Upload
jana-pavlenkova
View
5.056
Download
4
Embed Size (px)
DESCRIPTION
Citation preview
PROJEKTIJUHTIMISE KURSUS
Läbiviija: Jana Pavlenkova
Idee = tegema panev jõud
Läbimõeldud Uudne Aktuaalne Vajalik Jätkusuutlik Perspektiivne Koostööle kaasav Fondi prioriteetidele vastav
Idee peab olema kooskõlas Idee peab olema kooskõlas organisatsiooni organisatsiooni
arengudokumentidega ning arengudokumentidega ning põhikirjas märgitud põhikirjas märgitud
tegevustegategevustega
Projekti kavandamine I
KAVAND versus TAOTLUS
Eesmärk, detailsus, rahastamiskindlus Kavand on idee, tegevused ja tulemused Taotlus on suunatud kindalale
rahastajale vastavalt rahastaja reeglitele
Projekti kavandamine II
Olukorra analüüs ja kaardistamine Probleemi(de) analüüs ja probleemipuu Eesmärkide püstitamine Alternatiivsete lahendusvariantide
väljatöötamine Lahenduste teostatavuse hindamine Projekti planeerimine või otsus
mittekäivitamiseks
Olukorra analüüs
Hetkeolukorra kaardistamine Sihtgrupi määramine Poliitilised suunad, arengustrateegia /
prioriteedid Ohud ja riskid
Projekt osutub edukaks vaid siis, kui kõik sihtgrupid nõustuvad olukorramääratlusega, mille muutmist ühiselt soovitakse
Alternatiivid
Alternatiivide väljatöötamisel on abiks: sekundaarsed allikad, eksperdid, probleemide lahendamis- ja loovustehnika, intuitsioon.
Lahendusteede otsingul kasulikud loovustehnikad on: ajurünnak, 635 meetod, CNB meetod, Delphi meetod, sünergia
Probleemid ...
KESKNE PROBLEEM
PÕHJUSED
TAGAJÄRJED
Eesmärk = Sihtmärk
Eesmärk ei ole kunagi tegevus Üldised ja otsesed eesmärgid
Spetsiifilised Mõõdetavad Aktsepteeritud Realitslikud Täpsed
Eesmärgid ja nende analüüs on probleemide analüüsi peegelpildiks
EESMÄRK
TEGEVUS
TULEMUS
Eesmärkide funktsioonid
Nõudefunktsioon Juhtimisfunktsioon Hindamisfunktsioon Koordineerimisfunktsioon Motiveerimisfunktsioon
Tasuvuse analüüs – Vertikaalne loogika
Kirjeldus Saavutus indikaator
Kontroll Eeldused / riskid
Üldine eesmärk
Otsene eesmärk
Väljundid
Tegevused
Sisendid
Tasuvuse analüüs – Horisontaalne loogika
Saavutusindikaatorid Ajaliselt Kvantitatiivselt Rahaliselt Kvalitatiivselt Sihtgruppide lõikes Asukoha suhtes
Kontrolli meetod on kirjeldus kes, millal ja kauidas saavutamise indikatoreid kontrollib
Teostavuse hinnang
Tehnika – projekti tehniline realiseeritavus;
Keskkond – projekti käigus tehtavate tööde ja pärast projekti valmimist rakendatava süsteemimõju keskkonnale, projekti lõpptulemuse vastavus keskkonnakaitsenormatiividele jms;
Majandus – projekti majanduslik hinnang
Eeldused ja riskid
Eeldused on väljaspool projekti mõjuala olevad tegurid, mis mõjutavad projekti tegevusi ja tulemuslikkust positiivses suunas
Riskid on negatiivselt väljendatud eeldused, st asjaolud, mis võivad takistada projekti edukat elluviimist
Projekti riskid
Sündmus, mis toimudes võib ohustada projekti edukat läbiviimist
Riskid on teadvustatud ja teadvustamata – projekti eduka kulgemise huvides on, et enamik riske oleks projekti läbiviijate poolt teadvustatud.
Eeltingimuste ja riskide määratlemine
Mõtle ja sõnasta: mis võib valesti minna seosed nähtuste vahel uudsus mõõdetavus/nähtamatus muutlikkus;
Mõtle, millised võiksid olla riskiallikad Riskide klassifikatsioon
Eeltingimuste ja riskide määratlemine
Riskidele reageerimine: muuda projekti eesmärke kasuta alternatiivseid tehnoloogiaid kasuta teistsuguseid juhtimisviise tugevda juhtimist vähenda sisemisi sõltuvusi suurenda käsutuses olevat ressurssi suurenda paindlikkust
Riskide maandamine: riskide mujale suunamine riskide edasilükkamine riskide vähendamine riskidega leppimine riskide vältimine
Riskide hindamine ja maandamine
Risk on asjaolu, mis võib takistada projekti tegevuste tegemist, tulemuste ja/ või eesmärkide saavutamist
Eeldus on asjaolu, mis soodustab või teeb võimalikuks tegevuste elluviimise, tulemuste ja/või eesmärkide saavutamise
Riskide maandamine Riskide maandamine:
riskide mujale suunamine riskide edasilükkamine riskide vähendamine riskidega leppimine riskide vältimine
Arvestama peab: hind; keerukus; otstarbekus
Plaanimise eeldused
Ülesannete plaanimine Personali plaanimine Tähtaegade plaanimine Vahendite plaanimine Kulude plaanimine Kvaliteedi plaanimine Kontrolli ja aruandluse plaanimine
Abivahendid ja metoodikad projekti teostamiseks
Gantt’i graafik: töö algusaeg, lõpp, kestvus, selle täitmiseks vajaminev ressurss ja tegevuste omavaheline sõltuvus
Abivahendid ja metoodikad projekti teostamiseks
PERT Program Evaluation and Review Technique - programmi hindamise ja jälgimise tehnika, mille abil saab analüüsida tegevusi, mida on
vaja kogu projekti tulemuste saavutamiseks, tegvustele kuluvat (minimaalset) aega ja tegevuste omavahelist sõltuvust.
PERT
Abivahendid ja metoodikad projekti teostamiseks
CPM Critical Path Method - Kriitilise tee meetod loob pildi kolmest omavahel seotud jaotusest:
(1) kõik tegvused, mida on vaja projekti elluviimiseks (2) nende ajaline kestvus, mis on vajalik iga tegvuse elluviimiseks ning (3) tegvuste omavahelised sõltuvused
Arvutamine: oodatav kestvus = (lühim kestvus + 4 x tõenäoliseim kestvus + pikim kestvus)/6
CPM
Abivahendid ja metoodikad
WBS – Work Breakdown Structure – tegevuste puu selle abil defineeritakse projekti koguulatus ja
hierarhia. I ja II hierarhia tase kirjeldavad väljundeid ning järgmised tasemed juba tegvusi ning alategvusi ja vajdusel ka alategvuste alategevusi.
kehtib 100% reegel, mis ütleb, et WBS sisaldab 100% kõiki saadusi, nii sisemisi, välimisi, vahetulemusi – mis saadakse tegevuste elluviimise tulemusena
WBS
Riskide hindamine
Riskide mõju Mõju all mõistetakse kahju, mida võib
põhjustada konkreetse riski avaldumine; Riskide esinemise tõenäosus
Tõenäosuse all mõistetaks seda, millise sagedusega võib konkreetne risk avalduda;
Olemasolevad kontrollmeetmed Kontrollimeede on igasugune juba algatatud
või olemasolev tegevus, mis on mõeldud riskide mõju ja tõenäosuse vähendamiseks
Riskide hindamine
Risk Mõju
A
Tõenäosus
B
Kontrolli-
meede
C
Riski-tegur
A*B*C
Maandamis-tegevus
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3
Riskide hindamine
Riski aste Riskiteguri skoor
Olulisuse määratlus
Madal risk 1-10 punkti probleemid, mis vajavad aeg-ajalt ülevaatamist.
Keskmine risk
11-24 punkti
probleemid, mis vajavad pidevat jälgimist.
Kõrge risk < 25 punkti probleemid, mis vajavad kohest sekkumist.
Projekti eelarve
Eelarve koostamise põhikriteeriumid: Kulu eesmärk peab olema selgelt seotud
projekti eesmärkide ja tulemuste saavutamisega;
Kulu toimumise aeg – oleneb rahastaja reeglitest, enamasti toetatakse kulusid, mida tehakse projekti rakendamise ajal;
Kululiik – vastavalt eelarve vormis antud kululiikidele;
NB! Sellest jaotusest tuleb kinni pidada ka projekti rakendamisel
Eelarvestamise põhimõtted
Tegevuspõhine eelarvestamine Head ja vead
Kulupõhine eelarvestamine Head ja vead
Projektide kululiigid
Personalikulud Materjalikulud Kapitalikulud Võõrkulud
Kulude plaanimise meetodid
Ümberarvutamine Võrdlemine Hinnang Pakkumiste kogumine Erinevad kombinatsioonid
Kontrolli ja aruandluse plaanimine
Sisene kontroll Väline kontroll
Ajakavast kinnipidamine Eelarvest kinnipidamine Grupiliikmete rakendamine Vahendite kasutamine Eesmärgi saavutamine
Kavand
Lühikokkuvõte Taust – probleem Eesmärk – Ülesanded – tegevused Tulemus – mis muutus (lahendatud
probleem) Maksumus
Edukas projekt
Konkreetsed, mõõdetavad ja tegelikele vajdustele vastavad eesmärgid
Realistlik tegevusplaan ja täpselt määratletud vastutus
Realistlik eelarve Pidev ja efektiivne kommunikatsioon Soodne väliskeskkond, sellest tulenevate
riskide ennetav analüüs
Projektijuhtimise meetodi eelised Paindlikkus ja dünaamilisus Lihtne organisatsioon ja täpne vastutus Olemasoleva loomingulise potentsiaali parem
rakendamine Õpisüsteemide loomine Kõikide huvide kaitstus Kiired ja selged otsused Aja kokkuhoid ja seostatud Parem tööõhkkond Aja kokkuhoid ja seostatus Parem infovahetus Uued edukuse kriteeriumid
Projekt – organisatsioon organisatsioonis Inimesed – kujundavad organisatsioonisisese
sotsiaalse süsteemi Struktuur – näitab seda, kuidas inimesed
organisatsioonis grupeeruvad Tehnoloogia – loob füüsilised ja majanduslikud
eeldused organisatsiooni seisvate ülesannete täitmiseks
Strateegia – on pikaajaliste eesmärkide ja nende saavutamise põhiteede omavahel seostatud ja üheks tervikuks sulatud kogum
Projekti osalejad
Igas projektis on kaasatud järgmised võtmeosalejad
Projektijuht Sihtgrupp ehk tarbija Projekti teostaja Rahastaja