Planeamiento Estratégico Vinculado a la Ejecución

Diciembre 2010

José Luis Ruiz Pérez

Enfoque PEVE: Planeamiento Estratégico Vinculado a la Ejecución

Enfoque metodológico

2José Luis Ruiz Pérez

Enfoque PEVE

Antecedentes

• El Enfoque PEVE busca desarrollar un Plan Estratégico que sea la piedra angular del sistema

de gestión de la empresa, integrándolo metodológicamente con la ejecución de las

operaciones alineadas con la estrategia y la retroalimentación y el aprendizaje necesario

para optimizar las decisiones ante cambios en el entorno.

• La ausencia de esa coherencia interna causa varios problemas comunes:

� Se formula una estrategia ambiciosa que no se consigue traducir en metas y objetivos

que los niveles intermedios de la compañía entiendan y deseen alcanzar.

� Los objetivos estratégicos no se vinculan con iniciativas de mejora en los procesos

críticos para cumplir dichos objetivos.

� El seguimiento periódico combina discusiones sobre operaciones y estrategia en la

misma reunión, limitando la capacidad de aprovechar el feedback respecto a la

respuesta de la estrategia planteada en la realidad.

Un sistema de gestión es el conjunto integrado de procesos y herramientas que la

empresa usa para desarrollar, ejecutar y monitorear la efectividad de su estrategia y

operaciones


Enfoque PEVE

Vinculación entre Estrategia y Operaciones

• El Sistema de Gestión debe garantizar un adecuada retroalimentación entre la Estrategia y la

Ejecución de Operaciones.

• Para ello se recomienda la construcción de un proceso cíclico que establezca los vínculos

entre la estrategia y las operaciones:

�Una vez formulada la estrategia…

�…se traduce en objetivos e iniciativas especificadas en un plan estratégico…

�…que es comunicado a la organización para lograr el alineamiento de todos y…

�…la identificación detallada de los planes operativos y recursos necesarios para alcanzar

los objetivos estratégicos.

� A medida que se ejecutan el plan estratégico y el plan operativo, los directivos pueden

monitorear los avances y aprender de los resultados o la evidencia de los

competidores…

�…a fin de evaluar y adaptar la estrategia en función del nuevo conocimiento adquirido,

para iniciar un nuevo ciclo.


Enfoque PEVE

Etapas del Proceso Cíclico del Sistema de Gestión

Planear las

Operaciones

• Mejora procesos clave

• Planeamiento comercial

• Plan de capacidad

• Presupuesto

Evaluar y

Adaptar

• Análisis de rentabilidad

• Correlaciones y

causalidad

• Estrategias emergentes

• Mapa estratégico

• BalancedScorecard

Plan Estratégico

• Tableros de control

• Pronóstico de ventas

• Requerimientos

• Presupuestos

Plan Operativo

Resultados

Resultados

Ejecución de

Procesos e

Iniciativas

Desarrollar la

Estrategia

• Misión, visión y valores

• Análisis estratégico

• Formulación de la

Estrategia

Planear la

Estrategia

• Mapa estratégico,

temas estratégicos

• Métricas/metas

• Iniciativas

• Recursos para acciones

estratégicas

Alinear la

Organización

• Unidades de negocio

• Unidades de soporte

• Empleados

Métricas de

desempeño

Métricas de

desempeño

Monitoreo y

Aprendizaje

• Seguimiento estratégico

• Seguimiento operativo


Enfoque PEVE

1. Desarrollar la Estrategia

Objetivo

Examinar las premisas fundamentales de la empresa (misión, visión y valores)

y analizar los factores externos e internos que afectan al negocio para llegar a

articular la estrategia de la empresa, decidiendo si se mejora incremental-

mente una estrategia existente o se introduce una completamente nueva.

Temas a tratar

� ¿En qué negocio estamos y por qué? Consenso acerca de la misión, visión y valores.

� ¿Cuáles son los factores que influyen en el negocio? Análisis estratégico del entorno externo y las capacidades internas

de la organización.

� ¿Cómo competir? Formulación de la estrategia.

Resultados esperados / Metodología recomendada

� Carta estratégica (misión, visión y valores) consensuados.

� Análisis estratégico del negocio / Matriz FODA.

� Formulación de la estrategia / Enunciados OVA (Objetivo-Ventaja-Alcance)


Enfoque PEVE

2. Planear la Estrategia

Objetivo

Traducir la estrategia formulada en la etapa previa en un conjunto de

iniciativas, objetivos y medidas que puedan ser comunicados efectivamente a

todas las unidades y empleados, que puedan ser incorporados en los

requerimientos de financiamiento de la organización y cuyo avance pueda ser

monitoreado regularmente.

Temas a tratar

• Mapa estratégico, vectores estratégicos

• Métricas/metas

• Iniciativas

Resultados esperados

La empresa contará con un plan estratégico que traducirá la visión y misión en acciones e iniciativas concretas y medibles,

que podrá ser comunicado claramente a toda la organización y donde las iniciativas estratégicas están agrupadas en

vectores estratégicos.


Enfoque PEVE

3. Alinear la Organización

Objetivo

Vincular la estrategia con los objetivos individuales de las unidades que

conforman la organización a fin de capturar los beneficios de operar conjunta-

mente múltiples líneas de negocio, así como facilitar el establecimiento de

indicadores de desempeño y políticas de incentivos.

Temas a tratar

� Alineamiento entre unidades de negocio:

� Identificación de las sinergias entre unidades y creación de incentivos para su aprovechamiento.

� Las estrategias de las unidades deben reflejar objetivos propios, objetivos integrados en la estrategia corporativa y

objetivos integrados a otras unidades.

� Alineamiento de las unidades de soporte:

� Service Level Agreements (SLA)

� Indicadores de desempeño alineados con los procesos de generación de valor de las unidades de negocio.


Las distintas áreas habrán explicitado su rol dentro del proceso de creación de valor de la organización y habrán

establecido estrategias individuales que han sido alineadas con los objetivos estratégicos corporativos para darles

coherencia y asegurar la eficiente asignación de recursos.


Enfoque PEVE

4. Planear las Operaciones

Objetivo

Desarrollar un Plan Operativo y Presupuesto que describa las acciones que

llevarán a la consecución de los objetivos estratégicos. Concluido el proceso

de planeamiento estratégico y de operaciones, será responsabilidad de los

directivos ejecutar lo planeado, aprender de los resultados y adaptar la

estrategia en función del nuevo conocimiento adquirido

Temas a tratar

� Identificación de los procesos clave para el logro de los objetivos estratégicos y formulación de planes de mejora

� Planeamiento comercial y requerimiento de recursos para el cumplimiento del plan de ventas

� Plan de capacidad / disponibilidad de recursos

� Presupuesto operativo y de capital.


� Plan operativo (pronóstico de ventas, planes de acción, iniciativas, objetivos, plazos y responsables en relación con los

temas tratados) con el detalle suficiente para el posterior seguimiento de las unidades de negocio y de soporte.

� Presupuesto y estados financieros proyectados. Idealmente, presupuestos dinámicos que puedan ajustare en función de

nueva información captada durante la ejecución presupuestal.


Enfoque PEVE

5. Monitoreo y Aprendizaje

Objetivo

Revisar la ejecución de los procesos e iniciativas, tanto a nivel operativo como

estratégico, a fin de verificar la adecuada ejecución de la estrategia,

identificar oportunamente los problemas y obstáculos y obtener los insumos

para una evaluación del cumplimiento de la estrategia que permita, en la fase

siguiente, analizar posibles ajustes a la misma.

Temas a tratar

� Reuniones de seguimiento operativo: en ellas se revisarán los resultados de las unidades de soporte y de las unidades

de negocio y se tratarán los problemas que hayan aparecido o que persistan de reuniones anteriores.

� Reuniones de seguimiento estratégico : en ellas se revisarán los indicadores del balanced scorecard y el avance de las

iniciativas para identificar barreras a la ejecución de la estrategia.


� Contar con un calendario en el que se establezcan las fechas, participantes y agenda tentativa de los tres tipos de

reuniones


Enfoque PEVE

6. Evaluar y Adaptar

Objetivo

Como cierre del ciclo que se inició con la articulación de la estrategia de la

Entidad, evaluar la pertinencia de mantener el rumbo definido previamente o

identificar los ajustes necesarios, a través del examen de los supuestos de

negocio a la luz de los resultados obtenidos en el entorno competitivo

Temas a tratar

� Reportes de rentabilidad

� Reportes de costos

� Benchmark competitivo


Como resultado del análisis de la información, la alta dirección deberá decidir entre mantener o alterar la estrategia

actual. En el segundo caso, la decisión implica el inicio de un nuevo ciclo, en el que se deberá modificar el mapa

estratégico, el balanced scorecard fijando nuevas metas, iniciativas, planes operativos, etc. A su vez, el nuevo plan fijará

nuevos requerimientos de información para las reuniones de seguimiento.


Cronograma

May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic Ene Feb Mar Abr May

I. Desarrollar la Estrategia

II. Planear la Estrategia

III.

Ali

ne

am

ien

to Alineamiento Organización

Alineamiento Finanzas

Alineamiento RRHH

Alineamiento TI

IV. Planear las Operaciones

V. Monitoreo y Aprendizaje

VI. Evaluar y Adaptar

Las etapas del ciclo se desarrollan a lo largo de los doce meses del año, con reuniones

de seguimiento permanentes

José Luis Ruiz obtuvo el título de Master in Business Administration otorgado por The Sloan School of

Management del Massachusetts Institute of Technology (MIT) en Cambridge, EE.UU. Además es

Licenciado en Economía por la Universidad del Pacífico de Lima, Perú.

A lo largo de su trayectoria profesional ha ocupado cargos gerenciales y liderado procesos de

planeamiento estratégico y presupuesto en diversas empresas de los sectores financieros, retail,

energético, industrial, hotelero y entretenimiento, en procesos de crecimiento y expansión a otros

mercados dentro y fuera del país. Desde el año 2010 viene desempeñándose como consultor de

empresas, habiendo dirigido proyectos con las empresas líderes del sector financiero y de seguros del

Perú.

Dentro de su experiencia relevante dentro del área de planeamiento estratégico y presupuesto se

puede señalar:

• Coordinación del proceso de Planeamiento, Presupuesto y Formulación del Balanced Scorecard

en entidad financiera dentro del TOP 4 del mercado peruano.

• Diseño del sistema de medición de desempeño y modelo de rentabilidad en entidad financiera

dentro del TOP 4 del mercado peruano.

• Diagnóstico y propuesta de metodología de asignación de costos en entidad financiera dentro del

TOP 2 del mercado peruano.

• Diseño e Implantación de sistemas de información de gestión en entidades financieras y de

seguros.


en empresa hotelera desde su segundo año de funcionamiento hasta alcanzar el liderazgo a nivel

nacional.


en empresa líder del sector entretenimiento en una coyuntura en la que duplicó su escala, obtuvo

financiamiento en el mercado de capitales e inició sus operaciones en otro país

• Coordinación del proceso de Planeamiento y Presupuesto en tienda por departamentos en su

fase preoperativa y sus dos primeros años de operación

• Coordinación del proceso de Planeamiento y Presupuesto en financiera de consumo en su etapa

preoperativa.

• Asesoría en la formulación del Plan Estratégico en empresa industrial.