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Benchmarking- und Transferprojekt Office Excellence Award 2010 Bewerbungsunterlagen Kategorie A: Kategorie B: Kategorie B: Kategorie A: Kategorie A: „Beste Büroorganisation“ „Bestes Verbesserungsprogramm“ Kategorie C: „Dimension der Umsetzung“ macils

OE Award 2010

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Office Excellence Award 2010

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Benchmarking- und Transferprojekt

Office Excellence Award 2010Bewerbungsunterlagen

Kategorie A:Kategorie A:

Kategorie B: Kategorie B:

Kategorie A:

„Beste Büroorganisation“

Kategorie A:

„Beste Büroorganisation“

„Bestes Verbesserungsprogramm“„Bestes Verbesserungsprogramm“

Kategorie C: Kategorie C:

„Dimension der Umsetzung“„Dimension der Umsetzung“

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Office Excellence Award 2010

Kategorie A: „Beste Büroorganisation – Qualität der Büroarbeit / Ist-Zustand“

Hier wird in einer moderierten Selbsteinschätzung die aktuelle Situation der Büros der Abläufe und der

Der Office Excellence Award 2010 wird in drei Kategorien vergeben.

Hier wird in einer moderierten Selbsteinschätzung die aktuelle Situation der Büros, der Abläufe und der Arbeitskultur abgebildet.

Die Selbsteinschätzung basiert in jedem Themenfeld auf den vorgegebenen Aussagen, Beispielen und Zielrichtungen, so dass die Einschätzungen vergleichbar sind.

In dieser Kategowie sollten Büroeinheiten oder Abteilungen in der Größe bis zu 100 Mitarbeiter teilnehmen.

Ausgezeichnet wird die beste Büroorganisation.

Kategorie B: „Bestes Verbesserungsprogramm – Dynamik im KVP“

Hier wird wieder in einer Selbsteinschätzung die Qualität und Dynamik des VerbesserungsprogrammsHier wird wieder in einer Selbsteinschätzung die Qualität und Dynamik des Verbesserungsprogramms bewertet. Hierzu gehört der eigentliche Weg und die Projektstruktur, aber auch die eingesetzten Methoden und Werkzeuge zur „Kontinuierlichen Verbesserung“ der Büroarbeit in Richtung Office Excellence.

Wesentlich ist hier die Systematik und das Verbesserungsprogramm an sich und weniger die aktuelle Ist-Situation. Hier sollten Werke, bzw. Unternehmen als Ganzes teilnehmen.

Ausgezeichnet wird das beste Office Excellence Programm.

Kategorie C: „Dimension der Umsetzung – Roll-out“

Hier geht es um den Umfang und die Dimension des Veränderungsprozesses. Wie umfassend ist der Roll-out? Wie viele Aktionen und Workshops werden durchgeführt? Wie viele Mitarbeiter sind beteiligt? Wie gut sind die Ergebnisse messbar? Hier sprechen Zahlen, Daten und Fakten.

In dieser Kategorie sammelt man Punkte über nachgewiesene Aktivitäten. Wir gehen davon aus, dass jedes Unternehmen Unterpunkte hat, die nicht ausgefüllt werden können – es geht also nicht um Vollständigkeit sondern um möglichst viel Aktivität.

Ausgezeichnet wird die größte Office-Excellence Initiative.

Nach Auswertung der Selbsteinschätzung werden die besten Unternehmen von der Award-Kommission

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Das Benchmarking- & Transferprojekt zur Steigerung der Büroeffizienz

Nach Auswertung der Selbsteinschätzung werden die besten Unternehmen von der Award Kommission eingehend analysiert und die Selbsteinschätzung mit einer neutralen Fremdeinschätzung abgeglichen.

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Office Excellence Award 2010

Grundlegende Idee zu Office Excellence

Office Excellence bietet ein System zur mitarbeiterorientierten Verbesserung der indirekten Prozesse. Die entsprechenden Werkzeuge sind in Levels organisiert, damit der Gesamtprozess für die Beteiligtenverständlich bleibt und die Umsetzung strukturiert werden kann.

Die Methodik und die einzelnen Werkzeuge werden seit mehreren Jahren im Rahmen einerwerden seit mehreren Jahren im Rahmen einer Verbundgruppe angewendet und weiterentwickelt.

Die Begriffe und Handlungsfelder werden oft sehr unterschiedlich bezeichnet. Im Folgenden kommt es darauf an, einzuschätzen was in Ihren Abteilungen und an den Arbeitsplätzen angewendet wird.

Dies ist unabhängig von der Wahl der Begriffe.und der Benennung der Methodender Benennung der Methoden.

Eingeschätzt werden soll jedoch vor allem, wie systematisch und regelmäßig entsprechende Methoden genutzt werden und wie weit die Arbeitskultur entwickelt ist.

Basis zur Einordnung der Aktivitäten ist das 6-Level-Modell:

Benchmarking & Transferprojekt „Office Excellence“

Stand der Projektgruppe zum 1.1.2008

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Das Benchmarking- & Transferprojekt zur Steigerung der Büroeffizienz

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Office Excellence Award 2010

Anleitung zur Selbsteinschätzung:

Schritt 1: Festlegung des betrachteten Bereiches

Legen Sie fest, ob das Unternehmen, ein Werk, ein Teilbereich oder eine bestimmte Abteilung teilnimmt. Wesentlich ist, dass der Kreis der Mitarbeiter, die in der Betrachtung betroffen sind, eindeutig definiert sind und die Einschätzung der Fragen dann auf diese Personengruppe bezogen wirddie Einschätzung der Fragen dann auf diese Personengruppe bezogen wird.

Schritt 2: Kurzes Durchlesen der Audit-Kriterien.

Zur besseren Einschätzung ist es sinnvoll, sich einen Überblick über die betrachteten Themen zu machen. Jedes Kriterium hat eine Reihe von Unterpunkten. Diese Unterpunkte sollen helfen, dass ein möglichst einheitliches Verständnis zu den übergeordneten Kriterien entsteht.

Schritt 3: Einschätzung der Kriterien.

Als erstes sollten zu jedem Kriterium diejenigen Unterpunkte angekreuzt werden die erfüllt sind Hierzu könnenAls erstes sollten zu jedem Kriterium diejenigen Unterpunkte angekreuzt werden, die erfüllt sind. Hierzu können gerne auf einem Beiblatt noch ergänzende Hinweise gegeben werden.

Als nächstes wird dann der Erfüllungsgrad zwischen 1 und 10 eingeschätzt. Sie werden bemerken, dass die Skalierung nicht linear erfolgt. Dies soll Ihnen die Möglichkeit geben im letzten Viertel der positiven Einschätzung eine feinere Gliederung vorzunehmen. Sie dürfen also gerne auch Werte zwischen 5 und 10 vergeben, (Hier soll auch dem Rechnung getragen werden, dass in vielen Punkten ein gewisser „Erfüllungsgrad“ sehr schnell erreicht ist und die wesentlichen Unterschiede in der Qualität der Umsetzung sich erst am Ende ergeben.)

Insgesamt geht es darum eine schnelle, ehrliche Einschätzung abzugeben, ohne langwierige AnalysenInsgesamt geht es darum eine schnelle, ehrliche Einschätzung abzugeben, ohne langwierige Analysen oder Datenrecherchen vornehmen zu müssen. Viel Erfolg!

Den Erfüllungsgrad als ganzeZahl auf der Skala

einschätzen. Dieser Wert ist fü di A t l t!

Zur Hilfestellung der Selbsteinschätzung hier ankreuzen ob

zutreffend!

keine wenig mittel stark vollständig0 1 3 5 10

Unsere Büros sind ordentlich wir leben eine Clean-Desc-Policy.

1. Ordnung im Büro Ordnung ist mehr als nur Aufräumen

für die Auswertung relevant!

J

Alle Arbeitsunterlagen an den Arbeitsplätzen werden tagtäglich verwendet es gibt hierzu Standards.

Nachschlage- und Arbeitsakten im Bereich sind aktuell und nicht doppelt klar geregelt.

Büro- / Verbrauchsmaterial ist nur in sinnvollen Mengen vorhanden hier wird nicht verschwendet.

….

Gerne können Sie Ergänzungen

Es ist nicht entscheidend dass die

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Ergänzungenvornehmen und

Bemerkungen machen.

entscheidend, dass die exakten Begriffe

verwendet werden!

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Office Excellence Award 2010

Basisinformationen1 Bitte ausfüllen

Unternehmen / Werk / Standort / Bereich:

Definition des Unternehmens / Werkes / Bereiches, auf den sich die folgenden Einschätzungen beziehen:

Anzahl der Mitarbeiter in diesem Teil des Unternehmens:

Anzahl der Mitarbeiter „an Schreibtischen“ (Geschätztes MA Potenzial für Büroeffizienz)

Name des Büroeffizienzprogramms:

Start des Programms am:

Anzahl der Beteiligten Bereiche

Wurden oder werden andere Veränderungsprogramme durchgeführt (seit 2000)

Bitte beschreiben Sie kurz das Projekt:

Kontaktdaten

Name:

Position:

Tel.:

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E-Mail:

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Office Excellence Award – Kategorie AQualität der Büroarbeit – Ist-Situation Level 1

Level 1 bewertet die einzelnen Arbeitsplätzep

Von Mitarbeitern mit einer hohen Bewertung im Level 1 kann man erwarten, dass

sie bei sich selbst begonnen haben… sie bei sich selbst begonnen haben,… Ordnung selbstverständlich ist,… Verschwendung erkannt wird!

Office Excellence könnte auch heißen,

… Selbstorganisation

… Zeitmanagement

… 5A / 5S

… Clean Desk Policy

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Office Excellence Award – Kategorie AQualität der Büroarbeit – Ist-Situation Level 1

nicht vorhanden sporadisch normal über den Standard durchgängig0 1 3 5 10

1. Ordnung im Büro Ordnung ist mehr als nur Aufräumen

Unsere Büros sind ordentlich wir leben eine Clean-Desk-Policy.

Alle Arbeitsunterlagen an den Arbeitsplätzen werden tagtäglich verwendet es gibt hierzu Standards.

Nachschlage- und Arbeitsakten im Bereich sind aktuell und nicht doppelt klar geregelt.

Büro- / Verbrauchsmaterial ist nur in sinnvollen Mengen vorhanden hier wird nicht verschwendet.

Alle vorhandenen Möbel, Geräte, … sind funktionstüchtig und regelmäßig benutzt.

vorher nachher

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Office Excellence Award – Kategorie AQualität der Büroarbeit – Ist-Situation Level 1

2. Sauberkeit in den Büros Sauberkeit ist mehr als nur putzen

0 1 3 5 10nicht vorhanden sporadisch normal über den Standard durchgängig

Ordnung und Sauberkeit wird bei uns als Basis für qualitativ hochwertige Arbeit gesehen.

Schreibtische, Schränke, Regale, Schubladen, … sind ordentlich und sauber jeder ist beteiligt.

Speichermedien werden regelmäßig von nicht benötigten Daten „gesäubert“ dies ist „messbar“.

Flächen, Inventar und Bürogeräte machen einen sauberen Eindruck dies fällt uns leicht.

Niemandsland – Küchen, Kopierecken

vorher nachher sauber?

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Office Excellence Award – Kategorie AQualität der Büroarbeit – Ist-Situation Level 1

nicht vorhanden kaum spürbar gut lebt begeisternd

3. Sichtbar machen Visualisierung hilft Ordnung zu halten

0 1 3 5 10

Der eigene Arbeitsplatz ist nach dem Cockpit-Gedanken eingerichtet auch Vertreter finden alles.

Gemeinsam genutzte Schränke, Regal, .. Sind so gekennzeichnet dass auch „Neue“ alles sofort finden.

Geräte sind sinnvoll mit Hinweisen und Anleitungen versehen jeder kann das Wichtigste selber tun.

Offizielle Infos sind veröffentlich und auf dem aktuellen Stand.

Räume, Arbeitsplätze sind so beschriftet, dass sich Bereichsfremde zurecht finden.

sinnvolle Anleitungen Shadowboard

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Office Excellence Award – Kategorie AQualität der Büroarbeit – Ist-Situation Level 2

Level 2 bewertet die Zusammenarbeit inden einzelnen Abteilungen und die Schnittstellen zu den Kollegen.g

Von Abteilungen mit einer hohen Bewertung im Level 2 kann man erwarten, dass

alles in 1 Minute gefunden wird… alles in 1 Minute gefunden wird,… die Erreichbarkeit klar geregelt ist,… Standards visualisiert sind

und eingehalten werden.

Office Excellence könnte auch heißen,

… Standards bei der Arbeit

… Ablagesysteme

… Abteilungsoptimierung

… E-Mail-Effizienz

… Besprechungskultur

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Office Excellence Award – Kategorie AQualität der Büroarbeit – Ist-Situation Level 2

wenigkaum spürbar mittel perfekt

4. Standards sind positiv sie helfen allen und nicht nur dem Einzelnen

0 1 3 5 10gelebt

Regelmäßig auftretende Arbeiten werden immer gleich gemacht das spart viel Zeit und Kraft

Wir haben bewährte Vorgehensweisen und Ordnungsstrukturen als Standard definiert.

Wir haben eine klare Kommunikation, die sicherstellt, dass jeder die vereinbarten Standards kennt.

Bei uns ist das Thema Standards positiv belegt der Einzelne akzeptiert sie..

Standards haben einen Paten, der sich um sie kümmert.

KVP

St d di i

Die beste, einfachste und sicherste Art und Weise etwas zu tun

Stabilisierung des erreichten Qualitätsniveaus

Was ist ein Standard? Wozu dient er?

Qualitätsbewusstsein

Standardisierung

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Zeit

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Office Excellence Award – Kategorie AQualität der Büroarbeit – Ist-Situation Level 2

ohne Struktur kaum spürbar gut gelebt perfekt

5. Papierablage Wir finden alles in weniger als einer Minute

0 1 3 5 10

Unsere Ablagestruktur ist durchgängig organisiert das führt zu minimalen Suchzeiten.

Wir haben auch im Vertretungsfall keine Probleme, uns in der Ablage des Kollegen zurechtzufinden.

Wir unterscheiden zwischen Arbeits-, Nachschlage- und Archivakten es gibt angepasste Systeme.

Es ist ein Aktenplan vorhanden dieser ist visuell unterstützt (durch Farben, Symbole, …).

Wir „testen“ unser Ablagesystem Suchzeiten fallen auf und führen zu Verbesserungen.

hängen stapeln stellen

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heften lose lochen

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Office Excellence Award – Kategorie AQualität der Büroarbeit – Ist-Situation Level 2

6. Elektronische Ablage im Computer gelten die gleichen, klaren Ordnungssysteme

0 1 3 5 10nicht vorhanden kaum spürbar gut gelebt perfekt

Wir haben eine eindeutige Ordnerstruktur für die elektronische Ablage vereinbart.

Benennung der Elektronische Dokumente ist vereinbart uns fällt es leicht diese anzuwenden.

Es fällt uns leicht Dokumente abzulegen und wiederzufinden Suchzeiten im Computer sind minimal.

Wir achten auf Durchgängigkeit der Ablagesystematik bei Papier, Rechner und E-Mail-System.

UA2

UA1

UA3Schrank1

Schrank2

Dokument 1

Dokument 2

Dokument 3

real

OE

Kunde A

Kunde B

Kunde C

Projekt 1

Projekt 2

Projekt 3

UA1

UA1

UA1

01_Projekt1 01_KundeA

Klick KlickKlick 1 2 3

UA1

UA2

UA3

Laufwerk OE

virt

uell

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Kunde C

Lieferant

Projekt 3

Projekt 4

UA1

UA1

UA3

UA4

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Office Excellence Award – Kategorie AQualität der Büroarbeit – Ist-Situation Level 2

0 1 3 5 10

7. E-Mail-Effizienz E-Mails sind für uns ein großer Produktivitätsgewinnnicht vorhanden kaum spürbar gut gelebt perfekt

Wir setzten E-Mails dem Anlass entsprechend ein und berücksichtigen was sie beim Empfänger bewirkt.

Wir haben klare Standards bezüglich Betreffzeile, Signatur, Anzahl CC-Empfänger, Anhänge, …

Wir bearbeiten unsere eigenen E-Mails effizient und lassen uns nicht unnötig unterbrechen.

Wir kennen die wesentlichen Tricks und Kniffe im E-Mail-System und beherrschen wichtige Arbeitsweisen.

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Office Excellence Award – Kategorie AQualität der Büroarbeit – Ist-Situation Level 2

keine klare Regelung zum Teil gut über dem Standard perfekt

8. Besprechungsorganisation Besprechungen bringen uns mehr als sie kosten

0 1 3 5 10

Besprechungen werden über ein System (z.B. Outlook) geplant, eingeladen, angenommen.

Besprechungen werden strukturiert vorbereitet. (Ziel, Agenda, Teilnehmer, …) (auch bei Regelterminen)

Besprechungen beginnen und enden pünktlich. Die Teilnehmer halten sich an die „Regeln“.

Besprechungen werden immer protokolliert, Maßnahmen klar adressiert und Entscheidungen akzeptiert.

Es gibt eine positive „Besprechungskultur“ diese ist in einfachen Regeln visualisiert.

Besprechungs-Knigge

Durchführung• Pünktlichkeit• Protokollführer und

Moderator festgelegtg g• Handys lautlos• Aufgabenverteilung mit

Termin erfolgtNachbereitung• Zimmer so verlassen, wie

man es vorzufinden wünscht

• Feedback des Moderators•

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....

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9. Druck- & Kopier-Effizienz Wir drucken und kopieren nur, was wirklich nötig ist

0 1 3 5 10keine kaum spürbar gut gelebt perfekt

Wir haben Maßnahmen umgesetzt, um die Anzahl an Ausdrucken / Kopien zu verringern.

Wir haben Maßnahmen umgesetzt, um die Kosten für Ausdrucken / Kopieren zu verringern.

Wir achten auf die Entwicklung der Druck-Kosten und definieren bei Bedarf Maßnahmen.

Der Umgang mit den Druckern / Kopierern wird durch einfache Kurzschulungen erleichtert.

One-point-lesson Druckregeln

Mehrere Seiten auf ein Blatt

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Office Excellence Award – Kategorie AQualität der Büroarbeit – Ist-Situation Level 2

10. Büromaterial-Management Wir haben wenig, aber immer alles was wir brauchen

0 1 3 5 10keine Aktivitäten wenig gut gelebt durchgängig

Wir haben sichergestellt, dass bei uns kein Büromaterial veraltet oder lange in großen Mengen lagert.

Wir haben sichergestellt, dass wir benötigtes Büromaterial in der richtigen Menge verfügbar haben.

Wir haben analysiert, auf welche Weise die Wiederbeschaffung am wenigsten Aufwand macht.

Wir haben unser Sortiment an Büro- und Verbrauchsmaterial analysiert und reduziert.

Wir setzte Kanban als einfache Form für die Wiederbeschaffung von Büromaterial ein.

Variantenvielfalt KanbankartenZentrallager

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Office Excellence Award – Kategorie AQualität der Büroarbeit – Ist-Situation Level 3

Level 3 bewertet die Effizienz in den Prozessen und bezieht sich auf die Ablä f i h d Abt ilAbläufe zwischen den Abteilungen.

Von Mitarbeitern mit einer hohenBewertung im Level 3 kann man erwarten, dass

… sie in Prozessen denken,… ihren internen Kunden entdeckt haben,… Probleme strukturiert lösen.

Office Excellence könnte auch heißen,

… einfache Prozessbeschreibungen

… kurze Durchlaufzeiten

… Prozessmapping, Wertstromanalyse

… Prozessorganisation,

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Office Excellence Award – Kategorie AQualität der Büroarbeit – Ist-Situation Level 3

Kunden-zufriedenheitKundenwunsch Prozess

mein Beitrag

11. Prozessorientierung es steht der Prozess und nicht nur die einzelne Aufgabe im Fokusnicht vorhanden kaum spürbar gut durchgängig begeisternd

Wertschöpfung Verschwendungg

0 1 3 5 10

Wir erkennen bei unseren täglichen Aufgaben einen Kunden, für den wir das tun.

Wir erkennen in unserem Aufgabengebiet wiederkehrende Prozesse und standardisieren deren Abläufe.

Wir haben zu den wiederkehrenden Prozessen ein Gefühl für Daten (Häufigkeit, Durchlaufzeit, …).

Wir haben für wesentliche Prozesse einen Prozess-Verantwortlichen (über die Einzelaufgaben hinweg)

Wir haben die Prozesse so klar beschrieben, dass auch bei Vertretung der Ablauf eingehalten wird.

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Office Excellence Award – Kategorie AQualität der Büroarbeit – Ist-Situation Level 3

12. Prozess-Effizienz auch einfache Prozesse laufen ohne Verschwendung

0 1 3 5 10nicht vorhanden kaum spürbar gut systematisch perfekt

Prozesse werden immer wieder in Frage gestellt und optimiert

Medienbrüche bei der Prozessbearbeitung fallen auf und werden vermieden

Durchlaufzeiten von Prozessen sind dokumentiert und werden systematisch verkürzt

Die Prozesse fließen das heißt es entstehen keine Aufgabenanhäufungen und jede Abteilung hat abends immer alle regelmäßig auftretenden Prozessaufgaben erledigt.

MedienbrücheSchnittstellen

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Page 21: OE Award 2010

Office Excellence Award – Kategorie AQualität der Büroarbeit – Ist-Situation Level 4

Level 4 bewertet das Arbeiten in Teams, die Leistungsorientierung und die Transparenz von Kennzahlen und pInformationen.

Von Teams in Level 4 kann man erwarten, dass

sie ihre Leistung aus Kundensicht… sie ihre Leistung aus Kundensichtmessbar machen

… sie mit Kennzahlen arbeiten… die Visualisierung aktiv genutzt wird

Office Excellence könnte auch heißen,

… Produktivitätskennzahlen

… Teamtafeln

… Teamentwicklung

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Office Excellence Award – Kategorie AQualität der Büroarbeit – Ist-Situation Level 4

13. Arbeiten mit Kennzahlen Wir können Büroproduktivität in allen Abteilungen messenkeine Kennzahlen nur ausprobiert mittel aktiv angewendet umfassend

0 1 3 5 10

Wir haben in allen Büroabteilungen Kennzahlen, die die Produktivität abbilden

Die Kennzahlen sind nicht nur Kostenkennzahlen sondern auch Zahlen für Qualität und Durchlaufzeit, …

Diesen Kennzahlen sind Einflussfaktoren und Treibergrößen zugeordnet

Die Mitarbeiter kennen diese Kennzahlen, können sie erklären und arbeiten damit aktiv.

120140

Kennzahlenbeispiel:Vertrauenskurve

Verbesserungs-

Prozess Workshop 0

20406080

100

Eingereicht

Umgesetzt

Verbesserungs-vorschläge

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Office Excellence Award – Kategorie AQualität der Büroarbeit – Ist-Situation Level 4

14. Visualisierungs-Tafeln Informationen werden offen und aktiv diskutiert

0 1 3 5 10nicht vorhanden vereinzelt angewendet mittel gängige Methode hohe Eigendynamik

Wir haben in allen Abteilungen Visualisierungs-Tafeln

An diesen sind Abteilungsprozesse und Kennzahlen dargestellt

Die Daten sind aktuell und leicht verständlich

Alles ist aktuell und wird regelmäßig gepflegt.

Die Ziele und die visualisierten Fakten sind die Basis für Entscheidungen und Aktionen

Visualisierungsinstrument Teamtafel

Kennzahlen als Führungsinstrument

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Page 24: OE Award 2010

Office Excellence Award – Kategorie AQualität der Büroarbeit – Ist-Situation Level 5

Level 5 und 6 bewerten die Eigenverant-wortung und innovative Büro-, Raum-, IT-und Arbeitskonzepte.p

Von Unternehmen im Level 5 kann man erwarten, dass

… sie innovative Bürokonzepte verfolgenverfolgen,

… sie in Hochleitungsteams arbeiten,… sie mehr als reine „Zeitentlohnung“

haben.

Offi E ll kö h h ißOffice Excellence könnte auch heißen,… Innovative IT Werkzeuge

… Papierarmes Büro

… Mobilitätskonzepte

… Moderne Bürostrukturen

… Leistungsentlohnung

… „Arbeite wann und wo du willst“

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Page 25: OE Award 2010

Office Excellence Award – Kategorie AQualität der Büroarbeit – Ist-Situation Level 5

Teamwork

15. Teamarbeit und Anreizsysteme wir arbeiten in Hochleistungsteams – das lohnt sichkeine ausprobiert läuft teilweise aktiv angewendet vollständig

0 1 3 5 10

Es gibt in den Bürobereichen eigenverantwortliche Teams

Die Mitarbeiter arbeiten prozessübergreifend und nicht arbeitsteilig das erleichtert die Vertretung

Man kennt die Stärken des anderen und setzt diese gezielt ein

Es gibt eine Qualifizierungs- und Weiterbildungsmatrix im Team diese ist dem Bedarf gegenübergestellt

Es gibt Zielvereinbarungen und Anreizsysteme für die Mitarbeiter und Teams

Qualifikationsgrad der Mitarbeiter

Verschwendungsbewusstsein1618

2468

1012141618

Anz

ahl d

er M

A

02468

1012141618

0-9

10-19

20-29

30-39

40-49

50-59

60-69

70-79

80-89

90-100

Qualifikationsgrad in %

Anz

ahl d

er M

A

02468

10121416

0-9

10-19

20-29

30-39

40-49

50-59

60-69

70-79

80-89

90-100

Qualifikationsgrad in %

Anz

ahl d

er M

A Prozessmapping

Soft-Skills-Training

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Das Benchmarking- & Transferprojekt zur Steigerung der Büroeffizienz

02

0-9

10-19

20-29

30-39

40-49

50-59

60-69

70-79

80-89

90-100

Qualifikationsgrad in %

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Office Excellence Award – Kategorie AQualität der Büroarbeit – Ist-Situation Level 5

16. Innovative Büros – Raumaufteilung – Mobilitätskonzepte – New Worknicht vorhanden wenig durchschnittlich über dem Standard begeisternd

0 1 3 5 10

Wir haben unsere Bürostruktur und die Raumaufteilung den Bedürfnissen angepasst

Es gibt neben festen Arbeitsplätzen, auch Desk-Sharing-Konzepte , Kreativ-Zonen,

Wir nutzen diese Einrichtungen aktiv.

Es gibt bei uns innovative Büro-Einrichtungen.

Non-territoriale Strukturen Stehungen statt Sitzungen

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Das Benchmarking- & Transferprojekt zur Steigerung der Büroeffizienz

Page 27: OE Award 2010

Office Excellence Award – Kategorie AQualität der Büroarbeit – Ist-Situation Level 5

17. Innovative IT- und Kommunikations-Lösungennichts Neues zum Teil gut über dem Standard begeisternd

0 1 3 5 10

Wir nutzen innovative IT-Lösungen wie z.B. Dokumentenmanagement-Systeme, Groupware, …

Wir setzten ein CRM-System ein und haben eine integrierte Softwarelösung an der Kundenschnittstelle

Wir setzen intern neben dem Intranet auch Wiki-Lösungen zur Mitarbeiterinformation ein.

Wir setzen WEB 2.0, Enterprise 2.0 oder andere Lösungen ein.

Wir reduzieren das interne E-Mail-Aufkommen durch Blogs (z.B zur Projektsteuerung, Protokollierung)

FlowControl

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Page 28: OE Award 2010

Office Excellence Award – Kategorie BBestes Verbesserungsprogramm

In der Kategorie B wird das Verbesserungs-g gprogramm bewertet. Hierbei steht der Begriff Office Excellence als Synonym für andereMethoden und Managementprorammen.

Office Excellence ist ein systematischer Weg zu mehr Effizienz

… im Büro,… an allen Schreibtischen,… in allen indirekten Prozessen.

Office Excellence ist an sich nichts Neues

Irgendwo und irgendwann ist fast alles schon einmal gemacht worden.

… aber wie regelmäßig, strukturiert,und vor allem wie konsequent?

nd gibt es ein Programm oder Projekt… und gibt es ein Programm oder Projekt,das dies systematisch unterstützt.

Office Excellence könnte auch heißen,Office Excellence könnte auch heißen,

… KVP im Büro

… Office-Kaizen

… TPM im Büro

… und bei Ihnen?

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Das Benchmarking- & Transferprojekt zur Steigerung der Büroeffizienz

… und bei Ihnen?

Page 29: OE Award 2010

Office Excellence Award – Kategorie BBestes Verbesserungsprogramm

1. Projektorganisation Produktivitätsinitiativen brauchen eine Systematiknicht vorhanden niedrig mittel über dem Standard sehr gut

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Es gibt eine Projektstruktur zur Einführung von „Office Excellence“ (KVP, Kaizen, Lean, … im Büro)

Es gibt freigestellte Personen zur Projektleitung, Methodenentwicklung, Moderation, Koordination

Es sind ausreichend Kapazitäten für diese Aufgabe bereitgestellt, das Thema ist uns wichtig.

Es gibt eine dokumentierte Projektplanung mit Meilensteinen, Terminen, …

Es gibt ein Stufenmodell zur schrittweisen Umsetzung diese wird regelmäßig auditiert oder gemessen.

Das Level-Modell,Schritt für Schritt

Monatsaktionen zum Thema Standards

Projektsteuerung

Arbeiten mit Standards

Teamtafel aufgebaut...

Aktion5S

Einsatz von Problemlösetechniken

AuditStufe 1

AuditStufe 2

AuditStufe 3

Projektgestartet

...

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Das Benchmarking- & Transferprojekt zur Steigerung der Büroeffizienz

...

Page 30: OE Award 2010

Office Excellence Award – Kategorie BBestes Verbesserungsprogramm

2. Mitarbeiterinformation Tue Gutes und rede darüberkaum vorhanden niedrig mittel über dem Standard begeisternd

0 1 3 5 10

Es gibt für die Initiative einen internen Projektnamen, ein Logo, Slogan, …

Es gibt eine Informationsbroschüre, Kurzvorträge, Bewusstseinsbildung, … bei den Mitarbeitern

Erfolge und Beispiele werden offen kommuniziert (Foto Storys, Vorher-Nachher-Bilder, Zeitungsartikel)

Hohe Führungskräfte (GF, CEO, …) stehen als Machtpromotor hinter der Initiative.

Flyer für internes Marketingkompakte Themenkarten

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Das Benchmarking- & Transferprojekt zur Steigerung der Büroeffizienz

Page 31: OE Award 2010

Office Excellence Award – Kategorie BBestes Verbesserungsprogramm

3. Verschwendungsbewusstsein Verschwendung wird aktiv vermiedennicht vorhanden kaum spürbar systematisch stark ausgeprägt perfekt

0 1 3 5 10

Wir haben die „7 Arten der Verschwendung“ definiert und verinnerlicht.

Wir suchen systematisch nach „Verschwendung“ und sehen dabei die positiven Potentiale.

Wir machen gezielte „Verschwendungs-Aktionen“ Schwerpunktthemen helfen uns „Sehen zu lernen“.

Wir gehen mit dem Thema positiv um und machen uns gegenseitig auf Verbesserungen aufmerksam.

7. Abläufe,Organisation

1. HoheBestände

2. Warte- undSuchzeiten

6. Bewegung

- Unerledigte Arbeit-Veraltetes Material- Sicherheitslager Büromaterial

- unklare Abläufe- suboptimale Abläufe- Doppeltarbeit

73. Fehler,

Nacharbeit

4. Über-

5. Transfer,Handling

- Warten auf Unterschrift- Wartezeiten im System- Langsame Prozesse

- Reklamation- unnötige Schleifen- Verfehlen vom Kundenwunsch

- Medienbrüche- unnötige Schnittstellen- neu Eingabe von Daten

- lange Wege zuBesprechungen

- unnötige ReisenArten der

Verschwendung7

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information

- schlechte Übersicht- unklare Dateiversionen- zu viele E-Mails

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Office Excellence Award – Kategorie BBestes Verbesserungsprogramm

4. Kontinuität „Office Excellence“ ist für uns etwas kontinuierlichesnein gering laufend über dem Standard perfekt

0 1 3 5 10

Wir halten einen einmal erreichten Stand. Auf Abweichungen wird schnell reagiert.

Wir erkennen regelmäßig Verbesserungspotentiale wir setzten einfache Problemlösetechniken ein.

Es gibt regelmäßige Teambesprechungen zum Thema OE

Einmal Erreichtes wird unabhängig von Projekt-Aktionen im Alltag verbessert und weiterentwickelt.

Regelmäßige Teambesprechungen 100 Tage-Check

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Page 33: OE Award 2010

Office Excellence Award – Kategorie BBestes Verbesserungsprogramm

5. Umsetzungsdynamik Wir nehmen uns Zeit für OE und bekommen Unterstützung

0 1 3 5 10keine gering mittel hoch sehr ausgeprägt

Die Führungskräfte stehen aktiv und spürbar hinter der Initiative.

Ressourcen werden ausreichend bereitgestellt.

Jede Woche passiert etwas.

Es gibt ausreichend Unterstützung und auch interne „Kümmerer“ in den Abteilungen

Vorschläge / Maßnahmen werden schnell umgesetzt (z.B. nach dem Sofort-Prinzip und 80/20-Regel).

Sofort-Prinzip

Denn alles, was Sie aufschieben holt Sie irgendwann wieder ein.

Begonnene Aufgaben sofort zu Ende

80/20-Regel

Eine 80-Prozent-Lösung, die sofort umgesetzt wird, ist besser als das Warten auf eine 100-Prozent-Lösung, di i li i i d!Begonnene Aufgaben sofort zu Ende

bearbeiten erspart erneutes Eindenken.

Versuchen Sie ab heute, alles sofort zu erledigen.

die nie realisiert wird!

Die letzten 20% Optimierung kosten oftmals unverhältnismäßig viel Zeit und Kraft

Gute Ideen gleich umsetzen!

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Page 34: OE Award 2010

Office Excellence Award – Kategorie BBestes Verbesserungsprogramm

6. Aktive Aktionen für mehr Ordnung 5S oder 5A Aktionenkeine neben der Arbeit aktiv in Teams regelmäßig alle sind eingebunden

0 1 3 5 10

Wir starten das Thema OE in jeder Abteilung gezielt mit einer Teamaktion (z.B. 5S-Tag)

Wir steigern die Ordnung im Büro systematisch (5S / 5A-Aktionen)

An diesen Aktionen nehmen alle Mitarbeiter einer Organisationseinheit und auch die Führungskraft teil.

Die Aktionen sind messbar erfolgreich.

vorher nachher

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Page 35: OE Award 2010

Office Excellence Award – Kategorie BBestes Verbesserungsprogramm

UmgesetzteMaßnahmen

7. Messbarkeit der Verbesserungen Erfolge im Thema OE sind messbarnicht messbar nur qualitativ mittel auch quantitativ umfassend

0 1 3 5 10

Das Thema OE ist bei uns zwar ein „Kulturansatz“ aber dennoch sind die Erfolge messbar.

Suchzeiten, Wegereduzierung, Rückfragen, Fehlerhäufigkeit, … ist messbar verbessert worden.

Büromaterial, Möbel, Kopierkosten, … sind messbar gesunken.

Durchlaufzeiten, Fehleranzahl, Doppelarbeit, … ist messbar verbessert worden.

sinkende DruckkostenKennzahlen an der Team-Tafel

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Page 36: OE Award 2010

Office Excellence Award – Kategorie BBestes Verbesserungsprogramm

8. Methoden zur Prozessoptimierung Prozessmapping und Wertstromdesign

0 1 3 5 10nicht vorhanden vereinzelt eingesetzt gut regelmäßig perfekt

Prozesse werden systematisch gemeinsam mit den betroffenen Mitarbeitern analysiert und verbessert.

Die Methode Prozessmapping, Wertstromdesign, … wird in Team-Workshops angewendet.

Die Visualisierung der Prozesse steigert das Prozessverständnis bei den Mitarbeitern.

Es gibt ausreichend geschulte Moderatoren für diese Workshops

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Page 37: OE Award 2010

Office Excellence Award – Kategorie BBestes Verbesserungsprogramm

9. Schulungen und Training der Mitarbeiter zum Thema Office Excellencekeine wenig mittel stark vollständig

0 1 3 5 10

Alle Mitarbeiter werden geschult und trainiert.

Die Mitarbeiter werden im Thema „Verschwendung sehen lernen“ trainiert.

Die Mitarbeiter werden in den Methoden zur Effizienzsteigerung geschult.

Es gibt ausreichend Moderatoren und Trainer.

Auch Vorgesetzte übernehmen die Rolle des Trainers und Moderators.

Schulung mal andersimmer up to date

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Page 38: OE Award 2010

Office Excellence Award – Kategorie BBestes Verbesserungsprogramm

10. Multiplikatoren in den Abteilungen und Bereichen Verbreitungskonzeptenicht vorhanden wenige mittel über dem Standard begeisternd

0 1 3 5 10

Es gibt in den Abteilungen / Bereichen geschulte Personen, die das Programm voran treiben.

Führungskräfte-Nachwuchs wird in den OE-Themen und Methoden geschult.

OE gehört zur Führungsaufgabe und hat eine hohe Priorität.

Prozessverbesserung und Effizienz-Projekte sind Karrierebestandteil.

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Page 39: OE Award 2010

Office Excellence Award – Kategorie BBestes Verbesserungsprogramm

11. Methodenkompetenz - Methodenbaukasten

0 1 3 5 10nicht vorhanden niedrig mittel über dem Standard sehr gut

Wir haben klar definierte Methoden diese sind auf unser Unternehmen angepasst.

Wir haben eine Toolbox und die Werkzeuge sind klar beschrieben.

Die Methoden und Werkzeuge werden dynamisch erweitert und immer wieder angepasst.

Notwendige Unterlagen und Hilfsmittel sind einfach zugänglich

Pareto - AnalyseFischgräte - Diagramm

ntza

hl

Verlustquellen

Verlu

stpr

ozen

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Verlustquellen

Page 40: OE Award 2010

Office Excellence Award – Kategorie BBestes Verbesserungsprogramm

12. Benchmarking Mit den Besten messen, Bewährtes übertragen und multiplizierennicht vorhanden selten mittel regelmäßig begeisternd

0 1 3 5 10

Es findet ein aktiver Austausch zu guten Lösungen statt.

Dieser Austausch findet zwischen Abteilungen aber auch unternehmensübergreifend statt.

Man orientiert sich an externen Best-Practice-Beispielen.

Man ist in einigen Punkten Benchmark oder Best Practice-Beispiel

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Page 41: OE Award 2010

Office Excellence Award – Kategorie C Dimension der Umsetzung – Roll-out

In der Kategorie C wird der Umfang und die Dimension des Veränderungsprozesses bewertet.

Wie umfassend ist der Roll-out?

Wie viele Aktionen und Workshops werden durchgeführt?

Wie viele Mitarbeiter sind beteiligt?

Wie gut sind die Ergebnisse messbar?

Hier sprechen Zahlen, Daten und Fakten.

Bitte schätzen Sie die Werte nach besten Wissen ein. Sie sollten hier mit angemessenem Aufwand die Daten erheben.Bewerten sie alles was sich im letzten Jahr / letzte 12 Monate ergeben hat.Gerne dürfen Sie auch Werte abschätzen, so lange die Abschätzung nachvollziehbar und belastbar ist (z.B. ein 2t-Container-Altpapier nach einer 5A Aktion, ...)Es geht hier auch darum, ob die Ergebnisse gesammelt und intern vermarktet werden, also darum, ob Ergebnisse messbar , , gausgewertet werden können.

Die Angaben zu den Daten kann im Formular auf der nächsten Seite gemacht werden oder aber sie nutzen die Excel-Tabelle in der Sie auch die Möglichkeit habendie Excel Tabelle, in der Sie auch die Möglichkeit haben die Zahlen aus verschiedenen Bereichen automatisch zu addieren.

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Page 42: OE Award 2010

Office Excellence Award – Kategorie CDimension der Umsetzung – Roll-out

OFFICE EXCELLENCE WETTBEWERB Teil 3: Quantität der Umsetzung und des Roll-outs

Aktuelle Dynamik (alle Werte bitte beziehen auf das Jahr 2009 / letzte 12 Monate)Funktion

Ausfüllen =>

Anzahl MA in Abt. Ausfüllen =>

MA involviert im Büroeffizienzprozess Ausfüllen =>

Kriterium PUNKTE JE ERREICHT

ligte

Mita

rbei

ter

Gesamtzahl an Mitarbeitern an Schreibtischen im betrachteten Bereich 1 je MA

Freigestellte Kapazitäten für Programm- und Methodenentwicklung, Moderation, Schulung, … 300 je MA

Ausgebildete Moderatoren / Koordinatoren für Methoden, Aktionen, … 50 je MA

Anzahl von Mitarbeitern mit Schulung & Qualifikation (Office Excellence, 2 j MA

Bet

ei

g ( ,Verschwendungsbewußtsein, 5A , …) 2 je MA

Anzahl von Beteiligten Mitarbeitern bei Office Excellence-Aktionen (5A, Workshops, Prozessmappings, …) 1 je MA

nd A

ktio

nen Anzahl 5S / 5A - Workshops und "Kaizen"-Workshops zur Entwicklung von Standards bzw.

Verbesserungen in den Abteilungen 15 je Workhsop

qm Bürofläche, weche im 5S-Workshop optimiert wurde (Büros, Niemensland wie Küche, Druck- / Kopierräume, Archiv, …) 0,1 je qm

Wor

ksho

ps u

n Kopierräume, Archiv, …)

Anzahl Prozessmappings, Wertstromanalysen, Problemlöseworkshops, … 15 je Workhsop

Anzahl Wertstromanalysen 15 je Workhsop

Anzhal Problemlöseworkshops 15 je Workhsop

Aussortiertes oder archiviertes Papier (in kg) 1 je 50 kg Papier

Aussortierte oder archivierte Ordner (Anzahl) 1 je 20 Ordner

5S -

Erge

bnis

se

Aussortierte oder archivierte Ordner (Anzahl) 1 je 20 Ordner

Aussortierte oder zur Verfügung gestellte Büromöbel (Anzahl) 2 je Möbel

Aussortierte oder zur Verfügung gestellte Bürogeräte (Anzahl) 2 je Gerät

Rechner / Laptops durch "Putz die Platte-Aktionen" optimiert 2 je Gerät

freigesetzter Speicherplatz auf Desktops und Server 1 je Gerät

"aufgeräumte" E-Mail-Konten 1 je Gerät

Verb

esse

rung

en

Umgesetzte und dokumentierte Verbesserung / Maßnahme 5 je Maßnahme

Beschriebener und eingehaltener Standard 5 je Standard

Dokumentierte Vorher-Nachher-Storys (Beschreibung / Fotovergleich, …) 5 je Beschreibung

Optimierte Büromaterialbereitstellung ("Kanban"-Schrank, Min-Max- Lager, …) 10 je Schrank

Anzahl Visualisierungstafeln zur Mitarbeiterinformation 20 je Tafel

20 je Abteilung

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Das Benchmarking- & Transferprojekt zur Steigerung der Büroeffizienz

Mobile Arbeitsplätze (New-Work, Non-Territoriales-Arbeiten, …) 20 je Abteilung /Büro)

ENDE