Nota kik 2013

KUMPULAN INOVATIF DAN KREATIF

DR NOR FILZATUN BORHANMD (USM) MPH (UM)

PAKAR PERUBATAN KESIHATAN AWAM(NO. PEND. 28727)

JABATAN TEKNOLOGI & PENGURUSAN ILMUINSTITUT PENGURUSAN KESIHATAN

KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA

2010

Kandungan

Konsep KIK• Definisi Inovasi• Definisi Kreativiti• Prasyarat Kreativiti• Prinsip dan Kaedah KIK• Perbezaan KIK dengan KMK• Falsafah KIK• Objektif KIK

• Faedah kepada • Organisasi• Perkhidmatan

Awam• Pekerja

RUJUKAN:

PANDUAN MENGENAI KIKJPM1 NOV 2009

? INOVASI

KREATIVITI

IDEAS

Logical Lateral

MARKET

Dept 1

Dept 2

Team A

Team BInnovation

Creativity

Teamwork

Leadership

Research

Action

IDEAS

MARKET

How can I thinkout of the box?

How can teams workcollaboratively to createinnovations?

Methodology

TeamMeetings

Our normal mode of thinking ….

ADVERSARIAL EFFECTS

“Argument freezes people into positions,and then they are imprisoned bythose positions.” - Edward de Bono

Adversarial Thinking

Parallel Thinking

Debate

Design

Six Thinking Hats®

Teamwork

Definisi Inovasi• kaedah mencari jalan untuk menghasilkan

produk atau perkhidmatan yang lebih baik sama ada melalui pengubahsuaian atau penambahbaikan.

• hasil cetusan idea-idea yang kreatif dan inovatif dalam mana-mana aspek kerja yang dapat meningkatkan kualiti dan produktiviti organisasi.– perubahan dalam bentuk sistem dan prosedur– kaedah dan cara bekerja – pengenalan teknologi.

Contoh Inovasi

Sistem Penempatan Pelajar Praktikum Secara Atas Talian (OPSP) oleh Universiti Utara Malaysia (UUM), iaitu:– Mengembangkan pangkalan data yang

berstatus Intra-Net kepada Extra-Net bagi mempercepatkan proses penempatan pelajar secara atas talian

– meminimumkan penggunaan kertas (paperless)

– Menjimatkan masa dan kos.

Definisi Kreativiti• kebolehan atau keupayaan untuk mencipta, mewujud

dan menghasilkan sesuatu yang baru atau dalam bentuk baru melalui kemahiran imaginasi.

• Ia melibatkan: ♦ Keupayaan berfikir yang dapat melahirkan idea baru

yang unik dan menarik ♦ Keupayaan berfikir secara kritikal dan membuat

penilaian secara analitikal terhadap idea dan seterusnya mengemukakan cadangan penyelesaian

♦ Keupayaan berfikir secara praktikal yang dapat menterjemahkan idea dan teori kepada bentuk aplikasi

Contoh Kreativiti ♦ Perkakas untuk memasang dan membuka

bunting atau bendera pada tiang lampu dan seumpamanya oleh Majlis Bandaraya Petaling Jaya (MBPJ), iaitu:– Mencipta alat baru bagi memudah dan

mempercepatkan proses memasang dan membuka bunting atau bendera pada tiang-tiang lampu

– Tanpa menggunakan kaedah konvensional seperti tangga atau skylift”.

Prasyarat Kreativiti ♦Mempunyai daya imiginasi yang tinggi untuk melihat sesuatu secara berlainan

♦ Berfikiran terbuka atau berfikir di luar kotak (think out of the box), analitikal, kritikal dan praktikal

♦Melihat sesuatu perkara itu sebagai peluang yang boleh mencetuskan idea baru

♦Mempunyai komitmen yang tinggi, iaitu bersabar terhadap kompleksiti dan isu-isu yang timbul serta tenang dan tabah menghadapi cabaran dengan berusaha menangani masalah dan halangan yang dihadapi

♦ Berupaya mengenal pasti masalah dengan mengemukakan soalan yang menjurus kepada penemuan isu dan jawapan serta jalan penyelesaian

♦ Menggunakan minda yang kreatif untuk menemui perspektif baru♦ Bersedia menghadapi

risiko dan berupaya menerima kegagalan serta belajar daripada kegagalan tersebut ♦ Bersedia dikritik dan mengenepikan ego serta mendapatkan nasihat daripada rakan dan mencuba ideanya♦ Mempunyai motivasi

dalaman, iaitu rasa gembira, berpuas hati dan menjadikan kerja sebagai cabaran untuk mencapai kejayaan

Normal IDEAS

Great IDEASVerticalThinking

LateralThinking

How?

Prinsip dan Kaedah KIK• KIK adalah sepasukan pekerja (4-10 orang) yang

mewakili tempat kerja yang sama atau bersilang fungsi• bermesyuarat secara tetap untuk :

– menyelesaikan masalah kerja atau – membuat penambahbaikan ke atas standard yang sedia ada

atau– menghasilkan cara kerja atau sistem perkhidmatan yang baru

♦ Pasukan ini mengenal pasti, memilih, menganalisa dan seterusnya mencetuskan idea yang kreatif dan inovatif mengenai sesuatu isu atau perkara berkaitan dengan kerja atau organisasi.

• Pasukan ini mengemukakan cadangan-cadangan kepada pihak pengurusan untuk pertimbangan dan keputusan

• melaksanakan keputusan yang telah dipersetujui

• membuat pemantauan dan penilaian pelaksanaan projek

• mengambil tindakan membuat penyeragaman dan meluaskan pelaksanaan projek.

Prinsip dan Kaedah KIK

Perbezaan KIK Dengan KMKKIK KMK

Keahlian terbuka atau merentasi semua bahagian

Terdiri daripada pekerja di pelbagai peringkat jawatan

Penekanan kepada aspek inovasi dan kreativiti, selain daripada penyelesaian masalah

Teknik penyelesaian masalah dipelbagaikan

Memasukkan teknik penjanaan idea kreatif dan strategi penambahbaikan proses

Keahlian terhad kepada anggota dalam bahagian yang sama

Terdiri daripada anggota dalam kumpulan sokongan

Penekanan kepada aspek penyelesaian masalah

Teknik penyelesaian masalah terhad kepada beberapa alat kawalan kualiti tertentu sahaja

Tiada teknik penjanaan idea kreatif dan strategi penambahbaikan proses

Falsafah KIKᴥ Konsep pengurusan secara kemanusiaan, iaitu

pengurusan yang menekankan aspek modal insan yang merupakan aset terpenting di dalam sesebuah organisasi

• Konsep pengurusan secara penyertaan, iaitu setiap pekerja tidak kira kedudukannya dalam organisasi diberi peluang untuk memberi sumbangan yang bermakna kepada organisasi

• Merupakan satu mekanisme yang melibatkan pekerja dalam proses penyelesaian masalah atau penambahbaikan proses kerja dan standard yang sedia ada atau memperkenalkan sesuatu yang baru

Falsafah KIK• Menerapkan konsep knowledge-based dan creativity-

driven bagi membolehkan organisasi menghasilkan inovasi yang memberi nilai tambah kepada produk atau perkhidmatan

• Memberi tumpuan kepada idea, pembelajaran, perkongsian ilmu dan penciptaan nilai menerusi strategi pengenalpastian dan penyelesaian masalah, teknik-teknik penganalisisan serta penghasilan idea-idea baru yang kreatif dan inovatif

• Produk akhir KIK menjurus kepada penghasilan output berkualiti yang dapat dinikmati dengan ketara dan secara meluas. Dengan itu, impak dan sumbangan KIK terhadap pertumbuhan dan pengukuhan ekonomi negara akan lebih berkesan

Objektif KIK• menambahbaik dan meningkatkan kualiti dan

produktiviti kerja khususnya dalam sistem penyampaian perkhidmatan kepada pelanggan melalui: Keupayaan mencipta cara bekerja baru atau menghasilkan inovasi Kebolehan menyelesaikan masalah atau membuat penambahbaikan kerja Semangat bekerja secara berpasukan Penyemaian dan penerapan nilai serta etika kerja positif

Objektif KIKPenglibatan dan peningkatan komitmen

terhadap kerjaDorongan kerja yang tinggiKesedaran mengenai tanggungjawab terhadap

diri sendiri, kumpulan, organisasi dan negaraPenggalakan penghasilan idea-idea yang

inovatif dan kreatifPewujudan hubungan yang harmoni di antara

pihak pengurusan dan pekerja

Faedah Organisasi Pekerja

Perkhidmatan awam

Faedah Kepada OrganisasiMemperkenalkan sistem dan cara kerja baruMenjana kecemerlangan organisasi melalui pendekatan

kreativiti, inovasi dan penciptaan nilai (value creation)Memperbaiki sistem, proses dan cara kerjaMengeratkan perhubungan di antara pekerja dengan

pihak pengurusanMemupuk kerjasama di kalangan warga organisasiMeningkatkan daya saing organisasiMembolehkan organisasi menghasilkan satu sistem

penyampaian perkhidmatan yang berkualiti dan menepati kehendak pelanggan

Faedah Kepada Perkhidmatan Awam

Memupuk kerjasama antara agensi melalui penyeragaman inovasi atau penambahbaikan yang dihasilkan

Menjimatkan kos dan masa keseluruhan operasi perkhidmatan

Meningkatkan kualiti dan produktiviti perkhidmatan

Meningkatkan kepuasan pelanggan dan stakeholders

Meningkatkan imej Perkhidmatan Awam

Faedah Kepada PekerjaMeningkatkan kemampuan menyelesaikan masalah

dan membuat keputusanMemupuk semangat kerjasama dan bekerja dalam

satu pasukanMenyemai dan menerapkan nilai serta etika kerja

positifMeningkatkan komitmen terhadap kerjaMenambah dorongan untuk bekerja dengan lebih

dedikasiMeningkatkan kesedaran mengenai tanggungjawab

terhadap diri sendiri, kumpulan, organisasi dan negara

Faedah Kepada PekerjaMembimbing warga organisasi berfikiran kreatif dan

inovatif untuk menghasilkan inovasiMeningkatkan keupayaan mencipta atau

memperkenalkan sistem baru dan penambahbaikan kerja

Menggalakkan penghasilan idea-idea yang inovatif dan kreatif

Memberi kepuasan dalam bekerjaMeningkatkan keyakinan mengenai kebolehan dan

potensi diri sendiriMengasah bakat kepimpinan di kalangan warga

organisasi

PELAKSANAAN KIK

• Strategi Pelaksanaan KIK

• Struktur KIK

Strategi Pelaksanaan KIK

Struktur KIK

Latihan

Penghargaan & Pengiktirafan

Struktur KIK

Jawatankuasa Pemandu KIK

Fasilitator

Ketua kumpulan

Ahli kumpulan

TOR JK PEMANDUMenyediakan peruntukan kewangan untuk aktiviti latihan

termasuk kaedah pemikiran kreatif, pelaksanaan projek, persembahan projek, promosi, penyertaan dalam konvensyen, lawatan, penghargaan dan pengiktirafan

Menentukan objektif dan hala tuju KIKMenentu dan melantik fasilitatorMendaftar kumpulan dan keahliannyaMenilai dan memantau keberkesanan Program KIKMenyelaras penyeragaman cadangan penyelesaian daripada

Program KIK ke dalam Perkhidmatan AwamMengenal pasti output yang berpotensi untuk tujuan

pendaftaran hak cipta dan pengkomersilan

TOR FASILITATOR Berhubung dengan semua peringkat pengurusan serta

mendapat sokongan dan bantuan mereka Memberi latihan kepada ketua-ketua kumpulan dan

membantu melatih ahli-ahli kumpulan apabila diperlukan Mengekalkan suasana yang terbuka dan menyokong Memastikan kumpulan menumpukan aktiviti-aktiviti mereka

terhadap projek yang berkaitan dengan kerja mereka Sebagai perantara dalam mengekalkan keharmonian

kumpulan Sebagai pakar rujuk kepada kumpulan Mengesan dan memastikan kemajuan kumpulan

TOR KETUA KUMPULAN o Melatih ahli-ahli mengenai teknik penyelesaian masalah/

penambahbaikan/penciptaan baru dengan bantuan fasilitator di mana perlu

o Bertanggungjawab terhadap kelancaran aktiviti -aktiviti kumpulan dan memupuk semangat kerjasama dan harmoni

o Membantu kumpulan menyimpan rekod dan membuat persediaan bagi persembahan pengurusan

o Mengelola dan mempengerusi mesyuarat dengan teratur dan berkesan

o Menunjukkan minat dan sokongan kepada kumpulano Menggalakkan pekerja-pekerja lain menjadi ahlio Membantu menyelesaikan masalah-masalah ahlio Menguatkuasakan disiplin bekerja secara berkumpulan

TOR AHLI KUMPULANMenghadiri mesyuarat secara tetap dan tepat pada

waktunyaMenumpukan usaha menyempurnakan projek

kumpulanMengenal pasti projek, menyumbangkan idea,

menjalankan kajian, melaksanakan cadangan-cadangan penyelesaian dan penambahbaikan serta memantau keberkesanan pelaksanaan projek

Mengambil bahagian semasa persembahan pengurusan berdasarkan pembahagian tugas yang telah ditetapkan

2 VITAL SECRETS FOR ACHIEVING THE IMPOSSIBLEAS A TEAM

1. COMMON LANGUAGE

2. POLITICAL UNITY

Method

Mandate

peranan yang penting dalam menentukan keberkesanan dan kejayaan program KIK

Ahli-ahli KIK perlu dilengkapkan dengan pengetahuan dan kemahiran:o melaksanakan projek KIKo berfikir secara kreatifo menggunakan teknik penyelesaian masalah, alat kawalan

kualiti dan kaedah atau strategi penambahbaikanAhli-ahli KIK perlu memahami peranan masing-

masing dalam menjayakan aktiviti-aktiviti KIK

Latihan

Aktiviti-aktiviti KIK dijalankan melalui mesyuarat yang diadakan secara tetap dan berjadual

KIK harus memberi perhatian kepada beberapa perkara untuk memastikan agar mesyuarat dikendalikan dengan berkesan iaitu:o Mengadakan agenda mesyuarato Menetapkan prosedur/peraturan untuk dipatuhi oleh semua ahli KIKo Menentukan tujuan yang jelas bagi setiap mesyuarat dan

memastikan tempoh mesyuarat yang sesuai/tidak terlalu lamao Mengagihkan tindakan-tindakan yang perlu diambil oleh ahli-ahli KIKo Menyediakan minit mesyuarat dan melaksanakan keputusan

mesyuarat

MESYUARAT KIK

Pihak pengurusan perlu memberi pengiktirafan kepada ahli-ahli KIK yang telah berjaya memperkenalkan sistem atau cara bekerja baru, inovasi atau penambahbaikan.

Tujuan: menggalakkan penyertaan pekerja dalam KIK dan seterusnya mengekalkan KIK yang sedia ada.

Bentuk pengiktirafan yang boleh diberi adalah seperti berikut:Kehadiran pihak pengurusan atasan semasa persembahan

projekPemberian Surat/Sijil PenghargaanPemberian Cenderamata/SaguhatiPencalonan untuk menerima pingat atau bintang kebesaran

Kerajaan Negeri atau Kerajaan Persekutuan

Penghargaan & Pengiktirafan

Strategi Untuk Mendorong Kreativiti danInovasi Dalam Pelaksanaan KIK

Kenali potensi

diriBerani untuk gagal

Ubah persepsi

diri

Ubah budaya

organisasi

Faktor-Faktor Yang Menyokong KejayaanPelaksanaan KIK

Individu Rakan sekerja

Organisasi

Ketua

Peralatan

Persekitaran

PDA

C

DEMING CYCLE

PDCA

PERINGATAN !• Dalam proses mengenal pasti masalah/ projek inovasi/

penambahbaikan, ahli-ahli KIK adalah dinasihatkan supaya tidak membincangkan beberapa perkara tertentu iaitu:

• Dasar jabatan• Belanjawan jabatan• Perjanjian kesatuan• Syarat-syarat

perkhidmatan• Perkara mengenai

tindakan tatatertib• Pembahagian tugas

• Dasar kenaikan pangkat• Hal-hal peribadi• Gaji dan elaun• Perkara-perkara lain yang tidak ada kaitan dengan masalah kerja

PLAN

KENALPASTI PROJEK

PILIH PROJEK

ANALISIS PROJEK

PENETAPAN OBJEKTIF/ SASARAN PROJEK

CADANGAN PENYELESAIAN

KENALPASTI PROJEK PLAN

Brain storming

How

Cadangan

pihak

pengurusan

Pelanggan

Stakeholders Laporan

Sumber lain

Kajian

Audit

BRAINSTORMING

• A group discussion technique• Generating new and useful ideas• Uses a few simple rules

– No idea may be criticised– No judgement– Imaginative thinking– Aim for large number of ideas within shortest

time– ‘hitch hike’ on other ideas via expanding,

modifying or associating.

Pernyataan projekPLAN

• berkaitan dengan prestasi organisasi• khusus (spesifik)• boleh diukur (measurable)• wujud/ berlaku• boleh diselesaikan mengikut kemampuan kumpulan dalam tempoh yang sesuai

Kriteria:

Pernyataan projekPLAN

Kriteria:

SMART

= SPECIFIC= MEASURABLE

= ACHIEVABLE= REALISTIC= TIME SPECIFIC

Pernyataan masalah/projekPLAN

• berasaskan punca masalah• menunjukkan matlamat projek• projek penambahbaikan• berasaskan kepada tuduhan, celaan dan menyalahkan pihak lain



KES KELEWATAN PEMBEDAHAN TINGGI

PENINGKATAN BIL TERTUNGGAK DI UNIT

HASIL

LIPUTAN PENGAMBILAN PAP SMEAR TIDAK

MENCAPAI SASARAN

Pernyataan Masalah Pernyataan masalah yang lebih tepatKesilapan pembungkusan barang-barangan di seksyen pembungkusan

Peningkatan kesilapan dalam proses pembungkusan barang-barangan di seksyen pembungkusan

Kesukaran memasang flow meter oksigen di dalam ambulan semasa mengiringi pesakit

Kelewatan memasang flow meter oksigen di dalam ambulan semasa mengiringi pesakit

Kedatangan ibu hamil ke Klinik Kesihatan Klang tidak mengikut tarikh temujanji

Peningkatan kes ibu hamil yang datang tidak mengikut tarikh temujanji di Klinik Kesihatan Klang

Penghiduan bahan akrilik semasa pembuatan bahan prostesis pergigian

Anggota terdedah kepada penghiduan bahan akrilik setiap kali semasa membuat bahan prostesis pergigian

Perkhidmatan rawatan pengskaleran bergerak yang tidak lancar

Kelewatan memberi khidmat rawatan pengskaleran semasa perkhidmatan rawatan pergigian bergerak



Ke arah mewujudkan buku vot berkomputer

Mewujudkan parkir bertingkat

Masalah: kelewatan mengemaskini buku vot

Cadangan penyelesaian masalah



Pengawalan pengurusan minyak kenderaan adalah

sederhana

Sistem bayaran dan perkhidmatan kepada pelanggan adalah baik



Kos penyelenggaraan infrastruktur di hospital Y

meningkatPernyataan ini menyalahkan pihak lain yang bertanggungjawab menguruskan penyelenggaraan di hospital Y

PEMILIHAN PROJEK PLAN

HOW

Force Ranking

Analisis Matriks/ Faedah

Soal selidik• pelanggan

• pekerja

Analisis SMART

Langkah 1 Senaraikan masalah mengikut susunan (contoh; 1,2,3,4,5,………)

Langkah 2 Kategorikan masalah mengikut:Sangat pentingPentingKurang penting

Langkah 3 Senaraikan nombor-nombor masalah dalam kategori yang ditentukan.

Langkah 4 Susun nombor masalah sehingga mendapat suatu ranking yang tersusun mengikut keutamaan (priority)

Langkah 2

Sangat penting Penting

Masalah No. 2 No. 4 No. 5

Masalah No. 1 No. 3

Langkah 3

Masalah No. 2 No. 5 No. 4

Masalah No. 3 No. 1

Langkah 4

Susunan akhir mengikut prioriti masalah:

Masalah No. 2, 5,4,3,1

Senarai masalah Kemudaratan(x 3)

Penting(x 2)

Trend Pertumbuhan

(x 1)Jumlah

1 Kehilangan peralatan CSSD meningkat

9 x 3 = 27 7 x 2 = 14

8 x 1 = 8 49

2 Kehilangan barangan pesakit dalam wad meningkat

45

3 Waktu menunggu untuk mendapatkan rawatan yang lama

39

4 Kerusi roda tidak selamat untuk membawa pesakit dan barangannya

44

1-2 3-4 5-6 7-8 9-10KEMUDARATAN ( 3)

Terlalu rendah

Rendah

Sederhana

Tinggi Terlalu tinggi

PENTINGNYA ( 2 )

Tidak pentin

g

Kurang pentin

g

Penting Sederhana penting

Terlalu penting

KEKERAPAN ( 1 )

Jarang Sedikit Sederhana

Kerap kali Terlalu kerap

SKALA

Sedia jadual pelaksanaan projek / masalah

ANALISIS PROJEKPLAN

What Apa Apa yang dimaksudkan dengan masalah yang telah dikenalpasti.

Who Siapa Siapa yang bertanggungjawab

When Bila Bila masalah berlaku

Where Di mana Di mana masalah berlaku

Why Kenapa Kenapa masalah timbul

How Bagaimana Bagaimana masalah berlaku

Rajah Sebab & Akibat

Rajah Sebab & Akibat

• Soalselidik• Temubual / temuduga/

perbincangan• Laporan/ Aduan/ rekod/dokumen• Pemeriksaan • Pemerhatian• Lain-lain teknik yang sesuai

QUESTIONNAIRE

Self-administrate

d Questionnair

e

Written Questionnaire· Open ended questionnaire· Close ended questionnaire

InterviewMETHODS

METHOD

TOOLS

TOOLS

• Face to face interview• Telephone interview• Group interview• In-depth interview

• Unstructured• Semi structured• Structured interview

Bil Sebab- sebab

Bulan

Jumlah T/JawabApr Mei Jun

1 Staf lambat membalut kerana pesakit meronta kesakitan.

IIII IIII IIII III

IIII IIII

IIII IIII IIII

IIII III

IIII IIII IIII IIII

70 En. Khairul Hafiz

2 Keadaan tergesa-gesa menyukarkan pembalutan

IIII IIIII

IIII IIII IIII IIII II 32 En. Khalid Ibrahim

3 Kain pembalut tidak berhentikan pendarahan

IIII II IIII IIII IIII III

IIII IIII 34 SN Masni

4 Pembalutan lambat dalam kes kepatahan dan luka

IIII IIII IIIIIIII IIII

IIII IIII IIII IIIIIIII IIII

IIII

IIII IIII IIII IIII

IIII IIII IIII I

96 En. Imran

Iskandar

Bil Sebab- sebab Kekerapan %Kekerapan terkumpul

% Kekerapan Terkumpul

4 Pembalutan lambat dalam kes kepatahan dan luka

96 41.4 96 41.4

1 Staf lambat membalut kerana pesakit meronta kesakitan.

70 30.1 166 71.5

3 Kain pembalut tidak berhentikan pendarahan

34 14.7 200 86.2

2 Keadaan tergesa-gesa menyukarkan pembalutan

32 13.8 232 100

Jumlah 232 100

• Analisis Pareto• Rajah / carta

–Rajah Taburan – Rajah Histogram– Carta Pie– Carta Turus– Carta Aliran– Carta Kawalan

• Lain-lain teknik yang sesuai

Double Peaked: Suggests two distributions

Skewed : Look for other

processes in the tail

Truncated: Look for reasons for sharp end of distribution or pattern

Ragged Plateau: No single clear

Process or pattern

Bell Shape: The Normal Pattern

Histogram

MALAY60%

CHINESE20%

INDIAN15%

OTHERS5% MALAY

CHINESE

INDIAN

OTHERS

Pie Charts

0

20

40

60

No. of people

JAN MAC MAY

Month

Simple Bar Chart

Series1

Grouped Bar Chart

0

20

40

60

JAN FEB MAC APRIL MAY JUNE

Month

No.

of P

eopl

e

Series1

Series2

Series3

0%

50%

100%

Percentage

JAN MAC MAY

Month

Stacked Bar Chart

Series3

Series2

Series1

Bar Charts

PENCAPAIAN S.C.R NEGERI TERENGGANU

0

50

100

150

200

250

300

2000 2001 2002

POSITIF

PANTAU

SCR

Tahun Kes Positif Pantau Peratus

2002 291 268 92.5%

2001 285 249 87.3%

2002 287 257 89.5%

RECEIEVE TBIS 201A FROM DISTRICT

DESIGN FORMAT USING EXCEL IN COMPUTER AS ACCORDING

TO FORM TBIS 201A

SUBMIT TO KKM

COMPILE AND

CHECK COVERAGE

>85% ?

ENTER DATAIN KOMPUTER BY

MONTH

CHECK DATA

CORRECT ?

PRINT

YES

NOVERIFY WITH

DISTRICT,CORRECT

?

CORRECTION

YES

NO

COMPILE QUARTERLY REPORT

YES

FLOW CHART DATA COLLECTION FOR SCR 2002 (AFTER TBIS) AT HEADQUARTER

Control Chart

A run chart with statistically determined upper (upper Control Limit) and lower (Lower Control Limit) lines drawn on either side of the average.

• To analyse cause of problem - common cause? - special cause?

• To monitor a process

LLee vv

ee ll oo

ff aa nn

aatt tt

rr iibbuutt ee

bbee ii

nngg

mmee aa

ss uurr ee

dd

Time

System average

Upper ControlLimit

Lower ControlLimit

Control Charts

PENETAPAN OBJEKTIF/ SASARAN PROJEK

PLAN

Prinsip 80/20 (Analisis Pareto )

Objektif Organisasi

Piagam Pelanggan

Arahan Pihak Pengurusan

Petunjuk Prestasi Utama (KPI)

Amalan Terbaik (Best Practices)

CADANGAN PENYELESAIANPLAN

• Analisis Pro & Kontra

• Analisis SWOT

• Analisis Force Field• Analisis Rajah Pokok• Analisis SMART• Analisis Markah Berkriteria• Business Process

Reengineering (BPR)• Business Process

Improvement (BPI)• Lain-lain teknik yang sesuai

SEBABALTERNATI

F

STRENGTH(Kekuatan)Dalaman

WEAKNESS(kelemahan

)Dalaman

PELUANG(OPPORTUNITY

)Luaran

ANCAMAN(THREAT)Luaran

Pembalutan lambat dalam kes kepatahan dan luka

Ubahsuai kain pembalut supaya mudah dibuka dan dipasang balik.

Mudah dan cepat masa pembalutan walaupun sibuk.Staff ada kemahiran

tiada Kerajaan mengalakkan inovasi

Plaster/ pembalut luka yang sedia ada dan dijual di pasaran.

Alternatif Pro Kontra Keputusan 1

2

3

4

Kenalpasti Masalah/projek

Senarai pendekkan & pilih satu sahaja

Data-data awal• rekod• reten

• laporanCadangan

• Kaedah Force Ranking • Analisis Faedah /Matriks• Soal Selidik• Analisis SMART

Analisis masalah/projek

• Rajah Ishikawa• Rajah Hubung Kait• Rajah Afiniti•Peta Minda•Rajah Sistematik

PLAN

Cadangan penyelesaian

Tetapkan sasaran/ objektif projek

Brain storming

Sedia Gantt Chart

• Uji cuba ke atas cadangan penyelesaian• Ikut Gantt Chart• Agihan tugas setiap ahli• Bincang dengan fasilitator• Ketua kumpulan lapor kemajuan projek

kepada:– fasilitator – Pihak pengurusan

How

Penilaian

Pemantauan

Penilaian • Nilai pelaksanaan cadangan penyelesaian• Objektif/sasaran tercapai?• Kaedah:

– Kumpul data– Analisis data

• Bandingkan dengan Rajah Pareto sebelum projek dan selepas projek (Pareto Perbandingan)

Pemantauan • Pantau pelaksanaan projek• Ambil tindakan pembetulan sebelum tindakan

penyeragaman• Kemukakan laporan kejayaan pelaksanaan

projek & cadangan perluasan/penyeragaman pelaksanaan

• Lakukan kajian impak ke atas projek

P = O I

P = ProduktivitiO = OutputI = Input

Contohnya, semasa sesi Klinik Kanak-Kanak, 100 imunisasi diberikan oleh 4 orang jururawat. Tetapi setelah projek, 100 imunisasi dapat diberikan oleh 3 orang jururawat sahaja. Maka, jika guna formula:

P = 100 = 25 4Sebelum

projek:

Selepas projek:

P = 100 = 33.33 3

Berpandukan

Carta Alir proses kerja

Luka pendarahan dibalut dengan MSP ketika di tempat kejadian

MSP dibuka untuk pemeriksaan luka di Jabatan Kecemasan

Pembalutan semula dengan MSP yang sama

MSP dibuka untuk pemeriksaan luka di wad

Pembalutan semula dengan MSP yang sama

SEBELUM SELEPAS

35saat

35 saat

58.3saat

35 saat

10.7 saat

10.7 saat

10.7 saat

Luka pendarahan dibalut dengan crepe bandage ketika di tempat kejadian

Crepe bandage dipotong buang ketika pemeriksaan luka di Jabatan Kecemasan

Crepe bandage baru dibalut

Crepe bandage dipotong buang ketika pemeriksaan luka di wad

Crepe bandage baru dibalut

58.3saat

4saat

4saat

PERBEZAAN CARTA ALIRAN KERJARAWATAN PEMBALUTAN LUKA PENDARAHAN SEBELUM

DAN SELEPAS CADANGAN PENYELESAIAN

BIL NAMA JAWATAN MASA PEMBALUTAN YANG DIAMBIL

1 Suresh Rajan Pembantu Perubatan 7 saat

2 Hamdan B Ramli Attendan Kesihatan 11 saat

3 Krishnan A/L Karuppiah Attendan Kesihatan 12 saat

4 Syukri Mohd Nor Pembantu Perubatan 8 saat

5 Maimon Jururawat Terlatih 12 saat

6 Mohd Shaiem B Mustaffa Attendan Kesihatan 8 saat

7 Salmah Shahadan P.Jururawat Terlatih 11 saat

8 Osman B Jantan Attendan Kesihatan 13 saat

9 Rostam Attendan Kesihatan 12 saat

10 Khalid Dros Attendan Kesihatan 13 saat

PURATA MASA 10.7 saat

• tentukan pelanggan yang terlibat dalam projek ini sama ada pelanggan dalaman atau luaran atau kedua-duanya.

• dijalankan melalui soal-selidik, temubual atau kaedah lain yang difikirkan sesuai.

• pastikan kajian ini adalah tepat dari aspek metodologi kajian dan boleh digunakan.

• keselamatan

• keselesaan

• kepuasan bekerja

• dll

PERKARA RAWATAN KOS

Seorang pesakit dengan luka dijangkiti kuman

1. Cucian luka – 2 x sehari.

2. Injeksi antibiotic (Jenis Zinacef) – 3 x sehari.

3. Caj harian wad – RM 3.00

JUMLAH

JUMLAH SEBENAR= RM 39.97 x 7

RM 5.00 x 2 = RM 10.00RM 8.99 x 3 = RM 26.97

RM 3.00

RM 39.97 sehari

RM 279.79

ACT

Penyeragaman • Sasaran dan objektif projek telah tercapai.• Langkah-langkah penyeragaman:

– Kemaskini/sedia proses kerja, carta aliran kerja– Kemaskini MPK, FM, SOP, Dokumen MS ISO– Kemaskini Piagam Pelanggan & Petunjuk Prestasi

Utama (KPI)• Pihak pengurusan perlu ambil tindakan

penyeragaman secra menyeluruh ke peringkat daerah, negeri dan kebangsaan (ikut kesesuaian)

ACT

Berikut adalah contoh KMK MEDIC 123.

•Sebagai langkah permulaan, Medic Strapping Pad (MSP) telah diperkenalkan di seluruh unit di Hospital Segamat. Taklimat dan buku panduan penggunaan MSP telah pun disediakan di Hospital Segamat. Selepas penggunaannya, kami mendapat respon yang positif dari unit-unit yang telah menggunakannya.

•Kami juga telah memperolehi surat sokongan dan kepujian penggunaan MSP dari Pakar Otopedik,Hospital Segamat selepas digunakan di wad-wad berkenaan.

•Bagi meningkatkan kualiti penggunaan MSP, kami telah berhubung dengan pihik SIRIM Wilayah Selatan untuk mendapatkan nasihat, komen dan tunjukajar. Surat ulasan dari pihak SIRIM telah kami terima di mana mereka telah memberi komen yang bernas serta menghargai cadangan penyelesaian yang telah kami hasilkan. Mengikut cadangan dan komen dari SIRIM, kami telah melakukan beberapa pengubahsuaian dan penambahbaikan untuk meningkatkan lagi kualiti dan tahap penggunaan ` Medic Strapping Pad`.

•Medic Strapping Pad telah pun disenaraikan di dalam fail meja Jabatan Kecemasan, Hospital Segamat sebagai satu prosedur amalan harian ketika pembalutan luka.

•Untuk mempertingkatkan mutu perkhidmatan proses pembalutan

menggunakan MSP, kumpulan kami telah menjalankan kajian penggunaan MSP dengan menggunakan borang soal selidik seperti yang dilampirkan.

Bil Faedah-faedahSkor

Sebelum projek

Selepas projek

1 Persefahaman dan hubungan baik

2 Kebolehan berkomunikasi

3 Pengetahuan kemahiran KMK

4 Disiplin

5 Kreativiti

6 Kepimpinan

7 Yakin dalam menyuarakan idea/pendapat

8 Mahir dalam teknik-teknik penyelesaian masalah secara sistematik

CARTA RADAR MENUNJUKKAN FAEDAH-FAEDAH KUMPULAN KAMI

sebelum

selepas

Persefahaman dan hubungan baik

1

28

7 3

45

6

Kebolehan berkomunikasi

Pengetahuan kemahiran KMK

Disiplin Kepimpinan

Yakin dalam menyuarakan idea/pendapa

t

Mahir dalam teknik-teknik penyelesaian

masalah secara sistematik

Kreativiti

Bil. Aktiviti Markah

1 Pengenalan 30

2 Pemilihan masalah/ projek 140

3 Penjelasan masalah/projek 80

4 Penggunaan teknik-teknik penyelesaian masalah 190

5 Tindakan pembetulan & pelaksanaan 190

6 Pencapaian hasil projek 160

7 Tindakan penyeragaman 80

8 Penilaian kumpulan 609 Persembahan projek 70