Embed Size (px)
Citation preview
PROPOSAL
PENTAS SENI (PENSI) POLTEKKES KEMENKES RI MEDAN
2016/2017
KEMENTERIAN KESEHATAN RI
POLITEKNIK KESEHATAN
KEMENTERIAN KESEHATANMEDAN
Jl.Jamin Ginting Kel.Lau Chi Km. 13,5 Kec.Medan Tuntungan
Telp.: (061) 8368633 Faksimile: (061) 8368644 Medan 20137
Email : [email protected]
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI.................................................................................................................. i
PERENCANAAN.......................................................................................................... 3
A. Latar Belakang......................................................................................................... 3
B. Susunan Kepanitiaan............................................................................................... 4
C. Nama Proyek/ Kegiatan........................................................................................... 4
D. Tujuan Perusahaan/ Organisasi............................................................................... 4
E. Sasaran Proyek/ Kegiatan........................................................................................ 5
F. Program-Program Kegiatan..................................................................................... 5
G. Jadwal Kegiatan....................................................................................................... 5
1. Start..................................................................................................................... 5
2. Finish................................................................................................................... 5
3. Rincian Kegiatan................................................................................................. 6
H. Anggaran Kegiatan.................................................................................................. 6
1. Sekretariatan........................................................................................................ 6
2. Promo.................................................................................................................. 6
3. Perlengkapan....................................................................................................... 7
4. Konsumsi............................................................................................................ 7
5. Guest Star............................................................................................................ 7
6. Sponsorship......................................................................................................... 7
I. Prosedur Pelaksanaan Kegiatan............................................................................... 8
J. Sumberdaya yang Dibutuhkan................................................................................. 9
K. Kesimpulan.............................................................................................................. 9
PENGORGANISASIAN............................................................................................. 12
A. Pengidentifikasian Aktifitas.................................................................................... 12
B. Pengelompokan Aktifitas........................................................................................ 12
C. Penetapan Tugas dan Tanggung jawab.................................................................... 12
D. Hubungan dengan Struktur Organisasi.................................................................... 15
E. Kesimpulan.............................................................................................................. 17
F. Gambar Struktur Organisasi.................................................................................... 21
2
PENGARAHAN........................................................................................................... 22
A. Kualifikasi masing-masing Jabatan......................................................................... 22
B. Jenis Kepemimpinan yang Cocok beserta Ciri-cirinya........................................... 23
C. Motivasi yang Diberikan untuk Rekan.................................................................... 24
PENGENDALIAN....................................................................................................... 25
3
GEBYAR BUDAYA NUSANTARA
PERENCANAAN
A. LATAR BELAKANG
Kecintaan generasi muda kepada kebudayaan dan kesenian Indonesia mulai luntur,
tingkat kepedulian mereka terhadap kelestarian kebudayaan dan kesenian Indonesia pun
lama-kelamaan pun kian terkikis. Hal ini dibuktikan dengan makin sedikitnya antusiasme
generasi muda untuk menyaksikan pagelaran kebudayaan dan kesenian Indonesia
maupun dalam mempelajari dan mendalaminya. Apabila tidak ada usaha untuk
memperbaiki kondisi seperti ini, bukan tidak mungkin kebudayaan dan kesenian
Indonesia akan ‘habis’ seiring berjalannya waktu dan makin berkembangnya virus
‘westerniasi’ di Indonesia.
Menyadari kondisi tersebut, kami berdiri dan mendukung penuh segala macam bentuk
upaya untuk ‘melahirkan’ kembali kecintaan dan kepedulian generasi muda Indonesia
terhadap kebudayaan dan kesenian Indonesia serta menumbuhkan mental ‘berjuang’
dalam diri generasi muda Indonesia sebagai usaha dalam melestarikan kebudayaan dan
kesenian tanah airnya sendiri. Sehingga mulai hari esok dan seterusnya kebudayaan dan
kesenian Indonesia akan tetap hidup, tetap terjaga kelestariannya dan selalu ada di dalam
diri bangsa dan hati masyarakat Indonesia.
Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM) merupakan organisasi mahasiswa tertinggi. BEM
POLTEKKES KEMENKES RI MEDAN ingin mengadakan PENSI ter-akbar yang akan
dimeriahkan oleh artis-artis ibukota. Dengan adanya acara ini, diharapkan bukan hanya
mahasiswa/i yang terlibat dalam perlombaan yang diadakan. Acara ini akan menjadi
ajang untuk promosi kampus dan penyaluran bakat-bakat mahasiswa/i POLTEKKES
KEMENKES RI MEDAN terutama di bidang seni suara, seni musik, seni tari dan seni
gambar. Kreatifitas tanpa batas yang akan menjadi tema pada acara PENSI ini. Para
siswa/i dari SMA akan turut memeriahkan acara ini,bukan hanya sebagaipenonton
melainkan ikut serta untuk mengikuti serangkaian perlombaan. Acara ini menjadi ajang
promosi untuk memperkenalkan kampus POLTEKKES KEMENKES RI MEDAN
kepada masyarakat umum.
4
B. SUSUNAN KEPANITIAAN :
Pelindung : Direktur Poltekkes Kemenkes Medan
Penasehat : Wadir I Poltekkes Kemenkes Medan
: Wadir II Poltekkes Kemenkes Medan
Pembina : Wadir III Poltekkes Kemenkes Medan
Penanggung Jawab : Fauzi Romeli, SKM, M.Kes
Geminsah Putra, SKM, M.Kes
Ketua BEM : Aminuddin
Wakil Ketua BEM : Desy Simpanhati Hasibuan
Ketua Pelaksana : Angelina Sari Purba
Wakil Ketua I : Alfi Mashuril
Wakil Ketua II : Maria Mutiara Nadeak
Sekretaris : Vera Afriani
Bendahara : Feranika Manik
Sie.Acara : Surya Lestari
Rizka Mutiara Raudah
Eko Donok Silaban
(HIMA Keperawatan)
Sie.Perlengkapan : Cristine Simanjuntak
Desi Kelona Sitepu
Evhy Metti Purba
(HIMA Keperawatan Gigi)
5
Sie.Humas, Publikasi & Dokumentasi : Ning Ratih Handayani
Dinda Panggabean
Livsa Dirga
Melisa Aryati
(HIMA Gizi)
Sie.Keamanan : Windo Jusada Ginting
Aspri Dermawan
Syafrizal Sitakar
Rizkita Putri Mawati
(HIMA Analis Kesehatan)
Sie. P3K : M. Arief Hutagalung
Naomy Simanungkalit
Friska Ayu
Fithri Nasution
Melisa Fitri Hutabalian
(HIMA Farmasi)
Sie.Konsumsi : Eni Fera
Megi Saha Simarmata
Emma Nurjanah
Nuridah Manurung
Raden Opelina
(HIMA Kebidanan)
C. NAMA PROYEK/ KEGIATAN :
PENTAS SENI (PENSI) POLTEKKES KEMENKES RI MEDAN
6
D. TEMA :
Tema kegiatan ini adalah :
“ YOUNG GENERATION, CREATIVITY UNLIMITED”.
E. TUJUAN KEGIATAN :
Menambah semangat mahasiswa/i dan siswa/i yang cinta akan kebudayaan dan
kesenian Indonesia
Menumbuhkan kepedulian dalam diri mahasiswa/i dan siswa/i untuk melestarikan
kebudayaan dan kesenian Indonesia
Meyelenggarakan kegiatan riil dan actual yang berdampak positif terhadap
kelestarian kebudayaan dan kesenian Indonesia.
Dapat menumbuhkan hubungan silaturahmi antar sesama umat, golongan, serta
meningkatkan jiwa sosial yang tinggi.
Menumbuhkan daya kreatif, inovatif, kompetitif pada jiwa mahasiswa/i dan siswa/i
Menjadi ajang promosi kampus kepada masyarakat sekitar
Menjadi salah satu kegiatan sosialisasi BEM kepada masyarakat luas terutama
siswa/i, khususnya dalam taraf SMA-sederajat
F. SASARAN KEGIATAN :
Mahasiswa/i Poltekkes Kemenkes RI Medan dan instansi pendidikan di kota Medan dan
sekitarnya
Indoor : ±1000 orang
Outdoor : ±500 orang
G. PROGRAM-PROGRAM KEGIATAN :
a. Upacara dan pembukaan Pentas Seni (PENSI) Poltekkes Kemenkes RI Medan
b. Pertunjukkan tari Tor-Tor dan Sigale-gale dari Batak Toba
c. Lomba seni grafiti “Kreatifitas Anak Muda Tanpa Batas”
d. Lomba vocal grup dan tari tradisional tingkat SMA
e. Lomba tari tradisional kreasi tingkat mahasiswa/i
f. Lomba tari modern tingkat mahasiswa/i
g. Bazar “Cintai Produk Indonesia”
h. Pameran “Kreatifitas Anak Muda Tanpa Batas”
i. Karnaval budaya nusantara
7
j. Pengumuman pemenang lomba Pentas Seni (PENSI) Poltekkes Kemenkes RI
Medan
H. JADWAL KEGIATAN :
1. Start
Hari : Minggu
Tanggal : 23 April 2017
Waktu : 08.00 - Selesai
Tempat : Aula Poltekkes Kemenkes RI Medan
2. Finish
Hari : Selasa
Tanggal : 25 April 2017
Waktu : 08.00 - Selesai
Tempat : Aula Poltekkes Kemenkes RI Medan
3. Rincian Kegiatan
Tanggal Waktu Jenis Kegiatan
Jum’at
23 April 201708.00 – Selesai
Upacara dan pembukaan
Pentas Seni (PENSI)
Poltekkes Kemenkes RI
Medan
11.00 – Selesai 1. Pertunjukkan tari Tor-Tor
dan Sigale-gale dari Batak
Toba
2. Kata Sambutan Gubernur
Sumut
3. Kata Sambutan Walikota
Medan
4. Kata Sambutan Menteri
PPSDM
5. Kata Sambutan Dinas
Pendidikan dan Dinas
Kesehatan
6. Kata Sambutan Direktur
Poltekkes Kemenkes RI
8
Medan
7. Kata Sambutan Wadir III
Poltekkes Kemenkes RI
Medan
8. Kata Sambutan Ketua
Panitia
9. Lomba seni grafiti
“Kreatifitas Anak Muda
Tanpa Batas”
10. Lomba vocal grup SMA
20.00 – Selesai
Pertunjukkan tari tradisional
Karo dan lompat batu dari
Nias
Sabtu
24 April 2017
09.00 – Selesai
1. Lomba tari tradisional
tingkat SMA
2. Lomba tari tradisional
kreasi tingkat mahasiswa/i
4. Lomba tari modern tingkat
mahasiswa/i
10.00 – SelesaiBazar “Cintai Produk
Indonesia”
14.00 – SelesaiPameran “Kreatifitas Anak
Muda Tanpa Batas”
Minggu
25 April 2017
08.00 – Selesai Karnaval budaya nusantara
14.00 – 18.00Pementasan kembali para
pemenang dari setiap lomba
19.00 - Selesai
1. Pengumuman pemenang
lomba dan penutupan Gebyar
Budaya Nusantara
2. Penampilan artis-artis
9
I. ANGGARAN KEGIATANNYA :
a. Sekretariatan :
Proposal @Rp. 10.000,- x 50 = Rp. 500.000
Cocard panitia @Rp. 5.000,- x 43 = Rp. 215.000
Kaos panitia @Rp. 60.000,- x 43 = Rp. 2.580.000
Rp. 3.295.000
b. Promo :
Iklan radio @Rp. 75.000,- x 7 = Rp 525.000
Poster @Rp. 10.000,- x 100 = Rp. 1.000.000
Spanduk/ Banner @Rp. 80.000,- x 10 = Rp. 800.000
Brosur @Rp. 5.000,- x 500 = Rp 2.500.000
Baliho @Rp. 500.000,- x 2 = Rp. 1.000.000
Undangan @Rp. 3.000,- x 100 = Rp. 300.000
Rp. 6.125.000
c. Perlengkapan :
Sound system @Rp.10.000.000,- x 1 = Rp.10.000.000
Stand + panggung @Rp.4.000.000,- x 3 = Rp.12.000.000
Dekorasi @Rp.1.000.000,- x 3 = Rp. 3.000.000
Shooting @Rp.1.000.000,- x 3 = Rp. 3.000.000
Alat Musik @Rp.2.000.000,- x 2 = Rp. 4.000.000
Piala & Sertifikat @Rp. 450.000,- x 5 = Rp. 2.250.000
Hadiah Pemenang @Rp.2.250.000 x 3 = Rp. 6.750.000
Kostum Tari = Rp. 3.000.000
Rp.44.000.000
d. Komsumsi :
Makan + Snack panitia @Rp.20.000,- x 43 x2 x 3 = Rp.5.160.000
Snack undangan @Rp.15.000,- x 100 = Rp.1.500.000
Makan + Snack juri @Rp.20.000,- x 10 x 2 = Rp. 400.000
Snack peserta @Rp.7.000,- x 400 = Rp.2.800.000
Snack peserta tari @Rp.7.000,- x 100 = Rp. 700.0000
Rp.10.560.000
10
e. Guest Star :
Transportasi
Pesawat @ 900.000 x 14 (Kru) = Rp. 12.600.000
@ 2.500.000 x 1 (Artis) =Rp 2.500.000,-
Sewa mobil Rp 1.000.000 = Rp. 1.000.000
Guest star @Rp.95.000.000, = Rp. 95.000.000
Makan + Snack @Rp. 250.000 x 15 = Rp. 3.750.000
Rp 114.850.000
f. Keamanan Rp 800.000,-
g. Kebersihan Rp 500.000,-
Rp 180.130.000,-
f. Sponsorship
Dinas Pendidikan dan Kebudayaan kota Medan =Rp. 5.000.000
Teh Javana =Rp. 10.000.000
Aqua =Rp. 10.000.000
Telkomsel =Rp. 10.000.000
Honda =Rp. 15.000.000
Indomie =Rp. 10.000.000
Wardah =Rp. 8.000.000
(Rp. 6 8 .000.000)
J. PROSEDUR PELAKSANAAN KEGIATAN
Jumat 23 April 2017
● Peserta Upacara dan pembukaan Pentas Seni (PENSI) Poltekkes Kemenkes RI
Medan berpakaian hitam putih dan memakai sepatu
● Peserta upacara diharapkan datang tepat waktu
● Kostum peserta tari Tor-Tor dan Sigale-gale dari Batak Toba disediakan oleh
Panitia pelaksana
Lomba seni grafiti dengan tema “Kreatifitas Anak Muda Tanpa Batas” diikuti oleh
siswa/i, mahasiswa/i maupun umum
Peserta wajib membawa peralatan masing-masing dan panitia hanya menyediakan
kain hitam berukuran 4x4 meter
11
● Lomba vocal grup diikuti oleh siswa/i SMA
● Peserta lomba wajib menyerahkan bukti pendaftaran untuk di tukarkan dengan
nomer urutan tampil
● Panitia hanya menyediakan alat musik
Sabtu 24 April 2017
● Tari tradisional diikuti oleh siswa/i SMA
● Peserta lomba wajib menyerahkan bukti pendaftaran untuk di tukarkan dengan
nomer urutan tampil
● Panitia hanya menyediakan alat musik dan kostum ditanggung oleh perserta
● Peserta bazar “Cintai Produk Indonesia” menyediakan makanan khas daerah di
Indonesia dan produk-produk dalam negeri di setiap stand
● Stand bazar boleh di dekorasi sesuai dengan tema bazar
● Pameran “Kreatifitas Anak Muda Tanpa Batas” di buka untuk umum
● Pameran akan menampilkan hasilseni grafiti setiap peserta
Minggu 25 April 2017
● Karnaval Budaya Nusantara di ikuti oleh Masyarakat umum kota Medan,pelajar dan
mahasiswa
● Gebyar Pemuda diikuti oleh seluruh pelajar dan mahasiswa dikota malang dengan
menampilkan pemuda yang berbakat dan mencintai budaya Indonesia
● Pengumuman pemenang lomba dilakukan disela-sela acara penutupan Gebyar
Budaya Nusantara
● Pemenang lomba mendapatkan piala,sertifikat dan hadiah
● Penutupan Gebyar Budaya dibuka untuk umum
K. SUMBERDAYA YANG DIBUTUHKAN
Penanggung jawab : 2 orang
Ketua pelaksana : 1 orang
Wakil ketua : 2 orang
Sekretaris : 2 orang
Bendahara : 1 orang
Seksi-seksi : : 37 orang
12
PENGORGANISASIAN
A. PENGIDENTIFIKASIAN AKTIVITAS
1. Merancang rencana kegiatan
2. Membuat rancangan jadwal kegiatan
3. Membuat proposal
4. Membuar perincian anggaran
5. Koordinasi kegiatan
6. Pengolahan dana
B. PENGELOMPOKKAN AKTIVITAS
1. Membuat rancangan kegiatan dan jadwal kegiatan
2. Membuat perincian anggaran dan pengelolaan dana
3. Membuat Proposal
C. PENETAPAN TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB
1. Penanggung jawab
a. Bertanggung jawab secara umum pelaksanaan kegiatan.
b. Mengkoordinasikan dengan ketua pelaksana dalam menentukan aturan-aturan
khusus pada kegiatan.
c. Menentukan kebijakan-kebijakan mengenai pelaksanaan kegiatan
2. Ketua pelaksana
a. Bertanggungjawab pada pelaksanaan kegiatan
b. Menyusun program kegiatan secara sistematis
c. Memantau jalannya kegiatan secara kontinyu
d. Mengatur dan menyusun pembagian tugas serta wewenang selama kegiatan
berlangsung
e. Menerapkan dan memantau pelaksanaan kebijakan yg telah dikoordinasikan
dengan penanggung jawab
3. Wakil ketua
a. Membantu ketua dan bertanggungjawab kepada ketua apabila dalam pengambilan
keputusan ketua tidak ada. Wakil ketua dapat menggantikan ketua dalam
pengambil suatu keputusan
13
b. Memimpin rapat – rapat atas kesepakatan ketua, serta meminta masukan kepada
ketua sebelum mengambil keputusan
c. Wakil ketua tidak mempunyai kewenangan sebelum ada keputusan ketua, namun
dalam segala sesuatu yang bersifat darurat wakil ketua berhak untuk mengambil
kebijakan yang selayaknya.
d. Memberi saran, kritik, serta nasehat kepada kepanitiaan tertentu, secara lisan demi
kesuksesan kepanitiaan tersebut
e. Menggantikan ketua apabila ketua keluar daerah, berdasarkan surat mandat kerja
yang diberikan oleh ketua kepada wakil ketua.
4. Sekretaris
a. Membuat surat undangan rapat
b. Membuat surat permohonan bantuan dana (proposal)
c. Mencatat hasil – hasil keputusan rapat termasuk semua usulan, kritik dan saran
d. Membuat surat keputusan yang dikeluarkan ketua/ wakil ketua, surat keputusan
delegasi dan surat keputusan koordinator seksi – seksi
e. Membuat laporan pertanggungjawaban kegiatan Kegiatan kepanitiaan dan laporan
keuangan, atas pelaksanaan kegiatan arsip surat masuk atau keluar
5. Bendahara
a. Menyimpan dan mengeluarkan uang kepanitiaan
b. Membukukan segala pengeluaran dan menerima dan mencatat tanggal uang
masuk beserta sumber dan jumlah dana
c. Mengeluarkan uang serta mencatat jumlah (banyaknya uang), tanggal, penerima,
serta kegunaan uang tersebut
d. Menyediakan nota (kwitansi) uang masuk dan dan meminta nota pembelian atas
kegunaan dana
e. Membuat laporan keuangan, dan membukukan keuangan iuran pokok, wajib
maupun sumbangan sukarela anggota
f. Meminta persetujuan ketua sebelum mengeluarkan uang, dan dapat berkoordinasi
dengan anggota
6. Marketing
a. Menguasai seluruh bagian proposal sponsor
b. Mencari sponsor dan mendapat kesepakatan
c. Memperhatikan setiap seluk beluk kesepakatan
d. Berkoordinasi dengan seksi publikasi masalah materi publikasi yang telah
disepakati dengan pihak sponsor berkait, kontrak14
e. Berkoordinasi dengan seksi-selsi lain berkait dengan mungkin adanya permintaan
pihak sponsor untuk promosi di atas panggung, dll.
7. Humas
a. Mendampingi pengisi acara/event
b. Berkoordinasi dengan pihak keamanan terkait ijin kepolisian
c. Berkoordinasi dengan pihak acara berkait dengan transportasi pengisi acara
d. Berkoordinasi dengan pihak publikasi berkait ijin spanduk, pajak tiket, dll.
e. Meminta ijin pada masyarakat setempat berkait dengan adanya acara
f. Berkoordinasi dengan sekretaris berkait dengan surat menyurat izin
g. Berkoordinasi dengan konsumsi berkait masalah konsumsi pengisi acara
8. Publikasi dan dokumentasi
a. Menentukan media publikasi yang diperlukan (misalnya poster, leaflet, tiket, dll)
termasuk publikasi melalui media sosial (facebook, twitter)
b. Berkoordinasilah dengan seksi Marketing mengenai logo publikasi, dan
kesepakatan media publikasi peletakan, dsb
c. Berkoordinasilah dengan bagian dekorasi mengenai peletakan media onsite
d. Memberikan daftar itu ke tim kreatif atau tim pembuat proposal, hal itu akan
menjadi bagian penting menentukan Kontrak dari sponsor
e. Membuat seluruh media publikasi yang telah ditentukan
f. Menentukan lokasi publikasi (misalnyanya akan di mana letak 10 spanduk,
pembagian ke Berapa titik di kota)
g. Berkoordinasilah dengan sekretaris untuk membuat surat ijin pemasangan apabila
anda akan memasang di bagian-bagian tertent.
h. Berkoordinasi dengan seksi humas pada masalah ijin pemasangan spanduk dan
pajak tiket
i. Berkoordinasi dengan seksi perlengkapan mengenai keamanan media on site,
terutama yang disediakan pihak sponsor.
j. Memasang publikasi pada radio-radio/media cetak/media elektronik lainnya
bersama seksi marketing dan bicarakan mengenai kesepakatan kedua belah pihak
k. Memasang seluruh media publikasi
l. Mendokumentasikan seluruh rangkaian acara
m. Mendokumentasikan spot-spot kontraprestasi sponsor
n. Mengedit dan merealisasikan dokumentasi entah dalam bentuk foto, video
9. Perlengkapan/ peralatan
15
a. Berkoordianasi dengan bagian acara untuk jadwal acara dan peralatan yang
dibutuhkan
b. Menyimpan seluruh perlengkapan seksi lain dalam satu tempat yang aman
c. Berkoordinasi dengan seksi dekorasi untuk hal pemasangan Branding dan yang
berhubungan dengan kontrak di area
d. Berkoordinasi dengan seksi lain seperti seksi publikasi untuk masalah keamanan
materi publikasi.
10. Konsumsi
a. Berkoordinasi dengan sponsor makanan (jika ada) atau merencanakan konsumsi
untuk panitia dan artis
b. Pikirkan pula konsumsi untuk crew, satpam, polisi, bahkan tukang parkir yang
menjaga
c. Menghandle segala macam urusan stand makanan dan minuman kalau hal itu
diadakan.
11. Lomba
a. Mengatur segala yang diperlukan dalam lomba
b. Bertanggung jawab penuh terhadap jalannya lomba
12. Acara
a. Membuat Konsep acara & rundown Acara
b. Mengatur Jadwal Pentas
c. Mensosialisasikan konsep acara pada seluruh seksi
d. Menentukan job description seksi secara lebih rinci
e. Memonitor job yang telah dilaksanakan tiap seksi.
f. Berkoordinasi dengan berbagai seksi menyangkut Bintang tamu/ artis
13. Keamanan
a. Menentukan area parkiran.
b. Membuat pos keamanan di daerah parkir dan lokasi acara
c. Berkoordinasi dengan pihak sekretaris dan humas untuk membuat ijin parkir dan
untuk menghadirkan
16
D. HUBUNGAN DENGAN STRUKTUR ORGANISASI
a. Garis instruksi, menunjukkan hubungan kerja dengan pola perintah atau instruksi
yang di sampaikan dari pimpinan kepada bawahan dalam rangka pelaksanaan tugas
dan wewenang sesuai mekanisme yang berlaku. Adapun penggunaan garis instruksi
adalah sebagai berikut:
Garis instrusi terdapat pada struktur organisasi dimana terdapat tingkatan atau
susunan yang di dalamnya terdapat hubungan pimpinan dan bawahan.
Manunjukkan mekanisme pertanggung jawaban dari bawahan kepada pimpinan
Ditandai dengan suatu garis lurus yang utuh
b. Garis koordinasi, sebagai hubungan kerjasama atau koordinasi antara bebrapa badan
yang sama atau sejajar. Hubungan koordinasi dapat dilakukan antar lembaga atau
badan pengurus dalam suatu struktur maupun antar astruktur organisasi pada semua
tingkatan yang sifatnya otonom. Adapun penggunaan garis koodinasi adalah:
Garis koordinasi terdapat pada semua tingkatan organisasi yang di dalamnya
terdapat hubunganfungsional yang kedudukannya sejajar atau antar tingkatan
organisasi yang bersifat otonom, dimana hubungan Antara atasan dan bawahan
yang bersifat yang bersifat instruksi berkaitan dengan program kerja.
Tidak terdapat mekanisme/ hubungan pertanggung jawaban yang ada hanyalah
mekanisme komunikasi dua arah.
Di tandai dengan garis putus-putus yang dapat menghubungkan Antara fungsional
dalam suatu tingkatan / antar tingkatan organisasi.
Hubungan antar sumberdaya manusia
1. Petanggung jawab dengan ketua pelaksana
Hubungan yang dilakukan menggunakan garis instruksi, sehingga hubungan yang
terjadi adalah hubungan yang bersifat instruktif dari penanggung jawab terhadap ketua
pelaksana.
2. Ketua pelaksana dengan wakil ketua
Hubungan yang dilakukan menggunakan garis instruksi, sehingga hubungan yang
terjadi adalah hubungan yang bersifat instruktif dari ketua pelaksana terhadap wakil
ketua.
3. Wakil ketua dengan sekretaris dan bendahara
Hubungan yang dilakukan menggunakan garis instruksi, sehingga hubungan yang
terjadi adalah hubungan yang bersifat instruktif dari wakil ketua terhadap sekretaris
dan bendahara.17
4. Sekretaris dengan bendahara
Menggunakan garis koordinasi, yang mana tinngkatan antara sekretaris dengan
bendahara sejajar/ sama sehingga hubungan koordinasi dapat dilakukan
5. Penanggung jawab dengan seksi-seksi
Menggunakan garis koordinasi, sehingga hubungan yang terjadi bersifat
koordinatif
Sebelum mengambil keputusan, seksi-seksi bisa meminta saran kepada
penanggung jawab.
6. Hubungan antar seksi
Menggunakan garis koordinasi, yang mana tingkatan antar seksi sama/ sejajar
sehingga hubungan koordinasi dapat dilakukan.
E. KESIMPULAN
Nama Departemen Tugas
Penanggung jawab
a. Bertanggung jawab secara umum pelaksanaan
kegiatan.
b. Mengkoordinasikan dengan ketua pelaksana dalam
menentukan aturan-aturan khusus pada kegiatan.
c. Menentukan kebijakan-kebijakan mengenai
pelaksanaan kegiatan
Ketua pelaksana
a. Bertanggungjawab pada pelaksanaan kegiatan
b. Menyusun program kegiatan secara sistematis
c. Memantau jalannya kegiatan secara kontinyu
d. Mengatur dan menyusun pembagian tugas serta
wewenang selama kegiatan berlangsung
e. Menerapkan dan memantau pelaksanaan kebijakan yg
telah dikoordinasikan dengan penanggung jawab
Wakil ketua a. Membantu ketua dan bertanggungjawab kepada ketua
apabila dalam pengambilan keputusan ketua tidak ada.
Wakil ketua dapat menggantikan ketua dalam
pengambil suatu keputusan
b. Memimpin rapat – rapat atas kesepakatan ketua, serta
meminta masukan kepada ketua sebelum mengambil 18
keputusan
c. Wakil ketua tidak mempunyai kewenangan sebelum
ada keputusan ketua, namun dalam segala sesuatu
yang bersifat darurat wakil ketua berhak untuk
mengambil kebijakan yang selayaknya.
d. Memberi saran, kritik, serta nasehat kepada
kepanitiaan tertentu, secara lisan demi kesuksesan
kepanitiaan tersebut
e. Menggantikan ketua apabila ketua keluar daerah,
berdasarkan surat mandat kerja yang diberikan oleh
ketua kepada wakil ketua.
Sekretaris
a. Membuat surat undangan rapat
b. Membuat surat permohonan bantuan dana (proposal)
c. Mencatat hasil – hasil keputusan rapat termasuk
semua usulan, kritik dan saran
d. Membuat surat keputusan yang dikeluarkan ketua/
wakil ketua, surat keputusan delegasi dan surat
keputusan koordinator seksi – seksi
e. Membuat laporan pertanggungjawaban kegiatan
Kegiatan kepanitiaan dan laporan keuangan, atas
pelaksanaan kegiatan arsip surat masuk atau keluar
Bendahara a. Menyimpan dan mengeluarkan uang kepanitiaan
b. Membukukan segala pengeluaran dan menerima dan
mencatat tanggal uang masuk beserta sumber dan
jumlah dana
c. Mengeluarkan uang serta mencatat jumlah (banyaknya
uang), tanggal, penerima, serta kegunaan uang
tersebut
d. Menyediakan nota (kwitansi) uang masuk dan dan
meminta nota pembelian atas kegunaan dana
e. Membuat laporan keuangan, dan membukukan
keuangan iuran pokok, wajib maupun sumbangan
19
sukarela anggota
f. Meminta persetujuan ketua sebelum mengeluarkan
uang, dan dapat berkoordinasi dengan anggota
Marketing
a. Menguasai seluruh bagian proposal sponsor
b. Mencari sponsor dan mendapat kesepakatan
c. Memperhatikan setiap seluk beluk kesepakatan
d. Berkoordinasi dengan seksi publikasi masalah materi
publikasi yang telah disepakati dengan pihak sponsor
berkait, kontrak
e. Berkoordinasi dengan seksi-selsi lain berkait dengan
mungkin adanya permintaan pihak sponsor untuk
promosi di atas panggung, dll.
Humas
a. Mendampingi pengisi acara/event
b. Berkoordinasi dengan pihak keamanan terkait ijin
kepolisian
c. Berkoordinasi dengan pihak acara berkait dengan
transportasi pengisi acara
d. Berkoordinasi dengan pihak publikasi berkait ijin
spanduk, pajak tiket, dll.
e. Meminta ijin pada masyarakat setempat berkait
dengan adanya acara
f. Berkoordinasi dengan sekretaris berkait dengan surat
menyurat izin
g. Berkoordinasi dengan konsumsi berkait masalah
konsumsi pengisi acara
Pubdekdok a. Menentukan media publikasi yang diperlukan (misalnya poster, leaflet, tiket, dll) termasuk publikasi melalui media sosial (facebook, twitter)
b. Berkoordinasilah dengan seksi Marketing mengenai logo publikasi, dan kesepakatan media publikasi peletakan, dsb
c. Berkoordinasilah dengan bagian dekorasi mengenai peletakan media onsite
20
d. Memberikan daftar itu ke tim kreatif atau tim pembuat proposal, hal itu akan menjadi bagian penting menentukan Kontrak dari sponsor
e. Membuat seluruh media publikasi yang telah ditentukan
f. Menentukan lokasi publikasi (misalnyanya akan di mana letak 10 spanduk, pembagian ke Berapa titik di kota)
g. Berkoordinasilah dengan sekretaris untuk membuat surat ijin pemasangan apabila anda akan memasang di bagian-bagian tertent.
h. Berkoordinasi dengan seksi humas pada masalah ijin pemasangan spanduk dan pajak tiket
i. Berkoordinasi dengan seksi perlengkapan mengenai keamanan media on site, terutama yang disediakan pihak sponsor.
j. Memasang publikasi pada radio-radio/media cetak/media elektronik lainnya bersama seksi marketing dan bicarakan mengenai kesepakatan kedua belah pihak
k. Memasang seluruh media publikasil.m. Mendokumentasikan seluruh rangkaian acaran. Mendokumentasikan spot-spot kontraprestasi
sponsoro. Mengedit dan merealisasikan dokumentasi entah
dalam bentuk foto, video
Perlengkapan/ peralatan
a. Berkoordianasi dengan bagian acara untuk jadwal acara dan peralatan yang dibutuhkan
b. Menyimpan seluruh perlengkapan seksi lain dalam satu tempat yang aman
c. Berkoordinasi dengan seksi dekorasi untuk hal pemasangan Branding dan yang berhubungan dengan kontrak di area
d. Berkoordinasi dengan seksi lain seperti seksi publikasi untuk masalah keamanan materi publikasi.
Konsumsi a. Berkoordinasi dengan sponsor makanan (jika ada) atau merencanakan konsumsi untuk panitia dan artis
b. Pikirkan pula konsumsi untuk crew, satpam, polisi, bahkan tukang parkir yang menjaga
c. Menghandle segala macam urusan stand makanan 21
dan minuman kalau hal itu diadakan.
Lombaa. Mengatur segala yang diperlukan dalam lombab. Bertanggung jawab penuh terhadap jalannya lomba
Acara
a. Membuat Konsep acara & rundown Acarab. Mengatur Jadwal Pentasc. Mensosialisasikan konsep acara pada seluruh seksid. Menentukan job description seksi secara lebih rincie. Memonitor job yang telah dilaksanakan tiap seksi.f. Berkoordinasi dengan berbagai seksi menyangkut
Bintang tamu/ artis
Keamanan
a. Menentukan area parkiran.b. Membuat pos keamanan di daerah parkir dan lokasi
acarac. Berkoordinasi dengan pihak sekretaris dan humas
untuk membuat ijin parkir dan untuk menghadirkan pihak polisi
22
F. GAMBAR STRUKTUR ORGANISASI
23
BendaharaSekretaris
Penanggungg Jawab
Wakil ketua
Ketua Pelaksana
Pubekdok Perlengkapan/ peralatan
Konsumsi DekorasiKeamananAcaraLombaHumasMarketing
PENGARAHAN
A. KUALIFIKASI MASING-MASING JABATAN
1. Penanggung jawab
Dapat bertanggung jawab
Mampu menentukan kebijakan-kebijakan mengenai pelaksanaan kegiatan
2. Ketua pelaksana
Memiliki kemampuan menentukan skala prioritas
Dapat bertanggung jawab
Memiliki ketegasan
Memiliki keterampilan berkomunikasi secara baik dan efektif
Memiliki pengetahuan yang luas
3. Wakil ketua
Amanah
Jujur
4. Sekretaris
Ramah, sabar, dan pandai bergaul
Dapat dipercaya serta memegang teguh rahasia
Mampu menyusun laporan
Memiliki kemampuan dalm menyimpan arsip, menulis cepat, mengetik
surat, serta berkomunikasi dengan baik
5. Bendahara
Mampu membuat laporan keuangan
Amanah
Memiliki pengalaman menjadi berdahara
Teliti dan ulet
6. Marketing
Memiliki kemampuan komunikasi yang baik
Mampu mencari sponsor
Dapat mempromosikan kegiatannya
Memiliki pengalaman dalam hal yang terkait dengan pemasaran
7. Humas
Memiliki hubungan yang baik dengan masyarakat
Bisa dipercaya
8. Publikasi dan dokumentasi24
Memiliki kemampuan dalam mempublikasi dan membuat dokumentasi
Mampu berkoordinasi dengan pihak lain
9. Perlengkapan dan peralatan
Memiliki keampuan dalam hal perlengkapan dan peralatan
Mampu berkoordinasi dengan pihak lain
Memiliki pengalaman dalam sebuah acara
10. Konsumsi
Memiliki kemampuan sesuai bidangnya
Bisa mencari sponsor terkait makanan
11. Lomba
Dapat bertanggung jawab
Mampu mengatur jalannya lomba
12. Acara
Mampu berkoordinasi dengan pihak lain
Memiliki pengalaman dalam sebuah acara
Mampu mengatur konsep acara serta jadwal pentas
13. Keamanan
Tegas
Dapat dipercaya
Mampu berkoordinasi
14. Dekorasi
Memiliki pengetahuan tentang dekorasi konsep acara
Kreatif
B. JENIS KEPEMIMPINAN YANG COCOK BESERTA CIRI-CIRINYA
Kepemimpinan yang cocok untuk kegiatan ini adalah jenis kepemimpinan demokratis,
yang mana memiliki ciri-ciri sebagai berikut:
a. Wewenang pimpinan mutlak
b. Pemimpin bersedia melimpahkan sebagian wewenang kepada bawahan
c. Kebijakan dibuat bersama antara pimpinan dan bawahan
d. Komunikasi berlangsung timbal-balik antar pimpinan dan bawahan
e. Pengawasan terhadap sikap, tingkah laku, perbuatan atau kegiatan bawahan
dilakukan secara wajar
f. Prakarsa dapat datang dari pimpinan maupun bawahan
25
g. Banyak kesempatan bagi bawahan untuk menyampaikan sasaran,
pertimbangan, atau pendapat
h. Tugas-tugas kepada bawahan diberikan dengan lebih bersifat permintaan
daripada instruktif
i. Pujian dan kritikan seimbang
j. Pimpinan mendorong prestasi sempurna para bawahan dalam batas
kemampuan masing-masing
k. Pimpinan meminta kesetiaan bawahan secara wajar
l. Pimpinan memperhatikan perasaan dalam bersikap dan bertindak
m. Terdapat suasana saling percaya, saling hormat-menghormati, dan saling
harga-menghargai
n. Tanggung jawab keberhasilan organisasi dipikul bersama antar pimpinan dan
bawahan.
C. MOTIVASI YANG DIBERIKAN UNTUK REKAN-REKAN BEM
a. Melihat acara-acara seni yang diadakan di kota-kota lain untuk memberikan
inspiransi atau gambaran acara yang baik dan cocok untuk kegiatan yang akan
dilakukan nantinya
b. Mengadakan camp untuk memotivasi rekan guna menciptakan Rekan yang
mampu bekerjasama dengan pihak lain dengan baik.
c. Mengadakan outbond untuk memotivasi rekan dalam kesigapan dan kerjasama
team untuk mencapai tujuan tertentu.
26
