Organizare de evenimente

Alex

Ce este un eveniment?

Un eveniment este….oDEX: Întâmplare importantă, fapt de

mare însemnătate

oCeva ce se întâmplă într-un anumit loc, la un moment dat

oUn incident sau o situaţie ce apare la un moment dat

oManifestare al cărei scop este atingerea unui obiectiv de marketing/PR/comunicare prestabilit

Evenimentul – instrument de comunicare

ocontact direct cu publicul ţintă

omai mulţi “iepuri”deodată

oeficace și eficient

Opiniile consumatorilor cu privire la evenimente

“Evenimentele influenţează comportamentul meu de cumpărare“

Procentajul celor care susţin acest lucru:

oTinerii adulţi 60%

Opiniile consumatorilor cu privire la evenimenteo79% dintre caucazieni spun că decizia lor de cumpărare

este influenţată “foarte mult” de evenimente

o68% dintre afro-americani spun că decizia lor de cumpărare este influenţată “foarte mult” de evenimente

o58% dintre spanioli spun că decizia lor de cumpărare este influenţată “foarte mult” de evenimente

Tipologia evenimentelor

oEvenimente legate de timpul liber

oEvenimente personale

oEvenimente culturale

oEvenimente organizaţionale

Iceberg

???????

Etapele unui evenimentoConştientizarea nevoii/formularea scopului

oAlegerea şi analiza publicului ţintă

oRealizarea programului

oEvaluarea viabilităţii

oStabilirea obiectivelor

oPlanificarea resurselor

oStabilirea bugetului iniţial

oPromovarea

oDerularea propriu-zisă

oEvaluarea

Etapele unui evenimentoDerularea propriu-zisă

oPromovarea

oStabilirea bugetului iniţial

oPlanificarea resurselor

oStabilirea obiectivelor

oEvaluarea viabilităţii

oRealizarea programului

oAlegerea şi analiza publicului ţintă

oConştientizarea nevoii/formularea scopului

De ce organizăm un eveniment?

oConştientizarea nevoii

oCare ar putea fi motivele?

oDefinirea clară a scopului → stabilirea obiectivelor + derularea cercetării

Publicul ţintă

oCu cine vrem să comunicăm?

oCe ne propunem să transmitem?InformaţieEmoţieMotivaţieAcţiune

Publicul ţintă

oIdentificarea beneficiilor pentru fiecare categorie în parte

oIdentificarea particularităţilor pentru fiecare categorie în parte (protocol, simpatii, nivel de receptare al mesajului)

Realizarea programului- stă la baza majorităţii activităţilor -

oOra, ziua şi locaţia evenimentului

oMomentele distincte ale evenimentului

oConsultarea cu “actorii” implicaţi pentru a stabili cât mai exact intervalele de timp necesare

Viabilitate şi fezabilitate

oUn eveniment este viabil dacă el se poate derula cu succes (nu întâmpină obstacole care să îi pericliteze finalitatea)

oUn eveniment este fezabil dacă el poate fi realizat relativ uşor

Viabilitate şi fezabilitateoO minimă cercetare este necesară înainte

de a demara orice eveniment

oBeneficii – minimizarea costurilor şi maximizarea beneficiilor pentru cei implicaţi

oCe urmărim?→ dacă există potenţial interes pentru eveniment

→ dacă există suprapuneri→ dacă se poate realiza (aprobări, programări,tehnic)

Se stabilesc în cadrul echipei termene de colectare ale datelor

Scop→ObiectiveoDefinirea scopului/scopurilor crează

viziunea evenimentului

oViziunea ne ajută la crearea identităţii

oViziunea trebuie să fie aceeaşi pentru întreaga echipă

Scop→Obiective

oObiectivele SMART

oViziunea + obiectivele SMART duc la:

o monitorizare mai uşoară a evenimentului evaluarea concretă a beneficiilor

Planificarea resurselor

oFinanciare

oUmane

oLogistice

Resurse financiare

oCât costă evenimentul?

oCât suntem dispuşi să cheltuim?

oDe unde vin banii?

Bugetul iniţial

oCe este un buget?

oSurse de finanţare?

oGestionarea bugetului

Ce este un buget?oO previziune financiară a unui

eveniment

oUn plan financiar pentru un eveniment ce urmează a fi derulat şi care se bazează pe cheltuieli prognozate ( evidenţă a cheltuielilor şi a veniturilor)

De unde ne vin banii?oContul asociaţiei

o Sponsori

oUniversitate

oDonaţii Asociaţii Alumni

Gestionarea bugetuluioPlanul, Planul, Planul!!! Întotdeauna aveţi grijă că se proiectează în

viitor pentru a evita supra-cheltuielile

o Stabiliţi un buget separat pentru fiecare eveniment

oCosturi puţin mai mari atunci când se realizează bugetul iniţial

oCheltuieli neprevăzute (retipărire flyere)

oO persoană supraveghează cheltuielile şi rambursările

Cheile succesului unui buget

o Planul

oEvidenţa cheltuielilor

oFii creativ!

Cheltuieli cu evenimenteleo Totalul cheltuielilor în 2002=132 miliarde

dolari (cu 15% în creştere faţă de 2001)

o17,4% din firme au cheltuit între 100.000 şi 250.000 dolari

o12,4% din firme au cheltuit între 50.000 şi 99.999 dolari

Sursa: Revista Promo Magazine, SUA

Resurse umane

oCare sunt membrii echipei?

oCare sunt sarcinile fiecărui membru?

oCare sunt specialiştii de care avem nevoie şi nu se regăsesc în echipă?

(Ex: sunetist, pirotehnist, agenţi de pază şi curăţenie,etc.)

Resurse logisticeoCum este asigurat transportul?

oCare sunt dotările tehnice necesare pregătirii şi derulării evenimentului?

oCând trebuie să ajungă fiecare obiect la locul lui?

oAlte elemente necesare bunei desfăşurări a evenimentului (decoraţiuni, apă, etc.)

PromovareaoViziunea-crearea brandului evenimentului

oEvenimentul: entitate vie ce transmite un mesaj

oIdeal ar fi crearea unei identităţi proprii a evenimentului

oIdentitatea coerentă ajută la o mai bună mediatizare şi fixare în mintea publicurilor ţintă

oAtenţie specială sponsorilor

Promo - Ziua Absolventului

PromovareaoÎn funcţie de obiectivele, amploarea şi

tipologia evenimentului stabilim:

strategia de promovarecanalele de promovarevehiculele de promovare

Desfăşurarea evenimentului

oElementul central este programul evenimentului

oAsiguraţi-vă că evenimentul începe la ora stabilită

oMonitorizarea fiecărui moment al programului

oÎntâmplări neprevăzute

EvaluareaoFoarte importantă pentru evenimentele

viitoare (nu trebuie să lipsească)

oOglinda îndeplinirii obiectivelor

oSursele de informaţii privind evaluarea evenimentului:

ParticipanţiCoordonatoriTeam-leaderiVoluntariSponsoriOficialităţiComunitate (includem aici şi mass-media)

EvaluareaoModalităţi de evaluare

ChestionarMonitorizarea preseiDebrief meetingsSecţiune de comentarii pe siteConfruntarea cu “to-do list”

Mult succes în organizarea de

evenimente!!!!!!!