Productivitat CoP Administració CAT

1

Per què és més productiu treballar col·laborativament a l’Administració?

Jordi Graells Costawww.graells.cat

Barcelona

desembre

2009

Aquesta obra està subjecta a una llicència Reconeixement 3.0 de Creative Commons. Se'n permet la reproducció, la distribució, la comunicació pública i la transformació per generar una obra derivada, sense cap restricció sempre que se'n citi l’autor (Jordi Graells Costa) i no es contradigui amb la llicència específica que pugui tenir una imatge i que és la que preval. La llicència completa es pot consultar a http://creativecommons.org/licenses/by/3.0/es/legalcode.ca.

2

1. El context: les CoP, la innovaciói l’openGovernment

“Per què és més productiu treballar col·laborativament a l’Administració?” Jordi Graells Costa CC BY 3.0

3

Què és una comunitat de pràctica (CoP)?

Etienne Wenger* una comunitat de pràctica (CoP) és un grupde persones que comparteix un interès comú sobre un tema i que aprofundeix el seu coneixement i expertesa a través d’una interacció continuada. Les CoP són grups socials constituïts per desenvolupar un coneixement especialitzat, compartint aprenentatges basats en la reflexió sobre experiències pràctiques.

Altres tipus de comunitats: comunitat d’interès (els membres s’agrupen al voltant d’un tema d’interès comú), comunitat d’interès guiada per un objectiu, goal-oriented (els membres s’ajunten per aconseguir un producte en un temps), comunitat d’aprenentatge (els membres són estudiants que depenen d’un o més instructors per guiar-los)... *E. Wenger, “Communities of practice. A brief introduction”. Juny 2006. Accessible a: http://www.ewenger.com/theory/


4

CoP a l’Administració

A l’Administracióhi ha professionals que s’organitzen en CoP a partir de les seves afinitats laborals, comparteixen la informació i obtenen millors resultats gràcies al coneixement col·lectiu que elaboren.

An Innovation Competence Process Coming From KnowledgeManagement © Alex Osterwalder. CC BY 2.0


5

Per què CoP a l’Administració?

Principis inspiradors

1. Si estem d’acord que les persones són la principal variable de les organitzacions en la societat xarxa...

2. i que les organitzacions necessiten fomentar el coneixement com a principal font de valor competitiu,

3. aleshores cal fer més competitius els empleats programant formació i mesurant els seus efectes en els resultats de l’activitat...

4. i desenvolupar-ne els hàbits d’innovar, emprendre i col·laborar invertint en eines col·laboratives que propiciïn l’aprenentatge i la creacióde coneixement.


6

Imatge de l’article “Com innovar serveis a l’Administració” de Jordi Graells Costa a Escola Innovació. Butlletí de la funció directiva núm. 1. Barcelona: EAPC, nov. 2007

Una de les estratègies més útils per innovar és la gestió del coneixement pel treball col·laboratiu en CoP. Per la innovació, l’Administració es torna més competitiva quan la ciutadania considera que els serveis que presta són més útils. Hi ocupen un lloc destacat: la tecnologia, l’aprenentatge, la xarxa (interrelació social) i la comunicació.

Innovar per CoP


7

Innovació social oberta i CoP

En el cas de l’experiència de les CoP a l’Administració, la innovació flueix de baix cap amunt i de fora cap a dins. Aquest sistema desplega tot el potencial aprofitant les idees vinguin d’on vinguin, en consonància amb el que diu el professor de la Universitat de Berkeley Henry Chesbrough, pare del concepte d’innovació oberta: «la innovació deixa de dirigir-se des de dalt i des del nucli de l’empresa cap a l’exterior, per fluir des de baix i va adreçada de l’exterior cap a aquest nucli».

La innovació oberta estén la capacitat de crear i col·laborar a clients, usuaris i professionals (cocreació). La innovació oberta es desenvolupa sobre la base de les TIC i Internet. I a partir de la idea també que la ciutadania és cada cop més exigent, que el progrés científic i tecnològic s’accelera, que la globalització s’intensifica, que hi ha un nivell d’educació més elevat...


8

CoP per avançar cap a l’openGovernment

“Per què és més productiu treballar col·laborativament a l’Administració?” Jordi Graells Costa CC BY 3.0Pone

rles

Puer

tas

al C

ampo

©Ta

kash

y. C

C B

Y-N

C-N

D 2

.0w

ww

.flic

kr.c

om/p

hoto

s/ta

kash

y/27

7998

6384

De la innovació a la Governança oberta (Open Government) oGov

L’objectiu final ha de ser avançar cap a formes de govern-administració amb més eficàcia, eficiència,

transparència, coresponsabilitat, participació-col·laboració, reutilització del coneixement i diàleg amb tots els agents (ciutadania, professionals, organitzacions...).

9

2. Un exemple: la CoP d’educadors socials

de centres penitenciaris


1

Situació de partida de la CoP d’educadors socials de CP

Grup: Col·lectiu format per 190 membres repartits en 11 centres penitenciaris del Departament de Justícia de la Generalitat de Catalunya. Abans treballaven distribuïts pel territori, de manera individual a cada centre: consultaven diferents fonts i usaven materials particulars.

Comunitats de pràctica (CoP): Una part del grup, en CoP, es dedica a elaborar productes de coneixement (és a dir, programes d’activitats, protocols i/o materials educatius per treballar en la reinserció social dels interns), que després socialitzen amb tot el grup professional d’educadors en una jornada presencial.

Metodologia:

- Trobades presencials

- Treball en plataforma tecnològica en línia amb blocs, fòrums, wikis, repositoris de fitxers...


11

Fitxa del cas: 1 CoP d’educadors socials

- 1 CoP analitzada: Mobilitat segura (de 8 membres).

- Període: any 2008

- Eina de la plataforma tecnològica analitzada: repositori de documents

- Producte de coneixement elaborat: Programa de mobilitat segura als centres penitenciaris, amb l’objectiu de donar eines als educadors de presons i als usuaris per tractar el tema dels delictes de trànsit en clau socioeducativa.

- Públic destinatari: Més de 2.900 persones amb delictes de trànsit i preventivament al 100% de la població reclusa.


12

Per què un Programa de mobilitat segura?El Programa de mobilitat segura als centres penitenciaris (CP) pretén donar resposta a l’augment del nombre de persones penades que ingressen a les presons per delictes de trànsit. Aquest increment és conseqüència de l’última reforma legislativa introduïda al Codi penal relativa als delictes de trànsit.

El grup d’educadors socials i el Departament de Justícia van detectar la necessitat d’intervenir-hi mitjançant la creació de programes orientats a aquest tipus d’usuaris. El Programa, que es va elaborar conjuntament amb el Servei Català de Trànsit, aporta millores a l’Administració perquèexplica el marc teòric contextual i ofereix eines metodològiques i continguts per tractar aquesta situació des d’una perspectiva socioeducativa.

Dai

lyTr

affic

©Bu

rnin

gim

age.

CC

BY

2.0


13

Avaluació treball en CoP a l’Administració

Indicadors d’activitat

- Percentatge de participació de cada dinamitzador a CoP de dinamitzadors i a la seva pròpia.

- Ràtio de l’activitat del dinamitzador / activitat total a CoP de dinamitzadors i a la seva pròpia.

Indicadors de producció

- Nombre de sessions presencials

- Nombre de productes elaborats/documents produïts en les sessions presencials

Indicadors d’impacte

Quantitatius

- Nombre de casos anàlegs en què s'ha aplicat un protocol, un procediment, elaborat en el si de la CoP

- Nombre de professionals que s'han beneficiat del manual de bonespràctiques redactat per la CoP

- Indicador d'eficiència econòmica

Qualitatius

- Recull d'històries de les persones a qui els ha millorat la seva praxi professional gràcies als productes elaborats per la CoP

- Opinions de l'estructura directiva measurement of the color © arquera CC-BY-2.0


14

Per què és més eficient treballar col·laborativament a l’Administració?1. Per impacte

El Programa es destina principalment a les 2.900 persones amb delictes de trànsit, de les quals 2.472 compleixen penes alternatives a la presó(probation) i 445 persones (un 5,4% de la població penitenciària) estan ingressades en centres penitenciaris per complir condemna (280 en presons de règim tancat).

2. Per estalvi de costos i de temps [es detalla en les diapositives següents]

3. Per satisfacció personal dels professionals que hi participen

Els membres de la CoP són capaços de contribuir amb els seus coneixements, aprendre dels altres i treballar en una estructura més horitzontal. Això els proporciona més satisfacció personal en la seva pràctica laboral.


15

A. En comunicacions 1/2

2.416 consultes a repositori de fitxers (tal com mostren les diapositives següents):

1. Estalvi de costos de tramesa de 2.416 MB (fitxers d’1 MB de mitjana)

2. Estalvi de temps 43 dies (2.416 x 8 min [guany respecte a cerca en altres xarxes]) = 19.328 min o 42,95 dies


16

A. En comunicacions 2/2

EXPLICACIÓ

1. Estalvi de costos

Trucades telefòniques. Treballant en la plataforma tecnològica es produeix una minva en les trucades telefòniques.Aquestes trucades externes i internes solen tenir un cost que va des de 0 € (trucades internes en telefonia IP) fins als 0,1 €/min (trucades a mòbils no corporatius), més el cost d’establiment de trucada (que pot arribar fins al 0,06 €)..

Missatges de correu electrònic. El cost aproximat d’enviament d’un correu electrònic a la xarxa d’una Administració o gran organització pot ser aproximadament d’uns 0,018 €.

Accés a fitxers i documents

2.416 consultes a fitxers d’1 MB (de mitjana), al llarg del 2008.2.416 MB d’estalvi de tramesa per la xarxa de comunicacions.

2. Estalvi de temps

Eines de comunicació. Les aplicacions de la plataforma tecnològica permeten a les CoP comunicar-se estalviant temps en comparació amb les trucades telefòniques o la gestió i lectura dels missatges de correu electrònic.

Accés a fitxers i documents. Es calcula multiplicant:

A. Nombre de consultes el 2008 al repositori compartit de la plataforma = 2.416

B. Pel guany estimat (en minuts) respecte a la cerca a altres xarxes (locals, etc.) obtingut en prova heurística amb usuari = 8 min

C. L’estalvi total és 2.416 x 8 min = 19.328 min o 322,1 h o 42,95 dies


17

Nre. de consultes d’usuaris a repositori de fitxers a la plataforma. Exercici 2008


18

Nre. de consultes a repositori de fitxers CoP segons franja horària. Exercici 2008


19

Nre. de consultes a repositori de fitxers segons dia setmana. Exercici 2008


20

B. En desplaçaments 1/2

Es feien 11 jornades (sense la plataforma tecnològica) – 8 (amb la plataforma) = 3 x 8 (membres CoP) = 24

1. Estalvi econòmic: 1.584 €24 x 220 km/estalvi viatge = 5.280 km estalviats x 0,30 €/km = 1.584 €

2. Estalvi temps: 24 dies


21

B. En desplaçaments 2/2EXPLICACIÓ

1. Estalvi econòmic. Utilitzant la plataforma tecnològica els membres de les CoP, s’ha calculat inicialment que redueixen el nombre de viatges per a reunions entre un 25 i un 50%. (en termes relatius) i que la distància estalviada és de 110 km per cada viatge.

La CoP es reuneix en 8 jornades anuals.

Costos indirectes de les jornades estalviades:

11 – 8 = 3 jornades x 8 membres de la CoP = 24 x 8 h / jornada = 192 hores estalviades = 24 jornades

Amb plataforma


Sense plataforma tecnològica

La indemnització per desplaçament per raó de servei a l’Administració és de 0,30 € / km en automòbil. Per tant, si calculem una mitjana de 220 km (anada i tornada), l’estalvi de cost per desplaçament és de 220 x 0,30 € = 66 €.

2. Estalvi temps. Els viatges per a reunions entre demarcacions (Barcelona, Tarragona, Lleida i Girona) comporten un estalvi d’1 jornada laboral. El guany estimat en hores a favor de l’Administració és de:


Estalvi econòmic:24 x 220 km/estalvi viatge = 5.280 km estalviats x 0,30 €/km = 1.584 €

Amb plataforma


Sense plataforma tecnològica


22

C. En elaboració de projectes: consultoria

1. Estalvi econòmic aproximat entre 10.000 i 20.000 € (en projectes semblants encarregats a consultories externes)

2. Estalvi de temps: 50 dies50 h (2,5 mesos estalviats) x 8 (membres CoP) = 400 hores o 50 dies


23

D. En formació

Cost indirecte

8 persones (1 de les 2 CoP) x 20 hores de no-treball al lloc de treball = 160 hores laborals

Cost directe

E-moderador (líder de la CoP): 1.700 € anuals (segons reunions, actes, tasques de coordinació)+ 500 € coordinador de grup = 2.200 €

Beneficiats:125 persones (que l’apliquen)

Ràtio: 17’6 €

Aprenentatge – producció en CoP:Treball del Programa de mobilitat segura

Cost indirecte

25 persones x 20 hores de no-treball al lloc de treball = 500 hores laborals

Cost directe

Professor. En un curs 20 hores x 105 € / h = 2.100 €

Beneficiats (assistents): 25 persones

Ràtio: 84 €

Formació normal: Curs de mobilitat segura


24

Costos generals del treball en CoP

DirectesCost de disseny i desenvolupament de la plataforma tecnològica

Remuneracions

- Coordinadors i líders de les CoP

- Expert extern

Organització de jornades de bones pràctiques (o posada en comú de coneixement CoP-grup)

Indirectes- Dedicació del personal dinamitzador del procés

- Manteniment plataforma

- Formació tecnològica i ajuda per als líders de les CoP

- Formació especialitzada en dinamització de CoP i xarxes socials (drets d’autoria, privacitat i protecció de dades, edició...)


1

Més CoP reeixides a l’AdministracióA. IDEA (Improvement and Development Agency of UK) al Regne Unit,

amb més de 26.000 persones treballant en més de 600 CoP per, aprenent conjuntament, contribuir a millorar serveis del sector local i fer estalvis substantius en eficiència.

B. Generalitat de Catalunya: programa Compartim del Departament de Justícia: amb 15 CoP (en 21 subCoP) amb més de 500 membres.

B. Altres departaments de la Generalitat (Salut, Cultura...).

C. Altres administracions (la CORH a la Diputació de BCN, Acció Social a Ajuntament de BCN), etc.


26

Gràcies!

Jordi Graells Costawww.graells.cat Aquesta obra està subjecta a una llicència Reconeixement 3.0 de Creative Commons.

Se'n permet la reproducció, la distribució, la comunicació pública i la transformació per generar una obra derivada, sense cap restricció sempre que se'n citi l’autor (Jordi Graells Costa) i no es contradigui amb la llicència específica que pugui tenir una imatge i que és la que preval. La llicència completa es pot consultar a http://creativecommons.org/licenses/by/3.0/es/legalcode.ca.

Per què és més productiu treballar col·laborativament a l’Administració?

Barcelona

desembre

2009

Business

Productivitat CoP Administració CAT