan harga 2 10 8

20 0 0 6 40 40 0 86 86 SM

20Pelayanan Resepsionis 2 12 3 3 20 0 0 6 48 15 0 69 69 M

21Pelayanan sales Administrasi 1 5 9 3 2 20 0 1 15 36 15 0 67 67 M

22 Loyalitas 1 14 5 20 0 0 3 56 25 0 84 84 SMPercentase 78.5 M

6.C REKAPAN PENILAIAN KEPUASAN PELANGGAN PAKAN AYAM (Padang)

55

6.C HASIL PENGOLAHAN AYAM

No VariableMedan PadangMar-19 Mar-19

Nilai Ket Nilai KetI.Kualitas Produck

1 Jahitan pada Karung 76.36 M 63.00 M2 Kekuatan Bahan Karung 76.36 M 78.00 M3 Berat Produk perkarung 77.27 M 85.00 SM4 Kualitas Printing tulisan pada karung 70.91 M 82.00 SM5 Variasi Produk 75.45 M 85.00 SM6 Warna produk 70.00 M 79.00 M7 Aroma produk 68.18 M 82.00 SM8 Daya simpan Produk 75.45 M 77.00 M9 Tekstur / stabilitas fisik produkProduk 69.09 M 79.00 M

10 FCR Produk yang di gunakan 62.73 M 80.00 SM

11

Performa produksi dari produk yang digunakan (BW, HD%, ADG) 63.64

M79.00

M12 Kemudahan Pemesanan produk 73.64 M 79.00 M13 Ketepatan waktu Pengiriman 72.73 M 78.00 M14 Respon terhadap komplain 83.64 SM 64.00 M15 Solusi terhadap komplain 70.91 M 66.00 M16 Kemudahan Menghubungi Technical sales 84.55 SM 88.00 SM17 Keramahan Technical Sales 84.55 SM 90.00 SM18 Frekuensi kunjungan Technical Sales 80.00 SM 87.00 SM

19Pengetahuan Technical Sales terhadap Produk dan harga 79.09

SM86.00

SM20 Pelayanan Resepsionis 78.18 M 69.00 M21 Pelayanan sales Administrasi 77.27 M 67.00 M22 Loyalitas 75.45 M 84.00 SM

56

6.C HASIL PENGOLAHAN AYAM

Jahitan pada Karung

Kekuatan Bahan Karung

Berat Produk p

erkarung

Kualitas P

rinting tu

lisan pada ka

rung

Variasi P

roduk

Warna produk

Aroma produk

Daya sim

pan Produk

Tekstur /

stabilit

as fisik

produkProduk

FCR Produk y

ang di gunaka

n

Perform

a produksi dari p

roduk yang digunaka

n (BW, H

D%, ADG)

Kemudahan Pemesanan produk

Ketepatan waktu

Pengiriman

Respon terhadap ko

mplain

Solusi t

erhadap komplain

Kemudahan Menghubungi T

echnica

l sales

Keramahan Technica

l Sales

Freku

ensi kunjungan Tech

nical S

ales

Pengetahuan Technica

l Sales t

erhadap Produk dan harga

Pelayanan Resepsio

nis

Pelayanan sa

les Administ

rasi

Loya

litas

0.00

20.00

40.00

60.00

80.00

100.00

Hasil Survey Kepuasan Pelanggan Maret 2019 Poultryfeed

Medan Padang

Customer baru pakan ikan yaitu :

57

Tidak ada Customer baru untuk Aqua5Feed dan untuk complain pelanggan AQUAFEED tidak ada.

58


I.Kualitas Produck STM TM CM M SM TJ1 Jahitan pada Karung 4 8 122 Kekuatan Bahan Karung 4 8 123 Berat Produk perkarung 4 8 124 Kualitas Printing tulisan pada karung 6 6 125 Variasi Produk 4 7 1 126 Warna produk 3 9 127 Aroma produk 5 7 128 Daya simpan Produk 7 5 129 Tekstur / stabilitas fisik produkProduk 7 5 12

10 FCR Produk yang di gunakan 8 4 12

11Performa produksi dari produk yang digunakan (BW, HD%, ADG) 7 5 12

12 Kemudahan Pemesanan produk 7 5 1213 Ketepatan waktu Pengiriman 7 5 1214 Respon terhadap komplain 6 6 1215 Solusi terhadap komplain 7 4 1 1216 Kemudahan Menghubungi Technical sales 4 4 4 1217 Keramahan Technical Sales 3 4 5 1218 Frekuensi kunjungan Technical Sales 2 5 5 12

19Pengetahuan Technical Sales terhadap Produk dan harga 2 5 5 12

20 Pelayanan Resepsionis 3 9 1221 Pelayanan sales Administrasi 2 9 1122 Loyalitas 2 7 3 12 TOTAL 0 0 104 135 21 3 263


6.C QUISIONER PENGUKURAN KEPUASAN PELANGGAN Pakan Ikan (Medan)

59

6.C QUISIONER PENGUKURAN KEPUASAN PELANGGAN Pakan Ikan (PADANG)

No Variable Tingkat Kepuasan Comment TotalI.Kualitas Produck STM TM CM M SM TJ1 Jahitan pada Karung 8 16 242 Kekuatan Bahan Karung 5 19 243 Berat Produk perkarung 8 15 1 244 Kualitas Printing tulisan pada karung 10 13 1 245 Variasi Produk 4 11 9 246 Warna produk 11 13 247 Aroma produk 11 13 248 Daya simpan Produk 1 8 15 249 Tekstur / stabilitas fisik produkProduk 1 9 14 24



12 Kemudahan Pemesanan produk 5 16 1 2213 Ketepatan waktu Pengiriman 7 15 2214 Respon terhadap komplain 1 6 17 1 1 2615 Solusi terhadap komplain 5 18 2 2516 Kemudahan Menghubungi Technical sales 2 18 4 2417 Keramahan Technical Sales 19 4 2318 Frekuensi kunjungan Technical Sales 19 5 24


20 Pelayanan Resepsionis 3 19 1 5 2821 Pelayanan sales Administrasi 2 17 6 2522 Loyalitas 1 15 4 3 23 TOTAL 0 10 129 342 29 15 525

TOTAL PERCENTASE 0% 1.90% 24.57% 65.14% 5.52% 2.86% 100%

60


I.Kualitas Produck STP TP CP P SP TJ1 Jahitan pada Karung 3 12 10 252 Kekuatan Bahan Karung 1 11 13 253 Berat Produk perkarung 1 11 13 254 Kualitas Printing tulisan pada karung 6 15 4 255 Variasi Produk 6 9 10 256 Warna produk 1 3 19 2 257 Aroma produk 4 15 6 258 Daya simpan Produk 4 11 10 259 Tekstur / stabilitas fisik produkProduk 3 14 7 24



12 Kemudahan Pemesanan produk 14 8 1 2313 Ketepatan waktu Pengiriman 1 14 9 2414 Respon terhadap komplain 15 9 2415 Solusi terhadap komplain 17 7 2416 Kemudahan Menghubungi Technical sales 3 18 3 2417 Keramahan Technical Sales 3 17 4 2418 Frekuensi kunjungan Technical Sales 4 18 2 24

19Pengetahuan Technical Sales terhadap Produk dan harga 1 20 1 2 24

20 Pelayanan Resepsionis 2 16 6 2421 Pelayanan sales Administrasi 1 17 6 24 0 1 51 306 135 15 0 508


6.C QUISIONER PENGUKURAN KEPENTINGAN PELANGGAN Pakan Ikan (PADANG)

61


I.Kualitas Produck STP TP CP P SP TJ1 Jahitan pada Karung 3 3 1 72 Kekuatan Bahan Karung 3 4 73 Berat Produk perkarung 3 4 74 Kualitas Printing tulisan pada karung 4 3 75 Variasi Produk 2 4 1 76 Warna produk 2 5 77 Aroma produk 2 5 78 Daya simpan Produk 3 3 1 79 Tekstur / stabilitas fisik produkProduk 4 3 7



12 Kemudahan Pemesanan produk 4 3 713 Ketepatan waktu Pengiriman 3 4 714 Respon terhadap komplain 3 3 1 715 Solusi terhadap komplain 4 2 1 716 Kemudahan Menghubungi Technical sales 2 3 2 717 Keramahan Technical Sales 3 2 2 718 Frekuensi kunjungan Technical Sales 3 2 2 7

19Pengetahuan Technical Sales terhadap Produk dan harga 2 2 3 7

20 Pelayanan Resepsionis 4 3 721 Pelayanan sales Administrasi 4 3 7 0 0 64 67 16 0 0 147


6.C QUISIONER PENGUKURAN KEPENTINGAN PELANGGAN Pakan Ikan (MEDAN)

62

6.C REKAPAN PENILAIAN KEPUASAN PELANGGAN PAKAN IKAN (MEDAN)No Variable

PENILAIAN SCORING

TOTAL NILAI

PERSENTASE

KRITERIA



I.Kualitas Produck



3Berat Produk perkarung 4 8 12 0 0 12 32 0 0 44 73.33333333 M

4Kualitas Printing tulisan pada karung 6 6 12 0 0 18 24 0 0 42 70 M

5 Variasi Produk 4 7 1 12 0 0 12 28 5 0 45 75 M6 Warna produk 3 9 12 0 0 9 36 0 0 45 75 M7 Aroma produk 5 7 12 0 0 15 28 0 0 43 71.66666667 M

8Daya simpan Produk 7 5 12 0 0 21 20 0 0 41 68.33333333 M

9Tekstur / stabilitas fisik produkProduk

7 5 12 0 0 21 20 0 0 41 68.33333333 M

10FCR Produk yang di gunakan 8 4 12 0 0 24 16 0 0 40 66.66666667 M

11Performa produksi dari produk yang digunakan (BW, HD%, ADG) 7 5

12 0 0 21 20 0 0 41 68.33333333 M

12Kemudahan Pemesanan produk 7 5 12 0 0 21 20 0 0 41 68.33333333 M


14 Respon terhadap komplain 6 6 12 0 0 18 24 0 0 42 70 M15 Solusi terhadap komplain 7 4 1 12 0 0 21 16 5 0 42 70 M

16Kemudahan Menghubungi Technical sales 4 4 4

12 0 0 12 16 20 0 48 80 SM

17Keramahan Technical Sales 3 4 5 12 0 0 9 16 25 0 50 83.33333333 SM

18Frekuensi kunjungan Technical Sales 2 5 5 12 0 0 6 20 25 0 51 85 SM


12 0 0 6 20 25 0 51 85 SM20 Pelayanan Resepsionis 3 9 12 0 0 9 36 0 0 45 75 M

21Pelayanan sales Administrasi 2 9 11 0 0 6 36 0 0 42 76.36363636 M

22 Loyalitas 2 7 3 12 0 0 6 28 0 0 34 56.66666667 CPercentase 72.7892562 M

63

6.C REKAPAN PENILAIAN KEPUASAN PELANGGAN PAKAN IKAN (Padang)

No Variable

PENILAIAN SCORING


KRITERIA



I.Kualitas Produck



3Berat Produk perkarung 8 15 1 24 0 0 24 60 5 0 89 74.16666667 M

4Kualitas Printing tulisan pada karung 10 13 1 24 0 0 30 52 5 0 87 72.5 M

5Variasi Produk 4 11 9 24 0 4 33 36 0 0 73 60.83333333 M

6Warna produk 11 13 24 0 0 33 52 0 0 85 70.83333333 M

7Aroma produk 11 13 24 0 0 33 52 0 0 85 70.83333333 M

8Daya simpan Produk 1 8 15 24 0 1 24 60 0 0 85 70.83333333 M

9Tekstur / stabilitas fisik produkProduk 1 9 14 24 0 1 27 56 0 0 84 70 M

10FCR Produk yang di gunakan 2 10 12 24 0 2 30 48 0 0 80 66.66666667 M

11

Performa produksi dari produk yang digunakan (BW, HD%, ADG) 1 7 12

20 0 1 21 48 0 0 70 70 M

12Kemudahan Pemesanan produk 5 16 1 22 0 0 15 64 5 0 84 76.36363636 M


14Respon terhadap komplain 1 6 17 1 1 26 0 1 18 68 5 0 92 70.76923077 M

15Solusi terhadap komplain 5 18 2 25 0 0 15 72 10 0 97 77.6 M

16Kemudahan Menghubungi Technical sales 2 18 4 24 0 0 6 72 20 0 98 81.66666667 SM

17Keramahan Technical Sales 19 4 23 0 0 0 76 20 0 96 83.47826087 SM

18Frekuensi kunjungan Technical Sales 19 5 24 0 0 0 76 25 0 101 84.16666667 SM

19

Pengetahuan Technical Sales terhadap Produk dan harga 18 5

23 0 0 0 72 25 0 97 84.34782609 SM

20Pelayanan Resepsionis 3 19 1 5 28 0 0 9 76 5 0 90 64.28571429 M

21Pelayanan sales Administrasi 2 17 6 25 0 0 6 68 0 0 74 59.2 M

22 Loyalitas 1 15 4 3 23 0 0 3 60 20 0 83 72.17391304 MPercentase 72.88734599 M

64

No VariableMedan PadangMar-19 Mar-19

Nilai Ket Nilai KetI.Kualitas Produck

1 Jahitan pada Karung 73.33 M 73.33 M2 Kekuatan Bahan Karung 73.33 M 75.83 M

3 Berat Produk perkarung 73.33 M 74.17 M

4 Kualitas Printing tulisan pada karung 70.00 M 72.50 M

5 Variasi Produk 75.00 M 60.83 M6 Warna produk 75.00 M 70.83 M

7 Aroma produk 71.67 M 70.83 M

8 Daya simpan Produk 68.33 M 70.83 M

9 Tekstur / stabilitas fisik produkProduk 68.33 M 70.00 M10 FCR Produk yang di gunakan 66.67 M 66.67 M

11

Performa produksi dari produk yang digunakan (BW, HD%, ADG) 68.33

M70.00

M

12 Kemudahan Pemesanan produk 68.33 M 76.36 M

13 Ketepatan waktu Pengiriman 68.33 M 73.64 M14 Respon terhadap komplain 70.00 M 70.77 M

15 Solusi terhadap komplain 70.00 M 77.60 M

16 Kemudahan Menghubungi Technical sales 80.00 SM 81.67 SM17 Keramahan Technical Sales 83.33 SM 83.48 SM

18 Frekuensi kunjungan Technical Sales 85.00 SM 84.17 SM

19 Pengetahuan Technical Sales terhadap Produk dan harga 85.00 SM 84.35 SM

20 Pelayanan Resepsionis 75.00 M 64.29 M21 Pelayanan sales Administrasi 76.36 M 59.20 M22 Loyalitas 56.67 C 72.17 M

6.C HASIL PENGOLAHAN IKAN

65

6.C HASIL PENGOLAHAN IKAN

0.0010.0020.0030.0040.0050.0060.0070.0080.0090.00

Hasil Survey Kepuasan Pelanggan Maret 2019 AQUA FEED

Medan Padang

6D. PENANGANAN COMPLAIN PELANGGAN AYAM

66

NO No registerNo Handtag Nama Cust TGL

Masuk Tgl DO TS Complain Tonase Sales/ bln

Percentace

1 155 OO36249 BINTANG TERNAK 30-03-2019 Herman Pakan 9905 rapuh sehingga

produksi telur turun 2 sak x 50 0.1 13763.38 0.001

2 154 OOO154 BERDIKARI GOWASA 16-03-2019 Herman Pakan 8602 banyak tepung 2 sak x 50 0.1 13763.

38 0.001

3 156 OO21154 BINTANG TERNAK 15-04-2019 Herman Pakan 9905 SP banyak tepung

& pelletnya rapuh

3 sak x 50

0.15 13992.29 0.001

4 157 OO56357 M. FAKHRI 16-04-2019 Hustina Pakan 9905P banyak tepung & pelletnya rapuh 2 sak x 50 0.1 13992.

29 0.001

5 159 OOO1675 JEREMY 22-04-2019 Evadiana Produksi pakan 9302GT turun sehingga nafsu makan kurang 2 sak x 50 0.1 13992.

29 0.001

6 158 OO70461 CV. BMR (Binjai) 23-04-2019 Hustina Pakan 8202CP banyak tepung &

warna pakan belang 2 sak x 50 0.1 13992.29 0.001

6D. PENANGANAN COMPLAIN PELANGGAN IKAN

67

Tidak ada Complaint AquaFeed

KEPUTUSAN

68

Jika Customer Complain untuk yang tidak memuaskan,diharapkan dilakukan tindakan yang lebih baik dan sering mengunjungin.

Diharapkan semua Head Dept,setiap melakukan Komunikasi Internal dan Komunikasi Eksternal, di dokumentasikan dan diberikan pada Document Control.

Jika Customer Complain untuk yang tidak memuaskan,diharapkan dilakukan tindakan yang lebih baik dan sering mengunjungin.


7. Hasil audit

69

A. INTERNAL AUDIT

Status

No Bagian/Departemen Jumlah Temuan Tidak Sesuai Observasi Open Close

1 Purchasing 3 2 1 0 3

2 Marketing 4 3 1 4 0

3 HRGA / LEGAL 5 5 0 0 5

4 QAQC TEAM 6 1 5 1 5

Jumlah 18 11 7 5 13

70

No CAR Auditor Auditee Temuan Ketidaksesuaian Jenis Temuan Aktivitas CAR

Purchasing

1

Mr Mangara

Mrs Lisa Lim, Mrs

Arina

Company Manual Masih menggunakan nama perusahaan lama yaitu " PT. Feedmill Indonesia"

NC Sudah dilakukan perbaiki

2Terdapat perbedaan "judul dan Nomor dokumen" antara matriks keterkaitan antar dept dengan SOP

NC Sudah dilakukan perbaiki

3

Perlu dilakukan sosialisasi secara rutin dan berkala tentang ISO terhadap staf bagian Purchasing,dikarenakan staff purchasing belum dapat menjelaskan visi&misi perusahaan

OBS Sudah dilakukan

71

LEGAL & HRGA

1

Mr Richard,M

r Rudi Ashari,Mr

Dedy

Yudha, Helentina

Pengecekan air semprot dengan mobil dengan obat dan takarannya sesuai SOP Sanitasi

OBS OK

2Cheklist kebersihan pabrik tidak berjalan sesuai SOP pemeliharaan

NC Sudah selesai

3 Ditemukan beberapa izin yang belum diperpanjang. NC Sudah dipublikasi

4Untuk pelathan/training tidak dilengkapi evaluasi karyawan yang ikut latihan

OBS Sudah dilakukan

5Tidak ditemukan izin operasi bejana tekan dan alat berat sesuai peraturan pemerintah (Disnaker)

NC Sudah ada

72

QAQC TEAM

1

Mr Supriyono,

Mrs Arina,Mr Rahmad

QAQC Team

Ditemukan timbangan Premix,QC yang tidak dikalibrasi

NC Sudah Ok

2RK Premix untuk berat Premix perkarung belum di update (RK/MDC/01)

OBS Sudah Ok

3

Tidak ada schedule pembersihan filter air (Backwash) yang dipakai untuk peralatan LAB

OBS OK

4Schedule pembersihan bulan Mei 2019 belum dilakukan di alat ukur Distiller

OBS OK

5Simulasi Moc Recall belum dilakukan periode ke 2 tahum 2019

OBS OK

6Judul Pakar Dokumen belum di upgrade tulisan masih PT. Feedmill Indonesia

OBS Sudah Selesai

73

Marketing

1

Mr Dimas Fajar,Mr

Rudi

Dr Eka Wahyu,Mr

Nursani Soni

Request Form Open Tgl 20/05/19 NC OK

2

Flow Chart Dept Marketing Delivery Order,dibuatkan kedalam form dokumen standard

OBS Sudah ada di SOP Warehouse Finish Good (Delivery Order)

3

Dalam form PO mempersyaratkan ada stempel di customer,tetapi pada PO tgl 20/05/19 tidak ditemukan stempel customer.

NCForm PO Sudah tercetak dan belum habis dan Format baru akan dibuat di cetakan berikutnya.

4

Marketing tidak bisa menunjukkan form return pakan untuk pakan 8202 champion

OBS

7. Hasil audit

74

B. AUDIT PRP

KATEGORI Konsep dasar :Desain Bangunan dan Fasilitas

Kendali Operasional

Konsep Dasar : Perawatan dan

Sanitasi

Konsep dasar : Personal Hygiene

Transportasi Training

Rata2

NILAINilai Rata-Rata Per Katagori 2.86 3.94 3.17 3.61 4 3 3.43

Nilai Hasil Audit PRP Nilai terkecil dari rata - rata : 2.86

75

B. AUDIT PRP (Grafik PRP)

102468

1012141618

Kategori Nilai Rata Rata Per Kategori

Konsep dasar Desain Bangunan 2.86

Kendali Operasional 3.9

Konsep dasar perawatan dan sanitasi 3.17

Konsep dasar personal hygiene 3.61

Transportasi 4.0Training 3.0Rata Rata Per kategori 3.43

Nilai Hasil Audit PRP Terkecil 2.86

KEPUTUSAN

76

Form Return Feed 8202 Champion,tidak ditampilkan.

Tempat pembuangan sampah akan dirapikan pada lokasi kantin dan ditutup,dan pihak kantin yang akan mengarahkan.

Merapikan Loker untuk persiapan Audit SMK3.

Seluruh karyawan yang akan masuk ke lokasi kerja (Produksi) diharapkan memakai APD mulai saat ini.

7. HASIL AUDITC. AUDIT EKSTERNAL

77

1. Non-conforming situation: Inconsistency control of document were seen on the site.

Requirement:ISO 22000:2005Documents required by the food safety management system shall be controlled. Records are a special type ofdocument and shall be controlled according to the requirements given in 4.2.3.The controls shall ensure that all proposed changes are reviewed prior to implementation to determine their effectson food safety and their impact on the food safety management system.

ISO 9001:2015Control of documented information

Objective evidence:Review of OPRP Plan on the HACCP Documentation (QFSMS/LHJ/03.08 Rev.03 dated on 16.10.2108) it was seen for OPRP 3 that monitoring of Aflatoxin on corn and Corn Gluten Meal (CGM) has been done in every incoming material, although applicable on the field is only done every twice in a month.

78


A revision of the OPRP 3 document in the section "aflatoxon corn examination is carried out every time there is a reception / arrival" to "aflatoxin corn inspection is done every 2 weeks on each arrival ...".

Correction : (immediate fix)

Root Cause and Corrective Action :(action to prevent recurrence)

Aflatoxin tests carried out every day with the darkroom method are inaccurate and will be replaced with the Elysa method that is more accurate and measurable but requires a longer time to get the results.

1.

79


OPRP 3

Aflatoxin ~ Pengecekan Aflatoxin bahan baku (jagung & cgm) setiap kedatangan

Apa : Pengecekan Aflatoxin bahan baku (Jagung & CGM) Dimana : Laboratorium Internal Kapan : Setiap Kedatangan Siapa : Laboran dan QA Bagaimana : Sample dibawa ke Lab. Internal

Karantina bahan baku jika kadar aflatoxin lebih dari 100 ppb (jagung) dan jika kadar aflatoxin lebih dari 50 ppb (CGM)

Kirim surat untuk tindakan koreksi dan pencegahan yang harus ditindaklanjuti oleh supplier

~ Laboratorium~ QA

~ Hasil Analisa dari laboratorium internal

~ Laboran dan QA mengecek laporan hasil pengecekan Aflatoxin.

Validasi Tindakan Pengendalian OPRP 3

80

2.Non-conforming situation: Integrated manual in the company manual was not completely described all requirements of the standard

Requirement:The input to management review shall include, but is not limited to information ona) follow-up actions from previous management reviews,b) analysis of results of verification activities (see 8.4.3),c) changing circumstances that can affect food safety (see 5.6.2),d) emergency situations, accidents (see 5.7) and withdrawals (see 7.10.4),e) reviewing results of system updating activities (see 8.5.2),f) review of communication activities including customer feed-back (see 5.6.1), andg) external audits or inspections.The data shall be presented in a manner that enables top management to relate the information to statedobjectives of the food safety management system.

Objective evidence:Input for management review meeting in the company manual only cover requirement for ISO 9001, not include some requirement for ISO 22000 such as emergency situations, accidents and withdrawals


81


The Management Review Input will be improved in the Company Manual with the addition of:1. Emergency situations, accidents and product withdrawals2. The results of the analysis of system renewal activities

Correction : (immediate fix)


A review of the contents of company manuals on standard clauses is very rarely done.The monthly agenda of the QFST team activities will include a review of the contents of the ISO Document.

2.

CORRECTION ACTON

82


3.Non-conforming situation: Scope of quality management system implementation has not been clearly described in the company manual

Requirement:The scope of the organization’s quality management system shall be available and be maintained as documented information. The scope shall state the types of products and services covered, and provide justification for any requirement of this International Standard that the organization determines is not applicable to the scope of its quality management system.Conformity to this International Standard may only be claimed if the requirements determined as not being applicable do not affect the organization’s ability or responsibility to ensure the conformity of its products and services and the enhancement of customer satisfaction.

Objective evidence:Clause 8.3 design and development was not applicable in this organization, due to there is no activity of design and development in the factory. However, the exclusion for this standard clause has not been clearly stated in the company manual

83

An explanation will be made soon in the company manual about the exclusion of the implementation of clause 8.3 ISO 9001: 20015 about the design and development of products and services


3. Correction : (immediate fix) Root Cause and Corrective Action :

(action to prevent recurrence)

The team's understanding of the integration clause was lacking and relied on consultants when preparing the documents.A re-understanding of the mapping of ISO 9001: 2015 and 22000: 2005 is required

84


4.Non-conforming situation: Competency and training system has not been consistently implemented

Requirement:ISO 22000:2005The organization shalla) identify the necessary competencies for personnel whose activities have an impact on food safety,b) provide training or take other action to ensure personnel have the necessary competencies,c) ensure that personnel responsible for monitoring, corrections and corrective actions of the food safetymanagement system are trained,d) evaluate the implementation and the effectiveness of a), b) and c),e) ensure that the personnel are aware of the relevance and importance of their individual activities in contributingto food safety,f) ensure that the requirement for effective communication (see 5.6) is understood by all personnel whoseactivities have an impact on food safety, andg) maintain appropriate records of training and actions described in b) and c).

ISO 9001:2015The organization shall:a) determine the necessary competence of person(s) doing work under its control that affects the performance and effectiveness of the quality management system;b) ensure that these persons are competent on the basis of appropriate education, training, or experience;c) where applicable, take actions to acquire the necessary competence, and evaluate the effectiveness of the actions taken;d) retain appropriate documented information as evidence of competence.NOTE Applicable actions can include, for example, the provision of training to, the mentoring of, or the reassignment of currently employed persons; or the hiring or contracting of competent persons.

Objective evidence:• Competency assessment has not been done as required by the procedure competency, introduction and training SOP/HRGA/02 rev 00 dated 02/04/18• Training program 2019 has not covering quality and food safety management system training, only covers safety (K3) training

85

4.Correction :

(immediate fix)



Competency standards already exist for each position but the final assessment is carried out in 2017. The assessment of the competency standard for the 2018 period will be conducted this week.

There was no handover between the old HRD leader and his successor including the implementation of ISO activities as a fulfillment of the existing requirements between the old leader and the new one because the old leader had left before the successor entered

In the future to avoid the same case will be done:1. On the handover sheet there must also state the handover item for the implementation of ISO requirements

2. Training related to Feed Safety and Quality will be included in the 2019 Training program

Correction Action

86


87


5.Non-conforming situation: Handling of material has not been done properly on the site.Specification for services has not been determined for all suppliers, only available for several suppliers.

Requirement:ISO 22000:2005When selecting and/or establishing PRP(s), the organization shall consider and utilize appropriate information (e.g. statutory and regulatory requirements, customer requirements, recognized guidelines, Codex Alimentarius Commission (Codex) principles and codes of practices, national, international or sector standards).The organization shall consider the following when establishing these programmes:f) management of purchased materials (e.g. raw materials, ingredients, chemicals, packaging), supplies (water, air, steam, ice, etc.), disposals (e.g. waste and sewage), and handling of products (e.g. storage and transportation);

ISO 9001:2015The organization shall preserve the outputs during production and service provision, to the extent necessary to ensure conformity to requirements.NOTE Preservation can include identification, handling, contamination control, packaging, storage, transmission or transportation, and protection.The organization shall ensure that externally provided processes, products and services conform to requirements.The organization shall determine the controls to be applied to externally provided processes, products and services when:a) products and services from external providers are intended for incorporation into the organization’sown products and services;b) products and services are provided directly to the customer(s) by external providers on behalf ofthe organization;c) a process, or part of a process, is provided by an external provider as a result of a decision by the organization.The organization shall determine and apply criteria for the evaluation, selection, monitoring of performance, and re-evaluation of external providers, based on their ability to provide processes or products and services in accordance with requirements. The organization shall retain documented information of these activities and any necessary actions arising from the evaluations

Objective evidence:• During onsite tour to the cool room at Premix production area it was seen that some plastic cover of plastic bucket that been used for storage material is broken/torn, some of them doesn’t have cover on them • There are no clear identity or information attached on the plastic bucket related to what material that been stored inside of it as seen that one plastic bucket could contains 2 – 3 different material.• There is no specification / requirement for supplier external laboratory, calibration and medical check-up provider. • Evaluation for supplier external laboratory, calibration and medical check-up provider has not been conducted

88

5.Correction :

(immediate fix)



1. Plastic containers are immediately replaced with new ones

2. The material identities contained in each container will immediately be made and pasted in their respective containers

3. Qualification requirements will soon be made for all service vendors

4. Evaluation of service providers will be carried out immediately

Qualifications of the requirements of the goods provider already exist and their evaluations are carried out consistently but for service providers, especially the Lab and health checks, have not been conducted. This happens because there is no affirmation on the PIC related that competency evaluation must also be carried out on the vendor who checks the laboratory equipment and the vendor implementing the health examination

To prevent similar cases from occurring, the supplier / vendor evaluation monitoring will also be included in the Management Representative work program list

Correction Action

89


90

6.Non-conforming situation: Prevention for cross contamination has not been handled properly on the site.

Requirement:When selecting and/or establishing PRP(s), the organization shall consider and utilize appropriate information (e.g. statutory and regulatory requirements, customer requirements, recognized guidelines, Codex Alimentarius Commission (Codex) principles and codes of practices, national, international or sector standards).The organization shall consider the following when establishing these programmes:g) measures for the prevention of cross contamination;

Objective evidence:It was seen stored of glue chemical not on secured and locked placed on the hand dumping area (second floor) of milling tower.


91

6. Correction : (immediate fix)


The glue is immediately returned to the proper storage container Lack of awareness to carry out good work

requirements.

Agenda to practice good work will always be conveyed at every working briefing every day


92

7.Non-conforming situation: There are evidence inconsistency implementation of cleaning program on the site

Requirement:ISO 22000:2005When selecting and/or establishing PRP(s), the organization shall consider and utilize appropriate information (e.g. statutory and regulatory requirements, customer requirements, recognized guidelines, Codex Alimentarius Commission (Codex) principles and codes of practices, national, international or sector standards).The organization shall consider the following when establishing these programmes:h) cleaning and sanitizing;

ISO 9001:2015The organization shall determine, provide and maintain the environment necessary for the operation of its processes and to achieve conformity of products and services.

Objective evidence:Onsite tour observation seen:• During tour to the premix production area, it was seen accumulation of old palm oil were observed around tap palm oil container It also seen spider web above container.• There is no specific program for cleaning inside


93

7.Correction :

(immediate fix)


The location of the premix has been cleaned from the olein spill

A more detailed and specific mixer cleaning program will be created soon


Employee lack of concern for existing requirements.

An explanation of all existing requirements will be carried out at every opportunity work briefing

Corrective Action

94


8.Non-conforming situation: Not all material that been used on the site has been detailed on the raw material description

Requirement:All raw materials, ingredients and product contact materials shall be described in documents to the extent needed to conduct the hazard analysis (see 7.4), including as appropriate the following:

Objective evidence:There no evidence description of medicine as raw material that been used on the site during premix production, for example the used of Halquinol as antidiarrheal.

95

Halquinol will be included in the description of the main raw materials and auxiliary raw materials in the HACCP document

8.Correction :

(immediate fix)Root Cause and Corrective Action :(action to prevent recurrence)

Inconsistent in implementing the requirements. The quality of the discussion of documentation evaluation and implementation of HACCP in the future will be improved by discussing each item filled with HACCP documents and compared with actual conditions


96


97

9.Non-conforming situation: Corrective action has not been well established when non-conformity was occurred

Requirement:ISO 22000:2005The organization shall establish and maintain documented procedures that specify appropriate actions to identifyand eliminate the cause of detected nonconformities, to prevent recurrence, and to bring the process or systemback into control after nonconformity is encountered. These actions includea) reviewing nonconformities (including customer complaints),b) reviewing trends in monitoring results that may indicate development towards loss of control,c) determining the cause(s) of nonconformities,d) evaluating the need for action to ensure that nonconformities do not reoccur,e) determining and implementing the actions needed,f) records of the results of corrective actions taken, andg) reviewing corrective actions taken to ensure that they are effective.Corrective actions shall be recorded.

ISO 9001:2015When a nonconformity occurs, including any arising from complaints, the organization shall:a) react to the nonconformity and, as applicable:1) take action to control and correct it;2) deal with the consequences;b) evaluate the need for action to eliminate the cause(s) of the nonconformity, in order that it does notrecur or occur elsewhere, by:1) reviewing and analysing the nonconformity;2) determining the causes of the nonconformity;3) determining if similar nonconformities exist, or could potentially occur;c) implement any action needed;d) review the effectiveness of any corrective action taken;e) update risks and opportunities determined during planning, if necessary;f) make changes to the quality management system, if necessary.Corrective actions shall be appropriate to the effects of the nonconformities encountered.

Objective evidence:• Follow up of customer complaints form has not been well conducted. There is no clear root cause / analysis / action taken for the complaints received. For example From M. Fakhri Tembung, dated 16/04/19 – feed a lot of flour, the pellets are brittle and there are rubber spare parts in feed - analysis result: feed received as a sample is feed with a lot of flour and from Berdikari Gowasa - feed lots of flour as much as 2 sacks dated 16/03/19 - analysis result: feed what we received as a sample is feed with many flour condition

• Quality of water used in personal hygiene facility such as hands washing was analysed once a year to external laboratory, latest done on 05/12/18 to Sucofindo refer to Permenkes 492/2010. However, E. coli content was out of specification required (8 cfu / 100 ml, standard 0 cfu / ml), but there is no follow up action taken


COMPLAIN

98




Will be filled with a complaint form with handling actions taken

From the results of the water quality checks in the external lab the E-coli content was not detected but the total coliform was indeed detected 8(cfu / 100 ml), Immediately clean up water storage tanks and add chlorine for water purification regularly

Every complaint that is always discussed at a PPIC meeting is routinely carried out every week including the handling measures and the effectiveness of the results at the customer but is not followed up by writing in the existing complaint form.

In the future, the sales and QC team in discussing customer complaints at the PPIC meeting must convey to the relevant personnel to immediately fill in what actions will be taken

There was a change in the water quality standard by the external lab during the 2018 inspection period compared to the previous one so that it was less noticed by PIC.

To ensure the cleanliness and health of the water is maintained properly will be done:1. Drain and clean the water tank 2 times a year and appointed by the Mainatanance team as PIC2. Water quality checks are conducted at least twice a year and HRD / GA will be appointed as PIC in collaboration with

99


100


10.Non-conforming situation: There are less evidence that control of measurement equipment has been done properly

Requirement:ISO 22000:2005The organization shall provide evidence that the specified monitoring and measuring methods and equipment are adequate to ensure the performance of the monitoring and measuring procedures.Where necessary to ensure valid results, the measuring equipment and methods used shall

ISO 9001:2015When measurement traceability is a requirement, or is considered by the organization to be anessential part of providing confidence in the validity of measurement results, measuring equipment shall be:a) calibrated or verified, or both, at specified intervals, or prior to use, against measurementstandards traceable to international or national measurement standards; when no such standards exist, the basis used for calibration or verification shall be retained as documented information;

Objective evidence:Calibration/verification internal has been done for temperature measurement that been used on

101




Verification of the thermocouple temperature of corn will be carried out immediately when the silo is empty by means of a comparison using a mercury temperature measuring instrument as standard

Verification of the thermocouple temperature of the corn in the silo can only be done when the silo condition is empty and so far there has not been an opportunity to empty the corn.

Every purchase of measuring instruments must attach the calibration results of the equipment from a competent institution as a condition of purchase

102

Temuan dari Audit Ekternal sudah ditindak lanjutin dan dikirim ke Pihak SAI Global.

KEPUTUSAN

8. QFS OBJECTIVES (SASARAN MUTU)

103

HASIL EVALUASI SASARAN MUTU PERIODE Januari 2019 s/d Juni 2019

Jumlah Sasaran Mutu

Januari Februari Maret April Mei Juni0

1

2

3

4

5

6

7

8

2

1

2 2 2 2 2

7

5

4

5 5

6 6

1 1 1 11 1 1 1 1 1 1

2 2 2 2 2 2 22

1 1

0

1 1

0

4 4 4 4 4 4 4

3

1

2

1 1

0

1

PURCHASINGPRODUKSIQALABORATORIUMMAINTENANCEMARKETING PoultryWAREHOUSEHRD-GATIMBANGANFINISH GOODMEDICINE

NO BAGIAN SASARAN MUTU TARGET MONITORING REALISASI

1 PURCHASING

1. Membeli Raw material sesuai spesifikasi dan pengiriman tepat waktu (sesuai Kontrak) 95%

2019

Setiap bulan Tercapai = ALL

2. Ketepatan jadwal kedatangan raw material import (ETA dengan barang masuk pabrik)

Max 10 hari 2019

Setiap bulan

Tidak ada import = Bulan 1 (2019)

2 PRODUKSI 1. Kapasitas Produksi Mixer 10 Batch/jam 2019

Setiap bulan

Tidak tercapai =(6,5,4,3,2,1)

2. Kapasitas Produksi Pellet Mill (Mesin PM 1, PM 2, PM 3)

Ayam = 8 ton/jam 2019

Setiap bulan Tidak Tercapai=(2,1)Ikan = 4 ton/jam

3. Kapasitas Produksi Hammer Mill ( Mesin HM Jagung/feedwheat, HM SBM, HM Ikan)

Jagung/Feedwheat = 10 ton/jamSBM = 12 ton/jam Ikan = 4 ton/jam

2019

Setiap bulan

Tercapai = (6,5,4,3,2,1)

8. QFS OBJECTIVES (SASARAN MUTU)

104


2 PRODUKSI 4. Kesesuaian BatchingKesesuaian bahan

baku dengan pemintaan

2019

Setiap bulan Tercapai =(Bln 6,5,4,3,2,1)

5. Meminimalisasi jumlah produk tidak sesuai Maksimal 1% dari

total produksi 2019

Setiap bulan

Tidak Tercapai = (4,3,2)

6. Menjaga berat pakan dalam satu bag konsisten 50 kg +/- 0,12 Kg

2019


7. Batching sesuai formula Min 90% 2019

Setiap bulan

Tercapai = ALL

105

106


3 QAO

1. Pakan tercampur rata di proses mixing 1. Standard

minimal probability 5% (Feb,April,Juni)

2019

Setiap 2 bulan

Tercapai =ALL

4 LABORATORIUMMenganalisa kadar aflatoksin jagung yang telah di dryer oleh warehouse

100 ppb periode 1 bulan

2019

Setiap bulan Tercapai =ALL

5 MAINTENANCE1. Down Time Mesin

Maksimal 5 % dari total kerja/bulan

5%2019

Setiap bulan Tercapai =ALL

2. Meminimalisasi tingkat kegagalan mesin pada proses mixing

Max 0,30%2019



6 MARKETING1. Menjaga tingkat komplain

tidak lebih dari 2% setiap 3bulan selama satu tahun

Max 2 %2019

3 bulan Sekali

Bulan 5,6,7, Ikan & Ayam belum

selesai

2. Meningkatkan tingkat kepuasan pelanggan Min. 80%

2019

1 Tahun Sekali Tercapai

7 WAREHOUSE 1. Pemakaian bahan baku FIFO Max. 5 kali

2019

Setiap bulan

Tercapai = ALL (Januari-

Desember)

2. Monitoring umur bahan baku

Max. 10% dari standart lifetime

bahan baku

2019

Setiap bulan

Tercapai = ALL (Januari-

Desember)

3. Tingkat kadar air jagung sebelum masuk dry bin ≤ 14%

2019

Setiap bulan

Tercapai=ALL (Januari-

Desember)

107


7 WAREHOUSE 4. Lost Raw Material Max. 1,5%2019

Setiap bulan Tercapai=

(Januari-Juni)

8 HRD-GA1. Presensi kehadiran

karyawan Outsourching maksimal alpha 1 %

1%2019

Setiap bulan Tidak Tercapai =

(6,5,3)

2. Presensi kehadiran karyawan

Ijin Sakit Maks. 1,5 %, Ijin Biasa Maks. 1% &

Alpha Maks. 1%

2019

Setiap bulan

Tidak Tercapai= (5,4)

3. menyediakan pelaksanaan peningkatan kompetensi 3 x dalam 1 tahun yang berkaitan feed safety & quality atau relevansinya

50%2019

1 tahun sekali

Report 1 X Setahun

9 TIMBANGAN1. Jumlah Plat kendaraan

yang masuk termonitor CCTV

100%2019

3 Bulan sekali

Tercapai=ALL (Februari,April,Ju

li)

108


9 TIMBANGAN 2. Toleransi berat timbangan (WB dengan DO) Selisih Maks. 0,25%

2019

Setiap bulan

Tercapai=ALL (Januari-Juni)

10 FINISH GOOD 1. FIFO Feed 100%2019

Setiap bulan

Tercapai=ALL (Januari-Juni)

2. Tidak ada pakan yang expired digudang

Max. 10% dari buffer stock

2019

Setiap bulan

Tidak Tercapai :(6,1)

3. Kemasan rusak (repacking)Max. Kemasan rusak / 0.05%

perBulan

2019

Setiap bulan

Tidak tercapai = (6,3,2)

11 MEDICINE 1. Monitoring umur medicine Max. 10%2019


109

110

KEPUTUSAN

F.Good : - Komunikasi antar team Sales lebih hati hati dalam membuat orderan Pakan Slow

Moving.- Team Produksi mengevaluasi kerapian susunan pakan.- Grease Brocket Conveyor Robot akan diganti Minggu ini.

Produksi :- Kapasitas Mesin Pellet akan dirubah pada Sasaran Mutu.-

HRD-GA :- Harap Pihak HRD-GA komunikasikan pada Perusahaan ,OS melakukan pembinaan.- HRD-GA akan membuatkan pengumuman untuk karyawan yang tidak hadir.

9. Kinerja Proses dan Kesesuaian Produk.

111

Rejected Production Ratio2019

Month Production (MT) RC (MT) %

Jan 13,604.55 108.20 0.80%

Feb 12,980.55 252.80 1.95%

Mar 14,141.05 177.65 1.26%

Apr 13,793.30 150.00 1.09%

May 16,284.40 129.10 0.79%

Jun 11,526.88 85.80 0.74%

Total 82,330.73 903.55 1.10%

• Data Produksi Jan – Jun 2019

112

Jan Feb Mar Apr May Jun0.00

2,000.00

4,000.00

6,000.00

8,000.00

10,000.00

12,000.00

14,000.00

16,000.00

18,000.00

PRODUKSI (MT)

113


50.00

100.00

150.00

200.00

250.00

300.00

RECYCLE (MT)

114


2,000.00

4,000.00

6,000.00

8,000.00

10,000.00

12,000.00

14,000.00

16,000.00

18,000.00

PRODUKSI VS RECYCLE (MT)

Kesimpulan

115

• Total Produksi mulai dari Januari s/d Juni 2019 adalah 82,330.73

MT.

• Total RC mulai dari Januari s/d Juni 2019 adalah 903.55 MT.

• Persentase Total RC terhadap Total Produksi adalah 1.10%.

• Persentase RC terhadap Produksi tidak mencapai target.

116

Target RC pada Sasaran Mutu akan dirubah menjadi 0.5% sesuai dengan KPI dan Benchmarking.

KEPUTUSAN

Tampilkan Hasil Pengukuran Aflatoxin Tahunan Tampilkan Hasil Pengukuran Salmonella Tahunan Tampilkan Hasil Pengukuran Air layak proses.

( belum ada data/Per tahun Sekali 12 2019) Tampilkan Proses Diagram alir. Tampilkan Laporan kecelakaan kerja (Tidak ada )

117

10. Pemantauan dan pengukuran hasil

11. Kinerja penyedia eksternal Data evaluasi supplier tahunan purchasing

118

DI REPORT SETAHUN SEKALI

Spare PartRaw Material

Laboratorium

119

12. Kecukupan sumber daya

Kebutuhan penambahan Man Power Produksi ( Hand Add )

Penambahan Man Power pada Escavator.

Kebutuhan penambahan Man Power kebersihan pada Lokasi 2.

Penambahan Man Power 1 Orang sebagai Admin HSE

120

13. Efektivitas tindakan yang diambil untuk risiko dan peluang

Sudah efektif dan sudah dijalankan di beberapa Departemen.

Monitoring akan dilakukan dan akan masuk pada Program Kerja MR.

SARAN-SARAN PERBAIKAN

121

Penambahan untuk Supplier bahan baku di Update dalam dokumen HACCP

Untuk List daftar OPRP 6 harap di samakan / matchkan.

OPRP 7,untuk proses Mixer 1,2,3 agar disamakan.

OUTPUT MR/ QFSTL

Untuk Supplier yang memberikan training akan diberikan cenderamata berupa plakat dengan tulisan ucapan terima kasih atas kerjasamanya dari PT. LHJ.

Form Substandard akan direvisi dan untuk menghabiskan form yang lama terlebih dahulu.

Untuk Office Boy akan diberikan training oleh pihak HRD-GA.

Untuk evaluasi Resiko dan Peluang dimasukkan ke dalam Program Kerja bulanan dan dibuatkan form verifikasi dari evaluasi resiko dan peluang tersebut.

Untuk Diagram Alir Proses ditambahkan untuk proses pembuatan pakan Babi.

Update terhadap deskripsi Bahan Baku baru dan jenis Produk baru. Pada Dokumen HACCP Pada Bulan 12 Tahun 2019,akan diadakan Audit SMK3 dan ISO akan dimasukkan aspek

safety K3.

Sosialisasi dilakukan secara rutin.

Diharapkan HR-GA mendokumentasikan setiap pengumuman yang ada,dan pembagian

dokumentasi pengumuman tersebut di record juga oleh Document Control. Jika Customer Complain untuk yang tidak memuaskan,diharapkan dilakukan tindakan yang

lebih baik dan sering melakukan kunjungan.


Form Return Feed 8202 Champion,tidak ditampilkan.

Tempat pembuangan sampah akan dirapikan pada lokasi kantin dan ditutup,dan pihak kantin yang akan mengarahkan.

Standard Traceabillity dilakukan maksimal 2 Jam

Merapikan Loker untuk persiapan Audit SMK3.

Seluruh karyawan yang akan masuk ke lokasi kerja (Produksi) diharapkan memakai APD mulai saat ini.

Temuan dari Audit Ekternal sudah ditindak lanjutin dan dikirim ke Pihak SAI Global. F.Good : - Komunikasi antar team Sales lebih hati hati dalam membuat orderan Pakan Slow

Moving.- Team Produksi mengevaluasi kerapian susunan pakan.- Sprocket Conveyor Robot akan diganti Minggu ini.

Produksi :- Kapasitas Mesin Pellet akan dirubah pada Sasaran Mutu.

HRD-GA :- Harap Pihak HR-GA komunikasikan pada Perusahaan ,OS melakukan pembinaan.- HR-GA akan membuatkan pengumuman untuk karyawan yang tidak hadir.

Target RC pada Sasaran Mutu akan dirubah menjadi 0.5% sesuai dengan KPI dan Benchmarking.

Kebutuhan penambahan Man Power Produksi ( Hand Add )

Penambahan Man Power pada Escavator.

Kebutuhan penambahan Man Power kebersihan pada Lokasi 2.

Penambahan Man Power 1 Orang sebagai Admin HSE.

Sudah efektif dan sudah dijalankan di beberapa Departemen.

Monitoring akan dilakukan dan akan masuk pada Program Kerja MR.

126

Business

Management Review Pakan Ternak Malindo Feedmill Tbk,