Werte & Kompetenzen

42 personalSCHWEIZ Sonderausgabe „Zeitmanagement“ März 2013

Die Komplexität und die Dynamik desAlltags überfordern uns mehr und

mehr. Die Aufgaben werden komplexer,das Arbeitspensum wird höher und dasArbeitstempo schneller. Unter diesen Rah-menbedingungen ist es eine enorme He-rausforderung, sich selbst klug zu führenund den Balanceakt zwischen Arbeit undFreizeit hinzubekommen. Der Manage-ment-Guru Peter F. Drucker konstatiertebereits vor Jahren, dass Selbstmanage-ment zu einer Schlüsselqualifikation des21.Jahrhunderts werden wird.

Selbstmanagement beginnt wortwörtlichmit einem guten Umgang mit sich selbstund äussert sich in einem souveränen Um-gang mit der Zeit. Es geht darum, Prioritä-ten zu setzen und zwischen «wichtig»und «unwichtig» sowie zwischen «drin-gend» und «weniger dringend» unter-scheiden zu können. Eng verzahnt mitdem Selbstmanagement sind Begriffe wieZeitmanagement, Stressmanagement undWork-Life-Balance.

Das Wichtige vor dem Dringenden

Eines der wichtigsten Prinzipien beimSelbstmanagement ist die Regel «firstthings first», also immer das Wichtige zu-erst. Die Krux dabei ist, dass das Drin-gendste nicht automatisch auch dasWichtigste ist. Vielmehr sind die wichtigs-ten Aufgaben in der Regel eben geradenicht dringend. Dringende Aufgaben zu-gunsten von wichtigen Aufgaben zurück-zustellen, ist kein Leichtes, denn die ärgs-ten Feinde der Hauptsachen sind be-kanntlich die Nebensachen. Zudem ist esnicht immer einfach, herauszufinden, wasfür uns wichtig und wesentlich ist. Wich-tige Aufgaben betreffen Dinge, die Sie per-sönlich voranbringen, z.B. Ihre Gesundheitzu pflegen, eine Sprache zu lernen oder IhrNetzwerk auszubauen. Wichtige Aufga-ben, die Sie vernachlässigen, schlagen ir-gendwann als dringende Aufgaben durch.Vernachlässigen Sie beispielsweise Ihre Er-nährung, dann werden Sie früher oder spä-ter mit gesundheitlichen Problemen kon-

frontiert. Interessant dabei ist, dass sichPrioritäten im Laufe des Lebens verschie-ben. Es gibt bestimmt Dinge, die für Sie frü-her einmal relevant waren, die Sie heuteaber nur noch aus Gewohnheit mitschlep-pen. Überprüfen Sie deshalb regelmässig,welche Aufgaben für Sie wichtig und wel-che nicht mehr relevant sind.

Die Kunst des Neinsagens

Sich selbst klug zu führen, verlangt zu-nächst die klare Erkenntnis seines Selbst. Ineinem ersten Schritt geht es darum, stö-rende Abläufe und Einstellungen zu er-kennen, um in einem zweiten Schritt seinLeben danach auszurichten. Jedes neueVerhalten muss erst einmal wie das Rad-oder das Autofahren antrainiert werden.Erfahrungsgemäss greifen Verhaltensän-derungen erst nach 21 Tagen des kontinu-ierlichen Anwendens. Um effektiver arbei-ten zu können, gilt es, alte Muster loszu-lassen und Nein sagen zu lernen. Nein zumBeeilen, Nein zum Aufschieben, Nein zumübertriebenen Perfektionismus, Nein zu ei-ner herangetragenen Bitte. Das Neinsagen

Selbstmanagement

Aufgeschoben ist nicht aufgehobenUnser Alltag wird zunehmend von Zeitdruck bestimmt. Selbstmanagement wird dadurch zu einer

Schlüsselkompetenz, denn wer Prioritäten richtig setzen und Nein sagen kann, gewinnt mehr

Zeit für das Wesentliche.

Von Heike Eberle

«First things first» – Selbstmanagement beginnt mit dem konsequenten Setzen von Prioritäten.

Selbst- und ZeitmanagementMöchten Sie Ihr Selbst- und Zeitmanage-ment verbessern? An diesem Seminaranalysieren Sie Ihren Arbeitsstil und opti-mieren Ihre Arbeitsmethodik. Sie erfahren,wie Sie besser mit Störfaktoren umgehen,und lernen diverse Zeitplanungstechnikenkennen.

Termine: 10.4. / 29.8. / 5.11. 2013Ort: Zentrum für Weiterbildung der Universität Zürich

Anmeldung und weitere Informationen:www.praxisseminare.ch

� Seminartipp

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ist für viele Menschen etwas Unangeneh-mes, da sie befürchten, mit einer Absageihr Gegenüber zu verletzen. Das muss abernicht sein. Auch für notorische Jasager gibtes sympathische und diplomatische Wege,das «Nein» an den Mann zu bringen.

Was du heute kannst besorgen…

Zugegeben, das sofortige Erledigen von un-angenehmen Aufgaben erfordert enormviel Selbstdisziplin und ein gutes Selbst-management. Doch wo ein Wille ist, istauch ein Weg. Überwinden Sie Ihren in-neren Schweinehund und greifen Sie zuSofortmassnahmen. Handeln Sie proaktivund erledigen Sie wichtige Dinge sofort,anstatt sie hinauszuschieben. «Just do it»– der Nike-Werbespruch ist dafür ein gu-ter Aufhänger!

Unliebsame Aufgaben anzugehen, fälltleichter, wenn man grosse Arbeitseinheitenin kleine Teilschritte unterteilt. Sorgen Siedafür, dass Sie ungestört arbeiten können,arbeiten Sie mit To-do-Listen und loben Siesich für Erreichtes. Gönnen Sie sich einenKaffee oder eine kleine Pause, wenn Sie ei-nen To-do-Punkt streichen können.

Es gibt Vorgänge und Probleme, die fasstman mehrmals an, legt sie auf die andereSeite und schiebt sie auf diese Weise vorsich her. Abgesehen davon, dass dieser Vor-

gang des erneuten «Anfassens» viel Zeitverschlingt, binden unerledigte AufgabenEnergie, die man besser in andere Dinge in-vestieren würde. Warum also eine Aufga-be nicht nur einmal in die Hand nehmen?Wenn man die Sache aus der Hand legt,sollte sie entschieden und erledigt sein –auch wenn es Zeit kostet, das Angebot zulesen oder die Anfrage auszuarbeiten. Dasist ressourcenschonender, als zigmal diegleiche Aufgabe von Neuem anzupacken.

Unliebsame Unterbrechungen

Die ständige Erreichbarkeit via Smartphoneund E-Mail macht es immer schwieriger,sich auf eine Aufgabe zu konzentrieren. DieComputerwissenschaftlerin Gloria Markt

hat festgestellt, dass ein Büromitarbeiterdurchschnittlich nur etwa elf Minuten miteiner Sache beschäftigt ist, bevor er wiederunterbrochen wird. Dabei lenkt jede Unter-brechung dermassen ab, dass oftmals zweiandere Aufgaben in Angriff genommenwerden und weitere acht Minuten verge-hen, bis man die Konzentration für die erst-begonnene Aufgabe wieder findet. Ein Teu-felskreis: Die anstehenden wichtigen Auf-gaben geraten immer wieder ins Stockenund werden nicht zu Ende gebracht.

1.«Ich melde mich später noch einmal.»Setzen Sie auf den Faktor Zeit, um eine Anfrage nicht gleich abzuschmettern. Fragen Sie z.B.:«Darf ich Sie zurückrufen? Ich melde mich heute im Laufe des Nachmittags.» Sagen Sie höflichNein und rufen Sie verlässlich zurück.

2.«Beim nächsten Mal klappt es bestimmt.»Wenn Sie eine Anfrage nicht bearbeiten können, dann sagen Sie unverblümt, dass Sie im Augen-blick keine Kapazitäten frei haben, Sie sich aber freuen würden, wenn es zu einem späteren Zeit-punkt klappt.

3.«So etwas mache ich grundsätzlich nicht.»Menschen verkraften ein «Nein» leichter, wenn sie wissen, dass die Absage keine persönlichenGründe hat. Berufen Sie sich deshalb auf bestimmte Grundsätze, wie z.B. «Am Telefon mache ichgrundsätzlich keine Verkaufsabschlüsse».

4. «Da habe ich leider keine Zeit.»Diese Leerformel stellt manche Fragesteller erst einmal zufrieden. Auf eine Bitte sagen Sie be-stimmt: «Tut mir leid, an jenem Termin geht es leider nicht», anstatt offen einzugestehen, dass Siekeine Lust haben. Das kommt freundlicher an und schmettert die Bitte nicht so unverschämt ab.

5.«Wenn ich Nein sage, dann meine ich auch Nein.»Halten Sie konsequent an einer Absage fest, auch wenn Ihnen das anfänglich nicht leichtfällt.Atmen Sie durch, nehmen Sie Ihren ganzen Mut zusammen und bleiben Sie hart. Das selbstbe-stimmte Abgrenzen stärkt auf Dauer Ihr Selbstwertgefühl.

5 Wege zu einem diplomatischen «Nein»

• Räumen Sie den Aufgaben Ihrer Tagesplanung höchste Priorität ein.

• Lassen Sie Ihr Arbeitsverhalten nicht durch Dringlichkeiten anderer Menschen beeinflussen.

• Bitten Sie den Bittsteller darum, das an Sie gerichtete Anliegen vorzuformulieren und Ihnen eineE-Mail zu schicken.

• Verlegen Sie ungelegene Anrufe auf einen verbindlichen Ausweichtermin.

• Schalten Sie den Anrufbeantworter oder die Mailbox Ihres Handys ein, wenn Sie absolute Ruhefür andere Aufgaben benötigen.

• Sorgen Sie für eine «stille/goldene Stunde», in der Sie ungestört Ihre Aufgaben erledigen können.Bitten Sie einen Kollegen oder eine Kollegin, Ihr Telefon für eine gewisse Zeit zu übernehmen,oder weichen Sie in einen anderen Raum aus, um ungestört zu arbeiten. Übertreiben Sie die Ab-schottungsstrategien jedoch nicht. Sich ständig abzuschirmen verärgert Mitarbeiter und Kunden.

Strategien gegen Zeitdiebe

Übersicht Zeitmanagement-MethodenMöchten Sie weitere Zeitmanagement-Methoden kennenlernen? In dieser prak-tischen Übersicht finden Sie alle wesent-lichen Informationen zu Pareto-Prinzip,ALPEN-Methode und Eisenhower-Regel.

Download: www.personal-schweiz.ch

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Heike Eberle ist Unternehmerin, Trainerin und Autorin. Was sie als Geschäftsführerin im familieneigenen Baubetrieb lebt, gibt siein Form von Trainings und Beratungen weiter.

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